LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEMPEMIMPINAN

TINGKAT III
ANGKATAN I TAHUN 2017

BMN TERINTEGRASI SYSTEM ONLINE

DISUSUN OLEH
Nama Peserta : CHENLY AGHLEN RUMAGIT,S.ST
NIP : 196707271992032014
Unit Kerja : RSUP RATATOTOK BUYAT
Jabatan : KEPALA BAGIAN SEKRETATIAT
BALAI BESAR PELATIHAN KESEHATAN (BBPK) JAKARTA
TAHUN 2017

LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

BMN TERINTEGRASI SYSTEM ONLINE

DISUSUN OLEH
CHENLY AGHLEN RUMAGIT,S.ST
NIP. 196707271992032014

Dseminarkan
Di Balai Besar Pelatihan Kesehatan (BBPK) Jakarta
Pada Hari, Senin 17 Juli 2017

Mentor Coach

dr. Femi Langi, M.MKes Margaretha Yuliani, SKM,MM

 LEMBAR PENGESAHAN
LAPORAN PROYEK PERUBAHAN

BARANG MILIK NEGARA (BMN)

TERINTEGRASI SYSTEM ONLINE

DISUSUN OLEH
CHENLY AGHLEN RUMAGIT,S.ST
NIP. 196707271992032014

Disahkan
Di Balai Besar Pelatihan Kesehatan (BBPK) Jakarta
Pada Hari Rabu, 17 Juli 2017

NARASUMBER/PENGUJI

Drs. Zaenal Komar, Apt, MA.

 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

DAFTAR ISI . i

BAB I PENDAHULUAN 1

A. Latar Belakang 1

B. Nama Gagasan Perubahan 4

C. Tujuan 4

D. Manfaat 5

E. Ruang Lingkup 6

F. Milestone 6

G. Struktur Tata Kelola 9

H. Identifikasi Stakeholder .. 10

I. Anggaran 12

J. Identifikasi 12

K. Jadwal Kegiatan 13

BAB II PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN 15

A. Pentahapan kegiatan (Millestone) 15

1. Pertemuan Sosialisasi .. 15
2. Membangun Tim Efektif ... 17
3. Membuat Instrumen Dokumen Informasi Yang akan
Dimasukan ke Modul Aplikasi 19

4. Merancang modul Aplikasi 21

5. Sosialisasi Penggunaan Aplikasi BMN . 21

6. Pelatihan Petugas Tata Cara Penggunaan Aplikasi 22

7. Uji coba Rancangan Aplikasi BMN 23

 8. Evaluasi uji coba Rancangan Aplikasi .. 23

9. membuat Aturan kebijakan Direktur .. 24

10. Sosialisasi Aturan kebijakan Direktur .. 24

B. Identifikasi Potensi Kendala dan Masalah 26

C. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN 26

1. Halaman Login 28
2. Halama Login 28
3. Menu Utama Home 29
4. Menu Input Data Inventori 29
5. Konten cek Barang 29
6. Konten Mutasi barang 30
7. Konten daftar user 30
8. Konten Maintence Admin 31
9. Konten log Out 31
10. Akun User 31

D. Faktor Pendukung Keberhasilan 32

BAB III KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan . 33

B. Saran . 34

LAMPIRAN . ii
 BAB I

PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG
RS Ratatotok adalah RS type C yang terletak di wilayah Minahasa Tenggara,
berbatasan dengan Bolaang Mongondow Timur. RS yang dihibahkan oleh PT New
Mont melalui YPBSU yang diresmikan oleh Menko Kesra Ir.H. Aburizal Bakrie,
pada tanggal 20 agustus 2009. Area pelayanan di daerah Minahasa Tenggara dan
Bolaang Mongondow Timur.
Visi:
Pusat Rujukan di Wilayah Kabupaten Minahasa Tenggara dan Bolaang
Mongondow Timur.
Misi:
1. Menyelenggarakan pelayanan yang professional, akuntabel dan terjangkau.
2. Meningkatkan dan mengembangkan SDM yang berkualitas dan beretika serta
meningkatkan kesejahteraan.
Motto: Melayani dengan Senyum dan Kasih.

Tugas pokok menyelenggarakan upaya pemulihan dan penyembuhan secara

paripurna, terpadu dan berkesinambungan dengan upaya peningkatan kesehatan
lainnnya dan upaya rujukan. Selain bidang pelayanan kesehatan juga
melaksanakan pelayanan administrasi umum dan keuangan.
Berdasarkan SK.MENPAN dan Reformasi Birokrasi NO.B/944/M.PAN-
RB/4/2010, tentang Organisasi dan Tata kerja RSUP Ratatotok Buyat,
menyatakan bahwa tugas Kepala Bagian Sekretariat adalah mengelola kegiatan
Administrasi Umum dan Kepegawaian, Administrasi Program dan Keuangan,
Administrasi Hukum, Organisasi dan Hubungan Masyarakat serta semua satuan
unit kerja di lingkungan RSUP Ratatotok Buyat, yang berada dibawah dan

1
bertanggung jawab kepada Direktur. Dalam menjalankan tugas, Kabag.
Sekretariat menyelenggarakan fungsi:
1. Perumusan rencana program
2. Pelaksanaan monitoring dan evaluasi
3. Penyusunan anggaran dan pengelolaan keuangan
4. Pengelolaan perlengkapan, kepegawaian dan urusan Rumah tangga.
5. Pelaksanaan administrasi dan sekretariat.

Dari penjabaran fungsi diatas dapat dikatakan bahwa fungsi bagian sekretariat
dimulai dari perumusan rencana program dan pelaksanaan monitoring dan
evaluasi, penyusunan anggaran dan pengelolaaan keuangan, pengelolaan
perlengkapan kepegawaian dan rumah tangga dan pelaksanaan administrasi dan
sekretariat. Fungsi rencana program diletakkan di bagian awal sebelum organisasi
melaksanakan kegiatan lainnya, organisasi tersebut harus merumuskan kegiatan-
kegiatan apa yang akan dilaksanakan di masa datang.

Berdasarkan PP Nomor 27 tahun 2014 pasal 1 ayat 24 mengatakan

penatausahaan BMN/D adalah rangkaian kegiatan yang meliputi pembukuan,
inventarisasi, dan pelaporan BMN/D sesuai dengan ketentuan dan peraturan
perundang-undangan yang berlaku.
RSUP Ratatotok sebagai institusi satker pemerintah wajib untuk melaksanakan
Penatalaksanaan BMN yang meliputi pembukuan, inventarisasi dan pelaporan
BMN sesuai peraturan perundangan yang berlaku.

Bagian Sekretariat terkait tupoksi saat ini melakukan Pengelolaan perlengkapan

Rumah Tangga dan Monitoring Evaluasi pengelolaan/ penatalaksanaan laporan
BMN ialah: melakukan pencatatan/ pembukuan inventaris Barang, pengumpulan
laporan dari masing-masing bagian, termasuk melakukan pemeliharaan ataupun
mengajukan usulan pengadaan untuk penggantian barang yang rusak. Dalam
kondisi tertentu, dimana Pimpinan menghendaki penyajian laporan yang cepat,
tepat dan akuntabel, guna pengambilan keputusan, tidak dapat dilaksanakan. Hal

2
ini dikarenakan beberapa permasalahan yang ditemui dalam penatalaksanaan
BMN adalah:

1. Pencatatan/pembukuan inventaris Barang di ruangan tidak akuntabel,

2. Pengumpulan laporan dari masing-masing bagian masih manual sehingga

kemungkinan untuk tercecer sering terjadi yang akhirnya menghambat petugas
laporan untuk membuat laporan.

3. Proses untuk memasukan laporan dari bagian sering terlambat karena masih
manual butuh waktu untuk mencatat dan mengumpulkan.

4. Barang yang sudah rusak tidak segera dilaporkan atau lupa dilaporkan sehingga
terlambat untuk dilakukan pemeliharaan ataupun untuk dimasukan sebagai
usulan pengadaan untuk penggantian.

Proses Penatalaksanaan BMN secara manual yang dilakukan tersebut sangat

mengganggu bagian sekretariat lainnya dalam hal ini bagian program perencanaan
untuk merencanakan anggaran pemeliharaan dan usulan pengadaan alat medis
dan non medis dan yang paling utama adalah penatalaksanaan BMN tidak sesuai
dengan Peraturan Pemerintah yang berlaku. Diharapkan dengan penerapan
Penatalaksanaan BMN secara Terintegrasi system online, maka:
1. Laporan akan tersaji dengan baik dan tepat waktu, sehingga memudahkan
pimpinan dan pihak terkait untuk melakukan pengawasan dan pengambilan
keputusan.
2. Aset BMN akan terinventarisasi dengan baik
3. Tidak perlu menunggu laporan dari Bagian-Bagian tetapi langsung dapat dilihat
lewat aplikasi online.
4. Penatalaksanaan SIMAK BMN akan sesuai dengan peraturan pemerintah yang
berlaku.
5. Sangat membantu untuk Penyusunan anggaran kebutuhan Alat medis dan
sarana lainnya.

3
 Sehubungan dengan hal tersebut diatas maka kami merasa perlu untuk melakukan
inovasi atau perubahan dalam proses penatalaksanaan BMN melalui
Penatalaksanaan BMN secara terintegrasi system online.

Pada proyek perubahan ini akan melakukan terobosan dalam hal mengelola
pengumpulan dan penyusunan laporan atau penatalaksanaan laporan BMN
dengan memanfaatkan teknologi elektronik melalui aplikasi BMN Terintegrasi
system online.

B. NAMA GAGASAN PERUBAHAN

BMN (Barang Milik Negara ) terintegrasi system online

C. TUJUAN

Tujuan dari proyek perubahan yang dilakukan di RSUP Ratatotok Buyat akan
dilakukan melalui tahapan sebagai berikut:
1. Tujuan Jangka pendek:
a. Tersedianya aturan yang akan menjadi dasar pelaksanaan rancangan laporan
BMN Terintegrasi system online.
b. Tersedianya rancangan Aplikasi BMN terintegrasi system online.
c. Uji coba BMN terintegrasi system online.
d. Evaluasi uji coba BMN terintegrasi system online.
2. Tujuan jangka menengah:
Tersedianya system aplikasi penatalaksanaan BMN Terintegrasi system online
3. Tujuan jangka panjang :
Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan aplikasi BMN Terintegrasi system online.

4
D. MANFAAT

1. Untuk Rumah Sakit

a. System aplikasi ini sangat memberikan manfaat untuk Rumah Sakit terutama
pimpinan akan mudah memantau langsung laporan sarana prasarana (BMN)
Rumah Sakit, sehingga laporan BMN yang nantinya akan dilaporkan ke pihak
terkait yaitu eselon I dan Kanwil KPKNL dapat dipertanggungjawabkan.
Demikian juga untuk barang yang rusak dan masih dapat dilakukan
pemeliharaan akan segera tertangani dan jika sudah rusak berat maka perlu
untuk diusulkan pengadaan yang baru.
b. Menjaga kelestarian lingkungan dengan mengurangi penggunaan kertas karena
tidak perlu ada laporan dari ruangan yang dibuat secara manual
c. Pemanfaatan pengembangan kemajuan Ilmu pengetahuan tehnologi yang sudah
ada di rumah sakit.
2. Petugas BMN

Memudahkan petugas dalam penyusunan laporan bulanan, triwulan, semester dan

tahunan, tidak perlu menyurat ke Bagian-Bagian untuk meminta sarana yang sudah
rusak
3. Masyarakat sebagai Pengguna jasa layanan kesehatan rumah sakit
Manfaatnya untuk masyarakat adalah dilayani dengan menggunakan sarana
prasarana pelayanan kesehatan yang lengkap dan baik karena terkontrol kualitas
sarananya, sehingga dapat memberikan kepuasan kepada pelanggan.
4. Ditjen Pelayanan Kesehatan dan Biro Umum Kementerian Kesehatan RI
Sangat bermanfaat karena dapat menerima laporan SIMAK BMN yang Akuntabel
dari Satker RSUP Ratatotok Buyat.
5. KPKNL Wilayah Manado.
Dapat mendapat laporan rekonsiliasi SIMAK BMN dari Satker secara Akuntabel.

5
E. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup proyek perubahan dilakukan di lingkungan RSUP Ratatotok Buyat,

khususnya Bagian Sekretariat, pada tahap Jangka pendek: membuat instrumen
dokumen informasi, merancang modul aplikasi, merancang aplikasi BMN terintegrasi
system online dan melakukan uji coba. Pada Jangka menengah: melakukan
implementasi aplikasi BMN terintegrasi system online, meng-input data ke aplikasi
BMN sistem online di semua Bagian secara bertahap. Pada Jangka panjang:
Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan BMN terintegrasi system online.

F. MILESTONE (TAHAPAN PROYEK PERUBAHAN)

TAHAPAN KEGIATAN OUTPUTEVIDENCE WAKTU

A Jangka Pendek
1. Sosialisasi Proyek Perubahan

Pertemuan Sosialisasi Proyek Output:

Perubahan Laporan hasil sosialisi
proyek perubahan Minggu 2
Evidence: Mei
Undangan rapat, daftar
hadir, foto

2. Membangun Tim Efektif

Rapat pembentukan Efektif Output:
Lembar Komitmen tim Minggu 2
Efektif Mei
Evidence:
Undangan, notulen,
daftar hadir, foto
Pembuatkan SK Tim Efektif Output: Minggu 2
SK Tim Efektif Mei
3. Membuat instrumen dokumen Output: Minggu 2
informasi yang akan Dokumen dan Mei
dimasukkan ke modul aplikasi instrumen yang akan
BMN terintegrasi online. digunakan untuk modul
aplikasi.
Evidence:
Undangan, Notulen,
daftar hadir, foto.

6
4. Merancang modul aplikasi BMN Output: Minggu 3
terintegrasi system online Rancangan Modul, Mei
Rancangan Aplikasi
Merancang aplikasi BMN BMN terintegrasi
terintegrasi system online di system online,
Evidence:
Dokumentasi, foto

5. Sosialisasi penggunaan aplikasi Out Put : Minggu 4

BMN terintegrasi system Tersosialisasi Juni
online. penggunaan BMN
terintegrasi system
online.
Evidence:
Undangan, daftar
hadir,foto.

6. Pelatihan petugas modul Out Put : Minggu 2

tatacara penggunaan BMN Petugas modul terlatih Juni
terintegrasi system online. Evidence:
Undangan, daftar
hadir,foto.

7. Uji coba rancangan aplikasi Output: Minggu 3

BMN terintegrasi system online Laporan uji coba Juni
di Bagian Sekretariat yaitu penggunaan aplikasi
Umum dan Kepegawaian. Oleh BMN terintegrasi
petugas IT dan staf terkait system online.
Evidence: undangan,
daftar hadir, foto

8. Evaluasi Uji coba rancangan Out Put : Minggu 4

aplikasi BMN terintegrasi Laporan hasil evaluasi Juni
system online. dan laporan perbaikan
Perbaikan rancangan aplikasi rancangan aplikasi.
yang masih bermasalah. Evidence:
dokumen foto.
9. Membuat aturan/kebijakan Output : Minggu 4
Pimpinan tentang penggunaan Kebijakan/aturan, SPO Juni
aplikasi BMN terintegrasi Penggunaan aplikasi
system online BMN terintegrasi online

7
B JANGKA MENENGAH
1 Sosialisasi aturan penggunaan Out put : Minggu 4 Juli
aplikasi BMN terintegrasi Tersosialisasi aplikasi
system online kepada seluruh BMNsystem online.
pegawai. Evidence:
Undangan,daftar hadir,
foto.
Implementasi aplikasi BMN Output: Juli s/d
terintegrasi system online Aplikasi BMN Desember
terintegrasi system 2017
Meng-input data ke aplikasi online diimplementasi-
BMN sistem online di semua kan,
Bagian secara bertahap dengan Data BMN per Bagian
memanfaatkan data SIMAK ter-input dalam aplikasi
BMN Rumah Sakit. BMN terintegrasi
system online

C. JANGKA PANJANG
Monitoring dan Evaluasi Output: Januari s/d
pelaksanaan. Laporan hasil Juli 2018
monitoring dan
a. Evaluasi keakuratan modul Evaluasi.
aplikasi. Evidence:
b. Pelatihan peningkatan Dokumentasi foto,
kapasitas petugas. daftar Petugas

8
 G. STRUKTUR TATA KELOLA PROYEK

MENTOR
Dr. Femi Langi. M.MKes

COACH PROJECT LEADER

Margaretha Yuliani,SKM.MM Chenly Rumagit

Kasubag Umum Kabid Pelayanan

Petugas BMN Pelaksana Teknis

aplikasi

Kasubag/Kasie PJ. Ruangan

Keterangan:
___________ Garis Komando
-------------------- Garis koordinasi

Deskripsi
Mentor:
1. Memberikan arahan atas pelaksanaan secara keseluruhan proyek perubahan
2. Menyelesaikan permasalahan diluar kewenangan project leader
Coach:
Memberikan bimbingan penulisan laporan, memantau serta memberikan arahan
pelaksanaan proyek perubahan.

Project Leader:
1. Bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek perubahan secara keseluruhan.
2. Memonitor pelaksanaan pengembangan system aplikasi agar berjalan sesuai
dengan rencana.
3. Menyiapkan, mengelola, dan mengatur secara administrasi seluruh kegiatan dan
melaporkan pelaksanaan proyek perubahan.

9
4. Kabid/Kasie/Kasubag/PJ Instalasi:
Yang bertanggung jawab terhadap BMN di bagiannya.
5. Kasubag Umum:
Membantu mengkoordinasi pelaksanaan proyek perubahan
6. Petugas BMN:
Membantu Pelaksanaan proyek perubahan
7. Pelaksana Teknis Aplikasi:
Merancang dan membangun aplikasi BMN terintegrasi system online.

H. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
STAKEHOLDER INTERNAL

NO STAKEHOLDER DESKRIPSI
1. Direktur Pengarah dan yang menetapkan kebijakan/
keputusan
2. Kasubag Umum Mengkoordinasi program kegiatan pelaporan
3. Kabid Pelayanan Koordinasi program kegiatan
4. Petugas BMN Operasional Pelaksana kegiatan dibawah
koordinasi kasubag
5. Kasubag/Kasie Koordinasi lintas program kegiatan
6. Penanggung jawab Operasional pelaksana kegiatan
ruangan

STAKEHOLDER EKSTERNAL

NO STAKEHOLDER DESKRIPSI
1. Bagian Keuangan Mitra kerja yang berkepentingan menangani
Akuntansi Laporan Keuangan dan BMN UPT Vertikal.
Perbendaharan Ditjen
Yankes
2. Kanwil KPKNL Mitra kerjaYang menangani Rekon Laporan
Manado BMN Wilayah

10
3. KPPN Manado Mitra kerja yang Menangani rekon laporan BMN
dan Keuangan.
4. Itjen Kemenkes Tim auditor Kementerian Kesehatan yang me-
review laporan Keuangan dan BMN.

Dalam mengidentifikasi kepentingan dan pengaruh para stakeholder dapat

dikelompokkan sebagai berikut:
1. Promotor - Direktur, Kabag. Sekretariat, Kasubag Umpeg, Petugas BMN.
Kabid Pelayan, Kasubag Hukormas, PJ Ruangan, programmer IT. Kasubag
Keuangan.
Yang memiliki kepentingan dan pengaruh yang besar terhadap perubahan yang
besar terhadap proyek perubahan dan membantu untuk berhasil.

2. Defenders - Kepala, Seksie yang memiliki kepentingan untuk menyuarakan

dukungannya tetapi pengaruhnya kecil untuk mempengaruhi proyek perubahan.
3. Latent Ditjen Yankes, KPKNL Manado, Staf Hukormas, Staf keuangan tidak
memiliki kepentingan dalam proyek perubahan tetapi memiliki pengaruh yang besar
dalam proyek perubahan.
4. Apathetic - Staf Pelayanan medis, Staf Keperawatan, Staf Penunjang medik
kurang memiliki kepentingan khusus maupun kekuatan bahkan mungkin tidak
mengetahui adanya perubahan.

Untuk mendapatkan dukungan yang maksimal dari semua kelompok stakeholder,

maka perlu ditentukan strategi komunikasi yang akan digunakan terhadap masing-
masing stakeholder, sebagai berikut:
1. Promotor adalah monitoring, komunikasi dan reporting
2. Defenders adalah instruksi, informasi dan diskusi.
3. Laten adalah . sosialisasi, pemberian informasi, advokasi
4. Apathetics adalah pemberian informasi, sosialisasi dan advokasi.

11
PEMETAAAN STAKEHOLDER

PROMOTERS
LATEN
1. Direktur
1. Ditjen Yankes

INFLUENCE
2. Kasubag Umum
2. KPKNL Manado 3. Petugas BMN
4. Programmer IT
3. Staf Hukormas
5. Kasubag Hukormas
4. Staf Keuangan 6. Kasubag Keuangan
7. Penanggung Jawab
Ruangan

INTEREST

APATHETICS DEFENDERS

1. Staf Yan Medik 1. Kasie Pelayan

Medis
2. Staf Keperawatan 2. Kasie
3. Staf Penunjang Keperawatan
Medik 3. Kasie Penunjang
Medik
4. Kasubag

I. ANGGARAN PROYEK PERUBAHAN

Rencana/ Estimasi Anggaran Biaya dengan pendanaan dari DIPA RSUP Ratatotok
Buyat Tahun 2017
1. Biaya jasa penambahan Modul Rp. 40.000.000.-
2. Biaya Konsumsi rapat Rp. 2.500.000.-
Total biaya yang dibutuhkan Rp. 42.500.000

J. IDENTIFIKASI MASALAH DAN RESIKO SERTA CARA MENGHADAPINYA

Masalah dan Resiko yang kemungkinan terjadi terhadap proyek perubahan ini
adalah:

1. Terbatasnya waktu pelaksanaan kegiatan pada tahap jangka pendek yang

disebabkan adanya kegiatan persiapan penilaan akreditasi.

2. Kurangnya komitmen dari tim efektif dan stakeholder

12
 Pemecahan masalah terhadap kondisi diatas adalah:

1. Memaksimalkan waktu yang ada sesuai dengan rencana kegiatan yang sudah
diprogramkan.

2. Membangun komunikasi yang efektif dengan seluruh anggota tim kerja dan
melibatkan dalam setiap tahap perubahan.

3. Pendekatan secara emosional dengan memberikan kesempatan tim untuk

memberikan masukan ataupun koreksi untuk kelancaran pelaksanaan proyek
perubahan.

4. Menyampaikan bahwa proyek perubahan yang dibuat untuk kepentingan

bersama dan untuk kemajuan organisasi Rumah Sakit.

K. JADWAL RENCANA KEGIATAN

I. JANGKA PENDEK
MINGGU
NO KEGIATAN BULAN I II III IV
1 Sosialisasi Proyek Perubahan Mei 2017

2. Membangun Tim Efektif Mei 2017

3. Membuat instrumen dokumen Mei 2017

informasi yang akan dibutuhkan untuk
dimasukan ke dalam modul aplikasi
bmn terintegrasi online

4. Merancang modul aplikasi BMN Mei 2017

terintegrasi online.

5. Sosialisasi penggunaan aplikasi BMN Juni 2017

terintegrasi system online.

6. Pelatihan petugas untuk penggunaan Juni 2017

aplikasi BMN terintegrasi system
online.

7. Uji coba rancangan aplikasi aplikasi Juni 2017

BMN terintegrasi system oline di
bagian Umum dan Kepegawaian

13
 8. Evaluasi Uji coba Rancangan aplikasi Juni 2017
BMN terintegrasi system online.

Perbaikan rancanagn aplikasi yang

masih bermasalah

9. Membuat aturan/kebijakan Pimpinan Juni 2017

tentang penggunaan aplikasi BMN
terintegrasi system online.

II. JANGKA MENENGAH

MINGGU
NO KEGIATAN BULAN I II III IV
1. Sosialisasi Aturan/Kebijakan/SPO JULI 2017
penggunaan aplikasi BMN terintegrasi
online.
2. Monitoring dan Evaluasi pelaksanaan
Uji coba untuk ruangan yang sudah
dilakukan penginputan
3. Implementasi aplikasi BMN Juli S/D
Terintegrasi system Online
Des 2017

III. JANGKA PANJANG

BULAN MINGGU
NO KEGIATAN I II III IV
Monitoring dan Evaluasi Pelaksanaan Jan s.d

a. Evaluasi keakuratan modul Juli

rancangan aplikasi. 2018

b. Pelatihan Peningkatan kapasitas

petugas terkait.

14
 BAB II

PELAKSANAAN PROYEK PERUBAHAN

Penyusunan aplikasi BMN terintegrasi system online untuk penatausahaan BMN

RSUP Ratatotok Buyat merupakan satu inovasi untuk memudahkan akses data
laporan Inventaris Barang Rumah Sakit yang akan sangat membantu untuk laporan
SIMAK-BMN.

a. PENTAHAPAN KEGIATAN (MILESTONE)

Kegiatan yang akan dilakukan dalam proyek perubahan BMN terintegrasi

System online di RSUP Ratatotok Buyat memiliki 3 (tiga) tahapan, yaitu :

1. Jangka Pendek : 6 Mei s.d 11 Juli 2017

2. Jangka Menengah : 24 Juli s.d 31 Desember 2017

3. Jangka Panjang : 1 Januari s.d 31 Juli 2018

Pada laporan implementasi ini dibuat rincian kegiatan jangka pendek pada rentang
waktu 6 Mei s.d 11 Juli 2017 antara lain :

1. Pertemuan sosialisasi proyek perubahan

Sebelum memulaikan pelaksanaan proyek perubahan terlebih dahulu

melaksanakan sosialisasi tentang proyek perubahan yang akan dilaksanakan
selama laboratorium kepemimpinan oleh proyek leader di RSUP Ratatotok
Buyat selama lebih kurang 2(dua) bulan yaitu Penyusunan aplikasi BMN
terintegrasi system online yang nantinya akan digunakan sebagai aplikasi untuk
invetarisasi penatalaksanaan BMN yang ada di Rumah Sakit. Sosialisasi
ditujukan untuk semua pegawai termasuk pejabat struktural dan Direktur,
dengan hasil yang diharapkan ialah kepedulian dari semua pihak untuk ikut
serta membantu pelaksanaan proyek perubahan yang akan dibuat.

15
 Sosialisasi dilaksanakan pada hari Selasa tanggal 9 Mei 2017 kepada pegawai
peserta Apel pagi di aula tempat apel, selanjutnya kepada pejabat Struktural
dan direktur di ruang rapat pimpinan.

Out put dari kegiatan ini adalah :

Tersosialisasinya proyek perubahan pembuatan aplikasi BMN terintegrasi

system online kepada Direktur, pejabat struktural dan Seluruh pegawai RSUP
Ratatotok Buyat.

Out put antara : undangan rapat sosialisasi, daftar hadir, notulen hasil
rapat,foto/dokumen.

Foto 1. Sosialisasi Pertemuan dengan

Foto 2. Peserta apel pagi
Direktur

Ft. Sosialisasi dengan direktur

dan pejabat struktural

16
2. Membangun Tim Efektif

Sebelum dilaksanakannya proyek perubahan, terlebih dahulu dibentuk Tim

Efektif untuk membantu Pelaksanaan proyek perubahan penyusunan aplikasi
BMN terintegrasi system online . Tujuannya untuk mengoptimalkan proyek
perubahan yang akan dilakukan, dengan pembagian tugas dan kewenangan
sesuai dengan kompetensi yang dimiliki setiap anggota. Pertemuan
pembentukan tim efektif aplikasi BMN terintegrasi system online dilaksanakan
pada hari jumat 12 Mei 2017 bertempat di ruangan rapat pimpinan yang dipimpin
langsung oleh Direktur dan diikuti oleh Kepala bagian Sekretariat, Kasubag
Hukormas dan petugas Penanggung jawab BMN, Intinya untuk menetapkan
stake holder yang dapat berperan aktif membantu terlaksananyan proyek
perubahan tersebut.

Out put dari kegiatan ini adalah :

1. SK Tim Efektif dari Direktur dengan No. KP.01.0/XXXVII/351.1/207, tanggal

22 Mei 2017

2. Lembar Komitmen dari Tim Efektif

Adapun susun Tim Efektif sebagai berikut :

Mentor : dr. Femi Langi, M.MKes

Proyek Leader : Chenly A. Rumagit, S.ST

Anggota : 1. Dr Merki Rundengan, MKM

2. Hesia Parengkuan, S.kep

3. Christian Saruni, S.Kom

4. Juldie Daada, S. Kom

5. Reytha Rondonuwu, S.Kep.Ns

6. Jel Suak, S.Kep

17
 7. Tri Lestari Harini,SH

8. Stefani Waani, S.Kep

9. Kepala Instalasi

10. Penanggung Jawab Ruangan

Selanjutnya rapat Tim Efektif dilaksanakan pada tanggal 24 Mei 2017 di ruang
rapat umum yang dihadiri oleh pegawai yang termasuk pada tim efektif dan
dipimpin oleh Kabag sekretariat. Kegiatan rapat terlambat dilaksanakan
karena saat itu sedang berlangsung kegiatan inhouse trainning Rumah sakit
yang harus diikuti oleh seluruh pegawai dalam rangka menuju persiapan
penilaian akreditasi paripurna. Dalam rapat tersebut membahas jadwal
rencana kerja pelaksanaan kegiatan proyek perubahan.

Out put antara : Undangan rapat, daftar hadir rapat, hasil notulen rapat, foto
dokumentasi.

Ft. Pembentukan Tim

FT. Rapat dengan Tim Efektif dipimpin
Efektif,Direktur,Kabag Sek, Kasubag
oleh Kabag Sekretariat.
Hukormas dan Staf PJ BMN

18
3. Membuat Instrumen dokumen informasi yang akan dimasukan ke modul
aplikasi BMN terintegrasi online

Kegiatan membuat instrument dokumen informasi yang akan dimasukan ke

modul aplikasi BMN terintegrasi online disepakati diambil dari Kartu inventaris
Ruangan (KIR) dan laporan SIMAK BMN. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari
Jumat 26 mei 2017 yang dihadiri oleh Petugas Penanggung jawab BMN,
Operator SIMAK BMN, Bagian umum dan Rumah Tangga, Kasubag Umum
Kepegawaian dan Kabag. Sekretariat. Kegiatan dilaksanakan di Ruang rapat
Pimpinan.

Out put kegiatan ini adalah : Kartu KIR (Kartu Inventaris Barang)

19
 Out put antara : Undangan rapat, daftar hadir, Notulen rapat, foto/dukumentasi

Foto. Membuat
instrument aplikasi
dengan pejabat
struktural.

4. Merancang modul aplikasi BMN terintegrasi system Online

Kegiatan merancang modul aplikasi BMN terintegrasi system online dilaksanakan

yaitu untuk menyiapkan modul aplikasi .yang diharapkan dapat merangkum
laporan inventaris BMN lewat aplikasi. Kegiatan ini dilaksanakan pada hari selasa,
29 mei 2017 dihadiri oleh Petugas SIMAK BMN, Penanggung Jawab BMN, Kabag
Sekretariat. Adapun modul yang diharapakan akan di Input Data Inventori, Mutasi
Barang, Cek Barang per Ruangan dan Data Inventaris BMN Rumah Sakit secara
keseluruhan, Daftar User, Maintanance User dan Logout.

Out put Kegiatan ini adalah : Modul untuk aplikasi BMN

Out Put antara: Dokumentasi,foto

Ft. Dengan Petugas SIMAK BMN dan FT. Dengan Petugas PJ BMN dan
Operator Operator

20
 FOTO Modul pada tampilan

5. Sosialisasi Penggunaan Aplikasi BMN terintegrasi system online

Mensosialisasikan ke Pimpinan, Pejabat struktural dan staf terkait tentang

rancangan aplikasi BMN terintegrasi online yang sementara dalam proses
penyusunan, nantinya akan digunakan untuk membantu penatalaksanaan
Inventaris BMN di Rumah sakit dan diharapkan peran aktif Penanggungnjwaba
ruangan sebagai tim efektif harus menginventaris semua asset yang ada di
ruang masing-masing dan nanti akan di input secara bertahap ke aplikasi BMN
pada semester II tahun 2017. Kegiatan ini dilaksanakan pada hariJumat 9 Juni
2017, di ruang rapat pimpinan di hadiri oleh direktur, pejabat struktural dan tim
efektif.

Out put Kegiatan ini adalah Tersosialisasinya penggunaan BMN terintegrasi

online.

Out put antara : Undangan, daftar hadir, foto.

21
FotoSosialisasi Penggunaan Aplikasi BMN Ft. Sosialisasi Penggunaan Aplikasi
kepada Staf kepada Direktur dan Kabid Pelayanan

6. Pelatihan Petugas modul tatacara penggunaan BMN terintegrasi system

online

Petugas atau operator dilatih supaya paham menggunakan modul aplikasi

BMN terintegrasi online.. kegiatan dilaksanakan pada hari selasa 13 juni 2017
di ruang Kabag sekretariat.

Out put kegiatan adalah : Terlatihnya petugas /operator BMN terintegrasi

system online.

Out put antara: undangan, daftar hadir, foto dokumentasi.

22
7. Uji coba rancangan aplikasi BMN terintegrasi system online di bagian
Sekretariat Umum dan kepegawaian, oleh petugas IT dan staf terkait

Kegiatan ini dilaksanakan setelah aplikasi BMN terintegrasi system online

tersedia dan melaksanakan uji coba penginputan data inventaris ruangan
Kabag Sekretariat, Ruang Direktur dan ruang kepegawaiaan kedalam modul
aplikasi. Kegiatan Dilaksanakan pada hari kamis 22 Juni 2017 di ruang rapat
pimpinan di hadiri oleh direktur dan tim efektif. Aplikasi BMN ternyata dapat
dengan mudah di input oleh petugas, tidak ada masalah saat uji coba aplikasi
berlangsung.

Output kegiatan ini adalah : Aplikasi BMN terintegrasi online dapat digunakan
dengan mudah oleh petugas karena cara penginputan inventaris BMN mudah.

Out put antara Undangan, daftar hadir, foto.

Ft. Uji coba aplikasi di depan Direktur dan

Pejabat Struktural

8. Evaluasi Uji coba rancangan aplikasi BMN terintegrasi system online

Setelah dilaksanakan uji coba penginputan data inventaris BMN di ruangan

Direktur, Kabag Sekretariat dan Umum Rumah Tangga ternyata modul
aplikasi BMN yang dibuat sangat mudah untuk digunakan sehingga tidak
menjadi alasan untuk operator atau petugas BMN untuk menginput data

23
 inventaris di semua ruangan yang ada di Rumah Sakit. Kegiatan ini
dilaksanakan pada hari Senin 3 Juli 2017 di hadiri oleh Operator IT,
penanggung jawab BMN.

Out put kegiatan ini : Evaluasi uji coba tidak menemukan masalah.

Out put antara : dokumen foto.

Ft. Evaluasi uji coba aplikasi

9. Membuat aturan kebijakan pimpinan tentang penggunaan aplikasi BMN

terintegrasi system online.

Aturan kebijakan Direktur dibuat sebagai dasar keharusan untuk

melaksanakan penatalaksanaan inventaris BMN di Rumah Sakit dengan
menggunakan aplikasi BMN terintegrasi online.

Out put Kegiatan ini adalah : SK Direktur tentang penggunaan aplikasi BMN
terintegrasi system online. No. KP.01.0/XXXVII/460/2017, tanggal 6 Juli 2017

10. Sosialisasi aturan penggunaan aplikasi BMN terintegrasi system online

Kegiatan ini dilaksanakan untuk mensosialisasikan SK Direktur tentang

penggunaan aplikasi BMN terintegrasi system online kepada pejabat Struktural
dan seluruh pegawai RSUP Ratatotok Buyat. Kegiatan ini dilaksanakan pada

24
hari Senin 10 Juli 2017. Kegiatan ini memang ada di milestone jangka
menengah tetapi sudah dapat dilaksanakan di pentahapan jangka pendek.

Out put kegiatan ini adalah : Tersosialisasinya aturan/kebijakan direktur

tentang penggunaan aplikasi BMN terintegrasi system online.

Out put antara : Undangan, daftar hadir dan foto kegiatan

25
B. IDENTIFIKASI POTENSI KENDALA DAN MASALAH

1. Potensi Kendala

Kurangnya waktu pelaksanaan, karena ada proram kegiatan persiapan

akreditasi Rumah Sakit .
Waktu pelaksanaan kegiatan bertepatan dengan bulan Ramadhan dan
libur panjang hari raya Idul Fitri.
Tim efektif tidak dapat bekerja maksimal karena tugas penting lainnya
Adanya program kegiatan Rumah Sakit yang sudah terjadwal
sebelumnya.

2. Resiko

Jadwal pelaksanaan yang terjadi perubahan mundur dari jadwal yang

ditetapkan.
Proyek perubahan pelaksanaannya tidak menjadi prioritas untuk
kegiatan Rumah Sakit karena berbenturan dengan kegiatan lainya
yang sudah terjadwal lebih awal.
Kerja tim efektif tidak maksimal karena sedang mengerjakan
kegiatan lainnya.

3. Upaya untuk mengatasi Masalah

Memaksimalkan waktu pelaksanaan kegiatan sesuai jadwal walaupun

berbenturan dengan program kegiatan lainnya.
Membangun komunikasi efektif dengan seluruh anggota tim kerja dan
melibatkan secara langsung dalam setiap tahap perubahan.
Secara berkala membuat pertemuan dengan tim efektif.
Pendekatan secara emosional dengan memberikan kesempatan tim
untuk memberikan masukan ataupun koreksi untuk kelancaran
pelaksanaan proyek perubahan.

26
 Berulang kali mensosialisasikan tentang manfaaf proyek perubahan
yang dibut untuk kepentingan dan kemajuan pelayanan Rumah sakit.

C. CAPAIAN PROYEK PERUBAHAN

Laporan implementasi proyek perubahan ini berfokus pada rincian kegiatan jangka
pendek yang telah dilaksanakan dalam rentang waktu 6 Mei sampai dengan 11
Juli 2017. Capaian proyek perubahan ini berdasarkan Milestone yang sudah
ditetapkan :

Rancangan proyek perubahan aplikasi BMN terintegrasi system online telah

selesai dibuat

1. Halaman Login

Halaman ini adalah halaman awal pada saat aplikasi dibuka. Terdapat 2 (dua)
akun yang dapat dibuka yaitu

Admin
User

27
2. Halaman Login

Pada Halaman login terdapat konten yang harus diisi yaitu nama user dan
password yang telah dibuat sebelumnya oleh administrator .

3. Menu Utama/Home

Pada menu ini terdapat beberapa pilihan aksi selanjutnya, diantaranya Input Data
Inventori, Mutasi Barang, Cek Barang per Ruangan, Daftar User, Maintanance
User dan Logout. Menu ini hanya teradapat dalam akun Admin

28
4. Menu Input Data Inventori

Pada menu Input Data Inventori, akan tampil konten untuk pengisian Tahun
Pelaksanaan Penginputan, Nama Ruangan dimana barang tersebut berada dan
Unit Pengguna Barang (UPB)yang dalam hal ini adalah RSUP Ratatotok Buyat.
Pada pengisian/input lanjutan, yakni menginput nama barang, Merek/Type Barang,
Kode Barang yang sesuai dalam Simak BMN; Nomor Pendaftaran adalah urutan
dalam penginputan barang; Tahun Pengadaan yakni tahun diadakannya barang
tersebut; Jumlah barang atau kuantitas barang sejenis dalam ruangan tersebut;
dan keterangan untuk menerangkan keterangan kondisi barang tersebut yaitu Baik,
Rusak Sedang dan Rusak Berat

Setelah dinput simpan data Inventory

5. Konten Cek Barang Per Ruangan

Pada menu ini, kita dapat mencek barang yang telah diinput sesuai dengan nama
ruangan dengan cara menginput nama ruangan dan klik Search. Akan tampil juga
jumlah Item dalam ruangan.

29
6. Konten Mutasi Barang

Pada konten mutasi barang, digunakan jika terjadi pemindahan barang dari
ruangan yang satu ke ruangan yang lainnya dengan memasukan kode barang,
akan tampil nama barang yang akan dimutasikan, selanjutnya klik proses mutasi.
Akan tampil nofikasi untuk mengupdate barang di ruangan yang dituju. Setelah itu
akan logout untuk masuk ke akun administrator di ruangan yang dumutasikan.

7. Konten Daftar User

Konten ini adalah fitur untuk membuat user baru, mengedit dan menghapus user.

30
8. Konten Maintenance Admin

Konten ini adalah fitur untuk membuat admin baru, mengedit dan menghapus

9. Konten Logout

Konten ini adalah untuk keluar dari akun.

10. Akun User

Pada Halaman login user terdapat konten yang harus diisi yaitu nama user dan
password yang telah dibuat sebelumnya oleh administrator.

31
D. FAKTOR PENDUKUNG KEBERHASILAN

Keberhasilan proyek Perubahan aplikasi BMN Terintegrasi system Online ini

didukung oleh beberapa faktor, attar lain :

1. Dukungan penuh dari Direktur RSUP Ratatotok Buyat selaku mentor

2. Dukungan dari Choach.
3. Dukungan dari Stakeholder Internal Rumah Sakit Umum Pusat Ratatotok
Buyat.
4. Keyakinan yang kuat dari Project Leader akan keberhasilan pelaksanaan
proyek perubahan.
5. Kerja sama yang baik dari seluruh anggota Tim Efektif aplikasi BMN
Terintegrasi system Online.

32
 BAB III

KESIMPULAN DAN SARAN

A. KESIMPULAN

1. Proyek perubahan ini merupakan satu inovasi untuk memudahkan akses

data inventaris Barang Milik Negara (BMN) dan penyusunan laporan
SIMAK BMN yang diharapkan akan memberi manfaat buat RSUP
Ratatotok Buyat dan instansi lain yang membutuhkan.
2. Dapat meningkatkan kinerja Aparatur Sipil Negara (ASN) dalam kegiatan
penatausahaan inventaris BMN sehingga memudahkan untuk penyusunan
laporan yang akuntabel.
3. Pelaksanaan proyek perubahan ini berdasarkan pada milestone yang telah
direncanakan dan terdiri dari (tiga) tahapan, yaitu jangka pendek, jangka
menengah dan jangka panjang.
4. Laporan implementasi proyek perubahan ini berfokus pada rincian kegiatan
jangka pendek dalam milestone dan dilaksanakan dalam rentang waktu dari
tanggal 6 Mei sampai dengan 11 Juli 2017.
5. Pada proses pelaksanaannya, proyek perubahan ini melibatkan beberapa
pihak yang saling terkait yaitu Direktur, pejabat struktural RSUP Ratatotok
Buyat, stakeholder dan Tim Efektif BMN Terintegrasi system Online.
6. Aplikasi BMN Terintegrasi system Online telah selesai dibuat dan Direktur
telah mengeluarkan kebijakan untuk penggunaan aplikasi BMN, diharapkan
di pentahapan jangka menengah segera melakukan input data Inventaris
BMN di ruangan masing-masing.

33
B. SARAN

1. Proyek perubahan ini kiranya dapat menjadi awal untuk pengembangan

aplikasi yang lain untuk kemajuan pelayanan Sistem Informasi Rumah Sakit
(SIRS) RSUP Ratatotok Buyat.
2. Dalam setiap perencanan anggaran Rumah Sakit kiranya dapat
menganggarkan untuk pengembangan dan pemeliharan jaringan SIRS.
3. Memberikan kesempatan kepada tenaga Informasi dan Tehnologi ( IT) Rumah
Sakit untuk meningkatkan kapasitasnya lewat pendidikan dan pelatihan yang
kompeten.
4. Setiap pegawai harus membuka diri untuk belajar menggunakan atau
mengoperasikan IT karena semua laporan saat ini sudah menggunakan IT dan
harus ada jadwal secara berkala untuk dari managemen dan tenaga IT untuk
memberikan pelatihan dasar bagi semua pegawai.

34
 DAFTAR PUSTAKA

Lembaga Administrasi Negara RI, 2015, Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan

Tingkat III

Peraturan Menteri Kesehatan RI NO.647/MENKES/PER/V/2010 tentang Organisasi

dan Tata kerja Rumah Sakit Umum Pusat Ratatotok Buyat.

Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi

No.B/944/M.PAN-RB/4/2010 tentang Organisasi dan tata Kerja RSUP Ratatotok
Buyat.

Peraturan Pemerintah Nomor 27 tahun 2014tentang pengelolaaan Barang Milik

Negar/Daerah.

Elekmedia Kompetindo,2008,Budi Kurniawan,S.Kom,Desain Web praktis

Media Kita com,2012,Adhi Prasetio,Buku pinter Pemrograman web

35