BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Informasi menjadi kebutuhan pokok masyarakat saat ini. Sebuah informasi

dapat menjadi aset strategis apabila dikelola oleh SDM yang mempunyai

kemampuan menguasai informasi terkini dan mampu membuat pengambilan

keputusan yang tepat. Lembaga Informasi memiliki peran yang besar dalam

mengemas informasi mulai dari pengadaan, pengelolaan, penyimpanan dan

disebarluaskan kepada user atau pengguna. Berbagai user lembaga informasi

memiliki karakteristik yang berbeda-beda, juga memiliki kebutuhan informasi

yang berbeda beda pula. Penyedia informasi dituntut untuk mampu memberikan

pelayanan yang bervariasi dan tepat guna. Beragamnya koleksi yang desediakan,

kemudahan dan kecepatan dalam pelayanan, serta berbagai fasilitas penunjang

lainnya dirasa menjadi poin yang dapat membantu performa yang dimiliki

penyedia informasi dalam melayani user.

Perbedaan kebutuhan informasi yang diinginkan user seiring dengan

berkembangnya teknologi informasi yang memberikan variasi informasi yang

dikemas dengan beragam. Munculnya teknologi informasi menunjukkan gejala

informasi yang dikemas secara non cetak atau disediakan secara digital banyak

diminati user meskipun tidak menghilangkan informasi yang dikemas secara

cetak. Berkembangnya keberadaan buku atau sumber informasi non cetak (digital)

menyebabkan permintaan user terhadap informasi dalam bentuk non cetak juga

meningkat, sehingga pengelola informasi harus memiliki cara khusus untuk

menyediakan informasi dalam bentuk non cetak serta dapat diakses dengan

mudah, cepat dan tepat bagi user.

Dewasa ini semakin meningkat pula lulusan sarjana yang belum memiliki

perkerjaan serta dunia kerja yang berkembang secara dinamis, menuntut

mahasiswa untuk terus mengembangkan teori yang diperolehnya dari kegiatan

perkuliahan menjadi sebuah keahlian khusus. Seorang sarjana tidak hanya dituntut

untuk memiliki hard skill yang tinggi, namun keahlian/soft skill juga sangat

dipertimbangkan dalam dunia kerja. Magang merupakan kegiatan yang

mendukung dalam pengembangan soft skill seorang mahasiswa sebelum

memasuki dunia kerja setelah lulus dari perguruan tinggi nantinya. Dalam hal ini,

mahasiswa dituntut untuk aktif dalam menguji dan membandingkan teori dan

yang telah diperoleh selama masa perkuliahan dengan keadaan nyata di lapangan.

Magang atau Praktek Kerja (Magang) merupakan mata ajaran wajib yang

harus diikuti oleh mahasiswa Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan

Universitas Airlangga. Dalam mata ajaran ini mahasiswa diwajibkan melakukan

Praktek Kerja (Magang) di berbagai instansi, organisasi ataupun perpustakaan

yang bergerak di bidang pengumpulan, pengolahan, penyajian dan penyebaran

informasi untuk menambah keterampilan teknik aplikatif beserta teknik planologis

secara komprehensif sebagai pelengkap pengetahuan konseptual dan teoritis yang

didapatkan pada perkuliahan. Magang merupakan salah satu upaya untuk

mengembangkan kemampuan serta memberikan pengalaman kerja bagi

mahasiswa sebelum benar-benar terjun ke dunia kerja yang sesungguhnya.

 Koleksi-koleksi yang ada dalam lembaga informasi perlu untuk dikelola dan

dikaji ulang sehingga lebih tertata, teratur, dan memudahkan dalam temu kembali

informasi. Pada kesempatan magang ini, penulis memilih Indonesian Visual Art

Archive (IVAA) Yogyakarta sebagai tempat magang dikarenakan Indonesian

Visual Art Archive (IVAA) Yogyakarta adalah instansi yang meneydiakan koleksi

cukup bervariataif, baik cetak maupun non cetak. Indonesian Visual Art Archive

(IVAA) adalah instansi yang bergerak di bidang Pusat Layanan Arsip dan

Dokumentasi, Perpustakaan, sekaligus Fasilitator untuk penelitian seni visual.

Situs fisik yang IVAA miliki disebut Rumah IVAA, mencakup Ruang Baca dan

Ruang Kegiatan Komunitas, di rumah IVAA sendiri sering diadakan forum yang

membicarakan subyek lintas disiplin ilmu, sekaligus mengeksplorasi praktek-

praktek artistik yang memanfaatkan ragam media baru. Koleksi IVAA terdiri dari

foto, rekaman audio visual, dan dokumen cetak yang mencatat berbagai praktek

seni sejak masa sebelum kemerdekaan hingga kini. Dokumen cetak yang

dimaksud berupa katalog pameran, laporan penelitian seni visual, kliping surat

kabar, portofolio seniman, dan buku teks. Koleksi di atas seluruhnya dapat diakses

dari Perpustakaan IVAA maupun Arsip dalam jaringan.

Keunggulan lainya dari Indonesian Visual Art Archive (IVAA) Yogyakarta

memiliki kategori yang bagus dari segi layanan, desain tata ruang, fasilitas, dan

model administrasinya, juga beberapa kali menjadi tempat rujukan sekaligus

tempat kunjungan untuk studi banding serta belajar bersama oleh perpustakaan

daerah lainnya. Sehingga penulis menjadikannya sebagai tempat tujuan Praktek

Kerja (Magang) karena dirasa sesuai dengan urgensi keilmuan penulis. Keilmuan
yang multidisipliner dan cenderung memiliki fokus besar pada kegiatan

pengelolaan informasi dan arsipnya. Dewasa ini, kinerja pengarsipan dalam

bidang visual art dirasa kurang mendapat perhatian dari ahli informasi dan

perpustakaan. Oleh sebab itu, kami ingin mengasah kemampuan soft skill dan

mengaplikasian teori-teori yang kami dapatkan saat perkuliahan dengan

melakukan Praktek Kerja (Magang) di Indonesian Visual Art Archive (IVAA)

Yogyakarta.

1.2. Identifikasi Bidang Kerja

Indonesian Visual Art Archive (IVAA) memiliki beragam kegiatan yang

dilakukan terhadap informasi dan data yang didapatkan baik arsip maupun koleksi

yang diletakkan di perpustakaan. Hal ini dikarenakan IVAA sebagai wadah bagi

seniman untuk meletakkan atau mengarsipkan koleksinya dapat dengan mudah

mengunjungi IVAA dan menyerahkan karya seninya karena IVAA memiliki divisi

untuk bagian Arip dan divisi bagian Perpustakaan. Meskipun arsip dan

perpustakaan dikelola di bagian masing-masing, namun pada dasarnya arsip yang

telah diperoleh IVAA akan diletakkan di perpustakaan IVAA sehingga antara

bagian arsip dan perpustakaan saling terintregasi satu sama lain. Berdasarkan

praktek magang dan observasi yang telah dilakukan penulis, dapat diketahui

bahwa di IVAA terdapat 2 bidang kerja pengolahan dan layanan. Pada masing-

masing bagian, arsip dan perpustakaan,memiliki bidang kerja pengolahan dan

layanan tersendiri. Bidang kerja yang dilakukan penulis hanya pengolahan dengan

alasan waktu yang sebentar dan pada bidang kerja pengolahan penulis akan lebih

banyak belajar dan juga tidak setiap hari IVAA melakukan kegiatan layanan.
Selain memiliki dua bidang kerja, IVAA juga memiliki struktur organisasi yang

bertanggung jawab di setiap bidang kerja.

1.2.1. Struktur Organisasi

Sumber: IVAA

Gambar I.1 Struktur Organisasi IVAA

Gambar I.1 merupakan struktur organisasi yang ada di IVAA

setelah mengalami perubahan pada mei 2016. Struktur organisasi tersebut

yang mengalami perubahan adalah garis koordinasi antara arsip, kajian dan

program. Meskipun arsip dan perpustakaan berada di bagian masing-masing

namun tetap dalam satu garis koordinasi dibawah tanggung jawab kepala

arsip. Sedangkan bagian program sebenarnya merupakan divisi yang

bertanggung jawab atas semua pendokumentasian yang harus dikerjakan

oleh IVAA. Bagian kajian diantara arsip dan program merupakan kegiatan

diskusi dan pengkajian arsip atau koleksi baru yang akan diletakkan di
IVAA atau kajian dan diskusi mengenai isu tentang seni yang tengah hangat

dibicarakan oleh masyarakat untuk nantinya dapat menghasilkan arsip baru.

1.2.2. Bidang Pengolahan Perpustakaan

Bidang pengolahan yang ada di bagian perpustakaan IVAA meliputi

pengolahan koleksi cetak dan non cetak. Koleksi cetak yang ada di IVAA

tidak semuanya berupa buku, ada banyak foto yang menjadi koleksi di

perpustakaan IVAA. Koleksi non cetak yang dimiliki IVAA berupa video

ataupun audio yang terintegrasi langsung dengan koleksi cetak jika memang

berkaitan. Semua pengolahan koleksi perpustakaan IVAA dapat diakses oleh

pengguna melalui website online perpustakaan IVAA yaitu library.ivaa-

online.org dimana alamat ini merupakan katalog online IVAA yang

menampilkan semua koleksi perpustakaan IVAA yang dapat diakses dimana

saja asalkan tersambung koneksi internet.

1.2.3. Bidang Pengolahan Arsip

Arsip yang dimiliki IVAA berupa file digital dan juga beragam arsip

yang diserahkan langsung oleh para seniman secara fisik. Pengolahan yang

dilakukan pada arsip IVAA sedikit berbeda dengan pengolahan di bagian

perpustakaan karena tempat penyimpanan arsip yang ada di alat digital

memerlukan perawatan dengan suhu yang sesuai agar peralatan yang

digunakan untuk menyimpan arsip tidak rusak. Arsip yang diserahkan

secara fisik kepada IVAA dilakukan pengolahan dengan cara mendigitalisasi

arsip. IVAA sendiri melakukan digitalisasi pada arsip selain untuk

 memudahkan pengguna, juga digunakan untuk backup data. Semua arsip

yang ada di IVAA dapat di akses secara online melalui archive.ivaa-

online.org oleh pengguna dan tidak harus berada di IVAA namun harus

memiliki koneksi internet. Arsip yang ada di IVAA mayaoritas berkaitan

dengan seni. Janis arsip seni yang ada di IVAA berasal dari beragam daerah

yang ada di Indonesia maupun di luar negeri.

1.3. Tujuan

Pada dasarnya pelaksanaan kegiatan Praktek Kerja (Magang) bagi mahasiswa

Departemen Ilmu Informasi dan Perpustakaan mempunyai beberapa tujuan. Tujuan

diadakannya Praktek Kerja (Magang) di Indonesian Visual Art Archive (IVAA)

Yogyakarta adalah sebagai berikut :

1.3.1. Untuk mengetahui jenis-jenis koleksi yang dimiliki oleh Indonesian

Visual Art Archive (IVAA)Yogyakarta dan manajemen yang

diterapkan oleh IVAA tersebut.

1.3.2. Untuk mengetahui sistematika layanan dan kegiatan yang ada di

Indonesian Visual Art Archive (IVAA) Yogyakarta, terutama pada

proses pengadaan koleksi, pengolahan koleksi, preservasi koleksi dan

layanan yang diberikan pada pengguna mengingat koleksi yang ada di

IVAA sangat beragam dan cenderung pada hasil seni.

1.3.3. Untuk menerapkan ilmu pengetahuan yang telah didapatkan pada

masa perkuliahan dengan membandingkan antara teori-teori yang ada

dengan kondisi real di lapangan. Sehingga penulis dapat

mengembangkan pengetahuan yang mereka dapatkan dengan kondisi

 yang ada untuk dapat memberikan solusi bagi permasalahan di dunia

Ilmu Informasi dan Perpustakaan.

1.3.4. Dapat memberikan pengalaman bagi mahasiswa untuk

mengembangkan hard skill dan soft skill sehingga dapat dijadikan

sebagai bekal pada saat memasuki dunia kerja.

1.4. Manfaat

Manfaat yang ingin diperoleh dari Praktek Kerja (Magang) pada Indonesian

Visual Art Archive (IVAA) Yogyakarta yaitu :

1.4.1. Indonesian Visual Art Archive (IVAA)Yogyakarta

Melalui laporan Praktek Kerja (Magang) dari mahasiswa Departemen

Ilmu Informasi dan Perpustakaan Universitas Airlangga, maka laporan

tersebut dapat dijadikan bahan evaluasi kinerja maupun pelayanan yang

ada di IVAA.

1.4.2. Departemen Informasi dan Perpustakaan

Menyediakan sarana belajar bagi mahasiswa Ilmu Informasi dan

Perpustakaan dalam mengaplikasikan teori-teori terkait kajian Ilmu

Informasi dan Perpustakaan yang diperoleh selama masa perkuliahan.

1.4.3. Mahasiswa

a. Mengetahui jenis-jenis koleksi yang dimiliki oleh Indonesian Visual

Art Archive (IVAA)Yogyakarta dan manajemen mutu kepada semua

bahan koleksi yang ada di IVAA.

b. Mengetahui sistematika layanan dan kegiatan yang ada di Indonesian

 Visual Art Archive (IVAA)Yogyakarta, termasuk kegiatan yang ada

di divisi kearsipan dan perpustakaan serta layanan yang diberikan

pada pengguna.

c. Memperoleh pengalaman bagi mahasiswa untuk mengembangkan

hard skill dan soft skill sehingga dapat dijadikan sebagai bekal pada

saat memasuki dunia kerja.

1.5. Metode Praktik Kerja

Metode yang dilakukan oleh penulis dalam kegiatan praktek kerja magang di

Indonesian Visual Art Archive (IVAA) yaitu sebagai berikut:

1.5.1. Observasi

Observasi dilakukan penulis selama melakukan kegiatan magang

selama satu bulan di IVAA. Observasi yang dilakukan penulis adalah

dengan melakukan pengamatan kegiatan yang ada di IVAA.

Pengamatan yang dilakukan penulis disertai dengan ikut serta terlibat

dalam beberapa kegiatan di bidang kerja IVAA. Pengamatan juga

dilakukan penulis pada lingkungan sekitar IVAA seperti desain

Rumah IVAA yang nantinya akan berpengaruh pada proses pelayanan

kepada pengguna.

1.5.2. Wawancara

Wawancara merupakan salah satu metode lain yang digunakan penulis

untuk memperoleh data, informasi dan pengetahuan mengenai IVAA

secara lebih mendalam yang langsung berasal dari pihak IVAA.

Wawancara yang dilakukan penulis tidak selalu bersifat formal namun

 juga secara informal. Wawancara ini dilakukan penulis selain untuk

menambah data, informasi dan pengetahuan juga berguna untuk

menjalin keakraban antara penulis dan pihak IVAA.

1.5.3. Dokumentasi

Metode magang yang digunakan penulis lainnya yaitu dengan

melakukan pendokumentasian terhadap beberapa kegiatan yang

dilakukan penulis maupun dilakukan oleh IVAA secara umum.

Dokumentasi ini dilakukan mengguna perangkat elektronik berupa

smartphone dan juga laptop dimana hasil dari dokumentasi yang

dilakukan penulis berupa gambar dan foto selama kegiatan magang

berlangsung.

1.6. Jadwal Kegiatan Praktik Kerja

Praktik kerja lapangan (magang) yang dilakukan oleh penulis di IVAA pada

tanggal 18 Juli-16 Agustus 2016 pukul 09.00-17.00 WIB. Adapun jenis-jenis

kegiatan yang dilaksanakan dalam Praktek Kerja (Magang) sebagai berikut :

Tabel I.1
Jadwal Kegiatan Praktik Kerja Lapangan

No. Tanggal Bidang Kegiatan Pendamping

1. 18 Juli Orientasi 1. Pengenalan  Ibu Melisa
2016 Indonesian Perpustakaan dan  Bapak
Visual Art Arsip Indonesian Santoso
Archive Visual Art Archive  Bapak Edy
(IVAA) (IVAA)
2. Pengenalan Sistem
Perpustakaan IVAA
3. Pelabelan Koleksi

2. 19-20 Pengolahan 1. Checklist Koleksi Bapak

Juli 2016 Database Kliping Santoso
 Perpustakaan 2. Pelabelan Koleksi
IVAA
3. 21, 22, 25 Pengolahan 1. Penyelesaian Bapak
Juli 2016 Database Checklist Kliping Santoso
Perpustakaan 2. Penjelasan Cara
IVAA Upload Database
Koleksi ke Sistem
SLiMS 7
3. Pelabelan Koleksi
1. Input Database Bapak
Koleksi Kliping Santoso
2. Pelabelan Koleksi
Kliping (Kegiatan
Primer)
3. Pelayanan Kepada
Pengguna IVAA
(Kegiatan
Sekunder)
4. Pembuatan
Dokumentasi Video
1. Input Data ke Bapak
SLiMS 7 (Kegiatan Santoso
Primer)
2. Pemutaran Video
(Kegiatan Sekunder)
1. Input Data ke Bapak
SLIMS 7 Santoso
2. Label Buku Baru
dan Mengganti
Label Buku Lama
3. Mencari Cara Cepat
Input Database ke
SLIMS 7 Cendana
6. 27 Juli Pengolahan 1. Input Data ke Bapak
2016 Database dan SLiMS 7 Santoso
Shelving Buku 2. Mencari Cara Cepat
Input Database ke
SLiMS 7 Cendana
3. Shelving Buku
7. 28 Juli Pengolahan 1. Input Data ke Bapak
2016 Database SLIMS 7 Secara Santoso
Perpustakaan Otomatis
IVAA 2. Label Buku dan
Mengganti Label
Buku Lama
8. 29 Juli Pengolahan 1. Label Buku dan Bapak
 2016 Database Mengganti Label Santoso
Perpustakaan Buku Lama
IVAA (Kegiatan Primer)
2. Persiapan Acara
Diskusi (Kegiatan
Sekunder)
9. 1 Pengolahan 1. Presentasi Cara Bapak
Agustus Database Impor Data Santoso
2016 Perpustakaan 2. Memodifikasi Cara
IVAA Impor Data
3. Label Buku dan
Shelving
10. 2-5, 8-12, Pengolahan 1. Briefing Pengolahan  Ibu Melisa
15 Database Arsip Arsip Digital  Ibu Alit
Agustus IVAA 2. Backup Arsip
2016 Digital
1. Backup Arsip
Digital (Kegiatan
Primer)
2. Shelving Koleksi
Perpustakaan
(Kegiatan Sekunder)
Backup Arsip Ibu Melisa
Digital (tanggal 4,5,
8, 10, 11)
1. Evaluasi Satu  Ibu Melisa
Minggu Berada di  Ibu Alit
Divisi Karsipan
2. Pengelompokan
Arsip Digital
1. Penataan Alat Ibu Alit
2. Backup Database
Arsip Digital
Menyelesaikan Ibu Alit
Backup Database
Arsip Digital
11. 16 Desain Rumah 1. Pengamatan pada
Agustus IVAA Desain Rumah
2016 IVAA
2. Farewell Akhir
Kegiatan Magang
Sumber: Dokumen Penulis
1.7. Sistematika Penulisan

Sistematika yang digunakan dalam penulisan Laporan Praktik Kerja

(Magang) ini adalah sebagao berikut:

BAB 1. PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Bagian ini berisi tentang alasan penulis melakukan kegiatan magang

dan kenapa memilih lokasi di Indonesian Visual Art Archive

1.2 Identifikasi bidang-bidang kerja dalam kegiatan Magang

Bagian ini menggambarkan kondisi yang dijalani oleh penulis selama

kegaiatan magang berlangsung. Berisi struktur organisasi IVAA serta

bidang-bidang kerja atau bagian-bagian dari tempat magang di mana

penulis bekerja atau melakukan kegiatan selama magang.

1.2.1 Struktur Organisasi

1.2.2 Bidang Pengolahan Perpustakaan

1.2.3 Bidang Pengolahan Arsip

1.3 Tujuan

Tujuan yang diperoleh dengan dilakukannya kegiatan praktik kerja

magang ini.

1.4 Manfaat

Manfaat yang akan diperoleh oleh semua pihak baik itu mahasiswa,

Program Studi Ilmu Informasi dan Perpustakaan dan juga lokasi

magang penulis.

1.5 Metode Magang

 Cara yang digunakan untuk mendapatkan data, informasi dan

pengetahuan yang nantinya akan digunakan untuk menulis laporan

1.6 Jadwal Kegiatan Magang

Berisi tahap atau aktivitas yang dilakukan oleh penulis berikut

jadwalnya dalam bentuk tabel (hari, tanggal, bidang kerja, kegiatan

dan pendamping atau pembimbing magang.

1.7 Sistematika Penulisan

Menjelaskan tentang sistematika penulisan Laporan Praktik Kerja

Magang yang telah dilakukan oleh penulis selama 22 hari (1 bulan).