Asalamualaikum anak – anak ini adalah pengertian untuk membuat

BLOK NOTE DAN LPT ( LEMBAR PESAN TELEPON )

MENGETAHUI CARA MENELPON YANG BAIK DAN UNTUK BLOK NOTE

ATAUPUN LPT ADALAH DITULIS PADA SAAT PANGGILAN MASUK
SAJA PANGGILAN KELUAR TIDAK

Apa lembar block note dalam bertelepon? Lembar block note adalah

lembar yang berisikan segala informasi yang disampaikan oleh si penelepon
secara singkat dan padat, namun masih berbetuk coretan yang digunakan
sebagai lembar informasi pesan yang akan ditulis kembali pada LPT (lemar
pesan telepon)

Untuk itu apabila terdapat informasi yang tidak lengkap atau anda tidak
memahaminya secara jelas, hendaklah melontaran pertanyaan kepada pihak
penelepon agar tidak terjadi kesalahan dalam penyamapaian informasi
nantinya. Agar proses pencatatan di block note lebih cepat kamu harus
menguasai penulisan yang cepat pula seperti ilmu stenografi, karna tidak
mungkin si penelepon harus mengejakan informasi ke anda agar bisa
dicatata di block note, atua anda terus memerintahkan pengulangan
informasi, hal ini kurang etis dilakukan bagi seorang sekretaris profesional.

Apa itu lembar LPT dalam bertelepon? Lembar LPT adalah lembar

informasi pesan yang resmi yang ditujukan kepada si penerima pesan
(direktur, Bos, atau pimpinan kantor). semua informasi yang ada pada LPT
(lembar pesan telepon) harus sesuai dengan block note.  Cara penyerahan
LPT (Lembar pesan telepon) ke pimpinan dengan cara diletakkan di meja
pimpinan atau direktur, namun demikian, kamu juga harus tetap
menginformasikan atau mengingatkan bos atau atasanmu.

#Cara mengisi lembar Block note dan Lembar pesan telepon (LPT)
dengan benar

Sebelum menerima penangan telepon masuk, kamu harus sudah

mempersiapkan lembar block note, karna pesan yang disampaikan harus
kamu catata secara lengkap, hendaklah seorang sekretaris mengangkat
ganggang telepon menggunakan tangan kiri sedangkan tangan kanan
mencatat segala bentuk pesan yang disampaikan pada lembar block note.

Pencatatan informasi pesan telepon ini hanya berlaku apabila si penerima

pesan telepon tidak ada di tempat atau pimpinan anda tidak ada di kantor
atau perusahaan sehingga tidak bisa disambungkan melain meninggalkan
pesan telepon kepada anda yang akan anda teruskan kepada pimpinan
nantinya berupa lembar LPT.

Prosudur penangan telpon masuk ketika pimpinan tidak ada ditempat

dimulai dengan tawarkan untuk meninggalkan pesan, salanjutnya catat
pesan di block note, salanjutnya konfirmasi pesan agar lebih jelas,
selanjutnya tanyakan informasi lain, bila ada, langkah selanjutnya yakinkan
pesan akan segera anda sampaikan, selanjutnya ucapkan terima kasih dan
salam, selanjutnya tutup ganggang telepon dengan pelan, baru selanjutnya
menyalin informasi yang kamu peroleh di block note ke LPT serta serahkan
lembar LPT kepada pimpinan.

Jadi antara block note dan lembar LPT harus saling berkesinambungan, agar
dapat mengisi lembar LPT dengan benar tentu kamu  harus mencatat
informasi pesan dengan lengkap pada block note. Berikut ini cara penulisan
block note dan LPT, ulasannya sebagai berikut.

#Cara pencatatan pesan ke block note dangang lengkap

Ketika akan mengangkat sebuah telepon masuk, maka kamu harus telah
standby dengan pena dan block notemu. Dalam pencatatan block note,
kamu harus mencatan beberapa isi pesan dengan lengkap, setidaknya kamu
harus mencantumkan 9 isi penting dalam block note yang terdiri dari.

1. Hari dan tangal proses telpon tejadi

2. Kepada siapa isi pesan itu ditujukan
3. Waktu terjadinya proses telpon terjadi
4. Dari siapa pesan itu di buat
5. Jabatan si pembuat pesan
6. Dari perusahaan atau kantor mana si pembuat pesan dengan alamat
yang jelas
7. Nomor telepon
8. isi pesan yang akan disampaikan, isi pesan sangat bervariasi
tergantung apa yang disampaikan oleh sipenelpon, tetapi jika jenis isi
pesan berupa agenda pertemuan atua rapat atau sejenisnya, maka
kamu harus mencatumkan isi pesan dengan hari dan tanggal
pertemuan, waktu serta tempat lokasi rapat diselenggarakan.
9. Dan yang terakhir yaitu tanggal batas konfirmasi pesan oleh
perusahan anda

Berikut ini contoh dari block note yang di sampaikan oleh perusahan PT.
Udang galah oleh bapak syamsul bahri kepada bapak Udin Icos (ka. Bag.
Pemasaran di kantor anda), dengan maksud pesan yaitu ingin mengadakan
jamuan makan siang pada hari minggu, tanggal 26 februari 2017, pukul
12.00 WIB di Res, Bunda kandoang,  Jl. Tapak Kuda No.445 Jambi,
konfirmasi pesan paling lambat hari sabtu pada tanggal 25 Februari 2017.

Block note

Ibu Fika, sekr. Bpk. Syamsul Bahri dir. PT Udang galah

Bpk. Syamsul Bahri mengundang Bpk. Udin icos untuk makan siang di Res, Bunda
kandoang, Jl. Tapak Kuda No.445 Jambi. Hari minggu, 26-02-2017, jam 12.00. Bpk.
Syamsul Bahri menunggu konfirmasi paling lambat hari sabtu.

Tel 08534487654, Jl. Udang Tampoi V No. 333 A, Jambi

Jumat, 24-02-2017
09.30

#Cara penyalinan pesan ke LPT (lembar pesan telepon) dengan

benar
Untuk dapat mengisi lembar LPT (lembar pesan telepon) kamu harus
menyesuaian dengan infromasi yang kamu dapatkan di Block note, untuk
pengisian LPT cukuplah mudah karna kamu hanya perlu menyalin kembali
informasi yang ada diblock note kedalam lembar pesan telepon (LPT), yang
perlu kamu perhatikan dalam penulisan lembar LPT adalah pesan yang
ditulisa haruslah singkat dan jelas, hanya bagian penting – penting saja
yang perlu kamu tulis, berikut ini format dari bentuk LPT resmi yang telah di
isi sesuai dengan block note diatas.

LEMBAR PESAN TELEPON

Hari/tanggal : Jumat, 24 Februari 2016 Waktu             : 09.30

Kepada           : Bpk. Udin Icos Dari                : Bpk. Syamsul  Bahri
Jabatan         :  Ka. Bag.  Pemasaran Jabatan          : Direktur
Perusahaan   : PT. Udang Galah
No. Telepon   : 08534487654

PESAN

Diundang makan siang, pada :
Hari, tanggal :  Minggu, 26  Februari 2017
Waktu               : 12.00 WIB
Tempat             : Res,  Bunda  kandoang, Jl. Tapak Kuda No.445 Jambi
Konfirmasi ditunggu pada hari  sabtu, 25 februari 2017

Diterima oleh : Desi Mardianti  /  Sekr

Nah, sekarang kamu sudah tahu bukan bagaimana cara mengisi pesan ke
dalam block note dan LPT, intinya seluruh pesan yang disampaikan oleh
penelepon harus tercantum dalam kedua lembar tersebut.

Tips – agar dapat mencatat pesan yang disampaikan dengan cepat

berlatihlah terus menulis dengan cepat menggunakan tulisan stenografi,
sedangan untuk lembar LPT tulislah dengan rapi tampa coretan agar
memudahkan pimpinan untuk membacanya.