XI Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran 3

Disusun oleh Kelompok 1

o Ani Kurniawati
o Fadiah Adlina Majaniah
o Farisa Nur Aprianti
o Shanti Mulyani
o Siti Komalasari
o Sitka Auliya Kusnandar
 Kata Pengantar
Segala puji dan syukur kita panjatkan kepada Allah Swt. serta sholawat
dan salam kami sampaikan hanya bagi tokoh dan teladan kita Nabi Muhammad
Saw. Diantara sekian banyak nikmat Allah Swt. yang membawa kita dari
kegelapan ke dimensi terang yang memberi hikmah dan yang paling bermanfaat
bagi seluruh umat manusia, sehingga oleh karenanya kami dapat menyelesaikan
makalah Otomatisasi Tata Kelola Humas dan Keprotokolan dengan baik dan tepat
waktu.
Adapun maksud dan tujuan dari penyusunan makalah ini adalah untuk
memenuhi salah satu tugas yang diberikan oleh Ibu Ani Raena pada mata
pelajaran “OTKHdK”.
Dalam proses penyusunan makalah ini kami jumpai hambatan, namun
berkat dukungan dari berbagai pihak, akhirnya kami dapat menyelesaikan
makalah ini dengan cukup baik. Oleh karena itu, melalui kesempatan ini kami
menyampaikan terima kasih dan penghargaan setinggi-tingginya kepada semua
pihak terkait yang membantu menyelesaikan makalah ini.
segala saran dan kritik yang membantu dari semua pihak sangat kami
harapkan demi perbaikan pada makalah selanjutnya. Harapan kami semoga
makalah ini bermanfaat khususnya bagi kami dan bagi pembaca lainnya pada
umumnya.

Sumedang, 11 Agustus 2018

Penulis

OTKHdK Kelompok 1
 Daftar Isi
KATA PENGANTAR ................................................................................... 1
Daftar Isi .......................................................................................................... 2
Bab I PENDAHULUAN ................................................................................ 3
1.1 Latar Belakang ........................................................................................... 3
1.2 Rumusan Permasalahan ............................................................................. 3
1.3 Tujuan ........................................................................................................ 4
Bab II PEMBAHASAN ................................................................................ 5
2.1 Ruang Lingkup Kehumasan ...................................................................... 5
2.1.1 Pengertian ...................................................................................... 6
2.1.2 Tujuan ............................................................................................ 7
2.1.3 Fungsi ............................................................................................ 8
2.1.4 Peran .............................................................................................. 8
2.1.5 Prinsip ............................................................................................ 10
2.1.6 Tugas ............................................................................................. 10
2.1.7 Manfaat .......................................................................................... 11
2.1.8 Media .......................................................................................... 12
2.2 Ruang Lingkup Pengelolaan Pertemuan .................................................. 13
2.2.1 Definisi Pengelolaan Pertemuan ................................................. 13
2.2.2 Jenis Pertemuan ........................................................................... 14
2.2.3 Tujuan Pertemuan ....................................................................... 15
2.2.4 Tipe Peserta Pertemuan ............................................................... 15
2.2.5 Tipe Pemimpin Pertemuan .......................................................... 16
2.2.6 Teknik Pengendalian Pertemuan ................................................. 16
2.2.7 Perencanaan Pertemuan ............................................................... 16
2.2.8 Pelaksanaan Pertemuan ............................................................... 17
2.2.9 Media Pertemuan ......................................................................... 17
2.2.10 Teknik Bertanya Dalam Pertemuan ............................................ 17
2.2.11 Syarat-Syarat Pertemuan Yang Baik .......................................... 19
2.3 Sistematika Penulisan Laporan Pertemuan ............................................... 19
2.3.1 Definisi Laporan Pertemuan .......................................................... 19
2.3.2 Jenis atau Bentuk Laporan Pertemuan .......................................... 19
2.3.3 Fungsi Laporan Pertemuan ............................................................ 20
2.3.4 Cara Menulis atau Susunan Laporan Pertemuan ........................... 20
2.3.5 Teknik Membuat Laporan Petemuan ............................................ 21
2.3.6 Hal Penting Dalam Pembuatan Laporan Pertemuan...................... 21
2.3.7 Persyaratan Untuk Menjadi Seorang Notulis................................. 21
2.3.8 Contoh Laporan Pertemuan............................................................ 21
Bab III PENUTUP ......................................................................................... 24
3.1 Kesimpulan ............................................................................................... 24
3.2 Saran.......................................................................................................... 25
DAFTAR PUSTAKA .....................................................................................26

OTKHdK Kelompok 1
 Bab I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Hubungan masyarakat atau Public Relations adalah suatu usaha yang
sengaja dilakukan, direncanakan secara berkesinambungan untuk menciptakan
saling pengertian antara sebuah lembaga/institusi dengan masyarakat. Humas (PR)
adalah sebuah seni sekaligus ilmu sosial dalam menganalisa kecenderungan,
meramalkan konsekuensinya, memberikan pengarahan kepada pimpinan
institusi/lembaga dan melaksanakan program-program terencana yang dapat
memenuhi kepentingan baik institusi maupun lembaga tersebut maupun
masyarakat yang terkait.
Public Relations (PR) merupakan fungsi manajemen untuk mencapai target
tertentu yang sebelumnya harus mempunyai program kerja yang jelas dan rinci,
mencari fakta, merencanakan, mengkomunikasikan, hingga mengevaluasi hasil-
hasil apa yang telah dicapainya.
Public relation atau hubungan masyarakat masih merupakan bidang baru
terutama di Indonesia. Lahirnya public relations seperti yang dipraktekan
sekarang ialah karena adanya kemajuan-kemajuan dalam berbagai macam bidang
itu. Kemajuan yang sekaligus merupakan juga kekuatan-kekuatan dalam
masyarakat, memisahkan manusia kedalam berbagai kelompok atau golongan,
yang masing-masing mempunyai tujuan sendiri dan berusaha untuk mencapai
tujuan itu dengan sebaik-baiknya.
Rapat yang efektif menghasilkan keputusan yang baik dan membangun rasa
kebersamaan. Sebaliknya, rapat yang tidak efektif hanya menyia-yiakan waktu.
Rapat bukan aktivitas yang dapat diselenggarakan tanpa biaya. Jadi, rapat yang
tidak efektif tidak menghasilkan sesuatu selain keputusan yang tidak tepat dan
pemborosan waktu. Untuk mewujudkan rapat yang efektif diperlukan perencanaan
yang matang, tujuan yang pasti, dan penyusunan agenda yang rinci. Saat rapat
terakhir, setiap peserta mengetahui hasil rapat seutuhnya.
Kegiatan diskusi sering dilakukan di berbagai kesempatan dan lingkungan.
Banyak manfaat yang dapat diambil dari kegiatan diskusi, antara lain dapat
mencari solusi atas suatu permasalahan bersama, melatih seseorang
mengungkapkan gagasan, ide, pendapat, berlatih, menghargai pendapat orang lain,
dan sebagainya.
Hasil kegiatan diskusi dapat disusun menjadi suatu laporan. Tugas ini
dilakukan oleh notulis, ia harus membuat laporan diskusi berdasarkan notulen
(catatan hasil diskusi) yang telah dibuat.

1.2 Rumusan Permasalahan

Berdasarkan latar belakang maka dapat dirumuskan identifikasi permasalahan
dalam penulisan makalah ini sebagai berikut:
1. Bagaimana bentuk laporan keuangan dalam konsep bidang kehumasan
suatu institusi khususnya, Non Provit.
2. Bagaimana konsep akuntansi dalam laporan keuangan bidang humas.
3. Dan bagaimana tata cara analisis data untuk sempurnanya laporan
keuangan dan akuntansi di kehumasan.

OTKHdK Kelompok 1
4. Definisi Pengelolaan Pertemuan
5. Jenis Pertemuan
6. Fungsi Pertemuan
7. Tujuan Pertemuan
8. Tipe Peserta Pertemuan
9. Tipe Pemimpin Pertemuan
10. Teknik Pengendalian Pertemuan
11. Perencanaan Pertemuan
12. Pelaksanaan Pertemuan
13. Media Pertemuan
14. Teknik Bertanya Dalam Pertemuan
15. Syarat-Syarat Pertemuan Yang Baik
16. Bagaimana menyelesaikan laporan diskusi
17. Menjelaskan pengertian notulen
18. Melampirkan contoh berkas notulen
19. Bagaimana membuat daftar hadir dalam tugas notulen.

1.3 Tujuan
Dalam penyusunan makalah ini, bertujuan untuk :
1. Untuk mengetahui peran kegiatan humas
2. Untuk mengetahui sejauh mana hubungan dalam kegiatan humas
3. Untuk memenuhi tugas mata pelajaran Otomatisasi Tata Kelola Humas dan
Keprotokolan.
4. Untuk mengetahui peran dalam kegiatan rapat.
5. Untuk mengetahui sejauh mana bagaimana rapat berjalan dengan baik.
6. Memberikan penjelasan mengenai laporan diskusi.
7. Memberikan contoh apa saja tugas notulen

OTKHdK Kelompok 1
 Bab II
PEMBAHASAN

Ruang Lingkup HUMAS

Humas (hubungan masyarakat) adalah usaha untuk membangun dan

mempertahanka reputasi, citra dan komunikasi yang baik dan bermanfaat antara
organisasi dan masyarakat Kesuksesan atau kegagalan dari sebua organisasi dapat
dipengaruhi oleh kegiata humas atau Public Relations (PR).
Mengapa Ruang Lingkup HUMAS di perlukan? Humas dalam
pelaksanaannya memiliki ruan lingkup yang wajib diketahui oleh para praktis
humas saat ini. Ruang lingkup humas diperluka agar dalam menjalankan
kewajibannya sebaga humas, seorang humas menyadari kedudukannya serta apa
saja yang menjadi wewenangnya Karena tidak semua hal menjadi wewenan
humas. Tapi, ada pihak lain juga yang terlibat Jangan sampai ada pihak yang
merasa terlangkahi oleh langkah seorang humas dalam menjalani ruang lingkup
humas.

 Ruang lingkup humas internal meliputi:

1. Employee Relations(Hubungan dengan par pekerja)
Para pekerja di sini merupakan bagia yang berperan penting untuk mencapai
tujuan perusahaan atau suatu instansi. Oleh karena itu mereka harus dirangkul
dengan membuat dan mempertahankan hubungan baik agar para pekerja juga
dapat memberikan potensi terbaik mereka untuk kemajuan perusahaan. Caranya
dengan berkomunikasi dengan mereka secar pribadi untuk mengetahui apa yang
merk inginkan atau bahkan yang mereka keluhan dalam pekerjaannya yang dapat
menghambat kemajuan perusahaan. Menjaga hubungan baik ini dapat dilakukan
dengan perlakuan yang adil, adanya ketenangan dan kenyamanan dalam bekerja
adanya perasaan diakui oleh perusahaan, adanya reward, ada pula sarana untuk
menyalurkan perasaan mereka atau tempat tempat merk berekspresi seperti
majalah intern, dan lain sebagainya.

2. Stockholder Relations (Hubungan dengan para pemegang saham)

Ruang lingkup humas dalam hal ini hubungan baik harus dibina dengan para
pemegang saham. Mereka yang membantu perusahaan atau suatu instansi tetap
bertahan Hubungan yang terjadi haruslah hubungan yang sangat baik. Tidak
peduli besar atau kecilnya saham mereka.

3. Labour relations (Hubungan dengan para buruh)

Ruang lingkup humas dalam hal ini seorang PR bertugas untuk menjaga
hubungan baik antara pimpinan dengan para buruh Pelaksanaan ruang lingkup
humas ini untuk menjaga terjadinya kesalahpahaman dan hubungan yang buruk
antara atasan dan bawahan.

4. Manager relations (Hubungan dengan para manajer)

OTKHdK Kelompok 1
 Manajer adalah orang-orang terpilih yang berandil besar dalam menentukan
kebijaka perusahaan. Oleh karena itu, hubungan baik harus dijaga. Di sinilah
ruang lingkup humas berperan. Caranya bisa dengan memberikan tunjangan
jabatan, adanya coffe morning, mobil dinas, rumah dinas, dan lain sebagainya.

5. Humas relations (Hubungan sesama manusia)

Ruang lingkup humas ini menyangkut hubungan yang baik yang harus dibina
oleh perusahaan dengan seluruh warga perusahaan sebagai manusia agar timbul
rasa persaudaraan kesetia kawanan, dan nantinya akan memunculkan team work
yang baik untuk mencapai tujuan instansi atau perusahaan.

 Ruang Lingkup Humas – External Public Relations

Ruang lingkup humas ini mencakup tugas seoran humas dalam menjaga
hubungan baik denga pihak luar. Hal ini untuk menciptakan nama baik yang
sangat penting untuk perusahaan atau instansi. Bentuk-bentuk hubungannya yaitu
sebaga berikut:
1. Press relations
Kegiatannya meliputi press release, pres conference, press interview, press
room, pres reception, dan adanyapress tour.
2. Government relations
Ruang lingkup humas ini adalah menjag hubungan baik dengan pemerintah
diperluka karena akan banyak sekali kepentingankepentingan yang di
dalamnya terdapat pera pemerintah. Salah satu caranya denga mensponsori
kegiatan-kegiatan pemerintahan.
3. Community relations
Menjaga hubungan baik dengan warga setempa agar tidak ada pihak yang
merasa dirugikan Salah satu caranya dengan memberika beasiswa. Inilah
ruang lingkup humas yan berhubungan dengan community relations.
4. Customer relations
Menjaga hubungan baik dengan para pelangga karena mereka adalah aset
terbesar yan menguntungkan perusahan. Caranya dengan memberikan
kalender, merchandise, dan sebagainya.
5. Consumer relations
Menjaga hubungan baik dengan para konsume agar apayang kita pasarkan
dapat diterima bai oleh konsumen. Caranya dengan memberikan ini yang
lengkap mengenai produk atau jasa yang ditawarkan.

2.1.1 Pengertian HUMAS

Pengertian Humas Menurut Para Ahli dan Lembaga Humas Dunia

1. The Public Relations Society of America
Menurut The Public Relations Society of America, Humas merupakan usaha
yang dilakukan oleh organisasi untuk bisa mendapatkan kerjasama dengan
sekelompok orang, membantu organisasi melaksanakan interaksi yang efektif,
serta melakukan aktivitas komunikasi dengan publik utama.
2. International Public Relations Association (IPRA)
Menurut International Public Relation Association, pengertian humas adalah
sebuah fungsi manajemen yang terencana dan berkelanjutan, organisasi induk dan

OTKHdK Kelompok 1
lembaga swasta atau publik yang bertujuan untuk mendapatkan pengertian,
simpati, dan dukungan dari pihak – pihak terkait atau yang memiliki hubungan
dengan penelitian opini publik di antara mereka.
3. Public Relation World Conference
Menurut Public Relation World Conference, humas adalah gabungan seni dan
ilmu yang dipakai untuk memprediksi kecenderungan, memperkirakan
konsekuensi, memberikan masukan kepada pimpinan organisasi, serta
melaksanakan rencana kegiatan yang telah direncanakan untuk memberikan
pelayanan pada kepentingan publik dan organisasi induknya.
4. The British Institute of Public Relation
Menurut The British Institute of Public Relation, pengertian humas adalah
usaha terencana dan berkesinambungan yang dilaksanakan untuk membina dan
memelihara itikad baik atau pun pengertian bersama di lapisan organisasi dengan
masyarakatnya.
5. Public Relations News
Menurut Public Relations News, humas merupakan salah satu fungsi
manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasi kebijakan dan
prosedural individual / organisasi yang memiliki kepentingan publik, serta
membuat perencanaan dan melaksanakan program aksi dalam rangka
mendapatkan pemahaman dan penerimaan publik.
6. Scott M. Cutlip & Allen H. Center
Menurut Scott M. Cutlip & Allen H. Center, humas merupakan fungsi
manajemen yang:
 Menilai sikap publik
 Mengidentifikasi kebijakan dan tata cara organisasi / perorangan dalam
melayani kepentingan publik
 Membuat perencanaan serta melaksanakan program kegiatan untuk
mendapatkan pengertian, pemahaman, dan dukungan dari publik

2.1.2 Tujuan Humas

Tujuan utama HUMAS :

a. Mengevaluasi sikap dan prilaku publik.
b. Formulasi dan implementasi prosedur dan policy organisasi atas
komunikasi perusahaan/ organisasi dengan publik.
c. Mengkoordinasikan program - program komunikasi.
d. Mengembangkan hubungan positif antara perusahaan/ organisasi dengan
publik.
e. Mengembangkan hubungan dan good will lewat komunikasi dua arah.

Tujuan sebuah HUMAS Perusahaan

a. Untuk mengubah citra umum dimata khalayak sehubungan dengan adanya
kegiatan-kegiatan baru yang dilakukan oleh perusahaan.
b. Untuk meningkatkan bobot kualitas para calon pegawai.
c. Untuk menyebarluaskan suatu cerita sukses yang telah dicapai oleh
perusahaan kepada masyarakat luas, serta membuka pasar-pasar baru.

OTKHdK Kelompok 1
 d. Untuk mempersiapkan dan mengkondisikan masyarakat bursa saham atas
rencana perusahaan untuk menerbitkan saham baru atau saham tambahan.
e. Untuk memperbaiki hubungan antara perusahaan itu dengan khalayaknya.
f. Untuk memdidik para pengguna atau konsumen agar mereka lebih efektif
dan mengerti dalam memanfaatkan produk perusahaan.
g. Untuk meyakinkan khalayak bahwasanya perusahaan mampu bertahan
atau bangkit kembali setelah terjadinya suatu krisis.
h. Untuk meningkatkan kemampuan dan ketahanan perusahaan dalam
menghadapi resiko pengambilan alihan (take-over) oleh pihak-pihak lain.
i. Untuk menciptakan identitas perusahaan yang baru.
j. Untuk menyebarluaskan informasi mengenai aktivitas dan partisipasi para
pemimpim perusahaan organisasi kehidupan sosial sehari-hari.
k. Untuk mendukung keterlibatan suatu perusahaan sebagai sponsor dari
suatu acara.
l. Untuk memastikan bahwasanya para politisi benar-benar memahami
kegiatan-kegiatan atau produk perusahaan yang positif.
m. Untuk menyebarluaskan kegiatan-kegiatan riset yang telah dilakukan
perusahaan.

2.1.3 Fungsi HUMAS

Fungsi utama humas
1. Menumbuhkan dan mengembangkan hubungan baik antara organisasi/
perusahaan dengan publiknya l, baik intern maupun ekstern dalam rangka
menanamkan pengertian.
2. Menilai dan menentukan pendapat umum yang berkaitan dengan
organisasinya.
3. Memberi saran kepada pimpinan tentang cara-cara mengedalikan pendapat
umum sebagaimana mestinya.
4. Menumbuhkan motivasi dan partisipasi publik dalam rangka menciptakan
iklim pendapat publik yang menguntungkan organisasi atau lembaga.
5. Menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum.

Menurut Edward L.Bernays humas memiliki fungsi sebagai berikut :

1. Memberikan penerangan kepada publik,
2. Melakukan persuasi kepada publik untuk mengubah sikap dan tingkah
laku publik
3. Upaya untuk menyatukan sikap dan perilaku suatu lembaga sesuai dengan
sikap dan perbuatan masyarakat, atau sebaliknya.

2.1.4 Peran HUMAS

Peran humas
1. Expert Preciber Communication
Petugas PR dianggap sebagai orang yang ahli. Dia menasehati pimpinan
perusahaan / organisasi.
2. Problem Saving Process Facilitor
Yakni peranan sebagai fasilitor dalam proses pemecahan masalah. Pada
peranan ini petugas humas melibatkan diri atau dilibatkan dalam setiap
manajemen (krisis).

OTKHdK Kelompok 1
 3. Communication Facilitor
Peran humas sebagai komunikasi antara perusahaan/ organisasi dengan
publik. Baik dengan publik eksternal maupun internal.
4. Tehnican Communication
Disini petugas humas dianggap sebagai pelaksana teknis komunikasi. Dia
melayani di bidang teknis.

Peran Penting HUMAS

Berikut kami rangkum 7 peran humas dalam organisasi yang perlu diketahui .
1. Strategi Komunikasi Publik
Seperti yang telah di uraikan sebelumnya bahwa humas atau publik
relations merupakan wajah dari sebuah organisasi. Humas memiliki tugas
penting dalam menyampaikan informasi mengenai organisasi kepada
stakeholder yang terkait dan kepada publik. Setiap bagian humas akan
dilengkapi dengan contact center yang memungkinkan untuk menerima
keluhan dan merupakan tempat dimana masyarakat atau publik dapat
memperoleh informasi lengkap mengenai organisasi. Bagian humas akan
selalu berhubungan dengan media baik media televisi, iklan atau cetak yang
memungkinkan untuk bisa mengabarkan perihal kondisi terkini dari sebuah
organisasi.
2. Mengelola Keadaan Darurat
Ketika sebuah kondisi menhampiri yang terkadang dapat merusak bahkan
meruntuhkan citra sebuah organisasi. Maka, disinilah peran penting humas
dibutuhkan. Kondisi yang demikian tentu sangat tidak diharapkan namun, bisa
terjadi kapan saja. Hal ini bisa terjadi karena adanya isu isu negatif yang
berkembang baik di dalam organisasi hingga merebak di masyarakat.
Tentunya jika dibiarkan hal ini akan bisa merusak citra organisasi di mata
publik. Oleh karenanya bagian peran humas dalam organisasi salah satunya
adalah meredam dan mengatasi kondisi darurat agar tidak semakin
berkembang kearah perpecahan dalam organisasi. Dan tentunya
mengembalikan citra positif organisasi di mata publik.
3. Sponsors Link
Sarana Marketing Yang Handal. Humas juga menjadi bagian penting dalam
strategi marketing sebuah organisasi. Terutama bagi organisasi yang bergerak
di bidang produksi produk. Tentu bagian humas bisa menjadi motor peggerak
dalam meningkatkan penjualan produk. Selain ini juga citra positif organisasi
di mata masyarakat akan meningkat. Dimana akan ada banyak orang yang
mungkin ingin tergabung didalamnya. Karena melihat bahwa organisasi yang
di kelola memiliki kegiatan yang jelas. Bahkan kegiatan tersebut bisa menjadi
bagian dari jenis usaha mikro kecil dan menengah yang bisa membantu roda
perekonomian bangsa ini.
4. Hubungan Media
Bagian humas atau publik relations haruslah memiliki hubungan yang baik
dengan awak media. Humas dan media akan selalu bersinggungan. Apalagi
jika ada perkembangan terbaru mengenai jalannya organisasi sudah tentu para
awak media akan terlibat. Untuk itu humas memegang peranan dalam
mengelola hubungan dengan para media. Humas harus bekerja sama dengan
media untuk bisa menyiarkan perkembangan organisasi seluas luasnya.

OTKHdK Kelompok 1
 Dengan demikian tentu nama organisasi yang di kelola akan lebih di kenal
banyak orang.
5. Menjangkau Kegiatan
Humas profesional terkadang melibatkan diri dalam sebuah kegiatan dengn
membawa brand organisasi. Hal semacam ini tentu akan semakin memberikan
pengaruh positif pada citra organisasi. Banyak organisasi yang menjadi
sponsor sponsor kegiatan sekelas olimpiade. Tentunya hal ini juga merupakan
bagian dari kegiatan organisasi agar lebih dikenal masyarakat luas. Sehingga
organisasi bisa berkembang menjadi ciri-ciri usaha menengah .
6. Mengelola Media Sosial
Medsos atau media sosial saat ini memang tengah banyak digandrungi.
Media sosial merupakan hal yang paling akrab dengan keseharian kita.
Medsos juga merupakan sebuah sarana bagi humas untuk bisa menjaring lini
massa yang lebih luas dan kompleks. Dengan didukung teknologi dan jaringan
internet yang stabil tentu membuat sebuah akum medsos untuk dikelola
tidaklah sulit. Sebuah fanpage di twitter atau facebook akan membantu bagian
humas untuk lebih bisa berinteraksi dengan pengguna dunia maya. Oleh
karenanya kita harus memaksimalkan media sosial secara bijak agar citra dan
karakter positif organisasi yang di kelola akan lebih bisa diterima publik.
7. Mengetahui Dan Mengevaluasi Opini Publik
Sering kali opini publik yang digiring ke arah negatif issue akan bisa
membawa dampak buruk bagi citra sebuah organisasi. Oleh karenanya bagian
humas memiliki peran penting sebagai pihak yang harus mengetahui, issue
issue yang sedang berkembang dan hangat menjadi perbincangan terutama
yang berkaitan dengan organisasi yang dikelola. Ada berbagai kepentingan
yang bisa menggiring opini publik menjadi sebuah sinyal bahwa organisasi
tersebut sedang dalam kondisi yang tidak stabil. Tentunya peran humas harus
secara sigap cepat tanggap dalam menganalisis dan mengevaluasi issue yang
berkembang.

2.1.5 Prinsip Humas

Prinsip humas (hubungan masyarakat) antara lain sebagai berikut:
a. Hubungan masyarakat bekerja dengan dasar fakta bukan fiksi
b. Hubungan masyarakat adalah suatu perihal sosial, bukan perihal personal
c. Humas wajib merealisasikan program usaha dalam mencari dukungan dari
masyarakat terhadap kebijaksanaan dan program lembaga yang diwakili.
d. Humas dilarang menipu atau membohongi media massa
e. Humas harus bisa menjadi komunikator yang berguna dalam artian yang
benar.
f. Humas harus menjadikan landasan aktivitasnya kepada penelitian ilmiah
pada bidang pendapat umum.
g. Humas dapat bekerja sama dengan para ahli dibidang lain.
h. Humas wajib menjelaskan masalah tentang krisis yang diterima lembaga
yang diwakilinya.

2.1.6 Tugas Humas

Tugas dari humas (hubungan masyarakat) menurut Hadari Nawawi dan
Martini Hadari (1994:193) adalah sebagai berikut:

OTKHdK Kelompok 1
 a. Membagikan secara luas informasi perihal suatu gagasan, supaya
maksud atau tujuan dan manfaatnya diketahui oleh berbagai pihak di
masyarakat.
b. Menyiapkan bahan yang terkini tentang sesuatu yang hendak
dikomunikasikan pemimpin kepada masyarakat atau pihak tertentu
dalam pidato, wawancara, ceramah, pemasaran seminar dan lain-lain.
Bahan tersebut dapat berupa konsep atau makalah yang sebelumnya
sudah dibaca dan diketahui isinya oleh pemimpin.
c. Menyerahkan informasi yang jelas, yang telah disampaikan
administrator/ pemimpin kepada masyarakat atau pihak yang
terhubung.
d. Membuat susunan dan menjadikan berkembang rencana yang
berkaitan dengan pelayanan masyarakat yang diberikan kepada
adminstrator/ pemimpin untuk memperoleh persetujuan.

2.1.7 Manfaat Humas

Manfaat hubungan masyarakat menurut Frank Jefkins (1998:333) adalah
sebagai berikut:

Manajemen Krisis
Dalam beberapa masa belakangan ini, hampir semua organisasi pernah
mendapatkan krisis hingga kalangan pimpinan dan pihak manajemen mulai
sadar mereka membutuhkan kesiapan dan persiapan untuk mengatasi berbagai
masalah mendesak yang utamanya berkaitan dengan hubungan pers. Oleh
sebab itu, tiap organisasi harus membentuk tim manajemen krisis yang
permanen.

Penerbitan Dekstop
Sistem penerbitan dekstop sebenarnya sangat bermanfaat, namun lebih
membutuhkan operator yang mempunyai dedikasi dan waktu editor dibanding
metode editing konvensional yang masih memakai pensil, tumpukan kertas,
dan juga logam pembentuk huruf.

Identitas Perusahaan
Tugas membuat identitas perusahaan biasanya tanggung jawab staff humas
karena hal itu menyangkut semua aspek organisasi secara menyeluruh dan
menjadi bagian terpenting dari semua komunikasi yang dijalankan organisasi.

Hubungan Parlemen
Hubungan parlemen dalam hal ini adalah hubungan antara beberapa
organisasi baik secara langsung maupun dengan perantara konsultan khusus
dengan pemerintah, parlemen, dan birokrat dari beberapa departemen dan
instansi pemerintah. Ada dua unsur didalam hubungan parlemen, yaitu:
 Usaha untuk mendorong para politisi dan pejabat menjadi sadar dan juga tahu
kepentingan dari organisasi atau perusahaan.
 Usaha untuk memperoleh berbagai informasi untuk organisasi atau perusahaan
yang berhubungan supaya mengetahui peraturan atau undang-undang baru
yang sedikit banyak akan berpengaruh padanya.

OTKHdK Kelompok 1
 Publik Relations Finansial
Telah lama ada konsultan publik relations yang khusus beraktivitas pada
bidang keuangan dan operasi bisnis perusahaan. Aktivitas ini dilaksanakan
dalam rangka mendukung rencana perusahaan klien untuk ikut serta di bursa
saham atau mendukung peluncuran laporan keuangan tahunan.

2.1.8 Media HUMAS

Media Humas (PR Media) adalah segala bentuk media
(sarana/saluran/channel) yang digunakan praktisi humas dalam pekerjaannya
dengan tujuan publikasi yang luas agar produk atau jasa yang humas pasarkan
lebih dikenal oleh masyarakat.
Media humas bersifat lebih kepada publikasi dan komunikasi. Media
komunikasi yang penting digunakan humas adalah dalam kemitraannya dengan
media pers (cetak atau elektronik) dikenal dengan media relations (hubungan
media) atau press relations (hubungan pers).

Tujuan Media Humas

 Promosi & tingkatkan pemasaran
 Komunikasi berkesinambungan
 Tingkatkan kepercayaan publik
 Tingkatkan citra perusahaan/ organisasi

Jenis Media Humas :

1. Media pers (press)
Media ini terdiri dari berbagai macam koran yang beredar di masyarakat
secara umum, baik yang berskala regional maupun nasional atau bahkan
internasional, koran-koran gratis, majalah-majalah, yang diterbitkan secara
umum maupun hanya dalam jumlah terbatas untuk kalangan tertentu; buku-
buku petunjuk khusus; buku-buku tahunan dan laporan-laporan tahunan dari
berbagai lembaga yang sengaja dipublikasikan untuk umum.
2. Audio-visual
Media ini terdiri dari slide dan kaset video, film-film dokumenter.
3. Radio
Kategori ini meliputi semua jenis radio, mulai dari yang berskala lokal,
nasional hingga internasional baik yang dipancarkan secara luas maupun yang
dikemas secara khusus.
4. Televisi
Televisi sebagai media PR tidak hanya televisi nasional atau regional tapi
juga televisi internasional, termasuk pula sistem-sistem teletex.
5. Pameran (exhibition)
Bahan-bahan cetakan (printed material) Yakni berbagai macam bahan
cetakan yang bersifat mendidik, informatif, dan menghibur yang disebarkan
dalam berbagai bentuk guna mencapai tujuan humas tertentu.
6. Penerbitan buku khusus (sponsored books)
Isi buku ini bisa bermacam-macam, misalnya saja mengenai seluk-beluk
organisasi, petunjuk lengkap mengenai cara penggunaan produk-produknya

OTKHdK Kelompok 1
 atau bisa juga mengenai keterangan tentang berbagai aspek yang berkenaan
dengan produk atau organisasi itu sendiri.
7. Surat langsung (direct mail)
Surat PR seperti ini tidak saja ditujukan kepada tokoh atau pribadi-pribadi
tertentu saja, tetapi juga kepada berbagai macam lembaga yang sekiranya
relevan, atau untuk dipajang di tempat-tempat umum.
8. Pesan-pesan lisan (spoken words)
Penyampaian pesan PR juga bisa dilakukan melalui komunikasi langsung
atau tatap muka.
9. Pemberian sponsor (sponsorship)
Suatu organisasi atau perusahaan bisa pula menjalankan kegiatan PRnya
melalui penyediaan dana atau dukungan tertentu atas penyelenggaraan suatu
acara seni, olahraga, ekspedisi, beasiswa universitas, sumbangan amal, dan
sebagainya. Kegiatan penyediaan sponsor ini juga sering dilakukan dalam
rangka melancarkan suatu iklan atau mendukung usaha-usaha pemasaran.
10. Jurnal organisasi (house jurnals)
Suatu bentuk terbitan dari sebuah perusahaan atau organisasi yang sengaja
dibuat dalam rangka mengadakan komunikasi dengan khalayaknya.
11. Ciri khas (house style) dan identitas perusahaan (corporate identity)
Bentuknya bisa bermacam-macam, tergantung pada bentuk dan karakter
organisasinya. Ciri khas organisasi atau identitas perusahaan ini sengaja
diciptakan untuk mengingatkan khalayak atas keberadaan dari organisasi yang
bersangkutan.
12. Bentuk-bentuk media humas lainnya
Misalnya banyak perusahaan sengaja menyisipkan pesan-pesan sosial pada
kemasan produknya agar khalayak mengetahui bahwa mereka bukanlah
binatang ekonomi yang semata-mata mengejar keuntungan.

Pemilihan Media
a. Radio
Plus : penyampaian gagasan sederhana dan langsung, teks luwes (mudah
dikoreksi), punya publik khusus;
Minus : dialog dan materi kurang variasi, fakta tak bisa dibeberkan lengkap,
melelahkan (suara dan waktu terbatas), hanya bisa didengarkan sekali.
b. Siaran televisi
Plus : jangkau masyarakat luas, audio visual;
Minus : biaya mahal, komunikasi satu arah, siaran cepat, daya beli mahal.
c. Surat kabar
Plus : menjangkau semua lapisan masyarakat, murah;
Minus: penyampaian berita tergantung penulis (isi sudah benar? mudah
dimengerti dan dicerna awam? dll).
d. Media Online
Plus: Trending, terutama media sosial & blog, menjangkau seluruh lapisan
masyarakat, menjangkau seluruh dunia (internasional), dapat diakses kapan
dan di mana saja, terdokumentasi.
Minus: butuh akses internet, SDM bidang media online masih terbatas, butuh
keterampilan khusus mengelola & menulis di media online (internet).

OTKHdK Kelompok 1
Ruang Lingkup Pengelolaan Pertemuan

2.2.1 Definisi Pengelolaan Pertemuan

Pertemuan adalah kumpulan atau kumpulan dalam suatu organisasi,
perusahaan, instansi pemerintah baik alam situasi formal maupun informal untuk
membicarakan, merundingkan dan memecahkan suatu masalah yang menyangkut
kepentingan organisasi/ perusahaan.
Pengertian pertemuan menurut para ahli
a. Menurut Cut Rozanna
Dalam surat menyurat dan komunikasi, pertemuan adalah pertemuan antara
para anggota di lingkungan organisasi sendiri untuk merundingkan atau
menyelesaikan suatu masalah yang menyangkut kepentingan bersama.
b. Menurut Samsir Rambe
Dalam bukunya etika komunikasi mengatakan. Pertemuan adalah kumpulan
beberapa orang atau organisasi yang akan membicarakan suatu masalah atau
kepentingan bersama untuk memberikan penjelasan, memecahkan suatu persoalan
dan sekaligus mengadakan perundingan demi memperoleh suatu hasil yang di
sepakati, di setujui bersama.
Kesimpulan
pertemuan merupakan tindakan atau proses berkumpul bersama yang
diadakan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dala situasi
formal maupun informal yang brtujuan untuk membicarakan, merundingkan, dan
memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

2.2.2 Jenis Pertemuan

Pertemuan terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara pandangnya atau segi
peninjauannya.
1. Berdasarkan Tujuan
Menurut tujuannya, pertemuan dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
a) Pertemuan penjelasan ( information conforence )
b) Pertemuan pemecahan masalah ( problem solving conforence )
c) Pertemuan perundingan ( negotiation conference )

2. Berdasarkan sifat
Menurut sifatnya, pertemuan dapat dibedakan menjadi empat jenis, yaitu :
a) Pertemuan resmi ( formal meeting )
b) Pertemuan tidak resmi ( informal meeting )
c) Pertemuan terbuka

OTKHdK Kelompok 1
 d) Pertemuan tertutup

3. Berdasarkan jangka waktunya

Menurut jangka waktunya, pertemuan dapat di bedakan menjadi 4 jenis, yaitu :
a) Pertemuan mingguan
b) Pertemuan bulanan
c) Pertemuan semester
d) Pertemuan tahunan

4. Berdasarkan frekuensi
Menurut frekuensinya, pertemuan dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a) Pertemuan rutin
b) Pertemuan insedentil

5. Berdasarkan nama
Menurut nama, pertemuan dapat dibedakan menjadi tiga jenis, yaitu :
a) Pertemuan kerja
c) Pertemuan dinas
d) Musyawarah kerja

6. Berdasarkan urgensinya
Menurut urgensinya, pertemuan dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a) Pertemuan biasa
b) Pertemuan penting

7. Berdasarkan pesertanya
Menurut pesertanya, pertemuan dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu :
a) Pertemuan vertikal
b) Pertemuan horizontal

2.2.3 Tujuan Pertemuan

Beberapa tujuan diadakannya pertemuan, yaitu :
a) Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
b) Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
c) Sebagai koordinasi antar intern atau antar ekstern.
d) Agar peserta pertemuan dapar berpartisipasi kepada masalah-masalah yang
sedang terjadi.
e) Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
f) Menampung semua permasalahan dari arus bawah.
g) Agar tujuan pertemuan dapat dicapai, analisis terlebih dahulu bagaimana
tingkat kecapaian dari tujuan tersebut.

2.2.4 Tipe Pesertan Pertemuan

a) Tipe pemberi informasi
b) Tipe pemberi semangat

OTKHdK Kelompok 1
 c) Tipe inisiatif
d) Tipe pemersatu
e) Tipe penyerang
f) Tipe perantara
g) Tipe pendengar

2.2.5. Tipe Pemimpin Pertemuan

a) Tipe otorior
b) Tipe demokratis
c) Tipe laizess-faire

2.2.6 Teknik Pengendalian Pertemuan

Tiga teknik pengendalian pertemuan :
a) Pengendalian pertemuan bebas adalah pengendalian pertemuan yang
memberikan kesempatan secara bebas kepada para peserta pertemuan
untuk mengemukakan pendapatnya secara bergantian.

b) Pengendalian pertemuan secara ketat adalah pengendalian pertemuan yang

tidak memberikan kesempatan bertanya atau mengeluarkan pendapat
kepada para pesertanya.

c) Pengendalian gabungan bebas terbatas adalah pengendalian pertemuan

yang memberikan kesempatan seluas-luasnya kepada para peserta
pertemuan untuk mengeluarkan pendapatnya dan apabila keadaan sudah
mulai kurang terkendali, pemimpin pertemuan langsung menggunakan
cara pengendalian ketat, sehingga keadaan normal kembali.

2.2.7 Perencanaan Pertemuan

Langkah-langkah yang perlu mendapat perhatian sekretaris dalam
merencanakan yang sifatnya resmi adalah :
a) Persiapan ruangan dan tata ruang pertemuan
Ruangan untuk menyelengarakan pertemuan resmi sangat
menentukan kelancaran jalannya pertemuan.
b) Persiapan administrasi
 Membuat surat undangan pertemuan
 Menyusun acara/agenda pertemuan
 Menyusun daftar hadir
 Mempersiapkan bahan pertemuan
c) Persiapan peralatan pertemuan
sekretaris perlu mengiventarisasi alat-alat yang digunakan untuk keperluan
pertemuan seperti:
 Papan dan alat tulis
 Flip chart, yaitu kertas-kertas yang digunakan dengan lengkap dengan
markernya
 OHP, slide lengkap dengan layarnya dengan program Microsoft Power
Point

OTKHdK Kelompok 1
  Sound system, tape recorde,
 Map atau tas untuk tempat bahan-bahan pertemuan,
 Bock note, ball point,
 Tustel handycame untuk mengabadikan pertemuan,
 Membuat catatan hasil pertemuan (notulis ).

2.2.8 Pelaksanaan Pertemuan

a) Suasana pertemuan berangsung terbuka
b) Para peserta pertemuan berpartisipasi aktif
c) Adanya kendali dari ketua pertemuan
d) Hindarkan debat kusir
e) Bahasa harus komunikatif
f) Hindarkan monopoli ketika berbicara
g) Terdapat keputusan dari kesimpulan pertemuan
h) Adanya notulen
i) Acara pertemuan
j) Media pertemuan
k) Waktu

2.2.9 Media Pertemuan

Media pertemuan adalah fasilitas atau peralatan yang biasa digunakan dalam
suatu pertemuan baik pertemuan dengan peserta yang sedikit ataupun banyak,
baik pertemuan formal maupun pertemuan informal.
Contoh media pertemuan :
1. Harus ada ruangan pertemuan
2. Meja pertemuan
3. Kursi pertemuan
4. Lampu penerangan
5. Papan tulis / white board
6. File chard / media pembantu pertemuan
7. Shound system / pengeras suara
8. Alat tulis, buku, dan aneka kertas
9. Infokus
10. Leptop / komputer

2.2.10 Teknik Bertanya Dalam Pertemuan

Salah satu agenda dalam pertemuan adalah tanya jawab, bertanya
memungkinkan peserta pertemuan mendapat informasi lebih detail. Bertanya juga
dapat memperjelas materi yang baru didapat, atau juga bertanya dapat
mengajukan masalah diluar dari materi yang dibahas namun tetap terkait.
Pada saat mengajukan pertanyaan hendaknya menggunakan tata cara atau
teknik yang benar, sehingga seorang peserta pertemuan tidak asal bertanya saja.
Berikut ini beberapa teknik bertanya pada saat pertemuan sedang berlangsung.

 Pertanyaan Langsung (direct question)

OTKHdK Kelompok 1
 Pertanyaan langsung merupakan pertanyaan yang biasanya dilakukan oleh
pemimpin pertemuan, dengan memberikan pertanyaan langsung pimpinan
bertujuan untuk memberikan motivasi dan dorongan agar peserta pertemuan dapat
berpartisipasi aktif. Namun jika orang yang ditanya secara langsung tidak dapat
menjawab pertanyaan pimpinan tadi malah akan membuat kurang percaya diri.
Contohnya: Pimpinan bertanya pada salah seorang peserta pertemuan "Menurut
Pak Joko, bagaimana cara meningkatkan penjualan komputer perusahaan kita
bulan depan?"

 Pertanyaan tidak langsung/dioperkan

Pada saat ada yang bertanya, pertanyaannya dialihkan atau dipindahkan kepada
peserta lainnya yang diperkirakan dapat menjawab atau agar jawabannya
dipikirkan bersama oleh forum pertemuan.
Contohnya: Saudari Tini, tadi saudari Ani menanyakan perihal mengenai open
management. Apakah Sadari tahu mengenai itu?

 Pertanyaan Umum (overhead question)

Pertanyan umum merupakan teknik bertanya kepada seluruh peserta
pertemuan. Tujuan menggunakan teknik bertanya umum adalah untuk
mengaktifkan seluruh peserta pertemuan agar sama-sama berfikir menjawab
pertanyaan yang ditujukan kepada seluruh peserta pertemuan.
Contohnya: Saudara-saudara apakah kita perlu menambah cabang perusahaan
yang baru?

 Pertanyaan Terbuka (open question)

Pertanyaan terbuka adalah teknik bertanya kepada seluruh peserta dengan
pertanyaan terbuka, maksudnya adalah pertanyaan diajukan secara terbuka dan
menimbulkan jawaban yang bermacam-macam. Kalimat pertanyaan terbuka
biasanya diawali dengan apa, bagaimana, mengapa, bilamana, siapa, kapan.
Contoh: Berapa lama kita akan menyewa tanah tersebut?

 Pertanyaan Mengembalikan (reverse question)

Yang dimaksud pertanyaan mengembalikan adalah mengembalikan pertanyaan
kepada orang yang bertanya atau dengan kata lain, pertanyaan dijawab dengan
pertanyaan lagi. Pertanyaan ini juga dapat di tanyakan lagi kepada peserta
pertemuan yang lain, sehingga semua orang aktif memikirkan jawaban pertanyaan
tersebut.

 Pertanyaan Faktual (fact Question)

Pertanyaan ini diajukan untuk mencari fakta dan keterangan lain.
Contoh: Siapa saja yang menangani penjualan komputer itu?

 Pertanyaan Retoris
Pertanyaan retoris adalaah pertanyaan yang tidak memerlukan jawabannya,
karena orang lain sudah tahu jawabannya.
Contohnya: Kalau buka kita yang memajukan perusahaan ini, siapa lagi?.

OTKHdK Kelompok 1
  Pertanyaan Penghargaan
Pertanyaan penghargaan ditujukan karena ingin memberikan penghargaan
kepada orang yang memberikan ide atau masukan yang berguna.
Contoh: Bapak Amin, Bapak mengatakan bahwa membuka cabang baru di
Tanjungmorawa akan meningkatkan omset penjualan. Bisakah Bapak jelaskah
lebih lanjut?.

 Leading question
Maksud leading question ialah suatu pertanyaan yang diungkapkan padahal
jawabannya telah ada dalam pertanyaan itu sendiri.
Contohnya: Sarana yang kita miliki memang masih kurang, bukan.

2.2.11 Syarat-Syarat Pertemuan Yang Baik

a) Suasana terbuka
b) Tidak ada monopoli
c) Partisipasi aktif dari peserta pertemuan
d) Bimbingan dan pengawasan dari pimpinan
e) Perdebatan berdasarkan argumentasi bukan emosi
f) Pernyataan singkat dan jelas
g) Disiplin waktu Selalu ada kesimpulan

Sistematika Penulisan
Laporan Pertemuan Pertemuan

2.3.1 Definisi Laporan Pertemuan

Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka dijelaskan
bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya persidagan (rapat) serta
hal yang dibicarakan dan diputuskan.
Notula merupakan sumber informasi atau sebagai dokumen otentik, karena
notulen harus ditulis dengan teliti, tepat dan jelas.

2.3.2 Jenis atau Bentuk Laporan Pertemuan

Notula ada dua jenis, yaitu :
• Notula Harafiah
Notula Harafiah adalah laporan mengenai sumbangan pendapat atau saran dari
setiap peserta rapat. Dalam kegiatan notula harafiah notulis tidak berhak atau
tidak boleh meniadakan suatu bagian. Pada umumnya laporan harafiah berbentuk
catatan stenografi atau penulisan kembali hasil rekaman atau perpaduan dari
keduanya. Contoh notula harafiah adalah laporan hasil siding DPRD Tk. II.
• Notula Rangkuman
Notula Rangkuman adalah laporan ringkas / singkat tentang suatu
pembicaraan dalam rapat. Dalam pembuatan notula ini seorang notulis harus
pandai/mahir apa yang dikatakan oelh setiap peserta rapat.

OTKHdK Kelompok 1
 2.3.3 Fungsi Laporan Pertemuan
a) Sebagai Alat Bukti
Apabila ada kasus, maka notula dapat digunakan sebagai bahan pembuktian di
pengadilan. Sebagai contoh: pendaftaran suatu organisasi, bila ada perubahan
bentuk atau penutupan suatu organisasi, membuktikan adanya pelaksanaan tugas
tau tidak dilaksanakan tugas tersebut.
b) Sebagai Sumber Informasi Untuk peserta Rapat Yang Tidak Hadir
Meskipun peserta berhalangan hadir, sebaiknya peserta tersebut tetap
mengetahui materi rapat yang dibahas dan mengetahui hasil rapat.
c) Sebagai Pedoman Untuk Rapat Berikutnya
Rapat terdahulu yang memerlukan tindak lanjut, direlisasikan dalam rapat
berikutnya sehingga notula dapat dijadikan pedoman.
d) Sebagai Alat Pengingat Untuk Peserta Rapat
Biasanya setelah pembukaan rapat, dibacakan notula hasil rapat sebelumnya
sehingga dapat mengingatkan para peserta rapat.
e) Sebagai Dokumen
Notula sebagai dokumen sehingga harus disusun dengan rapi menurut
kronologis dan dijilid secara rapi lalu dismpan engan baik sesuai dengan sistem
pengarsipan.
f) Sebagai Alat Untuk Rapat Semu
Yang dimaksud dengan rapat semu adalah rapat yang tidak pernah
dilaksanakan atau rapat fiktif. Pada saat menyususn notula biasanya
dikonsultasikan terlebih dahulu kepada ahli hukum

2.3.4 Cara Menulis atau Susunan Laporan Pertemuan

Susunan notula secara garis besarnya hampir sama, walaupun tidak persis.
Karena masih ada perbedaan sedikit-sedikit, maka dibawah ini ada beberapa hal
yang harus diperhatikan pada saat menyusun notula.
1. Nomor rapat dan jenis rapat perlu disebutkan, apalagi jika pembicaraan itu
dilaksanakan secara berkala.
2. Jam berapa dibuka, harus disebutkan secara jelas dan jam berapa rapat
tersebut ditutup. Tetapi jika rapat tersebut belum selesai maka ditulis
mulai pukul ..... sampai selesai ......
3. Daftar hadir semua ditandatangani oleh peserta dan harus dilampirkan
pada notula.
4. Meskipun notula ditulis secara ringkas, tetapi setiap pembicaraan harus
disebutkan namanya. Misalnya Saudara Majid mengemukakan
bahwa ............, maka ketua menyetujui usulan tersebut dan .........
5. Tetapi nama pendukung, terutama yang tidak disetujui, jangan ditulis.
Lebih baik ditulis jumlanya, misalnya yang setuju ......... orang dan yang
tidak setuju ......... orang. Orang yang setuju dan tidak setuju cukup dengan
mengancungkan tangan saja, tidak perlu berbicara.
6. Setelah rapat selesai, notulis mengoreksi lagi notula dan menyalin kembali
salinannya, diketik dengan rapi, dan ditandatangani oleh notulis serta
Ketua rapat tersebut.
7. Bila perlu, digandakan untuk dibagikan pada peserta rapat yang tidak hadir
pada saat rapat berlangsung.

OTKHdK Kelompok 1
 2.3.5 Teknik Membuat Laporan Petemuan
 Bila rapat tersebut rapat rutin, sebaiknya diberi nomor urut rapat, bulan,
dan tahun rapat.
Misalnya : Rapat Pengurus Yayasan Amal Maret 2007
 Perlu diinformasikan pada judul notula rapat; apakah rapat tersebut
merupakan rapat pemberian informasi, rapat pemecahan masalah atau
rapat pengambilan keputusan.
 Susunan notula lengkap : dari judul sampai penutup diakhiri dengan tanda
tangan pimpinan dan notulis rapat
 Walaupun notula dibuat ringkas, namun setiap peserta yang berbicara
perlu disebutkan namanya.
Misalnya Ibu Meynar memberikan usulan tentang.
 Keputusan yang diambil dalam rapat hendaknya dicatat secara lengkap
 Waktu dimulai dan berakhirnya rapat dituliskan dalam notula

2.3.6 Hal Penting Dalam Pembuatan Laporan Pertemuan

 Ringkas tapi jelas dan lengkap sehingga mudah dipahami dan tidak
menimbulkan penafsiran yang berbeda-beda.
 Dibuat bukan berdasarkan pemikiran notulis
 Bila ada usulan dan tanggapan terhadap masalah, dapat dipisahkan cara
penulisannya agar tidak membingungkan
 Dalam penyusunan notula dibedakan mana saja materi yang berupa
penyajian informasi, materi yang menyangkut pertimbangan khusus, serta
materi yang berupa keputusan
 Menggunakan bahasa yang lugas dan langsung pada pokok pembicaraan.

2.3.7 Persyaratan Untuk Menjadi Seorang Notulis

1. Mampu mendengar dan menulis
2. Mampu memilah dan memilah hal yang penting dan yang tidak penting
3. Mampu konsentrasi yang tinggi
4. Mampu menulis cepat atau stenografis
5. Mampu bersikap objektif dan jujur
6. Mampu menguasai bahasa baku dan menguasai materi pembahasan
7. Mampu mengetahui kebutuhan pembaca notula
8. Mampu mampu mengemukakan hasil menndengarkan dengan cepat,
ringkas dan tepat
9. Mampu menguasai metode pencatatan sistematis
10. Mampu menguasai metode pengolahan data
11. Mampu menguasai berbagai hal yang berkaitan dengan rapat
12. Mampu menyimpulkan hasil rapat

2.3.8 Contoh Laporan Pertemuan

NOTULA RAPAT / PERTEMUAN
PENGURUS PUSAT SP-PGN
Hari / Tanggal : Selasa, 3 Maret 2009
Waktu : 14.00 – 17.00 WIB
Tempat : Ruang Rapat OPB, Gedung B Lantai VIII

OTKHdK Kelompok 1
Peserta : Pengurus SP-PGN (terlampir
Agenda : – Pembahasan Kelanjutan Masalah Surat Pembatalan

Keputusan Direksi tentang Pengisian Formasi Manajemen Puncak dari Luar PGN
- Mekanisme pembuatan lambang SP-PGN
- Mekanisme keanggotaan SP-PGN
- Mekanisme iuran anggota
- Pembahasan masalah lainnya

Catatan Rapat :
1. Terkait Kelanjutan Masalah Surat Pembatalan Keputusan Direksi tentang
Pengisian Formasi Manajemen Puncak dari Luar PGN, akan dikirim surat
ke Depnaker dan Menneg BUMN (tembusan ke Direksi PGN) untuk
mengadukan masalah tersebut dan minta pertimbangan / saran dari
institusi tersebut. (Deadline tanggal 6 Maret 2009, PIC : Ketua Umum,
Kabid. Advokasi & Hub. Industrial serta Sekretaris).
2. Lambang PGN akan disayembarakan ke pekerja PGN dengan anggaran
hadiah sebesar Rp. 5.000.000,- (untuk hadih uang dan trophy atau
piagam). Pengumuman melalui email atau portal PGN. (deadline 31 Maret
2009, PIC : Sekretaris).
3. Akan dibuat formulir keanggotaan SP-PGN yang didalamnya berisi
kesediaan menjadi anggota dan membayar iuran bulanan sebesar Rp.
20.000,- per bulan. Formulir akan disampaikan melalui email maupun
pengurus SP-PGN di tiap unit / satuan kerja masing-masing. (PIC : Kabid
Organisasi dan Keanggotaan, deadline : 31 Maret 2009)
4. Iuran anggota akan dilaksanakan dengan pemotongan gaji bulan April, dan
menunggu hasil konfirmasi pendaftaran anggota SP-PGN. (PIC : Kabid
Organisasi dan Keanggotaan, deadline : 31 Maret 2009)
5. Masalah ketenagakerjaan hasil dari RAKERNAS SP-PGN 2009 yang akan
ditangani langsung oleh Ketua Umum SP-PGN adalah sebagai berikut :
 Adanya Keputusan Direksi tentang Penerimaan pekerja setingkat
manajemen puncak (sebagai pegawai tetap) yang kurang sesuai
dengan Peraturan Perusahaan
 Belum adanya komunikasi internal yang kondusif, baik dari sisi
ketersediaan fasilitas (media komunikasi) maupun komitmen. Hal
ini ditandai dengan tidak adanya bukti hasil komunikasi dari
manajemen mengenai visi, misi dan tujuan yang akan dicapai
kepada seluruh pekerja
 Belum adanya perencanaan yang berkesinambungan dalam rangka
pencapaian tujuan perusahaan yang dimonitor dan dievaluasi
secara berkala sehingga tidak ada kesan bahwa pencapaian kinerja
perusahaan by accident atau terjadi dengan sendirinya
 Perubahan organisasi yang arah dan tujuannya tidak jelas, yang
mengakibatkan ketidakjelasan pekerjaan dan menimbulkan
kekhawatiran di seluruh tingkat jabatan dan staf

OTKHdK Kelompok 1
  Percepatan pelaksanaan perubahan struktur organisasi agar tidak
mengganggu proses kerja yang sedang berlangsung
 Terkait Pedoman Pengadaan Barang/Jasa yang baru, perlu
dilakukan pembandingan dengan BUMN yang lain mengingat
besarnya pemberian kewenangan dari Direksi kepada Kepala
Satuan/Unit Kerja
 Usulan adanya TOA (Table of Authority) untuk struktur organisasi
yang baru TOA yang baru diberikan sepenuhnya ke GM sehingga
GM harus membuat TOA kepada Distrik. Seharusnya TOA
disusun terpusat.
 Penjelasan mengenai status nilai Take Or Pay di neraca yang mana
selama ini telah terakumulasi cukup besar dan batasan waktu
sampai kapan Take Or Pay tersebut dapat diambil dan
dipergunakan
 Kelangsungan bisnis perusahaan terkait pasokan gas di Medan dan
Surabaya yang semakin menurun dan belum ada tambahan pasok,
bahkan kontrak pembelian gas eksisting untuk Medan akan
berakhir tahun 2011. Hal ini menimbulkan demotivasi & keresahan
pekerja
 Pelaksanaan mandat hasil kongres 2007 agar dilaksanakan dengan
penuh tanggung jawab sesuai dengan janji-janji pada waktu
Kongres SP Oktober 2007
 Belum adanya Perjanjian Kerja Bersama (PKB) antara SP dengan
Manajemen
 Konsolidasi anggota SP untuk bersatu dan untuk memiliki
kesamaan pemahaman sebagai pekerja yang senasib dan
sepenanggungan di dalam keluarga besar PGN
6. Adapun masalah ketenagakerjaan lainnya yang diinventarisir di
RAKERNAS, tindaklanjutnya akan diserahkan tugas dan kewenangan
kepada masing-masing bidang.

OTKHdK Kelompok 1
 Bab III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Humas (hubungan masyarakat) adalah usaha untuk membangun
dan mempertahanka reputasi, citra dan komunikasi yang baik dan
bermanfaat antara organisasi dan masyarakat. Mengapa Ruang
Lingkup HUMAS di perlukan? Ruang lingkup humas diperluka agar
dalam menjalankan kewajibannya sebagai humas, seorang humas
menyadari kedudukannya serta apa saja yang menjadi wewenangnya.
Karena tidak semua hal menjadi wewenan humas.
Ruang Lingkup Humas meliputi :
 Pengertian Humas
 Tujuan Humas
 Fungsi Humas
 Peran Humas
 Prinsip Humas
 Tujuan Humas
 Manfaat Humas
 Media Humas
Pertemuan merupakan tindakan atau proses berkumpul bersama
yang diadakan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi
pemerintah baik dala situasi formal maupun informal yang bertujuan
untuk membicarakan, merundingkan, dan memutuskan suatu masalah
berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
Salah satu agenda dalam pertemuan adalah tanya jawab, bertanya
memungkinkan peserta pertemuan mendapat informasi lebih detail.
Pada saat mengajukan pertanyaan hendaknya menggunakan tata cara
atau teknik yang benar, sehingga seorang peserta pertemuan tidak asal
bertanya saja. Berikut ini beberapa teknik bertanya pada saat
pertemuan sedang berlangsung
 Pertanyaan Langsung (direct question)
 Pertanyaan tidak langsung/dioperkan
 Pertanyaan Umum (overhead question)
 Pertanyaan Terbuka (open question)
 Pertanyaan Mengembalikan (reverse question)
 Pertanyaan Faktual (fact Question)
 Pertanyaan Retoris
 Pertanyaan Penghargaan
 Leading question

OTKHdK Kelompok 1
 Berdasarkan Kamus Besar Bahasa Indonesia terbitan Balai Pustaka
dijelaskan bahwa notula adalah catatan singkat mengenai jalannya
persidagan (rapat) serta hal yang dibicarakan dan diputuskan.
Diskusi adalah hal yang sangat diperlukan disetiap rapat yang akan
kita lakukan , dimana didalam diskusi tersebut terdapat yang namanya
Notulen yang bertugas menyatat hasil serta laporan diskusi beserta
Daftar hadir yang akan dicatat dari hasil Rapat atau diskusi, menyatat
hasil diskusi, waktu dan tempat diskusi, dan lain sebagainya.

3.2. Saran

Kami menyadari bahwa penulisan ini masih jauh dari kata sempurna,
kedepannya penulisan akan lebih fokus dan details dalam menjelaskan tentang
makalah di atas dengan sumber-sumber yang lebih banyak yang tertunda dapat
dipertanggung jawabkan.
Untuk saran bisa berisi kritikan atau saran terhadap penulisan juga untuk
menanggapi terhadap kesimpulan dari bahasa makalah yang telah dijelaskan.
Untuk bagian terakhir dari makalah adalah daftar pustaka. Pada kesempatan ini
saya akan jelaskan tentang daftar pustaka makalah.

OTKHdK Kelompok 1
 DAFTAR PUSTAKA

 https://www.google.com/amp/s/
ayuchintiyaputrianti.wordpress.com/
2017/03/18/ruang-lingkup-humas/amp/
 https://www.academia.edu/8700288/
Ruang_Lingkup_Humas
 http://meliyaulfa26.blogspot.com/2016/01/
materi-xi-tentang-pertemuanrapat.html?m=1
 http://andriyantre.blogspot.com/?m=1

OTKHdK Kelompok 1