Teknik Komunikasi & Interview

untuk Profiling

1
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
Pentingnya Komunikasi

Disamping sikap / perilaku, maka

faktor KOMUNIKASI juga merupakan
salah satu penyebab munculnya
konflik di hubungan antar manusia

Oleh karena itu pengetahuan /

keterampilan Personil HRGA
khususnya IER dalam berk0munikasi
dengan baik perlu ditingkatkan

2
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
Prinsip Komunikasi

Komunikasi selalu dua arah

Komunikasi adalah berbagi makna

( tersurat dan tersirat )

Kita tidak bisa tidak berkomunikasi

3
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
Komunikasi antar Pribadi
Komunikasi dikatakan efektif
apabila penerima dapat memahami
pesan yang disampaikan secara
utuh; seperti yang dimaksud oleh
pengirim pesan

Penerima mengerti, mengingat

pesan yang disampaikan dan
meresponnya dengan tepat

4
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 4 TUJUAN KOMUNIKASI
◼ MENGINFORMASIKAN
◼ Berita menarik/bermanfaat
◼ Data relevan dengan
kebutuhan
◼ Tidak terlalu banyak kata
◼ MENGHIBUR
◼ Humor dapat mengurangi
ketegangan
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
◼ MENYENTUH EMOSI
◼ Nada suara dan pilihan kata
◼ Ungkapkan perasaan Anda
◼ MENGGERAKAN UNTUK
BERTINDAK
◼ Apa yang Anda inginkan dari
lawan bicara?
◼ Tunjukkan tindakan yang
diharapkan dengan jelas
5
Kendala Komunikasi antar
Pribadi
1. Perbedaan Persepsi
2. Topik pembicaraan tidak menarik
3. Tingkat pengetahuan tidak sama
4. Sulit mengungkapkan perasaan
5. Tergesa-gesa menarik kesimpulan
6. Perbedaan kepribadian
7. Emosi (kondisi marah/tidak stabil)

6
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
PERILAKU KOMUNIKASI

akan menjadi 3 macam, yakni Agresif, Pasif dan Asertif.

7
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
PERILAKU KOMUNIKASI
Pertama, Agresif
Ciri:

 Jujur, terbuka namun cara mengungkapkan perasaan tidak tepat,

 cenderung memaksakan kehendak,

 diliputi rasa marah, menyalahkan,

 ingin menjatuhkan orang lain,

 menimbulkan ketegangan, rasa sakit, cemas, salah.

Agresif perilaku yang:

 Mengutamakan kebutuhan, perasaan diri sendiri

 Mengabaikan hak dan perasaan orang lain

 Menggunakan segala cara, verbal dan non verbal, misal: sinisme, kekerasan

Isi pikiran yang:

 Hanya perduli dengan tercapainya tujuan diri

 Disertai tanda verbal seperti: suara keras, nada kasar, mata melotot, jari tegang

Contoh seseorang dengan perilaku agresif dalam mengeluarkan pendapat:

 Kerjakan saja sendiri!

 Bodoh!

 Pasti kamu tidak percaya!

8
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
PERILAKU KOMUNIKASI
Kedua, Pasif/Submisif

Ciri:

 Menghindari konflik,

 mengalahkan kebutuhan diri,

 terhambat dl mengungkapkan diri,

 dikuasai rasa takut, bersalah, tertekan,

 cenderung bereaksi dibelakang

Submisif perilaku yang:

 Menyerah pada permintaan orang lain

 Menomor duakan kebutuhan , perasaan diri pribadi

 Menganggap diri lebih rendah dari orang lain

Isi pikiran:

 Menghindari menyakiti atau membuat marah orang lain

 Berusaha memperoleh persetujuan orang lain

Tanda non verbal:

 Ragu ragu, suara pelan

 Kontak mata sedikit

 Gerakan ‘nervous’

 Tangan mencari pegangan

 Bahu turun, lengan melintang untuk melindungi diri

Contoh seseorang dengan perilaku submisif dalam mengeluarkan pendapat Contoh:

 ‘Ini hanya pendapat saya, tapi…’

 ‘Maaf mengganggu waktu anda, tapi…’

9
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
PERILAKU KOMUNIKASI
Ketiga, Asertif
Ciri:
 Berani mengungkapkan pikiran, perasaan, kebutuhan, hak pribadi, dengan
 memperhatikan pikiran, perasaan orang lain

Asertif perilaku yang:

 Memperhatikan kebutuhan dan perasaan diri sendiri, namun juga
 Menghargai hak orang lain

Isi pikirannya:
 Percaya, menghormati diri dan orang lain
 menekankan penyelesaian masalah secara efektif
 Tanda non verbal:
 Suara sedang, namun tegas
 menatap langsung,
 tidak mendominir ekspresi wajah dan postur relax

Contoh seseorang dengan perilaku asertive dalam mengeluarkan pendapat:

 ‘Saya berpendapat … bagaimana pendapat anda?
 ‘Masalah ini akan saya hadapi dengan cara ini. Bagaimana efeknya terhadap anda?’

10
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
Assertiveness Techniques
Broken record

Teknik ini diambil cari pengamatan sifat pemutar CD music saat bertemu dengan
bagian CD music yang cacat. Musik akan dimainkan berulang2 untuk waktu
pendek. Teknik ini memanfaatkan pengulangan permintaan secara terus menerus
sampai sebuah respon yang diinginkan muncul. Setiap perulangan permintaan
umumnya memakai alasan atau tekanan yang berbeda. Upaya lawan untuk
mengacaukan atau mengalihkan focus akan ditolak. Biasanya hasil akhirnya
adalah sebuah kompromi.

11
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 Assertiveness Techniques
Teknik “Saya” (“I” Statement)
 Digunakan untuk menyampaikan pendapat tanpa
membuat orang lain bersikap defensif/mengelak
 Bicaralah dengan sudut pandang Anda.
 Mengungkapkan apa yang kita pikirkan dan rasakan.
 Mulai dengan menggunakan kata “Saya” dengan
menyertakan tingkah laku spesifik yang terjadi,
perasaan yang dirasakan dan akibat perilaku tersebut
“Saya merasa ...”, “Saya berpikir ...”, Saya berharap
...”

12
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 Assertiveness Techniques
Fogging

 Kabut…asumsi saja bila kamu sedang berjalan, tiba2 kabut datang dan tidak
ada lagi yang dapat dilakukan kecuali menunggu kabut terangkat. Teknik
komunikasi ini butuh control diri yang kuat, tapi bisa sangat efektif.

 Fogging membutuhkan kita agar tenang dalam menghadapi kritik, menyetujui

hanya kritik yang adil atau berguna. Mungkin terlihat sebagai upaya mundur
tapi sebenarnya tidak. Dengan menerima kritik dan tidak terpancing untuk
marah, seseorang dapat menjadi lebih mawas diri dan berupaya memperbaiki
kekurangan.

 Kata “ya” mungkin salah satu yang paling sering dipakai, misalnya :
“kamu tidak boleh begitu saat sedang bertugas”, jawaban “ya, saya dapat
lihat kamu menganggap perilaku saya tidak pantas”. Hal ini dapat
memadamkan situasi yang sudah akan meledak.

13
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 Assertiveness Techniques
Discrepancy Assertion

 Discrepancy assertion digunakan pada situasi dimana kita menerima pesan

yang bertolak belakang dengan pesan sebelumnya. Adalah penting untuk
cepat mengetahui apa yang sedang terjadi atau yang akan terjadi. Teknik ini
biasanya berguna untuk mencegah salah paham sebelum hal itu naik menjadi
lebih serius. Teknik ini juga berguna untuk menunjuk seseorang yang tidak
konsisten tanpa menyalahkan mereka dan lebih mengarahkan diskusi pada
kompromi daripada saling menyalahkan. Pastikan selalu memakai fakta yang
jelas saat menunjuk sebuah masalah.

 Misalnya:

“Kemarin saya menerima email yang memberikan status proses bisnis untuk
project A. Setelah saya cek, ternyata ada perubahan dengan yang di sepakati
1 bulan sebelumnya. Saya ingin membicarakan bagaimana perubahan ini
mempengaruhi project.”

14
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 Assertiveness Techniques
DESC Scripting

 ‘DESC’ singkatan dari ‘Describe, Express, Specify, Consequences’. Describe

mengutarakan apa keinginan kita, Express mengutarakan apa yang kita rasakan
(akibat dari sesuatu), Specify mengutarakan apa yang kita inginkan, Consequences
mengutarakan apa akibatnya bila kita tidak mendapatkan apa yang kita inginkan.

 Misal :

“Dokumentasi project yang kamu buat masih banyak kekurangan” (Describe)

“Hal ini membuat Saya khawatir bila kita diaudit” (Express)

“Saya sangat senang bila kamu memperbaikinya” (Specify)

“Bila tidak saya terpaksa akan menaikkan masalah ini ke level direktur”
(Consequences)

Konsekuensi tidak harus selalu negative, kadang2 dapat positif. Seperti “bila
masakanmu belum siap, saya akan belikan pizza”.

15
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
4 Kepribadian (HIPOKRATES,
400 SM)

SANGUIN KOLERIS
(POPULER) (KUAT)

PHLEGMATIS MELANKOLIS
(DAMAI) (SEMPURNA)

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 RESUME EMPAT KEPRIBADIAN
(HIPOKRATES, 400SM
Kepribadian Populer: Sanguin
Menyenangkan, ramah, optimis.. Tetapi tidak teratur dan terlalu
suka bicara

Kepribadian Kuat: Koleris

Terpaku pada tujuan, dilahirkan sebagai pemimpin, percaya
diri.. Tetapi suka mengatur dan tidak sensitif

Kepribadian Sempurna: Melankolis

Penuh perhatian, bijaksana, teratur.. Tetapi berpikiran negatif
dan sering putus asa

Kepribadian Tenang: Phlegmatis

Menyenangkan, tenang, mudah menyesuaikan diri… tetapi tidak
tegas dan tanpa motivasi

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
Hierarchy Kebutuhan Maslow

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 Jenis Agen Informan, motivasi
Informan sukarela – biasanya merupakan korban, pesaing atau keluarga yang memiliki dendam / cemburu
& pendekatan

dengan motivasi balas dendam yang dapat didekati dengan teknik mempermainkan emosi.

 Informan bayaran - biasanya merupakan orang yang berada dekat obyek tetapi memiliki masalah dalam
keuangan atau memiliki kebutuhan lain yang tidak dapat dipenuhinya sendiri sehingga informasi didapatkan
dengan cara me maintain kebutuhan mereka.

 Informan idealis – biasanya informan yang memiliki pandangan hidup / idealisme tertentu yang bisa
dimanipulasi dengan diarahkan bahwa kegiatan pemberian informasi terkait dengan pandangan hidup /
idealismenya tersebut.

 Informan tidak sadar – merupakan informan yang tidak sadar bahwa mereka sedang digunakan untuk mencari
informasi dari pihak tertentu oleh pihak tertentu. Agen yang melakukan perekrutan biasanya melakukan
“cover” dengan sangat baik dan sangat berhati-hati dalam teknis permintaan informasi agar tidak bisa ditebak
oleh Ybs.

 Informan terbuka – biasanya adalah informan yang termotivasi oleh cerita intelijen sehingga harus dikondisikan
bahwa Ybs “bekerja” untuk pihak negara.

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 Klasifikasi Informasi dari Agen
Informan
Informasi yang didapat dari Agen Informan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

Penilaian tingkat kepercayaan terhadap sumber:

A = Dapat dipercaya sepenuhnya

B = Biasanya dapat dipercaya
C = Agak dapat dipercaya
D = Biasanya tak dapat dipercaya
E = Tidak dapat dipercaya
F = Kepercayaan tidak dapat dinilai

Penilaian keterangan atau tingkat kebenaran suatu keterangan yaitu :

1 = Dibenarkan oleh sumber lain.

2 = Sangat mungkin benar.
3 = Mungkin benar.
4 = Kebenarannya diragukan.
5 = Tidak mungkin benar.
6 = Kebenarannya tidak dapat dinilai.

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
Tahap Penggalangan Awal -
Perkenalan
 Ikut berkumpul dalam kegiatan / perkumpulan yang diikuti
oleh obyek
 Membuat kontak mata, tersenyum dan tetap sopan
 Memulai pembicaraan ringan sesuai dengan gaya komunikasi
obyek dengan topik yang sedang “in” atau obyek disekitar
lokasi hindari SARA dan terkait personal
 Mendengarkan dengan aktif (cari pendapat dan rekomendasi,
hindari bertanya sesuatu yang bersifat personal)
 Berikan empati secara naratif maupun ekspresi
 Memperkenalkan diri dan mengajak “jalan” ke luar
 Cari nomor telpon / kontak nya dan hubungi dengan pola yang
tidak bisa diprediksi
 Berikan “hadiah” sesuatu yang disukai nya
 Tanyakan apakah anda bisa “main” ke rumah / kantor nya

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
Tahap Penggalangan
Menengah – Cek Profil
 Mendatangi rumah / kantor obyek tanpa
mengindikasikan kebutuhan perusahaan
 Mengatakan bahwa anda sangat
menghargai pertemanan dengan obyek
 Menceritakan cerita rahasia (sesuatu yang
memang bisa di ekspos)
 Ceritakan selalu informasi yang benar
(menghindari cross checking) apabila
tidak bisa ceritakan informasi yang netral

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
Tahap Penggalangan Akhir –
Mencari Informasi
 Bertanya tentang update suatu kegiatan /
aktivitas umum (tidak terkait perusahaan)
yang dilakukan oleh subyek
 Memberikan pertanyaan terbuka yang terkait
dengan tujuan pencarian informasi
 Memberikan pertanyaan hipotesis (jika) untuk
menentukan posisi / sikap
 Melakukan konfirmasi antara informasi yang
didapat dengan aktual tindakan / sikap yang
diambil
 Menuliskan semua informasi yang didapat dan
dapat diverivikasi ke dalam profiling

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
Apa yang kau lihat belum tentu
sejatinya…

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
Memahami Sistem Politik Indonesia (CIVIL
SOCIETY)
SUPRA STRUKTUR

Eksekutif Legislatif Yudikatif

INFRA STRUKTUR TNI & POLRI,

Partai Politik
INTELIJEN

Pressure Group Interest Group Media Politik

Tokoh Politik Organisasi Masyarakat

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
“Weruh Sakdurunge Winarah”

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 Komunikasi Efektif
(Steward L. Tubbs & Sylvia Moss)

◼ Minimal menghasilkan 5 hal:

1. Pengertian
2. Kesenangan
3. Pengaruh pada sikap
4. Hubungan yang makin baik
5. Tindakan

27
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 Sanguin Si Populer
Keinginan dasar: bersenang-senang
Kebutuhan dasar
Perhatian, kasih sayang, dan Penerimaan

Penyebab Kemuraman
Kehidupan/pekerjaan tidak lagi menyenangkan dan tidak ada pesta
& tidak berbelanja

Pelega Stress
Masa-masa bersenang-senang dan terus menerus berbelanja

Cara Menolong
Kunjungi dan berikan hadiah serta ajak ia makan di luar

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 SANGUIN: KEKUATAN
EMOSI
• Kepribadian yg menarik
• Suka berbicara
• Menghidupkan pesta
• Rasa humor yang hebat
• Emosional & demonstratif
• Antusias & ekspresif
• Periang & penuh semangat
• Lugu & Polos
• Selalu kekanak-kanakan
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
DI PEKERJAAN
• Sukarelawan untuk tugas
• Memikirkan kegiatan baru
• Tampak hebat di permukaan
• Kreatif & inovatif
• Punya energi & antusiasm
• Mulai dengan cara cemerlang
• Mengilhami orang lain untuk ikut
• Mempesona orang lain untuk
bekerja
SANGUIN: KELEMAHAN

 Tidak ada tindak lanjut

 Selalu merasa menjadi orang tanpa kesalahan
 Bicara terlalu banyak
 Mementingkan diri sendiri
 Punya ingatan yang belum dikembangkan
 Tidak tetap pikirannya dan pelupa
 Menyela dan menjawab untuk orang lain
 Tidak tertib dan tidak dewasa

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 Koleris Si Kuat
Keinginan dasar: Memimpin
Kebutuhan dasar
Kesetiaan, prestasi, dan penghargaan

Penyebab Kemuraman
Kehidupan/pekerjaan yang tidak dapat dikendalikan dan tidak ada
pekerjaan & tidak ada pemasukan

Pelega Stress
Lepas dari masalah dan memulai proyek baru

Cara Menolong
Mengakui usahanya dan menjadikan ia pemimpin atau ketua

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 KOLERIS: KEKUATAN
EMOSI
• Berbakat pemimpin
• Dinamis & aktif
• Sangat memerlukan
perubahan
• Berkemauan kuat & tegas
• Tidak bertindak emosional
• Tidak mudah patah
semangat
• Bebas & mandiri
• Memancarkan keyakinan
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
DI PEKERJAAN
• Berorientasi target
• Melihat seluruh gambaran
• Mencari pemecahan praktis
• Bergerak cepat untuk bertindak
• Mendelegasikan pekerjaan
• Menekankan pada hasil
• Membuat target
• Merangsang kegiatan
• Berkembang karena saingan
KOLERIS: KELEMAHAN

 Terlalu workaholic
 Selalu merasa tidak pernah salah
 Selalu ingin mengendalikan orang lain
 Tidak tahu bagaimana cara menangani orang lain
 Biasanya selalu benar tetapi tidak populer

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 Melankolis Si Sempurna
Keinginan dasar: Kesempurnaan
Kebutuhan dasar
Keteraturan dan kesempurnaan, kepekaan, dan ketenangan & ruang

Penyebab Kemuraman
Kehidupan/pekerjaan tidak sempurna dan tidak ada harapan & tidak ada
peningkatan

Pelega Stress
Semuanya teratur dan waktu untuk sendiri

Cara Menolong
Mendengarkan masalahnya dan tunjukkan perhatian yang
hangat
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 MELANKOLIS: SEMPURNA
EMOSI DI PEKERJAAN
• Mendalam & penuh • Suka diagram, grafik, bagan, dan
pikiran daftar
• Analitis • Berorientasi jadwal
• Serius & tekun • Perfeksionis, standard tingggi
• Cenderung jenius • Sadar perincian
• Berbakat & kreatif • Gigih & cermat
• Artistik / musikal • Tertib & terorganisasi
• Filosofis & puitis • Teratur & rapi
• Menghargai keindahan • Ekonomis
• Perasa terhadap orang • Mendapat pemecahan kreatif
lain • Perlu menyelesaikan apa yang
• Idealis dimulai
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
MELANKOLIS: KELEMAHAN

 Mudah tertekan
 Punya citra diri (self image) yang rendah
 Suka menunda-nunda
 Mengajukan tuntutan yang tidak realistis kepada orang
lain

— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 PHLEGMATIS Si Tenang
Keinginan dasar: Damai Sejahtera
Kebutuhan dasar
Penghormatan, merasa berharga, dan damai & sejahtera

Penyebab Kemuraman
Kehidupan/pekerjaan tidak tenang dan tidak ada istirahat & tidak ada
jalan keluar

Pelega Stress
Menonton TV dan istirahat & tidak ada jalan keluar

Cara Menolong
Mengendalikan konflik yang tidak membesar dan menghormati
ruang pribadinya
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
 PHLEGMATIS: KEKUATAN
EMOSI
• Kepribadian rendah hati
• Mudah bergaul & santai
• Diam, tenang, mampu
• Sabar, baik keseimbangannya
• Hidup konsisten
• Tenang tapi cerdas
• Simpatik & baik hati
• Menyembunyikan emosi
• Bahagia menerima kehidupan
— STRICTLY CONFIDENTIAL —
DI PEKERJAAN
• Cakap & mantap
• Damai & mudah sepakat
• Punya kemampuan administratif
• Menjadi penengah masalah
• Menghindari konflik
• Baik dibawah tekanan
• Menemukan cara yang mudah
PHLEGMATIS: KELEMAHAN

 Kurang memiliki semangat dan antusiasme

 Cenderung resisten terhadap perubahan
 Tampak malas dan kurang termotivasi
 Tampak tidak berpendirian
 Punya kemauan baja yang tenang

— STRICTLY CONFIDENTIAL —