UJIAN AKHIR SEMESTER GANJIL TAHUN

AKADEMIK 2021/2022
PROGRAM PENDIDIKAN VOKASI

Nama : Amadea Neizela A’zizah

NIM 213140514111020
Mata Kuliah : Etika Profesi dan Pembentukan Karakter/ N1 E

SOAL TEORI

1. a. Pengertian administrasi dalam arti sempit

Administrasi dalam arti sempit adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan
informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta
memudahkan memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungannya
satu sama lain. Administrasi dalam arti sempit inilah yang sebenarnya lebih tepat
disebut tata usaha (clerical work / office work). Seluruh kegiatan ketatausahaan dapat
dirangkum dalam tiga kelompok, yaitu korespondensi, ekspedisi, dan pengarsipan.

b. Pengertian administrasi dalam arti luas

Administrasi dalam arti luas adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan sekelompok
orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana ditentukan dalam struktur dengan
mendayagunakan sumber daya-sumber daya untuk mencapai tujuan secara efektif dan
efisien. Jadi administrasi dalam arti luas memiliki unsur-unsur : sekelompok orang,
kerjasama, pembagian tugas secara terstruktur, kegiatan yang runtut dalam proses,
tujuan yang akan dicapai, dan memanfaatkan berbagai sumber.

c. Perbedaan anatara manajemen dan administrasi

 Manajemen adalah cara sistematis untuk mengelola orang dan hal-hal di dalam
organisasi. Administrasi didefinisikan sebagai tindakan mengelola seluruh organisasi
oleh sekelompok orang.
 Manajemen adalah aktivitas tingkat bisnis dan fungsional, sedangkan Administrasi
adalah aktivitas tingkat tinggi.
 Sementara manajemen berfokus pada implementasi kebijakan, formulasi kebijakan
dilakukan oleh administrasi.
 Fungsi administrasi termasuk undang-undang dan tekad. Sebaliknya, fungsi
manajemen adalah eksekutif dan pemerintahan.
 Administrasi mengambil semua keputusan penting organisasi sementara manajemen
membuat keputusan di bawah batas yang ditetapkan oleh administrasi.
 Sekelompok orang, yang merupakan karyawan organisasi secara kolektif dikenal
sebagai manajemen. Di sisi lain, administrasi mewakili pemilik organisasi.
 Manajemen dapat dilihat dalam organisasi yang menghasilkan laba seperti perusahaan
bisnis. Sebaliknya, Administrasi ditemukan di kantor-kantor pemerintah dan militer,
klub, rumah sakit, organisasi keagamaan dan semua perusahaan nirlaba.
 Manajemen adalah semua tentang rencana dan tindakan, tetapi administrasi prihatin
dengan menyusun kebijakan dan menetapkan tujuan.
 Manajemen memainkan peran eksekutif dalam organisasi. Tidak seperti administrasi,
yang perannya sangat menentukan.
 Manajer menjaga manajemen organisasi, sedangkan administrator bertanggung jawab
atas administrasi organisasi.
 Manajemen berfokus pada pengelolaan orang dan pekerjaan mereka. Di sisi lain,
administrasi berfokus pada membuat pemanfaatan sumber daya organisasi sebaik
mungkin.

2. Langkah Penyusunan Organisasi

a) Rancang Struktur Organisasi Perusahaan Sesuai Dengan Visi Dan Misi
Sebelum membuat susunan organisasi perusahaan yang baku, maka pastikan
dulu bahwa visi, misi, dan tujuan atau sasaran organisasi telah dibuat dengan
jelas. Tak jarang beberapa pihak, terutama perusahaan start up yang terburu-
buru dalam membuat struktur tanpa memperhatikan kejelasan tentang apa
yang diharapkan dari organisasi perusahaan yang dibangunnya. Oleh karena
itu, hindarilah membuat bagan organisasi tanpa memiliki simpulan tujuan
organisasi yang jelas.

b) Rancang Struktur Organisasi Setelah Merumuskan Bisnis

Poin penting yang juga diperhatikan untuk membuat struktur organisasi
perusahaan adalah mengetahui sasaran bisnis yang ingin dicapai. Rumuskan
apa saja bisnis yang ingin dilakoni dan apa saja sasarannya. Hal ini akan
membantu anda dalam mengenal bisnis, proses atau aktivitas apa yang
dibutuhkan untuk menghasilkan produk dari organisasi perusahaan Anda.
Dengan demikian, akan lebih mudah mengembangkan struktur dengan
kejelasan aktivitas.

c) Pertimbangkan Bakat Serta Talenta Pekerja

Langkah berikutnya yang wajib dilakukan adalah melakukan analisa dan
pengamatan terhadap kemungkinan tersimpannya keahlian-keahlian pada
pekerja anda. Bisa saja selama ini organisasi Anda memiliki banyak talenta
tersimpan, tapi tidak ditemukan, digunakan atau dioptimalkan untuk kemajuan
anda. Oleh karena itu, bagi pemilik perusahaan amatlah penting mengenali
karakter dan kemampuan bawahan anda, sehingga dengan menggunakan
talenta yang ada dan mengoptimalkan bakatnya akan membuat bisnis anda
berjalan baik.

d) Pertimbangkan Umur Pekerja

Dalam jenjang karir, ada 7 tahapan yang dilalui seseorang, mulai dari masa
Trial, Establishment, Transition, Growth, Maintenance dan Withdrawal.
Dalam agenda membentuk struktur organisasi perusahaan, faktor umur
menjadi salah satu yang patut dipertimbangkan, sehingga Anda mampu
menempatkan mereka pada posisi atau jabatan-jabatan yang sudah dirancang.
Umur merupakan indikator umum dari tingkat kedewasaan, kematangan, dan
kecekatan melakukan kerja.
 e) Jelaskan kepada Pekerja Terkait Posisi atau Jabatan Yang Mungkin
Tidak Sesuai dengan Bakat Mereka
Bukan rahasia lagi, jika di setiap perusahaan, tidak akan selalu ada posisi yang
terbaik buat setiap pekerja. Sering kali talenta, background pendidikan, dan
kemampuan yang dibutuhkan tidak selalu ada pada pekerja. Atau juga posisi
yang ditempati pekerja tidak selalu sesuai dengan bakat dan talentanya.
Membentuk susunan organisasi yang tepat dengan mempertimbangkan bakat
dan kemampuan yang dimiliki pekerja adalah sebuah keharusan. Namun,
ketika hal ini tidak selalu terwujud, maka anda harus menjelaskan kepada
pekerja terkait posisi atau jabatannya yang mungkin saat ini masih belum
sesuai dengan latar belakang dan kemampuan mereka.

f) Berlakukan Self – Assesment Pada Pekerja

Ketika operasional perusahaan berjalan sekian waktu, mungkin anda perlu
melakukan evaluasi ulang terkait penempatan posisi setiap pekerja. Kegiatan
self assesment (menilai diri sendiri) mungkin perlu dilakukan untuk
mendukung bahwa jabatan mereka saat ini masih relevan dengan bakat dan
talenta mereka. Seperti yang disebutkan di atas, hindarilah menempatkan
seseorang tanpa mempertimbangkan bakat dan talenta mereka, karena hal ini
dipastikan membuat mereka menghasilkan kinerja rendah. Tidak semua
bidang pekerjaan cocok bagi setiap orang. Bahkan orang yang memiliki
kinerja hebat pada bidang pekerjaan tertentu belum tentu mampu mempunyai
kinerja yang sama pada bidang pekerjaan lain. Pertimbangkanlah prinsip ini
bila anda menempatkan seseorang pada jabatan tertentu.

g) Buat Struktur Organisasi Perusahaan yang Ramping

Ramping namun efisien, itulah visi terbaik yang diimpikan oleh setiap pemilik
perusahaan. Struktur organisasi perusahaan memang harus memperhatikan
prinsip kerampingan. Sebagai langkah awal, mungkin anda hanya perlu
membuat struktur jabatan yang memang cukup vital yang harus dimiliki
perusahaan. Ketika perusahaan masih belum besar dan personil-personil anda
masih bisa menangani beberapa bidang urusan, maka anda bisa membuat
struktur organisasi perusahaan yang ramping. Mungkin anda tidak perlu
membuat divisi Humas ketika urusan itu masih bisa ditangani oleh divisi lain.
Namun, ketika perusahaan sudah berkembang besar dan urusan yang ditangani
sudah semakin kompleks, maka anda perlu untuk mengembangkan struktur
organisasi tersebut.

3. Menyusun langkah dalam pengendalian dan pengukuran kinerja

A. Pengendalian

Langkah 1. Menetapkan Standar (Establishing Standards)

Yang dimaksud dengan Standar disini adalah sasaran atau target yang harus dicapai dalam
menjalankan fungsi manajemen. Standar ini akan digunakan untuk mengukur dan
mengevaluasi kinerja dari suatu unit kerja, departemen ataupun organisasi secara
keseluruhan. Standar dapat juga disebut sebagai kriteria untuk menilai kinerja organisasi atau
unit kerja dari organisasi tersebut.
Pada umumnya, Standar dapat diklasifikasikan menjadi dua jenis
yaitu Tangible dan Intangible.
 Tangible (terukur atau nyata) – Tangible adalah standar yang dapat diukur dan
nyata. Biasanya disebut juga dengan Standar yang terukur (Measurable Standards).
Standar Terukur yang ditentukan oleh Manajemen dapat berupa Standar waktu  yang
harus dicapai (Time), standar biaya (Cost), standar penjualan (Sales), standar pangsa
pasar (Market Share), standar produktivitas (Productivity) hingga laba yang harus
dicapai (Profit).
 Intangible (Tidak Terukur atau tidak berwujud) – Intangible adalah standar yang
tidak dapat diukur secara moneter ataupun angka. Standar Intangible ini lebih sulit
diukur jika dibandingkan dengan standar tangible. Contohnya Standar Intangible
seperti sikap dan tingkah laku seorang karyawan, penyimpangan pekerjaan seorang
karyawan, kreativitas karyawan ataupun kesetiaan pelanggan.

Pekerjaan Pengendalian Manajemen ini akan menjadi lebih mudah dengan adanya penetapan
standar ini. Hal ini dikarenakan pengendalian manajemen dilakukan berdasarkan standar
yang ditetapkan oleh manajemen itu sendiri.

Langkah 2. Mengukur Kinerja (Performance Measurement)

Langkah kedua dalam fungsi Pengendalian Manajemen adalah mengukur kinerja. Manajemen
akan dapat lebih mudah mengukur kinerja apabila unit/satuan ataupun kriteria kinerja telah
ditentukan sebelumnya. Pada dasarnya, Pengukuran kinerja harus berada pada unit atau
satuan yang sama dengan kriteria yang telah ditentukan. Unit/satuan atau tolak ukur harus
terdefinisi dengan baik dan seragam sepanjang proses pengukuran atau penilaian ini.
Misalnya, jika kita menentukan standar produktivitas adalah dalam bentuk satuan persentasi
(%), kita harus tetap menggunakan persentasi (%) untuk mengukurnya dan tidak boleh
menggunakan satuan lain seperti biaya (Rupiah) untuk mengukurnya.

Langkah 3. Membandingkan kinerja aktual dengan Standar yang ditentukan (Comparison of

actual and standard performance)

Membandingkan kinerja aktual dengan standar yang ditentukan merupakan langkah yang
sangat penting. Langkah penetapan standar dan langkah pengukuran kinerja pada dasarnya
adalah langkah persiapan, sedangkan langkah perbandingan ini merupakan langkah aktif
yang harus dikerjakan oleh manajemen. Penyimpangan dapat didefinisikan sebagai
kesenjangan antara kinerja aktual dengan target atau standar yang ditetapkan. Seorang
Manajer harus mengetahui dua hal dalam langkah ini, yaitu bentuk penyimpangan yang
terjadi dan penyebab terjadinya penyimpangan.

Manajer juga harus mengetahui dan membedakan yang mana merupakan penyimpangan
minor (kecil) yang dapat diabaikan terlebih dahulu dan yang mana merupakan penyimpangan
utama yang harus segera mengambil tindakan yang serius.  Sebagai contoh, jika biaya alat-
alat tulis terjadi kenaikan dari target 5% menjadi aktual 8% maka penyimpangan tersebut
dapat dikategorikan sebagai penyimpangan minor (kecil). Namun disisi lain, jika tingkat
cacat produksi bulanan meningkatkan terus menerus maka dapat dikategorikan sebagai
penyimpangan besar yang harus segera diambil tindakan perbaikannya. Setelah mengetahui
penyimpangan yang terjadi, seorang manajer harus segera mencari penyebab terjadinya
penyimpangan tersebut.
Langkah 4. Mengambil tindakan koreksi/perbaikan (Taking Corrective Action)

Begitu penyimpangan dan penyebab penyimpangan diketahui, tahap selanjutnya adalah

mengambil tindakan perbaikan. Jika penyimpangan yang terjadi merupakan penyimpangan
kecil yang masih dapat diterima maka tidak perlu melakukan tindakan korektif. Namun jika
penyimpangan yang terjadi adalah penyimpangan besar yang telah melampai batas yang
dapat diterima maka harus segera mengambil tindakan perbaikan dan mengambil tindakan-
tindakan pencegahan supaya tidak terjadi lagi dikemudian hari.

Contohnya, target tingkat kecacatan (reject rate) produk di produksi yang dapat diterima
adalah 2%, namun pada aktualnya tingkat kecacatan produk di produksi adalah 5%. Tingkat
kecacatan tersebut telah melampaui batas yang dapat diterima sehingga diperlukan
penyelidikan terhadap penyimpangan tersebut. Setelah diselidiki, ternyata yang menyebabkan
tingginya tingkat kecacatan produk ini adalah adanya pengaturan mesin yang salah. Dengan
diketahuinya penyebab terjadinya penyimpangan tersebut, maka kita harus mengambil
tindakan perbaikan yaitu mengatur kembali mesin tersebut ke pengaturan yang benar dan
memberikan indikasi di mesin supaya tidak terjadi pengaturan yang salah lagi di kemudian
hari.

B. Pengukuran Kinerja

1. Bagaimana Kinerja Perusahaan Diukur?

Meskipun pasar dalam kondisi yang konstan dan tidak kompetitif, bukan berarti kinerja
perusahaan bisa menurun. Justru, perusahaan harus giat meningkatkan performanya agar tetap
kompetitif dan mencapai hasil yang diinginkan.
Untuk mengukurnya, mulailah membangun tujuan perusahaan jangka pendek dan panjang. Tanpa
adanya tujuan yang terukur, kinerja perusahaan juga akan mustahil untuk diukur dan dinilai. 
Dari sini, kembangkanlah KPI yang sudah dibuat. KPI adalah rasio standar yang bisa
memberikan insight mengenai performa bisnis. KPI setiap perusahaan berbeda-beda tergantung
tujuannya, jadi jangan sampai terpengaruh dengan tujuan perusahaan lain.
Setelah menentukan KPI yang sesuai, tetapkan metrik yang sesuai untuk mengukurnya. Metrik
harus bersifat kuantitatif sehingga bisa diukur dan diketahui perkembangannya. Metrik ini bisa
berupa metrik penjualan, metrik keuangan, atau kinerja karyawannya sendiri.
Setelah menentukan KPI dan metrik, mulailah mengukur dan menilai setiap kinerja yang ada
dalam perusahaan tersebut. Catatlah data yang relevan dan berguna untuk perkembangan
perusahaan Anda.

2. Bagaimana Perusahaan Mencapai KPI?

KPI yang tepat itu harus selalu dicari, karena setiap perusahaan memiliki KPI yang berbeda-beda.
Selain itu, KPI yang tepat juga penting dalam mengukur dan meningkatkan kinerja perusahaan.
Untuk menentukan KPI yang tepat, Anda bisa mengidentifikasi pertanyaan terkait perusahaan
yang sangat dibutuhkan, seperti kinerja penjualan, pemasaran, karyawan, dan lain-lain. Pertanyaan
inilah yang bisa menjadi fokus penilaian kinerja perusahaan Anda. Jangan lupa, buatlah patokan
terukur mengenai pencapaian kinerja yang sudah dilakukan.
KPI yang sudah dibuat dan ditetapkan sebaiknya dikomunikasikan kepada karyawan, investor atau
orang penting dalam perusahaan Anda. Tujuannya agar mereka tahu target apa yang harus dicapai
sehingga perusahaan bisa memperoleh performa yang baik. Bila mereka tidak tahu KPI ini,
mereka hanya bekerja asal-asalan tanpa tujuan yang jelas, sehingga kinerja perusahaan pun turun.
3. Apa Saja yang Diukur dalam KPI?
KPI yang ditetapkan menjadi ukuran keberhasilan perusahaan dalam mencapai target yang
diinginkan. Selain itu, KPI juga menunjukkan seberapa efektif perusahaan dalam mencapai
tujuannya serta mengembangkan strategi untuk memajukan kinerja perusahaan yang sudah ada.
Beberapa hal yang bisa diukur dalam KPI adalah:

 Performa Keuangan Bisnis

 Keuntungan atau Profit
 Loyalitas Konsumen
 Performa Karyawan
 Analisa Kompetitor

4. Cara memimpin tim dengan baik

a) Pemimpin yang Baik Memiliki Attitude yang Tidak ‘Nyeleneh’

Menjadi seorang pemimpin itu artinya Anda akan menjadi seseorang yang akan selalu
berinteraksi dengan orang lain dengan berbagai karakteristik, baik dalam pekerjaan maupun
di luar pekerjaan.Satu penilaian yang paling penting dalam diri seorang pemimpin adalah
tentang etika-nya.Itulah kenapa sepintar apapun pemimpin Anda, tetap akan tidak terlihat
sebagai pemimpin yang baik di mata orang lain jika etika-nya selalu menyimpan dari adab
yang berlaku dalam suatu organisasi, mulai dari kejujuran, perilaku, keberanian hingga
responsibilitas.

b) Pemimpin yang Baik Terbuka untuk Mendengarkan Masukan Orang Lain dan
Kritis

Tidak ada orang yang sempurna dalam dunia ini, begitu pula seorang pemimpin.Dalam setiap
ide dan gagasan yang dikeluarkannya, pasti memerlukan kritik dan saran dari orang
lain.Untuk itulah, Anda harus selalu terbuka untuk setiap masukan yang diberikan dari orang
lain.Namun, bukan berarti setiap masukan harus diterima dengan mentah-mentah.Perlu
proses yang dilakukan supaya masukan tersebut dapat dijadikan sebagai bahan yang dapat
meningkatkan kualitas dari ide dan gagasan yang telah Anda komunikasikan.Semakin bagus
ide Anda, semakin tinggi perusahaan memberikan kompensasi kepada Anda

c) Pemimpin yang Baik Memiliki Hubungan dengan Orang Lain yang Bersifat
Saling Menguntungkan

Pikirkan kembali tentang bagaimana jalan terbaik untuk memiliki hubungan dengan orang
lain yang bersifat saling menguntungkan.Karena, orang lain akan selalu melihat apa manfaat
yang dapat mereka dapatkan jika berada di bawah kepemimpinan Anda, entah dalam dalam
bentuk materi, ilmu ataupun hal lainnya.Akan terasa sulit, jika Anda selalu memberikan
informasi mengenai ide dan gagasan kepada orang lain yang hanya akan menguntungkan diri
Anda sendiri.Mungkin mereka akan menerimanya untuk sementara, tapi Anda tidak berhasil
untuk menjadi pemimpin yang baik.
 d) Pemimpin yang Baik Selalu Belajar dari Lingkungan Sekitar

Menjadi seorang pemimpin tidak selalu harus memiliki jabatan.Hal itu dapat Anda dapatkan
dari apa yang telah Anda berikan kepada kelompok Anda.Semuanya sanggup Anda raih
karena mampu membaca lingkungan sekitar dengan baik dan telah berkomunikasi dengan
baik bersama tim sehingga keberadaan Anda dapat menawarkan solusi terbaik dalam setiap
pemecahan masalah.

e) Pemimpin yang Baik Memiliki Wawasan Luas dan Tidak Pernah Berhenti
Belajar

Ingin menjadi pemimpin dalam organisasi di suatu tempat?Kurangilah membaca buku yang
hanya berfokus pada bidang yang Anda geluti di organisasi tersebut dan terbukalah untuk
membaca buku pengetahuan lain agar wawasan Anda semakin luas sehingga setiap
komunikasi yang terjadi antara Anda dengan orang lain akan selalu berjalan dengan
baik.Semakin terbuka pikiran Anda dengan pengetahuan lainnya, semakin mudah Anda
menemukan solusi untuk memecahkan suatu masalah.

f) Pemimpin yang Baik Terlihat Menonjol Daripada Orang Lain

Sekali lagi, terlihat menonjol sebagai seorang pemimpin tidak perlu Anda tunggu sampai
mendapatkan jabatan.Semuanya akan bergerak begitu saja dan terlihat bahwa Anda-lah
pimpinan dalam kelompok tersebut.Kuncinya, jadilah orang yang aktif dan posisikan diri
Anda sebagai “team player” dalam kelompok tersebut.

g) Pemimpin yang Baik Tidak Menutupi Kesalahannya

Hanya orang yang berjiwa besar yang sanggup menjadi pemimpin. Karena, menjadi seorang
pemimpin tidak semudah apa yang Anda bayangkan.Diperlukan mental yang kuat karena
berani menanggung malu dan dosa pada setiap kesalahan yang telah dilakukan.Orang lain
akan mengurasi rasa hormat kepada Anda selaku pemimpin jika suatu waktu ada terjadi
masalah yang justru kalian tutupi sendiri dan melemparkan kepada orang lain.

h) Pemimpin yang Baik Tidak Pernah Lupa untuk Memberikan Apresiasi

Terhadap Prestasi Orang Lain Terutama Bawahan

Pujian adalah kata-kata yang dinanti-nanti orang lain terhadap pencapaian yang telah mereka
lakukan, terutama pujian dari pimpinan mereka.Oleh sebab itu, jadilah pemimpin yang tidak
pernah melupakan prestasi anak-anak Anda.

i) Pemimpin yang Baik Memiliki Kecerdasan Emosional yang Tinggi

Unik dan sedikit orang yang tahu, bahwa menjadi seorang pemimpin bukan hanya menjadi
orang yang paling pintar dalam berbagai bidang di dalam sebuah perusahaan dan organisasi.

j) Pemimpin yang Baik Jarang Terlihat Ragu

Suatu ketika, Anda sebagai pimpinan akan mendapatkan masalah dengan tingkat resiko yang
tinggi.Pelajarilah tentang bagaimana nada berbicara, dan bahasa tubuh agar tetap terlihat
profesional dan tidak ragu dalam mengambil sebuah keputusan.
 5. Progam yang mampu mengatasi persoalan komunikasi dan motivasi
1. Program pendidikan dan pelatihan.
Program pendidikan dan pelatihan yang dilaksanakan oleh perusahaan, yakni dalam upaya
meningkatkan kualitas ketrampilan (skill) karyawan, dan kualitas maupun kuantitas
pemberian jasa pelayanan dan sebagainya.

2. Program pencapaian motivasi kerja berprestasi.

Programm ini dikenal dengan istilah Achievement Motivation Training – AMT, dimana
dalam pelatihan tersebut diharapkan dapat mempertemukan antara motivasi dan prestasi kerja
karyawan dengan harapan-harapan atau keinginan dari pihak perusahaan dalam mencapai
produktivitas yang tinggi.

3. Program penghargaan.
Program penghargaan disini dimaksudkan adalah dalam upaya pihak perusahaan (pimpinan)
memberikan suatu penghargaan kepada karyawan, baik yang berprestasi kerja maupun cukup
lama masa pengabdiannya secara terus mnerus dan sebagainya. Dalam hal ini, penghargaan
yang diberikan itu akan menimbulkan loyalitas dan rasa memiliki (sense of belonging) yang
tinggi terhadap perusahaan.

4. Program acara khusus (Special Events), yakni merupakan program yang sengaja
dirancang di luar bidang pekerjaan sehari-hari, misalnya menghadapi event ulang tahun
perusahaan dengan mengadakan kegiatan keagamaan, olah raga, lomba dan hingga berpiknik
bersama yang dihadiri oleh pimpinan dan semua karyawannya dengan maksud
menumbuhkan rasa keakraban bersama diantara sesama karyawan dan pimpinan .

5. Program media komunikasi internal, yakni merupakan program pembuatan media

komunikasi seperti buletin, majalah dinding, majalah perusahan, newsletter, papan
pengumuman, buku penuntun dan pedoman kerja, yang memberikan pesan, informasi, dan
berita yang berkaitan dengan kegiatan antar karyawan, perusahaan atau pimpinan.
.