P13 Pengawasan Pemb: Format Laporan

#RIVIEW materi

Ketika kita melakukan pengawasan pemb kita butuh beberapa tahapan:

1. Menyusun design pengawasan dan monitoring (5W+1H). gimana monitoring dan pengawasan
akan dilakukan. Jd, indikator nya apa, cara nyagimana, metodenya nya apa, info apa, waktunya
kapan, dilaporkan kepada siapa, siapa yg melakukan. Itu design. Kalo instrument itu sama spt kita
melkaukan penelitian, yaitu alat untuk mendaptkan datanya. Design nya boleh dituangkan dlm
benutk log frame, tp masa Cuma bawa logframe nya aja ke lapangan apalagi indicator nya luas. Nah
metodenya itu apa?. Instrumen itu tergantung pd metode nya. jika metode nya adalah wawancara
maka instrument nya adalah pedoman wawancara dg pertanyaan yg mengacu pada indicator yg
akan diawasi. Kalo mau pake insturmen lain itu boleh tergantung dg metode yg digunakan. Missal,
observasi (ada cheklist nya, community score card, dll) instrument nya.

2. Dilakukan pelaksanaan monitoring (pengambilan data) tergantung pada metode yg telah diambil.
Pada saat itu kita udah belajar nyusun kuisioner, community score card tinggl disebar untuk mencari
data nya atau bisa juga pake impac analysisis yg udah ada pertanyaan interview kemudian disebar
dan hal termasuk instrument pengambilan data.

3. kemudian data nya dianalisis . kemarin yg sudah kita presentasikan itu adalah analisis data
kualitatif (karena pengawasan itu srg nya dilakukan scr kualitatif yg mana bertujuan utk melihat
progress capaian. Wlpn sbnrnya bisa pake kuanti tp itu dilakukan nya diakhir atau mencapai akhir yg
mana bertujuan utk melihat berapa besar atau berapa persen yg puas dg program, yg menganggap
program kita baik). Kalo awal2 program itu dilakukan scr kuali yg dilakukan dg interview, dan
instrument lainnya yg dapat dilakukan. Hal tersebut dikarenakan untuk melihat bagaimana program
diimplementasikan.

4. Hasil analisis data itu disajikan

5. Kemudian disimpulkan. Apakah progress nya itu biak, sedang, atau buruk.

6. Menyusun feedback atau timbal balik atau rekomendasi. Apa yg hrs dilkaukan untuk memperbaiki
program berdasarkan hasil analisis tadi.

7. Membuat atau menyusun laporan

#FORMAT LAPORAN MONITORIG

Laporan monitoring itu tidak ada rumus yg pasti isinya. Hal tersebut tergantung dg apa yg dimonitor
dan indicator nya (kotekstual)

1. Hal identittas

a. nama program

b. nama organisasi

c. penyelenggara

d. periode monitoring (karena kan ada monitoring tahap tahap satu, tahap 2)
 e. Tanggal kunjungan (kapan monitoring dilkukan dan terjun ke lapangan itu tgl berapa. Jd setiap
kunjungan itu ada laporannya).

f. nama tim atau nama pelaksana moniotirng nya siapa aja.

g. dan infromasi lain yg dirasa diperlukan boleh dimasukan di dalam indentitas poryrek program.

Jadi hal identitas program atau proyek itu diisi berdasarkan pada informasi yg ada saja.

2. dapat mencantumkan lembar pengesahan yg dinyatakan bahwa dok laporan disusun olh tim
pelaksana. kesimpulan umum hasil monitoring. Hal tsb ditari di halaman depan karena org biasanya
males bacanya. Jd sblm penjelasan, data pendukung. Kesimpulan yg menjelaskan capaian program
itu baik, sdg, atau buruk. Jd ditaro di depan kesimpulan ttg program nya bagus ato engganya.

3. penjelasan per indicator. Itulah mengapa monitoring sgt butuh indicator atau pertanyaan apa yg
dimonitor. Biasanya penjelasan per indicator itu capaian nya apa. Bisa jadi pake lima indicator missal

a. Partisipasi masyarakat

b. kebermanfaatan

C. Kulitas layanan

d. ……

e. ……..

bisa aja kebermanfaatan nya tinggi tp partisipsi nya rendah. Brarti disitu perlu ada laporan per
indikator. per indikator perlu ada cheklist kesimpulan. Jd, missal indicator partisipasi itu disimpulkan
apakah partisipasi nya bgs, terbatas, tdk ada partisipasi, atau bahkan tidak bisa diamati selama
proses monitoring.

Kemudian, pelaksanaan monitoring mendeskripsikan hasil nya. jd bukan cuma cheklist nya yg dilihat,
tp hasilnya juga dijelaskan. Cheklist nya cuma membantu td para pembaca agar enak ngecek nya, jd
org saat buka atau lihat tuh lgsng keliatan “oh partisipasi ny bagus”. Tp ttp hasil nya itu perlu utk
dilaporkan.

4. cheklist simpulan hasil monitoring scr umum / cheklist progress kegiatan. Jd, progress capaian nya
itu baik, sdg, atau buruk . di lembar ini isinya adalah berdasarkan hasil moniotirng yg dilakukan dapat
disimpulkan progress kegiatan apa itu adalah di cheklist apakah baik, sdg, buru,, tp kalimatnya boleh
yg lain spt memeuaskan, tdk memuaskan, dll tergantung agenda pengawasan. Untuk dapat cheklist
tsb kita perlu pakai analisis yg kemarin (pert yg kelompokan itu stlh uts, kemudian dipresentasiin yg
dikoding2 / dikelompokan gitu loh ri !!!). jd gabisa tbtb ini baik. Dimana datanya kalo kitab isa
mnyimpulkan itu tu baik?!. Kemudian biasanya dibawah nya itu ada kolom keterangan atau ,…..
perluada catatan dr tim pengawas. dilakukan scr singkat saja karena utk memberikan info kepada
orang2 yg males baca! Missal contoh kesimpulan yg singkat: hasil nya sedang dan kemudian dikasih
alasan yg biasanya berupa “masih terdapat beberapa kendala keterangan nya. Jadi, keterangan nya
itu gini nih : “program ini sdh berjalan, terdapat beberapa capaian. Namun, ada beberapa kendala
yaitu A, B, C, D”. halt sb dituliskan di catatan dan ditulis scr singkat saja spt executive summary kalo
di kebijakan istilah nya tuh. Kalo baik, itu sudah sesuai target (tp bukan target akhir, tp target
metode. Kalo monitoring pertama tentu target nya blm 100% , jd disesuaikan saja. Missal target 3
bulan pertama). Jika buruk itu biasanya kalo proyek terhambat atau tidak jalan. Alasannya, di
jelaskan juga. Itu cheklist scr umum. Kemudian masuk ke penjelasan per indicator. Jd yg ke 3 dalam
laporan itu isinya, laporan si monitoring biasanya per indicator. Yg ada di ppt tu contoh doang
karena kan indicator nya beda2 tiap program. Itu contoh nya indicator konteks (yg ada di ppt).
Cheklist itu isinya bisa dituliskan sndiri berdasarkan indicator nya. yg paling atas tu yg paling bagus
biasanya. Jd cheklist nya itu dibuat lbh mendetail, kalo bisa jangan Cuma sekedar baik, buruk, sdg aja
karena ambigu. Kemudian bawah nya ditulis komentar atau keternagan kemudian dikasih juga
alasan kenapa si chekslit nya adalah program dengan perubahan yg signifikan, apa saja sih
perubahan yg dibutuhkan. Kelemahannya dimana biasanya dan apa yg perlu diubah. Jd
ketidaksesuaian dg konteks itu dibagian mana. Konteks itu adalah kesesuain dg program dg
permasalahan, dg lingk masyarakat.

Indicator partisipasi masyarakat. Cheklist nya blh pake kal lain dan gk harus spt yg ada di ppt. missal
yg plg atas adalah partisipasi sgt tinggi, bawahnya partisipasi masyarakat baru scr parsial atau
sebagian, atau partisipasi tdk dapat diamati selama proses monitoring karena ingin semuanya
datang, tp blm tentu 1x kunjungan mengahsilkan data yg diinginkan. Kemudian dikasih alesan nya
kenapa tdk bisa diamati.

Indicator kepatuhan pada standar. Ada yg namanaya compliance monitoring. Di cheklist nya ,,…..
sesuai dg ppt pokonya. Jd jgn sampe ksimpulannya itu tdk dapat diamati. Cheklist nya boleh 5. Bis
acheklist nya itu perlu dilakukan perbaikan. Cheklist itu min 3!

BAB 4

KEMUDIAN ANALISIS DATA. Berisi gambaran data yg didapatkan. sblm nya itu cheklist dan komentar
hal tsb itu merupakan rangkuman hasil pengawasan setiap indicator, maka alisis data itu
penjelasannya. Tp utk praktiknya, penjelasan itu sdh punya (kmrn yg sdudah dibuat jd dimasukan aja
disitu, tp dibuat singkat aja). Intinya adalah menjelaskan poin2 indikator tadi. Dapat dijelaskan kalau
dilakukan scr desktirptif. Tp kalo metode nya itu dilakukan scr survey, kuisioner yg bersifat numerik
itu penyajiannya boleh scr data, grafik, dll.

5. Laporan hasil monitoring per indicator.

6. atau 5. Penjelasan detailnya. Analisis data hasil monitoring. Jd penjelasan detail dari poin ke 4. Jd,
kalo yg panjang2 (yg kita udah lakuin) itu orang2 males baca, shg boleh dimasukin ke analisis laporan
yg point no 5.

6. disimpulkan monitoring nya. Menjelaskan scr lbh detail poin no 3. Berupa deskripsi. Kalo di awal
itu sdh ada kesimpulan berupa cheklist porgres kegiatan biar org bisa lgsng melihat kesimpulannya
(?)

7. timbal balik dan rekomendasi perbaikan. Karena tujuan melakukan pengawasan adalah utk
memperbaiki program. Jd isinya adalah apa yg perlu diperbaiki. Harus disesuaikan dg hasil temuan
monitoring nya. difokuskan kepada gimana cara meningkatkan ouput, outcome, dan impact program
yg di monitoring.

#Format

Tdk baku, dan tiap organisasi mungkin punya format yg berbeda. Tp, kalo organisasi internasional
biasanya sdh cukup menggunakan format spt ini (yg ada di ppt)