MODUL 5

STATIONARY

Mata kuliah : Kesekretarisan 2

Kode Matakuliah : A B K K 114
Semester : I (satu)
SKS dan Jumlah Jam : 2 SKS 4 jam/minggu
Matakuliah Pendukung : Kesekretarisan 1
Pendukung Matakuliah : -
Dosen : Parenta Ritonga, S.E
Minggu : ke 12 - 13

1. Unit Kompetensi : Stationary

2 .Elemen Kompetensi : 1. Pengertian Stationary
2. Pengamanan Stationary
3. Formulir Permintaan Stationary
4. Kartu Stock Stationary
3. Kreteria kinerja : Dapat mengerti stationery, dapat mengamankan
stationary, dapat menggunakan formulir permintaan
stationary dan menggunakan kartu stock stationary.
4. Materi pembelajaran

PENGERTIAN STATIONERY
Stationery adalah bagian kecil dari persediaan yang dimiliki oleh
perusahaan, namun dapat bertambah terus dan menjadi mahal, oleh sebab itu
pegawasan pengeluaran stationary harus dilakukan dengan hati-hati, agar
stationery dapat dihemat.
Stationary terdiri dari berbagai jenis, dan nilainya (harganya) relatif kecil,
namun karena jenisnya banyak, sehingga uang yang dibelanjakan pada stationary
akan menjadi relatif banyak juga. Stationary harus dijaga dengan baik dan harus
menggunakan suatu prosedur yang berhubungan dengan pembeliannya dan
pendistribusiannya kepada setiap orang dalam departement yang membutuhkan.
Jika stationary tidak ditangani dengan baik dan tidak mengikuti prosedur yang
benar, dikhawatirkan akan terjadi pemborosan dan penyalahgunaan dari orang
yang tidak bertanggung jawab.
Pembelian stationary, dilakukan dengan perkiraan-perkiraan yang
ekonomis untuk menghindari, terjadinya pembelian stationary yang terlalu besar
yang dapat mengakibatkan tertanamnya uang dalam stationary atau jangan sampai
terlalu kecil jumlah stationary yang dibeli, hal ini dapat pula mengakibatkan,
pekerjaan kantor tidak dapat dijalankan karena kehabisan stationary.

87
JENIS-JENIS STATIONARY
1. Kertas yang terdiri dari beragam ukuran dan kualitas.
2. Kertas dan Amplop yang sudah tercetak Kop Suratnya.
3. Pulpen yang terdiri dari berbagai jenis.
4. Pita Mesin Ketik (Manual dan Electronic)
5. Tinta Printer
6. Map (Stopmap Folio dan Haging Folder)
7. Sipidol (Board Marker)
8. Tinta (Marking Ink)
9. Bantalan Stempel
10. Paper Clips
11. Block Notes
12. Hecter
13. Staples
14. Penghapus Karet dan Fluid (Tipp-ex)
15. Lem
16. Isolasi
17. Tinta Stempel
18. Pelobang Kertas (Hole Punches)
19. Double Folio
20. Slotip
21. Dan lain-alin anda dapat menambahkannya.

METODE PENANGANAN STATIONARY

Pada perusahaan kecil, sekretaris atau pembantunya adalah orang yang
bertanggung jawab terhadap perdistribusian stationery. Sebagai stock (persediaan)
yang memerlukan pembiayaan dan memerlukan tempat lemari yang selalu
tersedia di kantor, maka sangat penting dihindari penimbunan yang berlebihan
seperti kertas yang memerlukan tempat penyimpanan. Suatu cara untuk
menghindari kelebihan persediaan harus dilakukan pencatatan secara hati-hati
terhadap setiap stationery yang akan dimasukkan ke dalam Kartu Stock
Stationery, seperti yang digambarkan dibawah ini:

88
 STATIONARY STOCK CARD

Item: Amplop Maximum Stock: 40 Kotak

(Isi 5o/kotak) Minimum Stock: 10 Kotak
Receipts Issuues Balance
Date In Stock
Quantity Invoice Supplier Quantity Requsi- Departe-
2004
Received No. Issued tion No. ment
Agt. 2 30 kotak
9 1 kotak 153 Reception 29 kotak
11 10 kotak 401 Filling Dept. 19 kotak
Sep. 1 8 kotak 477 Personnal Dept 11 kotak
Sep. 2 25 kotak 450 Office Equipt- 36 kotak
Men Supp Ltd

Kartu Stock Stationery menunjukkan Jumlah Minimum yang tidak boleh

dilwati atau lebih kecil dari itu (10 Kotak) dan Jumlah Maximum yang
diperbolehkan (40 Kotak), jumlah ini tidak boleh di dilampaui, untuk menjaga
agar pembiayaan stationary tidak terlalu banyak dan disisi lain untuk menghindari
tempat jangan sampai tidak dapat diletakkan pada lemari.
Batas minimun dan maximum memungkinkan sekretaris atau pegawai
yang bertanggung jawab mengenai stationary dengan mudah dapat melihatnya
dari Kartu Stock Stationery, kepada siapa atau bagian mana perlu diberikan
tambahan stationery dan dari Kartu Strock Stationery dengan mudah juga dilihat
kapan waktunya melakukan pemesanan persediaan stationery. Dari gambaran
Kartu Stock Stationary dapat dilihat bahwa tidak diberikan lagi Amplop kepada
orang yang meminta jika sudah berada pada persediaan minimun sebanyak 10
Kotak, dan demikian juga tidak akan pernah Amplop berada dalam jumlah
melebihi 40 Kotak. Kolom sebelah kanan menunjukkan catatan jumlah Ampolop
11 kotak, sekretaris dapat memutuskan untuk memesan kembali.

MEMESAN KEMBALI STATIONERY (Reordering Stationery)

Pemesanan kembali persediaan stationery sering dilakukan oleh bagian
pembelian (purchasing department) dan suatu pesanan diterima dari supervisor
stationery (atau penanggung jawab stationery) dan dikirim ke departement ini
secara teratur, dengan kekecualian mungkin dilakaukan sekali sebulan atau lebih
sering jika dalam keadaan darurat.

89
PEMBERIAN STATIONERY KEPADA STAFF
Semua orang yang bekerja di dalam kantor perusahaan akan menggu-
nakan stationary. Stationery yang dipesan oleh staff terlebih dahulu mengisi
Formulir Permintaan Stationery (lihat contoh dibawah). Formulir Permintaan
Stationery sangat berguna unkuk melakukan pemeriksaan terhadap semua jenis
stationery yang dikeluarkan melalui pintu keluar, dan sebagai suatu cara untuk
melakukan penjadwalan penyerahan stationery yang diminta oleh staff dengan
demikian permintaan-permintaan stationery oleh staff dapat diberikan secara
teratur. Misalnya permintaan stationary akan diserahkan pada setiap hari Selasa
dan Kamis, jam 09.00 – 10.30.

Stationery Requisition Job. No._______ Stationery Requisition Job. No._______

From:____________________________ From:____________________________
To:______________________________ To:_______________________________
Quantity Desription Quantity Desription

Amount Item required

required

Signed:_______ Date:__________ Signed:_______ Date:__________

LEMARI STATIONERY
Rak lemari yang berisi kotak-kotak stationery harus diberi nama masing-
masing stationery pada kotaknya. Lemari harus dikunci dengan catatan kunci
dibuat rangkap dua dalam hal jika orang yang yang bertanggung jawab dengan
stationery tidak hadir kerja. Lemari yang tidak dikunci akan dengan mudah
stationery dicuri atau diambil sesuka hati oleh orang yang tidak berkepentingan
dan tidak dilakukan pencatatan pengambilan.
Stationery dikeluarkan atau diberikan pada waktu dan hari yang sudah
ditentukan. Jangan sampai terjadi gangguan pekerjaan hanya disebabkan tidak
adanya pulpen atau pita mesin ketik. Perlu ditempelkan pada papan pengumunan
hari, jam pengambilan stationery dan giliran orang yang akan mengambil
stationary.

90
PEMERIKSAAN STATIONARY/STOCKTAKING
Pemeriksaan persediaan stationery di lemari penyimpanan harus dilakukan
secara rutin dalam kuran waktu tertentu, dua kali dalam setahun adalah
pemeriksaan yang normal. Pemeriksaan dilakukan untuk menyakinkan bahwa
saldo stationery yang ada pada Kartu Stock Stationery sesuai dengan jumlah
statationery yang ada di dalam lemari. Juga sebagai suatu kesempatan untuk
memberikan label atau tanda pada stationery yang belum mempunyai label.

5. Metode Pembelajaran: Kuliah, Tanya Jawab, Latihan

6. Materi Latihan:
LATIHAN 1
Perhatikan Kartu Stock No. 1 dan Permintaan Stationary No. 389 di bawah ini
kemudian jawab pertanyaan disebelah:

STATIONARY STOCK CARD No.1

Item: Stopmap Folder Maximum Stock: 1000

A4 Minimum Stock: 100
Receipts Issuues
Date Quantity Invoice Supplier Quantity Requsi- Balan
2004 Received No. Departe-
Issued tion No. ce In
ment
Stock
Jan 5 900
8 200 389 Filing 700
14 50 396 Reception 650
Feb. 4 100 453 Sales 550
10 400 468 Filing 150
HW Smung
15 800 130 & Co
950

Requisition Job. No. 389

From: Filing Department
To.: Stationary Store
Quantity Description

200 Stopmap Folder A4

Signed: Waldemar Date 8 Jan 04

91
 a) Departement mana yang paling banyak menggunakan stopmap folder A4?
b) Pada tanggal berapa persediaan stopmap folder paling rendah?
c) Pada tanggal berapa persediaan stopmap folder paling banyak?
d) Permintaan stationery No. 389, menunjukkan, quantity, Description dan
jenis yang diminta, stationary apa yang lain yang dibutuhkan oleh
department filing?
LATIHAN 2
Pehatikan Kartu Sock Stationery (Stationery Stock Card) Nomor 2 di bawah ini.
Buatlah 3 Formulir Pesanan Stationery (Stationery Requisition) dan isikan
permintaan nomor 490, 511, dan 529 kedalam formulir yang anda persiapkan
tersebut. Cara mengisinya lihat contoh Stationery Requisition No. 471.

Requisition Job. No. 471

From: SalesDepartment
To.: Stationary Store
Quantity Description

2 rim Kertas Hvs A4 Warna

Kuning

Signed: B Barus Date: 10 Feb 2004

STATIONARY STOCK CARD No.2

Item: Kertas Hvs A4 Maximum Stock:: 25 rim

Warna Kuning Minimum Stock:: 5 rim
Receipts Issuues
Date Quantity Invoice Supplier Quantity Requsi- Balan
2004 Received No. Departe-
Issued tion No. ce In
ment
Stock
15
Jan 31 10 8310 Toko Piter 25
Feb 10 2 471 Sales 23
Feb 15 15 490 Typing Pool 8
Feb 24 3 511 Buying 5
Feb 25 20 10014 Toko EKarya 25
Mrt 1 5 529 Typing Pool 20

92
LATIHAN 3

Perhatikan Permintaan Stationery no. 910, 923, 970 dan 980 dibawah ini:

Requisition Job. No. 910 Requisition Job. No. 923

From: Personnal Department From: SalesDepartment
To.: Stationary Store To.: Stationary Store
Quantity Description Quantity Description

2 Rim Kertas Berkop Surat A4 5 Rim Kertas Berkop Surat A4

Signed:F. Simons Date: 9 Mei 2004 Signed: Tarkus Date: 11 Mei 004

Requisition Job. No. 970 Requisition Job. No. 980

From: Buying Departement From: General Managers Office
To.: Stationary Store To.: Stationary Store
Quantity Description Quantity Description

10 3
Kertas Berkop Surat A4 Kertas Berkop Surat A4
Rim Rim

Signed: Reymon Date: 10 Feb 2004 Signed: Martin Date: 10 Feb 2004

Buatlah satu Karatu Stock Stationery (Stationery Stock Card) untuk mencatkan
semua permintaan di atas kedalamnya, informasi tambahan adalah sebagai
berikut:
 Stock Maximum 200 Rim
 Stock Minimum 50 Rim
 Supplier: Perpecta Printing Co.
 Balance In Stock/Saldo Persediaan sebanyak: 70 pada tanggal, 8 Mei 2004
 Diterima 50 rim tambahan persediaan pada tanggal 31 Mei 2004, nomor faktur
pembelian 09439

93
LATIHAN 4
Kartu Stock Stationery di bawah ini belum sempurna, anda diminta untuk
menyempurnakannya.

STATIONARY STOCK CARD

Item: Kertas Bond Maximum Stock:: 500 rim

Minimum Stock:: 25 rim
Receipts Issuues
Date Quantity Invoice Supplier Quantity Requsi- Balan
2004 Received No. Departe-
Issued tion No. ce In
ment
Stock
Jan 31 300
Feb 17 471 Typing Pool 150
Feb 27 10 519 Production
Mrt 4 531 Sales 100
Mrt 12 75 588 Refrography
Mrt 15 250 3201 Piter Papers

LATIHAN 5
Kartu Stock Stationery dibawah ini ada kesalahan. Carilah dimana kesalahannya.
Kemudian persiapkan Kartu Stock Stationery yang baru dan catatlah yang benar.

STATIONARY STOCK CARD

Item: Baki Surat Maximum Stock:: 50
3” x 11’ x 15”
Minimum Stock:: 10
Receipts Issuues
Date Quantity Invoice Supplier Quantity Requsi- Balan
Departe-
2003 Received No. Issued tion No.
ment
ce In
Stock
1 Sept 40
21 Sept 3 1521 Reception 36
1 Okt 1 1602 Accounts 35
7 Okt 5 1621 Wages 20
3 Nov 10 1778 Filing 10
Piter
8 Nov 40 0553 50
Supplies Ltd
15 Nov 5 1810 Personnal 55
3 Dec 6 2001 Sales 47

94
7. Materi test:

I. a). Persiapkan Kartu Stock Stationery untuk: Ball-Point, Maximum stock 120
bh, Minimum stock 50 bh. Saldo per 31 May 2004, 70 bh. Kemudian
persiapkan Permintaan Stationery Ball-point untuk setiap orang yang
disebutkan pada keterangan b) dibawah ini, mintalah tanda tangan teman
anda yang ada dikelas anda. Nomor Permintaan Stationery (Ball-point)
dimulai dari 200 sampai dengan 206. Tambahan persediaan Ball-point
diterima tanggal 3 Juni 2016. Jika Kartu Stock yang anda buat benar,
maka saldo Ball-point per 5 Juni 2016 adalah 103 bh.
b) Masukkanlah data-dat berikut ini kedalam Kartu Stock.
Betty dari Reseptionist memesan 6 bh Ball-point pada tanggal 1 Juni 2016
nomor pesanan 0925. Pada hari Rabu tanggal 3 Juni 2016 perusahaan
Smug & Co telah mengantar sebanyak 60 bh Ball-point dengan nomor
faktur pengiriman 677891. Nyonya Timms dari Pusat Pengetikan meminta
3 Balpoint pada tanggal 3 Juni 2016, begitu juga Freddy dari Departement
Pemasaran pada hari itu memesan 3 bh, tanggal 5 Juni 2016 Sally dari
Departement Penjualan meninta 4 bh, Jonson dari Kantor Personalia
meminta 2 bh, Martin dari Departement Pembelian meminta 3 bh dan
Trace dari bagian Gaji meminta 6 bh.
II Persiapkan Permintaan Stationery sesuai keperluan untuk setiap latihan
dibawah dan kemudian masukkanlah ke dalam Kartu Stock Stationery
(persiapkan juga Kartu Stocknya), pertama catatkan maximum dan minimun
stock dan Nama Stationerynya pada bagian atas Kartu.

a) Pensil HB Max. Stock: 300

Min. Stock. 100
Supplier: Smug & Co.
1 April 2016 Saldo tersedia 110
2 April 2016 Permintaan No. 745, sejulmlah 10 Pensil HB
diberikan kepada Dept Penjualan.
4 April 2016 Permintaan No. 777, sejumlah 30 Pensil HB,
diberikan kepada Kantor Tata Usaha.
7 April 2016 Permintaan No. 824, sejumlah 10 Pensil HB,
diberikan kepada Dep. Penjualan.
8 April 2016 Pesanan diterima dengan Faktur No. 99926
sejumlah 100

95
 b) Stapples No. 10 Max. Stock: 100 Kotak
Min. Stock 10 Kotak
Supplier: Smug & Co.
6 Mei 2016 Saldo tersedia 100 Kotak
7 Mei 2016 Permintaan No. 901, sejumlah 5 kotak, diberikan
kepada Dep. Personalia.
15 Mei 2016 Permintaan No. 947, sejumlah 10 kotak, diberikan
Kepada Dept Pemasaran.
22 Mei 2016 Permintaan No. 961, sejumlah 35 kotak, diberikan
kepada Pusat Pengetikan.
29 Mei 2016 Pesanan diterima dengan Faktur No. 7361,
sejumlah 50 kotak.

c) Stapler No 10 Max. Stock: 100 bh

Min. Stock 25 bh
Supplier: Smug & Co.
1 Juni 2016 Saldo tersedia 30 bh
4 Juni 2016 Permintaan No. 1007, sejumlah 2 bh, diberikan
kepada Ruang Surat.
4 Juni 2016 Pesanan diterima dengan Faktur No. 7441,
sejumlah 70 bh.
10 Juni 2016 Permintaan No. 1117, sejumlah 3 bh, diberikan
kepada Dep. Produksi.
17 Juni 2016 Permintaan No. 1138, sejumlah 3 bh, diberikan
kepada Departement Penjualan.

d) Pita Printer Max. Stock 250

Min. Stock 10
Supplier: Office Equiptment Sullpies LTd.
1 Juli 2016 Saldo tersedia 150
1 Juli 2016 Pesanan diterima dengan Faktur No. 2472,
sejumlah 100
3 Juli 2016 Permintaan No. 1243, sejumlah 5 bh, diberikan
kepada Kantor Pusat.
10 Juli 2016 Permintaan No. 1276, sejumlah 3 bh, diberikan
kepada Pusat Pengetikan.
17 Juli 2016 Permintaan No. 1303, sejumlah 10 bh, diberikan
kepada Dept Personalia.
18 Juli 2016 Permintaan No. 1309, sejumlah 12 bh, diberikan
kepada Dept Pembelian.
20 Juli 2016 Pesanan diterima dengan Faktur No. 2779,
sejumlah 30

8. Kriteria penilaian: Skala penilaian 10 – 100 : Bobot soal I = 50% Soal

II=50%
9. Referensi:
Drs. Ignatius Wursanto, 2006. Kompetensi Sekretaris Profesional, Andi Offet,
Yogyakarta
Drs Puji Herianto, 1995. Kesekretariatan 1, PDEC Bandung

96
Drs. H. Malayu S.P. Hasibuan, 2006. Manajemen, Dasar, Pengertian, dan Masalah,
Bumi Aksara, Jakarta
Dr. Mr. S. Prajudi Atmosudirdjo, 1982 Kesekretarisan dan Administrasi Perkantoran,
Ghalia Indonesia
Dr. A.B. Sutanto, 1997. Sekretaris Sebagai Manaje, Elex Media Komputinfo, Jakarta
R.G. Soekadijo, 2000, Anatomi Pariwisata, PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Thelma J.Foster, 1994. Office Skills, Stanley Thornes L, United Kingdom.
Tony Waworuntu, 1994. Pedoman Kerja Perkantoran dan Kesekretarisan, Gramedia
Pustaka Utama, Jakarta.

97