Permasalahan dan Solusi Terkait Protokol

Notaris
Guna memenuhi salah satu Tugas Kelompok dalam Mata Kuliah : Peraturan Jabatan
Notaris/PPAT & Kode Etik

Dosen Pengajar : Dr. Adnan Hamid, S.H., M.H., M.,M.

Oleh :

( Kelompok 3 Kelas 1A )

Haposan Panjaitan 5622221018

Annisa Husna Syahidah 5622221015

Wardah Ardhila 5622221006

MAHASISWA PROGRAM PASCASARJANA

MAGISTER KENOTARIATAN UNIVERSITAS PANCASILA

2023
 DAFTAR ISI

DAFTAR ISI.............................................................................................................................. 2

BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................................... 3

1.1 Latar Belakang ............................................................................................................ 3

1.2 Rumusan Masalah ....................................................................................................... 5

1.3 Tujuan Penelitian......................................................................................................... 6

BAB II PEMBAHASAN ........................................................................................................... 7

2.1 Kasus ........................................................................................................................... 7

2.2 Pembahasan ................................................................................................................. 7

2.2.1. Penyebab masyarakat masih sulit memperoleh data terkait protocol notaris ........... 7

2.2.2. Persentase kepatuhan dan ketaatan Para Notaris terhadap implementasi pengisian
database Protokol Notaris yang cepat, tepat dan akurat ................................................... 10

2.2.3. Pemberian reward (penghargaan) dan punishment (hukuman) yang diakibatkan

oleh kepatuhan dan ketaatan tersebut ............................................................................... 15

BAB III PENUTUP ................................................................................................................. 17

3.1 Kesimpulan................................................................................................................ 17

3.2 Saran .......................................................................................................................... 18

DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 19

 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Notaris adalah Pejabat Umum yang mendapat amanat dan kewenangan Negara berupa
tugas, kewajiban dan wewenang dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat umum di
bidang keperdataan. Keberadaan Notaris terdapat dalam Kitab Undang-Undang Hukum
Perdata, terutama dalam Buku Keempat tentang Pembuktian dan Kedaluwarsa.1

Dunia Notaris merupakan dunia yang fenomenal dengan seluruh atribut dan kegiatan
yang dijalani sehari-hari oleh Notaris, dari berbagai aktivitas sampai memberikan pelayanan
yang terbaik bagi kliennya/para pihak. Jabatan Notaris diadakan atau kehadirannya
dikehendaki oleh aturan hukum dengan maksud untuk membantu dan melayani masyarakat
yang membutuhkan alat bukti tertulis yang bersifat otentik mengenai keadaan, peristiwa, atau
perbuatan hukum. Dengan dasar ini, mereka yang diangkat menjadi Notaris harus memiliki
semangat untuk melayani masyarakat. Oleh karena itu, Notaris tidak berarti apa-apa apabila
masyarakat tidak menghendakinya.2

Peranan Notaris dalam membantu menciptakan kepastian dan perlindungan hukum

bagi masyarakat, sifatnya lebih preventif atau bersifat pencegahan terjadinya masalah hukum,
dengan cara penerbitan akta otentik yang dibuat di hadapannya terkait dengan status hukum,
hak dan kewajiban seseorang dalam hukum dan lain sebagainya, yang berfungsi sebagai alat
bukti yang paling sempurna di pengadilan, dalam hal terjadi sengketa hak dan kewajiban
yang terkait.3

Notaris tidak hanya memiliki kewenangan tetapi juga kewajiban administrasi kantor
layaknya perusahaan. Administrasi kantor notaris dapat diartikan sebagai kegiatan yang
bersifat tulis menulis (kegiatan ketatausahaan), seperti menulis daftar akta, daftar surat di
bawah tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang dibukukan, daftar Klapper
yang disusun menurut abjad, buku daftar protes; buku daftar wasiat, dan buku daftar

1
Triyanti. 2015. “Kekuatan Pembuktian Dokumen Elektronik Sebagai Pengganti Minuta Akta Notaris. Pasca
Sarjana”. Jurnal Repertorium. Volume II No. 2 hlm.21.
2
Nurita Emma R.A, 2012, Cyber Notary (Pemahaman Awal Dalam Konsep Pemikiran), Rafika Aditama,
Bandung, hlm. 19.
3
Sjaifurrachman dan Habib Adjie, 2011, Aspek Pertanggung Jawaban Notaris Dalam Pembuatan Akta, Mandar
Maju, Bandung, hlm. 7.
perseroan terbatas. Kegiatan administrasi notaris tersebut tidak terlepas dari kepiawaian
manajerial notaris untuk melakukan tata cara pengarsipan. Tata kearsipan kantor notaris juga
merupakan bagian dari kegiatan administrasi notaris. Tata cara penyimpanan minuta atau asli
akta beserta warkahnya juga menjadi tanggung jawab notaris dalam rangka memelihara dan
menjaga arsip negara dengan baik dan sungguhsungguh.4

Prinsip Negara hukum menjamin adanya kepastian, ketertiban dan perlindungan

hukum yang berisikan kebenaran dan keadilan. Arti penting adanya kepastian, ketertiban dan
perlindungan hukum ini salah satunya dapat kita lihat dalam praktek kehidupan masyarakat
sehari-hari. Dalam sehari-hari masyarakat memerlukan adanya alat bukti untuk menentukan
dengan jelas hak dan kewajiban individu atau pun badan hukum sebagai subyek hukum
dalam masyarakat. Kebutuhan akan adanya jaminan kepastian hukum, khususnya
menyangkut keberadaan alat bukti untuk menentukan dengan jelas hak dan kewajiban
individu ataupun badan hukum adalah salah satu alasan yang melatarbelakangi lahir dan
berkembangnya jabatan notaris.

Pelaporan seluruh kegiatan administrasi kantor notaris kepada Majelis Pengawas

Daerah (MPD), tersebut dalam pelaksanaannya hingga kini masih dilakukan dalam bentuk
tertulis (based on paper). Dalam penyimpanan protokol notaris diperlukan proses kehati-
hatian, agar protokol notaris tersebut tidak tidak tercecer, hilang atau rusak. Kewajiban
menyimpan protokol notaris tersebut sampai dengan rentang waktu 25 (dua puluh lima)
tahun. Kewajiban notaris selanjutnya yaitu menyerahkan laporan daftar kegiatan yang
berkaitan dengan pembuatan aktaakta, surat-surat, maupun dokumen yang menjadi
kewenangan notaris tersebut setiap bulannya kepada Majelis Pengawas Daerah (MPD) di
wilayah kerja notaris yang bersangkutan dan khusus mengenai wasiat dilaporkan kepada
Daftar Pusat Wasiat Kementerian Hukum Dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia.

Permasalahan tersebut di atas melibatkan instansi yang terkait dengan permasalahan

Protokol Notaris, antara lain Pengadilan, Kepolisian, Kejaksaan, Majelis Pengawas Notaris,
Pengurus Ikatan Notaris Indonesia (INI) dan lain-lain, yang diharapkan mampu memberikan
ide, gagasan, solusi guna mengatasi permasalahan Protokol Notaris.

4
Urgensi Penyimpanan Protokol Notaris Dalam Bentuk Elektronik Dan Kepastian Hukumnya Di Indonesia
Mohamat Riza Kuswanto, Jurnal Repertorium Volume Iv No. 2 Juli - Desember 2017, hlm. 63.
 Permasalahan terkait Protokol Notaris antara lain belum adanya database yang akurat
tentang pemegang Protokol Notaris bagi Notaris yang telah pensiun atau meninggal dunia.
Selama ini Protokol Notaris yang berasal dari Notaris yang telah pensiun atau meninggal
dunia, masih disimpan ahli waris Notaris dan belum dilaporkan kepada Majelis Pengawas
Notaris, sehingga data pada Majelis Pengawas Notaris, Direktorat Jenderal Administrasi
Hukum Umum dan Pengurus Ikatan Notaris Indonesia, masih terpisah-pisah dan belum
terintegrasi dengan baik. Sementara itu, banyak masyarakat yang ingin mendapatkan
informasi terkait pemegang Protokol Notaris. sehingga kebutuhan untuk menyusun database
pemegang protokol yang akurat, mutlak diperlukan, agar masyarakat mudah mengakses data
terkait Protokol Notaris.

Sebagaimana dalam penelitian ini terdapat contoh kasus Notaris di Malang yang
meninggal dunia, yaitu bermula dari Notaris tersebut telah berakhir masa jabatannya namun
Notaris pensiun tersebut tidak segera melakukan penyerahan protokol, MPD selaku pengawas
juga telah memberikan peringatan akan tetapi Notaris tersebut tidak mengindahkan
peringatan dari MPD dengan alasan anak dari Notaris yang pensiun ini akan meneruskan dan
merawat protokol tersebut, hingga suatu ketika terjadi peristiwa Notaris pensiun tersebut
meninggal dunia namun sampai dengan saat ini protokol tersebut masih berada dikediaman
almarhum. Ketentuan ini jelas menunjukkan adanya kekosongan norma yang terkait dengan
kasus tersebut.

Berdasarkan hal tersebut diatas melihat pentingnya pengalihan protokol notaris dalam
bentuk elektronik, serta kepastian hukum dari protokol Notaris dalam bentuk elektronik
dalam Peraturan Perundang-Undangan di Indonesia, penulis tertarik untuk mengkaji lebih
lanjut dalam penulisan hukum ini.

1.2 Rumusan Masalah

1. Apa penyebab masyarakat masih sulit memperoleh data terkait protokol Notaris?
2. Bagaimana persentase kepatuhan dan ketaatan para Notaris terhadap implementasi
pengisian database protokol Notaris yang cepat, tepat dan akurat?
3. Bagaimana pemberian reward dan punishment yang diakibatkan oleh kepatuhan
dan ketaatan tersebut?
1.3 Tujuan Penelitian

1. Untuk mengetahui dan memahami mengenai penyebab masyarakat masih sulit

memperoleh data terkait protokol Notaris.
2. Untuk mengetahui dan memahami mengenai persentase kepatuhan dan ketaatan
para Notaris terhadap implementasi pengisian database protokol Notaris yang
cepat, tepat dan akurat.
3. Untuk mengetahui dan memahami mengenai pemberian reward dan punishment
yang diakibatkan oleh kepatuhan dan ketaatan tersebut.
 BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Kasus

Sebagaimana dalam penelitian ini terdapat contoh kasus Notaris di Malang yang
meninggal dunia, yaitu Notaris A dengan wilayah kerja di Kabupaten Malang, adapun
kronologi dari kasus ini bermula dari Notaris tersebut telah berakhir masa jabatannya namun
Notaris pensiun tersebut tidak segera melakukan penyerahan protokol, MPD selaku pengawas
juga telah memberikan peringatan akan tetapi Notaris tersebut tidak mengindahkan
peringatan dari MPD dengan alasan anak dari Notaris yang pensiun ini akan meneruskan dan
merawat protokol tersebut, hingga suatu ketika terjadi peristiwa Notaris pensiun tersebut
meninggal dunia namun setelah diketahui anak dari ahli waris tersebut masih mengemban
pendidikan Strata-1 ilmu hukum oleh karena ketidaktahuan dari ahli waris mengenai
penyerahan protokol diketahui sampai dengan saat ini protokol tersebut masih berada
dikediaman almarhum, sehingga yang melakukan proses pengalihan atau penyerahan
protokol tersebut dilakukan oleh ahli waris serta dibantu MPD di wilayah tersebut untuk
menuntaskan pelaksanaan penyerahan protokol. Ketentuan ini jelas menunjukkan adanya
kekosongan norma yang terkait dengan kasus tersebut. Kekosongan norma yang dimaksud
adalah adanya ketidakpastian dalam hal sanksi yang seharusnya diberikan kepada ahli waris
oleh karena kelalaiannya.

2.2 Pembahasan

2.2.1. Penyebab masyarakat masih sulit memperoleh data terkait protocol notaris

Menurut Undang - Undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris

dan UU Nomor 2 Tahun 2014 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 30
Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris, Pasal 1 butir 13 menyebutkan bahwa yang
dimaksud dengan Protokol Notaris adalah kumpulan dokumen yang merupakan
arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara oleh Notaris sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.

Menyimpan minuta akta merupakan kewajiban seorang notaris, notaris

harus menyimpan sendiri protokol notaris dan tidak membiarkan protokol notaris
dipegang oleh pihak-pihak lain. Namun yang menjadi persoalan adalah ketika
 seorang notaris telah meninggal dunia dan protokolnya dialihkan kepada notaris
lain, kemudian muncul sengketa yang berkaitan dengan akta tersebut.5

Dalam hal notaris meninggal dunia, maka protokol Notaris tersebut akan
diserahkan kepada notaris lain, penyerahan protokol dalam hal Notaris meninggal
dunia, dilakukan oleh ahli waris notaris kepada notaris lain yang ditunjuk oleh
MPD. Protokol notaris diserahkan untuk menjaga kerahasiaan isi akta dan
eksistensinya, sehingga apabila suatu saat dibutuhkan guna suatu keperluan dapat
mudah dicari dan ditemukan aktanya. Berdasarkan Pasal 35 UU No. 2 Tahun 2014
tentang Jabatan Notaris:

1) Apabila Notaris meninggal dunia, suami/istri atau keluarga sedarah dalam

garis lurus keturunan semenda sampai derajat kedua wajib memberitahukan
kepada Majelis Pengawas Daerah.
2) Pemberitahuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan dalam
waktu paling lama 7 (tujuh) hari kerja.
3) Apabila Notaris meninggal dunia pada saat menjalankan cuti, tugas jabatan
Notaris dijalankan oleh Notaris Pengganti sebagai Pejabat Sementara
Notaris paling lama 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak tanggal Notaris
meninggal dunia.
4) Pejabat Sementara Notaris menyerahkan Protokol Notaris dari Notaris yang
meninggal dunia kepada Majelis Pengawas Daerah paling lama 60 (enam
puluh) hari terhitung sejak tanggal Notaris meninggal dunia.
5) Pejabat Sementara Notaris sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan ayat
(4) dapat membuat Akta atas namanya sendiri dan mempunyai Protokol
Notaris.

Notaris penerima protokol tetap akan dipanggil untuk diminta keterangan

apabila terdapat permasalahan terkait protokol dalam penguasaannya, itu
merupakan salah satu tanggungjawab penerima protokol notaris. Walaupun dalam
kenyataannya notaris penerima protokol tidak mengetahui mengenai akta tersebut,
tetap saja pihak yang berwenang akan memanggil notaris penerima protokol untuk
diminta keterangan. Notaris penerima protokol harus menghadapi panggilan
tersebut.
5
Perlindungan Hukum Terhadap Notaris Penerima Protokol Dalam Hal Terjadi Pelanggaran Akta Notaris Oleh
Notaris Pemberi Protokol Yang Telah Meninggal, Melita Trisnawati, Suteki, Notarius, Volume 12 Nomor 1 (2019), hlm.28.
 Di era modern seperti sekarang ini, arsip membutuhkan pembaruan dalam
hal pengelolaan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi informasi. Salah
satu pembaharuan tersebut yakni digitalisasi arsip. Digitalisasi arsip adalah
mengubah bentuk arsip konvensional ke dalam bentuk elektronik atau digital.
Digitalisasi arsip dilakukan sebagai upaya penyelamatan informasi untuk masa
yang akan dating.6

Berdasarkan Pasal 16 ayat (1) huruf m Undang-undang Nomor 2 Tahun

2014 tentang perubahan atas Undang-undang Nomor 30 Tahun 2004 tentang
Jabatan Notaris (UUJN), notaris diharuskan hadir secara fisik dan menandatangani
akta dihadapan penghadap dan saksi. Lalu apakah dengan adanya peraturan
tersebut maka berarti digitalisasi protokol notaris tidak dapat dilakukan? Tentu saja
bisa. Dalam Pasal 5 ayat (1) UU No 11 Tahun 2008, dijelaskan bahwa informasi
elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasil cetaknya merupakan alat
bukti hukum yang sah. Hal ini menunjukan bahwa dokumen elektronik memiliki
kekuatan hukum yang diakui undang-undang. Dalam penerapannya, kini banyak
instansi pemerintahan yang menerapkan tanda tangan digital dalam dokumen
negara seperti tanda tangan digital pejabat pemerintah pada dokumen akta nikah,
akta kelahiran, dan kartu keluarga yang terbaru.

Maka penyebab masyarakat masih sulit memperoleh data terkait protokol

notaris dikarenakan permasalahan yang sering terjadi yaitu belum dilakukannya
serah terima Protokol Notaris yang telah meninggal dunia, sehingga protokol
notaris yang berrsangkutan dikhawatirkan akan rusak/musnah dan yang akan
berdampak apabila suatu saat terdapat klien yang meminta salinan atas minuta akta
notaris yang bersangkutan. Protokol notaris yang berbentuk kertas dapat
mengalami kerusakan karena lamanya dokumen tersebut disimpan dalam brankas,
ataupun karena faktor-faktor lain seperti kelalaian notaris itu sendiri dalam
menyimpan dokumen tersebut maupun kelalaian karyawan notaris yang diberikan
tugas oleh notaris tersebut dalam menyimpan dokumen-dokumen dalam protokol
tersebut. Protokol notaris yang berbentuk kertas juga sangat rentan terhadap
kerusakan oleh hal-hal yang tak terduga seperti kebakaran, banjir, dan gempa

6
Dukcapil Gunung Kidul, Sistem Digitalisasi Memudahkan Kearsipan, Website Internet:
https://dukcapil.gunungkidulkab.g0.id/2020/02/25/sistem-digitalisasi-memudahkanpengarsipan/, diakses pada Hari Kamis
Tanggal 13 April 2023 Pada Pukul 20.20 WIB.
 bumi. Kewajiban notaris dalam menyimpan protokol notaris yang dilakukan secara
elektronik untuk saat ini bisa dikatakan baru sebuah wacana dari pemerintah untuk
diimplementasikan, sebab menyimpan protokol notaris yang dilakukan secara
elektronik belum ada aturan pelaksanaannya. Padahal dengan ada nya aplikasi atau
system elektronik yang menyimpan database terkait protokol notaris dapat
mengantisipasi apabila protokol notaris mengalami kehilangan atau kerusakan oleh
hal-hal yang tak terduga, selain itu masyarakat yang memiliki hak atas nya di
kemudian hari dapat dengan mudah mengakses apabila ia mencari dokumen yang
sebelumnya di buat oleh notaris yang pensiun ataupun yang meninggal dunia.

2.2.2. Persentase kepatuhan dan ketaatan Para Notaris terhadap implementasi

pengisian database Protokol Notaris yang cepat, tepat dan akurat

Kehadiran lembaga Notaris merupakan beleidsregel dari negara dengan

UUJN/UUJN-P atau jabatan Notaris sengaja diciptakan negara sebagai
implementasi dari negara dalam memberikan pelayanan kepada rakyat,
khususnya dalam pembuatan alat bukti yang otentik yang diakui oleh negara.
Ketika Notaris mengajukan pengangkatan sebagai Notaris, selalu dimintakan
bersedia menerima protokol Notaris lain. Hal ini sudah menjadi kewajiban
hukum untuk menerimanya serta menjadi tanggung jawab Notaris dalam
menyimpan dan memelihara protokol Notaris.

Dari segi administratif, pertanggungjawaban Notaris dalam kaitannya

dengan penyimpanan dan memegang bentuk fisik setiap akta yang dibuatnya
yang merupakan protokol Notaris sudah berakhir bersamaan dengan
berakhirnya masa jabatan Notaris yang bersangkutan.7

Sejumlah notaris tampak kebingungan bagaimana dan dimana

menyimpan protokol notaris sebagaimana diamanatkan dalam UU Nomor 2
Tahun 2004 tentang Perubahan UU Nomor 30 Tahun 2004 tentang Jabatan
Notaris. Ketua Bidang Informasi Teknologi Pengurus Pusat Ikatan Notaris
Indonesia (PP INI) Ismiati Dwi Rahayu tak yakin ketentuan ini bisa
dilaksanakan. Bagaimana mungkin MPD mampu menyimpan ribuan protokol
notaris yang telah berusia 25 tahun lebih di kantor MPD apabila majelis

7
Salim H.S., 2008, Hukum Kontrak, Sinar Grafika, Jakarta, hlm. 201
pengawas itu sendiri tidak memiliki kantor. Padahal, MPD telah berdiri sejak
2004 lalu.

Dalam perspektif kearsipan, eksistensi arsip itu bisa ditentukan kapan ia

dapat dimusnahkan atau dipermanenkan. Melihat urgensinya protokol notaris,
Mustari mengklasifikasikan protokol notaris sebagai arsip yang vital karena
arsip tersebut harus tetap ada selama notaris itu menjalankan perannya. Namun,
hal ini sedikit terbentuk untuk soal pembuktian. Dalam praktiknya, sambung
Mustari, ketika terjadi persoalan hukum seringkali majelis hakim meminta
bukti fisik dari dokumen-dokumen tersebut. Untuk itu, saat ini ANRI baru
sebatas memback-up dokumen-dokumen tersebut dalam bentuk digital.
Lantaran MPD tak punya kantor, protokol-protokol notaris tersebut kini
disimpan di kantor notaris yang bersangkutan.

Dalam menjalankan tugas jabatannya, salah satu kewajiban notaris

dalam bidang administarsi adalah menyimpan dan memelihara segala dokumen
termasuk diantaranya kumpulan akta dan berbagai dokumen lainnya yang biasa
dikenal dengan protokol notaris. Di dalam UUJN dan UUJNP Pasal 1 butir 13
disebutkan bahwa yang dimaksud dengan protokol Notaris adalah kumpulan
dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan dipelihara
oleh Notaris sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Dimanapun rekan Notaris berada, dan kapan pun itu tentunya perubahan selalu
membayangi termasuk jumlah Notaris di Indonesia yang dari tahun ketahun
terus bertambah. Dan tahun 2022 diperkirakan jumlahnya akan mencapai
mencapai 20 ribu orang.

Pasal 62 UU No. 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan atas UU No. 30

Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris mengenai Penyerahan Protokol Notaris
dilakukan dalam hal Notaris:

a. meninggal dunia;
b. telah berakhir masa jabatannya;
c. minta sendiri;
d. tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan
tugas jabatan sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3
(tiga) tahun;
 e. diangkat menjadi pejabat negara;
f. pindah wilayah jabatan;
g. diberhentikan sementara; atau
h. diberhentikan dengan tidak hormat.

Penjelasan Pasal 62 UUJN, menyebutkan bahwa Protokol Notaris

terdiri atas:

a. minuta Akta;
b. buku daftar akta atau repertorium;
c. buku daftar akta di bawah tangan yang penandatanganannya
dilakukan dihadapan Notaris atau akta di bawah tangan yang
didaftar;
d. buku daftar nama penghadap atau klapper;
e. buku daftar protes;
f. buku daftar wasiat; dan
g. buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris berdasarkan
ketentuan peraturan perundang-undangan.

Sebagaimana yang dijelaskan sebelumnya bahwa protokol notaris

merupakan salah satu arsip negara menurut Pasal 1 ayat (13) UUJN. Oleh
karenanya protokol notaris haruslah diperlakukan layaknya dokumen Negara
yang harus disimpan dan dijaga agar tetap otentik. Dengan demikian protokol
Notaris sebagai kumpulan dokumen harus selalu disimpan dan dipelihara dalam
keadaan apapun meskipun notaris si pemilik protokol tengah cuti maupun
meninggal dunia.

Dalam Pasal 63 UU No. 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan atas UU No.

30 Tahun 2004 tentang Jabatan Notaris mengenai penyerahan protokol Notaris:

(1) Penyerahan Protokol sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62

dilakukan paling lama 30 (tiga puluh) hari dengan pembuatan
berita acara penyerahan Protokol Notaris yang ditandatangani
oleh yang menyerahkan dan yang menerima Protokol Notaris.

(2) Dalam hal terjadi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 huruf a,

penyerahan Protokol Notaris dilakukan oleh ahli waris Notaris
 kepada Notaris lain yang ditunjuk oleh Majelis Pengawas
Daerah.

(3) Dalam hal terjadi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 huruf g,

penyerahan Protokol Notaris dilakukan oleh Notaris kepada
Notaris lain yang ditunjuk oleh Majelis Pengawas Daerah jika
pemberhentian sementara lebih dari 3 (tiga) bulan.

(4) Dalam hal terjadi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 62 huruf b,

huruf c, huruf d, huruf f, atau huruf h, penyerahan Protokol
Notaris dilakukan oleh Notaris kepada Notaris lain yang ditunjuk
oleh Menteri atas usul Majelis Pengawas Daerah.

(5) Protokol Notaris dari Notaris lain yang pada waktu

penyerahannya berumur 25 (dua puluh lima) tahun atau lebih
diserahkan oleh Notaris penerima Protokol Notaris kepada
Majelis Pengawas Daerah. (6) Dalam hal Protokol Notaris tidak
diserahkan dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari sebagaimana
dimaksud pada ayat (1), Majelis Pengawas Daerah berwenang
untuk mengambil Protokol Notaris.

(6) Dalam hal Protokol Notaris tidak diserahkan dalam jangka waktu
30 (tiga puluh) hari sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Majelis
Pengawas Daerah berwenang untuk mengambil Protokol Notaris.

Pasal 65 Notaris, Notaris Pengganti, dan Pejabat Sementara Notaris

bertanggung jawab atas setiap Akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris
telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan Protokol Notaris.

Dalam hal Notaris meninggal dunia, maka protokol Notaris tersebut

akan diserahkan kepada Notaris lain yang akan menggantikannya (Pasal 62
huruf a UU Jabatan Notaris). Penyerahan protokol dalam hal Notaris meninggal
dunia, dilakukan oleh ahli waris Notaris kepada Notaris lain yang ditunjuk oleh
MPD (Pasal 63 ayat (2) UU Jabatan Notaris). Melalui pasal ini dapat kita lihat
bahwa Notaris lain yang akan menerima protokol Notaris yang telah meninggal
dunia adalah Notaris yang ditunjuk oleh MPD. Penyerahan protokol tersebut
dilakukan paling lama 30 (tiga puluh) hari dengan pembuatan berita acara
penyerahan protokol Notaris yang ditandatangani oleh yang menyerahkan dan
yang menerima protokol Notaris (Pasal 63 ayat (1) UU Jabatan Notaris).

Dalam hal Notaris meninggal dunia maka protokol Notaris tersebut

diserahkan oleh ahli waris kepada MPD atau Notaris lain, dengan tujuan
apabila masyarakat membutuhkan salinan akta dari protokol Notaris yang
meninggal dunia tersebut dapat diberikan, akan tetapi pada kenyataannya
penyerahan Protokol Notaris tersebut tidak dilakukan sebagaimana yang telah
ditentukan oleh undang-undang Jabatan Notaris dan peraturan perundang-
undangan lainnya. Maka dari itu untuk menguraikan berdasarkan hal tersebut
di atas bahwa protokol Notaris yang telah meninggal dunia wajib diserahkan
kepada Notaris lain melalui ahli warisnya. Dalam hal penyerahan protokol
Notaris tersebut oleh ahli warisnya tentu tidak lepas dari peranan dan
tanggungjawab, mulai dari proses penunjukan protokol Notaris oleh ahli waris
yang diajukan kepada MPD, sampai dengan penyerahan protokol Notaris
kepada Notaris yang telah ditunjuk oleh MPD.

Dengan adanya pertumbuhan jumlah Notaris yang setiap tahun nya

bertambah (sampai saat ini kurang lebih 22 ribu jumlah anggota notaris yang
diatur dan diawasi oleh Majelis Pengawas Notaris (dan juga Kementerian
Hukum dan Ham) maka diperlukan suatu bank data yang harus diisi oleh para
notaris berjenjang dari daerah sampai pusat dengan memakai sistem pengisian
yang terintegrasi serta adanya sistem reward dan punishment bagi para Notaris
tersebut. Hal ini meminimalisir terjadinya kecurangan bank data maupun
meminimalisir terjadinya permasalahan dalam Protokol Notaris tersebut akibat
kesalahan Notaris yang tidak taat melakukan Kode Etik Notaris maupun
sebaliknya yang patuh dan tepat waktu, tepat fungsi, tepat sasaran, dalam
melakukan pengisian bank data protokol tersebut sebagai reward dan
punishment dan diawasi oleh Majelis Pengawas Notaris Daerah maupun Pusat.
Berdasarkan kenyataan seperti inilah dianggap perlu untuk ditelaah demi
kepatuhan dan ketaatan para notaris terhadap implementasi pengisian database
protokol notaris yang cepat, tepat dan akurat.
2.2.3. Pemberian reward (penghargaan) dan punishment (hukuman) yang diakibatkan
oleh kepatuhan dan ketaatan tersebut

Kepala Divisi Pelayanan Hukum dan HAM, Sasmita menyampaikan

bahwa reward yang diberikan bukanlah sekedar formalitas semata, melainkan
memiliki makna dan harapan bahwa Notaris penerima penghargaan menjadi
role model bagi para Notaris lainnya. Penghargaan ini merupakan salah satu
bentuk apresiasi dari Kanwil Kemenkumham Kepri atas kepatuhan dan
kedisiplinan para Notaris dalam hal administrasi protokol serta ketepatan waktu
dalam melaporkan akta perbulannya melalui fitur-fitur yang tersedia di aplikasi
SILARIS. Dengan adanya penghargaan ini, diharapkan akan memotivasi
Notaris-Notaris lainnya dalam memenuhi kewajiban jabatannya sebagaimana
yang diatur dalam peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta selalu
memberikan pelayanan kenotariatan yang optimal kepada masyarakat.

Apabila para notaris tidak melakukan protokol notaris maka akan ada
nya akibat hukum sebagaimana di dalam Pasal 65A UUJN Notaris yang
melanggar ketentuan Pasal 58 dan Pasal 59 dapat dikenai sanksi berupa:

a. peringatan tertulis;

b. pemberhentian sementara;

c. pemberhentian dengan hormat; atau

d. pemberhentian dengan tidak hormat.

Namun menjadi hal yang sulit apabila notaris yang melakukan

pelanggaran adalah notaris yang telah meninggal dunia. Notaris pembuat akta
tidak dapat diminta keterangan atas akta yang dibuatnya, tentunya tidak dapat
dimintakan ganti rugi apabila ada timbul kesalahan atas akta yang dibuatnya.
Sehingga kewajiban untuk memberikan keterangan itu beralih kepada notaris
yang menerima protokol serta pihak-pihak yang dijadikan saksi dalam akta
tersebut. Notaris penerima protokol tetap akan dipanggil untuk diminta
keterangan apabila terdapat permasalahan terkait protokol yang ada dalam
 penguasaannya, hal ini merupakan salahsatu tanggungjawab penerima protokol
notaris.8

8
Melita Trisnawati, Suteki . Op.Cit., hlm.,37.
 BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

1. Penyebab masyarakat masih sulit memperoleh data terkait protokol notaris

Protocol notaris masih sangat penting sekali sebagai data yang
dibutuhkan oleh masyarakat dan para notaris yang berasal dari notaris pensiun
dan notaris yang meninggal dunia. Bahkan kesulitan ini juga banyak
diakibatkan oleh banyaknya data protokol notaris yang belum tersimpan oleh
suatu bank data yang terintegrasi yang dikelola oleh Kementerian Hukum dan
HAM, Direktorat Jenderal Administrasi Umum yang bekerja sama dengan
Majelis Pengawas Notaris secara cascading (berjenjang) mulai dari pusat ke
daerah maupun sebaliknya sehingga ketika data protokol notaris tersebut
dibutuhkan dapat dengan cepat dan akurat diperoleh sesuai mekanisme dan
tata cara perolehan data yang telah direncanakan dan diatur oleh regulasi yang
terpadu.
2. Persentase kepatuhan dan ketaatan para notaris terhadap implementasi
pengisian database protocol notaris yang cepat, tepat dan akurat
Akibat pertumbuhan jumlah Notaris yang setiap tahun nya bertambah (
sampai saat ini 22 ribu jumlah anggota notaris) yang diatur dan diawasi oleh
Majelis Pengawas Notaris ( dan juga Kementerian Hukum dan Ham) maka
diperlukan suatu bank data yang harus diisi oleh para notaris berjenjang dari
daerah sampai pusat dengan memakai sistem pengisian yang terintegrasi serta
adanya sistem reward dan punishment bagi para Notaris tersebut. Hal ini
meminimalisir terjadinya kecurangan bank data maupun meminimalisir
terjadinya permasalahan dalam Protokol Notaris tersebut akibat kesalahan
Notaris yang tidak taat melakukan Kode Etik Notaris maupun sebaliknya yang
patuh dan tepat waktu, tepat fungsi, tepat sasaran, dalam melakukan pengisian
bank data protokol tersebut sebagai reward dan punishment dan diawasi oleh
Majelis Pengawas Notaris Daerah maupun Pusat.
3. Pemberian reward dan punishment yang diakibatkan oleh kepatuhan dan
ketaatan tersebut
 Menindaklanjuti amanat pemerintah dalam optimalisasi pelayanan
publik dalam hal ini Pelayanan Jabatan Notaris dalam pelayanan hukum dan
perlindungan hukum terhadap masyarakat dapat terlaksana dengan baik
dengan mengacu pada skala prioritas dan asas kemanfaatan nya yang
dilakukan oleh pelayanan Notaris tersebut sehingga bagi notaris yang mampu
melakukan optimalisasi pelayanan dengan mengisi bank data Protokol Notaris
dapat diberi reward (penghargaan) maupun sebaliknya akan diberikan
punishment (hukuman) jika tidak patuh pada kepatuhan Kode Etik Notaris
Indonesia yang diawasi oleh Kementerian Hukum dan HAM.

3.2 Saran

Saran kelompok kami terkait Protokol Notaris perlu dibangun

perencanaan yang matang terhadap pembangunan Bank Data Protokol
Notaris yang terintegrasi baik dari sisi bisnis proses ( aplikasi,software dan
peralatan teknis lainnya) yang dikelola khusus oleh tenaga-tenaga ahli dalam
sistem pelayanan berbasis elektronik yang dikoordinir oleh Kementerian
Hukum dan Ham, Direktorat Jenderal Administrasi Umum, beserta Majelis
Pengawas Notaris secara berjenjang baik dari pusat ke daerah (button up)
maupun dari daerah ke pusat. Serta disarankan disusunnya peraturan khusus
(regulasi) terkait Protokol Notaris berbasis elektronik. Yang wajib dilakukan
oleh seluruh Anggota Ikatan Notaris Indonesia, sebagai Pejabat Umum yang
ditunjuk oleh Pemerintah.
 DAFTAR PUSTAKA

Emma, Nurita, R.A. (2012). Cyber Notary (Pemahaman Awal Dalam Konsep
Pemikiran). Bandung: Rafika Aditama.

H.S Salim. (2008), Hukum Kontrak, Jakarta: Sinar Grafika.

Riza Kuswanto, Mohamat. Urgensi Penyimpanan Protokol Notaris Dalam Bentuk

Elektronik Dan Kepastian Hukumnya Di Indonesia. Jurnal Repertorium Volume Iv No. 2 Juli
- Desember 2017.

Sjaifurrachman dan Habib Adjie. (2011). Aspek Pertanggung Jawaban Notaris Dalam
Pembuatan Akta. Bandung: Mandar Maju.

Triyanti. (2015). Kekuatan Pembuktian Dokumen Elektronik Sebagai Pengganti

Minuta Akta Notaris. Pasca Sarjana. Jurnal Repertorium, Volume II No. 2.

Trisnawati, Melita dan Suteki. (2019). Perlindungan Hukum Terhadap Notaris

Penerima Protokol Dalam Hal Terjadi Pelanggaran Akta Notaris Oleh Notaris Pemberi
Protokol Yang Telah Meninggal,. Jurnal Notarius, Volume 12 Nomor 1.

Website :

Dukcapil Gunung Kidul, Sistem Digitalisasi Memudahkan Kearsipan, Website

Internet: https://dukcapil.gunungkidulkab.g0.id/2020/02/25/sistem-digitalisasi-
memudahkanpengarsipan/.