DAFTAR HADIR

SOSIALISASI DOWNTIME
HARI/TANGGAL: Kamis, 06 Olrtober 2022
TEMPAT: RUANG AULA MANAJEMEN LT 4

LI
OPO/ Unit Kerje / lnsmlesl
No Nama Jenls Kelamln (L/P) Tanda Tangan
Kerja/�lan -
1 � L--- l(£!'.(A A) \J_. ? - I.fl.-ffl)YY,{--'
I,.�
-
2 �d (fl\li p Uf ('erJi �ff! c., . �2 �� ... -�
dt-. )(tl\v)O, r
I , I

3 f KDISl� �l %."c•..p 3 r "-"""" - J

4 4H'1 · l a nN-- lvfc.< v � p kak1o y_-,:.A- '-. r'\ 4 fH-

5 dr � �- d� ll,- \c:- p \(as1e -��\fV'4A 5 ..c
v •
6 NOOI �(�� f> �{A..,�� 6 �(�

7 t. L-11 S HO u so1-I '\7 f\l I 7 A::. �

8
�"hA {? f"t,.rt,1f �� 8 4
9 /{-'2.- '/ifl" \ R.a �crl
.J
9 � 9 � J...
10 �� tJ(\')'� f Ve 10 {;
+
I

11 {2_1:;d\Jirf (Z. \- re 11

12 '\'opp( Iii L- \PD j

12 l-.
13 �h� Aqv-i;t,"� � Pro r "'"" 1
13 1--1 i,,' /}
11�et:. M- v J -f_
I
14 }CU 14
.
15 't<(jo\ c:1 ru I A p (\100 15 Ci/)_
16 ·,, \rut � p w.. � 16

17 wai·, menah P· NiFZI.S 17

--,;
j 1(),/,.,J
- �
18 IAN ���l L �
I I 18 C(N2{
19 n� ��lll\ �rr ,p <\1 v
20 MMl· .40' \-. f
"\Ju
fi?1
19
\
(\A

r
20 "'� ·
21 l)€t,Jt t-J.,-.rro c,l.,� flk 21 tK I

i: \
y

22 Q...-�\ \.tOA 1/Y\ v �1/\M 22�

n
.
�(vd1�w th ? M
'-
\(Jl11-
-"
23 �O"l 23
�,� I

A��--"� r I" I

-' .
24 24
' ��
La...C\"'\�'\

I K<; Al' L- �ka� rnuJu

�(
25 25

26 � 't\YATt v fonJ¥tar-�V\ . 26
�
? �e&� .>L�
I
27 � 27
28 � lA�o� P- - r ri-.ad,ol o � •
\
28 '}{
29 ��i w� '("' �-leQ. 29
� • A�
30 !t6d rA,/}JJ, L lbo 30 Jt(
FOTO KEGIATAN SOSIALISASI PENANGANAN WAKTU HENTI (DOWNTIME)

SIMRS RSU KOTA TANGERANG SELATAN

KAMIS, 06 OKOBTER 2022

PROSEDUR PENANGANAN WAKTU
HENTI SISTEM (DOWNTIME ) SIMRS
RSU KOTA TANGERANG SELATAN

Instalasi SIRS
Definisi
Downtime adalah suatu keadaan pada
sistem, server, atau jaringan yang tidak
dapat diakses untuk beberapa waktu.
Waktu Henti Sistem (Downtime) pada
Sistem Informasi Manajemen Rumah
Sakit (SIMRS) menyebabkan SIMRS
tidak dapat diakses dan data yang
terintegrasi dengan SIMRS pada sistem
lainnya tidak dapat diakses.
Tujuan

Pemahaman dan penerapan strategi

untuk pengelolaan data, informasi, dan
dokumentasi selama waktu henti
(downtime) untuk mengatasi
permasalahan administrasi pelayanan di
RSU Kota Tangerang Selatan sehingga
kegiatan operasional dapat tetap
berjalan.
Instalasi SIRS 1/2
Petugas SIRS
menginformasikan
Jadwal Disetujui oleh
Pemeliharaan atau terlebih dahulu kepada
01 Kepala Bidang
rekonfigurasi SIMRS pengguna bahwa SIMRS
Pelayanan Medis
tidak dapat diakses
sementara.

Pengguna SIMRS dapat

Petugas SIRS dapat
menginformasikan
Downtime yang tidak segera melakukan
kepada Petugas SIRS
02 terduga
beserta Screenshoot
pengecekan dan
perbaikan.
error

Setiap unit melakukan

Petugas SIRS pencatatan tindakan
Downtime lebih tiga manual sesuai dengan
03 mengiformasikan format yang telah
puluh (30) menit
kepada unit pelayanan ditentukan hingga SIMRS
dapat berfungsi
Instalasi SIRS 2/2
Petugas SIRS
melakukan pengecekan Melakukan analisa Memperbaiki kendala
01 sistem maupun penyebab dan solusi error tersebut
perangkat pendukungnya

Petugas SIRS Masa downtime telah

menginformasikan berakhir dan sistem
02 kembali kepada sudah dapat digunakan
pengguna SIMRS dengan baik

Petugas SIRS Memonitoring dan mengkordinasikan

penginputan data pasien yang belum terdaftar pada
03 Petugas SIRS membantu
SIMRS ketika masa downtime berakhir serta membantu
Pengguna SIMRS
pengecekan permasalahan lainnya yang dihadapi oleh
Pengguna
 Layanan Antrian & Pendaftaran
1 3 5 7
Petugas Antrian Petugas Pendaftaran Petugas Pendaftaran Petugas Pendaftaran
Pendaftaran dan dibantu dapat berkordinasi dengan dapat melakukan memberikan daftar pasien
Petugas Promkes Petugas Rekam Medis pencatatan registrasi tersebut kepada Petugas
membuat kartu nomor untuk mengetahui Nomor pasien secara manual Rekam Medis sehingga
antrian secara manual Rekam Medis terakhir melalui google Petugas Rekam Medis
berdasarkan kode dan yang dapat digunakan spreadsheet ataupun dapat mendistribusikan
nomor urut loket untuk untuk mendaftarkan secara manual tertulis status Rekam Medis ke
diberikan kepada pasien Pasien baru tangan apabila perangkat Ruangan
yang mengambil nomor komputer tidak berfungsi
antrian secara langsung

Start

Petugas loket Pendaftaran Petugas Pendaftaran

Poliklinik dapat melakukan
pemanggilan nomor urut
antrian pendaftaran
secara manual ataupun
menggunakan speaker
berdasarkan kode dan
nomor urut setiap loket
2 Rekam Medisnya
Petugas Pendaftaran
berkordinasi dengan
yang terdapat di
Petugas Rekam Medis
Poliklinik, IGD, Rawat
untuk mengetahui nomor
Inap dan Hemodialisa
Rekam Medis pasien lama
agar saling berkordinasi
yang tidak membawa
sehingga nomor rekam
kartu berobat dan tidak
medis yang di daftarkan
mengetahui Nomor
tidak double
4 6

1/1
Layanan Antrian & Pendaftaran
8
Petugas Pendaftaran dapat
berkordinasi dengan Petugas
Rekam Medis untuk
mengetahui Nomor Rekam
Medis terakhir yang dapat
digunakan untuk mendaftarkan
Pasien baru

Done

Setelah SIMRS berfungsi

kembali maka Petugas
Pendaftaran dapat
melakukan penginputan
data identitas pasien baru
sesuai dengan urutan
nomor Rekam Medis dan
melakukan proses
pendaftaran pasien sesuai
dengan data yang
sebelumnya telah direkap 9

1/2
Layanan Rekam Medis
Petugas Menyiapkan berkas status Rekam
Step 1 Medis Berdasarkan data pasien yang
diberikan pendaftaran

Petugas membuat catatan manual terhadap

Step 2 Status Rekam Medis yang keluar dan telah
diterima kembali

Petugas membantu memastikan bahwa

Step 3 tidak terdapat kesalahan dalam pemberian
nomor Rekam Medis pasien baru

Petugas membantu pendaftaran untuk

melakukan pendataan data pasien setelah
Step 4 masa downtime berakhir dan SIMRS dapat
digunakan kembali
Petugas memastikan bahwa data pasien dan
Step 5 nomor RM yang diinputkan oleh pendaftaran
telah sesuai dengan nomor RM yang terdapat
pada berkas fisik status Rekam Medis
 Layanan Rawat Jalan dan Rawat Inap

Petugas Rajal dan Ranap Petugas Rajal dan Ranap Petugas Rajal dan Ranap Setelah SIMRS berfungsi Petugas Rajal dan Ranap
melakukan pencatatan memberikan data tindakan menggunakan form kembali maka Petugas memastikan data
tindakan pelayanan dan pasien umum kepada pengisian manual untuk Rajal dan Ranap dapat tindakan pasien yang
diagnosa maupun resume Kasir agar pasien dapat melakukan order melakukan penginputan belum terinputkan selama
pasien dengan melakukan Pembayaran pemeriksaan Penunjang data tindakan, diagnose masa downtime sudah di
menggunakan excel dan Resep dan resume pasien pada inputkan kembali pada
sesuai dengan format SIMRS setelah Petugas SIMRS
yang telah di tentukan Pendaftaran melakukan
ataupun mencatat manual proses registrasi Pasien
secara tertulis pada SIMRS
Layanan Laboratorium

Petugas Lab melakukan Petugas Lab mengirimkan

Petugas Lab dapat penginputan data tindakan hasil pemeriksaan pasien
melakukan tindakan Petugas Lab memberikan pelayanan pada SIMRS kepada unit jaminan untuk
pasien sesuai dengan data tindakan pasien setelah SIMRS berfungsi data pasien yang di inputkan
form order manual umum kepada Kasir agar kembali dan apabila data pada LIS tanpa melalui
yang diberikan oleh pasien dapat melakukan pasien sudah terdaftarkan di bridging SIMRS
Ruangan Pembayaran SIMRS

02 04 06

01
Petugas Lab dapat melakukan
pencatatan seluruh tindakan pada
excel ataupun langsung pada
aplikasi LIS (Laboratorium
Information System) jika aplikasi
tersebut dapat diakses ataupun
mencatat manual secara tertulis
03
Petugas Lab dapat mengolah
hasil pemeriksaan pasien
langsung pada aplikasi LIS
apabila aplikasi tersebut dapat
diakses ataupun mencatat
manual pada word ataupun
secara tertulis apabila
perangkat komputer tidak
berfungsi
05 07
Petugas Lab memastikan
data tindakan pasien
yang belum terinputkan
selama masa downtime
sudah di inputkan
kembali pada SIMRS
 Layanan Radiologi
1. FORM MANUAL 4. MENCATAT TINDAKAN
Petugas Radiologi Petugas Radiologi mencatat
Melakukan tindakan hasil pemeriksaan kedalam Ms.
sesuai form order manual Word atau mencatat secara
dari Ruangan manual (tertulis) apabila
komputer tidak berfungsi

2. MENCATAT TINDAKAN 5. DATA TINDAKAN

Petugas Radiologi mencatat Petugas Radiologi
seluruh tindakan kedalam Ms. memberikan data tindakan
Excel atau secara manual pasien umum kepada
(tertulis) apabila komputer tidak Kasir agar pasien dapat
berfungsi melakukan Pembayaran

3. MENCATAT TINDAKAN 6. INPUT

Input data tindakan DATA
pelayanan dan
Petugas Radiologi mencatat hasil pemeriksaan pasien pada
seluruh tindakan kedalam Ms. SIMRS setelah SIMRS berfungsi
Excel atau secara manual (tertulis) kembali dan data pasien sudah
apabila komputer tidak berfungsi terdaftarkan di SIMRS
 Layanan Kamar Operasi (OK)

FORM MANUAL DATA TINDAKAN INPUT

CATAT MANUAL
(PASIEN UMUM) TINDAKAN

Petugas OK Petugas OK Petugas OK Petugas OK

melakukan mencatat seluruh memberikan data menginput
Tindakan operasi tindakan pada tindakan pasien tindakan pasien
sesuai form order Excel atau ditulis umum kepada pada SIMRS,
manual dari manual apabila Kasir agar pasien setelah SIMRS
ruangan komputer mati. dapat melakukan dapat diakses
pembayaran kembali
 Layanan IPJ & Ambulance

FORM MANUAL MENCATAT TINDAKAN INPUT DATA

Petugas IPJ dan Petugas IPJ dan
Ambulance dapat Ambulance dapat
melakukan tindakan melakukan pencatatan
pasien sesuai dengan seluruh tindakan pada tindakan pasien umum
form order manual excel ataupun mencatat
yang diberikan oleh manual secara tertulis
Ruangan apabila perangkat
komputer tidak berfungsi
Petugas IPJ dan Petugas IPJ dan
Ambulance Ambulance dapat
memberikan data melakukan penginputan
data tindakan pasien
kepada Kasir agar pada SIMRS setelah
pasien dapat SIMRS berfungsi
melakukan kembali dan data pasien
Pembayaran sudah terdaftarkan di
SIMRS
 Layanan Farmasi

OBAT MENCATAT KOORDINASI INPUT DATA

Petugas Farmasi Petugas Farmasi Petugas Farmasi Petugas Farmasi

memberikan obat melakukan pencatatan berkordinasi dengan dapat melakukan
kepada pasien data penjualan obat Petugas Gudang penginputan data
sesuai dengan maupun pengeluaran Farmasi terkait harga penjualan obat pada
Resep yang telah BMHP pada excel. obat yang akan SIMRS setelah
diberikan oleh dokter apabila Komputer tidak diberikan kepada SIMRS berfungsi
berfungsi maka Kasir apabila kembali dan data
dilakukan pencatatan terdapat Pasien pasien sudah
yang ditulis secara Umum terdaftarkan di
manual SIMRS
Layanan Gudang Farmasi
01
Petugas Gudang Farmasi melakukan
backup data stok opname dan daftar
harga jual obat serta pelaporan lainnya
yang dapat di unduh pada SIMRS
03
Petugas Gudang Farmasi
membantu melakukan
pengecekan dan perhitungan
harga jual obat sesuai dengan
tarif yang berlaku apabila
terdapat Pasien Umum.
02
Petugas Gudang Farmasi melakukan
pencatatan pembelian, penerimaan dan
pengeluaran Obat / BMHP pada excel
sesuai dengan format manual yang telah
ditentukan. Komputer tidak berfungsi maka
dilakukan pencatatan yang ditulis secara
manual.
04
Petugas Gudang Farmasi dapat
melakukan penginputan data
pembelian, penerimaan dan
pengeluaran obat / BMHP pada
SIMRS setelah SIMRS berfungsi
kembali
 Layanan Kasir Petugas kamis membuat
kwintasi manual dan
Petugas Kasir menerima melakukan pencatatan
seluruh rekapan data manual untuk merekap data
tindakan pasien umum & pembayaran pasien umum
melakukan pengecekan tarif pada excel apabila komputer
sesuai peraturan yang mati maka perlu ditulis
berlaku secara manual

Petugas Kasir menerima Petugas Kamis dapat

Petugas Kasir menerima
seluruh rekapan data melakukan pencetakan
seluruh rekapan data obat
tindakan pasien umum & Kwintasi pada SIMRS
dan harga obat dari farmasi
melakukan pengecekan tarif setelah normal kembali dan
sesuai peraturan yang seluruh unit telah menginput
berlaku data pasien pada SIMRS
secara lengkap
Layanan Customer Service (CS)

Memberikan Informasi
A Petugas CS memberikan
Informasi kepada pasien
bahwa pendaftaran melalui
perjanjian untuk sementara
tidak bisa diakses.

Memberikan Tanda
B Pasien
Petugas CS memberikan tanda
pasien diperbolehkan untuk
mengambil antrian langsung
pada hari dijadwalkan untuk
berobat kembali
Terima Kasih