PEDOMAN PENGORGANISASIAN

UNIT REKAM MEDIS

RS ROYAL PRIMA

RS. ROYAL PRIMA

Jln. Ayahanda No. 68 A Medan 20118
Tlp. 061–88813182 – 88813183 (Hunting) Fax. 061-80013181

Website : www.royalprima.com Email : contact@royalprima.com

 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rekam medis berdasarkan sejarahnya selalu berkembang mengikuti
kemajuan ilmu kesehatan dan kedokteran. Sejak masa pra kemerdekaan rumah
sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan kegiatan medis, namun belum
dilaksanakan dengan baik atau belum mengikuti penataan sistem informasi yang
benar.
Dengan adanya Peraturan Pemerintah No.10 tahun 1966 tentang Wajib
Simpan Rahasia Kedokteran, maka kepada semua petugas kesehatan diwajibkan
untuk menyimpan rahasia kedokteran termasuk berkas rekam medis. Kemudian
pada tahun 1972 melalui SK. MenKes RI.No.034/BIRHUP/1972 ada kejelasan
bagi rumah sakit mengenai kewajiban rumah sakit untuk menyelenggarakan
rekam medis.
Rekam medis merupakan salah satu sumber data yang sangat vital dalam
penyelenggaraan sistem informasi manajemen di rumah sakit dan sangat penting
dalam proses pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Setiap pelayanan medis yang
diberikan wajib didokumentasikan dalam rekam medis. Kelengkapan rekam medis
merupakan salah satu hal yang sangat penting karena berpengaruh terhadap proses
pelayanan yang dilakukan oleh petugas medis dan mempengaruhi kualitas dari
pelayanan suatu rumah sakit.
Agar penyelenggaraan rekam medis dapat dilaksanakan dengan baik maka
harus dilengkapi dengan pedoman pengorganisasian Unit Rekam Medis yang
harus dipatuhi dan dilaksanakan oleh staf rumah sakit baik medis maupun non
medis yang bertugas di RS Royal Prima.

B. Tujuan
1. Tujuan Umum
Meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di RS Royal Prima Medan,
melalui upaya tertib administrasi, serta pengelolaan data rekam medis yang baik
dan benar.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 1

2. Tujuan Khusus
a. Terpantaunya mutu pelayanan medis melalui penyediaan data rekam
medis yang bermutu, cepat, tepat, akurat dan berkesinambungan di
RS Royal Prima.
b. Tercapainya sajian data rekam medis yang lengkap dan akurat bagi
pihak-pihak yang berkepentingan.
c. Terciptanya rekam medis RS Royal Prima yang sesuai dengan kebutuhan
dan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
d. Tersedianya manajemen informasi kesehatan RS Royal Prima yang
efektif dan efisien.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 2

 BAB II
GAMBARAN UMUM RS. ROYAL PRIMA

RS Royal Prima merupakan salah satu rumah sakit swasta terbesar dan
akan menjadi pusat rujukan bagi masyarakat khususnya Kota Medan dan
masyarakat Sumatera Utara pada umumnya. RS Royal Prima Medan diresmikan
oleh Wakil Gubernur Sumatera Utara Bapak Ir.H.Tengku Erry Nuradi M.Si pada
tanggal 16 Februari 2014 dengan Izin Operasional Tetap dari Dinas Kesehatan
Provinsi Sumatera Utara No. 440.442/25669/XII/Tahun 2014 yang ditandatangani
oleh Kepala Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara Ibu dr.rr.Siti Hatati
Surjantini,M.Kes. tertanggal 18 Desember 2014, dengan data umum sebagai
berikut :

Nama Rumah Sakit : RS Royal Prima

Alamat : Jl. Ayahanda No. 68 A Medan
Pemegang Saham : Yayasan Perguruan Tinggi Prima Indonesia
Tipe Rumah Sakit : Type B
Kapasitas : 205 Tempat Tidur
Luas Bangunan : 16.364 m2
Luas Perparkiran : 5000 m2
Luas Taman : 500 m2
Tenaga Medis : 97 orang*
Paramedik Perawat : 245 orang*
Paramedik Non Perawat : 37 orang*
Non Medis : 168 orang*
Jumlah Karyawan : 450 orang*
Fasilitas Umum : ATM Galery, Cafetaria, Mini Market (K3)
(*Update September 2015)

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 3

KEGIATAN PELAYANAN
Pelayanan kesehatan yang diberikan di RS Royal Prima meliputi Unit Gawat
Darurat, Unit Rawat Jalan, Unit Perawatan Intensif, Laboratorium, Unit
Radiodiagnostik, Unit Farmasi, Unit Dapur Utama dan Gizi Klinik, Unit Sanitasi,
Unit Pemeliharaan Sarana (IPSRS), Unit Haemodialisa, Instalasi Bedah Sentral,
Unit Rehabilitasi Medik, Unit Sterilisasi Pusat (CSSD), Pemulasaraan Jenazah,
Laundry, Unit Kebidanan dan Penyakit Kandungan, Medical Check Up, dan
Guest House.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 4

 BAB III
VISI, MISI, MOTTO, NILAI, DAN TUJUAN RS. ROYAL PRIMA

A. Visi RS. Royal Prima

Menjadi rumah sakit yang memberikan pelayanan kesehatan terbaik, standar
kualitas tinggi serta memenuhi kebutuhan pasien dan keluarga pasien.

B. Misi RS. Royal Prima

1. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana / prasarana pelayanan secara
berkesinambungan.
2. Mengembangkan lingkungan kerja yang saling bersinergi
3. Menciptakan lingkungan kerja yang menjunjung tinggi nilai-nilai
kemanusiaan dan religius.
4. Meningkatkan sumber daya manusia sesuai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dengan teknologi serta mentaati kode etik profesi dan
berpikir serta berperilaku terpuji.
5. Memberikan pelayanan kesehatan sesuai dengan kebutuhan pasien dan
keluarga pasien untuk menjadikan RS. Royal Prima sebagai mitra yang
terpercaya dan menguntungkan.

C. Motto RS. Royal Prima

Perawatan Bermutu Tinggi adalah Prioritas Kami : “High Quality Care Is Our
Priority”

D. Nilai RS. Royal Prima

1. Profesionalime :
Memiliki pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi pribadi dalam
melaksanakan tugas dan tanggung jawab.
2. Berfokus pada pelanggan :
Memenuhi bahkan dapat melampaui kebutuhan dan harapan pelanggan.
3. Kerjasama tim :
Mampu bekerja bersama-sama secara profesional, harmonis, dan efisien
dengan teman sejawat.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 5

 4. Budaya belajar :
Komit terhadap peningkatan secara terus- menerus ilmu pengetahuan dan
keterampilan guna meningkatkan pelayanan.
5. Simpati :
Penuh perhatian dan dapat memahami kondisi customer.
6. Integritas :
Terbentuknya satu kesatuan kehendak dan aksi dari pihak-pihak yang
terlibat dalam pengelolaan rumah sakit.

E. Tujuan RS. Royal Prima

1. Tujuan Umum
Menjadi institusi pelayanan kesehatan yang bermutu dan dikelola secara
professional, efisien, dan ekonomis (pendekatan ekonomis) tanpa
mengabaikan aspek sosial/ masyarakat.
2. Tujuan Khusus
a. Mewujudkan pelayanan kesehatan yang bermutu, terpadu, waktu
tanggap yang cepat dan tepat, aman, nyaman, ramah untuk semua
golongan masyarakat.
b. Menciptakan peningkatan penyelenggaraan pelayanan kesehatan yang
berdasarkan nilai kemanusian, etika, dan professional, manfaat,
keadilan, persamaan hak dan anti diskriminasi, pemerataan,
perlindungan, dan keselamatan, serta mempunyai fungsi sosial.
c. Menghasilkan motivasi diri yang tinggi dalam melayani dilandasi
dengan berpikir positif, keyakinan, kerja keras, kerja cerdas, dan kerja
benar, ketabahan dan kesabaran, keikhlasan.
d. Menciptakan team work yang berupaya memadukan tujuan individu –
individu dalam suatu kelompok agar dapat bersinergi dan selaras
dengan tujuan kelompok, guna mendukung terwujudnya tujuan
organisasi.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 6

 BAB IV
STRUKTUR ORGANISASI RS. ROYAL PRIMA

Yayasan
Dewan Pengawas

Direktur

Kelompok
Jabatan
Fungsional Wakil Direktur
Wakil Direktur Pelayanan Adm Umum & Keuangan SPI

Kepala Bidang Kepala Bagian Kepala Bagian

Kepala Bidang Kepala Bidang Kepala Bagian
Pelayanan Perencanaan &
Pelayanan Medis Penunjang Medik Keuangan Sekretariat
Keperawatan Informasi

Seksi Pemeliharaan & Seksi Pemeliharaan Subbag

Seksi Pemeliharaan & Subbag Subbag Perencanan
Pengembangan & Pengembangan Akuntansi
Pengembangan Fasilitas Tata Usaha Program & Evaluasi
Fasilitas Keperawatan Fasilitas Penunjang &Verifikasi
Yanmed

Seksi Ketenagaan & Seksi Ketenagaan & Seksi Ketenagaan & Subbag Subbag Kepegawaian,
Perbendaharaan & Subbag SIM RS /
Pengembangan Mutu Pengembangan Mutu Pengembangan Mutu Pengembangan SDM,
Mobilisasi Dana Rekam Medis
Yanmed Keperawatan Penunjang Medik & Diklat

Unit
Subbag Subbag Rumah Subbag Informasi,
IRI IRJ IGD Penyusunan Pemasaran Sosial,
Tangga & Logistik
ICU IBS IKPK Program RS Publikasi & Hukum
IRM IFarm ILab
IRad
IGK IPL ISan
IPSRS IPJF

Komite Medik Komite Keperawatan Komite Mutu Komite Etika & Hukum

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 7

 BAB V
VISI, MISI, MOTTO DAN TUJUAN
UNIT REKAM MEDIS

A. Visi
Menjadikan Unit Rekam Medis menjadi sumber informasi yang cepat, tepat,
akurat, dan dapat dipertanggungjawabkan.

B. Misi
1. Memberikan pelayanan administrasi yang ramah, cepat, dan akurat.
2. Menyediakan data informasi yang cepat dan tepat yang mampu
membantu mengambil kepitusan bagi pengguna rekam medis di RS
Royal Prima.

C. Motto
“Cepat, tepat, informatif, dan dapat dipertanggungjawabkan”

D. Tujuan
Tujuan Umum
Menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan
pelayanan kesehatan di rumah sakit.

Tujuan Khusus
1. Memberikan pelayanan administrasi rekam medis pasien secara optimal
melalui prosedur yang dapat dipertanggung jawabkan.
2. Meningkatkan pelayanan kesehatan yang efektif dan tersedianya informasi
data kesehatan secara lengkap, cermat, tepat, akurat, dan mudah dianalisa.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 8

 BAB VI
STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS

Setelah ditetapkannya keputusan direktur RS. Royal Prima, maka dibentuk

struktur organisasi Unit Rekam Medis RS. Royal Prima, yang terdiri dari:
1. Kepala Unit Rekam Medis
2. Bagian Pendaftaran
a. Pendaftaran Umum
b. Pendaftaran BPJS
c. Customer Service
d. Administrasi
3. Bagian Coding
4. Bagian Rekam Medis Rawat Jalan
5. Bagian Asembling/ Analising/ Resume Medis
6. Bagian Filling/ Distribusi/ Produksi
7. Bagian Pelaporan
8. Bagian Administrasi form rekam medis/ asuransi/ visum et repertum
Pada masing-masing jabatan, terdapat tugas dan tanggung jawab yang
telah diatur di dalam Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RS. Royal
Prima. Uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing jabatan akan diuraikan
lebih lengkap pada bab berikutnya di dalam buku pedoman ini.
Pada bab ini akan dicantumkan bagan struktur organisasi Unit Rekam
Medis RS. Royal Prima Medan.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 9

 STRUKTUR ORGANISASI UNIT REKAM MEDIS
RS ROYAL PRIMA

Direktur

Wakil Direktur Administrasi

dan Keuangan

Kabag Perencanaan dan

Informasi

Kepala Unit Rekam

Medis

Penanggung Jawab Bagian Rekam Bagian Asembling/ Bagian Filling/ Bagian Administrasi
Bagian Coding Bagian Pelaporan
Customer Service Medis Rawat Jalan Analising/ Resume Distribusi/ Form/ Pengisian/
Medis Produksi Visum et repertum
Pendaftaran Umum

Pendaftaran BPJS

Customer Service

Administrasi

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 10

 BAB VII
URAIAN JABATAN

Uraian Jabatan 1
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis
B. Nama Jabatan : Kepala Unit Rekam Medis
C. Pengertian
Seorang staf profesional yang diberi tanggung jawab dan wewenang dalam
mengendalikan kegiatan pelayanan rekam medis di rumah sakit.
D. Hasil Kerja
1. Target yang harus dicapai di Unit Rekam Medis.
2. SPO, petunjuk teknis kegiatan penerimaan, pencatatan, pengelolaan data
medis, penyimpanan dan pengambilan data medis.
3. Uraian tugas dan petunjuk kerja bawahan.
4. Daftar cuti pegawai.
5. Supervisi pelaksanaan tugas bawahan.
6. Laporan intern dan ekstern yang sudah tercetak dan ditandatangani.
7. Rencana kerja dan anggaran kebutuhan unit rekam medis.
8. Program kerja, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan penyelenggaraan
rekam medis.
9. Laporan dan informasi kinerja RS Royal Prima Medan.
10. Melaksanakan tugas dan instruksi khusus lainnya atas permintaan
atasannya.
E. Persyaratan dan Kualifikasi
1. Pendidikan minimal D III/ Ahli Madya Rekam Medis
2. Pengalaman kerja minimal 5 tahun
2. Kondisi fisik sehat jasmani dan rohani
3. Memahami dan menghayati visi. misi, dan tujuan RS Royal Prima.
4. Keterampilan :
a. Memiliki kemampuan memimpin, memotivasi, dan manajemen
b. Memiliki pengetahuan dasar tentang manajemen

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 11

F. Uraian Kerja
1. Menyusun rencana kerja unit rekam medis.
2. Menyusun tata kerja di lingkungan unit rekam medis.
3. Menyiapkan data usulan program di lingkungan unit rekam medis.
4. Menyiapkan data usulan anggaran di lingkungan unit rekam medis.
5. Membuat data usulan kebutuhan tenaga keseahatan dan non kesehatan di
lingkungan unit rekam medis.
6. Membuat data usulan kebutuhan pendidikan dan pelatihan di lingkungan
unit rekam medis.
7. Membuat data usulan kebutuhan fasilitas pelayanan di lingkungan unit
rekam medis.
8. Membuat data usulan pemeliharaan sarana dan prasarana di lingkungan
unit rekam medis.
9. Menyelenggarakan kegiatan pelayanan rekam medis, pengumpulan dan
pengolahan data serta penyajian informasi di RS Royal Prima.
10. Melaksanakan pengawasan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan di
lingkungan unit rekam medis.
11. Mengevaluasi kegiatan pegawai di lingkungan unit rekam medis dengan
cara menilai pelaksanaan tugas serta penilaian prestasi kerja untuk
pengembangan dan promosi jabatan pegawai.
12. Menyusun laporan berkala di lingkungan unit rekam medis.
13. Melaksanakan rapat berkala di lingkungan unit rekam medis.
14. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan dalam rangka
kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan RS Royal Prima.
G. Tanggung Jawab
1. Ketepatan dan kesesuaian rencana dan tata kerja di unit rekam medis.
2. Ketepatan dan kebenaran pelaksanaan kegiatan sesuai dengan SPO dan
petunjuk teknis yang telah ditetapkan, baik pada pendaftaran dan
pelayanan berkas rekam medis yang meliputi penyediaan,
pendistribusian, penyimpanan dan peminjaman berkas rekam medis. serta

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 12

 pengolahan data rekam medis yang meliputi assembling, coding dan
pelaporan pelayanan rumah sakit.
3. Ketepatan dan kesesuaian rencana kebutuhan sumber daya manusia
dengan realisasi.
4. Kebenaran dan ketepatan laporan kepada manajemen.
H. Wewenang
1. Menilai, menegur dan memotivasi bawahan di unit rekam medis.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan unit rekam medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Uraian Jabatan 2
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis (Bagian Pendaftaran)
B. Nama Jabatan : Penanggung Jawab Customer Service
C. Pengertian
Seorang staf yang diberikan wewenang dan tanggung jawab mengkoordinir
pendaftaran pasien baik rawat jalan, rawat inap, maupun gawat darurat.
D. Hasil Kerja
1. Target yang harus dicapai di Unit Rekam Medis.
2. Laporan register pasien rawat inap.
3. Pasien terdaftar di masing-masing unit pelayanan sesuai kasus penyakit.
4. Melaksanakan tugas dan instruksi khusus lainnya atas permintaan Kepala
Ruangan.
E. Persyaratan dan Kualifikasi
1. Pendidikan minimal S1 semua jurusan.
2. Mempunyai akhlak yang baik, dedikasi, dan loyalitas tinggi
3. Tegas, berwibawa, dan mampu mengorganisir bawahannya
4. Mempunyai penilaian kinerja yang baik
F. Uraian Kerja
1. Menyelenggarakan kegaitan pelayanan di pendaftaran, customer service,
dan operator.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 13

 2. Membuat uraian tugas bawahannya.
3. Menyelesaikan masalah yang timbul di lingkungan pendaftaran,
customer service, dan operator.
4. Merencanakan peningkatan dan kebutuhan SDM di bagian pendaftaran,
customer service, dan operator.
5. Membantu melaksanakan penilian terhadap upaya peningkatan
pengetahuan dan keterampilan di bidang pendaftaran, customer service.
dan operator.
G. Tanggung Jawab
1. Mengatur dan mengkoordindinasikan seluruh kegiatan pelayanan
pendaftaran, customer service, dan operator.
2. Bertanggung jawab atas kelancaran pelayanan pendaftaran, customer
service, dan operator.
3. Ketepatan dan kebenaran laporan kegiatan di pelayanan pendaftaran,
customer service, dan operator.
4. Ketepatan dan kesesuaian rencana kerja, kebutuhan SDM di pendaftaran,
customer service, dan operator.
5. Bertanggung jawab kepada atasan mengenai semua pekerjaan.
H. Wewenang
1. Menilai, menegur, dan memberikan sanksi dan motivasi bawahan di
bagian pendaftaran, customer service, dan operator.
2. Mengatur rencana kegiatan penyelenggaraan pelayanan di bagian
pendaftaran, customer service, dan operator.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Meminta masukan dari bawahan dan unit kerja lain yang terkait.
5. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
6. Menandatangani surat, nota dinas, dan laporan.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 14

Uraian Jabatan 3
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis (Bagian Pendaftaran)
B. Nama Jabatan : Pendaftaran Umum
C. Pengertian
Seorang staf yang diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk
pendaftaran seluruh pasien umum, perusahaan, dan asuransi.
D. Hasil Kerja
1. Laporan kegiatan pendaftaran
2. Laporan informasi kamar kosong.
3. Melaksanakan tugas dan instruksi khusus lainnya atas permintaan Kepala
Ruangan.
E. Persyaratan dan Kualifikasi
1. Pendidikan minimal D III/ Ahli Madya semua jurusan dengan
pengalaman kerja minimal 1 tahun.
2. Sehat jasmani dan rohani.
3. Mempunyai penilaian kinerja yang baik
F. Uraian Kerja
1. Melakukan pendaftaran untuk pasien umum, perusahaan, dan asuransi.
2. Membuat laporan mengenai kamar pasien yang masing kosong.
3. Membuat laporan kegiatan pendaftaran.
4. Melakukan tugas-tugas lainnya dari atasan.
G. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas seluruh pendaftaran-pendaftaran pasien umum,
perusahaan, dan asuransi.
2. Ketepatan dalam membuat laporan kegiatan pendaftaran.
3. Menjaga kerahasiaan identitas pasien.
4. Mengetahui data ruangan pasien yang kosong.
H. Wewenang
1. Meminta data yang benar kepada pasien/ keluarga pasien.
2. Meminta data informasi kamar kosong kepada nurse station.
3. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 15

Uraian Jabatan 4
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis (Bagian Pendaftaran)
B. Nama Jabatan : Pendaftaran BPJS
C. Pengertian
Seorang staf yang diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk
pendaftaran seluruh pasien BPJS.
D. Hasil Kerja
1. Laporan kegiatan pendaftaran.
2. Melaksanakan tugas dan instruksi khusus lainnya atas permintaan
Penanggung Jawab Customer Service.
E. Persyaratan dan Kualifikasi
1. Pendidikan minimal D III/ Ahli Madya semua jurusan dengan
pengalaman kerja minimal 1 tahun.
2. Sehat jasmani dan rohani.
3. Mempunyai penilaian kinerja yang baik
F. Uraian Kerja
1. Melakukan pendaftaran untuk pasien BPJS.
2. Membuat laporan kegaiatan pendaftaran.
3. Melakukan tugas-tugas lainnya dari atasan.
G. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas seluruh pendaftaran-pendaftaran pasien BPJS.
2. Ketepatan dalam membuat laporan kegiatan pendaftaran.
3. Menjaga kerahasiaan identitas pasien.
H. Wewenang
1. Meminta data yang benar kepada pasien/ keluarga pasien.
2. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 16

Uraian Jabatan 5
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis (Bagian Pendaftaran)
B. Nama Jabatan : Staf Customer Service
C. Pengertian
Seorang staf yang diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk
memberikan informasi tentang seluruh pelayanan di rumah sakit.
D. Hasil Kerja
1. Informasi pelayanan kesehatan di rumah sakit.
2. Melaksanakan tugas dan instruksi khusus lainnya atas permintaan
Penanggung Jawab Customer Service.
E. Persyaratan dan Kualifikasi
1. Pendidikan minimal D III/ Ahli Madya semua jurusan dengan
pengalaman kerja minimal 1 tahun.
2. Sehat jasmani dan rohani.
3. Mempunyai penilaian kinerja yang baik
F. Uraian Kerja
1. Memberikan informasi mengenai pelayanan kesehatan yang tersedia di
rumah sakit.
2. Membuat laporan kegiatan customer service.
3. Melaksanakan tugas-tugas lainnya dari atasan.
G. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas kebenaran informasi tentang pelayanan
kesehatan yang tersedia dan fasilitas di rumah sakit
2. Menjaga ketepatan dalam mengupdate data-data terbaru tentang fasilitas
dan program rumah sakit.
3. Menjaga kerahasiaan identitas pasien.
H. Wewenang
1. Meminta data update tentang rumah sakit kepada unit terkait.
2. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 17

Uraian Jabatan 6
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis (Bagian Pendaftaran)
B. Nama Jabatan : Administrasi
C. Pengertian
Seorang staf yang diberikan wewenang dan tanggung jawab untuk
mengkoordinir semua laporan administrasi di Customer Service.
D. Hasil Kerja
1. Laporan harian/ bulanan/ tahunan.
2. Melaksanakan tugas dan instruksi khusus lainnya atas permintaan
Penanggung Jawab Customer Service.
E. Persyaratan dan Kualifikasi
1. Pendidikan minimal D III/ Ahli Madya semua jurusan dengan
pengalaman kerja minimal 1 tahun.
2. Sehat jasmani dan rohani.
3. Mempunyai penilaian kinerja yang baik
F. Uraian Kerja
1. Membuat laporan harian/ bulanan/ tahunan di Customer Service.
2. Melaporkan segala administrasi pasien asuransi sampai selesai.
3. Mengatur jalannya semua administrasi yang berhubungan dengan
jalannya kelengkapan jalannya administrasi di Customer Service dan
pasien.
G. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan dalam membuat
laporan administrasi kegiatan di Customer Service.
2. Mengkoordinir data yang diperlukan dengan unit terkait untuk bahan
pelaporan.
3. Menjaga kerahasiaan identitas pasien.
H. Wewenang
1. Meminta data yang benar kepada petugas pendaftaran.
2. Berhak memberikan teguran apabila penyediaan data dari unit terkait
terhambat.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 18

 3. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.
Uraian Jabatan 7
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis
B. Nama Jabatan : Bagian Coding
C. Pengertian
Seseorang yang diberikan tanggung jawab untuk membuat indeks kode
penyakit untuk semua pasien baik rawat jalan maupun rawat inap.
D. Hasil Kerja
1. Penyediaan laporan pelayanan rumah sakit.
2. Pengkodingan dan indeks penyakit sesuai dengan Standar Prosedur
Operasional.
E. Persyaratan dan Kualifikasi
1. Pendidikan minimal DIII/ Ahli Madya Rekam Medis dengan
pengalaman kerja minimal 1 tahun.
2. Sehat, jujur, disiplin, dan bertanggung jawab.
3. Mendapat pelatihan ICD 10.
F. Uraian Kerja
1. Membuat indeks koding penyakit dengan benar.
2. Membuat indeks koding penyakit tepat waktu.
3. Mengkode penyakit, operasi, sebab kematian sesuai dengan ICD-10.
4. Mencatat pasien berdasarkan kode penyakit.
5. Merangking 10 penyakit terbanyak.
6. Memfollow up data rawat jalan yang akan diindeks ke bagian instalasi
rawat jalan.
7. Membuat surat keluar rumah sakit (SKO, SKI)
8. Melaksanakan tugas dan instruksi khusus lainnya atas permintaan atasan.
G. Tanggung Jawab
Bertanggung jawab membuat indeks koding penyakit pasien pasien rawat
jalan dan rawat inap.
H. Wewenang
1. Menanyakan kejelasan nama diagnosa dokter kepada perawat atau dokter
yang memeriksa.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 19

 2. Mengatur rencana kegiatan indeks penyakit di pelayanan rekam medis.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Memberikan saran dan pertimbangan kepada atasan.

Uraian Jabatan 8
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis
B. Nama Jabatan : Bagian Rekam Medis Rawat Jalan
C. Pengertian
Seseorang yang diberikan tanggung jawab untuk menyediakan rekam medis
baru dan lama untuk pasien rawat jalan dan membuat laporan kegiatan rawat
jalan.
D. Hasil Kerja
1. Penyediaan laporan kegiatan pasien rawat jalan harian, bulanan, dan
tahunan.
2. Penyediaan berkas rekam medis baru dan lama pada pasien rawat jalan.
E. Persyaratan dan Kualifikasi
1. Pendidikan minimal DIII/ Ahli Madya Rekam Medis dengan
pengalaman kerja minimal 1 tahun.
2. Sehat, jujur, disiplin, dan bertanggung jawab.
3. Mendapat pelatihan ICD 10.
F. Uraian Kerja
1. Menyediakan rekam medis baru dan lama untuk pasien rawat jalan dan
mengantarkannya ke bagian Instalasi Rawat Jalan.
2. Mengantarkan berkas data tagihan rawat jalan yang telah selesai berobat
untuk diantarkan ke Unit Rekam Medis.
3. Membuat laporan kegiatan pasien rawat jalan harian, bulanan, dan
tahunan.
4. Bertanggung jawab terhadap status rekam medis rawat jalan.
5. Melaksanakan tugas-tugas lainnya dari atasan.
G. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab menyediakan rekam medis baru dan lama untuk
pasien rawat jalan yang akan berobat di Instalasi Rawat Jalan.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 20

 2. Ketepatan dalam membuat laporan kegiatan rawat jalan.
3. Ketepatan dalam menyediakan rekam medis rawat jalan yang baru dan
lama.
H. Wewenang
1. Menanyakan tentang data pasien yang akan berobat.
2. Menanyakan kejelasan tulisan diagnose kepada dokter dan perawat.
3. Meminta arahan dari atasan.
4. Memberi saran dan pertimbngan kepada atasan.

Uraian Jabatan 9
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis
B. Nama Jabatan : Bagian Asembling/ Analising/ Resume Medis
C. Pengertian
Sesorang yang diberi tugas untuk assembling/ analising dan kelengka

an resume medis pasien yang sudah pulang.

D. Hasil Kerja
1. Kelengkapan rekam medis.
2. Analisis kelengkapan status pasien pada form rekam medis.
E. Persyaratan dan Kualifikasi
1. Pendidikan minimal D III / Ahli Madya Rekam Medis dengan pengalaman
minimal 1 tahun.
2. Mendapatkan pelatihan tentang rekam medis.
3. Sehat jasmani dan rohani.
F. Uraian Kerja
1. Mengambil dan memeriksa kelengkapan rekam medis, resume medis
pasien pulang.
2. Merapikan form rekam medis sebelum dianalisis berdasarkan ketentuan.
3. Menganalisis kelengkapan status pasien yang terdapat di form rekam
medis.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 21

 4. Memberi laporan kepada atasan jika 5 x 24 jam, rekam medis pasien
BPJS belum dikembalikan ke bagian unit rekam medis.
5. Memberikan laporan kepada atasan jika 2 x 24 jam, rekam medis pasien
umum/ perusahaan/ asuransi belum dikembalikan ke bagian unit rekam
medis.
6. Mengolah status pasien pulang.
G. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab dalam proses assembling/ analising rekam medis
pasien pulang.
2. Bertanggung jawab terhadap kelengkapan resume medis pasien.
3. Ketepatan dalam mengambil rekam medis pasien pulang.
4. Ketepatan dalam mengolah rekam medis pasien pulang.
H. Wewenang
1. Meminta informasi dan pengarahan kepada atasan.
2. Menanyakan tentang kelengkapan resume medis pasien ke
perawat.
3. Meminta arahan dan masukan dari atasan jika tidak bisa
diselesaikan dalam pelayanan di rekam medis.

Uraian Jabatan 10
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis
B. Nama Jabatan : Bagian Filling/ Distribusi/ Produksi
C. Pengertian
Sesorang yang diberi tugas untuk filling dan distribusi rekam medis pasien.
D. Hasil Kerja
Kontrol akses keluar masuknya berkas rekam medis.
E. Persyaratan dan Kualifikasi
1. Pendidikan minimal D III / Ahli Madya Rekam Medis dengan
pengalaman minimal 1 tahun.
2. Mendapatkan pelatihan tentang rekam medis.
3. Sehat jasmani dan rohani.
F. Uraian Kerja

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 22

 1. Menjamin pengadaan rekam medis bila stok hampir kosong.
2. Menyimpan berkas rekam medis.
3. Menyusun status rekam medis yang sudah diolah ke dalam rak
penyimpanan sesuai dengan tata cara penyimpanan.
4. Mengontrol akses keluar masuknya berkas rekam medis seperti pinjam-
meminjam status pasien.
G. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab dalam proses filling dan distribusi rekam medis
pasien pulang.
2. Bertanggung jawab terhadap pengadaan berkas rekam medis.
3. Ketepatan dalam penyimpanan rekam medis.
4. Bertanggung jawab terhadap keamanan dan kerahasian rekam medis
pasien.
H. Wewenang
1. Meminta informasi dan pengarahan kepada atasan.
2. Menjamin pengadaan berkas rekam medis pasien.
3. Meminta arahan dan masukan dari atasan jika tidak bisa
diselesaikan dalam pelayanan di rekam medis.

Uraian Jabatan 11
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis
B. Nama Jabatan : Bagian Pelaporan
C. Pengertian
Sesorang yang diberi tugas untuk mengkoordinir kegiatan pelaporan rumah
sakit baik internal maupun eksternal.
D. Hasil Kerja
1. Pelaporan Internal Rumah Sakit Brawijaya, diantaranya adalah :
a. Rekapitulasi laporan data kunjungan pasien rawat jalan dan per
kunjungan poliklinik.
b. Rekapulasi laporan data hunian pasien rawat inap data data sensus
pasien rawat inap.
c. Data tingkat hunian tempat tidur BOR perhari.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 23

 d. Index penyakit rawat jalan rumah sakit.
e. Index penyakit rawat inap rumah sakit.
.
2. Pelaporan Eksternal rumah sakit diantaranya adalah :
a. Data kegiatan Rumah sakit (RL.1)
b. Data keadaan morbiditas pasien rawat inap (RL.2a)
c. Data keadaan morbiditas pasien rawat jalan (RL.2b)
d. Data keadaan morbiditas rawat inap surveilans terpadu rumah sakit
(RL.2a1)
e. Data keadaan morbiditas rawat jalan surveilans terpadu rumah sakit
(RL.2b1)
f. Data status imunisasi ( RL.2c)
g. Data individual morbiditas pasien rawat inap (RL.2.1 RL.2.2 &
RL.2.3)
h. Data dasar rumah sakit (RL.3)
i. Data ketenagaan rumah sakit (RL.4)
j. Data peralatan medik rumah sakit dan data kegiatan kesehatan
lingkungan rumah sakit (RL.5)
k. Data infeksi nosokomial rumah sakit (RL.6)
l. Data insidentil yang diperlukan oleh Dinas Kesehatan.
E. Persyaratan dan Kualifikasi
1. Pendidikan minimal D III / Ahli Madya Rekam Medis dengan pengalaman
minimal 1 tahun.
2. Mendapatkan pelatihan tentang rekam medis.
3. Sehat jasmani dan rohani.
F. Uraian Kerja
1. Mengkoordinir seluruh data kegiatan rumah sakit.
2. Berkoordinasi dengan unit-unit lain yang terkait dalam penyediaan data
rumah sakit sebagai bahan laporan.
3. Mengolah data kegiatan rumah sakit untuk disusun menjadi laporan
kegiatan rumah sakit.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 24

 4. Mengumpulkan, merekap, dan melaporkan data morbiditas penyakit
rawat jalan dan rawat inap.
5. Mengevaluasi data laporan rumah sakit apabila ada data yang terkait
medico legal dan menelaah keabsahan data.
6. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
G. Tanggung Jawab
1. Bertanggung jawab atas kebenaran dan ketepatan dalam pengolahan
dalan pelaporan data.
2. Mengkoordinir data yang diperlukan dengan unit terkait bahan laporan.
3. Menjaga kerahasian identitas pasien.
H. Wewenang
1. Meminta data dengan petugas poliklinik rawat jalan.
2. Meminta data dengan petugas rawat inap.
3. Meminta data dengan petugas penunjang medis.
4. Meminta data dengan petugas sarana dan prasarana.
5. Meminta data dengan petugas kepegawaian.
6. Meminta arahan dari atasan.
7. Berhak memberikan teguran apabila penyediaan data dari unit terkait
terhambat yang disebabkan kelalaian petugas yang bersangkutan dalam
menyediakan data.

Uraian Jabatan 12
A. Nama Unit Kerja : Unit Rekam Medis
B. Nama Jabatan : Bagian Administrasi Form/ Pengisian/ Visum et
repertum
C. Pengertian
Sesorang yang diberi tugas untuk mengerjakan isian asuransi, visum et
repertum dan keterangan lainnya yang dibutuhkan.
D. Hasil Kerja
1. Kelengkapan isian form asuransi/ visum et repertum ataupun surat
keterangan lain.
2. Laporan bulanan isian asuransi.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 25

 3. Ketersediaan form-form rekam medis.

E. Persyaratan dan Kualifikasi

1. Pendidikan minimal D III / Ahli Madya Rekam Medis dengan
pengalaman minimal 1 tahun.
2. Mendapatkan pelatihan tentang rekam medis.
3. Sehat jasmani dan rohani.
F. Uraian Kerja
1. Bertanggung jawab dalam pemesanan form-form rekam medis.
2. Memeriksa kelengkapan inventaris di Unit Rekam medis setiap
minggunya.
3. Memastikan semua kelengkapan isian form asuransi/ visum et repertum
ataupun surat keterangan lainnya dari pihak yang berwenang yang
diselesaikan dalam waktu 3 x 24 jam.
4. Membuat laporan isian asuransi/ surat lainnya setiap bulannya.
5. Memasukkan data pasien rawat inap yang pulang setiap harinya.
6. Membuat surat keluar rumah sakit (SKO, SKI)
7. Melaksanakan tugas lain yang diberikan atasan.
G. Tanggung Jawab
1. Ketepatan dalam merencanakan untuk kelengkapan inventaris di Unit
Rekam Medis.
2. Kelengkapan dalam pengisisan isian asuransi, visum et repertum dan
surat keterangan lainnya.
3. Bertanggung jawab terhadap ketepatan data pasien pulang.
4. Bertanggung jawab dalam ketersediaan form-form rekam medis.
H. Wewenang
1. Menanyakan tentang data-data pasien kepada pasiennya langsung dan ke
unit lain yang terkait.
2. Meminta bantuan perawat dalam pengisian asuransi/ surat keterangan
lainya ke perawat.
3. Membagikan form-form rekam medis sesuai dengan kebutuhan ruangan
perawat.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 26

 4. Memberi saran dan pertimbangan kepada atasan.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 27

 BAB VIII
TATA HUBUNGAN KERJA

IRJ-IGD IRNA KEUANGAN MANAJEMEN

INTERN

UNIT REKAM
PASIEN DOKTER
MEDIS

EKSTERN

ASURANSI REKANAN KEMENKES LAIN-LAIN

Hubungan tata kerja di Unit Rekam Medis bersifat garis komunikasi, koordinasi
dan informasi dalam pelaksanaan kegiatan. Dilakukan melalui pertemuan dan atau
surat dinas.

Hubungan Intern :
1. Unit Rekam Medis menyediakan data-data sebagai bahan komunikasi,
koordinasi dan informasi yang dibutuhkan Instalasi Rawat Jalan, Instalasi
Gawat Darurat, Instalasi Rawat Inap, Bagian Keuangan dan Manajemen
dalam mengambil keputusan.
2. Antara pasien dan dokter rekam medis berfungsi sebagai mediator dalam
penyediaan rekam medis.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 28

Hubungan Ekstern:
1. Instalasi Rekam Medis merupakan penyedia informasi kepada pihak ketiga
yaitu Asuransi, Rekanan dan pihak lain.
2. Instalasi Rekam Medis juga berkewajiban memberikan laporan kepada
Kemenkes, Dinkes baik provinsi maupun daerah.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 29

 BAB IX
POLA DAN KUALIFIKASI TENAGA

A. Kualifikasi Tenaga
Dalam upaya mempersiapkan tenaga rekam medis yang handal, perlu
kiranya melakukan kegiatan menyediakan, mempertahankan sumber daya
manusia yang tepat bagi organisasi.
Atas dasar tersebut perlu adanya perencanaan SDM, yaitu proses
mengantisipasi dan menyiapkan perputaran orang ke dalam, di dalam dan ke luar
organisasi. Tujuannya adalah mendayagunakan sumber-sumber tersebut seefektif
mungkin sehingga pada waktu yang tepat dapat disediakan sejumlah orang yang
sesuai dengan persyaratan jabatan.
Perencanaan bertujuan untuk mempertahankan dan meningkatkan
kemampuan oganisasi dalam mencapai sasarannya melalui strategi pengembangan
kontribusi. Adapun pola ketenagaan dan kualifikasi sumber daya manusia di Unit
Rekam Medis RS Royal Prima Medan adalah sebagai berikut :
Adapun kualifikasi tenaga yang dibutuhkan di Unit Rekam Medis adalah
sebagai berikut:

No JABATAN PENDIDIKAN JUMLAH

1. Kepala Unit Pendidikan minimal D III/ Ahli Madya 1

Rekam Medis Rekam Medis.
2. Penanggung Pendidikan minimal S1 semua jurusan. 1
Jawab Customer
Service
3. Pendaftaran Pendidikan minimal D III/ Ahli Madya 6
Umum semua jurusan dengan pengalaman
kerja minimal 1 tahun.
4. Pendaftaran BPJS Pendidikan minimal D III/ Ahli Madya 4
semua jurusan dengan pengalaman
kerja minimal 1 tahun.
5. Staf Customer Pendidikan minimal D III/ Ahli Madya 2
Service semua jurusan dengan pengalaman
kerja minimal 1 tahun.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 30

 6. Administrasi Pendidikan minimal D III/ Ahli Madya 1
semua jurusan dengan pengalaman
kerja minimal 1 tahun.
7. Bagian Coding a. Pendidikan minimal D III/ Ahli 2
Madya semua jurusan dengan
pengalaman kerja minimal 1 tahun.
b. Mendapat pelatihan ICD 10.
8. Bagian Rekam Pendidikan minimal D III/ Ahli Madya 2
Medis Rawat semua jurusan dengan pengalaman
Jalan kerja minimal 1 tahun.
9. Bagian a. Pendidikan minimal D III/ Ahli 1
Asembling/ Madya semua jurusan dengan
Analising/ pengalaman kerja minimal 1 tahun.
Resume Medis b. Mendapat pelatihan tentang rekam
medis.
10. Bagian Filling/ a. Pendidikan minimal D III/ Ahli 2
Distribusi/ Madya semua jurusan dengan
Produksi pengalaman kerja minimal 1 tahun.
b. Mendapat pelatihan tentang rekam
medis.
11. Bagian Pelaporan a. Pendidikan minimal D III/ Ahli 1
Madya semua jurusan dengan
pengalaman kerja minimal 1 tahun.
b. Mendapat pelatihan tentang rekam
medis.
12. Bagian a. Pendidikan minimal D III/ Ahli 1
Administrasi Madya semua jurusan dengan
Form/ Pengisian/ pengalaman kerja minimal 1 tahun.
Visum et b. Mendapat pelatihan tentang rekam
repertum medis.

B. Pola Ketenagaan
Pola ketenagaan di Unit Rekam Medis mengacu kepada prinsip
perhitungan rumus ISN (Indicator Staffing Needs), secara rinci disajikan pada
tabel di bawah ini :
Rumus :

Beban kerja dalam 1 tahun

Kebutuhan Tenaga =
Waktu kerja yang tersedia per tahun

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 31

Faktor yang mempengaruhi kebutuhan tenaga :
1. Jumlah hari dalam 1 tahun = 365 hari (a)
2. Jumlah hari kerja dalam 1 tahun = 303 hari (b)
b = 365 – (Jumlah hari minggu dalam 1 tahun ditambah hari libur nasional)
3. Jumlah jam kerja per hari = 7 jam
4. Jumlah hari kerja efektif = 279
279 = Jumlah hari kerja dalam 1 tahun – cuti/ izin
5. Jumlah hari kerja efektif = 5.3 jam (e)
Jumlah hari kerja efektif x Jumlah jam kerja per hari
e=
Jumlah hari kerja dalam 1 tahun
279 x 7
e=
365
6. Waktu yang diperlukan dalam menyelesaikan tugas (h)
axh
Rumus =
bxe

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 32

 BAB X
KEGIATAN ORIENTASI

A. REKRUTMEN (PENERIMAAN)
Penerimaan calon karyawan adalah aktivitas atau usaha yang dilakukan
untuk mengundang para pelamar sebanyak mungkin sehingga Unit Rekam Medis
memiliki kesempatan yang luas untuk menentukan calon yang paling sesuai
dengan tuntutan jabatan yang diinginkan.
Penerimaan calon karyawan Unit Rekam Medis dilakukan berdasarkan
analisa kebutuhan tenaga dimana ditentukan dari jumlah pasien dan kegiatan
rumah sakit yang ada.

B. SELEKSI (PENYARINGAN)

Seleksi adalah proses menyeleksi pelamar, sehingga Unit Rekam Medis

dapat memperoleh karyawan yang paling sesuai dengan yang diinginkan.
Tahapan seleksi terdiri dari :
1. Umum
a. Para pelamar harus melalui proses seleksi umum yang
diselenggarakan oleh pihak rumah sakit.
2. Khusus
a. Setelah pelamar lulus proses seleksi umum maka para pelamar
diseleksi secara khusus oleh Kepala Unit Rekam Medis. Proses seleksi
yang dilakukan di Unit Rekam Medis ini menyangkut pengetahuan dan
kemampuan dalam menjalankan tugas.

Bentuk tes yang dilakukan bagi calon karyawan di Unit Rekam Medis terdiri dari :
1. Tes Tertulis
2. Tes Wawancara
3. Tes Kesehatan

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 33

C. PROGRAM ORIENTASI
Dalam melaksanakan tugasnya, staf di Unit Rekam Medis harus mampu
bekerja secara sistematis, detail, dan memiliki insiatif yang tinggi dalam
pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya. Untuk itu sebelum melaksanakan
tugas di Unit Rekam Medis, staf yang akan ditugaskan harus mengetahui sarana
dan prasarana yang ada dan mematuhi tata laksana dan tugas-tugas yang ada di
Unit Rekam Medis.
1. Sasaran
a. Staf yang baru yang akan ditempatkan di Unit Rekam Medis.
b. Staf baru yang dipindah tugaskan dari unit kerja lain ke Unit Rekam
Medis.
2. Tujuan
a. Tujuan Umum
Adapun yang menjadi tujuan umum dari pelaksanaan orientasi adalah
tenaga baru dapat melaksanakan tugasnya di unitnya masing-masing sesuai
dengan uraian tugas, tanggung jawab, dan wewenangnya.
b. Tujuan Khusus
Setelah dilakukan orientasi di Unit Rekam Medis diharapkan tenaga baru
mampu :
1) Mengetahui visi dan misi Unit Rekam Medis dan memahami kegiatan
keadministrasian dan kegiatan pelayanan di Unit Rekam Medis.
2) Mengetahui alur kerja di Unit Rekam Medis.
3) Mengetahui form-form yang digunakan di Unit Rekam Medis.
4) Mengetahui sarana dan prasarana yang digunakan di Unit Rekam
Medis.
5) Mengetahui tata kerja dan SPO yang ada di Unit Rekam Medis.
3. Kegiatan dan Alokasi Waktu
Orientasi dilaksanakan kepada tenaga kerja baru maupun tenaga kerja yang
baru dipindahkan ke Unit Rekam Medis secara efektif selama kurang lebih 3
(tiga) bulan dengan jadwal sebagai berikut :

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 34

 Waktu Materi Metode Penanggung jawab
BULAN I
Orientasi Umum
Minggu I  Company Profile Ceramah Bagian Kepegawaian
 Struktur Organisasi RS Ceramah Bagian Kepegawaian
Royal Prima
 Peraturan Perusahaan Ceramah Bagian Kepegawaian
 Perkenalan Lingkungan RS Karyawisata Bagian Kepegawaian
 Kesehatan dan Keselamatan Ceramah Komite K3RS
Kerja
 Pencegahan dan Ceramah Komite PPI
Pengendalian Infeksi (PPI)
Ceramah Tim KPRS
 Patient Safety
Orientasi Khusus - Unit
Minggu I  Pengenalan struktur Ceramah Ka.Unit Rekam Medis
organisasi rekam medis
 Penegenalan SPO unit Ceramah
Ka.Unit Rekam Medis
rekam medis
 Pengenalan form-form
status rekam medis dan Praktek Staf bagian penyusunan
urutan cara penyusunannya status
Minggu II  Cara memeriksa Praktek Staf bagian
kelengkapan status, kelengkapan status
penyusunan dan penyimpan
status
 Pengenalan membuat
laporan eksternal dan Ceramah Ka.Unit Rekam Medis
internal rekam medis dan
rumah sakit
 Penegenalan cara Pj. Pendaftaran pasien
pendaftaran pasien masuk di Praktek/cera
rawat jalan dan rawat inap mah
serta cara penomorannya
Minggu III  Assembling Praktek Staf assembling
dan  Pengkodingan indeks Ceramah Staf koder
Minggu IV penyakit
 Pengenalan cara membuat Praktek
surat keluar di unit rekam Staf rekam medis
medis

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 35

  Pengenalan cara membuat Praktek Ka.Unit Rekam Medis
buku laporan unit rekam
medis

BULAN II

Minggu I  Praktek Lapangan Praktek Ka.Unit Rekam Medis

dan  Pemantapan skill lapangan
Minggu II
Minggu III  Praktek lapangan Praktek Ka.Unit Rekam Medis
dan  Pemantapan skill lapangan
Minggu IV
BULAN III
Minggu I  Pemantapan Skill Praktek Ka.Unit Rekam Medis
dan Lapangan
Minggu II
Minggu III  Evaluasi Test dan Ka.Unit Rekam Medis
dan Tanya jawab
Minggu IV

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 36

 BAB XI
PERTEMUAN / RAPAT

A. PENGERTIAN
Rapat merupakan suatu pertemuan yang terdiri dari beberapa orang yang memiliki
kepentingan dan tujuan yang sama untuk membicarakan atau memecahkan suatu
masalah tertentu.

B. TUJUAN
1. Tujuan Umum
Dapat membantu terselenggaranya pelayanan rekam medis yang optimal
di Unit Rekam Medis.
2. Tujuan Khusus
a. Dapat mengidentifikasi segala permasalahan, membuat/ menyusun
rencana kerja yang terkait dengan pelayanan rekam medis.
b. Dapat mencari jalan keluar atau pemecahan permasalahan yang terkait
dengan pelayanan rekam medis yang berkualitas.

C. KEGIATAN RAPAT DI UNIT REKAM MEDIS

Rapat dilakukan dan diadakan oleh Unit yang dipimpin oleh Kepala Unit dan
diikuti oleh seluruh stafnya. Rapat berkala yang akan diadakan ada 2 macam
yaitu :
1. Rapat Rutin
2. Rapat Insidentil / Tidak Terjadwal

RAPAT RUTIN
Rapat rutin atau rapat terjadwal merupakan rapat yang diadakan oleh Kepala Unit
setiap 1 bulan sekali dengan perencanaan yang telah dibuat dengan jadwal agenda
rapat yang telah ditentukan oleh Kepala Unit.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 37

Rapat secara rutin diselenggarakan di Unit Rekam Medis yaitu pada :
Waktu : Hari Senin (Minggu I)
Jam : 13.30 WIB s/d selesai
Peserta : Kepala Unit Rekam Medis dan staf, Kepala
Ruangan/Perawat dan unit terkait lainnya.
Tempat : Ruang Serbaguna RS Royal Prima
Materi :
1. Kelengkapan status pasien pulang
2. Kelengkapan pengisian resume medis
3. Hal-hal lain yang dianggap penting yang berhubungan
dengan rekam medis dan rumah sakit

Kelengkapan Rapat :
Undangan, daftar hadir, notulen rapat, laporan / rekomendasi / usulan kepada
atasan. (Bentuk undangan terlampir).

RAPAT INSIDENTIL / TIDAK TERJADWAL

Rapat tidak terjadwal merupakan rapat yang sifatnya insidentil dan diadakan oleh
Kepala Ruangan untuk membahas atau menyelesaikan permasalahan di unit
rekam medis dikarenakan adanya permasalahan yang perlu segera dibahas.
Waktu : Sewaktu-waktu bila ada masalah/ kepentingan mendesak
Jam : Jam kerja
Peserta : Kepala Ruangan dan Seluruh staf Unit Rekam Medis
Tempat : Unit Rekam Medis
Materi : Pembahasan masalah urgen
Pembahasan kebijakan urgen

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 38

 BAB XII
PELAPORAN

Pelaporan merupakan sistem atau metode yang dilakukan untuk

melaporkan segala bentuk kegiatan pelayanan di Unit Rekam Medis yang terkait
dengan pemberian pelayanan rekam medis. Pelaporan yang dilakukan di Unit
Rekam Medis meliputi pelaporan intern dan ekstern.

A. Laporan Intern dapat bersifat vertikal dan horizontal.

1. Laporan yang bersifat Vertikal
Laporan yang bersifat Vertikal adalah laporan yang ditujukan kepada atasan
langsung dengan tembusan unit terkait, antara lain :
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.
b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS, BTO, TOI,
GDR, NDR.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/
kembali ke Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.
f. Uraian tugas, petunjuk tugas, daftar cuti, libur di Instalasi Rekam Medis.
g. Permintaan kebutuhan untuk pelaksanaan kegiatan.

2. Laporan yang bersifat Horizontal

Laporan yang bersifat Horizontal adalah laporan ditujukan kepada unit-unit
lain yang berkaitan di RS Royal Prima Medan, antara lain:
a. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/
kembali ke Bagian Rekam Medis.

Laporan Intern dapat berupa laporan rutin dan laporan insidentil.

1. Laporan Rutin meliputi :
a. Laporan kunjungan pasien rawat jalan, inap dan penunjang.

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 39

 b. Laporan morbiditas, mortalitas, dan penyakit menular.
c. Laporan tentang efisiensi pelayanan rawat inap, BOR, LOS.
d. Laporan berkas rekam medis pasien keluar yang belum tersimpan/
kembali ke Bagian Rekam Medis.
e. Laporan berkas rekam medis yang tidak lengkap.

2. Laporan Insidentil
Adalah laporan mengenai Unit Rekam Medis pada khususnya dan RS. Royal
Prima Medan secara umum yang harus segera dilaporkan karena berkaitan
dengan kinerja rumah sakit, seperti :
a. Laporan Asuransi
b. Laporan Visum Et Repertum
c. Resume

B. Laporan Harian
Laporan harian unit rekam medis dapat dilakukan melalui SIMRS yang
meliputi :
1. Laporan pelayanan pasien rawat inap
2. Laporan jumlah kunjungan pasien rawat jalan
3. Laporan rekam medis yang keluar per hari

C. Laporan Bulanan
Laporan bulanan terdiri dari laporan intern dan extern.
Laporan intern meliputi :
1. Laporan kinerja pelayanan RS. Royal Prima Medan
2. Laporan pencapaian coding
Laporan extern dilaporkan ke Kemenkes dan Dinas Kesehatan berupa Sistem
Informasi Rumah Sakit.

D. Laporan Semester
Laporan semester meliputi rekapan bulanan laporan kinerja pelayanan
RS. Royal Prima.

E. Laporan Tahunan

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 40

 Unit Rekam Medis membuat laporan tahunan terdiri dari : Rekapan bulanan
laporan kinerja mutu pelayanan RS Royal Prima.
BAB XIII
PENUTUP

Dengan telah tersusunnya buku Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam

Medis RS Royal Prima, diharapkan dapat dijadikan sebagai pegangan bagi
seluruh staf di Unit Rekam Medis.
Untuk pemerhati di luar organisasi diharapkan buku ini bisa membantu
mengenal sisi pengorganisasian di Unit Rekam Medis di RS Royal Prima secara
singkat.
Cetakan pertama ini kami harapkan sebagai pijakan awal dan tentunya
harus senantiasa diperbaiki. Saran dan masukan dari pemerhati buku ini sangat
kami nantikan.

Ditetapkan di : Medan
Pada tanggal :
DIREKTUR RS ROYAL PRIMA

dr. Deli Theo, Sp.PK, MARS

Pedoman Pengorganisasian Unit Rekam Medis RSRP 41