PDF

LAPORAN AKTUALISASI
NILAI-NILAI DASAR PEGAWAI NEGERI SIPIL

SEBAGAI PEREKAM MEDIS DALAM UPAYA MENGURANGI ANGKA KEJADIAN MISSFILE
DI UPTD PUSKESMAS PUNDONG KABUPATEN BANTUL
Nama: Rizka Miftahul Jannah

No. Presensi : 31
Golongan : Pengatur/ II c
NIP : 199403202020122019
PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

BADAN PENDIDIKAN DAN PELATIHAN
PELATIHAN DASAR CALON PEGAWAI NEGERI SIPIL
GOLONGAN IIc ANGKATAN IV
YOGYAKARTA
2021
i
(BANDIKLAT)
Gunungsempu, Tamantirto, Kasihan, Bantul 55183 Telepon (0274)41704
Fax (0274)411801 Website: http://diklat.jogjaprov.go.id Email : diklat@jogjaprov.go.id
ii
NILAI-NILAI DASAR PEGAWAI NEGERI SIPIL
SEBAGAI PEREKAM MEDIS DALAM UPAYA MENGURANGI ANGKA KEJADIAN MISSFILE
DI UPTD PUSKESMAS PUNDONG KABUPATEN BANTUL
ABSTRAK
Latar Belakang: Di Puskesmas Pundong angka kejadian missfile masih cukup tinggi, dibuktikan
dengan data yang dilihat pada buku catatan Missfile mencapai rerata 30 Berkas Rekam Medis setiap
bulannya. Mengingat bahwa aspek keamanan dan kerahasiaan isi berkas Rekam Medis merupakan
prioritas dalam penyelenggaraan pelayanan Rekam Medis, angka ini tentu saja sangat penting untuk
ditekan dan permasalahan ini harus diselesaikan.
Hasil Kegiatan: Kegiatan 1. Merancang dan megimplementasikan Digital Expedition Book yaitu:
terciptanya 1 Fitur baru dalam Sistem Informasi DGS yaitu Digital Expedition Book , terlaksananya uji
coba fitur baru dalam Sistem Informasi DGS yaitu Digital Expedition Book, dan terlaksananya 1 kali
kegiatan sosialisasi kepada 5 orang petugas penyimpanan. Kegiatan 2. Penggunaan tracer yaitu:
tersedianya 150 buah tracer siap pakai dan terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi kepada 5 orang
petugas penyimpanan. Kegiatan 3. Optimalisasi penggunaan buku peminjaman Rekam Medis yaitu:
tersedianya 1 buah buku peminjaman Rekam medis dan terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi
kepada 5 orang petugas penyimpanan. Kegiatan 4. Sosialisasi dampak Missfileyaitu: ada peningkatan
pemahaman petugas penyimpanan akan dampak dari Missfile dibuktikan dengan analisa dari pre-test
dan post-test dan terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi Dampak Missfile kepada petugas
penyimpanan. Kegiatan 5. Membuat SOP Penyimpanan yaitu: terciptanya 2 SOP Penyimpanan dan
terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi SOP Penyimpanan kepada 5 orang petugas penyimpanan
Kesimpulan: Telah terlaksana 5 kegiatan Aktualisasi dengan tingkat capaian masing-masing kegiatan
mencapai 100%. Kendala yang ditemui dalam kegiatan aktualisasi ini adalah sebab kegiatan
dilaksanakan ditengah pandemi Covid-19, sehingga setiap tahapan kegiatan harus mengikuti
protokol kesehatan yang dianjurkan pemerintah secara ketat, namun dapat ditemukan solusi.
Terlaksananya kegiatan Aktualisasi ini, mendapat respon positif baik dari petugas Penyimpanan,
tenaga kesehatan, tim UKP maupun dari Kepala Puskesmas Pundong.. Jumlah missfile sangat
menurun bila dibandingkan dengan rerata Missfile sebelum pelaksanaan kegiatan Aktualisasi. Selain
itu khusus untuk fitur baru DGS yang berupa Digital Expedition Book sebagai inovasi penulis, telah
disosialisasikan kepada seluruh Perekam Medis Puskesmas di Kabupaten Bantul. Hasilnya saat ini,
fitur Digital Expedition Book sudah diaktiffkan pada masing-masing akun Puskesmas se Kabupaten
Bantul.
Saran: Petugas penyimpanan Puskesmas Pundong sebaiknya terus melaksanakan kegiatan
implementasi Digital Expedition Book, penggunaan tracer, optimalisasi buku Peminjaman Rekam
Medis dan selalu berpedoman kepada SOP Penyimpanan baik dalam kegiatan pengambilan kembali
berkas Rekam Medis maupun penyimpanan berkas Rekam Medis agar angka kejadian Missfile dapat
terus ditekan dari waktu ke waktu. Kegiatan ini harus menjadi habituasi, dilakukan terus menerus
dan berkelanjutan.Saat ditemukan adanya berkas Rekam Medis yang dipinjam namun belum kembali
pada fitur Digital Expedition Book, petugas penyimpanan akan melakukan pencarian mulai dari
poliklinik peminjam berkas terkait dan mengkoordinasikan temuan ini kepada petugas jaga poliklinik
tersebut. Saya sangat berharap petugas poliklinik atau tenaga kesehatan Puskesmas Pundong
bersikap kooperatif, sehingga berkas Rekam Medis dapat segera ditemukan.
Kata Kunci: Rekam medis, Missfile, Buku Ekspedisi, Digital Expedition Book, Tracer, Buku Peminjaman
Rekam Medis, SOP Penyimpanan.
iii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis ucapkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan rahmat dan
hidayah-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kegiatan Aktualisasi dengan judul Upaya
Mengurangi Angka Kejadian Missfile di UPTD Puskesmas Pundong Tahun 2021. Adapun maksud dari
kegiatan aktualisasi ini adalah sebagai salah satu tahapan kegiatan dalam Diklat Pelatihan Dasar
Calon Pegawai Negeri Sipil yang di adakan oleh Badan Pendidikan dan Pelatihan Daerah Istimewa
Yogyakarta.
Kegiatan Aktualisasi ini dapat terwujud berkat peran dan bantuan dari berbagai pihak, baik yang
berupa pemikiran ataupun tenaga. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:
1. Ibu Budiharti, S.E., M.Si. selaku penguji rancangan aktualisasi
2. Ibu Dr. rer. publ. Dra. Wuryani, M.Si. selaku coach
3. dr Jaka Hardalaksana selaku mentor sekaligus Kepala Puskesmas Pundong
4. Bapak Dian Adiprana Tyagita S.Pd selaku pengampu
5. Bapak Dibyo Sudarsono selaku programmer aplikasi DGS Kesehatan
6. Seluruh Staf Unit Pendaftaran dan Rekam Medis Puskesmas Pundong
Serta beberapa pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu, yang juga turut membantu
pelaksanaan kegiatan Aktualisasi ini. Besar harapan penulis kegiatan Aktualisasi ini bermanfaat bagi
berbagai pihak, khususnya bagi Unit Pendaftaran dan Rekam Medis UPTD Puskesmas Pundong.
Yogyakarta, Agustus 2021
Penulis
iv
DAFTAR ISI
Halaman Judul ....................................................................................................................... i

Berita Acara Evaluasi Aktualisasi ........................................................................................... ii
Abstrak ................................................................................................................................. iii
Kata Pengantar ...................................................................................................................... iii
Daftar Isi ................................................................................................................................ iv
BAB I Pendahuluan ............................................................................................................... 1
A. Posisi Organisasi dalam Lingkup NKRI............................................................................... 1
B. Visi Misi Tujuan dan Nilai Organisasi................................................................................. 2
C. Struktur Organisasi ............................................................................................................ 5
D. Tugas dan Fungsi ............................................................................................................... 6
E. Kondisi Organisasi ............................................................................................................. 10
BAB II Agenda Aktualisasi ..................................................................................................... 22
A. Latar Belakang Pemilihan Isu dan Kegiatan ...................................................................... 22
B. Proses Aktualisasi .............................................................................................................. 30
BAB III Penutup ..................................................................................................................... 162
A. Kesimpulan........................................................................................................................ 162
B. Saran ................................................................................................................................. 163
C. Rencana Tindak Lanjut Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar ......................................................... 164
Daftar Pustaka ....................................................................................................................... 165
Lampiran................................................................................................................................ 166
v
BAB I
PENDAHULUAN
A. Posisi Organisasi dalam Lingkup NKRI

Puskesmas Pundong merupakan organisasi milik pemerintah di bawah naungan
Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul. Puskesmas sebagai salah satu jenis fasilitas pelayanan
kesehatan tingkat pertama memiliki peran penting dalam sistem kesehatan nasional.
Puskesmas merupakan ujung tombak terdepan dalam pembangunan kesehatan di
masyarakat. Mempunyai peran cukup besar dalam upaya mencapai tujuan pembangunan
kesehatan.
Tujuan pembangunan kesehatan adalah meningkatkan kesadaran, kemauan, dan
kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat kesehatan masyarakat
yang optimal. Pembangunan Kesehatan diarahkan untuk meningkatkan kesadaran,
kemauan, dan kemampuan hidup sehat bagi setiap orang agar terwujud derajat
kesehatan masyarakat yang optimal.
Untuk mewujudkan derajat kesehatan bagi masyarakat maka diselenggarakan upaya
kesehatan dengan pendekatan pemeliharaan. Peningkatan Kesehatan (Promotif),
Pencegahan Penyakit (Preventif), Penyembuhan Penyakit (Kuratif) dan Pemulihan
Kesehatan (Rehabilitatif), yang dilaksanakan secara menyeluruh, terpadu dan
berkesinambungan.
Upaya Kesehatan ditingkatkan dengan tujuan agar dapat menyelenggarakan Upaya
kesehatan yang bermutu, merata dan terjangkau oleh masyarakat, terutama yang
berpenghasilan rendah dengan peran serta aktif dari masyarakat. Mengingat fungsi
puskesmas sebagai pusat pengembangan, pembinaan dan pelaksana upaya kesehatan di
wilayah kerjanya.
Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas
pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya
kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif
dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya di
wilayah kerjanya.
Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4 Peraturan Menteri
Kesehatan No. 75 tentang Pusat Kesehatan Masyarakat, Puskesmas menyelenggarakan
fungsi penyelenggaraan UKM tingkat pertama di wilayah kerjanya dan penyelenggaraan
1
UKP tingkat pertama di wilayah kerjanya.
Sejarah Puskesmas Pundong
Puskesmas Pundong memberikan pelayanan perdananya pada tanggal 24 Januari 1976,
tepatnya hari Sabtu Pon menurut penanggalan jawa. Sebelum berdirinya Puskesmas Pundong,
pelayanan kesehatan masyarakat dilaksanakan oleh BKIA dan BP Pundong (1969 sampai dengan
1976). Kemudian pada tanggal 24 Januari 1976 BKIA dan BP Pundong yang letaknya di
perempatan Pasar Pundong pindah ke lokasi yang sekarang. Pindahnya lokasi BKIA dan BP
tersebut menjadi awal lahirnya Puskesmas Pundong.
B. Visi, Misi, Tujuan dan Nilai Organisasi
1. Visi
a. Visi Kabupaten Bantul
Terwujudnya masyarakat Kabupaten Bantul yang harmonis sejahtera dan berkeadilan
berdasarkan Pancasila dan UUD 1945 dalam bingkai NKRI yang ber-Bhineka Tunggal Ika.
b. Visi Puskesmas Pundong
Visi puskesmas adalah “Tercapainya Kecamatan Sehat 2021”
Keterkaitan :
Tercapainya Kecamatan yang sehat yang merupakan visi Puskesmas Pundong adalah
salah satu indikator terwujudnya masyarakat Bantul yang sejahtera.
2. Misi
a. Misi Kabupaten Bantul
1) Penguatan reformasi birokrasi menuju pemerintah yang efektif, efisien, bersih,
akuntabel, dan menghadirkan pelayanan public prima
2) Pengembangan sumber daya manusia unggul, berkarakter, dan berbudaya istimewa
3) Pendayaggunaan potensi local dengan penerapan teknologi dan penyerapan
investasi berorientasi pada pertumbuhan ekonomi inklusif
4) Peningkatan kualitas lingkungan hidup, insfrastruktur dan pengelolaan risiko
bencana
5) Penanggulangan masalah kesejahteraan social secara terpadu dan pencapaian
Bantul sebagai kabupaten layak anak, ramah perempuan dan difabel.
b. Misi Puskesmas Pundong
1) Menggerakkan pembangunan berwawasan kesehatan
2) Mengupayakan pelayanan kesehatan yang bermutu
2
3) Mendorong kemandirian masyarakat untuk hidup sehat
Keterkaitan :
Mengupayakan pelayanan Kesehatan yang bermutu adalah salah satu upaya
peningkatan kualitas lingkungan hidup dan pencapaian Bantul sebagai Kabupaten layak
anak, ramah perempuan dan difabel.
3. Tujuan Puskesmas Pundong
a. Terwujudnya Kerjasama lintas sectoral serta lintas program yang optimal untuk
mendukung tercapainya Kecamatan Pundong sehat.
b. Terwujudnya pelayanan tingkat pertama yang bermutu bagi masyarakat
c. Terwujudnya peningkatan derajat Kesehatan masyarakat
d. Terwujudnya kemandirian masyarakat dibidang kesehatan
4. Nilai Organisasi
a. Budaya Kerja Kabupaten Bantul
Budaya SATRIYA merupakan nilai-nilai yang terkandung dalam filosofi Hamemayu
Hayuning Bawana. SATRIYA memiliki dua makna yaitu :
1) SATRIYA dimaknai sebagai watak ksatria. Watak kesatria adalah sikap memegang
teguh ajaran moral sawiji, greget, sengguh ora mingkuh ( konsentrasi semangat,
percaya diri dengan rendah hati dan bertanggung jawab ). Semangat yang dimaksud
adalah golong gilig yang artinya semangat persatuan kesatuan antara manusia
dengan Tuhannya dan sesama manusia. Sifat atau awatak inilah yang harus
menjiwai seorang aparatur dalam menjalankan tugasnya.
2) SATRIYA merupakan singkatan dari :
a) Selaras
b) Akal budi luhur
c) Teladan dan keteladanan
d) Rela Melayani
e) Inovatif
f) Yakin dan percaya diri
g) Ahli dan professional
3
b. Budaya kerja Puskesmas Pundong
1) Budaya kerja “PINTAR” (Peduli, Inovativ, Nyaman, Terampil, Amanah, Rapi). Budaya
Kerja 5R yaitu:
a) Ringkas: Bedakan antara yang perlu dan tidak perlu dan buang yang tidak perlu
b) Rapi: Barang harus disimpan dengan teratur sehingga siap pakai bila diperlukan
c) Resik: Bersihkan sampah dan kotoran agar kegiatan pemeriksaan terhadap
abnormalitas dapat lebih mudah
d) Rawat: Mempertahankan dan melakukan pengawasan terhadap 3 S (Seiri,
Seiton dan Seiso)
e) Rajin: Taatilah peraturan yang ada untuk mendorong kegiatan secara mandiri
2) Budaya kerja 3 S ( Senyum, Sapa, Salam )
c. Tata Nilai “PUNDONG” (Profesional, Unggul, Dedikasi, Orientasi Pelanggan, Amanah,
Rapi)
4
C. Struktur Organisasi
STRUKTUR ORGANISASI DAN PENANGGUNG JAWAB
5
D. Tugas dan Fungsi
1. Dinas Kesehatan Kabupaten Bantul
a. Tugas
Untuk melaksakan fungsi sebagaimana tersebut diatas Dinas Kesehatan Kabupaten
Bantul mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
1) Perumusan kebijakan bidang kesehatan masyarakat, pencegahan dan pengendalian
penyakit, pelayanan kesehatan, kefarmasian, alat kesehatan dan Perbekalan
Kesehatan Rumah Tangga (PKRT) serta sumber daya kesehatan;
2) Pelaksanaan kebijakan bidang kesehatan masyarakat, pencegahan dan
pengendalian penyakit, pelayanan kesehatan, kefarmasian, alat kesehatan dan
Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga (PKRT) serta sumber daya kesehatan;
3) Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan bidang kesehatan masyarakat, pencegahan
dan pengendalian penyakit, pelayanan kesehatan, kefarmasian, alat kesehatan dan
Perbekalan Kesehatan Rumah Tangga (PKRT)) serta sumber daya kesehatan;
4) Pelaksanaan administrasi dinas sesuai dengan lingkup tugasnya; dan
5) Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh bupati sesuai bidang tugas dan
fungsinya.
b. Fungsi
Dinas Kesehatan mempunyai fungsi membantu Bupati melaksanakan urusan
pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah dan tugas pembantuan bidang
kesehatan.
2. Puskesmas Pundong
Di dalam pasal 5 Perbup No.76 Tahun 2008 disebutkan bahwa UPT Puskesmas
mempunyai Tugas melaksanakan upaya Kesehatan masyarakat yang meliputi upaya
promotive, kuratif, rehabilitative serta rujukan. Dan selanjutnya pada pasal 6, disebutkan
bahwa UPT Puskesmas mempunyai fungsi :
a. Pelaksana kegiatan teknis operasional dan penunjang tugas Dinas di bidang kesehatan.
b. Pelaksana ketatausahaan; dan
c. Pelaksana tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai bidang tugas dan fungsinya.
Oleh karena itu sesuai dengan tugas pokok dan fungsi puskesmas seperti yang sudah
tercantum dalam peraturan Menteri Kesehatan No.128 Tahun 2004 serta dalam Peraturan
6
Bupati Nomor 76 Tahun 2008 maka Tugas dan Fungsi Puskesmas Pundong juga
mencerminkan dari tugas yang diamanahkan dalam Permenkes dan Perbup tersebut.
3. Perekam Medis Terampil
Menurut Menteri Pendayagunan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI, 2013.
Permenpan RB Nomor 30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis, Uraian
tugas Perekam Medis terampil diantaranya sbb:
a) Mengidentifikasi kebutuhan formulir dalam penyusunan SIM rekam medis manual
(berbasis kertas)
b) Mengidentifikasi kebutuhan isi dan data dalam formulir dalam penyusunan SIM rekam
medis manual (berbasis kertas)
c) Mengklasifikasi kegiatan pelayanan dalam rangka penyusunan alur pembentukan SIM
rekam medis (manual)
d) Merancang alur kegiatan pelayanan dalam rangka penyusunan alur pembentukan SIM
rekam medis (manual)
e) Mengidentifikasi informasi yang dibutuhkan sebagai dasar pengambilan keputusan
baik internal maupun eksternal
f) Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien rawat jalan
dalam rangka pelaksanaan rekam medis di tempat penerimaan pasien baru dan lama
rawat jalan
g) Membuat dan memutakhirkan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) rawat jalan dalam
rangka pelaksanaan rekam medis di tempat penerimaan pasien baru dan lama rawat
jalan
h) Melakukan wawancara untuk mengisi identitas pribadi data sosial pasien rawat inap
dan menginformasikan ke ruang perawatan dalam rangka pelaksanaan rekam medis di
tempat penerimaan pasien baru dan lama rawat inap
i) Menyiapkan rekam medis rawat inap serta meminta rekam medis rawat inap ke
petugas rekam medis bagian penyimpanan dalam rangka pelaksanaan rekam medis di
tempat penerimaan pasien baru dan lama rawat inap
j) Membuat, menyimpan dan memutakhirkan Kartu Kendali (KK) dalam rangka
pelaksanaan rekam medis di tempat penerimaan pasien baru dan lama rawat inap
k) Mengisi buku registerasi pendaftaran pasien rawat jalan melalui pencatatan/registrasi
pasien
7
l) Membuat dan memutakhirkan KIUP rawat jalan melalui pencatatan/registrasi pasien
m) Membuat dan memutakhirkan Indeks Utama Pasien (IUP) rawat jalan melalui
pencatatan/ registerasi pasien
n) Membuat indeks penyakit, indeks tindakan medis dan indeks dokter pasien rawat jalan
melalui pencatatan/registerasi pasien
o) Mengisi buku registrasi pendaftaran pasien rawat inap melalui pencatatan/registrasi
pasien
p) Membuat dan memutakhirkan KIUP rawat inap melalui pencatatan/registrasi pasien
q) Membuat dan memutakhirkan IUP rawat inap melalui pencatatan/registrasi pasien
r) Membuat indeks penyakit, indeks tindakan medis dan indeks dokter pasien rawat inap
dalam rangka pelaksanaan rekam medis melalui pencatatan/ registrasi pasien
s) Menerima data rekam medis dalam rangka asembling rekam medis rawat jalan
berdasarkan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang ada
t) Mencatat buku ekspedisi dalam rangka asembling rekam medis rawat jalan
berdasarkan SOP yang ada
u) Menyeleksi rekam medis incomplete dalam rangka asembling rekam medis rawat jalan
v) Menyisipkan slip lembar kekurangan dalam rangka asembling rekam medis rawat jalan
w) Membuat laporan incomplete dalam rangka asembling rekam medis rawat jalan
x) Menerima rekam medis dalam rangka asembling rekam medis rawat inap berdasarkan
SOP yang ada
y) Mencatat buku ekspedisi dalam rangka asembling rekam medis rawat inap
z) Mengidentifikasi data dalam rangka penyusunan katalog jenis formulir rekam medis
secara manual
aa) Mengklasifikasi data dalam rangka penyusunan katalog jenis formulir rekam medis
secara manual
bb) Mengolah data katalog jenis formulir rekam medis secara manual dalam rangka
penyusunan katalog jenis formulir rekam medis secara manual
cc) Membuat laporan data katalog catatan mutu formulir rekam medis secara manual
8
dd) Memasukkan data demografi pasien, kode diagnosa dan tindakan medis pasien rawat
jalan ke dalam soft ware case mix.
ee) Memasukkan data demografi pasien, kode diagnosa dan tindakan medis pasien rawat
inap ke dalam soft ware case mix
ff) Memproses grouping untuk menentukan tarif case mix
gg) Menyiapkan dan menyerahkan laporan hasil grouping dalam bentuk txt ke bagian
akuntansi untuk diverifikasi internal
hh) Menerima kembali berkas klaim/file txt hasil koreksi dari bagian akuntansi
ii) Melakukan input ulang hasil koreksi kedalam software case mix
jj) Menyortir rekam medis rawat jalan dalam rangka penyimpanan rekam medis
kk) Menyimpan rekam medis rawat jalan dan menjaga agar penyimpanan rekam medis
aman, rahasia, tidak dapat diakses oleh orang yang tidak berkepentingan
ll) Menyimpan rekam medis rawat jalan inaktif yang bernilai guna dengan media tertentu
mm)Menyeleksi rekam medis yang akan disusutkan dalam rangka proses retensi
nn) Membuat daftar pertelaan rekam medis yang akan disusutkan
oo) Mendistribusikan rekam medis ke unit terkait
pp) Mengumpulkan data untuk penyusunan laporan cakupan pelayanan pada sarana
pelayanan kesehatan
qq) Mengumpulkan data penyakit dan tindakan medis untuk penyusunan laporan
morbiditas dan mortalitas pasien rawat inap
rr) Mengumpulkan data penyakit menular untuk penyusunan laporan morbiditas dan
mortalitas pasien rawat jalan
ss) Menghitung angka ketidakkelengkapan pengisian informed consent
tt) Mengidentifikasi data formulir analisis mutu sistem pengembalian berkas rekam medis
uu) Mengumpulkan data analisis mutu sistem pengembalian berkas rekam medis
vv) Mengidentifikasi keabsahan data rekam medis secara manual dalam rangka evaluasi
rekam medis pasien rawat inap
ww) Mengobservasi data pada setiap lembaran rekam medis dalam rangka evaluasi
keabsahan data.
9
E. Kondisi Organisasi
1. Letak Organisasi
Kecamatan Pundong merupakan salah satu dari 17 kecamatan di Kabupaten Bantul.
Puskesmas Pundong Kabupaten Bantul terletak di Dusun Piring, Desa Srihardono, Pundong.
Adapun wilayah kerja Puskesmas Pundong terdiri dari 3 Desa yaitu Srihardono, Panjangrejo,
Seloharjo. Dari 3 Desa tersebut terbagi atas 49 dusun yang terdiri dari :
Tabel 1. Nama Dusun berdasarkan Desa di Puskesmas Pundong
NO NAMA DESA NAMA DUSUN
1 SRIHARDONO 1 Sawahan
2 Candi
3 Monggang
4 Tangkil
5 Baran
6 Piring
7 Pundong
8 Jonggrangan
9 Gulon
10 Paten
11 Pranti
12 Potrobayan
13 Tulung
14 Klisat
15 Nangsri
16 Seyegan
17 Ganjuran
2 PANJANGREJO 1 Grudo
2 Jamprit
3 Nglembu
4 Tarungan
5 Gedangan
6 Badan
7 Panjang
8 Soronangggan
9 Gedong
10 Watu
11 Jetis
12 Nglorong
13 Semampir
14 Krapyak Kulon
15 Krapyak Wetan
16 Gunung Puyuh
3 SELOHARJO 1 Dukuh
2 Nambangan
3 Pentung
10
4 Darmojurang
5 Bobok tempel
6 Geger
7 Soka
8 Karangasem
9 Ngentak
10 Biro
11 Kalipakem
12 Blali
13 Ngreco
14 Poyahan
15 Jelapan
16 Kalinampu
Gambar 1. Peta Wilayah Kerja Puskesmas Pundong Kabupaten Bantul
11
12
2. Jumlah Penduduk dan Persebarannya
Dari data Kependudukan Jogja, dilaporkan bahwa jumlah penduduk di wilayah kerja
Puskesmas Pundong Kabupaten Bantul pada tahun 2020 sebanyak 35.904 jiwa
Gambar 2. Jumlah Penduduk Berdasarkan Jenis Kelamin di Puskesmas Pundong Tahun

2021
3. Struktur Penduduk
Struktur penduduk di wilayah kerja Puskesmas Pundong tahun 2020 menurut jumlah
penduduk laki-laki dan perempuan disajikan dalam grafik berikut:
1000 500 0 0 500 1000
Gambar 3. Piramida Penduduk Berdasarkan Jenis Kelamin Di Puskesmas Pundong Tahun 2021
13
4. Rasio Jumlah Penduduk
Gambar 4. Perbandingan Jumlah Penduduk Menurut Golongan Umur di Puskesmas Pundong Tahun
2021
Dari grafik di atas menunjukkan jumlah penduduk usia produktif lebih dominan.
Komposisi penduduk menurut jenis kelamin sangat berpengaruh terhadap tingkat
kelahiran. Jika sebagian besar penduduk suatu negara terdiri wanita usia subur (15-44
tahun) maka tingkat kelahiran akan tinggi.
Rasio ketergantungan (dependency ratio) yaitu angka perbandingan yang
menunjukkan besar beban tanggungan dari kelompok usia produktif. Usia produktif (15 –
59 tahun) selain menanggung kebutuhan hidup dirinya juga menanggung kebutuhan hidup
golongan usia muda (0 – 14 tahun) dan golongan tua (65 tahun ke atas)
5. Kepadatan Penduduk
Secara Administratif Kecamatan Pundong dibagi menjadi 3 desa yaitu :
a. Desa Srihardono
Desa Srihardono terdiri dari 17 dusun dengan jumlah penduduk 14.312 jiwa dan luas
wilayah 6,87 km2 sehingga memiliki kepadatan penduduk 2.083 jiwa/km2.
b. Desa Panjangrejo
Desa Panjangrejo terdiri dari 16 dusun dengan jumlah penduduk 9.707 jiwa dan luas
c. Desa Seloharjo
14
Desa Seloharjo terdiri dari 16 dusun dengan jumlah penduduk 11.789 jiwa dan luas
6. Tingkat Pendidikan
Kualitas pendidikan yang memadai diperlukan penduduk untuk meningkatkan kualitas
hidup. Tingginya permintaan jasa pendidikan menuntut tersedianya penyelenggaraan
pendidikan yang makin bermutu baik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun swasta.
Tingkat pendidikan penduduk di Puskesmas Pundong Kabupaten Bantul menurut ijazah
tertinggi yang dimiliki dapat disajikan dalam tabel berikut :
Gambar 5. Prosentase Penduduk Menurut Status Pendidikan di Puskesmas Pundong

Tahun 2020
Berdasarkan tabel diatas menggambarkan bahwa karakterisitik pendidikan penduduk di

Kabupaten Bantul tahun 2020 didominasi oleh penduduk yang tamat SMA sebesar 32.29 %
sedangkan presentase penduduk tamat SD/MI 27,77% dan penduduk tidak memiliki ijazah
sehingga sangat mempengaruhi perilaku hidup sehat masyarakat. Promosi kesehatan dalam
hal ini adalah penyampaian pesan kesehatan menyesuaikan dengan tingkat pendidikan yang
ada.
7. Sarana dan Prasarana
a. Sarana
Bangunan Puskesmas Pundong meliputi seluruh Bangunan termasuk yang ada di
Puskesmas Induk dan Puskesmas Pembantu.
15
1) Bangunan Puskesmas Induk terdiri dari :
a) Bangunan untuk Pendaftaran dan penyimpanan rekam medik
b) Bangunan untuk Pelayanan rawat jalan dan ruang tunggu pasien rawat jalan
c) Bangunan gudang farmasi
d) Bangunan UGD dan Rawat Inap
e) Bangunan untuk managemen, Kepala Puskesmas, Ka.Sub.Bag. TU, Sterilisasi
dan dapur umum
f) Bangunan aula Puskesmas
g) Bangunan Mushola
h) Bangunan gudang
c g
h
d
b
e a
f
Gambar 6 Denah puskesmas Pundong

2) Bangunan Puskesmas Pembantu terdiri dari Puskesmas Pembantu Srihardono,
Puskesmas Pembantu Panjangrejo dan Puskesmas Pembantu Seloharjo
b. Prasarana
Prasarana dalam mendukung operasional kegiatan Puskesmas Pundong antara lain:
No. Jenis Prasarana Jumlah Kondisi
1 Mobil ambulan 2 unit Baik
2 Mobil Puskesmas Keliling 1 unit Baik
16
3 Kendaraan dinas roda 2 7 unit Baik
4 Alat komunikasi :
a. Telephon kabel 1 unit Baik
b. Handy Talky (HT) 4 unit Baik
c. Layar Monitor TV 1 unit Baik
5 Inventaris rumah tangga
17
Alat kesehatan yang ada di Puskesmas Pundong terdiri dari peralatanmedis dan
medis. Adapun data peralatan sebagai berikut:
K UG B
No I G D V V V R NI B BP P R Keadaan
Jenis Barang/ Nama KB A IZ K I I A F P G J Barang Ket
Barang I P P N A 2 I FI M B/RR/RB
A S 1 G S L
1 2 P I IO
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
1 Emergency Kit 1 1 1 1 1 1 6 B
2 KIE Kit 1 1 B
3 Dopler 4 1 5 B
4 Tensimeter Air Raksa 1 1 B
5 Stetoskop 1 3 1 1 6 B
6 Cold Storage 2 2 B
( Alat Pendingin )
7 Lemari Es 1 1 B
Tenaga Listrik 24jam
8 Timbangan Bayi Digital 4 1 5 B
9 Pengukur Panjang 4 4 B
Badan Bayi
10 Piramida Makanan 1 1 B
11 Microtoa 2 2 B
12 Timbangan Dewasa Digital 1 1 B
13 Pita Lila 1 1 B
14 tabung O2 1 1 B
15 Lampu Halogen 1 1 2 B
16 Alat medis 1 1 B
dokter/diagnostik test
17 Timbangan injak 1 1 1 3 B
18 Nebulizer 1 1 B
19 Tensimeter 1 1 B
20 Bed Periksa 3 3 B
21 tabung O2 kecil 1 1 B
22 Lampu UV 1 1 B
23 Trolley Angkut 1 1 B
24 Trolley Oksigen Besar 2 2 B
25 Examination lamp 1 1 B
26 Tensi Jarum 2 2 4 B
27 EKG 1 1 B
28 Kursi Roda 1 1 B
29 Otoscope 1 1 B
30 Tabung O2 Besar 1 1 B
18
31 Trolley Oksigen Besar 2 1 3 B
32 Tabung Oksigen 1 1 B
33 Infuse Pump 1 1 B
34 Sterilisator 1 1 2 B
35 Nebulizer 1 1 B
36 Lampu Tindakan 1 1 2 B
37 Tiang Infus 1 1 B
38 Wheel Chair 1 1 B
39 Lampu Tindakan LED 1 1 B
40 Sterilisator 1 1 B
41 Tiang Infus 4 4 B
42 Foot Step 2 1 1 8 1 1 B
3
43 Glukosa Test 4 4 B
44 Mikroskope Binokuler 1 1 B
45 Rak Tabung Reaksi 1 1 B
46 Rak Westergen 1 1 B
47 Sahli Haemometer 1 1 B
48 Bilik Hitung 2 2 B
49 Rotator Mixer 1 1 B
50 Hematology Analizer 1 1 B
51 Urine Analizer 1 1 B
52 Spektrofotometer 2 2 B
53 Centrifuge 2 2 B
54 Roller Shaker 1 1 B
55 Differential Counter 1 1 B
56 Ozon DSM Aero 2 2 B
57 Bedsgyn 1 1 B
58 Lampu Gynecology 1 1 B
59 Head Box 1 1 B
60 Infant Warmer 1 1 2 B
61 Standar Waskom 1 1 B
62 X.Ray Viewer 1 1 B
63 Dental Unit 3 3 B
64 Alat gigi set 2 2 B
65 UKS Kit 1 1 B
66 Alat Scaler + meja 1 1 B
67 Alat bur Contra 2 2 B
68 Stetoskop 1 1 B
69 Diagnostic Set 1 1 B
70 Phantom Gigi 3 3 B
71 Sterilisator 1 1 B
72 Tensi Jarum 1 1 B
19
73 Infra Merah 2 2 B
74 Electric Stimulator 1 1 B
75 Troley Instrumen 2 2 B
76 Lampu Inframerah 1 1 B
77 Aff Heating Set 2 2 B
78 Heating Set 2 2 B
79 THT Set 3 3 B
80 Alat medis set /minor set 1 1 B
81 Partus Set 3 3 B
82 IUD Kit 1 1 B
83 Implan Set 2 2 B
8. Sumber Daya Manusia

NO NAMA JABATAN
1 JAKA HARDALAKSANA, dr Ka PUS
2 SINGGIH PRANOWO, AKL Ka TU
3 SRI ASTUTI, dr DOKTER UMUM
4 VERONIKA AGNIWIDHIANA, dr DOKTER UMUM
5 ANA SULISTYORINI, dr DOKTER UMUM
6 PIPIT PUSPITA DEWI, dr DOKTER UMUM
7 NANI ISYROFATUN, dr DOKTER UMUM
8 ARDHINI TRIA MARTINA, drg DOKTER GIGI
9 drg. LAKSMI FEBRIANI DOKTER GIGI
10 MARIBUPANINGSIH BIDAN
11 SITI ASIH BIDAN
12 RUSMININGSIH, SST, M.Kes BIDAN
13 WAHYU ASTUTI, Amd.Keb BIDAN
14 NURYANTI, Amd.Keb BIDAN
15 SRI MARSINAH BIDAN
16 ANITA KUSUSMANINGRUM, Amd.Keb BIDAN
17 FITA NUR UTAMI, Amd.Keb BIDAN
18 ANI RUSLI, SST BIDAN
19 FITRI MAWARTI BIDAN
20 ENDANG KISWANTINI PERAWAT
21 ALBERTA HARTATI, Amd.Keb PERAWAT
22 ACHMAD TANTOWI N, Amd.Kep PERAWAT
23 HERNI SUSANTI, Amd.Kep PERAWAT
24 SULISTIYONO PERAWAT
25 STEVANUS SIGIT PURWANTO, SST PERAWAT
26 ESTI UTAMI, Amd.Kep PERAWAT
27 ARIFKA ULI NUR HIDAYATI, S.KEP. NERS PERAWAT
28 NOVIMA ASMAWATI PERAWAT
29 ELZA DWI SETIAWAN PERAWAT
30 RENO ARFATH R PERAWAT
31 SUPRIHANTONO PERAWAT GIGI
20
32 NILA ARYANI, Amd.Kg PERAWAT GIGI
33 SUSI MEIANDARI, Amd.KG PERAWAT GIGI
34 RIZAL KURNIAWATI, S.Farm APOTEKER
35 DIAN FRANTIKASARI, Amd.Farm AST APOTEKER
36 SUKIJO, Skep ANALIS KES
37 BEKTI LESTARI, Amd.AK ANALIS KES
38 SAJINEM, Amd Gz NUTRISIONIS
39 ANGGITA BRILIANA ANDRIANI NUTRISIONIS
40 SUYATNO, Amd.Kl SANITARIAN
41 SITI ROKHILAH, AmKL SANITARIAN
42 MADIHAH MEIRINDAR HUDA, PROMKES
43 DIAN PUSPITA SARI PROMKES
44 IRMA ERVIANA, S.Psi, M.Psi PSIKOLOG
45 DENI MASFUROH, AMF FISIOTERAPIS
46 LUKMAN HIDAYAT, Amd Ft FISIOTERAPIS
47 YULI USWATUN K, Amd, SKM PEREKAM MEDIS
48 RIZKA MIFTAHUL JANNAH PEREKAM MEDIS
49 MUFLIKHAH PENGADM KEU
50 DAMASTUTI RAHAYU PENGADM KEU
51 ERNI SULISTYANINGRUM PENGADM UM
52 KARTINI STAF
53 ARIF SUHANDOKO, Amd.Kep STAF
54 PUJIYONO STAF
55 WAGIRAN DRIVER
56 ANDRI WINARTO DRIVER
57 MARJUKI LOUNDRY
58 RAJIMAN KEBERSIHAN
59 TRI YUZRINAINI MASAK
60 WINTOLO JAGA KANTOR
21
BAB II
AGENDA AKTUALISASI
A. Latar Belakang Pemilihan Isu dan Kegiatan
1. Identifikasi Isu Kontemporer
Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas

pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya
kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya
promotif dan preventif, untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-
tingginya di wilayah kerjanya.
Dalam menyelenggarakan Upaya Kesehatan Perseorangan tingkat pertama,
Puskesmas Pundong seringkali menghadapi permasalahan. Berikut permasalahan/ isu
yang dihadapi Puskesmas Pundong khususnya di Unit Pendaftaran dan Rekam Medis
yang ditemukan oleh penulis selama menjalani masa kerja.
NO ISU KONTEMPORER PENCAPAIAN MASALAH
Sudah dibuat SOP Identifiasi pasien dan  Masih ada identitas pasien
SOP Kelengkapan Pengisian yang tidak tepat dan lengkap
Sudah dibuat analisa kuantitatif  SOP belum tersosialisasi
pengisian BRM dan dilaporkan rutin dengan baik
Belum tercapainya setiap bulannya kepada Tim Mutu  Kurangnya ketelitian petugas
pengisian identitas Sangat terbantu dengan bridging ketika melakukan identifikasi
1
pasien dengan Disdukcapil karena secara otomatis data pasien
tepat dan lengkap tersaji identitas pasien lengkap untuk  Pasien atau pengantar tidak
NIK terdaftar. membawa KTP pasien dan
Sudah dipasang pengumuman tidak tahu detail data pasien
himbauan agar pasien membawa KTP/  NIK tidak terdaftar
KIA anak disdukcapil
 Pemanfaatan buku ekspedisi
belum optimal
Belum ada SOP Penyimpanan berkas  Belum digunakannya tracer
Rekam Medis  Penggunaan buku
Pemberian petunjuk kode ekor tiap peminjaman rekam medis
Masih terdapat desa dan dusun dengan penggunaan belum optimal
2
Missfile kode warna.  Masih terjadi salah simpan
Rak untuk setiap desa antara lain: Rekam Medis dikarenakan
Srihardono, Seloharjo, Panjangrejo dan kurangnya ketelitian petugas
Luar Pundong sudah dipisahkan.  Perlu dibuat SOP
Penyimpanan berkas Rekam
Medis
Mesin antrian pendaftaran maupun
Mesin antrian
3 pelayanan sudah sangat lama digunakan Perlu upgrade mesin antrian.
sering error
dan belum diupgrade sudah sering error
22
dan tampilan masih terkesan jadul.
Selain itu dikarenakan pendaftaran
memiliki 2 loket pemanggilan, sudah
diusulkan untuk panggilan pendaftaran
sekaligus menyebutkan loket mana yang
memanggil sehingga pasien tidak
bingung. Sudah disampaikan ke pihak
vendor akan tetapi belum ada tindak
lanjut,
Untuk berjaga-jaga bila terjadi trouble
sudah dibuat nomor antrian manual.
Tambahan: Mic darurat yang
difungsikan ketika mesin antrian error
atau mati masih terbatas yakni satu
jaringan untuk semua poli sehingga
panggilan nge-grond
Terhadap beberapa permasalahan/ isu kontemporer yang ditemui di Unit Kerja

Pendaftaran dan Rekam Medis, penulis melakukan analisis analisis AKPK agar
didapatkan permasalahan/ isu manakah yang dinilai paling tinggi kepentingan Aktual –
Kekhalayakan – Problematik – juga Kelayakannya, sehingga permasalahan/ isu tersebut
harus diselesaikan segera. Berikut merupakan uraian analisis AKPK yang telah
dilaksanakan.
A - Aktual : Benar-benar terjadi, sedang hangat dibicarakan di masyarakat
K - Kekhalayakan :Isu menyangkut hajat hidup orang banyak
P - Problematik :Isu memilliki dimensi masalah yang kompleks sehingga perlu
dicarikan solusi sesegera mungkin
K - Kelayakan :Masuk akal, realistis, relevan untuk dimunculkan inisiatif
pemecahan masalahnya
MASALAH A K P K
Jumlah Peringkat
KRITERIA
(1-5) (1-5) (1-5) (1-5)
1. Belum
tercapainya
pengisian
identitas 4 4 4 5 17 2
pasien dengan
tepat dan
lengkap
2. Masih terdapat 5 4 5 5 19 1
Missfile
23
3. Mesin antrian 3 4 4 4 15 3
sering error
Dari hasil analisis AKPK yang dilakukan, didapatkan hasil bahwa masalah/ isu
kontemporer yang mendapatkan skor paling tinggi diantara yang lain dan harus segera
diselesaikan adalah masalah/ isu nomor 2 yakni masih terdapat Missfile. Missfile
adalah kesalahan penempatan berkas Rekam Medis, salah simpan berkas Rekam
Medis, ataupun tidak ditemukannya berkas Rekam Medis. Di Puskesmas Pundong
angka kejadian missfile masih cukup tinggi, dibuktikan dengan data yang dilihat pada
buku catatan Missfile mencapai rerata 30 Berkas Rekam Medis setiap bulannya.
Mengingat bahwa aspek keamanan dan kerahasiaan isi berkas Rekam Medis
merupakan prioritas dalam penyelenggaraan pelayanan Rekam Medis, angka ini tentu
saja sangat penting untuk ditekan dan permasalahan ini harus diselesaikan.
2. Penetapan Isu
Rumus
Prioritas Masalah 1
(5W1H)
What Masih terdapat Missfile
Who Petugas Pendaftaran dan Rekam Medis (Penyimpanan)
When 2021
Where Unit Pendaftaran dan Rekam Medis
Why Pemanfaatan buku ekspedisi belum optimal
Belum digunakannya tracer
Penggunaan buku peminjaman rekam medis belum
optimal
Masih terjadi salah simpan Rekam Medis dikarenakan
kurangnya ketelitian petugas
Perlu dibuat SOP Penyimpanan berkas Rekam Medis
How Penggunaan Buku Ekspedisi
Penggunaan tracer
Optimalisasi penggunan buku peminjaman Rekam Medis
Sosialisasi dampak Missfile kepada petugas
Pembuatan SOP Penyimpanan
3. Isu Yang Diangkat
Alternatif
Penyebab Pemecahan
Prioritas Masalah Pemecahan
Masalah Masalah Terpilh
Masalah
Masih terdapat  Penggunaan  Penerapan  Penerapan
Missfile buku Digital Digital
ekspedisi Expedition Expedition
belum optimal Book Book
24
 Belum  Penggunaan  Penggunaan
digunakannya tracer tracer
tracer  Optimalisasi  Optimalisasi
 Pemanfaatan penggunan penggunan
buku buku buku
peminjaman peminjaman peminjaman
rekam medis Rekam Medis Rekam Medis
belum optimal  Sosialisasi  Sosialisasi
 Kurangnya dampak dampak
ketelitian Missfile Missfile
petugas kepada kepada
 Belum adanya petugas petugas
SOP  Pembuatan  Pembuatan
Penyimpanan SOP SOP
Penyimpanan Penyimpanan
 Retensi
Sebagai langkah awal untuk dapat lebih mudah menemukan solusi pemecahan,
rumusan isu yang akan diusukan akan dikupas terlebih dahulu penyebab terjadinya isu
dengan analisis fishbone yaitu sebagai berikut:
4. Penetapan Judul
Dalam menyelenggarakan fungsinya, puskesmas harus melaksanakan rekam

medis (Permenkes RI, 2019). Rekam medis adalah berkas berisi catatan dan dokumen
tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan, dan pelayanan lain
kepada pasien pada sarana pelayanan kesehatan (Hatta, 2014). Sistem penyimpanan
berkas rekam medis sangat penting untuk dilakukan dalam institusi pelayanan
kesehatan, karena sistem penyimpanan dapat mempermudah berkas rekam medis
yang akan disimpan dalam rak penyimpanan, mempercepat ditemukan kembali atau
pengambilan berkas rekam medis yang disimpan di rak penyimpanan, mudah
25
pengembaliannya, dan melindungi berkas rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya
kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi (Hatta, 2014). Selain itu, sistem penyimpan rekam
medis menjadi salah satu penilaian dalam standar akreditasi puskesmas (Menkes RI,
2019). Termasuk didalamnya kegiatan pencatatan buku ekspedisi termasuk dalam
Uraian Tugas Jabatan Perekam Medis Pelaksana yang tercantum dalam Peraturan
Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia
Nomor 30 Tahun 2013.
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan di Puskesmas Pundong terhadap
beberapa isu yang ditemui, didapatkan hasil bahwa permasalahan yang dinilai paling
tinggi point Aktual – Kekhalayak – Problematik – Kelayakan sehingga penting untuk
segera diselesaikan adalah mengenai masih terdapatnya Missfile. Maka dari itu judul
yang dirumuskan penulis adalah AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR PEGAWAI NEGERI
SIPIL SEBAGAI PEREKAM MEDIS DALAM UPAYA MENGURANGI ANGKA KEJADIAN
MISSFILE DI UPTD PUSKESMAS PUNDONG KABUPATEN BANTUL
Terjadinya Missfile menyebabkan dokter ataupun tenaga kesehatan menjadi
kesulitan dalam mengambil tindakan lanjutan terutama bila pasien tersebut harus
mendapatkan penanganan yang cepat. Selain itu, dimasa mendatang bila terjadi
masalah misalnya ada pasien yang merasa dirugikan oleh pihak Puskesmas karena
pelayanan yang didapatkan mungkin saja dirasa tidak sesuai prosedur, pihak
Puskesmas akan kesulitan dalam membuktikan pelayanan apa yang telah diberikan,
padahal dalam pelaksanaan penanganan dokter dan tenaga kesehatan telah
melaksanakan penanganan sesuai dengan prosedur yang berlaku. Hilangnya data
rekam medis pasien juga berdampak pada masalah hukum yang lain. Hal tersebut
tertuang dalam Permenkes No 269 tahun 2008 tentang Rekam Medis. Dalam aturan
tersebut, sanksi yang diberikan mulai dari teguran lisan, teguran tertulis, sampai
dengan pencabutan izin operasional. Beberapa alasan tersebutlah yang mendasari
bahwa rencangan aktualisasi ini, sangatlah penting untuk segera dilaksanakan.
26
5. Gagasan Pemecahan Isu
Menyikapi hal ini, penulis mengajukan beberapa kegiatan yang dapat dilaksanakan
untuk mengurangi jumlah Missfile yang ada, diantaranya:
a. Merancang dan mengimplementasikan Digital Expedition Book
Meskipun sudah memiliki Buku Ekspedisi, kegiatan pencatatan yang dilakukan
didalamnya dinilai belum optimal. Buku ekspedisi yang ada baru memuat Rekam
Medis mana saja yang hari itu dipinjam, dan poliklinik mana tujuannya. Buku
ekspedisi belum memuat informasi tentang Rekam Medis mana saja yang kembali,
sehingga belum bisa diketahui juga apakah hari itu ada rekam medis yang dipinjam
namun belum kembali.
Selain itu kendala yang dihadapi petugas dalam pengisian Buku Ekspedisi yang
ada adalah karena pencatatan masih dilakukan secara manual sehingga petugas
repot mencatat satu persatu data yang ada. Maka dari itu penulis mencoba
membuat suatu inovasi Buku Ekspedisi yang lebih lengkap akan tetapi sekaligus
lebih mudah pengisiannya. Inovasi ini diberi nama Digital Expedition Book,
didalamnya lengkap tersaji informasi rekam medis mana saja yang dipinjam, rekam
medis mana saja yang kembali, selisih keduanya bila ada dan dapat dimunculkan
laporan Missfile dalam kurun waktu tertentu. Meski begitu inovasi ini
mengedepankan kemudahan dalam proses input datanya yakni petugas hanya
diminta 1 kali saja scan barcode disaat berkas Rekam Medis kembali lalu klik enter
atau simpan, bila ada selisih data antara berkas rekam medis yang hari itu dipinjam
dengan berkas rekam medis yang hari itu kembali atau dengan kata lain ada berkas
rekam medis yang masih tertinggal atu hilang maka secara otomatis pada sistem
akan muncul notifikasi berkas dengan nomor rekam medis berapa saja yang belum
kembali dan poliklinik mana saja yang dituju sehingga petugas dapat segera
mencari berkas rekam medis tersebut dan dapat mengkoordinasikan dengan
petugas jaga dipoliklinik yang dimaksud. Bila berkas rekam medis kemudian
ditemukan, petugas penyimpanan kembali scan berkas tersebut lalu klik enter atau
simpan sampai semua berkas ditemukan.
Bila sudah diupayakan mencari akan tetapi masih juga tidak ditemukan/ terjadi
Missfile maka laporan Missfile tersaji otomatis dan dapat dengan mudah diakses
sesuai dengan rentang kurun waktu yang diinginkan.
27
Beberapa hal yang rencananya akan dilakukan penulis dalam tahap kegiatan ini
diantaranya adalah sbb:
1) Koordinasi dengan pihak vendor Sistem Informasi, dalam hal ini DGS agar
menambahkan fitur Ekspedisi Rekam Medis. Dalam kegiatan ini termasuk
diantaranya penulis menjelaskan detail seperti apa Digital Expedition Book,
seperti apa tampilan, data apa yang tersaji dan output apa yang diharapkan
2) Ujicoba fitur, evaluasi dan dilakukan pengusulan perbaikan bila perlu
3) Sosialisasi kepada petugas penyimpanan
b. Penggunaan tracer
Salah satu upaya yang dapat dilakukan dalam membantu petugas
penyimpanan untuk dapat menyimpan berkas dengan benar/ pada tempatnya
sesuai dengan sistem penomoran yang disepakati adalah dengan penggunaan
tracer. Tracer/ outguide merupakan pengganti berkas rekam medis yang keluar
yang ditempatkan di rak penyimpanan. Dengan adanya tracer, petugas
penyimpanan dapat terbantu dalam proses pengembalian berkas rekam medis
kedalam rak penyimpanan. Langkah yang akan dilakukan yaitu:
1) Pembuatan tracer
2) Sosialisasi pentingnya tracer dan cara penggunaan tracer
c. Optimalisasi penggunaan buku peminjaman Rekam Medis
Berbeda dengan Digital Expedition Book yang digunakan untuk mencatat
berkas rekam medis yang dipinjam oleh pihak internal Puskesmas kaitannya dengan
proses pelayanan kesehatan pasien, buku peminjaman digunakan dalam mencatat
berkas rekam medis yang dipinjam oleh pihak eksternal dan pihak internal dengan
kepentingan tertentu. Kepentingan yang dimaksud misalnya:
1) Pihak internal
a) Petugas rekam medis meminjam berkas rekam medis untuk kegiatan
sampling perhitungan analisis Kuantitatif setiap bulannya
b) Tim mutu meminjam berkas rekam medis untuk kegiatan sampling
perhitungan analisis Kualitatif setiap bulannya
2) Pihak eksternal
a) Mahasiswa meminjam berkas rekam medis kasus tertentu dalam kegiatan
penelitiannya
28
b) Dalam kasus hukum, peminjaman untuk keperluan pengadilan
Meskipun sudah ada buku peminjaman di unit kerja Rekam Medis, akan tetapi
dalam praktik pengisiannya belum optimal. Seringkali peminjaman yang dilakukan
oleh pihak internal tidak tercatat, hal ini membuka peluang terjadinya Missfile.
Maka dari itu optimalisasi penggunaan buku peminjaman perlu dilakukan. Langkah
yang dilakukan dalam tahapan ini adalah:
1) Pembuatan buku peminjaman rekam medis
2) Sosialisasi pentingnya optimalisasi penggunaan buku peminjaman rekam medis
d. Sosialisasi Dampak Missfile kepada petugas
Kegiatan sosialisasi dampak Missfile penting untuk dilakukan untuk
meningkatkan pemahaman akan resiko Missfile dikemudian hari. Dengan
pemahaman yang dimiliki, diharapkan dapat meningkatkan ketelitian petugas saat
proses pengembalian berkas Rekam Medis sehingga sewaktu-waktu dibutuhkan
dapat ditemukan dengan mudah. Penulis akan memaparkan pentingnya
pendokumentasian Rekam Medis yang baik dan membahas resiko yang mungkin
timbul dikemudian hari akibat Missfile. Rencananya kegiatan ini akan dilakukan di
aula Puskesmas dengan tetap menerapkan Protokol Kesehatan secara ketat.
Kegiatan sosialisasi dampak Missfile akan dilaksanakan bersamaan dengan
sosialisasi Digital Expedition Book, sosialisasi penggunaan tracer serta sosialisasi
optimalisasi penggunaan buku peminjaman. Langkah yang dilakukan dalam tahapan
sosialisasi Dampak Missfile ini adalah:
1) Pelaksanaan sosialisasi kepada petugas penyimpanan dengan Pre-test dan Post-
test
2) Mengolah hasil pre-test dan post-test dalam bentuk Laporan Kegiatan
e. Pembuatan SOP Penyimpanan
Puskemas Pundong telah memiliki beberapa SOP Rekam Medis, akan tetapi
belum terdapat SOP Penyimpanan. Selain itu, usulan kegiatan Aktualisasi penulis
yakni Digital Expedition Book, Tracer, dan Buku peminjaman yang bila disetujui
perlu dibakukan dalam suatu SOP. Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam
kegiatan ini yaitu:
1) Mengusulkan draft SOP Penyimpanan kepada Tim Mutu
2) Mensosialisasikan SOP Penyimpanan yang telah disetujui Kepala Puskesmas
kepada petugas penyimpanan.
29
B. Proses Aktualisasi
KEGIATAN 1. MERANCANG DAN MENGIMPLEMENTASIKAN DIGITAL EXPEDITION BOOK
Kegiatan/Output Kegiatan 1.
Merancang dan mengimplementasikan Digital Expedition Book
Output Kegiatan 3.
Terciptanya 1 Fitur baru dalam Sistem Informasi DGS yaitu Digital
Expedition Book dan terlaksananya 1 kegiatan sosialisasi kepada 5
orang petugas penyimpanan
Sub Kegiatan 1.
1. Koordinasi dengan pihak vendor Sistem Informasi, dalam hal ini
DGS agar menambahkan fitur Ekspedisi Rekam Medis.
2. Ujicoba fitur, evaluasi dan dilakukan pengusulan perbaikan bila
perlu
3. Sosialisasi kepada petugas penyimpanan
Output Tahapan Kegiatan 1.
-Terciptanya 1 Fitur baru dalam Sistem Informasi DGS yaitu Digital
Expedition Book
-Terlaksananya uji coba fitur baru dalam Sistem Informasi DGS yaitu
Digital Expedition Book
-Terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi kepada 5 orang petugas
penyimpanan
Tanggal 12 – 16 Juli 2021
Tingkat Capaian Kegiatan merancang dan mengimplementasikan Digital Expedition
Book telah terlaksana dengan tingkat capaian 100%
Deskripsi Proses Koordinasi dengan pihak vendor Sistem Informasi, dalam hal ini
DGS agar menambahkan fitur Ekspedisi Rekam Medis
Tahapan pertama yang dilakukan penulis untuk dapat merancang
dan mengimplementasikan Digital Expedition Book adalah dengan
melakukan Koordinasi dengan pihak sistem Informasi dari Kominfo
yakni vendor Digital Goverment Service/ DGS. Penulis
menyampaikan usulan dibuatnya Digital Expedition Book sebagai
fitur tambahan pada aplikasi DGS dengan rincian sbb:
1. Lembar Rekam Medis rawat jalan awal ditambah barcode
nomor RM
2. Penambahan fasilitas “Rekam Medis masuk dan keluar” dengan
tampilan sederhana dengan data yang diinput berupa scan
barcode nomor RM, simpan, batal dan selesai.
3. Jika sudah diklik selesai maka akan muncul notifikasi “Seluruh
berkas RM sudah kembali” atau “Berkas RM belum lengkap”
dan muncul nomor Rekam Medis, nama pasien dan poliklinik
tujuan mana saja yang belum kembali
4. Menu lengkapi dan simpan. Lengkapi untuk scan barcode lagi
RM susulan. Simpan bila sudah diupayakan dicari namun berkas
RM belum juga ditemukan/ Missfile. Nantinya dapat diakses
menu missfile dalam periode waktu tertentu berdasarkan data
simpan ini.
5. Di menu registrasi pasien tambah tanda/keterangan bagi RM
yang perah dicetak lembar RM rawat jalan dengan barcodenya.
30
6. Menu cetak barcode tersendiri untuk susulan RM yang pernah
dicetakkan lembar RM rawat jalan namun belum ada
barcodenya/ pasien lama.
Ujicoba fitur, evaluasi dan dilakukan pengusulan perbaikan bila
perlu
Setelah fitur Digital Expedition Book selesai dirancang, penulis
kemudian melakukan kegiatan ujicoba untuk memastikan bahwa
fitur yang telah dirancang sesuai dengan keinginan dan kebutuhan.
Bila belum sesuai penulis dapat mengajukan usulan perbaikan.
Sosialisasi kepada petugas penyimpanan
Setelah tercipta sebuat fitur Digital Expedition Book yang sesuai
dengan keinginan dan kebutuhan, tahapan selanjutnya adalah
sosialisasi kepada 5 orang petugas penyimpanan agar semua peserta
sosialisasi dapat memanfaatkan/ menggunakan fitur ini.
Hambatan - Tahapan kegiatan koordinasi tidak dapat dilakukan secara tatap
muka dikarenakan sedang dalam masa pandemi Covid 19.
- Kegiatan uji coba baru dapat dilaksanakan ketika fitur telah siap.
Sedangkan proses perancangan fitur membutuhkan bantuan dari
pihak luar, yakni vendor DGS Kominfo yang juga memiliki kesibukan
lain. Fitur yang dijadwalkan selesai pada Selasa, 13 Juli 2021 mundur
dan baru siap diuji coba pada hari Jumat tanggal 16 Juli 2021.
- Dalam tahapan kegiatan Sosialisasi, penulis kesulitan untuk
mengumpulkan 5 orang petugas penyimpanan sekaligus,
dikarenakan kegiatan sosialisasi terjadwal pada hari Jumat
sedangkan pada hari Jumat dan Sabtu terdapat kebijakan pembagian
jadwal 50% petugas masuk dan 50% WFH secara bergantian.
Solusi - Kegiatan koordinasi dilakukan via Whatsapp baik dengan chat
maupun telepon
- Penulis terus melakukan koordinasi dengan pihak vendor agar fitur
Digital Expedition Book segera selesai. Kegiatan uji coba yang semula
dijadwalkan akan dilaksanakan pada Rabu 14 Juli dan Kamis 15 Juli
2021 mundur menjadi Jumat 16 Juli 2021, segera setelah pihak
vendor mengkonfirmasi bahwa fitur selesai, penulis langsung
melakukan kegiatan uji coba dan menyampaikan laporan uji coba
untuk segera dilakukan perbaikan saat itu juga.
- Kegiatan sosialisasi dilakukan bertahap yakni dengan pembagian
jadwal sesi sebagai berikut:
Jumat, 16 Juli 2021
Sesi I (Pukul 09.30 – 10.00 wib): Ibu Yuli Uswatun Khasanah
Sesi II (Pukul 10.00 – 10.30 wib): Bapak Andri Winarto
Sesi III (Pukul 10.30 – 11.00 wib): Bapak Wintolo
Sabtu, 17 Juli 2021
Sesi I (Pukul 10.00 – 10.30 wib): Bapak Pujiyono
Sesi II (Pukul 10.30 – 11.00 wib): Bapak Wagiran
Daftar Lampiran Gambar 1.1 Catatan hasil koordinasi
Gambar 1.2 Screenshot fitur baru Digital Expedition Book pada
menu Rekam Medis sub menu Keluar
Gambar 1.3 Screenshot fitur baru Digital Expedition Book pada
menu Rekam Medis sub menu Masuk
31
Gambar 1.4 Screenshot tampilan menu Regiatrasi Pasien
Gambar 1.5 Screenshot tampilan beru meny lanjutan Registrasi
Pasien (pilihan cetak)
Gambar 1.6 Screenshot tampilan barcode
Gambar 1.7 Foto kegiatan penggunaan Digital Expedition Book di
Unit Pendaftaran dan Rekam Medis
Gambr 1.8 Laporan uji coba fitur
Gambar 1.9 Foto kegiatan uji coba fitur (Petugas tengah melakukan
proses scan barcode)
Gambar 1.10 Undangan kegiatan sosialisasi dengan pembagian sesi
Gambar 1.11 Daftar hadir kegiatan sosialisasi sesuai pembagian sesi
Gambar 1.12 Notulen kegiatan sosialisasi Jumat, 16 Juli 2021
Gambar 1.13 Notulen kegiatan sosialisasi Sabtu, 17 Juli 2021
Gambar 1.14 Bahan sosialisasi
Gambar 1.15 Foto kegiatan sosialisasi
Penjelasan Keterkaitan Kegiatan/ Sub Kegiatan dengan Nilai-Nilai Mata Pelatihan:
MANAJEMEN ASN:
Kegiatan aktualisasi ini saya akan laksanakan dengan penuh pengabdian, kejujuran,
kesadaran, dan tanggung jawab.
WHOLE OF GOVERNMENT:
Dalam kegiatan ini saya menerapkan prinsip Whole Of Government yakni membuat Digital
Expedition Book dengan menjalin kerjasama dengan Sistem Informasi Kominfo yakni
dengan usulan penambahan fasilitas di aplikasi DGS
PELAYANAN PUBLIK
Inovasi yang saya usulkan ini termasuk salah satu upaya yang saya lakukan dalam
mendukung terselenggaranya pelayanan publik yang lebih baik. Dalam lingkup kecil di
Puskesmas Pundong dan dalam lingkup besar di Puskesmas di Kabupten Bantul (25 dari 27
Puskesmas di kabupaten bantul menggunakan sistem informasi yang sama – sehingga
dalam pengembangan dapat mudah ditularkan)
Implementasi nilai ANEKA dalam kegiatan 1:
1. Koordinasi dengan pihak vendor Sistem Informasi, dalam hal ini DGS agar
menambahkan fitur Ekspedisi Rekam Medis.
AKUNTABILITAS
Tanggung Jawab
Dalam melaksanakan koordinasi dengan pihak vendor Sistem Informasi saya
menyampaikan permasalahan terkait dengan Missfile Rekam Medis pasien yang sering
terjadi secara detail, misalnya seperti apa Digital Expedition Book, bagaimana
tampilannya, data apa saja yang harus tersaji pada tampilan, dan output yang
diharapkan, sehingga vendor Sistem Informasi dengan mudah memahami apa yang
harus ditambahkan ke dalam sistem. Menyampaikan informasi secara detail kepada
vendor selain merupakan bentuk tanggung jawab juga merupakan upaya saya dalam
mewujudkan sebuah sistem yang dapat dipertanggung jawabkan.
Kepercayaan
Dalam kegiatan ini tercermin rasa percaya yang saya miliki terhadap Kominfo selaku
pengembang Sistem Informasi yang digunakan. Dengan memilih vendor ini kemudian
vendor menyanggupi usulan saya, saya percaya pihak vendor juga akan
mempertanggung jawabkan keberlangsungan sistem jika dikemudian hari terdapat
kendala.
32
Kejelasan
Dalam tahapan kegiatan ini saya telah berusaha membagi tugas dengan vendor DGS
dengan jelas. Sebagai perekam medis saya bertugas menjelaskan dengan sedetail
mungkin seperti apa Digital Expedition Book yang saya usulkan, sedangkan vendor DGS
bertugas menautkan Digital Expedition Book ke dalam aplikasi DGS-nya. Dengan
kejelasan tersebut, jelas pula pertanggung jawaban masing-masing pihak.
NASIONALISME
Bangga produk karya anak bangsa
Kegiatan ini juga membuktikan bahwa saya cinta terhadap produk karya anak bangsa,
dalam hal ini yaitu DGS sehingga daripada mencari vendor lain saya lebih memilih tetap
mempercayakan inovasi Digital Expedition Book kepada vendor lokal dalam hal ini DGS
Persatuan dan Kesatuan
Kerjasama yang terjalin dalam peracangan Digital Expedition Book merupakan contoh
perwujudan persatuan dan kesatuan antar instansi. Meskipun berbeda bidang akan
tetapi tetap bersama-sama saling melengkapi demi kepentingan masyarakat.
ETIKA PUBLIK
Hormat dan sopan
Beberapa contoh nilai dasar etika publik yang tercermin dalam tahapan kegiatan ini
adalah bahwa saya memiliki kemampuan dalam melaksanakan kebijakan dan program
pemerintah
Menghargai komunikasi, konsultasi dan kerjasama dengan bukti berkoordinasi dengan
Kominfo melalui vendor DGS dalam membuat Digital Expedition Book. Selain itu dalam
berkomunikasi saya berusaha mengedepankan sikap hormat, sopan dan tanpa tekanan
sehingga kedua belah pihak merasa nyaman.
KOMITMEN MUTU
Efektifitas dan efisiensi
Perancanangan inovasi baru, dari yang mulanya buku ekspedisi harus ditulis manual
kemudian menjadi Digital Expedition Book yang dalam penggunaannya cukup di scan
barcode saja kemudian klik enter merupakan perwujudan Komitmen mutu yakni
Efektifitas dan efisiensi pekerjaan
Inovasi dan berpikir kreatif
Digital Expedition Book merupakan inovasi baru saya bukti bahwa saya berpikir kreatif
dalam menyelesaikan permasalahan yang ada.
ANTIKORUPSI
Tidak menyalahgunaan kekuasaan atau kewenangan
Sebagai Perekam Medis, saya memiliki kewenangan dalam penyimpanan berkas Rekam
Medis, pelaksanaan kegiatan koordinasi agar terwujud suatu inovasi baru Digital
Expedition Book yang termuat dalam fitur DGS bukan merupakan contoh
penyalahgunaan kekuasaan atau kewenangan saya akan tetapi justru sebaliknya
berusaha memberikan kontrol sehingga tidak terjadi Missfile. Bila kegiatan ini tidak
dilaksanakan maka akan berpotensi terjadinya korupsi (memperjual belikan informasi
medis dalam kasus hukum misalnya).
Sederhana serta tidak boros
Saya memutuskan memilih vendor DGS dikarenakan vendor inilah yang disediakan oleh
Kominfo sehingga dalam segala proses perancangan Digital Expedition Book Puskesmas
33
tidak dikenakan biaya, dikarenakan saya tidak menambah komputer lain untuk
mengakses sistem informasi lain selain DGS karena Digital Expedition Book ditautkan
dalam fitur DGS, saya juga telah menghindari perbuatan pemborosan. Digital Expedition
Book juga akan dirancang sedemikian rupa sehingga less paper, selain menghindari
pemborosan kertas saya juga turut menjaga kelestarian alam. Selain itu dengan
menjalankan nilai dasar PNS yang lain seperti tersebut diatas (Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu) dalam kegiatan koordinasi ini maka saya
akan terhindar dari perilaku korupsi.
2. Ujicoba fitur, evaluasi dan dilakukan pengusulan perbaikan bila perlu

AKUNTABILITAS
Tanggung Jawab
Melakukan tahapan kegiatan ujicoba fitur sebelum diterapkan merupakan bentuk
tanggung jawab dan upaya saya dalam mewujudkan sebuah sistem yang dapat
dipertanggung jawabkan. Saya akan bertanggung jawab dengan mengajukan beberapa
revisi bila ternyata Digital Expedition Book yang telah selesai dibuat tidak sesuai dengan
harapan saya dikarenakan kurang jelasnya penyampaian saya dalam pengajuan
rancangannya. Bentuk lain dari rasa tanggung jawab saya adalah, saya akan berusaha
memilih bahasa yang komunikatif sehingga tidak menimbulkan alah tafsir.
Kepercayaan
Dalam tahapan kegiatan ujicoba fitur, saya memiliki rasa percaya bahwa vendor DGS
bersikap terbuka terhadap masukan yang sifatnya membangun. Maka dari itu kegiatan
ujicoba ini diakukan agar kedua belah pihak baik saya maupun vendor DGS dapat saling
melengkapi sudut pandang masing-masing sehingga terciptalah suatu inovasi Digital
Expedition Book yang dapat dipertanggung jawabkan.
NASIONALISME
Persatuan dan kesatuan
Kegiatan uji coba saya laksanakan dengan mengedepankan persatuan dan kesatuan
antar instansi, mengedepankan sikap saling mengisi-melengkapi, tolong menolong dan
saling terbuka bila masing-masing menghadapi kendala dalam pelaksanaan uji coba agar
selain tercipta fitur baru juga tercapai hubungan harmonis antar individu sebangsa
setanah air.
ETIKA PUBLIK
Hormat dan sopan
Dalam kegiatan uji coba ini saya tetap menghargai komunikasi, konsultasi dan kerjasama
dalam membuat Digital Expedition Book yang ter-uji pengaplikasiannya. Selain itu dalam
berkomunikasi saya berusaha mengedepankan sikap hormat, sopan dan tanpa tekanan
sehingga kedua belah pihak merasa nyaman.
KOMITMEN MUTU
Efektifitas dan efisiensi
Kegiatan uji coba ini merupakan cara pengukuran efektifitas dan efisiensi sistem untuk
dapat diterapkan. Kegiatan uji coba ini merupakan salah satu wujud komitmen mutu
saya terhadap inovasi baru yang saya usulkan.
34
ANTIKORUPSI
Sederhana serta tidak boros
Dalam kegiatan uji coba ini saya juga mencoba penggunaan mesin barcode dan printer
barcode. Mesin dan printer barcode telah tersedia di unit Pendaftaran dan Rekam Medis
sehingga saya tidak perlu mengajukan pembelian piranti baru tinggal memanfaatkan apa
yang telah tersedia diunit kerja saya. Hal tersebut merupakan bukti bahwa saya memiliki
sifat sederhana. Selain itu dengan menjalankan nilai dasar PNS yang lain seperti tersebut
diatas (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu) dalam kegiatan uji
coba ini maka saya telah terhindar dari perilaku korupsi.

AKUNTABILITAS
Tanggung Jawab
Bentuk tanggung jawab saya selanjutnya, kaitannya dengan pengusulan inovasi baru ini
adalah dengan melaksanakan kegiatan sosialisasi kepada seluru petugas penyimpanan.
Selain itu bentuk tanggung jawab saya yang lain adalah saya berusaha mengatasi segala
permasalahan terkait dengan penerapan Digital Expedition Book bila terdapat kendala
dikemudian hari.
Kepercayaan
Dalam kegiatan ini tercermin rasa percaya yang saya miliki terhadap rekan kerja/ petugas
penyimpanan bahwa sebetulnya semua rekan kerja saya yakin memiliki kesadaran
bahwa keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis adalah prioritas utama.
Kejelasan
Dalam kegiatan ini, sebagai bentuk pertanggung jawaban saya akan aspek kejelasan yang
didapatkan semua peserta sosialisasi, saya membuka sesi tanya jawab. Semua peserta
dapat mengajukan pertanyaan poin mana saja yang dirasa belum jelas, agar nantinya
penerapan Digital Expedition Book lancar.
NASIONALISME
Sebab memiliki rasa persatuan dan kesatuan dengan rekan kerja/ petugas penyimpanan
dalam hal mengurangi angka kejadian missfile, melalui kegiatan sosialisasi ini saya
mengajak semua petugas penyimpanan turut menerapkan Digital Expedition Book ini
sebagai salah satu upaya untuk mengurangi angka kejadian missfile.
ETIKA PUBLIK
Sikap hormat dan sopan
Saya sangat menghargai komunikasi, konsultasi dan kerjasama dengan rekan kerja/
petugas penyimpanan. Saya bersikap terbuka terhadap masukan, saran ataupun
pertanyaan apapun terkait dengan Digital Expedition Book baik saat kegiatan sosialisasi
maupun dalam perjalanan penerapannya.
Selain itu dalam berkomunikasi saya berusaha mengedepankan sikap hormat, sopan dan
tanpa tekanan.
KOMITMEN MUTU
Melayani dengan hati
Perubahan baru tentu tidak begitu saja mudah diterima, apalagi tidak semua petugas
penyimpanan muda dan tanggap tekhnologi. Maka dari itu, mulai dari kegiatan
35
sosialisasi ini saya berkomitmen untuk melayani dengan hati, menerima semua masukan
dengan baik, mendengar keluhan dan tanggap untuk membantu sekuat kemampuan,
berusaha melindungi dan mengayomi demi perbaikan berkelanjutan.
ANTIKORUPSI
Disiplin
Kegiatan sosialisasi ini dilaksanakan agar semua peserta/ petugas penyimpanan
memahami apa itu Digital Expedition Book, bagaimana langkah kegiatannya dan apa saja
resiko bila tidak dilaksanakan. Sementara pelaksanaan Digital Expedition Book ini baru
bisa dilaksanakan di siang hari yakni ketika poliklinik telah tutup, pelayanan telah di entry
ke dalam sistem informasi baruah berkas Rekam Medis dikembalikan kepada petugas
Penyimpanan untuk mulai di scan barcode (entry data di Digital Expedition Book). Maka
dari itu, pekerjaan ini akan saya laksanakan dengan cepat tanpa pemborosan waktu
sehingga sebelum jam kerja berakhir entry Digital Expedition Book dapat selesai, berkas
lengkap dan dapat selesai disimpan ke dalam rak penyimpanan pada hari itu juga.
Dengan menyelesaikan tugas tepat waktu pada jam kerja, saya tidak perlu lembur
sehingga akan menghemat pemakaian listrik, penggunaan AC, dll diluar jam kerja.
Selain itu dengan menjalankan nilai dasar PNS yang lain seperti tersebut diatas
(Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu) dalam kegiatan sosialisasi
ini maka saya dapat terhindar dari perilaku korupsi.
Kontribusi Kegiatan/ Tahapan kegiatan terhadap visi misi orgaisasi:
Dengan perancangan Digita Expedition Book sebagai inovasi baru dari buku ekspedisi
Rekam Medis turut memberikan kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi, terutama
pada misi Penguatan reformasi birokrasi menuju Pemerintahan yang efektif, efisien, bersih,
akuntabel dan menghadirkan pelayanan publik prima, Pengembangan Sumber Daya
Manusia Unggul, berkarakter, dan berbudaya istimewa, serta pendayagunaan potensi lokal
dengan penerapan tekhnologi.
Penguatan nilai organisasi:
Dengan diterapkannya Digital Expedition Book untuk mengurangi angka kejadian missfile
sebagai cara menjaga keamanan dan kerahasiaan berkas Rekam Medis pasien, turut
mendukung pelaksanaan nilai orgaisasi/budaya kerja Pemda DIY yakni Selaras, dikarenakan
menggandeng Kominfo untuk bekerjasama, Akal budi Luhur – jatidiri dikarenakan kegiatan
ini merupakan perwujudan sikap anti korupsi, Inovatif karena ini merupakan inovasi baru,
Yakin dan percaya diri dalam pelaksanaan tugas dikarenakan seluruh tahapan tercatat dan
terekam dan Ahli-professional karena kegiatan ini terwujud dan mengedepankan
profesionalitas.
Makna yang diperoleh secara pribadi oleh peserta dalam pelaksanaan kegiatan ini:
Meskipun menemukan beberapa kendala akan tetapi dapat dicarikan solusi dan kegiatan
telah terlaksana dengan tingkat capaian 100%. Output kegiatan dapat tercapai yakni
terancangnya 1 Fitur baru dalam Sistem Informasi DGS yaitu Digital Expedition Book,
terlaksananya uji coba fitur baru juga terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi kepada 5
orang petugas penyimpanan. Atas pencapaian ini penulis merasa bangga dan lebih
termtivasi lagi untuk dapat menyelesaikan kegiatan-kegiatan selanjutnya dengan lebih baik
lagi serta menemukan dan mengedepankan nilai-nilai dasar ANEKA.
Yogyakarta, 17 Juli 2021
Disetujui oleh:
Mentor
dr. Jaka Hardalaksana
36
BUKTI FISIK KEGIATAN 1
Merancang dan mengimplementasikan Digital Expedition Book
1. Koordinasi dengan pihak vendor Sistem Informasi, dalam hal ini DGS agar menambahkan
fitur Ekspedisi Rekam Medis
Tanggal : 12 – 13 Juli 2021
Waktu : (Fleksibel)
Tempat : (Fleksibel)
Kegiatan : Koordinasi dengan pihak vendor Sistem Informasi, dalam hal ini DGS
agar menambahkan fitur Ekspedisi Rekam Medis. Koordinasi dilakukan
via Whatsapp baik melalui chat ataupun telepon.
Bukti Fisik:
a. Catatan hasil koordinasi
37
Gambar 1.1 Catatan hasil koordinasi
b. Screenshot fitur baru Digital Expedition Book dalam Sistem Informasi DGS
Gambar 1.2 Screenshoot fitur baru Digital Expedition Book pada menu Rekam Medis
sub menu Keluar
Gambar 1.3 Screenshoot fitur baru Digital Expedition Book pada menu Rekam Medis
sub menu Masuk
38
Gambar 1.4 Screenshoot tampilan baru menu Registrasi Pasien
Gambar 1.5 Screenshoot tampilan baru menu lanjutan Registrasi Pasien (Pilihan Cetak)
Gambar 1.6 Screenshoot tampilan barcode
39
c. Foto kegiatan penggunaan Digital Expedition Book
Gambar 1.7 Foto kegiatan penggunaan Digital Expedition Book di unit Pendaftaran dan
Rekam Medis
40
2. Ujicoba fitur, evaluasi dan dilakukan pengusulan perbaikan bila perlu
Bukti Fisik:
a. Laporan uji coba fitur baru
41
Gambar 1.8 Laporan uji coba fitur
42
b. Foto kegiatan uji coba fitur
Gambar 1.9 Foto kegiatan uji coba fitur (Petugas tengah melakukan proses scan
barcode)
43
Bukti Fisik:
a. Undangan
44
45
b. Daftar hadir
46
47
c. Notulen
48
49
50
51
d. Bahan sosialisasi
52
e. Foto kegiatan
53
54
KEGIATAN 2. PENGGUNAAN TRACER
Penggunaan Tracer
Output Kegiatan 2.
Tersedianya 150 buah tracer siap pakai dan terlaksananya 1 kegiatan
sosialisasi kepada 5 orang petugas penyimpanan
Sub Kegiatan 2.
1. Pembuatan tracer
2. Sosialisasi pentingnya tracer dan cara penggunaan tracer
- Tersedianya 150 buah tracer siap pakai
- Terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi kepada 5 orang petugas
penyimpanan
Tingkat Capaian Kegiatan penggunaan tracer telah tercapai dengan tingkat capaian
100%
Deskripsi Proses Pembuatan tracer
1. Pada tahapan kegiatan ini, penulis melakukan proses pembuatan
tracer mulai dari pemilihan jenis kertas yang akan digunakan
secara cermat. Kertas yang dipilih adalah kertas Ivory dengan
ketebalan 230 gsm. Jenis kertas ini relatif mudah didapatkan dan
memiliki harga yang terjangkau, sedangkan ketebalan kertas
dipilih dengan pertimbangan masih cukup tebal, namun hasil
akhir kertas tetap dapat dilengkungkan sehingga ketika nantinya
ditempatkan di rak penyimpanan tracer dapat mengikuti bentuk/
menyesuaikan bentuk dengan jajaran berkas Rekam Medis dan
tidak merusak berkas Rekam Medis. Dari segi ukuran dipilih
ukuran F4 atau ukuran yang lebih besar dari ukuran sampul
berkas Rekam Medis.
2. Setelah didapatkan jenis dan ukuran kertas dipilih warna yang
eyecatching atau jelas berbeda dengan warna sampul berkas
Rekam Medis sehingga mudah ditemukan.
3. Selanjutnya dilakukan proses laminating dan pemotongan sesuai
ukuran yang diinginkan.
4. Tracer yang telah jadi ditata pada rak khusus dan ditempatkan
dimeja Assembling supaya mudah diakses petugas penyimpanan
ketika akan melakukan proses pengambilan berkas Rekam
Medis.
5. Penulis membuat 150 buah tracer berdasarkan pertimbangan
rerata jumlah kunjungan pasien perhari yakni 130 pasien,
sehingga diharapkan tracer mencukupi untuk dipakai dalam satu
hari. Di siang hari, saat berkas sudah kembali ke unit Pendaftaran
dan Rekam Medis dan petugas Penyimpanan melakukan
kegiatan penyimpanan Berkas Rekam Medis, tracer dikembalikan
dan ditata di tempat semula.
Sosialisasi pentingnya tracer dan cara penggunaan tracer
1. Untuk menjamin keberlanjutan pelaksanaan kegiatan ini,
dibutuhkan pemahaman petugas penyimpanan akan pentingnya
tracer utamanya dalam memberikan kemudahan pengembalian
55
berkas Rekam Medis sehingga tidak terjadi salah pengembalian
atau missfile.
2. Selanjutnya meskipun terlihat sederhana, cara atau langkah
penggunaan tracer harus runtut yakni dengan meletakkan tracer
terlebih dahulu ketika melakukan kegiatan pengambilan berkas
Rekam Medis, barulah berkas rekam medis yang dikehendaki
dapat diambil. Sebaliknya, meletakkan atau menggembalikan
berkas Rekam Medis terlebih dahulu dalam kegiatan
penyimpanan barulah tracer dapat diambil. Dengan
menggunakan tracer secara runtut diharapkan dalam proses
pengambilan atau penyimpanan berkas Rekam Medis tidak
terjadi kesalahan tempat peletakan tracer, yang kemudian bukan
mengurangi missfile akan tetapi malah menambah peluang
terjadinya missfile.
Hambatan - Dalam kegiatan pembuatan tracer ditemukan kendala yaitu mesin
laminating yang dimiliki Puskesmas ternyata rusak karena sudah
lama tidak digunakan.
- Dalam tahapan kegiatan Sosialisasi, penulis kesulitan untuk
Solusi - Mengajukan perbaikan mesin laminasi dan proses laminatig
dilakukan oleh petugas fotokopi rekanan.
- Kegiatan sosialisasi dilakukan bertahap yakni dengan pembagian
Jumat, 16 Juli 2021
Sabtu, 17 Juli 2021
Daftar Lampiran Gambar 2.1 150 buah tracer siap pakai
Gambar 2.2 Tracer siap pakai tertata dimeja Assembling
Gambar 2.3 Penggunaan tracer di rak filing
MANAJEMEN ASN:
Membuat 150 buah tracer siap pakai merupakan bentuk cerminan sikap tanggung jawab
yang saya miliki. Tidak hanya sebatas mengusulkan sebuah perubahan, saya berusaha
mengembangkan sikap tanggung jawab dalam keseluruhan tahapan – termasuk penyediaan
sarana prasarana yang dibutuhkan.
56
Dalam kegiatan ini saya menerapkan prinsip Whole Of Government yakni membuat tracer
dengan bantuan petugas fotokopi rekanan.
PELAYANAN PUBLIK
Dengan menghadirkan tracer merupakan salah satu bentuk penerapan pelayanan publik
yang menawarkan Akurasi dan Keamanan dikarenakan tracer dapat memberi jaminan
berkas rekam medis kembali ke rak peyimpanan dengan tepat, menghindari human error
akibat kurangnya ketelitian sehingga mengurangi peluang Missfile

1. Pembuatan tracer
AKUNTABILITAS
Tanggung Jawab
Sebagai bentuk tanggung saya telah membuat 150 buah tracer siap pakai. Selain itu,
saya akan berusaha mengatasi segala permasalahan terkait dengan penggunaan tracer
bila terdapat kendala dikemudian hari.
Kepercayaan
Dalam kegiatan ini tercermin rasa percaya yang saya miliki terhadap rekan kerja/
petugas penyimpanan bahwa sebetulnya semua rekan kerja saya yakin memiliki
kesadaran bahwa keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis adalah prioritas
utama.
NASIONALISME
Sebab memiliki rasa persatuan dan kesatuan dengan rekan kerja/ petugas
penyimpanan dalam hal mengurangi angka kejadian missfile, melalui kegiatan
pembuatan tracer ini saya rela, berusaha keras mempersiapkan alat yang nantinya
diperlukan oleh petugas penyimpanan dalam proses penyimpanan berkas rekam
medis.
ETIKA PUBLIK
Hormat dan sopan
petugas penyimpanan. Saya bersikap terbuka terhadap masukan atau saran apapun
terkait dengan pembuatan tracer. Selain itu dalam berkomunikasi saya berusaha
mengedepankan sikap hormat, sopan dan tanpa tekanan.
KOMITMEN MUTU
Kesediaan membuat tracer merupakan bukti bahwa dalam mengajak petugas
penyimpanan menggunakan tracer, saya berusaha melayani dengan hati, menyediakan
tracer yang berkualitas dalam jumlah cukup, mengganti tracer bila ada kerusakan,
melindungi dan mengayomi demi perbaikan berkelanjutan.
ANTIKORUPSI
Kerja keras
Pembuatan tracer ini telah saya laksanakan dengan cepat tanpa pemborosan waktu
sehingga sebelum jam kerja berakhir telah tersedia 150 tracer siap pakai. Dengan
57
menyelesaikan tugas tepat waktu pada jam kerja, saya tidak perlu lembur sehingga
akan menghemat pemakaian listrik, penggunaan AC, dll diluar jam kerja.
(Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu) dalam kegiatan
pembuatan tracer ini maka saya terhindar dari perilaku korupsi.

AKUNTABILITAS
Tanggung Jawab
Sebagai bentuk tanggung jawab saya telah melaksanakan kegiatan sosialisasi kepada
seluruh petugas penyimpanan. Selain itu bentuk tanggung jawab saya yang lain adalah
saya akan berusaha mengatasi segala permasalahan terkait dengan penggunaan tracer
bila terdapat kendala dikemudian hari.
Kepercayaan
utama.
Kejelasan
Dalam kegiatan ini, sebagai bentuk pertanggung jawaban saya akan aspek kejelasan
yang didapatkan semua peserta sosialisasi, saya membuka sesi tanya jawab. Semua
peserta dapat megajukan pertanyaan poin mana saja yang dirasa belum jelas, agar
nantinya penggunaan tracer berjalan dengan lancar.
NASIONALISME
sosialisasi ini saya mengajak semua petugas penyimpanan menggunakan tracer sebagai
salah satu upaya untuk mengurangi angka kejadian missfile.
ETIKA PUBLIK
Hormat dan sopan
pertanyaan apapun terkait dengan penggunaan tracer baik saat kegiatan sosialisasi
maupun dalam perjalanan penerapannya.
Selain itu dalam berkomunikasi saya berusaha mengedepankan sikap hormat, sopan
dan tanpa tekanan.
KOMITMEN MUTU
penyimpanan muda dan responsif terhadap perubahan. Maka dari itu, mulai dari
kegiatan sosialisasi yang telah dilaksanakan, saya berkomitmen untuk melayani dengan
hati, menerima semua masukan dengan baik, mendengar keluhan dan tanggap untuk
membantu sekuat kemampuan, berusaha melindungi dan mengayomi demi perbaikan
berkelanjutan.
58
ANTIKORUPSI
Tanggung jawab
Sebagai Perekam Medis, saya memiliki kewenangan dalam penyimpanan berkas Rekam
Medis, penggunaan tracer bukan merupakan contoh penyalahgunaan kekuasaan atau
kewenangan saya akan tetapi justru sebaliknya berusaha memberikan kontrol sehingga
tidak terjadi Missfile. Bila kegiatan ini tidak dilaksanakan maka akan berpotensi
terjadinya korupsi (kehilangan berkas Rekam Medis – berarti kita mengkorupsi hak
pasien atas catatan pelaksanaan pengobatan yang telah diterima)
ini maka saya terhindar dari perilaku korupsi.
Dengan penggunaan tracer dalam kegiatan pengambilan kembali berkas Rekam Medis turut
memberikan kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi, terutama pada misi Penguatan
reformasi birokrasi menuju Pemerintahan yang efektif, efisien, bersih, akuntabel dan
menghadirkan pelayanan publik prima, serta Pengembangan Sumber Daya Manusia Unggul,
berkarakter, dan berbudaya istimewa.
Dengan diterapkannya tracer untuk mengurangi angka kejadian missfile sebagai cara
menjaga keamanan dan kerahasiaan berkas Rekam Medis pasien, turut mendukung
pelaksanaan nilai orgaisasi/budaya kerja Pemda DIY yakni Akal budi Luhur – jatidiri
dikarenakan kegiatan ini merupakan perwujudan sikap anti korupsi, Yakin dan percaya diri
dalam pelaksanaan tugas dikarenakan tracer menghidarkan petugas penyimpanan dari
kesalahan penyimpanan berkas dan Ahli-professional karena kegiatan ini terwujud dan
mengedepankan profesionalitas.
tersedianya 150 buah tracer siap pakai dan terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi kepada
5 orang petugas penyimpanan. Atas pencapaian ini penulis merasa bangga dan lebih
termtivasi lagi untuk dapat menyelesaikan kegiatan-kegiatan selanjutnya dengan lebih baik
lagi serta menemukan dan mengedepankan nilai-nilai dasar ANEKA.
Disetujui oleh:
Mentor
59
Penggunaan Tracer
1. Pembuatan tracer
Bukti Fisik:
a. Foto tracer yang siap pakai
Gambar 2.1 150 buah tracer siap pakai
Gambar 2.2 Tracer siap pakai tertata dimeja Assembling
60
b. Foto penggunaan tracer di ruang penyimpanan
Gambar 2.3 Penggunaan tracer di rak filing
61
Bukti Fisik:
f. Undangan
62
63
g. Daftar hadir
64
65
h. Notulen
66
67
68
69
i. Bahan sosialisasi
70
j. Foto kegiatan
71
72
KEGIATAN 3. OPTIMALISASI PENGGUNAAN BUKU PEMINJAMAN REKAM MEDIS
Optimalisasi penggunaan buku peminjaman Rekam Medis
Output Kegiatan 3.
Tersedianya 1 buah buku peminjaman Rekam medis dan
terlaksananya 1 kegiatan sosialisasi kepada 6 orang petugas
penyimpanan
Tahapan Kegiatan 3.
1. Pembuatan buku peminjaman Rekam Medis
2. Sosialisasi pentingnya optimalisasi penggunaan buku
peminjaman rekam medis
- Tersedianya 1 buah buku peminjaman Rekam medis
- Terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi kepada 5 orang petugas
penyimpanan
Tingkat Capaian Kegiatan optimalisasi penggunaan buku peminjaman Rekam Medis
telah tercapai dengan tingkat capaian 100%
Deskripsi Proses Pembuatan buku peminjaman Rekam Medis
Pada tahapan kegiatan ini penulis membuat buku peminjaman
Rekam Medis dengan menggunakan tabel. Buku akan terbagi ke
dalam 2 section yaitu:
1. Dokumentasi peminjaman pihak internal
Pada sub buku ini, kolom yang tertera yaitu:
a. No
b. Tanggal
c. Nama Peminjam
d. Keperluan
e. Nomor RM
f. Nama Pasien
g. Catatan Edukasi Peminjaman
h. TTD Peminjam
i. Catatan Pengembalian
j. TTD Petugas
2. Dokumentasi peminjaman pihak eksternal
Pada sub buku ini selain terlampir formulir Permintaan Akses
Rekam Medis dan Formulir Persetujuan Akses Rekam Medis
yang harus diisi peminjam External dan dimintakan persetujuan
dari Kepala Puskesmas sebelum proses peminjaman, juga
terdapat kolom isian:
a. No
b. Tanggal
c. Identitas Peminjam yaitu: Nama, NIK, No.HP, Alamat, dan
Asal Instansi
d. Keperluan
e. Nomor RM
f. Nama Pasien
g. Catatan Edukasi Peminjaman dan Persetujuan Akses RM
h. TTD Peminjam
73
i. Catatan Pengembalian
j. TTD Petugas
Sosialisasi pentingnya optimalisasi penggunaan buku peminjaman

Rekam Medis
Agar semua petugas Penyimpanan dapat turut mengoptimalisasikan
penggunaan buku peminjaman Rekam Medis, dibutuhkan
pemahaman yang sama akan pentingnya optimalisasi penggunaan
buku peminjaman dalam mengurangi angka kejadian missfile. Untuk
itulah, kegiatan sosialisasi ini dilaksanakan.
Pada tahapan sosialisasi ini selain berpedoman pada materi yang
sudah dicetak dan dibagikan kepada peserta sosialisasi, juga secara
langsung menunjukan fisik buku Peminjaman Rekam Medis,
menjelaskan section apa saja didalam buku, kolom apa saja yang
harus diisi, teknis pengisian, alur peminjaman dan terbuka sesi tanya
jawab sehingga tercapai kejelasan dan persamaan persepsi antara
pemateri dan peserta sosialisasi.
Hambatan - Dalam tahapan kegiatan Sosialisasi, penulis kesulitan untuk
Solusi - Kegiatan sosialisasi dilakukan bertahap yakni dengan pembagian
Jumat, 16 Juli 2021
Sabtu, 17 Juli 2021
Daftar Lampiran Gambar 3.1 Buku Peminjaman Rekam Medis (Sampul Depan)
Gambar 3.2 Buku Peminjaman Rekam Medis Section Peminjaman
Pihak Internal
Gambar 3.3 Buku Peminjaman Rekam Medis Section Peminjaman
Pihak Eksternal
Gambar 3.4 Formulir Permintaan Akses Rekam Medis dan
Persetujuan Akses Rekam Medis
Gambar 3.5 Penggunaan buku peminjaman Rekam Medis
Penjelasan Keterkaitan Kegiatan/ Tahapan Kegiatan dengan Nilai-Nilai Mata Pelatihan:
MANAJEMEN ASN:
Bersedia membuat buku peminjaman Rekam Medis merupakan bentuk cerminan sikap
tanggung jawab yang saya miliki. Tidak hanya sebatas mengusulkan sebuah perubahan, saya
74
berusaha mengembangkan sikap tanggung jawab dalam keseluruhan tahapan – termasuk
penyediaan sarana prasarana yang dibutuhkan.
Dalam kegiatan ini saya menerapkan prinsip Whole Of Government yakni mengajak seluruh
pihak baik internal maupun eksternal yang ingin mengakses Rekam Medis atau melakukan
kegiatan peminjaman berkas Rekam Medis untuk melaksanakan kegiatan optimalisasi Buku
Peminjaman Rekam Medis ini.
PELAYANAN PUBLIK
Dengan menghadirkan buku peminjaman Rekam Medis merupakan salah satu bentuk
penerapan pelayanan publik yang menawarkan Akurasi dan Keamanan dikarenakan buku
peminjaman Rekam Medis dapat memberi informasi yang lengkap dan jelas siapa saja
peminjam Rekam Medis, untuk apa informasi dalam Rekam Medis diakses dan jaminan
berkas rekam medis kembali ke rak peyimpanan setelah selesai dipergunakan.
Buku peminjaman juga merupakan suatu jaminan hukum bahwa peminjam eksternal telah
terlebih dahulu mendapat izin dari pimpinan penyelenggara fasyankes (dalam hal ini Kepala
Puskesmas) sehingga selain tercapai keamanan bagi saya selaku pihak yang meminjamkan
juga tercapai keamanan dari pihak eksternal yang meminjam/ dengan buku peminjaman
peminjaman berkas rekam medis sah dimata hukum.
Sebagai catatan, semua bentuk peminjaman berkas Rekam Medis selain untuk keperluan
pengobatan pasien tidak boleh keluar dari ruang Rekam Medis. Untuk keperluan
pengobatan pasien, berkas Rekam Medis tidak boleh keluar dari fasilitas pelayanan
kesehatan.
1. Pembuatan buku Peminjaman Rekam Medis
AKUNTABILITAS
Tanggung Jawab
Sebagai bentuk tanggung saya telah berusaha membuat buku Peminjaman Rekam
Medis. Selain itu, saya berusaha mengatasi segala permasalahan terkait dengan
penggunaan buku peminjaman Rekam Medis bila terdapat kendala dikemudian hari.
Kepercayaan
utama.
NASIONALISME
pembuatan buku peminjaman Rekam Medis ini saya rela, berusaha keras
mempersiapkan alat yang nantinya diperlukan oleh petugas dalam proses peminjaman
berkas rekam medis.
ETIKA PUBLIK
Hormat dan sopan
petugas penyimpanan. Saya bersikap terbuka terhadap masukan atau saran apapun
75
terkait dengan pembuatan buku Peminjaman Rekam Medis. Selain itu dalam
berkomunikasi saya berusaha mengedepankan sikap hormat, sopan dan tanpa
tekanan.
KOMITMEN MUTU
Perbaikan berkelanjutan
Kesediaan membuat buku peminjaman Rekam Medis merupakan bukti bahwa dalam
mengajak petugas penyimpanan menggunakan buku Peminjaman Rekam Medis, saya
berusaha melayani dengan hati, melindungi dan mengayomi demi perbaikan
berkelanjutan dengan menyediakan sarana prasarana yang diperlukan. Buku
peminjaman Rekam Medis yang saya buat saya harap dapat terus pergunakan sampai
kapanpun mengingat dampak Missfile yang sangat serius bila tidak tertangani.
ANTIKORUPSI
Kerja keras
Pembuatan buku peminjaman Rekam Medis ini saya laksanakan dengan cepat tanpa
pemborosan waktu sehingga sebelum jam kerja berakhir telah selesai. Dengan
menyelesaikan tugas tepat waktu pada jam kerja, saya tidak perlu lembur sehingga
akan menghemat pemakaian listrik, penggunaan AC, dll diluar jam kerja.
(Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu) dalam kegiatan
pembuatan buku peminjaman Rekam Medis ini maka saya terhindar dari perilaku
korupsi.
2. Sosialisasi pentingnya optimalisasi penggunaan buku peminjaman Rekam Medis
AKUNTABILITAS
Tanggung Jawab
Sebagai bentuk tanggung jawab saya melaksanakan kegiatan sosialisasi dan berusaha
mengatasi segala permasalahan terkait dengan penggunaan buku peminjaman Rekam
Medis bila terdapat kendala dikemudian hari.
Kepercayaan
utama.
Kejelasan
yang didapatkan semua peserta sosialisasi, saya membuka sesi tanya jawab. Semua
peserta dapat megajukan pertanyaan poin mana saja yang dirasa belum jelas, agar
penggunaan buku peminjaman Rekam Medis berjalan dengan lancar.
NASIONALISME
Tidak diskriminatif
sosialisasi ini saya mengajak semua petugas penyimpanan turut menggunakan buku
peminjaman Rekam Medis ini sebagai salah satu upaya untuk mengurangi angka
kejadian missfile.
76
ETIKA PUBLIK
Terbuka
pertanyaan apapun terkait dengan penggunaan buku peminjaman Rekam Medis baik
saat kegiatan sosialisasi maupun dalam perjalanan penerapannya.
Selain itu dalam berkomunikasi saya berusaha mengedepankan sikap hormat, sopan
dan tanpa tekanan.
KOMITMEN MUTU
penyimpanan muda dan responsif terhadap perubahan. Maka dari itu, mulai dari
kegiatan sosialisasi ini saya berkomitmen untuk melayani dengan hati, melindungi dan
mengayomi demi perbaikan berkelanjutan.
ANTIKORUPSI
Adil
Penggunaan buku peminjaman Rekam Medis bukan merupakan contoh
penyalahgunaan kekuasaan atau kewenangan saya akan tetapi justru sebaliknya
berusaha memberikan kontrol sehingga tidak terjadi Missfile. Bila kegiatan ini tidak
dilaksanakan maka akan berpotensi terjadinya korupsi (kehilangan berkas Rekam
Medis – berarti kita mengkorupsi hak pasien atas catatan pelaksanaan pengobatan
yang telah diterima)
Buku Peminjaman saya pergunakan untuk mencatat rekaman peminjaman semua
peminjaman rekam medis selain untuk keperluan pemeriksaan – semua peminjam saya
perlakukan sama adil.
ini maka saya akan terhindar dari perilaku korupsi.
Dengan mengefektifkan penggunaan buku Peminjaman Rekam Medis turut memberikan
kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi, terutama pada misi Penguatan reformasi
birokrasi menuju Pemerintahan yang efektif, efisien, bersih, akuntabel daan menghadirkan
pelayanan publik prima, serta Pengembangan Sumber Daya Manusia Unggul, berkarakter,
dan berbudaya istimewa.
Dengan diterapkannya buku Peminjaman Rekam Medis untuk mengurangi angka kejadian
missfile sebagai cara menjaga keamanan dan kerahasiaan berkas Rekam Medis pasien,
turut mendukung pelaksanaan nilai orgaisasi/budaya kerja Pemda DIY yakni Akal budi Luhur
– jatidiri dikarenakan kegiatan ini merupakan perwujudan sikap anti korupsi, Yakin dan
percaya diri dalam pelaksanaan tugas dikarenakan buku Peminjaman berkas Rekam Medis
menyediakan informasi siapa saja pihak yang mengakses, apa tujuannya, dan lampiran yang
dibutuhkan seperti izin dari pimpinan fasilitas pelayanan kesehatan bagi pihak eksternal dan
Ahli-professional karena kegiatan ini terwujud dan mengedepankan profesionalitas.
77
teciptanya 1 buah buku peminjaman Rekam medis dan terlaksananya 1 kali kegiatan
sosialisasi kepada 5 orang petugas penyimpanan. Atas pencapaian ini penulis merasa
bangga dan lebih termotivasi lagi untuk dapat menyelesaikan kegiatan-kegiatan selanjutnya
dengan lebih baik lagi serta menemukan dan mengedepankan nilai-nilai dasar ANEKA.
Disetujui oleh:
Mentor
78
Optimalisasi penggunaan buku peminjaman Rekam Medis
1. Pembuatan buku peminjaman Rekam Medis

Bukti Fisik:
a. Foto buku Peminjaman Rekam Medis
Gambar 3.1 Buku Peminjaman Rekam Medis (Sampul Depan)
79
Gambar 3.2 Buku Peminjaman Rekam Medis Section Peminjaman Pihak Internal
80
Gambar 3.3 Buku Peminjaman Rekam Medis Section Peminjaman Pihak Eksternal
81
Gambar 3.4 Formulir Permintaan Akses Rekam Medis dan Persetujuan Akses Rekam Medis
82
b. Foto penggunaan buku peminjaman Rekam Medis
Gambar 3.5 Penggunaan buku peminjaman Rekam Medis
83
2. Sosialisasi pentingnya optimalisasi penggunaan buku peminjaman Rekam Medis
Bukti Fisik:
a. Undangan
84
85
b. Daftar hadir
86
87
c. Notulen
88
89
90
91
92
93
e. Foto kegiatan
94
95
KEGIATAN 4. SOSIALISASI DAMPAK MISSFILE
Sosialisasi Dampak Missfile kepada petugas penyimpanan
Output Kegiatan 4.
Ada peningkatan pemahaman petugas penyimpanan akan dampak
dari Missfile dibuktikan dengan analisa dari pre-test dan post-test,
Terlaksananya 1 kegiatan sosialisasi Dampak Missfile kepada 5 orang
petugas penyimpanan.
Sub Kegiatan 4.
1. Pelaksanaan sosialisasi kepada 5 orang petugas penyimpanan
dengan pre-test dan post-test
2. Mengolah hasil pre-test dan post-test dalam bentuk Laporan
Kegiatan
- Ada peningkatan pemahaman petugas penyimpanan akan dampak
dari Missfile dibuktikan dengan analisa dari pre-test dan post-test.
- Terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi Dampak Missfile kepada
Tingkat Capaian Kegiatan sosialisasi Dampak Missfile kepada petugas penyimpanan
telah tercapai dengan tingkat capaian 100%
Deskripsi Proses Pelaksanaan sosialisasi kepada 5 orang petugas penyimpanan
dengan pre-test dan post-test
Pada tahapan kegiatan ini terlebih dahulu penulis melakukan kegiata
pre-test kepada 5 orang petugas penyimpanan. Lebar jawab yang
terkumpul disimpan untuk nantinya diolah dalam bentuk Laporan
Kegiatan. Setelah itu, penulis melaksanakan kegiatan sosialisasi
Dampak Missfile dengan materi yang sebelumnya telah
dipersiapkan. Dalam kegiatan ini terbuka sesi tanya jawab sehingga
tercapai kejelasan dan persamaan persepsi antara pemateri dan
peserta sosialisasi jug tercapai output sub kegiatan ini yaitu ada
peningkatan pemahaman petugas penyimpanan akan dampak dari
Missfile. Setelah kegiatan sosialisasi Dampak Missfile selesai, penulis
membagikan soal post-test dan meminta 5 orang petugas
penyimpanan untuk mengerjakan soal tersebut sesuai dengan
pemahaman yang telah didapatkan. Lembar jawab yang terkumpul
disimpan untuk nantinya diolah dalam bentuk Laporan Kegiatan.
Mengolah hasil pre-test dan post-test dalam bentuk Laporan
Kegiatan
Tahapan kegiatan ini dimulai dengan memberi skor nilai pada
lembar jawab yang telah terkumpul dari 5 orang petugas
penyimpanan. Skor jawaban benar adalah 5 poin sedangkan
jawaban salah adalah 0 poin. Jumlah soal adalah 20, sehingga bila
seluruh jawaban dijawab dengan benar akan didapatkan nilai
maksimal 100 poin.
Setelah didapatkan poin total masing-masing peserta, penulis akan
mengolah nilai tersebut agar diketahui ada tidaknya peningkatan
nilai dari pre-test ke post-test yang kemudian menjadi indikator ada
96
tidaknya peningkatan pemahaman petugas terhadap dampak
Missfile.
Hambatan - Dalam tahapan kegiatan Sosialisasi, penulis kesulitan untuk
Solusi - Kegiatan sosialisasi dilakukan bertahap yakni dengan pembagian
Jumat, 16 Juli 2021
Sabtu, 17 Juli 2021
Daftar Lampiran Gambar 4.1 Undangan kegiatan sosialisasi dengan pembagian sesi
Gambar 4.7 Soal Pre-test
Gambar 4.8 Soal Post-test
Gambar 4.9 Laporan Kegiatan
MANAJEMEN ASN:
Penyelenggaraan kegiatan sosialisasi dampak Missfile kepada petugas penyimpanan
merupakan cerminan akan kesadaran yang saya miliki akan pentingnya keamanan berkas
Rekam Medis, juga kesadaran bahwa dalam upaya perlindungan berkas rekam medis tidak
bisa hanya dilakukan oleh saya seorang melainkan dukungan dari semua pihak yang terlibat.
PELAYANAN PUBLIK
Pengorganisasian SDM dengan kegiatan sosialisasi ini merupakan wujud upaya bersama
Puskesmas Pundong dalam menyelenggarakan pelayanan publik lebih baik, selalu
berkembang dari waktu ke waktu.
1. Pelaksanaan sosialisasi kepada petugas penyimpanan dengan pre-test dan post-test
AKUNTABILITAS
Tanggung Jawab
Bentuk tanggung jawab saya selanjutnya, kaitannya dengan upaya mengurangi angka
kejadian missfile ini adalah dengan melaksanakan kegiatan sosialisasi Dampak Missfile
kepada seluruh petugas penyimpanan.
Kepercayaan
utama.
Kejelasan
97
yang didapatkan semua peserta sosialisasi, saya akan membuka sesi tanya jawab.
Semua peserta dapat megajukan pertanyaan poin mana saja yang dirasa belum jelas,
agar nantinya dicapai pemahaman yang sama akan dampak missfile dan atensi yang
sama kuat untuk mencegahnya.
NASIONALISME
Persatuan dan kesatuan
sosialisasi ini saya mengajak semua petugas penyimpanan belajar bersama tentang
resiko apa saja yang mungkin muncul jika angka kejadian Missfile tidak dikurangi dan
dibiarkan saja.
ETIKA PUBLIK
Hormat dan sopan
Dalam berkomunikasi saya berusaha mengedepankan sikap hormat, sopan dan tanpa
tekanan, baik ketika sosialisasi maupun kapanpun agar tercipta hubungan yang
harmonis di lingkungan kerja.
KOMITMEN MUTU
Mulai dari kegiatan sosialisasi ini saya berkomitmen untuk melayani dengan hati,
menerima semua masukan dengan baik, mendengar keluhan dan tanggap untuk
membantu sekuat kemampuan, berusaha melindungi dan mengayomi demi perbaikan
berkelanjutan.
ANTIKORUPSI
Disiplin
Kegiatan sosialisasi dampak missfile ini akan saya laksanakan dengan alokasi waktu
seefektif mungkin – dikarenakan kegiatan berkumpul di era pandemi ini dibatasi
kegitan hanya akan diisi dengan pemaparan materi dan sesi tanya jawab saya. Dengan
tetap menerapkan protokol kesehatan. Saya akan mengajak seluruh peseta untuk
disiplin waktu juga disiplin aturan jarak tempat duduk, pemakaian masker, cuci tangan
sebelum dan sesudah kegiatan sosialisasi.
ini maka saya akan terhindar dari perilaku korupsi.
2. Mengolah hasil pre-test dan post-test dalam bentuk Laporan Kegiatan

AKUNTABILITAS
Tanggung Jawab
Bentuk tanggung jawab saya setelah dilakukannya sosialisasi Dampak Missfile adalah
dengan mengolah hasil pre-test dan post-test dalam bentuk Laporan Kegiatan sehingga
dengan mudah dapat diketahui ada tidaknya peningkatan pemahaman peserta
sosialisasi/ petugas penyimpanan
Kepercayaan
98
utama.
Kejelasan
Dalam kegiatan ini, saya akan mengedepankan aspek kejelasan ada tidaknya
peningkatan pemahaman peserta sosialisasi/ petugas penyimpanan. Tidak hanya
memberi sosialisasi dampak Missfile akan tetapi saya juga menggali pemahaman
dengan pelaksanaan kegiatan pre-test dan post-test.
ETIKA PUBLIK
Jujur
Dalam mengolah hasil pre-test dan post-test akan saya laksanakan dengan jujur,
bertanggungjawab dan berintegritas tinggi. Saya akan mengoreksi jawaban dengan
cermat, memberi nilai dengan jujur masing-masing lembar baik pre-test maupun post-
test. Kemudian mengolah nilai dengan apa adanya.
KOMITMEN MUTU
Kegiatan ini saya lakukan sebagai wujud perbaikan berkelanjutan tidak hanya berhenti
pada kegiatan sosialisasi saya juga melaksanakan evaluasi dengan pre-test dan post-
test kemudian mengolah hasilnya.
ANTIKORUPSI
Jujur
Pengolahan hasil pre-test dan post-test akan saya lakukan dengan mengedepankan
nilai dasar anti korupsi yaitu jujur.
(Akuntabilitas, Etika Publik, Komitmen Mutu) dalam kegiatan sosialisasi ini maka saya
akan terhindar dari perilaku korupsi
Dengan memahami dampak Missfile dan berupaya mengurangi angka kejadian missfile
turut memberikan kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi, terutama pada misi
Penguatan reformasi birokrasi menuju Pemerintahan yang efektif, efisien, bersih, akuntabel
dan menghadirkan pelayanan publik prima, serta Pengembangan Sumber Daya Manusia
Unggul, berkarakter, dan berbudaya istimewa.
Dengan dilaksanakannya sosialisasi dampak Missfile untuk menumbuhkan atensi petugas
penyimpanan sehingga tidak ada kesalahan penyimpanan berkas sebagai upaya untuk
mengurangi angka kejadian missfile demi keamanan dan kerahasiaan berkas Rekam Medis
pasien, turut mendukung pelaksanaan nilai orgaisasi/budaya kerja Pemda DIY yakni Akal
budi Luhur – jatidiri dikarenakan kegiatan ini merupakan perwujudan sikap anti korupsi,
Yakin dan percaya diri dalam pelaksanaan tugas dikarenakan telah tumbuhnya kesadaran
akan pentingnya keamanan dan kerahasiaan berkas Rekam Medis dan Ahli-professional
karena kegiatan ini terwujud dan mengedepankan profesionalitas.
telah terlaksana dengan tingkat capaian 100%. Output kegiatan dapat tercapai yakni ada
peningkatan pemahaman petugas penyimpanan akan dampak dari Missfile dibuktikan
dengan analisa dari pre-test dan post-test, dan terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi
99
Dampak Missfile kepada petugas penyimpanan. Atas pencapaian ini penulis merasa bangga
dan lebih termotivasi lagi untuk dapat menyelesaikan kegiatan selanjutnya dengan lebih
baik lagi serta menemukan dan mengedepankan nilai-nilai dasar ANEKA.
Disetujui oleh:
Mentor
100
Sosialisasi Dampak Missfile kepada petugas penyimpanan
1. Pelaksanaan sosialisasi kepada petugas penyimpanan dengan Pre-test dan Post-test

Bukti Fisik:
a. Undangan
101
102
b. Daftar hadir
103
104
c. Notulen
105
106
107
108
109
110
111
e. Foto kegiatan
112
113
2. Mengolah hasil pre-test dan post-test dalam bentuk Laporan Kegiatan
Bukti Fisik:
a. Soal pre-test dan post-test
114
115
116
117
Gambar 4.7 Soal Pre-test
118
119
120
121
122
Gambar 4.8 Soal Post-test
123
b. Laporan Kegiatan
124
Gambar 4.9 Laporan Kegiatan
125
KEGIATAN 5. MEMBUAT SOP PENYIMPANAN
Membuat SOP Penyimpanan
Output Kegiatan 5.
Terciptanya 2 SOP Penyimpanan dan terlaksananya 1 kegiatan
sosialisasi SOP Penyimpanan kepada 5 orang petugas penyimpanan
Sub Kegiatan 5.
1. Mengusulkan draft SOP Penyimpanan kepada Tim UKP
2. Mensosialisasikan SOP Penyimpanan yang telah disetujui Kepala
Puskesmas kepada Petugas Penyimpanan
- Terciptanya 2 SOP Penyimpanan
- Terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi SOP Penyimpanan kepada
5 orang petugas penyimpanan
Tingkat Capaian Kegiatan membuat SOP Penyimpanan telah terlaksana dengan
tingkat capaian 100%
Deskripsi Proses Mengusulkan draft SOP Penyimpanan kepada Tim UKP
SOP Penyimpanan yang akan diajukan ada 2 SOP yaitu SOP
Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis dan SOP Penyimpanan
Berkas Rekam Medis. Terlebih dahulu penulis membuat draft SOP
yang akan diajukan, kemudian draft yang telah jadi diajukan kepada
drg. Ardhini Tria selaku ketua Tim UKP (Upaya Kesehatan
Perseorangan). Setelah dibahas bersama dan dilakukan perbaikan
bila perlu, SOP diajukan kepada dr Jaka Hardalaksana selaku Kepala
Puskesmas Pundong untuk selanjutnya disahkan dan disosialisasikan
untuk diaksanakan oleh semua petugas Penyimpanan. SOP ini
merupakan SOP baru, sebelumnya Puskesmas Pundong belum
memiliki SOP Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis maupun
SOP Penyimpanan Berkas Rekam Medis.
Mensosialisasikan SOP Penyimpanan yang telah disetujui Kepala
Puskesmas kepada Petugas Penyimpanan
Pada tahapan kegiatan ini, terlebih dahulu penulis membuat dan
membagikan undangan pelaksanaan sosialisasi. Pada hari dan jam
yang telah direncanakan dilaksanakan kegiatan Sosialisasi dengan
pembagian sesi kepada petugas penyimpanan. Materi sosialisasi
yang berupa SOP Pengambilan Kembali berkas Rekam Medis dan
SOP Penyimpanan Rekam Medis disampaikan kepada masing-masing
petugas Penyimpanan dengan jelas dan tuntas. Seletah kegiatan
pemaparan materi selesai, dibuka sesi tanya jawab. Peserta
sosialisasi dipersilahkan menanyakan point apa saja yang dirasa
belum jelas untuk kemudian dikupas bersama. Setelah dipahami
oleh semua petugas penyimpanan, SOP ini menjadi acuan bersama
baik dalam kegiatan pengambilan kembali berkas Rekam Medis
maupun penyimpanan berkas Rekam Medis.
Hambatan Dalam pelaksanaan kegiatan Sosialisasi di era Pandemi, penulis
kesulitan dalam menemukan tempat yang cukup luas untuk
sekaligus mengumpulkan 5 petugas Penyimpanan dengan tetap
mengikuti aturan pembatasan jarak dan protokol kesehatan lainnya.
126
Pada Rancangan Aktualisasi penulis merencanakan kegiatan ini
dilaksanakan di Aula Puskesmas, namun pada jadwal pelaksanaan
kegiatan Sosialisasi Aula Puskesmas dipakai untuk kegiatan Vaksinasi
Covid-19.
Solusi Kegiatan sosialisasi dilakukan bertahap dengan pembagian sesi
sebagai berikut:
Rabu, 21 Juli 2021
Sesi III (Pukul 11.30 – 12.00 wib): Bapak Pujiyono
Sesi IV (Pukul 13.00 – 13.30 wib): Bapak Wagiran
Sesi V (Pukul 13.30 – 14.00 wib): Bapak Wintolo
Daftar Lampiran Gambar 5.1 Draft SOP Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis
Gambar 5.2 Draft SOP Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Gambar 5.3 Hasil Pembahasan SOP Pengambilan Kembali Berkas
Rekam Medis
Gambar 5.4 Hasil Pembahasan SOP Penyimpanan Berkas Rekam
Medis
Gambar 5.5 SOP Penyimpanan Berkas Rekam Medis yang sudah
disetujui
Gambar 5.6 SOP Penyimpanan Berkas Rekam Medis yang sudah
disetujui
Gambar 5.7 Foto Kegiatan Pengusulan Draft SOP Penyimpanan
kepada Ibu drg. Ardhini Tria selaku Ketua Tim UKP
Gambar 5.8 Undangan Sosialisasi
Gambar 5.9 Daftar hadir kegiatan
Gambar 5.10 Notulen kegiatan
MANAJEMEN ASN:
Sebagai ASN, melaksanakan tugas sesuai SOP merupakan sebuah kewajiban. Untuk itu
penting untuk segera dibuat SOP Penyimpanan berkas Rekam Medis
WHOLE OG GOVERMENT
Dalam kegiatan ini saya menerapkan prinsip Whole Of Government yakni membuat SOP
Penyimpanan dengan keterpaduan dan kerjasama antara banyak pihak seperti Tim UKP
dalam membahas draft juga Kepala Puskesmas dalam menetapkan SOP ini.
PELAYANAN PUBLIK
Pembuatan SOP merupakan bentuk upaya tetap menghadirkan pelayanan publik yang jelas.
Dengan SOP, petugas menjadi jelas point apa saja yang harus dilakukan dan masyarakat
umum sebagai penerima manfaat layanan juga menjadi jelas hak-hak apa saja yang
seharusnya didapatkan.
AKUNTABILITAS
Tanggung Jawab
Bentuk tanggung jawab saya, kaitannya dengan upaya mengurangi angka kejadian
missfile ini adalah dengan membahas dan mengajukan draft final SOP Penyimpanan
kepada kepala Puskesmas.
127
Kejelasan
Pengajuan SOP merupakan suatu upaya untuk mendapatkan kejelasan akan pelaksanaan
suatu kegiatan, sehingga suatu kegiatan dapat dipertanggungjawabkan
NASIONALISME
Mendahulukan Kepentingan Masyarakat daripada Kepentingan Pribadi atau Golongan
Kegiatan yang diusulkan ini tercetus dari kesadaran saya akan kepentingan dan
keselamatan banyak pihak diatas kepentingan pribadi. SOP dapat menjadi pelindung
petugas dalam pelaksanaan tugasnya, maka dari itu kegiatan ini penting untuk
dilaksanakan.
ETIKA PUBLIK
Hormat dan sopan
Dalam berkomunikasi saat melakukan pembahasan ataupun pengajuan SOP
Penyimpanan saya berusaha mengedepankan kesopanan, menghormati orang lain dan
tanpa tekanan, kapanpun dan dimanapun.
KOMITMEN UKP
Pembuatan SOP merupakan salah satu cara dalam mewujudkan komitmen UKP dengan
perbaikan berkelanjutan.
ANTIKORUPSI
Disiplin
Dengan memiliki SOP Penyimpanan yang jelas, petugas menjadi paham akan
ketugasannya sehingga melakukan setiap tahapan kegiatan sesuai SOP. Bila kegiatan ini
tidak dilaksanakan maka akan berpotensi terjadinya korupsi seperti terlewatinya
tahapan kegiatan yang seharusnya dilakukan.
(Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen UKP) dalam kegiatan sosialisasi ini
maka saya terhindar dari perilaku korupsi.
2. Mensosialisasikan SOP Penyimpanan yang telah disetujui Kepala Puskesmas kepada
Petugas Penyimpanan
AKUNTABILITAS
Tanggung Jawab
Bentuk tanggung jawab saya selanjutnya, kaitannya dengan upaya mengurangi angka
kejadian missfile ini adalah dengan melaksanakan kegiatan sosialisasi SOP Penyimpanan
kepada seluruh petugas penyimpanan.
Kepercayaan
Dalam kegiatan ini tercermin rasa percaya yang saya miliki terhadap rekan kerja/ petugas
penyimpanan bahwa sebetulnya semua rekan kerja saya memiliki kesadaran bahwa
keamanan dan kerahasiaan berkas rekam medis adalah prioritas utama.
Kejelasan
Dalam kegiatan ini, sebagai bentuk pertanggung jawaban saya akan aspek kejelasan yang
didapatkan semua peserta sosialisasi, saya akan membuka sesi tanya jawab. Semua
peserta dapat mengajukan pertanyaan poin mana saja yang dirasa belum jelas, agar
nantinya dicapai pemahaman yang sama terhadap SOP Penyimpanan.
128
NASIONALISME
Sebab memiliki rasa persatuan dan kesatuan dengan rekan kerja/ petugas penyimpanan
dalam hal mengurangi angka kejadian missfile, melalui kegiatan sosialisasi ini saya akan
mensosialisasikan SOP Penyimpanan. Upaya ini tidak dapat dilakukan sendiri, akan tetapi
harus didukung semua pihak terkait – dengan kata lain demi tercapainya tujuan
berkurangnya angka kejadian missfile semua petugas harus melaksanakan SOP
Penyimpanan ini bersama-sama.
ETIKA PUBLIK
Hormat dan sopan
Dalam berkomunikasi saya berusaha mengedepankan sikap hormat, tidak berkata-kata
kasar, menyampaikan materi dan menjawab pertanyaan dengan baik ketika sosialisasi
maupun kapanpun.
KOMITMEN UKP
Jaminan UKP
Dalam melaksanakan sosialisasi saya berusaha untuk menyampaikan materi secara
lengkap, sistematis, dan terstruktur serta memberikan kesempatan kepada peserta
untuk bertanya tentang berbagai hal yang belum dipahaminya agar kualitas sosialisasi
dapat diwujudkan.
ANTIKORUPSI
Adil
Pelaksanaan sosialisasi SOP Penyimpanan bukan merupakan contoh penyalahgunaan
kekuasaan atau kewenangan saya akan tetapi justru sebaliknya berusaha memberikan
kontrol sehingga tidak terjadi Missfile. Bila kegiatan ini tidak dilaksanakan maka akan
berpotensi terjadinya korupsi (kehilangan berkas Rekam Medis – berarti kita
mengkorupsi hak pasien atas catatan pelaksanaan pengobatan yang telah diterima)
Dalam kegiatan sosialisasi ini saya bersikap adil kepada semua peserta. Selain itu dengan
menjalankan nilai dasar PNS yang lain seperti tersebut diatas (Akuntabilitas,
Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen UKP) dalam kegiatan sosialisasi ini maka saya
terhindar dari perilaku korupsi.
Dengan memiliki, memahami dan menjalankan SOP Penyimpanan turut memberikan
kontribusi terhadap Visi dan Misi Organisasi, terutama pada misi Penguatan reformasi
birokrasi menuju Pemerintahan yang efektif, efisien, bersih, akuntabel daan menghadirkan
pelayanan publik prima, serta Pengembangan Sumber Daya Manusia Unggul, berkarakter,
dan berbudaya istimewa.
Dengan dilaksanakannya review SOP Penyimpanan dan Sosialisasi SOP Penyimpanan Baru
sebagai upaya untuk mengurangi angka kejadian missfile demi keamanan dan kerahasiaan
berkas Rekam Medis pasien, turut mendukung pelaksanaan nilai orgaisasi/budaya kerja
Pemda DIY yakni Akal budi Luhur – jatidiri dikarenakan kegiatan ini merupakan perwujudan
sikap anti korupsi, Yakin dan percaya diri dalam pelaksanaan tugas dikarenakan dalam
melaksanakan tugas sudah sesuai dengan SOP yang ter-review dan Ahli-professional karena
kegiatan ini terwujud dan mengedepankan profesionalitas.
Meskipun menemukan kendala akan tetapi dapat dicarikan solusi dan kegiatan telah
terlaksana dengan tingkat capaian 100%. Output kegiatan dapat tercapai yakni terciptanya
129
2 SOP Penyimpanan terlaksananya 1 kali kegiatan sosialisasi SOP Penyimpanan kepada 5
orang petugas penyimpanan. Atas pencapaian ini juga pencapaian akan 4 kegiatan lain
sebagai upaya mengurangi angka kejadian missfile, penulis merasa bangga. Dengan
memiliki nilai-nilai ANEKA penulis memiliki bekal untuk melaksanakan ketugasan sebagai
ASN dengan jabatan pelaksana terampil Perekam Medis dengan sebaik mungkin.
Disetujui oleh:
Mentor
130
Membuat SOP Penyimpanan

Bukti Fisik:
a. Draft SOP
1) SOP Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis
131
132
133
Gambar 5.1 Draft SOP Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis
134
2) SOP Penyimpanan Berkas Rekam Medis
135
136
Gambar 5.2 Draft SOP Penyimpanan Berkas Rekam Medis
137
b. SOP hasil pembahasan
1) SOP Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis
138
139
140
Gambar 5.3 Hasil Pembahasan SOP Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis
141
2) SOP Penyimpanan Berkas Rekam Medis
142
143
Gambar 5.4 Hasil Pembahasan SOP Penyimpanan Berkas Rekam Medis
144
c. SOP yang sudah disetujui
145
146
147
Gambar 5.5 SOP Pengambilan Kembali Berkas Rekam Medis yang sudah disetujui
148
149
150
Gambar 5.6 SOP Penyimpanan Berkas Rekam Medis yang sudah disetujui
151
d. Foto kegiatan
Gambar 5.7 Foto Kegiatan Pengusulan Draft SOP Penyimpanan kepada Ibu drg. Ardhini Tria selaku
Ketua Tim UKP
152
2. Mensosialisasikan SOP Penyimpanan yang telah disetujui Kepala Puskesmas kepada
petugas penyimpanan
Bukti Fisik:
a. Undangan
Gambar 5.8 Undangan Sosialisasi
153
b. Daftar hadir
Gambar 5.9 Daftar hadir kegiatan
154
c. Notulen
155
Gambar 5.10 Notulen kegiatan
156
157
158
159
e. Foto kegiatan
160
161
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Untuk mengurangi angka kejadian Misfile yang terjadi di UPTD Puskesmas Pundong
Bantul, penulis telah melaksanakan beberapa kegiatan yaitu:
1. Merancang dan mengimplementasikan Digital Expedition Book
2. Penggunaan tracer
3. Optimalisasi penggunaan Buku Peminjaman Rekam Medis
4. Sosialisasi Dampak Missfile kepada petugas
5. Membuat SOP Penyimpanan
Tingkat capaian masing-masing kegiatan tersebut diatas mencapai 100% artinya output
yang diharapkan telah tercapai. Meskipun kegiatan aktualisasi ini dilaksanakan ditengah
pandemi Covid-19, sehingga setiap tahapan kegiatan harus mengikuti protokol kesehatan
yang dianjurkan pemerintah secara ketat, namun dapat ditemukan solusi dari kendala yang
ditemui. Sebagai contoh pada tahapan kegiatan sosialisasi, dikarenakan tidak adanya tempat
yang cukup luas untuk mengumpulkan semua petugas penyimpanan sekaligus dikarenakan
aula Puskesmas tengah dipergunakan sebagai tempat Vaksinasi masyarakat. Penulis berupaya
untuk melakukan sosialisasi secara face to face. Dengan metode ini, diharapkan protokol
kesehatan dapat tetap dilaksanakan tanpa mengesampingkan tujuan utama sosialisasi yakni
tersampaikannya informasi kepada semua petugas penyimpanan.
Terlaksananya 5 kegiatan Aktualisasi ini, mendapat respon positif baik dari petugas
Penyimpanan, tenaga kesehatan, tim UKP maupun dari Kepala Puskesmas Pundong. Petugas
Penyimpanan merasa terbantu sebab dengan pelaksanaan kegiatan Aktualisasi ini, angka
kejadian missfile menurun. Hal ini dibuktikan dengan data yang dilihat dari Buku Catatan
Missfile di Unit Kerja Rekam Medis sejak tanggal 17 Juli 2021 sampai dengan 12 Agustus 2021
(22 hari kerja) terdapat 7 berkas Missfile. Jumlah ini sangat menurun bila dibandingkan dengan
rerata Missfile sebelum pelaksanaan kegiatan Aktualisasi yang mencapai 30 berkas perbulan.
Data ini kemudian didukung dengan laporan Missfile yang tersedia pada Digital Expedition
Book sejumlah 0 berkas RM. Artinya 7 berkas yang tidak ditemukan, bukan merupakan berkas
yang telah ditempel label barcode atau belum terkena dampak dari kegiatan Aktualisasi ini.
Akan tetapi 7 berkas tersebut merupakan berkas dengan tanggal kunjungan terakhir sebelum
kegiatan Aktualisasi dilaksanakan namun saat kegiatan Aktualisasi berlangsung berkas tidak
diketemukan di Rak Penyimpanan.
162
Dengan menurunnya angka kejadian Missfile, dokter maupun tenaga kesehatan lain juga
mendapat manfaat yakni dapat mengakses informasi kesehatan pasien secara lebih lengkap
termasuk tersedianya riwayat informasi kesehatan pasien terdahulu sehingga mudah dalam
pengambilan keputusan tindakan yang akan diberikan. Sedangkan Tim UKP memiliki 2 (dua)
SOP Penyimpanan baru yang telah disahkan Kepala Puskesmas. Karena banyaknya manfaat
yang didapatkan, baik petugas Penyimpanan, tenaga kesehatan, tim UKP maupun kepala
Puskesmas mendukung pelaksanaan kegiatan ini untuk dilakukan secara terus menerus dan
berkelanjutan.
Selain itu khusus untuk fitur baru DGS yang berupa Digital Expedition Book sebagai inovasi
penulis, telah disosialisasikan kepada seluruh Perekam Medis Puskesmas di Kabupaten Bantul.
Sosialisasi dilaksanakan dengan terlebih dahulu meminta izin kepada koordinator Perekam
Medis Puskesmas se Kabupaten Bantul. Setelah didapatkan izin, penulis menyampaikan materi
Digital Expedition Book beserta cara penggunaan fitur dan menawarkan fitur untuk dapat
diaktifkan di Puskesmas mana saja yang menghendaki. Hasilnya didapatkan tanggapan positif
dari rekan Perekam Medis dan sejumlah 27 (Dua Puluh Tujuh) atau semua Puskesmas meminta
untuk pengaktifan fitur ini dimasing-masing akun Puskesmasnya. Saat ini, fitur Digital
Expedition Book sudah aktif dan dapat dipergunakan oleh semua Puskesmas se Kabupaten
Bantul.
B. Saran
1. Petugas penyimpanan Puskesmas Pundong sebaiknya terus melaksanakan kegiatan
implementasi Digital Expedition Book, penggunaan tracer, optimalisasi buku Peminjaman
Rekam Medis dan selalu berpedoman kepada SOP Penyimpanan baik dalam kegiatan
pengambilan kembali berkas Rekam Medis maupun penyimpanan berkas Rekam Medis
agar angka kejadian Missfile dapat terus ditekan dari waktu ke waktu. Kegiatan ini harus
menjadi habituasi, dilakukan terus menerus dan berkelanjutan.
2. Saat ditemukan adanya berkas Rekam Medis yang dipinjam namun belum kembali pada
fitur Digital Expedition Book, petugas penyimpanan akan melakukan pencarian mulai dari
poliklinik peminjam berkas terkait dan mengkoordinasikan temuan ini kepada petugas
jaga poliklinik tersebut. Saya sangat berharap petugas poliklinik atau tenaga kesehatan
Puskesmas Pundong bersikap kooperatif, sehingga berkas Rekam Medis dapat segera
ditemukan.
163
C. Rencana Tindak Lanjut Aktualisasi Nilai-Nilai Dasar
Rencana tindak lanjut yang akan saya lakukan adalah seperti dapat dilihat pada tabel di
bawah ini:
No Nilai Rencana Aksi
1. Akuntabilitas Penulis akan selalu menjaga nilai tanggung jawab dengan terus
mengimplementasikan Digital Expedition Book, penggunaan
tracer, optimalisasi buku Peminjaman Rekam Medis dan
berpedoman pada SOP Penyimpanan dalam kegiatan pengambilan
kembali berkas Rekam Medis maupun kegiatan penyimpanan
berkas Rekam Medis. Dengan terus melaksanakan kegiatan-
kegiatan tersebut riwayat masuk dan keluar berkas Rekam Medis
dapat terdokumentasikan dengan baik dan dapat
dipertanggungjawabkan.
2. Nasionalisme Penulis akan terus bekerjasama dengan petugas Penyimpanan di
unit Pendaftaran dan Rekam Medis Puskesmas Pundong sehingga
dapat senantiasa terwujud pelayanan Rekam Medis yang prima.
Begitu juga pada lingkup Puskesmas, agar terselenggara pelayanan
kesehatan optimal bagi seluruh masyarakat, penulis akan
bersama-sama dengan pegawai Puskesmas Pundong yang lain
mengupayakan kinerja terbaik sesuai tupoksi masing-masing.
3. Etika Publik Sebagai CPNS yang menjunjung tinggi etika publik, penulis akan
selalu mengedepankan sikap hormat dan santun baik kepada
pasien, rekan kerja, atasan maupun kepada masyarakat dalam
lingkup yang lebih luas.
4. Komitmen Mutu Penulis berkomitmen untuk menyelenggarakan pelayanan Rekam
Medis yang bermutu kepada masyarakat Melalui kegiatan
aktualisasi ini, penulis telah menunjukkan kemampuan untuk
mengurangi angka kejadian missfile. Selanjutnya secara berkala
penulis akan berperan aktif dalam kegiatan Lokmin bulanan untuk
membahas permasalahan yang muncul dan upaya
penanganannya. Begitu pula dengan kegiatan Perencanaan
Tahunan Puskesmas, komitmen ini bertujuan untuk terus
mempertahankan bahkan meningkatkan kualitas mutu pelayanan.
5 Antikorupsi Penulis akan selalu mengedepankan sikap jujur dan amanah dalam
setiap pelaksanaan tugas pokok. Pelaksaaan aktualisasi ini juga
merupakan contoh perilaku antikorupsi yakni berupaya
mengurangi angka kejadian Missfile dimana saat terjadi missfile
hak pasien atas catatan riwayat pemeriksaan terdahulunya telah
dikorupsi. Penulis akan berupaya agar kegiatan aktualisasi ini
nantinya menjadi titik awal dari lahirnya sikap antikorupsi lainnya.
Selain itu dengan melaksanakan nilai-nilai dasar PNS diatas penulis
akan terhindar dari perilaku korupsi.
164
DAFTAR PUSTAKA
Hatta G. R. 2014. Pedoman Manajamen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan.

Jakarta: UI-Press.
Imelda, 2018. Jurnal Ilmiah Perekam Medis dan Informasi Kesehatan Vo.3 No 1. Medan. Diakses
pada 01 Juli 2021 dari https://media.neliti.com
Menteri Kesehatan RI, 2008. Permenkes Republik Indonesia Nomor 269/ Menkes/ Per III 2008
tentang Rekam Medis
Menteri Kesehatan RI, 2019. Permenkes Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2019 tentang
Puskesmas
Menteri Kesehatan RI, 2019. Permenkes Republik Indonesia Nomor 27 Tahun 2019 tentang
Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Kesehatan omor 46 Tahun 2015 Tentang
Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktik Mandiri Dokter, dan Tempat Praktik
Mandiri Dokter Gigi
Menteri Pendayagunan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi RI, 2013. Permenpan RB Nomor
30 Tahun 2013 tentang Jabatan Fungsional Perekam Medis
165
LAMPIRAN
166
FORMULIR PEMBIMBINGAN DENGAN MENTOR
RANCANGAN AKTUALISASI
Nama : Rizka Miftahul Jannah

NIP : 199403202020122019
Unit Kerja : UPTD Puskesmas Pundong
Jabatan : Calon Pelaksana Terampil - Perekam Medis
Isu : Masih terdapat Missfile Rekam Medis
Judul : RANCANGAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR PEGAWAI
NEGERI SIPIL SEBAGAI PEREKAM MEDIS DALAM UPAYA MENGURANGI ANGKA
KEJADIAN MISSFILE DI UPTD PUSKESMAS PUNDONG TAHUN 2021
Mentor : dr. Jaka Hardalaksana
Tahapan Kegiatan Tanggapan Mentor Tanda tangan

Senin, 21 Juni 2021 Tema yang diangkat relevan
dan mentor mendukung
Konsultasi tema aktualisasi permasalahan tersebut untuk
yang didapatkan dari isu segera diselesaikan.
kontemporer yang ada Acc tema, segera susun
dipuskesmas Pundong. rancangan aktualisasi.
Kamis, 01 Juli 2021 Untuk kegiatan nomor 3
optimalisasi peminjaman pihak
Konsultasi rancangan eksternal maksudnya seperti
aktualisasi via WA beserta 5 apa supaya lebih dijelaskan
tahapan kegiatan yang akan lagi.
dilaksanakan, yaitu: Acc tahapan kegiatan yang
1. Merancang dan akan dilaksanakan.
mengimplementasikan
2. Penggunaan tracer
3. Optimalisasi peggunaan
buku peminjaman Rekam
Medis
4. Sosialisasi dampak missfile
kepada petugas
5. Membuat SOP
Penyimpanan
167
FORMULIR PEMBIMBINGAN DENGAN MENTOR
LAPORAN AKTUALISASI

NIP : 199403202020122019
Judul : LAPORAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR PEGAWAI
Mentor : dr. Jaka Hardalaksana
Tahapan Kegiatan Tanggapan Mentor Tanda tangan

Sabtu, 17 Juli 2021 Penulisan laporan sudah baik,
bersama teman-teman di unit
Konsultasi laporan Pendaftaran dan Rekam Medis
pelaksanaan kegiatan silahkan lanjutkan terus
perancangan dan implementasi Digital
pengimplementasian Digital Expedition book.
Expedition Book
Sabtu, 24 Juli 2021 Laporan sudah bagus, terus

ingatkan teman-teman untuk
Konsultasi laporan menggunakan tracer.
pelaksanaan kegiatan
penggunaan tracer
Sabtu, 31 Juli 2021 Penulisan laporan cukup baik.
Bila ada peminjam external,
Konsultasi laporan silahkan nanti didampingi
pelaksanaan kegiatan supaya tahu alurnya – harus
Optimalisasi penggunaan buku terlebih dahulu izin kapus
peminjaman Rekam Medis dengan pengisian form Akses
Rekam Medis, dll.
Sabtu, 07 Agustus 2021 Laporan sudah bagus,
laksanakan nilai-nilai dasar
Konsultasi laporan yang telah tertulis tidak hanya
pelaksanaan kegiatan saat kegiatan latsar saja, tapi
Sosialisasi Dampak Missfile juga kedepannya selama
kepada petugas Penyimpanan menjadi ASN
beserta pemaparan hasil Pre-
test dan Post-test.
168
Senin, 10 Agustus 2021 Penulisan laporan sudah baik,
SOP beberapa waktu yang lalu
Konsultasi laporanjuga sudah ditetapkan.
pelaksanaan kegiatanSilahkan dampingi juga teman-
pengusulan SOP Penyimpanan teman lain dalam
dan sosialisasi SOP penerapannya.
Penyimpanan kepada petugas
Penyimpanan
Jumat, 13 Agustus 2021 Laporan sudah baik, semoga
inovasi yang sudah
Konsultasi laporan Aktualisasi dikembangkan menjadi awal
bagi lahirnya inovasi-inovasi
baru.
169
FORMULIR PEMBIMBINGAN DENGAN COACH
RANCANGAN AKTUALISASI

NIP : 199403202020122019
Judul : RANCANGAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR PEGAWAI
Coach : Dr. rer. publ. Dra. Wuryani, M.Si.
Tahapan Kegiatan Tanggapan Coach Tanda tangan

Kamis, 01 Juli 2021 Coach memberikan arahan
tentang rancangan aktualisasi
Pengarahan dari coach tentang
rancangan aktualisasi via zoom
Senin, 5 Juli 2021 Pada bagian penentuan isu.
Kemudian pada pemaknaan,
Konsultasi rancangan dilakukan pada tahapan
aktualisasi lengkap mulai kegiatan. Saya sudah
penetapan isu sampai dengan memberikan contoh
jadwal kegiatan bagaimana menuliskan
aktualisasi nilai dasar.
Kamis, 8 Juli 2021 Ikuti pola yang sudah saya
contohkan sebelumnya.
Konsultasi penentuan isu dan Mengikuti pola yang ada
pemaknaan pada tahapan merupakan perilaku konsisten.
kegiatan. Ada beberapa yang harus
diperbaiki.
170
FORMULIR PEMBIMBINGAN DENGAN COACH
LAPORAN AKTUALISASI

NIP : 199403202020122019
Judul : LAPORAN AKTUALISASI NILAI-NILAI DASAR PEGAWAI
Coach : Dr. rer. publ. Dra. Wuryani, M.Si.
Tahapan Kegiatan Tanggapan Coach Tanda tangan

Minggu, 18 Juli 2021 Di bawah penjelasan tentang
keterkatian substansi mata
Konsultasi Laporan Aktualisasi pelatihan, silahkan
Kegiatan I ditambahkan baris tentang:
1. Kontribusi Kegiatan /
Tahapan Kegiatan terhadap
visi dan misi organisasi;
2. Penguatan nilai organisasi.
Rabu, 28 Juli 2021 Ada sedikit koreksi ya mbak.
Tapi secara umum bagus
Konsultasi Laporan Aktualisasi laporannya.
Kegiatan II Mbak, kalau sosialisasi itu kan
yang menjadi narsum adalah
panjenengan. Mengapa
panjenengan juga menjadi
peserta sosialiasasi? Atau
karena ada materi lain yang
perlu disampaikan oleh
narsum lain?
Minggu, 01 Agustus 2021 Ada sedikit catatan nggih
terkait undangan. Apakah
Konsultasi Laporan Aktualisasi undangan tidak ditandangani
Kegiatan III oleh Kepala Puskesmas? Atau
memang sudah didelegasikan?
Sabtu, 07 Agustus 2021 Ada sedikit koreksi ya mbak.
Konsultasi Laporan Aktualisasi

Kegiatan IV
Senin, 09 Agustus 2021 Ada sedikit catatan ya mbak.
171
Panjenengan bisa
Konsultasi Laporan Aktualisasi memasukkan nilai WoG.
Kegiatan V Secara keseluruhan bagus
mbak.
Kamis, 12 Agustus 2021 Mbak Rizka secara umum
bagus. Tapi ada catatan di Bab
Konsultasi Laporan Aktualisasi 3 nggih. Kemudian untuk tabel
pelaksanaan kegiatannya
silahkan panjengengan cermati
lagi penomorannya pada
tahapan kegiatan, seharusnya
nomor dimulai dari nomor 1.
Tapi pada kegiatan 2 dan
selanjutnya dimulai tidak
dengan nomor 1.
Jumat, 13 Agustus 2021 Mbak Rizka,
Nggih mbak ... untuk lembar
Konsultasi Laporan Aktualisasi pembimbingannya sudah saya
Final TT nggih.
Selamat mengikuti seminar,
semoga sukses.
172
Bukti Fisik Konsultasi dengan Coach:
Senin, 05 Juli 2021
173
Kamis, 08 Juli 2021
174
Minggu, 18 Juli 2021
175
Rabu, 28 Juli 2021
176
177
Minggu, 01 Agustus 2021
178
179
Sabtu, 07 Agustus 2021
180
Senin, 09 Agustus 2021
181
Kamis, 12 Agustus 2021
182
Jumat, 13 Agustus 2021
183
SURAT PERNYATAAN MENTOR
184
185
EVALUASI RANCANGAN AKTUALISASI
LEMBAR FORM MASUKAN MENTOR

Nomor Presensi : 31
1. Mendukung kegiatan dan mengharapkan bisa dilaksanakan dengan

baik
2. Permasalahan sudah didiskusikan dengan mentor diharapkan bisa
mengatasi permasalahan di unit kerja dan mempermudah proses
pencarian rekam medis
Bantul, 10 Juli 2021

Mentor
186
187
188
EVALUASI AKTUALISASI
LEMBAR FORM MASUKAN MENTOR

Nomor Presensi : 31
1. Mendukung dan mengapresiasi kegiatan yang telah dilaksanakan

2. Hasil kegiatan dapat memberikan manfaat kepada organisasi dan
puskesmas di Bantul, karena nantinya akan diterapkan di seluruh
puskesmas di Kab. Bantul.
Bantul, 21 Agustus 2021

Mentor
189
190
191
Gunungsempu, Tamantirto, Kasihan, Bantul 55183, Telepon (0274) 417704, Faksimile (0274) 411801
Website : http//diklat.jogjaprov.go.id, Email : diklat@jogjaprov.go.id
SURAT PERNYATAAN KOMITMEN
Yang bertanda tangan di bawah ini, Peserta Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil
Golongan II Angkatan IV Tahun 2021
Nama : Rizka Miftahul Jannah, Amd. RMIK
NIP : 199403202020122019
Jabatan : Calon Pelaksana Perekam Medis Terampil
Menyatakan :
1. Bersedia untuk mengubah dan melaksanakan revisi dari Penguji, Mentor dan
Coach terhadap Pengujian dan Evaluasi Aktualisasi saya hari ini.
2. Apabila saya tidak melakukan hal tersebut sampai batas waktu yang ditentukan,
saya bersedia untuk memperoleh sanksi dalam hal ini pengurangan nilai dari
Aktualisasi saya tersebut.
Demikian surat pernyataan ini saya buat sesungguhnya untuk dapat dipergunakan
sebagaimana mestinya.
Yogyakarta, 21 Agustus 2021

Yang Menyatakan
Rizka Miftahul Jannah, Amd. RMIK
192
SLIDE PRESENTASI RANCANGAN AKTUALISASI
193
194
195
196
197
198
199
200
201
SLIDE PRESENTASI AKTUALISASI
202
203
204
205
206
207
208
209
210
211
212
213
JADWAL AKTUALISASI
JULI AGUSTUS
No Tahapan Kegiatan
12 13 14 15 16 17 19 20 21 22 23 24 26 27 28 29 30 31 2 3 4 5 6 7 9 10 11 12 13 14
Merancang dan mengimplementasikan
1
Koordinasi dengan
pihak vendor Sistem
Informasi, dalam hal ini
DGS agar
menambahkan fitur
Ekspedisi Rekam Medis.
Dalam kegiatan ini
termasuk diantaranya
penulis menjelaskan
detail seperti apa
Digital Expedition Book,
Evaluasi
seperti apa tampilan,
data apa yang tersaji
dan output apa yang
diharapkan
Ujicoba fitur, evaluasi
dan dilakukan
pengusulan perbaikan
bila perlu
Sosialisasi kepada
petugas penyimpanan
Aktualisasi
208
2 Penggunaan tracer
Pembuatan tracer
Evaluasi
Sosialisasi pentingnya
tracer dan cara
Aktualisasi
penggunaan tracer
Optimalisasi penggunaan buku

3
peminjaman Rekam Medis
Pembuatan buku
peminjaman rekam
medis
Evaluasi
Sosialisasi pentingnya
optimalisasi
penggunaan buku Aktualisasi
peminjaman rekam
medis
Sosialisasi dampak Missfile
4
kepada petugas
Pelaksanaan sosialisasi
kepada petugas
Aktualisasi
penyimpanan dengan
Pre-test dan Post-test
Mengolah hasil pre-test
dan post-test dalam
bentuk Laporan
Kegiatan
209
5 Membuat SOP Penyimpanan
Mengusulkan draft SOP
Penyimpanan kepada
Tim Mutu
Evaluasi
Mensosialisasikan SOP
Penyimpanan yang
telah disetujui Kepala Aktualisasi
Puskesmas kepada
210
211
212
213

PDF

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Judul Asli

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

PDF

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LAPORAN AKTUALISASI

NILAI-NILAI DASAR PEGAWAI NEGERI SIPIL

Nama: Rizka Miftahul Jannah

PEMERINTAH DAERAH DAERAH ISTIMEWA YOGYAKARTA

Yogyakarta, Agustus 2021

Halaman Judul ....................................................................................................................... i

A. Posisi Organisasi dalam Lingkup NKRI

Gambar 2. Jumlah Penduduk Berdasarkan Jenis Kelamin di Puskesmas Pundong Tahun

1000 500 0 0 500 1000

Gambar 5. Prosentase Penduduk Menurut Status Pendidikan di Puskesmas Pundong

Berdasarkan tabel diatas menggambarkan bahwa karakterisitik pendidikan penduduk di

Gambar 6 Denah puskesmas Pundong

8. Sumber Daya Manusia

A. Latar Belakang Pemilihan Isu dan Kegiatan

1. Identifikasi Isu Kontemporer

Pusat Kesehatan Masyarakat yang selanjutnya disebut Puskesmas adalah fasilitas

Terhadap beberapa permasalahan/ isu kontemporer yang ditemui di Unit Kerja

3. Isu Yang Diangkat

Dalam menyelenggarakan fungsinya, puskesmas harus melaksanakan rekam

2. Ujicoba fitur, evaluasi dan dilakukan pengusulan perbaikan bila perlu

3. Sosialisasi kepada petugas penyimpanan

dr. Jaka Hardalaksana

Gambar 1.6 Screenshoot tampilan barcode

Implementasi nilai ANEKA dalam kegiatan 2:

2. Sosialisasi pentingnya tracer dan cara penggunaan tracer

dr. Jaka Hardalaksana

Gambar 2.1 150 buah tracer siap pakai

Gambar 2.2 Tracer siap pakai tertata dimeja Assembling

Gambar 2.3 Penggunaan tracer di rak filing

Sosialisasi pentingnya optimalisasi penggunaan buku peminjaman

dr. Jaka Hardalaksana

1. Pembuatan buku peminjaman Rekam Medis

Gambar 3.1 Buku Peminjaman Rekam Medis (Sampul Depan)

Gambar 3.5 Penggunaan buku peminjaman Rekam Medis

2. Mengolah hasil pre-test dan post-test dalam bentuk Laporan Kegiatan

dr. Jaka Hardalaksana

1. Pelaksanaan sosialisasi kepada petugas penyimpanan dengan Pre-test dan Post-test

dr. Jaka Hardalaksana

1. Mengusulkan draft SOP Penyimpanan kepada Tim UKP

Gambar 5.8 Undangan Sosialisasi

Gambar 5.9 Daftar hadir kegiatan

Hatta G. R. 2014. Pedoman Manajamen Informasi Kesehatan di Sarana Pelayanan Kesehatan.

Nama : Rizka Miftahul Jannah

Tahapan Kegiatan Tanggapan Mentor Tanda tangan

Nama : Rizka Miftahul Jannah

Tahapan Kegiatan Tanggapan Mentor Tanda tangan

Sabtu, 24 Juli 2021 Laporan sudah bagus, terus

Nama : Rizka Miftahul Jannah

Tahapan Kegiatan Tanggapan Coach Tanda tangan

Nama : Rizka Miftahul Jannah

Tahapan Kegiatan Tanggapan Coach Tanda tangan

Konsultasi Laporan Aktualisasi

Nama : Rizka Miftahul Jannah

1. Mendukung kegiatan dan mengharapkan bisa dilaksanakan dengan

Bantul, 10 Juli 2021

dr. Jaka Hardalaksana

Nama : Rizka Miftahul Jannah

1. Mendukung dan mengapresiasi kegiatan yang telah dilaksanakan

Bantul, 21 Agustus 2021

dr. Jaka Hardalaksana

SURAT PERNYATAAN KOMITMEN

Yogyakarta, 21 Agustus 2021

Rizka Miftahul Jannah, Amd. RMIK