PTS218 Manajemen Proyek

PROJECT LIFE CYCLE

Program Studi Teknik Sipil

Fakultas Teknik
Universitas Syiah Kuala
▪ Serangkaian fase yang umumnya saling terkait
dan sekuensial dari inisiasi hingga penutupan
proyek yang dapat dibagi berdasarkan tujuan
fungsional atau tujuan parsial, hasil atau capaian
sementara atau milestone tertentu atau
kemampuan finansial (PMBOK)
▪ Setiap fase dibatasi oleh waktu sebagai titik
control
▪ Tingkat biaya dan staf rendah pada fase awal proyek
▪ Probabilitas kegagalan, risiko, dan ketidakpastian paling tinggi
pada fase awal
▪ Kemampuan pemangku kepentingan untuk mempengaruhi hasil
proyek paling tinggi pada awal proyek
▪ Meskipun banyak proyek memiliki nama fase yang serupa,
dengan persyaratan pekerjaan yang serupa, hanya sedikit yang
identik
▪ Subproyek dalam suatu proyek juga memiliki siklus hidup
proyek yang berbeda
▪ Performance improvement – kemampuan untuk meningkatkan
kinerja produk proyek, dengan cara yang tidak mempengaruhi
biaya secara signifikan, akan berpotensi tertinggi pada awal
proyek dan menurun selama proyek berlangsung
 Karakteristik Siklus Hidup Proyek

Risiko dan ketidakpastian – Risiko dan ketidakpastian yang besar ada di awal
proyek dan akan menurun selama masa proyek seiring progress keputusan yang
dicapai dan hasil kerja yang telah diterima. Biaya atas perubahan dan perbaikan
yang terjadi akan semakin meningkat seiring dengan penyelesaian proyek
 Karakteristik Siklus Hidup Proyek

Tingkat biaya dan staf – tingkat biaya dan staf yang rendah diawal, memuncak
pada saat pekerjaan dilakukan dan menurun dengan cepat ketika proyek akan
selesai
Menurut Clifford F. Gray
SIKLUS PROYEK
Menurut H. Kerzner dan H.J Thanhain
SUMBER DAYA

A
AY
E RD
UMB
N S
UHA
UT
K EB

WAKTU

TAHAP I TAHAP II TAHAP III TAHAP IV TAHAP V

KONSEPSIONAL DEFENISI PROYEK PENYUSUNAN PELAKSANAAN PENUTUP
ORGANISASI PROYEK
Sasaran Rencana Struktur orgnisasi Pengelolaan Penyusunan dokumen
Lingkup Anggaran Pembentukan tim Pengendalian Demobilisasi/
Keperluan Jadwal Tanggung jawab/ Merencanakan kembali penugasan kembali
Kelayakan Tender dokumen wewenang Pemecahan masalah Pembubaran organisasi
Komitmen manajemen Rencana pelaksanaan Penutupan proyek
terinci
Menurut PWG. Moris

A YA
E RD
MB
N SU
UHA
BUT
K E

TAHAP I TAHAP II TAHAP III TAHAP IV

KELAYAKAN DESAIN & PRODUKSI START-UP
ENGINEERING
Formulasi Proyek Desain & Engineering "Manufaktur" Uji coba akhir
Strategi Desain Perencanaan Penyerahan Start-up
Pengkajian Biaya & Jadwal Konstruksi / instalasi
Studi Kelayakan Syarat kontrak Uji-coba
Lifecycle: Phases

Project Phases:
Concept
Design
Implementation
Handover
 Lifecycle: Phases

Project Phases:
Concept
Design
Implementation
Handover
Life Cycle: Activities
Life Cycle: Expenditures

1 2 3 4

4
Life Cycle: Changes
Product Lifecycle
 Fase-fase Proyek
• Bagian dari siklus hidup proyek yang merupakan kumpulan atas
aktivitas proyek yang terhubung secara logis yang memuncak dalam
penyelesaian satu atau lebih hasil kerja
• Pada fase yang berbeda secara tipikal memiliki durasi dan effort yang
berbeda
• Struktur fase membagi proyek menjadi bagian yang lebih kecil untuk
memudahkan pengelolaan proyek
• Karakteristik fase proyek :
– Fokus yang jelas
– Kontrol yang unik
– Peralihan produk
– Adanya milestone

Bentuk tipikal proyek dengan satu fase

Project Project Project Project
Initiation Planning execution closing
and control
• Scope • WBS • Network • Hand over
identification • OBS diagrams • Commission
• Team set up • Scheduling • Reporting
• Project
definition

Project life cycle

Hubungan antara Fase dan Kelompok Proses

• Tiap fase terdiri atas sekelopok aktivitas atau proses manajemen

proyek yang terbagi atas kelopmpok-kelompok proses
• Dalam satu siklus proyek terdapat 3 kelompok fase :
– Initial
– Intermediate
– Final
• Masing-masing kelompok fase memiliki satu atau lebih kelompok
proses
• Tiap fase memiliki kelompok aktivitas-aktivitas yang dikelompokkan
dalam kelompok proses (initiation, planning, execution, monitoring and
controlling, closing)
▪ Umumnya pada suatu proyek terdapat satu atau lebih fase yang
perlu dipahami pola hubungan yang terjadi
▪ Hubungan antara fase menurut PMBOK:
▪ Hubungan Sekuensial – suatu fase dimulai ketika fase
sebelumnya telah selesai
▪ Hubungan Overlap – suatu dapat dimulai pada suatu waktu
ketika fase sebelumnya belum selesai. Hubungan ini sering
terjadi pada strategi percepatan proyek (fast tracking.
Terdapat interface yag harus dikelola dengan baik dan
memiliki risiko terkait dengan interface.
▪ Prediktif
✓ Persyaratan lingkup, waktu dan biaya telah
ditentukan seawall mungkin dan diharapkan
tidak ada perubahan
✓ Disebut juga Plan Driven Life Cycle
✓ Fase proyek berlangsung dalam pola
sekuensial atau overlapping
✓ Cocok diaplikasikan pada proyek dengan
tingkat definitive yang tinggi atau produk
telah diketahui dengan jelas
✓ Contoh : pengadaan tiang pancang
▪ Iteratif atau Inkremental
✓ Fase-fase proyek terjadi secara iterasi secara
intensif dari satu atau lebih aktivitas proyek
✓ Digunakan untuk mengelola proyek dengan
perubahan lingkup yang diperlukan
✓ Fase proyek berlangsung dalam pola
sekuensial dan overlapping pada tiap iterasi
✓ Cocok diaplikasikan pada proyek besar/
kompleks dengan tingkat perubahan yang
cukup tinggi
✓ Contoh : proyek konstruksi skala besar
▪ Adaptif
✓ Ditujukan untuk merespon tingkat perubahan yang
besar atas proyek dan keterlibatan stakeholder yang
terus menerus
✓ Dikenal juga dengan metode change-driven atau
agile
✓ Hampir sama dengan metode iteratif, hanya tingkat
iterasi yang sangat cepat (2-4 minggu) dengan waktu
dan biaya yang telah pasti
✓ Digunakan pada proyek dengan lingkup yang tidak
mungkin didefinisikan jelas di awal
✓ Fase proyek dilakukan secara sekuensial atau
overlapping pada tiap iterasi
✓ Perubahan selama proyek diatasi dalam iterasi yang
cepat
✓ Contoh : proyek rekayasa atau R & D
 Cost and staffing level

time
 Apa yang ditunjukkan
oleh chart typical vs
ideal project life cycle?
Cost and staffing level

Initiation Planning Execution and control Closing

time

▪ Kurva merah menunjukkan bahwa proyek terlambat dalam

penyelesaian
▪ Area di bawah kurva mewakili pengeluaran untuk proyek -
kurva merah menghabiskan lebih banyak
▪ Jika proyek dikerjakan terburu-buru, apakah menurut Anda
kualitas output atau pelaksanaan akan baik?
• Banyak proyek tidak mendapatkan sumber daya yang
memadai pada tahap awal
• Sumber daya yang rendah pada tahap perencanaan
mengakibatkan keterlambatan penyelesaian proyek tepat
waktu, dengan kualitas yang tepat dan sesuai anggaran
 10% Initiation 20% Initiation

Planning
25% Planning
30%

60% Implementation 40% Implementation

5% 10% Closing
Closing

Typical Successful projects

▪ Biasanya - ketika manajemen proyek tidak dilakukan dengan
sangat baik, pemisahannya sekitar sepertiga di 2 fase pertama
dan dua pertiga di dua fase kedua
▪ Sebuah proyek yang baik akan dibagi sekitar 50-50 - di mana
lebih banyak penekanan diberikan pada definisi dan perencanaan
proyek yang baik
▪ Dan sebenarnya semuanya akan memakan waktu lebih lama
dalam proyek yang dikelola dengan buruk
Good or bad project?

• Planned - 1959 to 1963 (4 years)

- $7 million
• Actual - 1959 to 1973 (14 years)
- $100 million
▪ PLC adalah alat manajemen untuk
memudahkan dalam mengelola urutan
proyek
▪ Pilihan fase bervariasi dari industri ke
industri dan PLC akan bervariasi untuk
menyesuaikan dengan kebutuhan peserta
▪ Manajer proyek yang berbeda memilih
PLC yang berbeda, tergantung pada sifat
tugas, yaitu Teknik, pengembangan
perangkat lunak, dll
▪ Untuk mempertahankan gambaran umum
proyek
▪ Untuk membantu mengidentifikasi tugas
▪ Pisahkan proyek menjadi bagian-bagian yang
bisa diatur
▪ Integrasikan aktivitas
▪ Untuk membantu dengan waktu pengambilan
keputusan (go / no go)
▪ Untuk memandu tingkat kontingensi yang
dibutuhkan
▪ CSF’s : faktor atau variabel yang kritis bagi keberhasilan
pelaksanaan proyek yang harus dikerjakan dimana tanpa adanya
faktor tesebut maka proyek tidak akan sukses atau berhasil dalam
mencapai target atau goal tertentu pada suatu proyek atau
pekerjaan. CSF’s ini penting sekali untuk diidentifikasi sebelum
proyek dimulai.
▪ Khusus pada proyek, setidaknya terdapat lima elemen yang menjadi
perhatian dalam menentukan critical success factors (CSFs), yaitu:
✓ Project Manager. Dalam hal ini adalah syarat kompetensi khusus
yang harus dimiliki oleh seorang project manager terkait
karakteristik proyek yang dipimpinnya selain syarat kompetensi
standart yang harus dimiliki dalam memimpin proyek.
✓ Team Proyek. Hampir serupa dengan project manager bahwa
kompetensi inti atas tim proyek terkait dengan karakteristik
proyek menjadi faktor kritis keberhasilan proyek. Namun tidak
hanya kompetensi ini, tapi juga komunikasi dan kerjasama yang
baik dalam tim proyek menjadi penting untuk diperhatikan.
✓ Proyek itu sendiri. Dalam hal ini adalah faktor-faktor yang
menjadi sangat penting terkait dengan kondisi dan karakteristik
atau jenis proyek yang akan dikerjakan. Tiap jenis proyek
memiliki faktor kritis tertentu. Dimana tidak selalu sama tapi
cenderung memiliki kekhasan tersendiri yang berbeda
berdasarkan jenis proyeknya.
✓ Organisasi. Bentuk dukungan top manajemen adalah faktor kritis
berdasarkan banyak hasil riset. Proyek hanya akan berhasil
apabila project manajer dapat menjamin dukungan nyata senior
manajer atau atasannya.
✓ Lingkungan External. Wujud lingkungan external adalah situasi
politik, ekonomi, sosial-budaya, dan teknologi (PEST) dalam
konteks proyek. Kondisi lain adalah faktor cuaca, dukungan
pemerintah, kecelakaan kerja, klien diluar organisasi, kompetitor,
dan beberapa yang lain mungkin juga menjadi faktor penting
yang harus diperhatikan sesuai kondisi proyek.