Abstract : Local government education offices Ogan Ilir is the government agency that is engaged
in education. Local government education offices Ogan Ilir Inventory goods are now using
Information Systems, but has not used a special program to summarize all the information. Given
the high level of knowledge of data loss due to mutation and retired employees, the education
office there is no one system that can organize, collect, document and knowledge transfer data
into information. This situation raises awareness of the importance of the application of process
knowledge system (Knowledge Management Sytem). Expected to facilitate the Education Office in
processing the inventory of goods, knowledge-coordinated and well-organized. Based on the
description above, the authors conducted a study with the title "Designing Knowledge
Management Systems In Local Government Education Office Ogan Ilir”.
Abstrak : Kantor Dinas Pendidikan PEMDA Ogan Ilir adalah instansi pemerintah yang bergerak
dalam bidang pendidikan. Kantor Dinas Pendidikan PEMDA Ogan Ilir Inventaris barangnmya
saat ini sudah menggunakan Sistem Informasi, tetapi belum menggunakan program khusus untuk
merangkum semua informasi. Mengingat tingginya hilangnya data pengetahuan karena mutasi
dan pensiun pegawai, kantor dinas pendidikan belum ada suatu system yang dapat mengatur,
mengumpulkan, mendokumentasikan dan mentransfer data pengetahuan menjadi informasi.
Keadaan ini menimbulkan kesadaran bahwa pentingnya suatu penerapan system pengolaan
pengetahuan (Knowledge Management Sytem). Diharapkan dapat mempermudah Kantor Dinas
Pendidikan dalam mengolah Inventaris barang sehingga pengetahuan tersebut terkoordinir dan
terorganisir dengan baik. Berdasarkan uraian diatas penulis melakukan penelitian dengan judul “
Perancangan Knowledge Management System Pada Kantor Dinas Pendidikan Pemda Ogan Ilir”.
merupakan suatu sistem komputer yang akan barang ini sangat berperan penting bagi kantor
mengorganisir pengetahuan yang terdapat dalam dinas pendidikan karena sistem ini dapat
struktur knowledge management dari sebuah barang-barang milik kantor. Tetapi Saat ini,
organisasi adalah menciptakan (creation), sistem inventaris barang ini hanya dapat
(transfer knowledge). ( Nawawi, 2012). Sehingga kantor dinas belum dapat menyebarkan
Perancangan Knowledge Management System Pada Kantor Dinas … … (Helda Yudiastuti & Irwansyah ) 235
Basit (2010) menjelaskan bahwa tahapan- 7. Menggunakan Sistem
tahapan dari model prototipe adalah sebagai Perangkat lunak yang telah diuji dan
berikut : diterima pelanggan, selanjutnya siap untuk
1. Pengumpulan Kebutuhan digunakan.
Pelanggan dan pengembang bersama-
sama mendefinisikan format seluruh 2.3 Knowledge Management
perangkat lunak, mengidentifikasikan Menurut Nawawi, (2012), menjelaskan
semua kebutuhan, dan garis besar yang terdapat dibuku yang berjudul Knowledge
sistem yang akan dibuat. Management (Teori Dan Aplikasi dalam
2. Membangun Prototyping mewujudkan daya saing organisasi bisnis dan
Membangun prototyping dengan publik), Knowledge Management adalah suatu
membuat perancangan sementara yang pendekatan proses yang sistematis untuk
berfokus pada penyajian kepada mengelola aset intelektual dan informasi lain
pelanggan. sehingga memberikan keunggulan bersaing bagi
3. Evaluasi Prototyping perusahaan.
Evaluasi ini dilakukan oleh pelanggan
apakah prototyping yang sudah 2.4 Knowledge Management System
dibangun sudah sesuai dengan keinginan
pelanggan. Jika sudah sesuai maka Menurut Tobing (2007), komponen utama
langkah 4 akan diambil. Jika tidak dari knowledge management adalah people,
prototyping akan direvisi dengan process, dan technology. Masing-masing dari
mengulang langkah 1, 2, dan 3. komponen ini akan saling terkait satu sama lain
4. Mengkodekan Sistem serta saling terintegrasi membentuk suatu
Dalam tahap ini prototyping yang sudah landasan yang kuat untuk knowledge
disepakati diterjemahkan ke dalam management. Lebih lanjut, menurut Tobing
bahasa pemrograman yang sesuai. (2007), untuk mengatur dan mengelola
5. Menguji Sistem knowledge yang terdapat pada organisasi dapat
Setelah sistem sudah menjadi suatu dimulai dengan mengelompokkan dan
perangkat lunak yang siap pakai, maka mengategorikan masalah yang ditemui di dalam
sistem harus di uji coba terlebih dahulu organisasi. Hal ini dilakukan untuk
sebelum digunakan. mengidentifikasi kegiatan-kegiatan yang
6. Evaluasi Sistem dianggap sebagai proses inti knowledge
Pelanggan mengevaluasi apakah sistem management yang terkait antara satu dengan
yang sudah jadi telah sesuai dengan yang lainnya.
yang diharapkan. Jika sesuai maka Komponen-komponen Knowledge
langkah 7 dilakukan. Tetapi jika tidak Management. Jika ditinjau lebih lanjut, Maka
sesuai, ulangi langkah 4 dan 5. knowledge terbagi atas dua, yaitu :
Perancangan Knowledge Management System Pada Kantor Dinas … … (Helda Yudiastuti & Irwansyah ) 237
kerja dari prosedur-prosedur yang saling f. Keluaran Sistem (Output) Keluaran ini
berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk merupakan masukan bagi subsistem yang
melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan lain.
tertentu”. Selanjutnya Sutabri (2012)
menyatakan: “Sistem adalah suatu kumpulan
2.6 PHP (Personal Hypertext Preprocessor)
atau himpunan dari unsur, komponen, atau
variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi,
Janner Simarmata (2006) menyatakan
saling tergantung satu sama lain dan terpadu”.
bahwa, “PHP (Personal Hypertext Preprocessor)
Sutabri (2012) menjelaskan tentang
adalah bahasa (scripting language) yang
karakteristikdari sistem adalah:
dirancang secara khusus untuk penggunaan pada
a. Komponen Sistem (Components) Suatu
web” . PHP (Personal Hypertext Preprocessor)
sistem terdiri dari sejumlah komponen yang
merupakan bahasa pemrograman web yang
saling berinteraksi, yang bekerja sama
bersifat open source (gratis). Bahasa PHP
membentuk satu kesatuan. Komponen-
(Personal Hypertext Preprocessor) dapat
komponen sistem tersebut dapat berupa
bekerjasama dengan HTML dan sepenuhnya
suatu bentuk subsistem.
dijalankan pada web server”.
b. b.Batasan Sistem (Boundary) Ruang
lingkup sistem merupakan daerah yang
2.7 MySQL
membatasi antara sistem dengan sistem
lainnya atau sistem dengan lingkungan
Mohamad Sukarno (2006) menyatakan
luarnya. Batasan sistem ini memungkinkan
bahwa, “MySQL merupakan perangkat lunak
suatu sistem dipandang sebagai satu
untuk sistem manajemen database (Database
kesatuan yang tidak dapat dipisah-pisahkan.
Management System) yang memiliki
c. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)
kemampuan menampung kapasitas yang sangat
Lingkungan luar sistem adalah bentuk
besar dan sifatnya open source” .
apapun yang ada di luar ruang lingkup atau
batasan sistem yang mempengaruhi operasi
2.8 Data Flow Diagram (DFD)
sistem tersebut.
d. Penghubung Sistem (Interface) Penghubung
Pressman (2002) menyatakan bahwa, “
sistem atau interface adalah media yang
Data Flow Diagram (DFD) adalah sebuah teknik
menghubungkan sistem dengan subsistem
grafis yang menggambarkan aliran informasi dan
yang lain.
transformasi yang diaplikasikan pada saat data
e. Masukan Sistem (Input) Energi yang
bergerak dari input menjadi output” .
dimasukkan ke dalam sistem disebut
Data Flow Diagram (DFD) adalah alat
masukan sistem, yang dapat berupa
pembuatan model yang memungkinkan
pemeliharaan (maintenance input) dan
profesional sistem untuk menggambarkan sistem
sinyal (signal input).
Pegawai <<extend>>
<<extend>>
Admin <<extend>>
Membuka Website <<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<i ncl ude>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>><<extend>>
Logi n
<<extend>>
Mengakses menu admin ubah password
mengomentari
l ihat home l ihat berii ta l ihat forum
l ihat profi ll ihat data i nventaris bi danglihat i nventari s kib a,b dan c l ihat rapat dinas l ihat rekapi tul asi
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>> mengolah home
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
<<extend>> <<extend>>
<<extend>>
<<extend>>
mengolah data pegawai <<extend>>
<<extend>>
mengolah data jabatan
<<extend>>
<<extend>> mengolah bagian
<<extend>>
Ka.Dinas
mengolah data inventari s ki b A, B
<<extend>>
dan C
<<extend>>
mengolah beri ta
<<extend>>
mengolah data rekapitulasi
mengolh forum
mengomentari
Perancangan Knowledge Management System Pada Kantor Dinas … … (Helda Yudiastuti & Irwansyah ) 239
2. Class Diagram 3.3 Analisis Interaksi
Sebuah class diagrammenjelaskan tipe
dari objek dalam sebuah sistem dan berbagai Analisis Interaksi dapat digambarkan
hubungan yang terdapat diantara objek-objek melalui activity diagram menggambarkan
tersebut. Class Diagram dapat dilihat pada workflow (aliran kerja) atau aktivitas dari sebuah
gambar 5. sistem atau proses bisnis. Activity Diagram dapat
dilihat pada gambar 6,7, dan 8.
M ul ai
C ek Log in
Gag al
Benar menu Admi n
M eng olah
For um
Sel esai
Mulai
M e m bu ka Web ' m e na m pi l ka n
We b
Lo gi n ' Ve ri fi ka si Use rn am e
da n P assword'
Lo gi n Ce k L og i n
M e nu P eg awai
M e l i h at Hom e
M e l i h at Profi l
M e l i h at Data In ve ntari s
KIb ,A ,B da n C
M e l i h at Beri ta
M e l i h at Rap at
Di n as
M e l i h at Data
Re kapi tul a si
M e l i h at Fo ru m
M e ng om e ntari
Ub ah Passwo rd
Se l esai '
Perancangan Knowledge Management System Pada Kantor Dinas … … (Helda Yudiastuti & Irwansyah ) 241
Ka.Dinas' Sist em'
Mulai
M e m bu ka web . M e na m pi l ka n
We b,
Lo gi n . Ve ri fi ka si Usern am e
da n p assword
Ce k l og i n
Ga ga l Be na r M e nu K ad i n
l i h at ho m e
l i h at pro fi l
l i h at i nven ta ri s
ki b A, b da n C
l i h at be ri ta
l i h at ha si l ra pa t
m e l i h at data
rekap i tu l a si
l i h at forum
m e ng om e ntari
ub ah pa sword
Se l esai
yang akan menampilkan menu-menu dan inventaris dapat dilihat pada gambar 13.
Perancangan Knowledge Management System Pada Kantor Dinas … … (Helda Yudiastuti & Irwansyah ) 243
Gambar 16. Halaman Komentar Rafat
Gambar 14. Halaman Forum Diskusi
.
Perancangan Knowledge Management System Pada Kantor Dinas … … (Helda Yudiastuti & Irwansyah ) 245