Pengurusan dan

Pengendalian Surat
EVADA EL UMMAH KHOIRO, M.AB.
APLIKASI KESEKRETARIATAN
PERTEMUAN 7
Pengertian pengurusan dan
pengendalian surat
Adalah kegiatan bagaimana dalam menangani baik surat masuk maupun keluar jika tidak
ditangani dengan baik tentunya akan dapat merugikan banyak pihak, khususnya bagi kantor yang
bersangkutan.

1. Surat dan informasinya bisa hilang 1. Surat akan tercatat dengan baik
2. Kantor menjadi tidak rapi karena banyak 2. Prosedur penanganan surat jelas
tumpukan kertas yang tidak tertata 3. Surat akan tersimpan baik sehingga
3. Surat sulit ditemukan jika dicari karena mudah untuk ditemukan
letaknya tidak disusun dengan teratur 4. Rahasia akan terjaga
 Jenis – jenis surat
Sifatnya

Jangkauannya

Prosedur Pengurusannya

Urgensi Pengirimannya
• Surat • Surat • Surat • Surat
Pribadi Intern masuk sangat
• Surat • Surat • Surat segera/kil
Niaga Ekstern keluar at
• Surat • Surat
Dinas segera
• Surat
biasa
 Cont...

Wujudnya
Tujuannya
Keamanan Isinya

Jumlah Penerimaannya
• Surat sangat • Surat Biasa • Surat • Kartu pos
rahasia (SR) • Surat Edaran Pemberitahuan • Warkat pos
• Surat rahasia • Surat • Surat Perintah • Surat
(R) Pengumuman • Surat bersampul
• Surat Peringatan • Nota
terbatas/konfid • Surat • Memorandum
ensial (K) Permintaan • Telegram
• Surat biasa (B) • Surat Panggilan • Telex
• Surat Susulan • Surat
• Surat pengantar
Keputusan
• Surat Perjan
• jian
• Surat Izin
• Surat Laporan
 Penggunaan buku agenda dan kartu
kendali
Sistem pengurusan surat masuk dan keluar) dapat dilakukan dengan cara:
1. Sistem buku agenda (sistem tradisional)
2. Sistem kartu kendali (sistem pola baru modern)
3. Sistem takah (tata naskah) digunakan di lingkungan TNI

Sistem buku agenda sudah ada sejak jaman belanda sebagai pengganti dari sistem Kaulbach yang
telah digunakan sebelumnya. Sementara sistem kartu kendali baru tercipta sejak tahun 1971 yang
diciptakan oleh ARNAS (Arsip Nasional) yang sekarang dikenal dengan ANRI (Arsip Nasional
Republik Indonesia) bekerja sama dengan LAN (Lembaga Administrasi Negara)
 Perbedaan buku agenda dan kartu
kendali
BUKU AGENDA KARTU KENDALI

Buku agenda adalah suatu buku yang
dipergunakan untuk mencatat surat-surat
masuk dan keluar dalam satu tahun
1. Buku agenda tunggal/campuran
2. Buku agenda berpasangan
3. Buku agenda kembar
Sistem kartu kendali adalah istilah lain yang
sering dipakai untuk nama kearsipan pola
baru. Kartu kendali adalah Lembar isian yang
digunakan untuk pencatatan surat
Ciri-ciri kartu kendali
1. Pada system kartu kendali perlu dilakukan
pengelompokan surat antara lain surat
penting, surat rahasia dan surat biasa
2. Lembar kartu kendali terdiri atas 3 warna
yaitu: Lembar 1 berwarna kuning, Lembar
2 berwarna hijau dan Lembar 3 berwarna
merah
 PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK
Removing &
Classifying First Sorting Opening Inspecting
Contents

Reading, Sorting,
Handling Other Date-Time
Presenting Mail Underlining, &
Mail Stamping
Annotating

Distributing Mail
Classifying

Surat dikategorikan sebagai berikut: Klasifikasi surat

• Surat • Surat pribadi/personal
• Nota Keuangan (tagihan, rek.bank) • Surat dinas/bisnis
• Iklan/brosur
• Bahan penerbitan/surat kabar/majalah
• Paket
First Sorting
Surat Biasa

Surat Penting

Surat Rahasia
Opening
Menangani
surat Private & Confidential
Rahasia
Personal/Confidential
Atur alat-
alat
Removing & Inspecting Contents

Bila tidak ada alamat Bila tidak ada

di dalam surat tanggal surat

Bila tidak ada nama

jelas
 Reading, Sorting, Underlinng, &
Annotating
Sorting
• Yang ditujukan & harus di-ttd pimpinan
• Yang ditujukan pada pimpinan, tapi tanggung jawab bagian lain
• Yang ditujukan ke pimpinan tapi ditangani sekretaris

Underlining

Annotating
Date Time Stamping (Agenda Masuk)
Tanggal Pengiri Tgl/Ref Tipe Deskrips Dikirim Yg harus Deadlin Tanggal Berkas
m Transmis i ke dilakuka e Follow-
i n up
Presenting Mail
Susun ke dalam map, sesuai kepentingan

Surat penting diletakkan di atas

Dalam map-map yang berbeda bila

pimpinan menangani banyak perusahaan
Handling Other Mail
Surat yang ditangani bagian lain

Surat yang ditangani sekretaris

Majalah

Brosur/Iklan

Paket
Routing Slip
Distributing Mail
Langsung diarsip

Ditunda & ditindaklanjuti sendiri oleh pimpinan

Ditindaklanjuti sesuai disposisi pimpinan

Surat diedarkan ke pejabat yg telah ditentukan
Surat di-copy/aslinya diberikan
Surat ke bawahan untuk ditindaklanjuti
Circulation Slip
Circulation Slip

Perihal:

Harap disirkulasikan kepada nama-nama berikut:

No Nama Paraf

Setelah selesai kembali ke _______________

Lembar Disposisi
Catatan sekretaris
URAIAN ISI SURAT DIBERIKAN TINDAK LANJUT
KEPADA TGL UNTUK
SEMENTARA PIMPINAN TIDAK DI TEMPAT
Surat ke pejabat pengganti

Surat dikirim ke tmp pimpinan berada

Surat dilaporkan melalui telepon

Surat dibiarkan menunggu pimpinan kembali

PROSEDUR PENGURUSAN SURAT KELUAR

Membuat Mengirimkan
Surat Surat
Membuat Surat
Siapkan surat (konsep)

Draft konsep dicek pimpinan

Catat perihal surat ke Agenda Surat Keluar

Cetak surat (Kop Surat)

Di-ttd pimpinan

Surat di-copy
 Agenda Surat Keluar
Tgl No. Surat Tujuan Kepada Perihal Keterangan
Mengirimkan Surat
Secara Elektronik

Melalui Pos

Private Delivery Service

Pengantar Surat Perusahaan

Contoh Buku Ekspedisi
TGL TUJUAN PERIHAL PARAF NAMA JELAS
PENERIMA
 CARA MELIPAT SURAT
Melipat Surat
Surat-surat yang telah ditandangani dan diberi stempel harus dipisahkan. Surat yang asli dikirim ke
alamat yang dituju dan lembar kedua disimpan sebagai arsip.
Untuk surat yang akan dikirim harus dilipat dengan rapi kedalam bentuk tertentu.
Ada 8 cara melipat surat, yaitu :
1. Lipatan Tunggal (Single Fold),
2. Lipatan Ganda Sejajar (Paralel Double Fold),
3. lipatan baku (standard fold),
4. Lipatan Baku Rendah (low standard fold),
5. Lipatan Akordion (accordion fold),
6. Lipatan akordion rendah (low accordion fold),
7. Lipatan model baron (baronial fold)
8. Lipatan model prancis (French fold)
THANK YOU
ANY QUESTIONS??