Essay 3 Agenda III

Nama : Christo Victor Nixon Toar

No. Absen : 08
Peserta Pelatihan Kepemimpinan Administrator Angkatan LXXII

Judul :
PEMANFAATAN APLIKASI 3AS MANAGEMENT SURVEI (SURVEI BALITBANGHAM)
SEBAGAI SARANA EVALUASI PELAYANAN TERPADU
DI LAPAS KELAS IIB SUKABUMI

I. PENDAHULUAN
Lembaga pemasyarakatan yang selanjutnya disebut LAPAS adalah lembaga
atau tempat yang menjalankan fungsi pembinaan terhadap narapidana (Pasal 1 UU
Nomor 22 Tahun 2022 Tentang Pemasyarakatan). Lapas selain melaksanakan fungsi
pembinaan tentunya juga melaksanakan fungsi lainnya sebagai lembaga pemerintah
yang berkaitan dengan pelayanan publik. Pelayanan tersebut tentunya terdiri dari
pelayanan internal dalam hal ini pelayanan terhadap Warga Binaan Pemasyarakatan
(WBP) dan pelayanan yang sifatnya eksternal yaitu pelayanan kepada stakeholders dan
pengguna layanan lainnya seperti layanan kunjungan, layanan informasi, dan layanan
program integrasi (PB/CB/CMB/Asimilasi Rumah) bagi keluarga Warga Binaan
Pemasyarakatan (WBP) dan masyarakat umum.
Pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka
pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi
setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/atau pelayanan administratif
yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik (Pasal 1 UU No.25 Tahun 2009
Tentang Pelayanan Publik). Fungsi pelayanan dan proses pelayanan dikatakan sudah
berjalan dengan baik apabila penerima layanan merasa puas dengan pelayanan yang
diberikan. Guna mewujudkan pelayanan optimal tentunya diperlukan pengelolaan
sumberdaya pelayanan publik yang berkelanjutan.
Terlaksananya pelayanan publik yang prima ditandai dengan tidak adanya
pengaduan terkait dengan pelayanan publik dari pengguna layanan dalam hal ini
masyarakat dan stakeholders. kita seringkali melihat beberapa berita negatif terkait
pengaduan dari masyarakat terhadap pelaksanaan pelayanan pemasyarakatan di
Indonesia yang tentunya memberikan citra buruk terhadap pemasyarakatan, hal ini
tentunya merupakan dampak akibat pelayanan publik yang belum berjalan dengan
 optimal baik itu dari sisi sumberdaya manusia, sarana prasarana ataupun sistem yang
berlaku.
Menghindari adanya aduan akibat pelaksanaan pelayanan publik tersebut maka
diperlukan sebuah sistem pengawasan pelaksanaan pelayanan publik yang dapat
memberikan gambaran proses pelayanan dan hasil dari proses pelayanan yang telah
diberikan, sehingga dapat dijadikan acuan/pedoman oleh pimpinan dalam menentukan
kebijakan. Salah satunya adalah melalui pemanfaatan aplikasi survey balitbangham
bagi pengguna layanan di Lapas Kelas IIB Sukabumi yaitu (survey IKM dan IPK).

II. ANALISIS MASALAH

1. Identifikasi Faktor Penyebab Terjadinya Masalah Pelayanan Publik
Pelaksanaan pelayanan publik yang prima pastinya memerlukan pengelolaan
sumberdaya yang baik, adapun sumberdaya yang diperlukan dalam proses pelayanan
publik dinataranya :
1. Tenaga Kerja/Pegawai (Sumberdaya Manusia)
2. Anggaran (Keuangan/Manajemen Keuangan)
3. Sarana dan Prasarana (Infrastruktur, peralatan, teknologi, internet, dll)
Pengelolaan sumberdaya pelayanan publik juga menyangkut sistem pelayanan
itu sendiri yang meliputi aspek perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan
pengendalian. Seluruh aspek atau tahapan itu tentunya harus berjalan dengan baik
guna mewujudkan pelayanan publik yang prima dan tanpa adanya pengaduan.
Permasalahan yang timbul dalam proses pelayanan tentunya tidak mesti timbul
dari seluruh sumberdaya yang ada, adanya kesalahan atau error dalam salah satu
sumberdaya atau salah satu tahapan pelayanan memungkinkan proses pelayanan
publik menjadi tidak optimal. Maka diperlukan adanya upaya mitigasi risiko terhadap
error sumberdaya ataupun tahapan yang ada dalam proses pelayanan publik yang
diberikan.

2. Mitigasi Risiko
Adapun tahapan dalam manajemen risiko guna meminimalisir adanya error
dalam proses pelayanan publik yang diberikan adalah dengan terlebih dahulu
mengidentifikasi risiko yang mungkin timbul, penilaian risiko, dan proses penanganan
yang dimungkinkan untuk menanggulangi risiko tersebut.
 No Sumberdaya/Proses Peluang Risiko Penanganan
1 Pegawai/SDM 1. Komitmen/integritas 1. Pembuatan surat
pegawai dalam pernyataan/pakta
pelayanan integritas
2. Kemampuan 2. Usulan
pegawai/skill diklat/pelatihan
3. Benturan kepentingan 3. Komunikasi
personal/kordinasi
2 Anggaran Minimnya anggaran Memanfaatkan jejaring
terkait dengan kerja dengan upaya
kebutuhan pelayanan CSR
3 Peralatan (komputer Rusak/lambat Mengganti dengan
dll) yang baru/service jika
memungkinkan
4. Jaringan/Internet Jaringan Penggunaan jaringan
terputus/koneksi buruk khusus/instalasi
jaringan baru
5. Sistem SOP yang sudah tidak Penyesuaian SOP
pelayanan/prosedur sesuai/SOP kurang /membuat SOP yang
pelayanan relevan baru

3. Pentingnya Fungsi Pengawasan Berbasis Digital (Aplikasi 3AS Managemenet

urvei) Dalam Proses Pelayanan Publik
Pengawasan terhadap proses pelayanan menjadi salah satu hal penting untuk
memastikan seluruh pelayanan berjalan dengan baik dan sesuai prosedur. Manajemen
kinerja dengan pemanfaatan informasi kinerja yang berbasis digital sangat berguna
dalam menentukan pengambilan keputusan/kebijakan. Sebagai contoh kasus adalah
hasil survey indeks kepuasan masyarakat dan indeks persepsi korupsi di Lapas Kelas
IIB Sukabumi pada bulan Mei 2023 pada aplikasi 3AS Management Survey.
 Berdasarkan hasil survey tersebut menunjukan hasil bahwa nilai dari survey IKM
adalah 99,5 dan IPK adalah 99,38 dari skala 100. Hal ini menunjukkan bahwa pada
dasarnya penerima layanan telah memperoleh kepuasan dalam pelaksanaan pelayanan
public di Lapas Kelas IIB Sukabumi.
Namun hal tersebut bukan berarti seluruh pelayanan telah berjalan baik 100 persen,
pasti ada beberapa indikator yang membuat penilaian kepuasan dari penerima layanan
tidak sempurna, maka untuk menentukan pengambilan keputusan dalam rangka
evaluasi pelayanan kunjungan terpadu adalah melihat setiap indikator penilaian yang
ada dalam survey tersebut guna menemukan apa yang masih perlu diperbaiki.

Berdasarkan hasil penilaian pada beberapa indikator menunjukkan bahwa

indikator informasi (warna ungu) dan indikator waktu penyelesaian (warna hijau terang)
masih memiliki nilai dibawah 17,35 atau dapat kita pahami tingkat kepuasannya masih
di bawah indikator yang lain. Maka berdasarkan hasil tersebut pimpinan dapat
menentukan tindakan yang akan diambil untuk mengatasi apa sebenarnya yang
membuat penyampaian informasi dan waktu penyelesaian mendapat nilai dibawah
apakah kurangnya papan informasi, kurang informatifnya informasi pada media sosial
atau justru karena penerima layanan sendiri yang kurang memahami informasi yang
diberikan. Terkait waktu penyelesaian ini bisa karena jumlah pegawai di sentra
pelayanan yang kurang atau adanya sistem/SOP yang membuat pelayanan tersebut
menjadi sedikit lama.
III. PERAN KEPEMIMPINAN
Fungsi evaluasi memang bertujuan untuk mengetahui nilai suatu
kegiatan/strategi, menentukan status ketercapaian kegiatan, dan memberikan masukan
untuk keberlanjutan pelaksanaan kegiatan/pelayanan. Objek evaluasi pada umumnya
adalah realisasi target kinerja yang telah ditetapkan. Evaluasi kinerja pun bertujuan : (1)
memberikan efektivitas (ketercapaian sasaran kinerja yang lebih tinggi/lebih cepat), (2)
cost-effectiveness (biaya minimal), (3) relevansi (kesesuaian antara hasil yang dicapai
dengan kebutuhan, (4) pembangunan berkelanjutan/sustainable development.
Pimpinan dalam mengambil kebijakan tentunya harus cepat dan tepat, maka
seperti telah dijelaskan diatas penggunaan 3AS Management Survey sebagai sebuah
bentuk Digital Organization dapat mempermudah dan mempercepat proses
kerja/proses pengambilan keputusan. Dimana pada dasarnya teknologi dibuat guna
meningkatkan efektivitas dan efisiensi serta peningkatan kualitas pelayanan publik.
Selain teknologi, SDM dalam hal ini pegawai memegang peranan penting agar
teknologi yang digunakan dapat digunakan sesuai dengan peruntukkannya, sehingga
proses pelayanan dapat berjalan dengan optimal. Dalam upaya meningkatkan
kompetensi dan kemampuan pegawai Lapas Kelas IIB Sukabumi seringkali
bekerjasama dengan stakeholders terkait guna mengadakan kegiatan pelatihan baik itu
pelatihan terkait dengan bidang pengamanan, kesehatan ataupun pelayanan publik.
Hubungan kelembagaan yang terjalin dengan baik dengan lembaga pemerintah atau
swasta banyak memberikan manfaat positif terhapap pelaksanaan kinerja di Lapas
Kelas IIB Sukabumi.
Dalam manajemen kinerja pemimpin menjalankan 3 (tiga) peran kunci, yaitu : (1)
mengkomunikasikan ekspektasi, (2) membangun strategi, dam (3) mengambil
keputusan yang tepat berdasarkan informasi yang andal. Maka penggunaan hasil
proses survey IKM dan IPK sebagai salah satu landasan evaluasi pelayanan publik
terpadu di Lapas Kelas IIB Sukabumi merupakan bentuk pelaksanaan manajemen
kinerja pimpinan.
Dalam menjalankan peran sebagai pemberi ekspektasi pimpinan membangun
kredibilitas diri yang baik di mata para pegawai sehingga menjadi role model bagi
pegawai lainnya, dalam menjalankan peran kedua, pimpinan membangun budaya
penghargaan dan sanksi proporsional berdasarkan dari kinerja pegawai yang
bersangkutan. Kemudian dalam menjalankan perna ketiga pemimpin senantiasa
terbuka dan terus belajar (learner), sehingga tidak terjebak dalam pengambilan
keputusan yang hanya mengandalkan pengalaman pribadi tetapi juga terbuka untuk
menerima informasi baru yang mungkin bertolak belakang dengan yang selama ini
diyakini.