NAMA : risky dharma aditya

NIM : 19 11 024
M.K : manajemen front office

 Pendapat mengenai manajemen front office :

Front office atau kantor depan merupakan sebuah bagian terpenting pada sebuah
hotel. Kantor Depan umumnya berlokasi di bagian depan bangunan hotel agar mudah
didapatkan oleh tamu. Untuk memperluas ruang gerak para tamu, di area kantor depan juga di
bangun sebuah lobby. Departemen Kantor Depan memiliki misi yang sangat vital bagi
keberhasilan bisnis hotel. Berikut adalah segmentasi dari manajemen peran dan fungsi dari
front office
* Peranan front office bagi hotel meliputi antara lain:
- Kesan bagi tamu yang menginap di hotel.
- Sebagai pusat syarafnya hotel.
- Sebagai pusat komunikasi.
- Menjaga hubungan dengan tamu dan departemen lain di hotel.
- Urat nadi utama sebuah hotel.
- Jantungnya hotel.
- Sumbunya hotel.
- Pusat koordinasi pelayanan hotel.
- Konter informasi bagi tamu.
- Sumber informasi potensial bagi penjualan dan pemasaran hotel.
* Fungsi front office pada sebuah hotel adalah sebagai berikut :
- Menjual kamar
Fungsi utama kantor depan adalah menjual kamar. Fungsi kantor depan dalam
kaitannya dengan kegiatan menjual kamar.
- Memberikan informasi tentang layanan di dalam dan di luar hotel. Mengingat
lokasinya yang sangat strategis, kator depan juga berfungsi sebagai pusat
informasi bagi para tamu.
- Mengkoordinasi pelayanan tamu
Fungsi kantor depan dalam mengkoordinasi layanan tamu melibatkan semua
unsur organisasi hotel, baik departemen, seksi, maupun subseksi. Komunikasi
yang baik melalui berbagai macam media dapat mempermudah alur koordinasi.
- Menyusun laporan status kamar
Status kamar adalah informasi yang sangat penting bagi kantor depan, tanpa
mengetahui status kamar – kamar yang ada di hotel, petugas akan mengalami
kesulitan dalam menjualnya. Oleh karena itu status kamar harus selalui
diperbaharui setiap saat, baik secara manual maupun komputer.
- Menyelenggarakan pembayaran tamu
Kantor depan juga berfungsi sebagai penyelenggara keuangan hotel secara teknis,
khusunya yang berkaitan langsung dengan tamu, seperti pembayaran rekening
tamu, baik secara tunai maupun kredit, dan juga deposit kamar.
- Menyusun riwayat kunjungan tamu
Riwayat tamu yang pernah datang dan menginap akan dicatat dan diarsip dengan baik agar
bilamana tamu itu suatu saat kembali, hotel telah memiliki data – data penting tentang
dirinya,
seperti kamar yang diinginkannya, kesukaannya, dan hal – hal lain yang dapat
dipersiapkan untuk memberikan layanan pribadi (personalized service). Selain itu
riwayat kunjungan tamu juga dapat dimanfaatkan sebagai bahan pembuatan
statistik hotel.
- Menangani layanan komunikasi melaui telepon
Hotel yang baik memiliki standar penyelenggaraan komunikasi yang baik pula,
ditinjau dari segi peralatan, prosedur, maupun karyawan sebagai pelaku. Dari segi
peralatan dapat diidentifikasi sejumlah alat komunikasi yang dimiliki, seperti
telepon, faksimil, jaringan internet, dan lain – lain.
- Menangani barang – barang bawaan tamu
Tindakan menerima reservasi dinamakan sebagai tindakan menjual kamar,
dimana sebelum tamu datang atau tiba di hotel maka tamu terlebih dahulu harus
melakukan reservasi guna mendapatkan kepastian akan tersedianya kamar.
Pemesanan kamar dapat dilakukan tamu beberapa hari atau beberapa minggu
sebelumnya.