i

MAKALAH

TUGAS DAN FUNGSI PENGADMINISTRASI KEPEGAWAIAN

PADA KANTOR UPTD. LOKA LATIHAN KERJA
KABUPATEN TOJO UNA-UNA

OLEH :

SYAHRUADNIN
NIP. 19840331 200502 1 001

SEBAGAI SALAH SATU SYARAT MENGIKUTI UJIAN DINAS TINGKAT I

YANG DISELENGGARAKAN OLEH
BKPSDM KABUPATEN POSO
TAHUN 2021
 ii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis haturkan kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa
yang telah memberikan RahmatNya kepada penulis sehingga penulis dapat
menyelesaikan makalah dengan judul ‘Tugas dan Fungsi Pengadministrasi
Kepegawaian Pada Kantor UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-
Una”.

Makalah ini ditulis untuk memenuhi salah satu syarat Materi untuk
mengikuti Ujian Dinas Tingkat I dan II serta Ujian Kenaikan Pangkat
Penyesuaian Ijazah yang diselenggarakan oleh BKPSDM Kabupaten Poso
Tahun 2021.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Makalah ini masih jauh dari

kesempurnaan, baik dari segi penyusunannya serta materi yang disajikan
yang kurang sesuai, untuk itu kritik dan saran sangat penulis harapkan guna
perbaikan di masa yang akan datang.

Akhir kata penulis mengharapkan agar penulisan makalah ini dapat

dipahami serta bermanfaat bagi Pegawai Negeri sipil serta dapat menambah
wawasan bagi para pembaca.

Poso,…………………..2021

Penulis,

SYAHRUADNIN
NIP. 198403312005021001
 iii

DAFTAR ISI

Cover ……………………………………………………… i

Kata Pengantar ……………………………………………………… ii

Daftar Isi ……………………………………………………… iii

Bab I Pendahuluan ……………………………………………………… 1

1. Latar Belakang ……………………………………………………… 1

2. Ruang Lingkup ……………………………………………………… 1
3. Rumusan Masalah ……………………………………………………… 2
4. Tujuan ……………………………………………………… 2

Bab II Pembahasan ……………………………………………………… 2

1. Gambaran Umum ……………………………………………………… 2

2. Tugas Pokok & Fungsi ……………………………………………………… 4
3. Peran Pengadministrasi
Kepegawaian ……………………………………………………… 5

Bab. III Penutup ……………………………………………………… 6

1. Kesimpulan ……………………………………………………… 6
2. Saran ……………………………………………………… 7

Gambar Struktur Organisasi ……………………………………………………… 8

Daftar Pustaka ……………………………………………………… 9

 BAB I
PENDAHULUAN

1. Latar Belakang

UPTD. Loka latihan kerja adalah organisasi public yang berwenang dan
bertugas dalam bidang pelatihan tenaga kerja. Kegiatan pelatihan tenaga
kerja dilakukan untuk membekali dan meningkatkan keterampilan para
peserta pelatihan dimana kedepannya tenaga kerja yang dilatih tersebut
dapat mandiri dan direkrut oleh perusahaan yang membutuhkan tenaga kerja
sehingga dapat menekan angka pengangguran.

UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una merupakan lembaga

penyelenggara kegiatan pelatihan di wilayah Kabupaten Tojo Una-Una yang
setiap tahunnya melaksanakan berbagai macam pelatihan dengan program
pelatihan berbasis Kompetensi (PBK) serta Program Pelatihan berbasis
Masyarakat (Mobile Training Unit) MTU, dengan tujuan untuk menciptakan
tenaga kerja yang handal, profesional serta mandiri.

Tentunya dalam pelaksanaan tugas dan fungsinya, UPTD. Loka Latihan

Kerja harus didukung oleh kelompok jabatan fungsional demi
terselenggaranya urusan Administrasi serta kepegawaian Kantor Uptd. Loka
Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una, salah satunya rumpun jabatan
pengadministrasi kepegawaian.

Untuk itu peran Pengadministrasi Kepegawaian tentunya sangat

dibutuhkan dan merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan demi
terselenggaranya tugas dan fungsi UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo
Una-Una.

Melalui makalah ini, penulis mencoba membuat karya tulis dengan judul
tugas dan fungsi pengadministrasi kepegawaian pada UPTD. Loka Latihan
Kerja Kabupaten Tojo Una-Una.

2. Ruang Lingkup

1
 Adapun ruang lingkup yang akan penulis sajikan pada makalah ini
dibatasi pada seputranan UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una
secara Umum, dan Jabatan Pengadministrasi Kepegawaian secara Khusus.

3. Rumusan Masalah

Dari uraian latar belakang di atas, dapat dirumuskan permasalahannya

sebagai berikut :
- Apa Fungsi UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una ?
- Apa tugas dan fungsi Pengadministrasi Kepegawaian ?
- Bagaimana Peran Pengadministrasi Kepegawaian pada UPTD. Loka
Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una ?
4. Tujuan

Penulisan Makalah ini bertujuan untuk :

- Mengetahui Tugas dan Fungsi UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten
Tojo Una-Una
- Mengetahui Tugas dan Fungsi Pengadministrasi Kepegawaian
- Mengetahui Peran Pengadministrasi Kepegawaian pada UPTD, Loka
Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una
- Memenuhi syarat mengikuti Ujian Dinas Tkt.I dan II serta Ujian
Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah yang diselenggarakan oleh
BKPSDM Kabupaten Poso, Tahun 2021.

BAB II
PEMBAHASAN

1. Gambaran Umum
UPTD LLK Kabupaten Tojo Una – Una dibentuk berdasarkan Peraturan
Bupati Tojo Una – Una No: 55 Tahun 2017 Tentang: Pembentukan dan
susuna organisasi Unit Pelaksana Teknis Dinas Tenaga Kerja Transmigrasi
Kab Tojo Una – Una. Pembangunan gedung UPT Loka Latihan kerja Kab. Tojo
Una – Una di biayai melalui APBN oleh kementerian tenaga kerja dan
transmigrasi Direktorat Jenderal Pembinaan Pelatihan dan Produktivitas
(Ditjen Binalattas) pada program Peningkatan kualitas dan produktivitas
tenaga kerja tahun 2007 dengan Luas lahan untuk UPTD LLK Kabupaten
Tojo Una – Una + 45.000 M² ( 4,5 Ha) berlokasi di Jl. Balai Latihan Kerja Desa
2
Kajulangko Kecamatan Ampana Tete Kab. Tojo Una – Una Prov. Sulawesi
Tengah. Adapun bangunan yang berada di Wilayah Administrasi UPTD. Loka
Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una terdiri dari :
- 1 bangunan kantor;
- 1 bangunan Aula Pertemuan;
- 4 bangunan workshop,
- 3 bangunan Asrama Siswa;
- 1 bangunan Kantin;
- 1 bangunan Garasi;
- 2 Bangunan Mess Instruktur;
- 1 bangunan Musollah;
- 1 bangunan Tempat Wudhu dan MCK dan
- 1 Bangunan tempat parkir.
Sesuai Peraturan Bupati Nomor 55 Tahun 2017; Tentang Pembentukan
dan susuna organisasi Unit Pelaksana Teknis Dinas Tenaga Kerja
Transmigrasi Kab Tojo Una – Una, mempunyai struktur organisasi sebagai
berikut :
1. Kepala UPTD,
2. Sub. Bagian Tata Usaha, dan
3. Kelompok Jabatan Fungsional,
Dengan Visi Misi sebagai berikut :
VISI
Mewujutkan Lembaga Pelatihan Kerja yang Kompeten untuk menciptakan
Tenaga Kerja Unggul, Berakhlak dan Mandiri.

MISI
1. Menyelenggarakan Program Pelatihan Sesuai Kebutuhan dunia usaha.
2. Meningkatkan kualitas sumber daya pelatihan sesuai dengan
perkembangan IPTEK
3. Menumbuhkan wirausaha baru yang mandiri, berkualitas serta berdaya
saing tinggi
4. Penguatan institusi bidang pelatihan serta revitalisasi lembaga pelatihan
yang ada
5. Menyelenggarakan dan Mengembangkan Sistem Metode Pelatihan Kerja
Sesuai Standar pelatihan kerja ditingkat daerah.
6. Meningkatkan optimisme masyarakat terhadap LLK sehingga masyarakat
dapat meraih kehidupan yang lebih sejahterah.

3
2. Tugas Pokok dan Fungsi Pengadministrasi Kepegawaian

UPTD Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una sesuai Perbub Nomor
55 Tahun 2017, mempunyai struktur serta Tugas dan Fungsi masing-masing
yang tentunya diharapkan dapat saling bersinergi dalam mewujudkan tujuan
organisasi sesuai Visi Misi UPTD Loka Latihan Kerja dalam mendukung
pembangunan di bidang Keterampilan dan keahlian Tenaga Kerja Kabupaten
Tojo Una-Una. Adapun Tugas dan fungsi Pengadministrasi Kepegawaian di
UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una antara lain sebagai
berikut :
a. Membuat lembar absensi manual pegawai, Absensi Apel Besar, Apel
Harian, dan rapat - rapat koordinasi pegawai
Tahapan :
1) Menerima disposisi dari Subbag Tata Usaha sebagai atasan langsung
2) Mengetik lembar absensi manual pegawai, Absensi Apel Besar, Apel Harian,
Upacara Hari Besar, dan rapat - rapat koordinasi pegawai
b. Membuat Rekap absensi bulanan dan inventaris backup data (Surat Tugas,
Surat Izin, Surat Keterangan, Surat Sakit dan lainnya)
Tahapan :
1) Menerima disposisi dari atasan
2) Menginventarisir data Surat Tugas, Surat Izin, Surat Keterangan, Surat
Sakit dan lainnya
3) Mengetik rekap absensi bulanan
4) Melaporkan hasil rekap ke atasan untuk mendapat masukan dan
penetapan
c. Mengumpulkan usulan kenaikan gaji berkala pegawai, kenaikan pangkat,
pensiun, penghargaan pegawai, diklat, pembuatan konsep izin menikah
dan cerai, penghimpunan sanksi pegawai indisipliner, ijin belajar, tugas
belajar, penyesuaian ijazah, pembuatan KP4, mutasi dan pensiun
Tahapan :
1) Menerima disposisi dari atasan
2) Menginventarisir data usulan kenaikan gaji berkala pegawai, kenaikan
pangkat, pensiun, penghargaan pegawai, diklat, pembuatan konsep izin
menikah dan cerai, penghimpunan sanksi pegawai indisipliner, ijin

4
 belajar, tugas belajar, penyesuaian ijazah, pembuatan KP4, mutasi dan
pensiun
3) Mengetik surat pengantar usulan
4) Melaporkan ke atasan untuk ditetapkan
d. Membuat Surat Teguran/Peringatan Pegawai Indisipliner
Tahapan :
1) Menerima disposisi dari atasan
2) Menginventarisir data pegawai yang mendapat teguran
3) Mengetik Surat Teguran/Peringatan Pegawai Indisipliner
4) Melaporkan ke atasan untuk ditetapkan
g. Mengumpulkan dokumen pengurusan kartu kepegawaian antara lain
KARPEG, KARIS, KARSU, ASKES, BPJS, TAPERUM, TASPEN dan eFiling
Identification Number (e-FIN) Perpajakan
Tahapan :
1) Menerima disposisi dari atasan
2) Mengumpulkan dokumen pengurusan kartu kepegawaian antara lain
KARPEG, KARIS, KARSU, ASKES, BPJS, TAPERUM, TASPEN dan eFiling
Identication Number (e-FIN) Perpajakan
3) Menyampaikan ke atasan untuk proses selanjutnya
h. Menegerjakan tugas lain yang diberikan oleh atasan baik secara lisan
maupun tertulis
Tahapan :
1) Mempelajari Tugas-tugas yang diberikan
2) Mengumpulkan data-data yang diperlukan sesuai tugas yang diberikan
3) Melaporkan kepada atasan terkait hasil pekerjaan

3. Peran Pengadministrasi Kepegawaian

Sesuai tugas dan fungsi Pengadministrasi Kepegawaian yang telah
diuraikan dalam uraian tugas di atas, secara umum dapat dikatakan bahwa
pengadministrasi kepegawaian UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo
Una-Una adalah pegawai yang ditugaskan untuk mengumpulkan,
menyiapkan serta mengarsipkan administrasi kepegawaian seluruh pegawai
yang berada di lingkup UPTD. Loka Latihan Kerja, antara lain :
- Berkas Identitas/Biodata Pegawai;

5
 - Administrasi kepangkatan;
- Administrasi kenaikan Gaji berkala;
- Daftar hadir rapat-rapat, serta
- Absensi , dan
- Urusan lain-lain yang berkaitan dengan urusan kepegawaian
Dalam pelaksanaan tugas keseharian pengadministrasi kepegawaian
dituntut harus dapat menggunakan teknologi informasi untuk mencari
referensi –referensi kepegawaian dan selalu melakukan konsultasi serta
koordinasi dengan Kasubag Tata Usaha sebagai atasan langsung, Dinas
Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Tojo Una-Una sebagai Instansi
Induk serta BKPSDMD sebagai Instansi Pembina Kepegawaian Kabupaten
Tojo Una-Una.
Untuk itu, pengadministrasi kepegawaian bertangung jawab kepada Subag
Tata Usaha dalam penyelenggaraan urusan administrasi Kepegawaian yang
ada di lingkup UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una.

BAB III
PENUTUP
1. Kesimpulan
Dari uraian pembahasan di atas penulis menyimpulkan hal-hal sebagai
berikut :
a. UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una adalah Lembaga
Penyelenggara urusan Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi di bidang
Pelatihan untuk peningkatan Produktivitas dan keahlian tenaga kerja
Kabupaten Tojo Una-Una;
b. Tugas dan Funsi Pengadministrasi Kepegawaian UPTD. Kabupaten Tojo
Una-Una yaitu :
• Berkas Identitas/Biodata Pegawai;
• Administrasi kepangkatan;
• Administrasi kenaikan Gaji berkala;
• Daftar hadir rapat-rapat, serta
• Absensi , dan
• Urusan lain-lain yang berkaitan dengan urusan kepegawaian

6
c. Jabatan Pengadministrasi Kepegawaian adalah Rumpun Jabatan
Fungsional umum yang berada di lingkup UPTD. Loka Latihan Kerja, yang
mengurus segala bentuk urusan administrasi kepegawaian dan
merupakan satu kesatuan fungsi untuk mendukung tercapainya tujuan
bersama sesuai Visi dan Misi UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo
Una-Una.
2. Saran
Melalui makalah ini penulis menyarankan kepada pihak yang
berwenang dalam urusan perencanaan anggaran untuk sarana dan prasarana
kantor UPTD. Loka Latihan Kerja Kabupaten Tojo Una-Una, kiranya dapat
mennganggarkan pemasangan jaringan Internet untuk mendukung efekifitas
dan efisiensi pelaksanaan pekerjaan yang ada di UPTD. Loka Latihan Kerja
secara umum dan Pelaksanaan Pekerjaan terkait bidang kepegawaian secara
khusus.

7
 GAMBAR STRUKTUR ORGANISISASI

STRUKTUR ORGANISASI UPTD. LLK

KABUPATEN TOJO UNA-UNA

Kepala
NURHIDAYAT LATJARE, SH
NIP. 19710807 200701 1 036

Kasubag Tata Usaha

MOHAMAD NUR, A.Md
NIP. 19811206 200902 1 001

Pengadministrasi Kepegawaian Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum

SYAHRUADNIN VECKY R. KALENGKONGAN SYARHAM SYAFRUDIN

198403312005021001 19680815 200701 1 041 19820928 201604 1 002

INSTRUKTUR

SUDARMIN TH. SAPIU

19760615 200701 1 022

8
 DAFTAR PUSTAKA

Peraturan Bupati Nomor 55 Tahun 2017 Tentang Pembentukan dan susuna

organisasi Unit Pelaksana Teknis Dinas OPD Kabupaten Tojo Una-Una

https://digilib.uns.ac.id/dokumen/download/23514/NTA1NTI=/Kinerja-
Uptd-Loka-Latihan-Kerja-Llk-Dinas-Tenaga-Kerja-Transmigrasi-Dan-Sosial-
Disnakertransos-Kabupaten-Purworejo-Dalam-Meningkatkan-Keterampilan-
Tenaga-Kerja-abstrak.pdf

https://bppppd.bangkaselatankab.go.id/assets/img/content/PDF/Kepegawai
an/04-%20Anjab%20Pengadministrasi%20Kepegawaian.pdf