INFORMASI DAN PANDUAN PENGGUNAAN

ARKAS VERSI 3.3 TAHUN 2022

Disampaikan pada:
Sosialisasi ARKAS Versi 3.3 Tahun 2022
Dinas Pendidikan dan Kebudayaan Kab. Tebo
Tanggal 28 Maret s.d. 1 April 2022

Tentang ARKAS
Aplikasi Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (ARKAS), merupakan sistem informasi
yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi perencanaan,
penganggaran, pelaksanaan dan penatausahaan serta pertanggungjawaban dana bantuan
operasional sekolah (BOS) di satuan pendidikan dasar dan menengah secara nasional.

Melalui ARKAS, satuan pendidikan akan terkoneksi dengan dinas pendidikan

kabupaten/kota dan provinsi setempat untuk memfasilitasi proses perencanaan kegiatan
sekolah, serta rekapitulasi data pertanggungjawaban pengelolaan anggaran pada setiap
satuan pendidikan

Tujuan ARKAS
Melalui ARKAS, harapannya semua pengelolaan dana BOS pada satuan pendidikan akan
lebih transparan, akuntabel, dan berkesinambungan. Sehingga, satuan pendidikan akan lebih
mudah dalam mengelola manajemen keuangan demi meningkatkan mutu pendidikan di
Indonesia.

Manfaat ARKAS
Bagi satuan pendidikan, beragam manfaat yang dapat dirasakan setelah menggunakan
ARKAS antara lain:

1. Membuat perencanaan dan penganggaran, penatausahaan, dan pelaporan dana BOS

secara lebih efisien.
2. Mengubah dan menggeser perencanaan dan penganggaran dana BOS secara lebih
mudah.
3. Melaporkan hasil realisasi belanja dari perencanaan dan penganggaran dana BOS secara
lebih mudah.
4. Mempercepat proses pelaporan penggunaan dana BOS secara efisien dan efektif.
5. Sudah terintegrasi dengan Dapodik, dan akan terintegrasi dengan aplikasi yang ada di
Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi seperti Rapor Pendidikan dan
SIPLah. Kedepannya, ARKAS juga akan terintegrasi dengan SIPD yang dimiliki oleh
Kementerian Dalam Negeri melalui Manajemen ARKAS (MARKAS)
6. Memastikan pelaporan yang dibuat sesuai dengan pengaturan di daerah karena format
laporan ARKAS sudah merujuk pada Permendagri 24/2020

Informasi dan manfaat penting lain terkait ARKAS, dapat Anda simak pada YouTube Sobat
ARKAS dan instagram @aplikasi.rkas

Persyaratan Sistem ARKAS

Demi kenyamanan Anda saat mengunduh, memasang dan menggunakan ARKAS, pastikan
perangkat yang Anda gunakan cukup layak dengan memenuhi syarat penggunaan sebagai
berikut:
 Prosesor yang mendukung sistem operasi
Jenis Prosesor
Windows

Sistem Operasi Minimal Windows 8 atau yang lebih baru

Memori (RAM) Minimal 2 GB atau lebih tinggi

Ruang Hard Drive 200 MB (yang dibutuhkan)

Resolusi Layar 1024 x 768 atau lebih tinggi

Persyaratan Tambahan Koneksi internet

Dasar Hukum ARKAS

1. Permendiknas No. 19 Tahun 2007 tentang Standar Pengelolaan, setiap sekolah pada
semua jenjang pendidikan, termasuk SMP, harus menyusun Rencana Kerja Sekolah (RKS)
dan Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS)
2. Permendikbud No. 2 Tahun 2022 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana Bantuan
Operasional Penyelenggaraan (BOP) Pendidikan Anak Usia Dini, Bantuan Operasional
Sekolah (BOS), dan Bantuan Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Kesetaraan
3. Kepmendikbudristek 27/PP/2022 tentang Satuan Biaya Dana Bantuan Operasional
Penyelenggaraan Pendidikan Anak Usia Dini Reguler, Bantuan Operasional Sekolah
Reguler, dan Bantuan Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Kesetaraan Masing-
Masing Daerah
4. Permendikbud 14/2020 tentang Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tentang
Pedoman Pengadaan Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan
5. Surat Edaran Bersama Mendagri Nomor 907-6479-SJ dan Mendikbudristek Nomor 7 Tahun
2021 tentang Pengintegrasian Sistem Informasi Pengelolaan Dana Bantuan Operasional
Sekolah.

Sumber Pendanaan Satuan Pendidikan dalam ARKAS

Satuan pendidikan perlu mengetahui sumber dana yang akan digunakan dalam penyusunan
Rencana Kegiatan dan Anggaran Sekolah (RKAS). Kepala sekolah dan Tim Manajemen BOS
sekolah harus memperhatikan berbagai ketentuan dari masing-masing sumber dana.

Penting diketahui! Satuan pendidikan diperbolehkan untuk melakukan subsidi silang dari
berbagai pos atau sumber dana terkait rancangan suatu program. Namun, tetap harus
memperhatikan peruntukkan dana sesuai dengan Permendikbud Nomor 2/2022 tentang
Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana Bantuan Operasional, Penyelenggaraan Pendidikan Anak
Usia Dini, Bantuan Operasional Sekolah, dan Bantuan Operasional Penyelenggaraan
Pendidikan Kesetaraan.

Ragam Sumber Pendanaan

BOS

Bantuan Operasional Sekolah (BOS) ialah program pemerintah pusat yang ditujukan untuk
mendanai belanja non-personalia bagi satuan pendidikan dasar dan menengah. Beberapa
bentuk BOS yang menjadi sumber pendanaan satuan pendidikan antara lain:

• BOS Reguler

Dana BOS yang dialokasikan untuk membantu kebutuhan belanja operasional seluruh peserta
didik pada satuan pendidikan dasar dan menengah.
 • BOS Daerah (BOSDA)

BOS yang berasal dari pemerintah daerah untuk satuan pendidikan dasar, satuan pendidikan
menengah, sekolah luar biasa, sekolah keterpencilan, kelas olahraga dan pusat kegiatan
belajar masyarakat yang digunakan untuk kegiatan operasional pendidikan, nutrisi susu dan
makanan tambahan.

• BOS Kinerja

BOS yang dialokasikan bagi satuan pendidikan dasar dan menengah yang dinilai berkinerja
baik dalam menyelenggarakan layanan pendidikan yang ditetapkan oleh Kemendikbudristek.

Sumber Dana Lainnya

• BOP PAUD

Dana Bantuan Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Anak Usia Dini (BOP PAUD) adalah
dana yang digunakan untuk biaya operasional non-personalia dalam mendukung kegiatan
pembelajaran pendidikan anak usia dini.

Perlu diketahui, bahwa untuk tahun 2022, sumber dana BOP PAUD belum tersedia.
Penerapan BOP PAUD akan dimulai pada anggaran tahun 2023.

BOP PAUD terbagi menjadi dua (2) jenis, yaitu;

1. Dana Bantuan Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Anak Usia Dini Reguler yang
selanjutnya disebut BOP PAUD Reguler adalah dana yang digunakan untuk membantu
operasional Satuan PAUD.
2. Dana Bantuan Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Anak Usia Dini Kinerja yang
selanjutnya disebut BOP PAUD Kinerja adalah dana yang digunakan untuk mendukung
kegiatan program sekolah penggerak bagi

• BOP Kesetaraan

Dana Bantuan Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Kesetaraan (BOP Kesetaraan)

adalah dana bantuan yang dialokasikan untuk penyediaan pendanaan biaya operasional non-
personalia dalam mendukung kegiatan pembelajaran program Paket A, Paket B, dan Paket C,
sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Perlu diketahui, bahwa untuk tahun 2022, sumber dana BOP PAUD belum tersedia.
Penerapan BOP PAUD akan dimulai pada anggaran tahun 2023.

SILPA

Sisa Lebih Pembiayaan Anggaran Tahun Berkenaan (SILPA) adalah selisih antara
surplus/defisit anggaran dengan pembiayaan netto. SILPA pada dasarnya merupakan sisa
anggaran tahun lalu yang dapat dibawa dan dibelanjakan pada tahun berikutnya. Secara
sistem, SILPA Dana BOS Reguler merupakan sisa anggaran tahun lalu yang dapat
dibelanjakan di tahun selanjutnya. Total jumlah SILPA menjadi pengurang total alokasi dana
salur yang akan diterima satuan pendidikan di tahun anggaran berikutnya, karena SILPA tidak
dapat dikembalikan dari sekolah ke kementerian. Sementara itu, SILPA Dana BOS Kinerja
tidak diperhitungkan dengan penyaluran masing-masing dana pada tahun anggaran
berikutnya.

Berdasarkan Peraturan Menteri Keuangan No. 119 Tahun 2021, khusus untuk SILPA Dana
BOS Reguler tahun anggaran 2020, akan diperhitungkan dalam penyaluran tahap II tahun
anggaran 2022.
Syarat Menjadi Pengguna & Penggunaan Dana
Syarat Menjadi Pengguna ARKAS
ARKAS ditujukan agar pengelolaan dana BOS pada satuan pendidikan semakin efektif,
efisien, akuntabel dan transparan, sehingga dapat meningkatkan mutu pendidikan di
Indonesia. Pihak yang dapat menggunakan/memiliki akun ARKAS, yaitu:

1. Satuan pendidikan atau dapat diwakili oleh kepala satuan pendidikan/kepala sekolah,
bendahara sekolah & komite sekolah yang tergabung dalam Tim BOS,
2. Pihak yang memiliki Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN) yang terdata dalam Data Pokok
Pendidikan (Dapodik).

Penggunaan Dana
Satuan pendidikan dapat menggunakan Dana BOS saat melakukan tahap penganggaran
hingga mencatat pembelanjaan yang terdiri dari:

1. Mengisi Kertas Kerja (KK), yaitu saat menyusun berbagai rencana kegiatan dan mengubah
rincian pada kertas kerja apabila ada perubahan/pembaharuan rencana kegiatan,
2. Mengajukan Pengesahan. Tahap ini dilakukan setelah rencana kegiatan berhasil dibuat
dan ditinjau oleh satuan pendidikan untuk disahkan kepada dinas pendidikan
Kabupaten/Kota,
3. Mengisi Buku Kas Umum (BKU). Tahap ini dilakukan setelah kertas kerja disahkan.
Satuan pendidikan diharuskan untuk mencatatkan pembelanjaan dana BOS terkait setiap
bulannya.

Adapun sumber dana yang tertera pada ARKAS dan telah tertera dalam penganggaran, dapat
direvisi melalui dua (2) fitur:

• Fitur Pergeseran, dilakukan untuk sumber dana BOS Reguler, SILPA BOS Reguler,
BOSDA dan sumber dana lainnya dalam satu jenis belanja
• Fitur Perubahan, dilakukan untuk sumber dana BOS Reguler setelah menutup BKU Bulan
Agustus dan dapat dilakukan lintas jenis belanja.

Tanya-Jawab
Tanya: Bagaimana jika pendidik dan tenaga kependidikan tidak memiliki Nomor Unik
Pendidik dan Tenaga Kependidikan (NUPTK) untuk menjadi pengguna ARKAS?

Jawab: Pengisian kolom NUPTK pada ARKAS adalah opsional. Kepemilikan NUPTK pendidik
dan tenaga kependidikan satuan pendidikan/sekolah swasta maupun PAUD dan kesetaraan
tidak diharuskan, karena tidak semuanya memiliki NUPTK. Berbeda dengan pendidik dan
tenaga kependidikan satuan pendidikan/sekolah negeri yang langsung mendapatkan NUPTK,
maka langsung dapat mengisi NUPTK sesuai dengan yang dimiliki.

Tanya: Bagaimana jika pendidik dan tenaga kependidikan ingin mengajukan pembuatan
NUPTK?

Jawab: Untuk memperoleh NUPTK bagi Guru dan Tenaga Kependidikan (GTK) baik sekolah
formal maupun non-formal, maka GTK dapat mengajukan penerbitan melalui operator sekolah.
Selanjutnya operator sekolah dapat memasukkan data GTK melalui sistem
aplikasi http://vervalptk.data.kemdikbud.go.id . Pastikan data GTK harus lengkap, benar dan
valid agar proses penerbitan NUPTK bagi GTK telah memenuhi persyaratan.

Adapun syarat dan ketentuan penerbitan NUPTK dapat dilihat lebih lanjut melalui Peraturan
Sekretaris Jenderal Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 1
Tahun 2018 Tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Nomor Unik Pendidik dan Tenaga
Kependidikan pada laman ini http://gtk.data.kemdikbud.go.id/Home/Syarat .
Tanya: Apakah NUPTK akan berpengaruh dalam pembayaran honor pendidik atau
tenaga kependidikan?

Jawab: Ya, Pendidik harus memiliki NUPTK dan tercatat pada Dapodik agar dapat
dianggarkan dalam RKAS dan dibayarkan honornya. Keharusan memiliki NUPTK bagi
Pendidik ditiadakan pada masa penetapan status bencana alam/non-alam yang ditetapkan
oleh Pemerintah Pusat dan/atau Pemerintah Daerah. Sedangkan untuk Tenaga Kependidikan
tidak harus memiliki NUPTK dan tidak harus terdaftar dalam Dapodik agar dapat dianggarkan
dalam RKAS dan dibayarkan honornya. Hal ini sesuai dengan pasal 26 dan 27 Permendikbud
Nomor 2 Tahun 2022 tentang Petunjuk Teknis Pengelolaan Dana Bantuan Operasional
Penyelenggaraan Pendidikan Anak Usia Dini, Bantuan Operasional Sekolah, dan Bantuan
Operasional Penyelenggaraan Pendidikan Kesetaraan.

AKUN DAN LOGIN

Cara Mengunduh dan Memasang ARKAS 3.3 pada Perangkat
Satuan Pendidikan
Sebelum mulai mengunduh dan menginstal ARKAS, pastikan perangkat Anda telah memenuhi
syarat berikut ini. Jika sudah, silakan ikuti langkah-langkah di bawah ini.

1. Pilih menu Unduhan, tekan tombol Unduh Aplikasi RKAS Versi 3.3

a. Setelah proses
mengunduh selesai, maka
Anda perlu memasangnya
pada perangkat yang
berbasis windows.

b. Pilih Yes, lalu lanjutkan

proses pemasangan
hingga akhir dengan
memilih Install, Next (Klik
tombol Create a desktop
shortcut bila ingin
menaruh shortcut ARKAS
pada laman utama
perangkat Anda), tunggu
proses
pemasangan hingga
muncul tombol Finish.
c. Pilih Install

d. Pilih Next
e. Tunggu proses hingga
selesai. Lalu tekan tombol
"Finish".

f. Selamat! Proses
pemasangan ARKAS 3.3
telah selesai. Tunggu
beberapa saat, maka akan
muncul tampilan di bawah
ini.

g. Bagi Anda pengguna baru ARKAS, maka akan muncul tampilan seperti gambar di atas.
Silakan melakukan registrasi ARKAS terlebih dahulu untuk memulai proses penganggaran rencana
kegiatan dan anggaran sekolah Anda.

Selanjutnya, silakan memulai proses perencanaan kegiatan dan penyusunan anggaran

berdasarkan kebutuhan dan tahun anggaran pada satuan pendidikan Anda.

Cara Mendapatkan Akun

Tahap awal yang perlu dipastikan setiap satuan pendidikan untuk merencanakan kegiatan dan
penganggaran melalui ARKAS, ialah kepemilikan akun untuk masing-masing satuan
pendidikan. Bagi satuan pendidikan yang belum pernah terdaftar dalam ARKAS dan belum
pernah memiliki akun, berikut adalah langkah-langkah yang dapat dilakukan: Satuan
pendidikan mengunduh aplikasi RKAS melalui laman https://rkas.kemdikbud.go.id/download ,
setelah proses mengunduh selesai, maka Anda perlu memasangnya pada perangkat Anda
yang berbasis Windows, sesuai dengan persyaratan sistem ARKAS pada artikel sebelumnya.

1. Satuan pendidikan menghubungi dinas pendidikan provinsi maupun kabupaten/kota untuk

meminta kode aktivasi.
2. Pastikan dinas pendidikan sudah teregistrasi di Manajemen ARKAS (MARKAS), karena
kode aktivasi hanya dapat dilihat oleh dinas pendidikan setempat melalui MARKAS.
3. Setelah itu, dinas pendidikan akan menghubungi nomor telepon satuan pendidikan yang
telah terdaftar untuk membagikan kode aktivasi ARKAS kepada Anda.
4. Daftarkan satuan pendidikan Anda ke ARKAS dengan kode aktivasi yang telah Anda
terima.

6. Selamat! Setelah proses pendaftaran selesai, Anda dapat menggunakan ARKAS dan
silakan memulai proses penganggaran.

Cara Melakukan Registrasi Akun

Registrasi akun satuan pendidikan adalah tahap awal yang akan Anda lihat, apabila satuan
pendidikan baru pertama kali menginstal ARKAS di laptop yang digunakan. Tahap ini juga
termasuk proses aktivasi akun, dimana satuan pendidikan dapat meminta kode aktivasi ke
dinas pendidikan setempat.

Bagi satuan pendidikan yang telah mendapatkan kode aktivasi dari dinas pendidikan provinsi
maupun kab/kota setempat, Anda perlu menyiapkan beberapa data tambahan untuk keperluan
registrasi akun, yaitu:
 1. Nomor Pokok Sekolah Nasional (NPSN)
2. Nama pengguna ARKAS (Bendahara, Operator, Kepala Sekolah, dll)
3. Alamat email pengguna ARKAS
4. Nomor telepon pengguna ARKAS

Selanjutnya, mari ikuti langkah-langkah melakukan aktivasi/registrasi akun satuan pendidikan

di bawah ini:

1. Anda perlu mencari aplikasi ARKAS pada perangkat Windows, lalu buka aplikasinya dengan
klik dua kali (atau klik “Open”) untuk mulai menggunakan ARKAS.

2. Setelah menunggu beberapa saat, maka ARKAS akan terbuka. Bagi satuan pendidikan
yang belum registrasi dan pertama kali menjalankan ARKAS, maka Anda akan menemukan
tampilan Registrasi ARKAS.
3. Setelah muncul tampilan di atas, pastikan bahwa Anda terkoneksi dengan internet untuk
mengisi data satuan pendidikan. Hal ini, karena saat Anda melakukan registrasi, data tersebut
akan langsung dicocokkan dengan data yang ada pada server pusat.

4. Kolom pertama yang harus Anda isi adalah Kode

Aktivasi. Isi dengan kode aktivasi yang telah Anda
terima dari dinas pendidikan provinsi maupun
kabupaten/kota setempat. Perlu diingat, setiap
satuan pendidikan akan menerima kode aktivasi
yang berbeda-beda dengan satuan pendidikan
lainnya.
5. Isi kolom NPSN. NPSN setiap satuan pendidikan
berbeda-beda. Pastikan Anda mencantumkan
NPSN yang sesuai.

6. Nama dapat diisi berdasarkan dengan nama

pengguna ARKAS di satuan pendidikan. Seperti,
nama operator, kepala satuan pendidikan atau
bendahara satuan pendidikan.
7. Selanjutnya, tuliskan Email aktif yang
seterusnya akan digunakan saat Login pada
aplikasi. Diharapkan memasukkan email yang
khusus digunakan untuk mengisi data satuan
pendidikan ke dalam ARKAS.

8. Lalu, isi nomor handphone aktif pengguna.

9. Daftarkan password sesuai dengan keinginan.
Pastikan password yang Anda pakai terdiri dari 8
karakter, menggunakan kombinasi huruf dan
angka, juga mudah diingat.

10. Ketik Ulang password yang telah Anda

tuliskan, untuk memastikan bahwa password yang
didaftarkan telah sesuai.
11. Luangkan waktu sejenak untuk memastikan
semua data telah terisi dengan benar, lalu klik
tombol Registrasi.

12. Setelah klik tombol Registrasi, Anda perlu

menunggu beberapa saat, karena sistem sedang
dalam tahap memproses registrasi akun satuan
pendidikan.

13. Tahap ini membutuhkan waktu beberapa menit karena sistem sedang menarik data satuan
pendidikan dari server pusat. Proses inilah yang selanjutnya disebut sebagai proses
sinkronisasi.
Penting! Saat proses sinkronisasi, mohon untuk tidak menutup aplikasi dan pastikan tetap
terkoneksi dengan internet.

14. Jika proses registrasi sudah berhasil, maka akan muncul data tampilan satuan pendidikan
dan notifikasi Sync Data Berhasil pada bagian kanan bawah layar dalam ARKAS.

15. Selamat! Kini satuan pendidikan dapat melanjutkan ke tahap berikutnya yaitu Login.

Cara Melakukan Login ARKAS

Pada dasarnya, tahap Login pada ARKAS sama dengan login pada aplikasi lainnya. Satuan
pendidikan diminta untuk mengisi Username, menggunakan alamat
email dan Password yang telah terdaftar melalui tahap registrasi sebelumnya, serta
memilih Tahun Anggaran sesuai dengan rencana kegiatan yang hendak dibuat.

Simak langkah-langkah di bawah ini untuk dapat login ke dalam aplikasi.

1. Masukkan Username menggunakan alamat email yang telah terdaftar

2. Masukkan Password yang telah didaftarkan sebelumnya

3. Pilih Tahun Anggaran sesuai rencana kegiatan & anggaran sekolah yang hendak dibuat
4. Selanjutnya, klik Login apabila data yang Anda masukkan telah sesuai.

5. Berhasil! Inilah tampilan dasbor ARKAS satuan pendidikan yang telah berhasil login. Silakan
melanjutkan proses perencanaan kegiatan dengan anggaran yang tersedia.
Tanya-jawab
Tanya: Bagaimana jika saya mengalami kendala saat melakukan Login?

Jawab: Pastikan Anda mengisi username, dan password yang sesuai dengan yang telah Anda
daftarkan pada saat proses registrasi.

Cara Melakukan Reset Password/Lupa Password

Lupa Password Akun ARKAS?
Apabila Anda mengalami lupa password akun ARKAS yang pernah didaftarkan, inilah
beberapa kondisi yang perlu diperhatikan. Satuan pendidikan akan menghubungi dinas
pendidikan setempat, agar dapat dibantu reset password pada Manajemen ARKAS. Perlu
diperhatikan, beberapa proses ini memerlukan koneksi internet. Jadi, pastikan Anda tetap
terhubung dengan internet.

Simak langkah-langkah pengajuan penggantian password berikut ini:

1. Isi Username menggunakan alamat email terdaftar, dan pilih Tahun Anggaran.
2. Klik Lupa Password

3. Setelah itu, akan

muncul pesan
konfirmasi seperti
di bawah ini. Pada
bagian ini Anda
diwajibkan
terkoneksi ke
internet. Klik Yes,
agar pengajuan
reset password
terkirim ke dinas
pendidikan melalui
manajemen
ARKAS.
4. Setelah Anda klik
Yes, maka akan
muncul notifikasi
pengajuan reset
password berhasil.

Penting! Satuan pendidikan diharapkan menghubungi dinas pendidikan setempat untuk

menginformasikan pengajuan reset password, agar dapat diketahui oleh dinas pendidikan
secara langsung.

5. Jika satuan
pendidikan
berusaha masuk
dengan klik
tombol login ke
dalam ARKAS,
namun masih
menunggu proses
reset password
dari dinas
pendidikan
setempat, maka
akan muncul
tampilan seperti
pada gambar;

6. Jika pengajuan
reset password
telah
diterima/disetujui
oleh dinas, maka
satuan pendidikan
akan mendapat
notifikasi di dalam
ARKAS, seperti
pada gambar
berikut ini;

Catatan! Di dalam MARKAS, dinas pendidikan akan memasukkan password baru. Satuan
pendidikan dan dinas dapat berkoordinasi secara langsung di luar aplikasi, untuk
memperoleh informasi password baru yang dapat digunakan untuk login.
7. Lakukan login dengan mengisi email yang telah terdaftar dan password yang telah diberikan
oleh dinas pendidikan setempat.

8. Setelah berhasil login menggunakan password dari dinas pendidikan, satuan pendidikan
diharapkan segera mengubah password baru yang mudah diingat. Pilih menu Utilitas dan
klik Ubah Password. Masukkan Password Lama dengan password yang sudah ditentukan
oleh dinas pada langkah nomor 6, isi Password Baru dan masukkan kembali password baru
Anda pada kolom Ulang Password Baru, lalu klik OK. Anda akan menemukan tampilan
seperti pada gambar di bawah ini:

9. Selesai! Kini satuan pendidikan dapat menggunakan ARKAS kembali.

PEMBUATAN KERTAS KERJA

Mengisi Kertas Kerja
Mengisi kertas kerja pada ARKAS adalah langkah awal dari upaya pengelolaan keuangan
sekolah agar lebih akuntabel dan terdokumentasi dengan baik. Langkah ini berupa pengaturan
keuangan, yang salah satu pendanaannya berasal dari pemerintah kepada satuan pendidikan
yaitu dana Bantuan Operasional Sekolah (BOS).

Secara garis besar, kegiatan satuan pendidikan pada kertas kerja ARKAS meliputi,
perencanaan, pencatatan, pelaksanaan, pertanggungjawaban hingga pelaporan dana BOS.
Selanjutnya, mari ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengisi kertas kerja, dan pastikan
perangkat satuan pendidikan terhubung dengan koneksi internet untuk dapat
mengaksesnya.

1. Setelah berhasil Login, Anda akan masuk ke halaman utama, lalu pilih
menu Penganggaran. Berikut tampilan dashboard satuan pendidikan pada menu
Penganggaran.

2. Langkah selanjutnya yaitu mengisi Penanggung Jawab. Aplikasi akan secara otomatis
melakukan sinkronisasi dengan Dapodik. Jika Anda merasa data tidak sesuai, Anda dapat
mengubah informasi tersebut. Lalu simpan data penanggung jawab.

3. Setelah mengisi Penanggung Jawab, tahap selanjutnya adalah melakukan aktivasi kertas
kerja dan konfirmasi penerimaan dana. Pilih Aktivasi Kertas Kerja, lalu pilih sumber dana
yang Anda inginkan atau pilih sumber dana yang akan Anda buat kertas kerjanya. Pada
gambar di bawah ini, menampilkan contoh pemilihan sumber dana dari BOS Reguler, lalu
klik Buat Kertas Kerja.

4. Saat satuan pendidikan melakukan aktivasi kertas kerja, maka aplikasi akan melakukan
sinkronisasi dengan data penerimaan dana BOS pada BOS Salur dan akan muncul jumlah
dana yang disalurkan. Jumlah dana tidak dapat diedit. Pada form Input Harga, terdapat
nominal jumlah BOS Salur dan pilihan untuk mencentang Copy dari Anggaran Tahun
Sebelumnya.

Jika Anda ingin menyalin kegiatan dari tahun sebelumnya, maka Anda dapat
mencentang Copy dari Anggaran Tahun Sebelumnya. Namun, jika Anda ingin membuat
rencana kegiatan baru, silakan hiraukan pilihan tersebut, langsung klik OK seperti pada
gambar di bawah ini:

Catatan! Apabila Anda ingin mengajukan pertanyaan terkait jumlah dana BOS atau jumlah
salur yang satuan pendidikan terima, maka Anda dapat menghubungi dinas pendidikan
setempat.

5. Setelah klik OK, kertas kerja BOS Reguler atau sumber dana terpilih sudah aktif. Pada menu
BOS Reguler akan muncul tampilan menu Pergeseran dan Perubahan yang tidak
berwarna/tidak dapat diklik, seperti gambar di bawah ini;
6. Selanjutnya, pilih menu Kertas Kerja

7. Pilih Sumber Dana dan pilih Tambah Baru. Sebagai informasi, kertas kerja tersebut akan
menampilkan kertas kerja yang masih kosong (No data to display) karena satuan pendidikan
tidak mencentang pilihan Copy dari Anggaran Tahun Sebelumnya pada form Input Harga di
tahap 4. Anda juga dapat melihat informasi Total Anggaran BOS Reguler yang jumlahnya
masih sama dengan yang Belum Dianggarkan, seperti pada gambar di bawah ini;
a) Apabila pada tahap nomor 4, Anda mencentang Copy dari Anggaran Tahun Sebelumnya,
maka akan muncul kertas kerja yang telah terisi, seperti pada gambar di bawah ini. Perlu Anda
ketahui, bahwa ketika menyalin dari Kertas Kerja tahun sebelumnya, akan ada kemungkinan
terdapat perbedaan jumlah dana yang diterima satuan pendidikan, akibatnya nominal pada
menu/kolom Belum diAnggarkan tidak akan tertulis 0

8. Selanjutnya, Anda akan diarahkan untuk membuat kertas kerja baru atau menambahkan
kegiatan. Anda perlu menuliskan/memasukkan beragam kegiatan, atau dapat mencarinya
pada tombol kaca pembesar di bagian kanan setiap tabelnya. Setelah Anda selesai mengisi
kertas kerja, maka klik OK pada bagian bawah kanan setiap kertas kerja.
a. Kegiatan: Masukkan nama kegiatan yang hendak satuan pendidikan adakan/mencari pada
daftar kegiatan yang tersedia. Misal: Pembiayaan Langganan Daya dan Jasa

b. Kode Rekening: Ketik nama detail kegiatan atau prosesnya, akan otomatis terbuka
beragam kode rekening, lalu silakan pilih kode rekening yang paling sesuai dengan kegiatan.
Misal: Belanja tagihan listrik
c. Urutan: bagian ini akan otomatis terisi sesuai urutan kertas kerja yang ditulis.
d. Uraian Kegiatan: Tuliskan uraian kegiatan. Misal: Pembayaran listrik bulanan. Pada bagian
uraian terdapat 2 jenis cara;

• Pertama, untuk jenis barang operasional satuan pendidikan dapat menuliskan

secara manual.
 • Kedua, jika jenis barang merupakan kategori barang modal, Anda cukup memilih
uraian kegiatan tanpa perlu menuliskan secara manual

e. Harga Satuan: Masukkan harga satuan yang tidak lebih dan tidak kurang dari batas atas
dan bawah yang sudah ditentukan oleh dinas

f. Satuan Item: Pilih satuan item yang tepat berdasarkan kegiatan yang ditulis dalam kertas
kerja. Misal: Bulan untuk pembayaran listrik
g. Satuan pendidikan perlu mengisi jumlah barang pada kolom Vol yang terletak di bawah
kolom bulan. Masukkan jumlah barang sesuai dengan yang akan dibelanjakan setiap
bulannya.
9. Lalu klik OK, maka akan muncul tampilan kertas kerja satuan pendidikan pada layar di
bawah ini. Apabila ingin menambahkan kegiatan yang lain, maka pilih Tambah Baru. Lakukan
tahap ini, hingga rencana kegiatan selesai.

10. Apabila Anda hendak menyisipkan sebuah uraian kegiatan baru yang sudah dibuat
sebelumnya, misal pada pembelian bahan-bahan bangunan ada penambahan kebutuhan
berupa kuas cat, maka gunakan tombol Sisip agar Anda cukup memasukkan/input uraian
kegiatan.

Penting! Pastikan mulai dengan klik pada kolom kode rekening yang sama yang akan ditambah
uraian kegiatannya hingga berwarna biru lalu klik tombol Sisip.

a) Tambahkan detail barang yang akan disisir, lalu klik OK. Pada contoh di bawah adalah
menambahkan uraian kegiatan untuk pembelian kuas.

b) Sisip berhasil! Maka akan muncul "Kuas" sebagai uraian kegiatan baru di bawah uraian
kegiatan "Cat" pada nomor urutan 002, seperti pada gambar di bawah ini.
11. Sedangkan tombol Ubah Data berfungsi untuk merubah kegiatan yang sudah dibuat
sebelumnya. Berikut langkahnya;

a) Ketika Anda akan mengubah kegiatan, pastikan klik pada kolom kegiatan yang akan diubah
datanya, lalu klik Ubah Data

b) Kemudian, lakukan perubahan data pada kegiatan hingga detail lainnya yang ingin diubah,
lalu klik OK.
c) Selesai. Uraian kegiatan pada kertas kerja akan berubah sesuai dengan revisi yang telah
Anda lakukan.
12. Apabila Anda akan membuat kertas kerja namun uraian barang/jasa yang satuan
pendidikan butuhkan tidak terdaftar/kosong,

Maka, silakan berkoordinasi dengan admin MARKAS dinas pendidikan agar item barang yang
dibutuhkan dapat ditambahkan, dan Anda dapat kembali ke menu Utama, kemudian
pilih Sinkron. Tunggu hingga proses sinkronisasi selesai karena pada tahap ini, sistem
sedang mengumpulkan data dari sistem dinas di MARKAS. Anda dapat membuka kertas kerja
kembali.
Catatan! Satuan pendidikan perlu melanjutkan pengisian kertas kerja sesuai dengan rencana
kegiatan sampai dana habis (0) atau telah dianggarkan semua.

13. Apabila Anda ingin menghapus kertas kerja yang telah Anda buat sebelumnya dan
memulai dari awal, Anda bisa menekan tombol "Hapus" seperti pada gambar di bawah ini:

14. Selesai! Setelah membuat kertas kerja sesuai dengan rencana kegiatan dan anggaran
yang tersedia sampai dana habis, Anda mendapat output berupa rincian kertas kerja yang
dapat dicetak untuk disetujui/tanda tangan pihak bertanggungjawab (kepala sekolah dan
bendahara sekolah) seperti yang tertera pada gambar.
15. Anda dapat melakukan tahap selanjutnya yaitu, pengajuan pengesahan kertas kerja
kepada dinas pendidikan.

Tanya-Jawab
Tanya: Bagaimana jika sumber dana BOS Salur yang muncul untuk satuan pendidikan
tidak sesuai dengan yang diketahui oleh satuan pendidikan?

Jawab: Ketika membuat kertas kerja, maka akan otomatis muncul sumber dana dari BOS
Salur. Apabila tidak sesuai dengan BOS Salur, maka satuan pendidikan dapat menghubungi
dinas pendidikan setempat untuk mengajukan perubahan nominal anggaran. Hal ini hanya
berlaku untuk sumber dana BOS Reguler dan Afirmasi Kinerja (Afkin) tetapi tidak bisa
dilakukan untuk Sisa Lebih Penggunaan Anggaran (SiLPA).

Mengajukan Pengesahan Kertas Kerja

Setelah penganggaran selesai dibuat, maka satuan pendidikan perlu mengajukan pengesahan
kertas kerja kepada dinas pendidikan setempat. Pastikan satuan pendidikan telah membuat
rincian kegiatan kertas kerja hingga tidak ada dana BOS yang tersisa.

Satuan pendidikan perlu mencermati nominal total yang Dianggarkan sudah sama dengan
Total Anggaran BOS yang diterima. Hal ini menandakan satuan pendidikan telah
memaksimalkan seluruh rincian kegiatan menggunakan dana BOS yang diberikan pemerintah.

Nantinya, dinas pendidikan akan menerima pengajuan pengesahan kertas kerja (KK) oleh
satuan pendidikan di MARKAS. Perlu diingat pada tahap ini satuan pendidikan tetap
memerlukan koneksi internet agar proses pengesahan berjalan lancar.

Mari, simak langkah mengajukan pengesahan kertas kerja di bawah ini:

1. Pertama, satuan pendidikan perlu memastikan dan meneliti kembali bahwa setiap detail
pada kertas kerja yang akan dikirim/submit telah sesuai

2. Masih berada di menu Penganggaran, dan Kertas Kerja dengan memilih Sumber
Dana yang diterima/sesuai dengan kertas kerja yang telah dibuat, maka akan ditampilkan
kertas kerja yang telah dibuat.

3. Setelah Anda selesai membuat kertas kerja sampai dana habis, outputnya adalah rincian
kertas kerja yang dapat dicetak untuk ditandatangani pihak-pihak yang bertanggung jawab di
satuan pendidikan. Cetak Rincian Kertas Kerja dan Lembar Kertas Kerja secara berurutan.
Maka akan muncul tampilan seperti di bawah ini
4. Pilih menu Pengesahan, pilih Sumber Dana lalu klik Sinkron

5. Anda juga dapat mengajukan pengesahan, saat awal membuka ARKAS. Pilih
menu Penganggaran dan langsung pilih menu Pengesahan. Pilih Sumber Dana lalu
klik Sinkron.
6. Sistem akan memproses data satuan pendidikan dengan sistem di MARKAS. Pastikan
perangkat komputer Anda terhubung dengan internet. Selanjutnya, Anda akan menemukan
layar persetujuan pengesahan kertas kerja, Klik Setuju telah melakukan hal diatas, lalu
pilih Kirim.

Sebagai tambahan informasi, isi dari persetujuan diatas yaitu:

• Pastikan bahwa semua anggaran tidak bersisa atau sudah bernilai 0,

• Cetak terlebih dahulu dokumen rincian kertas kerja yang ada pada menu laporan sebelah
kanan,
• Pastikan bahwa dokumen rincian kertas kerja yang telah dicetak tadi, untuk diketahui kepala
sekolah, Bendahara dan ketua komite, serta telah mendapat persetujuan ketiga penanggung
jawab tersebut,
• Pengesahan yang dikirimkan mungkin dapat diterima atau ditolak oleh dinas pendidikan
terkait,
• Pastikan komputer terhubung dengan internet.

7. Tunggu hingga beberapa saat, jika sudah muncul tampilan layar seperti di bawah ini, maka
tombol Pengesahan sudah berwarna abu-abu/tidak dapat diklik kembali dan menandakan
pengajuan pengesahan kertas kerja oleh satuan pendidikan telah berhasil.
8. Setelah berhasil, dinas pendidikan menerima pengajuan pengesahan KK pada MARKAS.

9. Dinas pendidikan setempat akan melakukan pengecekan dan penelaahan setiap kertas
kerja yang dibuat oleh satuan pendidikan dalam kurun waktu maksimal 7x24 jam. Pada tahap
ini, satuan pendidikan dapat menghubungi dinas pendidikan setempat untuk melakukan
pengecekan KK yang telah Anda ajukan pengesahan sebelumnya. Jika KK sudah sesuai,
maka dinas pendidikan akan mengirimkan status penerimaan pengesahan ke satuan
pendidikan yaitu Disetujui. Sebaliknya jika tidak sesuai, dinas pendidikan akan
mengirimkan status penolakan pengesahan serta catatan-catatan mengenai hal yang harus
diperbaiki.

10. Bagi satuan pendidikan yang ingin mengecek status pengesahan KK secara berkala, dapat
memilih menu Penganggaran, lalu pilih Cek Status dan tunggu beberapa saat.

a) Jika kertas kerja diterima, akan muncul tampilan di sebelah kanan bawah aplikasi, seperti
pada gambar di bawah ini dan menandakan aktivitas pembuatan kertas kerja telah selesai.
Satuan pendidikan dipersilakan melakukan aktivasi BKU dan mencatatkan realisasi
pembelanjaan barang dan jasa pada BKU bulan terkait sesuai dengan RKAS yang telah
disahkan.
b) Namun, apabila pengesahan kertas kerja ditolak, akan muncul notifikasi status
pengesahan ditolak pada bagian kanan bawah layar.

c) Jika pengesahan kertas kerja ditolak, satuan pendidikan harus merevisi kertas kerja
berdasarkan catatan dari dinas pendidikan yang dapat dilihat dengan memilih
menu Penganggaran, pilih Kertas Kerja, pilih Sumber Dana, dan klik notifikasi berupa
tulisan Kertas Kerja Anda Ditolak! Info Revisi Klik Disini.

d) Di bawah ini adalah contoh catatan yang diberikan dinas pendidikan setempat sebagai
acuan revisi atas kertas kerja satuan pendidikan.
e) Simak informasi alasan kertas kerja ditolak, dan selanjutnya satuan pendidikan dapat
melakukan Ubah Data pada KK yang dimaksud mengacu pada poin-poin alasan penolakan
dari dinas pendidikan.

f) Lakukan pengajuan pengesahan ulang, seperti pada tahap awal pengesahan kertas
kerja hingga muncul Sync data berhasil pada bagian bawah kanan layar.
11. Inilah tahap pengajuan pengesahan kertas kerja. Dokumen yang dihasilkan dalam tahap
ini adalah RKAS dan merupakan landasan rencana kegiatan dan anggaran satuan pendidikan
selama satu periode anggaran. Selamat mencoba!

Menggunakan Fitur Pergeseran dalam Penganggaran

Pergeseran adalah proses untuk merevisi RKAS, baik yang berasal dari BOS Reguler, SILPA
BOS Reguler, BOSDA dan sumber dana lainnya dalam satu jenis belanja (terjadi perubahan
uraian kegiatan pada kode rekening belanja yang sama). Pergeseran RKAS dapat dilakukan
kapan saja, sebanyak maksimal 100 kali revisi pada rincian kegiatan. Namun dalam
pergeseran, satuan pendidikan tidak dapat memasukkan perubahan jumlah siswa.

Pergeseran Kertas Kerja

1. Satuan pendidikan masuk ke aplikasi ARKAS dan memilih menu Penganggaran.

2. Di dalam menu Penganggaran, pilih Aktivasi Kertas Kerja dan satuan pendidikan dapat
mengecek tombol Pergeseran pada sumber dana yang ingin dilakukan pergeseran. Jika
tombol tidak aktif, artinya kertas kerja murni (awal) masih dalam proses pengisian dan belum
disahkan oleh dinas pendidikan.
3. Selanjutnya, satuan pendidikan dapat mulai melakukan pergeseran dan merevisi RKAS.

Penting!

1. Pergeseran kertas kerja hanya dapat dilakukan dalam satu akun belanja dan tidak bisa
digunakan pada kertas kerja yang telah direalisasikan dalam BKU. Pergeseran kertas kerja
tidak boleh lintas rekening. Contoh: anggaran pada belanja modal tidak bisa dipindah/digeser
ke belanja pegawai. Jika belanja barang habis pakai, misalkan; hand sanitizer, maka dapat
diubah untuk kegunaan serupa pada kode rekening barang habis pakai juga seperti, kertas.

2. Untuk memastikan pergeseran yang Anda lakukan masih sesuai dalam satu jenis belanja,
perhatikan angka “revisi” dan “awal” pada belanja operasional dan modal. Apabila tidak ada
perubahan, maka pergeseran yang Anda lakukan sudah benar.

4. Ubah rincian pada kegiatan yang diinginkan. Pilih salah satu kegiatan yang Anda ingin revisi,
lalu klik Ubah Data dan akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini.
5. Lakukan langkah di atas sampai kegiatan yang Anda ingin revisi dalam satu jenis belanja,
selesai.

6. Setelah selesai, pastikan terlebih dahulu bahwa tidak ada perubahan angka antara
jenis belanja pada poin 5.1 dan 5.2.

7. Selanjutnya, satuan pendidikan dapat melakukan pengajuan pengesahan kepada dinas

pendidikan dengan memilih tombol Pengesahan, pilih Sumber Dana lalu klik Sinkron.
8. Sementara menunggu proses pengesahan dilakukan, satuan pendidikan dapat
menghubungi dinas pendidikan setempat untuk mengonfirmasi pengajuan pengesahan
pergeseran kertas kerja, yang telah Anda lakukan sebelumnya.

9. Dinas pendidikan menerima pengajuan pengesahan pergeseran KK oleh Satuan Pendidikan

pada Manajemen ARKAS (MARKAS).

10. Dinas pendidikan setempat akan melakukan pengecekan dan penelaahan pada
pergeseran kertas kerja yang dibuat oleh satuan pendidikan dalam kurun waktu
maksimal 7x24 jam. Pada tahap ini, satuan pendidikan dapat menghubungi dinas pendidikan
setempat untuk melakukan pengecekan KK yang telah Anda ajukan pengesahan sebelumnya.
Jika KK sudah sesuai, maka dinas pendidikan akan mengirimkan status penerimaan
pengesahan ke satuan pendidikan yaitu Disetujui. Sebaliknya jika tidak sesuai, dinas
pendidikan akan mengirimkan status penolakan pengesahan serta catatan-catatan
mengenai hal yang harus diperbaiki.

11. Selanjutnya, satuan pendidikan menerima status pengesahan pergeseran kertas kerja
pada ARKAS, dengan pilih menu Cek Status. Apabila satuan pendidikan mendapatkan
persetujuan/penolakan dari dinas pendidikan setempat, maka proses selanjutnya sama seperti
pada artikel di sini seperti pada langkah nomor 10 dan seterusnya.

12. Dokumen yang dihasilkan dalam tahap ini adalah kertas kerja Pergeseran.
Menggunakan Fitur Perubahan dalam Penganggaran
Perubahan adalah proses untuk merevisi RKAS yang berasal dari sumber dana BOS Reguler
setelah menutup BKU Bulan Agustus. Perubahan RKAS hanya dapat dilakukan sebanyak 1
kali, yaitu setelah masuk semester kedua pada Bulan Agustus. Pada perubahan RKAS, satuan
pendidikan dapat mengubah jumlah siswa dan diperbolehkan mengubah lintas jenis belanja.

1. Sebelum melakukan perubahan RKAS, satuan pendidikan perlu memilih

menu Penatausahaan, lalu pilih Sumber Dana, dan pastikan bahwa BKU di Bulan
Agustus sudah ditutup. Jika syarat tersebut tidak terpenuhi, maka tombol aktivasi perubahan
kertas kerja tidak akan aktif.

2. Selanjutnya, satuan pendidikan melakukan aktivasi perubahan dan merevisi RKAS. Pilih
menu Penganggaran, lalu pilih Perubahan pada sumber dana yang akan diubah. Pastikan
Anda terhubung dengan koneksi internet.
3. Akan muncul peringatan seperti ini. Silakan klik Yes.

4. Apabila telah berhasil, maka menu Perubahan sudah tidak berwarna dan menandakan
aktivasi RKAS Perubahan sudah berhasil. Lanjutkan dengan klik menu Kertas Kerja, maka
perubahan RKAS dapat dimulai.

5. Pilih sumber dana BOS Reguler Perubahan. Satuan pendidikan dapat mulai merevisi dan
mengubah rincian RKAS. Anda dapat mengubah rincian kegiatan sesuai dengan kebutuhan.
6. Proses perubahan RKAS akan mengambil data sesuai dengan cut off Dapodik, sehingga
bisa jadi terdapat penyesuaian dari penerimaan anggaran, yang membuat nominal pada
anggaran yang belum dianggarkan tidak 0.

7. Pastikan perubahan dilakukan hingga total Dianggarkan sama dengan Total Anggaran
BOS Reguler Perubahan, dan nominal pada kolom Belum mencapai 0.
Penting! Proses melakukan perubahan sama dengan pergeseran. Namun, pada perubahan
diperbolehkan untuk mengubah kegiatan lintas jenis belanja. Contoh: Anggaran pada belanja
modal bisa dipindah ke belanja pegawai. Jika belanja barang modal, misalkan Komputer, maka
dapat diubah pada kode rekening barang habis pakai misalnya, hand sanitizer.

6. Setelah selesai melakukan perubahan, satuan pendidikan dapat melakukan pengajuan

pengesahan perubahan kertas kerja kepada dinas pendidikan. Pilih menu Pengesahan,
Sumber Dana lalu klik Sinkron. Pada tahap ini, perangkat Anda perlu terkoneksi dengan
internet.

7. Pada tahap ini, dinas pendidikan akan menerima pengajuan pengesahan perubahan kertas
kerja oleh satuan pendidikan pada Manajemen ARKAS (MARKAS).

8. Dinas pendidikan melakukan penelaahan dan pengecekan terhadap perubahan kertas

kerja.

9. Jika perubahan kertas kerja yang dilakukan oleh satuan pendidikan sudah sesuai, dinas
pendidikan akan mengirimkan status penerimaan pengesahan perubahan kertas kerja ke
satuan pendidikan.

10. Sebaliknya jika tidak sesuai, dinas pendidikan akan mengirimkan status penolakan
pengesahan perubahan kertas kerja serta catatan terkait hal-hal yang harus diperbaiki.

11. Selanjutnya, satuan pendidikan akan menerima status pengesahan perubahan kertas kerja
pada ARKAS, dengan pilih menu Cek Status. Selanjutnya akan muncul tampilan Sync Data
Berhasil pada bagian kanan bawah layar ini.
12. Jika ditolak, satuan pendidikan harus merevisi kertas kerja berdasarkan catatan dari dinas
pendidikan. Pada tahap ini, Anda dapat merevisi seperti yang tertulis pada artikel sebelumnya
yaitu mengajukan pengesahan kertas kerja. Sebaliknya jika kertas kerja diterima, aktivitas
pembuatan perubahan kertas kerja sudah selesai.

13. Selesai! Dokumen yang dihasilkan dalam tahap ini adalah kertas kerja Perubahan.

REALISASI PENGADAAN/PEMBELANJAAN
Menggunakan Fitur Penatausahaan (Buku Kas Umum)
Pada ARKAS terdapat fitur Penatausahaan, di mana satuan pendidikan akan melakukan
realisasi pembelanjaan melalui buku kas umum (BKU). Satuan pendidikan perlu mengawali
dengan aktivasi BKU secara rutin di setiap awal bulan berjalan. Untuk mengetahui dana yang
telah ditransfer, satuan pendidikan akan memeriksa penerimaan transfer melalui tombol yang
tersedia dan aplikasi akan melakukan sinkronisasi data dengan sistem informasi BOS Salur.
Dalam aplikasi tersebut akan tertera jumlah saldo yang diterima, namun satuan pendidikan
tetap dapat mengubahnya jika nominal yang tertera tidak sesuai dengan penerimaan dana
sebenarnya.

Selanjutnya, satuan pendidikan perlu mencatat atau merealisasikan anggaran yang diterima
setelah melakukan transaksi pembelanjaan. Pencatatan atau realisasi pada menu BKU, harus
sesuai dengan pembelanjaan yang telah dilakukan. Nantinya, setiap akhir bulan berjalan maka
satuan pendidikan perlu menutup BKU yang telah diaktivasi.

Sebagai upaya pengarsipan & pelaporan, silakan mencetak berbagai laporan penatausahaan
dan pelaporan secara rutin sesuai dengan kebutuhan pelaporan, seperti:

1. Buku Kas Umum (BKU),

2. Buku Pembantu seperti buku pembantu pajak, buku pembantu bank, buku pembantu rincian
objek belanja dan buku pembantu kas,
 3. Surat Pertanggungjawaban Mutlak (SPTJM), Laporan realisasi penerimaan dan belanja
Dana BOS per semester, dan Rekapitulasi pembelian Barang Milik Daerah (BMD) setiap
semester sebelum tanggal 5 bulan berikutnya, serta
4. Rekapitulasi pembelanjaan setiap tahapan, kapan saja.

Selanjutnya, mari simak langkah-langkah berikut ini untuk mengetahui cara mengaktifkan
BKU.

Aktivasi BKU
1. Pillih menu Penatausahaan

2. Klik tombol Aktivasi BKU

3. Pilih Sumber Dana,

4. Pilih Bulan dengan BKU yang akan diaktivasi (Ketika satuan pendidikan baru akan
mengaktivasi BKU, maka kotak bulan yang aktif atau menyala hanya Bulan Januari)

5. Klik tombol Januari, atau sesuai dengan BKU bulan berjalan yang akan diaktivasi,
kemudian klik tombol Yes pada form Confirm.
6. Maka BKU pada Bulan Januari akan tampak berwarna dan dapat diklik, yang menandakan
BKU Bulan Januari sudah aktif.

7. Lakukan tahap ini saat Anda ingin mengaktivasi BKU pada bulan-bulan berikutnya.

Cek Penerimaan Transfer

Jika BKU sudah aktif, maka langkah selanjutnya adalah mengecek penerimaan transfer dana
BOS.

1. Pilih tombol Penerimaan Transfer.

2. Kemudian aplikasi akan menampilkan form Tanggal Transaksi. Pada langkah ini Anda
harus menentukan beberapa hal yang terdapat pada form Tanggal Transaksi seperti:

• Tanggal Transaksi merupakan tanggal penerimaan transfer dana BOS yang berdasarkan
rekening koran atau rekening tabungan.
• Tahap merupakan periode penyaluran dana BOS kepada satuan pendidikan.
• Jumlah Transfer diisi dengan nominal atau jumlah penerimaan dana BOS yang masuk ke
rekening satuan pendidikan sesuai periode tahapan penerimaan dana BOS. Lalu klik
tombol OK.

3. Selesai! Anda dapat melanjutkan ke tahap selanjutnya yaitu mengisi BKU.

Mengisi Buku Kas Umum

Menu Buku Kas Umum digunakan untuk mencatat setiap transaksi yang dilakukan dalam
pemanfaatan anggaran BOS, baik pencatatan keuangan dari satuan pendidikan, dari bank
atau pun perpajakannya. Data inilah yang nantinya akan menjadi acuan dalam pelaporan.
Berikut ini adalah langkah-langkah melakukan input pada BKU:

1. Pilih menu Penatausahaan

2. Klik tombol Buku Kas Umum,

3. Tentukan Sumber Dana,

4. Jika Anda hendak mencatatkan transaksi tunai, Anda dapat melakukan pencatatan
penarikan dana dari bank terlebih dahulu dengan klik tombol Tarik Bank sehingga menjadi
saldo Tunai,

5, & 6. Klik tombol SPJ atau SPJ Non Tunai untuk memilih jenis transaksi yang akan
dimasukkan,

7. Tombol Delete digunakan untuk menghapus salah satu item belanja.

Perhatikan urutan nomor pada gambar dibawah ini:

Menarik Saldo Bank ke Saldo Tunai

1. Langkah selanjutnya adalah memindahkan nilai di kolom Bank ke kolom Tunai. Klik
tombol Tarik Bank kemudian tentukan Jenis Penarikan. Pilih Tarik Tunai pada daftar,
kemudian lanjutkan dengan memilih Tanggal Transaksi sesuai dengan tanggal Anda menarik
tunai dari Bank. Lalu, isi Jumlah/nilai uang yang ditarik dari bank.
Catatan: pada aplikasi terlihat saldo Bank senilai Rp. 37.260.000,- saldo Tunai Rp. 0,- Total
Rp. 37.260.000,-

2. Pada saat memilih tombol OK pada form Input Bank, sistem akan mengingatkan Anda
terhadap kemungkinan saldo tidak seimbang (unbalance). Anda dapat melanjutkan proses
dengan memilih tombol Yes.

3. Sebagai contoh, apabila satuan pendidikan melakukan penarikan dana di bank sejumlah
Rp20.000.000 maka saldo tunai berubah menjadi Rp20.000.000, sehingga nilai di saldo bank
tersisa Rp17.260.000. Kemudian Anda dapat melihat pencatatan transaksi pada tabel Buku
Kas Umum.
4. Selanjutnya, Anda dapat melihat detail transaksi bank pada Tab menu Buku Pembantu
Bank. Seperti pada gambar di bawah ini:

Catatan: Apabila dalam realisasi anggaran terdapat jenis transaksi Non Tunai, maka saldo
bank tidak boleh habis.

Memasukkan SPJ Belanja Jasa (Pembayaran Tunai)

1. Buka menu Penatausahaan, selanjutnya pilih menu Buku Kas Umum, lalu tentukan
sumber dana yang ingin direalisasikan.

2. Klik menu SPJ dan pastikan terdapat saldo tunai (lihat kolom Tunai). Jika saldo Tunai masih
Rp. 0, maka Anda perlu melakukan penarikan saldo Bank menjadi saldo Tunai pada tahap
sebelumnya.
3. Di bawah ini adalah urutan pada gambar Form Input SPJ untuk jenis pembayaran jasa
yang dilakukan satuan pendidikan. Untuk memasukkan realisasi, Anda perlu menentukan jenis
belanja yang telah dianggarkan sebelumnya. Perhatikan contoh dan penjelasan pada kolom
di bawah ini:

• No Bukti ini merupakan nomor urut pencatatan realisasi. Anda tidak perlu menginput
manual di kolom ini, karena kolom akan terisi secara otomatis.
• Tanggal Transaksi merupakan tanggal Anda melakukan input realisasi ke ARKAS.
• Rekening merupakan daftar rekening belanja yang akan Anda realisasikan. Anda dapat
melihat daftar Kode Rekening, Neraca, Sisa Anggaran dan Volume Sisa. Isi yang tertera
pada tabel, merupakan kegiatan yang telah satuan pendidikan rencanakan sebelumnya
(berdasarkan bulan yang Anda tentukan ketika menyusun kertas kerja).

Penting: Contoh daftar tabel diatas merupakan daftar kegiatan yang sudah dianggarkan pada
Bulan Januari.
 • Kegiatan merupakan daftar kegiatan berisi jenis barang/jasa yang akan Anda realisasikan.
Daftar pada tabel tersebut merujuk kepada rekening belanja pada kolom sebelumnya, yaitu
Rekening.
• Volume merupakan jumlah banyaknya item belanja yang dianggarkan,
• Harga Satuan merupakan harga maksimal atas barang atau jasa yang dianggarkan. Harga
bisa disesuaikan dengan harga ril saat transaksi. Perhatikan contoh harga yang belum dan
yang sudah disesuaikan,
• Jumlah Belanja merupakan total biaya yang dikeluarkan atas transaksi tersebut,
• Menggunakan Pajak merupakan kondisi dimana item belanja akan terkena pajak atau tidak.
Anda dapat menjelaskannya dengan memberikan ceklis atau tidak pada
kolom checkbox yang tertera,
• Jika sudah, maka Anda dapat klik tombol OK.

4. Inilah tampilan BKU yang akan muncul setelah satuan pendidikan selesai memasukkan SPJ
belanja jasa.

Memasukkan SPJ Belanja Barang (Pembayaran Tunai)

1. Untuk memasukkan realisasi, Anda perlu menentukan jenis belanja barang yang telah
dianggarkan sebelumnya. Kali ini, akan mencontohkan jenis belanja barang melalui
pembayaran tunai.
 • No Bukti merupakan nomor urut pencatatan realisasi. Anda tidak perlu melakukan input
manual pada kolom ini (sudah dibuat otomatis).
• Tanggal Transaksi merupakan tanggal anda melakukan input realisasi ke ARKAS.
• Rekening merupakan daftar rekening belanja yang akan anda realisasikan. Anda dapat
melihat daftar Kode Rekening, Neraca, Sisa Anggaran dan Volume Sisa. Isi yang tertera
pada tabel ini merupakan kegiatan yang telah anda rencanakan sebelumnya (berdasarkan
bulan yang Anda tentukan ketika menyusun kertas kerja).

Penting! Contoh daftar tabel diatas merupakan daftar kegiatan yang sudah dianggarkan pada
Bulan Januari.

• Kegiatan merupakan daftar kegiatan berisi jenis barang/jasa yang akan anda realisasikan.
Daftar pada tabel tersebut merujuk kepada rekening belanja pada kolom sebelumnya
(Rekening).

2. Proses memasukkan SPJ belanja barang berhasil!

Memasukkan SPJ Nota

Langkah ini dilakukan apabila satuan pendidikan perlu memasukkan data SPJ belanja
barang, berdasarkan nota belanja atau kwitansi pembayaran yang telah tersedia.
• Nama Toko: Masukkan nama toko
• NPWP: Masukkan NPWP jika toko memiliki NPWP.
• Nomor Nota: Masukkan nomor nota yang terdapat pada nota pembelian atau kwitansi
pembelian
• Nomor Telepon: Masukkan nomor telepon toko/penyedia.
• Nomor Handphone: Masukkan nomor HP toko/penyedia.
• Tanggal Nota: Masukkan tanggal riil pembelian barang berdasarkan nota pembelian atau
kwitansi pembayaran.
• Volume: Merupakan jumlah banyaknya item belanja yang dianggarkan.
• Harga Satuan: Merupakan harga maksimal atas barang atau jasa yang dianggarkan. Harga
bisa disesuaikan dengan harga ril saat transaksi.
• Jumlah Belanja: Merupakan total biaya yang dikeluarkan atas transaksi tersebut.
• Menggunakan Pajak: Merupakan kondisi dikenakan pajak atau tidak terhadap item belanja.
Anda dapat menentukannya dengan memberikan ceklis atau tidak pada kolom checkbox
yang tertera.
• Punya NPWP: Jika penyedia memiliki NPWP, anda dapat memberikan tanda ceklis pada
keterangan Punya NPWP.
• Lalu klik OK. Maka akan muncul tampilan seperti pada layar di bawah ini.
Memasukkan SPJ Non Tunai

Pada dasarnya, tahapan memasukkan Form SPJ Non Tunai sama dengan tahapan
memasukkan SPJ yang sebelumnya. Perbedaan tampilan SPJ Non Tunai, ada pada
form Input SPJ yang akan memuat jumlah Saldo Bank. Artinya, seluruh transaksi yang
dimasukkan pada SPJ Non Tunai akan dibayarkan oleh satuan pendidikan melalui sistem
transfer antar bank. Selanjutnya klik OK.

Menutup dan Menghapus Buku Kas Umum

Menutup BKU
Anda dapat menutup BKU ketika kegiatan dalam satu bulan sudah terealisasi dan sudah
diinput kedalam ARKAS. Adapun kegiatan yang belum atau tidak terealisasi pada bulan BKU
yang telah di tutup, maka kegiatannya akan masuk ke BKU bulan selanjutnya.

Berikut langkah untuk menutup BKU, perhatikan urutan nomor pada gambar di bawah ini:
1. Masuk ke menu Penatausahaan,

2. Pilih Aktivasi BKU,

3. Tentukan Sumber Dana,

4. Setelah sumber dana dipilih, pengguna dapat klik tombol BKU yang berwarna untuk
menutup BKU yang aktif,

5. Pilih OK pada tampilan konfirmasi untuk menutup BKU yang aktif.

Penting! Ketika menutup BKU diharapkan agar perangkat satuan pendidikan terkoneksi
dengan internet, sehingga data pada server dapat diperbaharui.

6. Setelah menekan tombol OK, ARKAS akan menampilkan pemberitahuan Tutup BKU. Pada
form Tutup BKU terdapat kolom Bunga Bank/Jasa Giro serta Pajak Bunga/Administrasi Bank.
Untuk memastikan jumlah nominalnya benar, Anda dapat merujuk ke rekening koran milik
satuan pendidikan. Selanjutnya, Anda dapat klik tombol OK untuk melanjutkan Aktivasi BKU
bulan selanjutnya.

7. Tunggu beberapa saat sampai proses sinkron tutup BKU selesai. Apabila proses tutup BKU
berhasil, maka akan muncul notifikasi Sync Data Berhasil, dan pada laman
fitur Penatausahaan akan muncul tombol aktif/berwarna untuk BKU bulan berikutnya.
8. Selamat! Anda telah menyelesaikan tahap pembuatan buku kas umum.

Pengajuan Hapus BKU

Ketika Anda ingin melakukan Pengajuan Hapus BKU, pastikan ARKAS yang Anda gunakan
sudah tersambung dengan server. Simak langkah Pengajuan Hapus BKU sebagai berikut;

1. Tekan tombol Pengajuan Hapus BKU, kemudian sistem akan menampilkan form Dialog
Hapus BKU.

2. Pada form Dialog Hapus BKU, tentukan bulan BKU yang akan Anda ajukan penghapusan
dengan cara ceklis pada kolom yang ada di setiap bulan BKU aktif. Anda perlu menyertakan
keterangan atau alasan pengajuan penghapusan BKU pada kolom Alasan penghapusan.
Lalu klik OK.
3. Untuk mengetahui status pengajuan penghapusan BKU, Anda dapat dengan mudah
mengetahuinya dengan menekan tombol Cek Status. Pastikan ARKAS pada perangkat Anda
terhubung dengan server.

4. Berhasil! Maka akan muncul info Sync Data Berhasil pada layar bawah sebelah kanan,
Anda. Kotak Bulan Januari kembali menyala yang menandakan penghapusan BKU Januari
telah disetujui.
FAQ Panduan Pembelanjaan
Berikut adalah tanya & jawab untuk memberi solusi kepada Anda dalam membelanjakan
anggaran satuan pendidikan.

Tanya: Apa saja tahapan yang perlu diketahui satuan pendidikan agar dapat berbelanja
sesuai dengan ketentuan?

Jawab:

1. Ketentuan pembelanjaan dapat Anda pelajari melalui dokumen Permendikbud nomor 14

Tahun 2020 tentang Pedoman Pengadaan Barang/Jasa oleh Satuan Pendidikan di sini.

2. Apabila Anda berbelanja barang di mitra SIPLah, berikut adalah ketentuan berbelanja
secara umum di mitra SIPLah. Penjelasan lebih lanjut, dapat Anda lihat pada menu FAQ di
website masing-masing mitra.

• Silakan tuliskan barang yang satuan pendidikan cari pada kolom Cari/Search di laman utama
mitra SIPLah atau klik Penjual dan cari daftar barang yang terdapat di Penyedia secara
langsung.
• Pilih barang yang Anda inginkan, pastikan stok barang yang Anda inginkan masih tersedia.
Stok barang dapat Anda lihat pada halaman detail barang.
• Anda juga dapat mengetahui informasi detail, feedback, dan ulasan barang pada halaman
detail barang.
• Jika Anda sudah yakin dengan barang yang ingin di beli, Anda dapat klik tombol Tambah ke
Keranjang, dan barang akan masuk ke dalam Keranjang.
• Anda dapat menghubungi penyedia melalui fitur Pesan untuk dapat berdiskusi dan
memastikan ketersediaan stok barang yang pembeli inginkan dengan klik Kirim Pesan.
• Anda dapat melakukan Negosiasi harga barang dengan penyedia.
• Untuk nominal transaksi 50 juta rupiah ke atas, dapat menggunakan fitur Perbandingan
Barang. Jika tidak menemukan barang pembanding, Anda bisa melakukan nego terlebih
dahulu.
• Satuan pendidikan dapat membandingkan barang jika dibutuhkan. Jika harga sudah
disepakati, lanjutkan proses pembelian pesanan Anda.
• Isi data pembelian seperti alamat pengiriman, NPWP (opsional), sumber pendanaan, dan
pilihan kurir. Jika data sudah lengkap satuan pendidikan dalam klik Pesan Sekarang untuk
melihat Purchase Order dari transaksi yang akan dibuat.
• Jika Purchase Order dari satuan pendidikan sudah di submit maka transaksi dibuat dan
statusnya Belum Dikonfirmasi dan akan diterima oleh penyedia untuk mengkonfirmasi
pesanan.
• Tunggu penyedia memproses dan akan mengirimkan pesanan Anda. Saat pesanan Anda
sudah sampai, jangan lupa melakukan pengecekan terhadap barang dan klik Konfirmasi
Pesanan.
 • Setelah satuan pendidikan menerima pesanan, maka status pesanan akan menjadi diterima
dan satuan pendidikan akan membuat Berita Acara Serah Terima (BAST) dengan klik Buat
BAST.
• Satuan pendidikan akan diarahkan ke halaman BAST serta dapat mengisi kuantitas barang
yang diterima pada pesanan Anda. Jika BAST yang akan diterbitkan sudah sesuai, satuan
pendidikan dapat klik Terbitkan BAST.
• Bayar pesanan sesuai dengan nominal yang tertera dan ikuti petunjuk pembayaran. Nominal
yang tertera belum termasuk biaya administrasi perbankan yang harus dibayarkan satuan
pendidikan, apabila membayar dengan transfer bank.
• Jika menggunakan transfer bank, pastikan untuk Upload Bukti Bayar Anda.
• Pembayaran akan diverifikasi oleh Mitra SIPLah.
• Proses transaksi Anda selesai.

Tanya: Bagaimana jika dana belum turun namun satuan pendidikan sudah harus segera
bertransaksi?

Jawab: Apabila terjadi hal seperti ini, satuan pendidikan dapat berkonsultasi dengan dinas
pendidikan setempat atau dapat langsung menghubungi Tim BOS Pusat Kementerian
Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi.

Tanya: Bagaimana jika terjadi perbedaan nominal saat penganggaran dan realisasi?

Jawab: Perbedaan nominal saat penganggaran dan realisasi terjadi apabila belanja melebihi
nominal yang dianggarkan atau kurang dari yang telah dianggarkan.

• Pertama, apabila satuan pendidikan ingin berbelanja barang & jasa melebihi dari nominal
yang dianggarkan, nominal tersebut tidak akan bisa Anda masukkan.

Penting! Jika barang & jasa melebihi nominal saat perencanaan, satuan pendidikan dapat
melakukan pergeseran kertas kerja kapan saja, dan atau perubahan kertas kerja setelah Bulan
Agustus. Disarankan agar satuan pendidikan dapat menekan anggaran dengan mencari harga
barang yang lebih murah (apabila berbelanja di SIPLah), atau mengatur kuantitas
pembelanjaan.

• Kedua, apabila barang & jasa yang dibelanjakan lebih murah atau kurang dari nominal yang
telah dianggarkan, satuan pendidikan dapat memasukkan nominal tersebut. Nantinya satuan
pendidikan akan memiliki sisa dana. Apabila sisa dana tidak dipakai sampai akhir tahun,
anggaran tersebut akan masuk ke SiLPA.

Tanya: Bagaimana tahapan penyesuaian nominal pada kertas kerja?

Jawab: Anda dapat menyesuaikan nominal kertas kerja pada Fitur Pergeseran dan Perubahan
kertas kerja. Penjelasan tahap-tahap penggunaan Fitur Pergeseran dan Perubahan pada
kertas kerja dapat Anda pelajari dengan klik link tersebut. Satuan pendidikan boleh memiliki
perbedaan nominal dengan yang dianggarkan. Perlu diperhatikan, barang & jasa yang
dibelanjakan harus lebih kecil nominalnya daripada yang dianggarkan.

1. Apabila kertas kerja telah direalisasikan dan masuk ke dalam Buku Kas Umum (BKU),
satuan pendidikan hanya dapat mengubah dan memperbarui jumlah per kegiatan saja.
2. Untuk kegiatan yang belum direalisasikan atau belum ada BKU, Anda dapat mengubah,
memperbarui atau menghapus jumlah, harga atau kegiatan yang dianggarkan

Tanya: Bagaimana jika nominal pada kertas kerja tidak sesuai dengan Kepmendikbud?

Jawaban: Ketika membuat kertas kerja, akan muncul dana dari BOS Salur. Apabila satuan
pendidikan memiliki nominal pada kertas kerja yang perlu diperbaiki, karena tidak sesuai
dengan Kepmendikbud, satuan pendidikan dapat menghubungi dinas untuk mengajukan
perubahan nominal anggaran. Pengajuan ini hanya berlaku untuk sumber dana BOS Reguler
dan Af/kin (Afirmasi Kinerja) tapi tidak bisa untuk SiLPA.