Standar Operating Procedures

Assisten Hotel Manager

ADMIN, KEBIJAKAN OPERASIONAL UMUM

DAN PROSEDUR

FUNGSI DASAR:
 Untuk mengawasi pengoperasian hotel seefisien mungkin melalui staf yang
berkualitas dan terlatih untuk menghasilkan volume penjualan tertinggi;
menghasilkan keuntungan terbesar sambil mempertahankan tingkat kepuasan publik
yang tinggi.
 Untuk (menciptakan) kepercayaan terhadap pelayanan dan kualitas produk hotel
dengan standar kualitas tinggi.
 Menjaga bangunan dan inventaris hotel dalam kondisi terbaik dan mempertahankan
moral dan semangat karyawan yang tinggi.
 Untuk tetap kompetitif dan untuk menghasilkan dan mencapai tujuan anggaran.

LINGKUP TANGGUNG JAWAB:

 Untuk mengawasi dan berpartisipasi dalam operasi hotel untuk memastikan
pencapaian tujuan penjualan dan laba hotel yang diinginkan sambil mengelola
personel/karyawan hotel.
 Untuk mempertahankan standar operasi yang tinggi dalam kualitas layanan dan
fasilitas hotel.
 Untuk mengembangkan staf terlatih dengan moral dan loyalitas.

PENGAWASAN YANG DILAKUKAN

1. Jabatan yang Diawasi Langsung: Kepala Departemen

2. Jabatan yang Diawasi Secara Tidak Langsung: Pengingat Karyawan (Reminder of
the employee)

PENGAWASAN DAN PENERIMAAN

3. Pengawas:
Pemilik dan Kantor Pusat (Hotel Muhammadiyah?)
4. Bentuk Pengawasan yang Diterima:
Arahan umum
 Standar Operating Procedures
Assisten Hotel Manager

TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG

1. Hubungan Karyawan: Bertanggung jawab untuk mempertahankan moral
karyawan yang tinggi, staf yang terlatih, dan berkualitas tinggi.
2. Bahan dan Produk: Secara langsung atau tidak langsung bertanggung jawab atas
semua produk, inventaris, dan barang habis pakai yang digunakan di hotel,
persiapan dan penggunaan yang konsisten dengan tujuan biaya hotel.
3. Peralatan: Tanggung jawab langsung dan tidak langsung untuk semua peralatan,
bangunan dan perabot hotel.
4. Keuangan: Bertanggung jawab langsung dan tidak langsung atas semua
pendapatan, piutang usaha dan penggunaan yang efisien secara maksimal.
5. Kontak Bisnis (Bussines Contacts): (Bertanggung jawab menjaga kontak) Dengan
Kepala Departemen, Karyawan, para tamu dan calon tamu, otoritas/Pemerintahan

Personalia dan Eksekutif

TUGAS UTAMA:

1. Pengelolaan Anggaran: Mengawasi dan membantu dalam persiapan dan menyetujui

semua anggaran penjualan dan keuntungan.

2. Penjualan: Menjual kepada calon tamu baik di dalam hotel maupun di luar hotel.
Bertemu dan menyapa semua klien penting dan potensial.
Mengelola program periklanan.

3. Pemeriksaan: Periksa hotel setiap hari untuk pengaturan ruang tamu, ruang serbaguna,
dan area publik yang tepat, pemeliharaan semua area, layanan, dan kinerja karyawan.
Menerbitkan instruksi untuk memperbaiki atau meningkatkan pabrik fisik atau kinerja
karyawan.

4. Analisis Operasi dan Pengawasan Kepala Departemen: Menganalisis operasi dan

bertemu dengan Kepala Departemen utama setiap hari untuk meninjau operasi dan
menerima saran mereka.

5. Mengembangkan Kepala Departemen: Pilih dan latih Kepala Departemen dan beri tahu
mereka tentang kebijakan perusahaan, amati kinerja mereka, dan pastikan kinerja mereka di
atas standar.

6. Hubungan Karyawan: Bekerja dengan Kepala Departemen dan karyawan secara

langsung dalam memperbaiki masalah pribadi anggota tim.
 Standar Operating Procedures
Assisten Hotel Manager

7. Kepala Departemen: Berpartisipasi dan mengarahkan jadwal dalam setiap pertemuan

penting dan diperlukan seperti penjualan, perkiraan, kontrol kualitas, kredit, Kepala
Departemen.

8. Laporan: Mempersiapkan laporan bulanan Manajer yang meninjau operasi, menganalisis

masalah dan menyarankan solusi yang telah atau akan diambil.

9. Peningkatan Bangunan Hotel: Memeriksa peralatan hotel dan setelah menganalisis,

mengajukan anggaran proyek tahunan atau darurat atau memulai kontrak kerja pesanan
pembelian atau perintah kerja untuk memperbaiki penampilan hotel atau meningkatkan
efisiensi operasi teknis dan mekanik.

10. Kepegawaian: Studi dan analisis beban kerja karyawan dari mana kepegawaian
ditetapkan dan disetujui. Pertahankan pemeriksaan harian atas kinerja penggajian secara
normal dan ambil tindakan afirmatif untuk memperbaiki biaya penggajian yang tinggi.
Menyetujui semua lembur bila diperlukan dalam keadaan darurat atau kebutuhan yang
tidak terjadwal.

11. Pengendalian Biaya Lainnya (Non-budgeting): Memeriksa Mengontrol dan menyetujui

semua biaya hotel lainnya

12. Keamanan dan Sanitasi: Memeriksa area dan menerapkan tindakan untuk memastikan
keamanan dan kenyamanan dari kebakaran, cedera, atau penyakit dari kondisi tidak aman
atau tidak sehat dari semua tamu dan karyawan.

13. Otorisasi Permintaan dan Cek: Menyetujui permintaan untuk pembelian semua barang
yang perlu dibeli

14. Persaingan: Dapatkan informasi terkini tentang tarif kamar, item penjualan lainnya,
kondisi fisik, program promosi, dan kualitas personel pesaing, mengambil tindakan yang
diperlukan yang mungkin diperlukan untuk meningkatkan daya saing dan kemampuan
penjualan hotel.

15. Komunikasi Kantor Pusat:

Tinjau semua item penting dengan manajer regional atau eksekutif lainnya di Kantor Pusat
untuk keperluan informasi, keputusan kebijakan atau permintaan bantuan.