Kecamatan Kutawaringin Laporan Aksi Perubahan Pengelolaan Kearsipan Di Kec Kutawaringin 2

LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI
PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN
EFEKTIVITAS DAN EFESIENSI PENGELOLAAN KEARSIPAN

PADA SUB BAGIN UMUM DAN KEPEGAWAIAN
KECAMATAN KUTAWARINGIN
KABUPATEN BANDUNG
OLEH :
Nama : DADANG KARSANA.,S.Pd
Nosis : 202007063843
PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 2 T.A.

2020
PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI____
LEMBAR PERSETUJUAN
LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN
EFEKTIVITAS DAN EFESIENSI PENGELOLAAN KEARSIPAN

KABUPATEN BANDUNG
Nama : DADANG KARSANA.,S.Pd

Nosis : 202007063843
Telah disetujui pada tanggal .............

Di Pusdikmin Lemdiklat Polri Bandung
Coach, Mentor,
Drs. BOBYANTO I.O.R.ADOE U. JAENUDIN, S.Sos

KBP POLISI. NRP.65100562 PENATA TK I. NIP. 196403071993101001
PENJELASAN COACH
TENTANG KEMAMPUAN PESERTA
Nama Peserta Pelatihan : DADANG KARSANA.,S.Pd

Nosis : 202007063843
Saya menilai peserta Sangat Mampu/ Mampu/ Kurang Mampu/

Tidak Mampu melaksanakan Perencanaan aksi Perubahan, dengan
penjelasan sebagai berikut :
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
Bandung, September 2020

COACH
Drs.BOBYANTO I.O.R.ADOE
KBP POLISI. NRP.65100562
PENJELASAN MENTOR
TENTANG KEMAMPUAN PESERTA
Nama Peserta Pelatihan : DADANG KARSANA.,S.Pd

Nosis : 202007063843
Saya menilai peserta Sangat Mampu/ Mampu/ Kurang Mampu/

Tidak Mampu melaksanakan Perencanaan aksi Perubahan, dengan
penjelasan sebagai berikut :
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………
MENTOR
U.JAENUDIN, S.Sos
PENATA TK I. NIP. 19640307 199310 1001
ABSTRAKSI
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

bentuk dan media berfungsi sebagai sumber informasi yang penting
khususnya dalam kegiatan perencanaan, perumusan kebijaksanaan,
penganalisaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban. Agar arsif
memberikan informasi yang jelas maka di perlukan pengelolaan arsip
yang merupakan kegiatan atau proses pengendalian arsip secara
efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan
pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Aksi Perubahan dalam tulisan ini berkaitan dengan “Efektivitas
dan Efesiensi Pengelolaan Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian di Kecamatan Kutawawaringin Kabupaten Bandung.
Tujuan dari aksi perubahan ini adalah agar pengelolaan arsip dapat
menjamin ketersediaan arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai
bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu
sistem yang memenuhi persyaratan.
Namun yang menjadi persoalan, Kecamatan Kutawaringin tidak
memiliki petugas khusus yang menangani kearsipan sehingga
berdampak pada Pengendalian surat dinas masuk/keluar, dokumen
arsip inaktif dan non arsip tidak terkelola sesuai SOP. Dengan demikian
diperlukan di perlukan rencana aksi melalui inovasi untuk
mengembangkan kompetensi staf pada bagian umum dan
kepegawaian dan pembuatan SOP pengelolaan kearsipan, sehingga
proses penciptaan kearsipan dapat terpenuhi sesuai dengan ketentuan
yang berlaku.
Capaian kegiatan dalam pelaksanaan rencana aksi ini, (1)
Tersedia staf pada subbag Umum dan Kepegawaian yang memahami
konsep, teknis dan mekanisme pengelolaan kearsipan sebagai output
dari pengiriman peserta Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan
pada SKPD kecamatan yang diselenggarakan oleh Dinas Arsip dan
Perpustakaan Kabupaten Bandung (2). Pengelolaan arsip di
Kecamatan Kutawaringin terutama berkaitan dengan pengendalian
surat dinas masuk dan surat dinas keluar, arsip inaktif dan non arsip
sudah dilaksanakan sesuai SOP.
Kata Kunci : Pengelolaan Kearsipan.

.
KATA PENGANTAR
Assalamualaikum Warrohmatullohi Warokatuh.

Puji syukur dipanjatkan kehadirat Allah Subhanahu Wata’ala yang telah
memberikan rahmat, anugerah serta karunia-Nya, dan Salawat serta salam
semoga tercurahl impahkan kepada Nabi Muhammad Rosululloh Solullohu
Alaihi Wassalam penyusunan Laporan Aksi Perubahan dengan judul
“Efektivitas Dan Efesiensi Pengelolaan Kearsipan Pada Sub Bagin Umum
dan Kepegawaian di Kecamatan Kutawaringin Kabupaten Bandung” ini dapat
diselesaikan dengan baik. Penyusunan Laporan Aksi Perubahan ini telah
dilakukan tepat pada waktunya melalui tahapan-tahapan pembimbingan baik
kepada coach maupun mentor dengan tidak menemui rintangan yang berarti.
Penulisan Laporan Aksi Perubahan ini tidak terlepas dari bantuan
berbagai pihak, dalam kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima
kasih yang tidak terhingga kepada pihak-pihak yang telah membantu baik
dalam masa penyusunan maupun selama proses penulisan. Ucapan terima
kasih disampaikan kepada:
1. Bapak Kombes Pol Drs. Bobyanto I.O.R. ADOE. selaku Kepala Pusdikmin
Lemdiklat Polri sekaligus selaku Coach dalam proses penyusunan dan
implementasi Rencana Aksi Perubahan ini;
2. Bapak Pembina Utama Madya Drs. H. Teddy Kusdiana, M.Si. selaku
Sekretaris Daerah;
3. Bapak Pembina Utama Muda Drs. H. Ruli Hadiana, S.Sos., M.Ipol selaku
Asisten Pemerintahan dan Kesejahteraan Rakyat.
4. Bapak Ujang Jaenudin, S.Sos. selaku Mentor dan atasan langsung;
5. Bapak AKBP Ade Mulyana, S.IK. selaku Kabag Diklat Pusdikmin Polri;
6. Bapak AKBP Drs. Kasman Hindriana, MM.Pd. selaku Kabag Binsis
Pusdikmin Lemdiklat Polri;
7. Bapak AKBP Rendroko Bhuwono, S.Pd. selaku Kabag Gadik Pusdikmin
Lemdiklat Polri;
8. Bapak AKP Ale Surya Simanjuntak selaku Perwira Penuntun Siswa PKP
Angkatan II Tahun 2020;
9. Bapak dan Ibu para Panitia dan Widiaiswara Pusdikmin Lemdiklat Polri
yang telah memberikan pengetahuan dan berbagi pengalaman kepada
penulis;
10. Orangtua yang dengan doa nya, senantiasa selalu menemani dan
menyemangati.
11. Istri dan anak-anak tercinta, yang selalu memberi semangat dan
kegembiraan tiada henti.
12. Seluruh rekan siswa dan siswi PKP Angkatan II Tahun 2020 Pusdikmin
Lemdiklat Polri.
13. Seluruh rekan kerja pada Pemerintah Kecamatan Kutawaringin
Kabupaten Bandung.
Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan

rencana aksi perubahan ini, oleh karena itu saran dan kritik yang membangun
untuk perbaikan rencana aksi perubahan akan diterima dengan baik. Semoga
rencana yang telah disusun ini dapat terimplementasikan dengan baik dan
memberi manfaat.

Peserta,
Pelatihan Kepemimpinan Kepengawasan
DADANG KARSANA.,S.Pd
Nosis : 202007063843
DAFTAR ISI
KABUPATEN BANDUNG ............................................................................. ii

Lembar Persetujuan
Lembar Penjelasan Coach
Lembar Penjelasan Mentor
Abstraksi ........................................................................................................ v
Kata pengantar ............................................................................................. vi
Daftar isi ......................................................................................................viii
Daftar tabel .................................................................................................... x
DAFTAR GAMBAR ....................................................................................... xi
Bab I Pendahuluan ....................................................................................... 1
a. Latar Belakang
1. Deskripsi Umum ............................................................................ 1
2. Tujuan .......................................... Error! Bookmark not defined.
3. Manfaat ........................................ Error! Bookmark not defined.
4. Ruang Lingkup ………………………………………………………. 7
b. Inovasi dan Output Aksi Perubahan ..................................................
Bab II Deskripsi Rencana Aksi Perubahan.................................................... 7
a. Roadmap atau Milestone proyek perubahan ................................... 7
1. Kegiatan ..................................................................................... 7
2. Waktu pelaksanaan .................................................................... 8
3. Tahapan rencana aksi perubahan ............................................... 8
b. Stakeholder aksi perubahan .......................................................... 11
1. Internal ...................................................................................... 11
2. Eksternal ................................................................................... 11
3. Peran, pengaruh dan intensitas ................................................ 11
c. Strategi komunikasi ....................................................................... 14
Bab III Pelaksanaan Aksi perubahan .......................................................... 16
a. Pemanfaatan sumber daya ........................................................... 16
1. Mobilisasi SDM ......................................................................... 16
2. Pengelolaan anggaran .............................................................. 16
3. Pengelolaan sarana dan prasarana .......................................... 19
4. Strategi mengatasi masalah ...................................................... 19
b. Stakeholder ................................................................................... 20
1. Dukungan stakeholder .............................................................. 20
2. Kuadran stakeholder setelah aksi perubahan ........................... 22
c. Capaian aksi perubahan ............................................................... 23
1. Kesesuaian antara milestone dan implementasi ....................... 23
2. Pencapaian hasil aksi perubahan ............................................. 27
Bab IV Penutup .......................................................................................... 28
a. Simpulan ...........................................................................................
b. Rekomendasi ....................................................................................
Lampiran-lampiran ....................................................................................... 30
1. Berita acara penyerahan aksi perubahan ...................................... 30
2. Pernyataan/ dukungan stakeholder .............................................. 30
3. Output yang dihasilkan .................................................................. 30
4. Laporan mingguan dan harian / log activity ................................... 30
5. Rencana aksi perubahan yang disetujui mentor dan coach........... 30
6. Video aksi perubahan max 10 menit ............................................. 30
7. Bahan tayang ................................................................................ 30
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1. Identifikasi isu strategis ....................................................... 6

Tabel 1.2. Waktu pelaksanaan aksi perubahan .................................... 10
Tabel 2.2. Pentahapan aksi perubahan ................................................ 10
Tabel 2.3. Identifikasi stakeholder......................................................... 13
Tabel 3.1. Realisasi anggaran biaya ..................................................... 20
Tabel 3.2. Kesesuaian milestone dan implementasi ............................. 24
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1. Bagan struktur organisasi sekretariat daerah ................... 2

Gambar 1.2. peta jejaring (net map) stakeholder .................................. 15
Gambar 2.2. Kuadran stakeholder ........................................................ 16
Gambar 3.1. Struktur tata kelola SDM ................................................. 18
Gambar 3.2. Kuadran stakeholder setelah aksi perubahan .................. 23
Gambar 3.2. Kesesuaian milestone dan implementasi ......................... 24
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
1. Deskripsi umum
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Arsip merupakan salah satu sumber informasi yang penting
khususnya dalam kegiatan administrasi karena arsip merupakan
sumber dan pusat rekaman informasi dalam berbagai hal seperti
melakukan kegiatan perencanaan, perumusan kebijaksanaan,
penganalisaan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan,
penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban dengan setepat-
tepatnya yang dibutuhkan dalam akses informasi di lembaga atau
organisasi tersebut.
Agar arsif dapat memberikan informasi yang jelas maka di
perlukan pengelolaan arsip yang merupakan kegiatan atau proses
pengendalian arsip secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi
penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip.
Tujuan dari pengelolaan arsip adalah untuk menjamin ketersediaan
arsip dalam penyelenggaraan kegiatan sebagai bahan akuntabilitas
kinerja dan alat bukti yang sah berdasarkan suatu sistem yang
memenuhi persyaratan : andal; sistematis; utuh; menyeluruh; dan
sesuai dengan norma, standar, prosedur, dan kriteria. Selain itu juga
untuk menjaga keautentikan, keutuhan, keamanan, dan keselamatan
arsip.
Dalam sebuah kelembagaan pengelolaan arsif di lakukan oleh
bidang kearsipan yang memiliki fungsi yaitu sebagai pusat ingatan,
pusat informasi dan sumber sejarah yang memerlukan pengelolaan
2
yang baik agar dapat mamperlancar seluruh kegiatan dan proses

pekerjaan organisasi yang berhasil dan bermanfaat. Salah satu
kegiatan utama dari kearsipan yaitu melakukan penyimpanan informasi
secara sistematis agar dapat terpelihara dengan baik dan mudah
diketemukan ketika suatu saat nanti dibutuhkan.
Pengelolaan kearsipan di tingkat kecamatan secara struktural
berada di bawah Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian yang
bertanggung jawab kepada Sekretaris Camat selaku atasan langsung.
Berdasarkan Perbub No 99 Tahun 2016 Tentang Tugas dan fungsi
Kecamatan, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
sebagaimana dimaksud pada pasal 5 ayat (2) mempunyai tugas pokok
menyusun dan melaksanakan pengelolaan urusan surat menyurat,
kearsipan, perpustakaan, kehumasan dan keprotokolan, barang milik
daerah/aset dan rumah tangga, penyiapan kebutuhan pegawai,
pembinaan dan pengembangan pegawai serta administrasi
kepegawaian lainnya, Dalam melaksanakan tugasnya Kepala Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian di bantu oleh Pengelola Dokumentasi,
Pengelola Kepegawain dan Pengelola Administrasi Umum.
Secara umum tata kerja di kecamatan Kutawaringin Kabupaten
Bandung dapat di gambarkan sebagai berikut :
Gambar 1.1 Struktur Organisasi Kecamatan Kutawaringin

3
Namun yang menjadi persoalan, Pengelolaan Kearsipan di Sub

Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan Kutawaringin sampai dengan
saat ini masih dilaksanakan tidak memenuhi standar Operasinal tata kelola
kearsipan, hal ini dapat di temukan dari beberapa hal sebagai berikut :
1. Berdasarkan Data
a. Pada Peta Jabatan 2020, terdapat Kekosongan pegawai
Terjadi kekosongan Jabatan Arsiparis karena memasuki Batas Usia
Pensiun (BUP) dan Pengelola Dokumentasi rotasi ke Pengelola
Kepegawaian, sehingga tugas pokok pada Sub Bag Umum dan
Kepegawaian berkaitan dengan menyusun dan melaksanakan
pengelolaan urusan surat menyurat dan kearsipan mengalami
hambatan.
b. Hasil Audit Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Kabupaten Bandung
berkaitan dengan pengelolaan kearsipan di Kecamatan Kutawaringin
termasuk dalam kategori kurang
Tabel 1.1. Rekapitulasi Nilai Audit Kearsipan Kecamatan Kutawaringin.

REKAPITULASI NILAI AUDIT KEARSIPAN
TINGKAT KABUPATEN BANDUNG
Kec : Kutawaringin.
Bag Satker Satker

No Unsur yang dinilai % Score Ket
Umpeg Pem Pemb
1 Pengelolaan Arsip Dinamis 6400 2400 242 50% 19

1.1 Penciptaan Arsip 800 800 100 25% 25
1.2 Penggunaan Arsip 800 600 75 25% 19
1.3 Pemeliharaan Arsip 1500 1000 67 25% 17
1.4 Penyusutan Arsip 3300 0 0 25% 0
2 Sumber Daya Kearsipan 5400 2400 88 50% 22
2.1 SDM Kearsipan 2600 800 31 50% 15
2.2 Sarana Prasarana 2800 1600 57 50% 29
C
TOTAL 41 (Kurang)
Ket : 80-100 : Baik
60-79 : Cukup
40-59 : Kurang
Sumber : Audit Kearsiapan Dinas Arsip dan Perpustakaan 2020
4
c. Terjadi penumpukan arsip di Record Centre / pusat

penyimpanan di Sub Bagian Umum dan Kepegawaian sehingga
menyebabkan ketidak amanan dan rusaknya bentuk fisik arsip.
Gambar 1.3. Keadaan Lemari Arsif Pada Sub Bag Umum dan
Kepegawaian
2. Tujuan
Permasalahan di atas, tidak akan terjadi Apabila (1) Sumber
Daya Manusia Pengelola Kearsipan memiliki kemampuan konsep
dan teknis dalam pengelolaan kearsipan dan (2). Pengelola
kearsipan tidak mengabaikan Standar Operasional Prosedur (SOP)
dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Dengan demikian
rumusan rencana aksi perubahan yang penulis laksanakan
mempunyai tujuan dan manfaat sebagai berikut:
1). Tujuan Jangka Pendek
a). Terlaksananya pengiriman staf Bagian Umum dan
Kepegawaian mengikuti Bimbingan Teknis pengelolaan
kearsipan pada stakeholder Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Bandung
b). Tercapainya penataan kearsipan pada Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian sesuai dengan Standar Operasional
Prosedur di Record Centre / pusat penyimpanan arsip
dari bulan Januari s.d Agustus 2020
5
2). Tujuan Jangka Menengah

a). Tercapainya penataan kearsipan pada Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian sesuai dengan Standar Operasional
Prosedur di Record Centre / pusat penyimpanan arsip dari
bulan September s.d Februari 2021
3). Tujuan Jangka Panjang

a). Tercapainya penataan arsip secara integrative melalui
aplikasi SIDOKTERS (Sistim Dokumentasi Terpadu
Sabilulungan) pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
sesuai dengan Standar Operasional Prosedur, mulai bulan
Maret 2021
3. Manfaat
a). Pengelola kearsipan memiliki kemampuan konsep dan teknis
penataan kearsipan pada Sub bagian Umum dan Kepegawaian
sesuai dengan Standar Operasional (SOP) yang berlaku.
b).Tercapainya efektivitas dan efesiensi pencarian data dan
informasi berkaitan dengan dokumen atau arsip yang
dibutuhkan.
c).Tercapainya efektivitas dan efesiensi dalam penyimpanan dan
pendokumentasian kearsipan supaya aman dan terhindar dari
kerusakan
4. Ruang Lingkup
Berdasarkan uraian sebagaimana telah dipaparkan diatas,
Penulis sebagai siswa Pelatihan Kepemimpinan Pengawas (PKP)
IV di Pusat Pendidikan dan Pelatihan Administrasi Lemdiklat Polri
di Bandung membatasi ruang lingkup rencana aksi ini adalah :
“EFEKTIVITAS DAN EFESIENSI PENGELOLAAN KEARSIPAN
KABUPATEN BANDUNG”
6
B. Inovasi Dan Output Aksi Perubahan

Inovasi merupakan gagasan atau ide dan praktik yang didasarkan
dan diterima sebagai hal baru oleh seseorang atau kelompok tertentu untuk
diterapkan atau diadopsi (Everett M. Rogers).
Dalam upaya mewujudkan Pengelolaan Kearsipan pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian Kecamatan Kutawaringin Kabupaten Bandung
terutama berkaitan dengan pemahaman konsep, metodologi, dan langkah
langkah dalam penyusunan kearsipan sesuai SOP (Standar Operasional
Prosedur) di perlukan pengembangan SDM. Adapun bentuk kegiatan yang
dilaksanakan bisa berupa workshof, on the training, seminar, Bimbingan
Teknis ( Bimtek ) dll.
Berdasarkan pertimbangan di atas bentuk inovasi dalam rencana
aksi ini adalah
1. Pengiriman staf pada Sub Bagian Umum dan Kepegawain mengikuti
Bimtek Pengelolaan Kerasipan
2.Penyusunan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan
Kearsipan
. Dengan demikian output yang diharapkan dari rencana aksi
perubahan ini antara lain :
a. Setelah mengikuti Bimtek (Bimbingan Teknis) pengelolaan kearsipan,
terdapat staf/pegawai yang memiliki kemampuan secara konseptual dan
teknis tata kelola kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Kecamatan Kutawaringin Kabupaten Bandung.
b. Tersusunnya SOP (Standar Operasional Prosedur) pengelolaan
Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan
Kutawaringin Kabupaten Bandung.
c. Tersimpannya dokumen kearsipan dengan baik dan benar di record
center pada bagian umum dan Kepegawaian Kecamatan Kutawaringin
Kabupaten Bandung dengan benar sesuai SOP (Standar Operasional
Prosedur)
7
BAB II
DESKRIPSI RENCANA AKSI PERUBAHAN
1. Roadmap atau Milestone proyek perubahan

a. Kegiatan
Kegiatan yang akan dilaksanakan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian sebagai lokus rencana aksi perubahan dengan judul
“Efektivitas dan Efesiensi Pengelolaan Kearsipan Pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian di Kecamatan Kutawaringin Kabupaten
Bandung” terbagi dalam beberapa kegiatan utama dengan
mengidentifikasi tahapan berdasarkan konsep manajerial POAC yaitu
Planning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating
(pelaksanaan) dan Controlling (evaluasi).
1) Planning (perencanaan) : merupakan kegiatan yang mengawali
proses pelaksanaan aksi perubahan yang akan dimulai dengan
pelaporan dan konsultasi kepada pimpinan instansi, yaitu Camat,
untuk membahas tujuan yang hendak dicapai dalam aksi
perubahan ini dan bagaimana langkah-langkah yang dapat diambil
untuk mencapai tujuan tersebut . Kemudian dilanjutkan kegiatan
koordinasi awal dengan mentor, stakeholder baik internal maupun
eksternal.
2) Organizing (pengorganisasian) : adalah proses memastikan
adanya penugasan setiap aktivitas, membagi pekerjaan dan
menentukan siapa melakukan apa sehingga kegiatan pada tahap
ini adalah membentuk tim efektif yang akan bekerja berupaya
mewujudkan rencana aksi perubahan.
3) Actuating (Pelaksanaan) : yaitu bagaimana peran action leader
mengarahkan seluruh sumberdaya untuk mengimplementasikan
rencana aksi perubahan, sehingga pada proses ini akan diisi oleh
kegiatan-kegiatan yang bersifat teknis berkaitan dengan inovasi
yang digunakan.
4) Controlling (evaluasi) : memastikan bahwa seluruh kegiatan telah
sesuai dengan rencana.
8
5) Waktu pelaksanaan
Waktu pelaksanaan rencana aksi perubahan disusun sesuai
dengan kebutuhan kegiatan yang akan dilaksanakan untuk
mewujudkan aksi perubahan yaitu:
Tabel 2.1. Waktu pelaksanaan aksi perubahan
Minggu Ke- Pasca
No Uraian Kegiatan Pelatihan
I II III IV V VI VII VIII IX
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
1 Planning
(perencanaan)
2 Organizing
(pengorganisasian
3 Actuating
(pelaksanaan)
4 Controlling
(evaluasi)
5 Pelaporan
6 Pengembangan
Aksi Perubahan
b. Tahapan rencana aksi perubahan

Berdasarkan kegiatan dan waktu yang telah disusun dalam rangka
mengimplementasikan aksi perubahan, maka dibuat pentahapan
rencana aksi perubahan sebagai berikut:
Tabel 2.2. Pentahapan aksi perubahan
NO KEGIATAN WAKTU KET
I. TAHAP OF CAMPUS 8 Minggu
Minggu I
A PERENCANAAN
Agustus 2020
Laporan dan permohonan
dukungan kepada
1 promotor dan mentor
terkait rencana aksi 1. Foto
perubahan 2. Lembar
Konsultasi, Koordinasi dan dukungan
komunikasi dengan
2 Stkaeholder
Internal/ekternal mengenai
aksi perubahan
Mengumpulkan data dan
3 informasi terkait
9
penyusunan aksi
perubahan
Minggu II
B PENGORGANISASIAN
Agustus 2020
Pembentukan tim efektif Undangan,
1
Daftar
Raker Program dan Hadir,
2 Kegiatan Tim Efektif Notulen,
Foto
Minggu
III- VI
C PELAKSANAAN
Agustus-September
2020
Konsultasi dengan
Surat
stakeholder ekternal permohonan,
1 berkaitan dengan Fasilitasi
pengiriman peserta Bintek
Bimtek Kearsipan
Penetapan Peserta Bimtek
2 Kearsipan
a. Inventarisir calon Daftar
peserta yang memiliki staf di
potensi kemampuan subag
Pengelolaan Kearsipan Umpeg
Surat
b. Penunjukan peserta
Perintah
Bimtek Kearsipan
Tugas
Laporan,
Pelaksanaan Bimtek
3 Foto
Kearsipan
kegiatan
Penetapan SOP
4 Pengelolaan Kearsipan
a. Menyusun rumusan Draf
draf SOP Pengelolaan rancangan
Kearsipan SOP
Undangan,
b. Rapat Tim Efektif, Daftar
Pembahasan draf SOP Hadir,
Pengelolaan Kearsipan Notulen,
Foto
Berita
c. Penetapan SOP Acara
Pengelolaan Kearsipan Penetapan
SOP
Undangan,
Sosialisasi SOP Daftar
5 Pengelolaan Kearsipan Hadir,
kepada stakeholdrs Notulen,
Foto
10
a. Penyampaian SOP
Pengelolaan kepada
stakeholders
b. Brainstorming,
Undangan,
menerima masukan
Daftar
dan koreksi terhadap
Hadir,Not
SOP Pengelolaan
ulen, Foto
Kearsipan
c. Penyempurnaan SOP
hasil masukan dan
koreksi
SK
d. Penetapan SOP
Camat,
Pengelolaan Kearsipan
Penetapa
hasil penyempurnaan.
n SOP
Pelaksanaan Penataan Foto
kearsipan berdasarkan keadaan
6 SOP, di Sub Bag Umpeg record
bulan Januari s.d Agustus center
2020
Poto box
arsip
Penataan ruang pada
7 penyimpanan arsip(record lemari
center) arsip
semua
unit kerja
Bimbingan kepada Coach
tentang apa yang telah Lembar
8 dilaksanakan oleh Action bimbingan
Leader.
Minggu
D. EVALUASI VII-VIII
September 2020
Evaluasi pelaksanaan aksi Lembar
1 perubahan monitoring
Laporan
Penyusunan laporan akhir
2 akhir aksi
kegiatan aksi perubahan. perubahan
12 BULAN
TAHAP PASCA
II September-Maret
PELATIHAN
2021
kearsipan berdasarkan keadaan
1 SOP, di Sub Bag Umpeg record
bulan September 2020 s.d center
Februari 2021
Penyusunan Drap Buku
2
penataan arsip secara panduan
11
integratif melalui aplikasi Aplikasi

SIDOKTERS (Sistim sidokters
Dokumentasi Terpadu
Sabilulungan) pada Sub
Bagian Umum dan
Kepegawaian, mulai bulan
Maret 2021
2. Stakeholder aksi perubahan

a. Internal
Stakeholder internal yang akan dilibatkan dalam pelaksanaan aksi
perubahan ini adalah :
1) Camat Kecamatan Kutawaringin Kabupaten Bandung;
2) Sekretaris Kecamatan Kutawaringin Kabupaten Bandung;
3) Para Kasi di Lingkungan Pemerintah Kecamatan Kutawaringin
Kabupaten Bandung
4) Para Kepala Subbagian di Lingkungan Pemerintah Kecamatan
Kutawaringin Kabupaten Bandung;
5) Staf di unit kerja Sub Bagian Umum dan Kepegawaian;
6) Staf di luar unit kerja Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
b. Eksternal
Stakeholder eksternal dalam pelaksanaan rencana aksi perubahan ini
adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Bandung;
c. Peran, pengaruh dan intensitas
Peran, pengaruh dan intensitas para stakeholder dapat dilihat pada
tabel dan gambar berikut ini:
12
1) Identifikasi stakeholder
Tabel 2.3. identifikasi stakeholder
IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
Jenis
Kelompok Stakeholder
Stakeholder
Komunikasi
Strategi
Tim Efektif
Apathetics
Sekunder
Promoter
Defender
No Stakeholder
Utama
Primer
Latent
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
Internal
1 Camat √ √ ++(8) Persuasif
2 Sekretaris √ √ ++(7) Persuasif
Kecamatan
3 Para Kasi √ √ ++(6) Persuasif
4 Para Kepala √ √ +(6) Persuasif
Subbagian
5 Para JFU di Subbag √ √ +(5) Instruktif
Umpeg
6 Para JFU di unit +(3)
kerja lain
Ekseternal
1 Disparpus √ ++(8) Persuasif
Keterangan:
 Jenis Stakeholders
- Primer : Penerima Manfaat / Target dari Upaya;
- Sekunder : Mereka yang langsung terlibat
dengan/bertanggung jawab terhadap penerima
manfaat atau sasaran upaya;
- Utama : Pejabat pemerintah dan pembuat kebijakan
adalah mereka yang merencanakan,
mensahkan, dan menjalankan hukum dan
peraturan yang bisa memenuhi tujuan upaya
atau langsung membatalkannya. Mereka yang
bisa mempengaruhi pihak lain dan mereka yang
punya kepentingan dengan hasil upaya.
 Kelompok Stakeholders
- Promoters : Kepentingan tinggi, kekuatan tinggi
- Defenders : Kepentingan tinggi, kekuatan rendah
- Latents : Kepentingan rendah, Kekuatan tinggi
- Apathetics : Kepentingan rendah, kekuatan rendah.
13
 Pemetaan posisi dari setiap stakeholder :

- Positif (+) : Mendukung;
- Negatif (-) : Menentang;
- Positif/Negatif (+/-) : Netral.
 Penetapan pengaruh stakeholder, makin besar pengaruh, maka

makin tinggi Towernya:
- Rendah : 1 – 2;
- Sedang : 3 – 5;
- Tinggi : 6 – 8;
- Sangat Tinggi : 9 <........
2) Peta jejaring (net map) stakeholder

Dalam upaya mensinergikan seluruh potensi kekuatan
Stakeholder dan mengatasi kendala-kendala yang muncul maka
perlu dirumuskan strategi dalam melakukan komunikasi.
Gambar 4.5. Peta Jejaring
Sponsor
CAMAT
Mentor
(Sekretaris Kecamatan)
Stakeholder
Internal
Para Kasi
Action
Coach Leader
Dadang Para Ka
Sub Bag
JFU
Stakehold
er Tim Efektif
Disparpus
Bid
Kearsipan
14
3) Kuadran stakeholder
Menjelaskan keterlibatan stakeholder internal maupun eksternal
dalam aksi perubahan, mana yang tergolong promoter,
defender, latent dan apathetic
Kuadran Stakeholder
Latents Influence + Promotor
1. Kadisparpus s
Kab.Bdg Camat
2. Para Kasi unit Sekcam
interes kerja lain interes+
1. Kasubbag Umpeg
Staf unit kerja lain 2. Kasubbag Prog &
Influence - Keuangan
3. Staf Subbag
Apathetic Defender
s Gambar 4.6. Kuadran Stakeholder
 Kelompok Stakeholders
- Promoters : Kepentingan tinggi, kekuatan tinggi
- Defenders : Kepentingan tinggi, kekuatan rendah
- Latents : Kepentingan rendah, Kekuatan tinggi
- Apathetics : Kepentingan rendah, kekuatan rendah
3. Strategi komunikasi
Strategi komunikasi digunakan dalam memperlancar terwujudnya
upaya rencana aksi perubahan yaitu merupakan metode komunikasi yang
diaplikasikan baik secara persuasif, informatif maupun instruktif. Berikut
definisi singkat mengenai masing-masing strategi komunikasi yang
digunakan:
1) Komunikasi secara persuasif merupakan komunikasi yang bertujuan
untuk mengubah atau mempengaruhi sikap, pendapat dan perilaku
15
seseorang sehingga bertindak sesuai dengan apa yang diharapkan

oleh komunikator;
2) Komunikasi secara informatif adalah komunikasi untuk membuat
orang lain mengerti dan tahu tentang pesan yang akan disampaikan;
3) Komunikasi secara instruktif adalah komunikasi bersifat perintah.
Strategi komunikasi erat hubungan dan kaitannya antara tujuan yang

hendak dicapai dengan konsekuensi (masalah) yang harus
diperhitungkan, kemudian merencanakan bagaimana mencapai
konsekuensi sesuai dengan hasil yang diharapkan atau dengan kata lain
tujuan yang hendak dicapai. Strategi komunikasi yang digunakan
kemudian berbeda satu dengan yang lain stakeholder, kepada
stakeholder yang dianggap dapat berpengaruh terhadap keberhasilan
rencana aksi perubahan digunakan komunikasi persuasif yaitu kepada
sponsor, promoter dan defender,sementara kepada para staf di
lingkungan bagian tata pemerintahan digunakan komunikasi yang bersifat
instruksif. Kepada stakeholder eksternal digunakan komunikasi informatif
untuk memberikan pengertian kepada mereka tentang aksi perubahan ini.
16
BAB III
PELAKSANAAN AKSI PERUBAHAN
1. Pemanfaatan sumber daya

a. Mobilisasi SDM
1) Struktur tata kelola
Dalam memobilisasi SDM yang untuk kepentingan pelaksanaan
aksi perubahan, harus kita ketahui terlebih dahulu SDM yang
terlibat dalam aksi perubahan ini yang dapat digambarkan sebagai
berikut:
Sponsor
Camat
Mentor
(Sekretaris Kecamatan)
Action
Coach Stakeholder
Leader
Tim Efektif
Gambar 2.4. Struktur Tata Kelola Sumber Daya
2) Deskripsi
Berikut ini dideskripsikan bagaimana mobilisasi SDM dilakukan
melalui pendekatan peran dari seluruh yang terlibat dalam
pelaksanaan aksi perubahan ini, yaitu:
a). Sponsor, Camat
Memberikan dukungan strategis atas seluruh kegiatan aksi
Efektivitas Dan Efesiensi Pengelolaan Kearsipan Pada Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan Kutawaringin
Kabupaten Bandung
17
b). Mentor/ Sekretaris Kecamatan

(1).Memberi dukungan, arahan dan petunjuk dalam
penyelesaian rencana aksi Perubahan
(2). Memberikan dukungan penuh atas keseluruhan rencana
aksi perubahan;
(3). Membantu menyelesaikan hambatan yang timbul selama
aksi perubahan.
c). Action Leader/Kepala Subbagian Umum dan Kepegawaian
Kecamatan Kutawaringin
(1). Mengelola, mengkoordinir dan memotivasi tim dalam
pencapaian kinerja serta menindaklanjuti kemajuan aksi
perubahan;
(2). Berprakarsa melakukan diskusi secara aktif dengan mentor
dan coach serta menindaklanjuti arahan dan masukan
yang diberikan;
(3). Melaksanakan kerjasama dan koordinasi serta konsultasi
dengan stakeholder terkait baik internal maupun
eksternal;
(4). Menyusun laporan aksi perubahan kepada
penyelenggara.
d). Coach/Widyaiswara pada Pusdikmin Lemdiklat Polri
(1). Memberikan pemahaman konsep, metodologi, dan arahan
secara teoritis, berkaitan dengan perencanaan dan
pelaporan pelaksanaan aksi perubahan;
(2). Menjadi consellor selama proses menyusun aksi
perubahan;
(3). Memastikan kemampuan peserta diklat dalam menyusun
rencana aksi perubahan dan telah menetapkan area
perubahan yang akan menjadi aksi perubahan.
e). Stakeholder
Bertindak sebagai fasilitator dan memberikan dukungan
terhadap rencana area aksi perubahan yang akan dilakukan.
18
f). Tim Efektif

Membantu pimpinan aksi perubahan mempersiapkan
segala sesuatu untuk kelancaran aksi perubahan dalam hal :
(1). Mengkonsultasikan pengiriman peserta Bimtek
(Bimbingan Teknis) bagi staf/pegawai pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian, dengan Dinas Kearsipan dan
Perpustakaan Kabupaten Bandung
(2). Merumuskan draf/konsep Standar Operasional Prosedur
(SOP) Pengelolaan Kearsipan pada Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian Kecamatan Kutawaringin Kabupaten
Bandung.
(3). Penataan dokumen dan arsip dalam record Center pada
Sub Bag Umum dan Kepegawaian sesuai Standar
Operasional Prosedur (SOP) Tata Kelola Kearsipan di Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan
Kutawaringin.
b. Pengelolaan anggaran
Biaya pelaksanaan aksi perubahan ini tidak dianggarkan dalam APBD,
akan tetapi mengoptimalkan sumber daya yang ada agar aksi
perubahan tetap dapat dilaksanakan, yaitu: printer, laptop, ruang rapat
Camat serta anggaran pribadi sesuai kebutuhan dengan realisasi
pelaksanaan anggaran yang terpakai adalah sebagai berikut:
Tabel 3.1. Realisasi anggaran biaya
Harga Jumlah
No Uraian Vol Satuan
Satuan (Rp)
1. Belanja Kertas 2 Rim 45.000 90.000
2. Belanja Ballpoint 2 box 22.500 45.000
3. Belanja Tinta printer 1 pack 75.000 75.000
4. Belanja Sticky Note 1 Pack 7.500 7.500
5. Belanja Post it 1 pack 12.500 12.500
6. Belanja Map Snailhecter 1 Dus 17.500 17.500

19
7. Belanja Penjilidan 5 Buku 35.000 175.000
8. Belanja penggandaan 300 Lbr 250 75.000

Belanja Makan Minum
9. 30 Box 35.000 1.050.000
Rapat
10 Transfor Bimtek 3 orang 100.000 300.000
Belanja Dus/Karton
11 75 buah 1.000 75.000
Bekas
12 Belanja Alat Listrik 1 Paket 100.000 100.000
JUMLAH 2.022.500
“ Dua Juta Dua Puluh Dua Ribu Lima Ratus Rupiah”
c. Pengelolaan sarana dan prasarana

Sarana prasarana yang digunakan dalam melaksanakan aksi
perubahan ini antara lain yaitu laptop/komputer, printer, kertas,
ballpoint, buku, tinta printer, sticky note, post it dan map, box arsip.
Termasuk perangkat sosialisasi seperti ruang rapat, pengeras suara
dan infocus serta layar. Seluruh sarana dan prasarana ini disediakan
dengan mengoptimalkan sarana dan prasarana yang ada di lingkungan
kerja pada Pemerintahan Kecamatan Kutawaringin dan pemenuhan
secara pribadi seperti yang telah disampaikan pada aspek pengelolaan
anggaran.
d. Strategi mengatasi masalah

1) Permasalahan
Masalah yang timbul dalam melaksanakan aksi perubahan ini dapat
dibagi menjadi dua aspek, yaitu internal dan eksternal:
a) Koordinasi dan konsultasi dengan tim efektif sedikit terhambat
karena pada bulan-bulan ini masing-masing menjalani kesibukan
dengan tugas pokok dan fungsi yang memang harus
dilaksanakan.
b) Pandemi Covid-19 dengan berlakunya Adaptasi Kebiasaan Baru
pada lingkungan kerja yang membatasi gerak dan koordinasi
langsung dengan berbagai stakeholder.
20
2) Strategi mengatasi masalah

Permasalahan yang timbul pada saat pelaksanaan aksi perubahan,
dapat diantisipasi karena memang telah dipetakan terlebih dahulu
sebelumnya potensi-potensi permasalahan melalui manajemen
resiko yang disusun saat rencana aksi perubahan, sehingga
masalah ini dapat diatasi dengan strategi sebagai berikut:
a) Pada tahap awal, penyusunan jadwal dilakukan berdasarkan
kesepakatan sampai dengan terbangunnya komitmen bersama,
sehingga tahapan-tahapan jadwal kegiatan yang menjadi
panduan untuk menyelesaikan aksi perubahan dapat dipatuhi
oleh seluruh tim efektif;
b) Pemanfaatan teknologi informasi dalam berkomunikasi,
sehingga dengan kesibukan masing-masing dan masih adanya
pandemi covid-19 komunikasi dapat terjaga kuantitas dan
kualitasnya baik dengan stakeholder internal maupun eksternal.
2. Stakeholder
a. Dukungan stakeholder
1) Stakeholder internal
Stakeholder internal diharapkan dapat mengambil peran penting
dalam melaksanakan aksi perubahan yang terdiri dari Camat,
Sekretaris Kecamatan, Kasi Pemerintah, Kasi Sosial Budaya, Kasi
Pembangunan, Kasi Pemberdayaan Masyarakat, Kasubag
Program dan Keuanga, serta para JFU di Lingkungan
Pemerintahan Kecamatan Kutawaringin. Dan pada pelaksanaan
aksi perubahan, stakeholder Internal memberikan dukungan yang
baik seperti dipaparkan pada penjelasan berikut ini:
a) Camat sebagai sponsor dan pengambil kebijakan strategis,
setelah diberikan informasi tentang aksi perubahan kemudian
mendukung penuh, dan memberikan saran dapat dilakukan
secepat mungkin agar penyusunan buku panduan laporan
pertanggungjawaban dapat diimplementasikan secepatnya.
21
b) Sekrtaris Kecamatan sebagai Promoter menjalankan peran

yang strategis karena dari awal memang sangat mendukung
aksi perubahan ini untuk menunjang kinerja kecamatan agar
efektif dan efisien dengan memberikan dukungan penuh
terhadap pengiriman JFU mengikuti Bimbingan Teknis
Pengelolaan Kearsipan dan Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Keasipan di
Kecamatan Kutawaringin.
c) Para Kasi walaupun sibuk dengan tugas pokok dan fungsi
masing-masing juga memberikan masukan dari perspektif
apa-apa yang dibutuhkan oleh seorang kasi dalam
menjalankan tugas pokok dan fungsinya, sehingga pemilahan
kebutuhan data dan informasi dapat dilakukan dengan
mudah.
d) Para staf pada Kasi Pemerintahan sangat antusias dalam
mengumpulkan data serta informasi terkait penyusunan buku
panduan laporan pertanggungjawaban ini, karena melalui
pendekatan instruksif dan juga persuasif mereka menyadari
kebutuhan kehadiran sistem ini untuk membantu pelaksanaan
pekerjaan mereka.
2) Stakeholder eksternal
Stakeholder eksternal merupakan bagian yang tidak terpisahkan
dalam aksi perubahan, karena secara langsung terhubung
dengan penyelenggaraan tugas pokok dan fungsi Kasubbag
Umum dan Kepegawaian terutama dalam menjalankan tugas dan
fungsinya dalam pengelolaan kearsipan
a) Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bandung
memberikan dukungan pengiriman JFU mengikuti Bimbingan
Teknis Pengelolaan Kearsipan dan Penyusunan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Keasipan di
b) Para Kepala Urusan Umum dan Tata Usaha Desa di wilayah
Kecamatan Kutawaringin menyambut baik dengan di ikut
22
sertakannya mengikuti Bimbingan Teknis Pengelolaan

Kearsipan, sehingga mereka dapat memahami mekanisme
dan teknis pengelolaan arsip sesuai SOP.
b. Kuadran stakeholder setelah aksi perubahan

Setelah dilaksanakannya aksi perubahan, dapat kita lihat beberapa
perubahan yang terjadi pada kuadran stakeholder berikut ini:
Kuadran Stakeholder
Sebelum Perubahan
Latents Influence + Promotors

1. Kadisparpus Camat
Kab.Bdg Sekcam
2. Para Kasi
interes Interes+
Staf unit kerja 1. Kasubbag

lain Umpeg
2. Kasubbag Prog
& Keuangan
Apathetics Defender
Influence -
Kuadran Stakeholder
Setelah Perubahan
A
Latents Promotors Latents Promotors
Influence + Influence +
1. Kadisarpus 1.Kadisarpus
1.Kadisarpus
2. Para Kasi 2.Camat
2.Camat
3.Sekcam 3.Sekcam
4.Para Kasi 4.Para Kasi
Staf unit Arah Perubahan +

1. Kasubbag
kerja lain Umpeg Defender
2. Kasubbag
Prog &
Keuangan Apathetic 1. Kasubbag
3. Staf Subbag Umpeg
4. Staf Unit 2. Kasubbag
Staf unit kerja Prog &
kerja lain lain Keuangan
3. Staf Subbag
4. Staf Unit
Apathetic Defender kerja lain
Gambar 3.2. Kuadran stakeholder setelah aksi perubahan

23
Dari gambar tersebut di atas, dapat kita lihat perubahan yang

terjadi dalam kuadran stakeholder. Dengan dukungan dari stakeholder
baik internal maupun eksternal yang dibuktikan oleh surat dukungan
stakeholder, pergeseran kuadran yang pertama terjadi pada Dinas
Arsip dan Perpustakaan Kab. Bandung sebagai sponsor, setelah
diberikan informasi dan dillibatkan secara langsung dalam pelaksanaan
aksi perubahan maka bergeser dari latent menjadi promoter dengan
pertimbangan awalnya Dinas Arsip dan Perpustakaan Kab. Bandung
memiliki kekuatan tinggi (high influence) tetapi kepentingan rendah
(low interest) karena belum mendapatkan informasi secara utuh dan
lengkap terkait aksi perubahan kemudian akhirnya mendapatkan
informasi secara persuasif bahwa aksi perubahan ini sangat berguna
untuk meningkatkan kinerja sehingga menjadi kepentingan tinggi (high
interest).
Hal yang sama pun terjadi pada stakeholder eksternal, dengan
adanya tambahan informasi yang lengkap tentang bagaimana nantinya
aksi perubahan ini bermanfaat bagi penyelenggaraan pengelolaan
kearsipan dalam pelaksanaan pekerjaan, dari yang semula
kepentingan rendah (low interest) menjadi kepentingan tinggi (high
interest) sehingga bergeser dari apathetics menjadi defender.
3. Capaian aksi perubahan

a. Kesesuaian antara milestone dan implementasi
Pada tabel berikut akan kita lihat kesesuaian antara milestone dengan
pelaksanaan aksi perubahan yang dilakukan pada Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian
24
Tabel 3.2. kesesuaian milestone dan implementasi

Perenca Implement
NO KEGIATAN KET
naan asi
I. TAHAP OF CAMPUS 8 Minggu
Minggu I
A PERENCANAAN
Agustus 2020
Laporan dan permohonan Minggu ke-1
Minggu Dukungan
dukungan kepada promotor
1 ke-1 30-7-2020 Disarpus
dan mentor terkait rencana Kab, Camat
aksi perubahan dan
Konsultasi, Koordinasi dan Minggu ke-1 Sekretaris
Minggu
komunikasi dengan Kecamatan
ke-1 3-8-2020
2 Stkaeholder
Internal/ekternal mengenai
aksi perubahan
Mengumpulkan data dan Minggu ke-1
Minggu Data
informasi terkait
3 ke-1 7-8-2020 dokumen
penyusunan aksi
perubahan kearsipan
Minggu II
B PENGORGANISASIAN
Agustus 2020
Minggu Minggu ke-2
1 Pembentukan tim efektif
ke-2 11-8-2020
Minggu Undangan,
Minggu ke-2
Raker Program dan Kegiatan ke-2 Daftar
2 Tim Efektif 13-8-2020
Hadir,
Notulen,
- Minggu ke-2 Foto
Sosialisasi hasil rapat kerja
3 tim kepada stakeholders 14-8-2020
Minggu
III- VI
C PELAKSANAAN
Agustus-September
2020
Konsultasi dengan Surat
stakeholder ekternal Minggu permoh
Minggu ke-3
1 berkaitan dengan ke-3 onan,
18-8-2020
pengiriman peserta Bimtek Fasilitasi
Kearsipan Bintek
Penetapan Peserta Bimtek
2 Kearsipan
25
c. Inventarisir calon Minggu Daftar

peserta yang memiliki ke-3 Minggu ke-3 staf di
potensi kemampuan 19-8-2020 subag
Pengelolaan Kearsipan Umpeg
Minggu Surat
d. Penunjukan peserta Minggu ke-3
ke-3 Perintah
Bimtek Kearsipan 19-8-2020
Tugas
Minggu Minggu ke- Laporan,
Pelaksanaan Bimtek
3 ke-3 4 Foto
Kearsipan
25-8-2020 kegiatan
Penetapan SOP
4 Pengelolaan Kearsipan
a. Menyusun rumusan draf Minggu Draf
Minggu ke-3
SOP Pengelolaan ke-3 rancang
21-8-2020
Kearsipan an SOP
Minggu Undangan,
b. Rapat Tim Efektif, ke-4 Daftar
Minggu ke-4
Pembahasan draf SOP 27-8-2020
Hadir,
Pengelolaan Kearsipan Notulen,
Foto
Minggu Berita
c. Penetapan drap SOP Minggu ke-3 Acara
ke-4
Pengelolaan Kearsipan 27-8-2020 Penetapan
SOP
Minggu Undangan,
Sosialisasi drap SOP Daftar
ke-5 Minggu ke-5
5 Pengelolaan Kearsipan Hadir,
31-8-2020 Notulen,
kepada stakeholdrs
Foto
Minggu Undangan,
e. Penyampaian SOP ke-5 Daftar
Minggu ke-5
Pengelolaan kepada Hadir,
31-8-2020
stakeholders Notulen,
Foto
f. Penetapan SOP Minggu SK Camat,
Minggu ke-5
Pengelolaan Kearsipan ke-5 Penetapan
31-8-2020 SOP
hasil penyempurnaan.
Pelaksanaan Penataan Minggu Foto
Minggu ke-
kearsipan berdasarkan ke-5 keadaan
5
SOP, di Sub Bag Umpeg record
6 01 s.d 04-
bulan Januari s.d Agustus center
9-2020
2020
26
Minggu Poto
ke-6 box
arsip
Penataan ruang Minggu ke-6 pada
7 penyimpanan arsip(record 07 s.d 11- lemari
center) 9-2020 arsip
semua
unit
kerja
Bimbingan kepada Coach Minggu
tentang apa yang telah ke-1-8 Minggu ke- Lembar
8 dilaksanakan oleh Action 1-8 bimbingan
Leader.
Minggu
D. EVALUASI VII-VIII
September 2020
Evaluasi pelaksanaan aksi Minggu Lembar
1 Minggu ke-7
perubahan ke-7 monitoring
Minggu Laporan
Penyusunan laporan akhir
2 Minggu ke-8 akhir aksi
kegiatan aksi perubahan. ke-8 perubahan
12 BULAN
TAHAP PASCA
II September-Maret
PELATIHAN
2021
kearsipan berdasarkan keadaa
1 SOP, di Sub Bag Umpeg n record
bulan September 2020 s.d center
Februari 2021
Penyusunan Drap penataan
arsip secara integratif
melalui aplikasi
Buku
SIDOKTERS (Sistim
panduan
2 Dokumentasi Terpadu
aplikasi
Sabilulungan) pada Sub sidokters
Bagian Umum dan
Kepegawaian, mulai bulan
Maret 2021
Dari tabel di atas, dapat kita lihat secara keseluruhan tidak ada
perubahan yang signifikan yang terjadi sehingga mengakibatkan aksi
perubahan tidak berjalan sesuai pada waktunya, yang terjadi hanyalah
27
pergeseran kegiatan dan ada beberapa akselerasi yang dilaksanakan

menyesuaikan dengan situasi dan kondisi, kebutuhan dan output yang
masih bisa didapatkan dengan memanfaatkan waktu yang tersedia.
b. Pencapaian hasil aksi perubahan

Aksi perubahan ini terlaksana di tandai dengan terlaksananya
Pengiriman Peserta Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan bagi
Pengelola arsip pada SKPD tingkat Kecamatan yang di selenggarakan
oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Bandung.
Penyelenggaraan Bimtek Pengelolaan ini perannya menjadi sangat
penting, sebab secara teknis output dari peserta Bimtek ini yang akan
melaksanakan pengelolaan kearsipan sesuai dengan SOP
Pencapaian berikutnya adalah ditetapkannya SOP (Standar
Operasional Prosedur) Pengelolaan Arsip Dinamis di Kecamatan
Kutawaringin Kabupaten Bandung, yang dijadikan pedoman dalam
mengatur dan menyusun pola kearsipan mulai dari SOP Pengendalian
Naskah Dinas Masuk, SOP Pengendalian Naskah Dinas Keluar, SOP
Pemberkasan Arsip Aktif, SOP Penataan Arsip Inaktif dan tidak teratur,
serta SOP Alih media Arsif.
Dengan adanya SOP ini, dapat dirasakan adanya kemudahan
dan kecepatan dalam mengatur, mengakses data dan informasi terkait
pengelolaan kearsipan pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di
Dan yang lebih penting, Pencapaian aksi perubahan ini, mampu
menghidupkan kembali fungsi ruang arsip yang sejak tahun 2009 di
bangun kurang di fungsikan sebagaimana mestinya. Keterbatasan
anggaran, tidak memperpendek action leader untuk berinovasi
memanfaatkan dus bekas air minum, dus bekas makanan, dus bekas
kertas HVS dijadikan Box Arsip.
28
BAB IV
PENUTUP
A. Simpulan
Pelaksanaan Aksi Perubahan Efektivitas dan Efesiensi

Pengelolaan Kearsipan Pada Subbag Umum dan Kepegawaian di
Kecamatan Kutawawaringin Kabupaten Bandung, dengan menitik
beratkan pada dua inovasi perubahan, yaitu Pengiriman peserta
mengikuti Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan bagi SKPD
Kecamatan yang diselenggarakan oleh Dinas Arsip dan Perpustakaan
Kabupaten Bandung dan penyusunan Buku Panduan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Kearsipan, Action leaders
dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Bimbingan Teknik Pengelolaan Kearsipan bagi Staf di Bagian Umum

dan Kepegawaian, merupakan suatu keharusan yang harus di tempuh,
dalam upaya menyiapkan Sumber Daya Manusia yang akan
melaksanakan secara konsep, teknis, maupun mekanisme
penyusunan kearsipan di Kecamatan
2. Buku Panduan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan

Kearsipan merupakan dokumen yang mengatur cara, dan proses yang
harus ditempuh dalam memberlakukan arsip dinamis, agar efektivitas
dan efesiensi penyelenggaraan kearsipan dapat tercapai.
3. Tersusunnya Buku Panduan Standar Operasional (SOP) dapat
meningkatkan kinerja, tanggung jawab dan motivasi yang secara
langsung berperan serta meningkatkan koordinasi dan kerjasama
dengan berbagai pihak/stakeholder.
4. Kekurangan Ketersediaan sarana dan prasarana pendukung aksi
perubahan, bukan merupakan hal pokok yang tidak dapat mendukung
sukses tidaknya rencana aksi perubahan, tetapi kembali kepada spirit
dan motivasi dari action leaders sendiri dalam mengimplementasikan
rencana aksi yang telah di buat
5. Dukungan satakeholder internal dan ekternal membawa dampak yang
kuat dalam Pelaksanaan Aksi Perubahan Efektivitas dan Efesiensi
29
Pengelolaan Kearsipan Pada Subbag Umum dan Kepegawaian di

Kecamatan Kutawawaringin Kabupaten Bandung.
2. Rekomendasi
Pelaksanaan Aksi Perubahan Efektivitas dan Efesiensi Pengelolaan
Kearsipan Pada Subbag Umum dan Kepegawaian di Kecamatan
Kutawawaringin Kabupaten Bandung, yang melahirkan gagasan
Pengiriman peserta mengikuti Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan
bagi SKPD Kecamatan dan penyusunan Buku Panduan Standar
Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan Kearsipan. Bagi penulis
dianggap sesuatu yang belum sempurna, Tentunya sebagai sebuah
kegiatan yang terus berkembang, akan membutuhkan saran, masukan,
perbaikan dan penyempurnaan dalam berbagai aspek sehingga hasil aksi
perubahan ini dapat bermanfaat secara luas dan tidak hanya pada lingkup
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Kecamatan Kutawaringin, akan
tetapi dapat dimanfaatkan disemua lingkup unit kerja kecamatan yang lain.
Oleh karena itu action leader mengharapkan kritik dan saran untuk
kemajuan dan pengembangan Pengelolaan Kearsipan di Kecamatan
Kutawaringin sehingga diperoleh harapan :
1. Buku Panduan Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengelolaan

Arsip Dinamis di Kecamatan Kutawaringin dapat menjadikan SOP
yang sempurna.
2. Buku panduan SOP ini dapat dipergunakan di SKPD yang lain
3. Peran serta atau partisipasi dari seluruh stakeholder Kecamatan

Kutawaringin Kabupaten Bandung dalam upaya mewujudkan
Pengelolaan Kearsipan dapat terlaksana sebagaimana mestinya..
Demikian Laporan Akhir Aksi Perubahan ini dibuat, semoga dapat

bermanfaat bagi terwujudnya peningkatan kinerja di lingkungan Sub Bagian
Umum dan Kepegawain Kecamatan Kutawaringin Kabupaten Bandung
khususnya dalam pengelolaan Kearsipan.
.
30
LAMPIRAN-LAMPIRAN
1. Berita acara penyerahan aksi perubahan
2. Pernyataan/ dukungan stakeholder
3. Output yang dihasilkan
4. Laporan mingguan dan harian / log activity
5. Rencana aksi perubahan yang disetujui mentor dan coach
6. Video aksi perubahan max 10 menit
7. Bahan tayang
31
Lampiran 1
Berita acara penyerahan aksi perubahan
32
Lampiran 2
Pernyataan/ dukungan stakeholder
33
34
Lampiran 3
Output yang dihasilkan
1. Peningkatan Kemampuan Staf pada Bagian Umum dan Kepegawain
Kecamatan Kutawaringin Kabupaten Bandung, setelah mengikuti
Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan untuk Pengelola Arsip pada
SKPD Kecamatan.
a. Laporan Kegiatan Bimbingan Teknis Pengelolaan Kearsipan Bagi
Pengelola Kearsipan Skpd Kecamatan, Selasa, 25 Agustus 2020
I. PENDAHULUAN
Pengelolaan kearsipan pada dasarnya merupakan salah satu
kegiatan yang ditujukan untuk mengelola segala dokumen-dokumen
yang ada dalam suatu organisasi atau instansi yang dapat digunakan
sebagai penunjang aktivitas organisasi tersebut dalam mencapai
tujuannya. Terkait dengan pengelolaan kearsipan di Indonesia diatur
dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009
tentang Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan
kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Pada dasarnya
arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi
dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara,
pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.
Namun yang menjadi persoalan, tidak semua lembaga memiliki
SDM yang mempuni dalam pengelolaan arsip, sehingga seringkali
akibat arsip orang terjerat dalam persoalan persoalan hukum. Hal ini
terjadi karena Pengelola arsip tidak memberlakukan arsip sesuai
dengan ketentuan undang undang. Untuk mengantisipasi persoalan ini,
diperlukan pengetahuan, konsep dan metodologi dalam pengelolaan
arsip, sehingga para pengelola paham betul bagaimana mengelola
arsip yang benar.Oleh karena itu diperlukan Bimbingan Teknis bagi
para pengelola di SKPD/OPD agar pengetahuan berkaitan dengan
35
konsep dan metodologi pengelolaan arsip dapat di pahami oleh

pengelola arsip
III. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan Tujuan diselenggarakan Bimbingan Pengelolaan Kearsipan
adalah :
1. Memberikan edukasi dan pemahaman kepada peserta tentang
konsep dan kebijakan Pengelolaan Kearsipan di SKPD masing
masing
2. Meminimalisir dan menentukan langkah langkah strategis untuk
menanggulangi persoalan Pengelolaan Kearsipan di SKPD masing
masing
3. Peserta mampu mengimplementasikan di intansi masing-masing
pengelolaan atau pengendalian arsip berdasarkan suatu norma
dan kaidah kearsipan agar dapat menciptakan efektifitas,
efisiensi dan produktivitas kerja.
IV. WAKTU DAN TEMPAT

1. Waktu : Selasa, 25 Agustus 2020, Jam 8.30 s.d selesai
2. Tempat : Aula Kecamatan Kutawaringin Kabupaten
Bandung.
V. PESERTA
No Instansi Jumlah Ket
Peserta
1 Kec Kutawaringin 3 Kasubag dan Staf
Umpeg
2 Desa di wilayah Kec 11 Kepala Urusan
Kutawaringin TU/Umum
3 Kecamatan Bale 2 Kasubag dan Staf
Endah Umpeg
4 Kecamatan Ciwidey 2 Kasubag dan Staf
Umpeg
36
5 Puskesmas 2 Kasubag TU dan

Cimenyan Admin
Jumlah 20
VI. SUSUNAN ACARA

1. Pembukaan
2. Laporan Kegiatan oleh Peserta PKP IV, Kasubag Umpeg Kec
Kutawaringin Kab.Bandung
3. Arahan dan Pembukaan Acara oleh Bapak Camat Kutawaringin,
atas nama Kadisarsup Kab Bandung
3. Pemaparan Materi Bimtek Pengelola Kearsipan
a. Moderator : Dadang Karsna.,S.Pd
b. Pemateri I : Kebijakan umum pengelolaan kearsipan
Leny Nurliani.,S.Sos ( Kabid Penyelenggaraan
Arsip)
c. Pemateri 2 : Metodologi pengelolaan Kearsipan,
Irfan M Permana (Arsiparis Penyelia)
4. Penutup/Doa
VII. MATERI
Terlampir
VIII. METODE
1. Ceramah tatap muka
2. Simulasi
3. Tanya Jawab
IX. PENUTUP
Demikian Laporan ini kami sampaikan,mudah mudahan dapat
memberikan gambaran umum tentang kegiatan “Bimbingan Pengelolaan
Kearsipan bagi Pengelola Kearsipan pada SKPD/OPD Kecamatan
Kutawaringin “. Serta dapat dijadikan bahan umpan balik untuk perbaikan
dan penyempurnaan kegiatan selanjutnya.
Kutawaringin, 26 Agustus 2020

Peserta BIMTEK
BUNGA NATASHA LESTARI

37
b. Standar Operasional Prosedur Pengelolaan (SOP) Arsip

Dinamis Kecamatan Kutawaringin.
38
3)
39
4)
40
5)
41
6)
42
7)
43
8)
44
9)
45
10)
46
11)
47
12)
48
13)
49
14)
50
15)
51
16)
52
17)
53
18)
54
19)
55
20)
56
Lampiran 4
Laporan mingguan dan harian / log activity
LAPORAN KEGIATAN MINGGUAN KE-1
Nama Peserta : DADANG KARSANA.,S.Pd

Instansi : Kecamatan Kutawaringin
Judul Aksi Perubahan : Efektivitas Dan Efesiensi Pengelolaan Kearsipan
Pada Sub Bagin Umum Dan Kepegawaian
Kecamatan Kutawaringin Kabupaten Bandung
No Hari/Tgl Kegiatan Output Keterangan

1 Kamis, Laporan dan Dukungan lisan
30 Juli 2020 permohonan camat/mentor
dukungan kepada
promotor dan
mentor terkait
rencana aksi
perubahan
2 Senin, Pembuatan lembar Form Dukungan
3 Agust 2020 dan Penanda Mentor yang sudah
tanganan dukungan di tanda tangani
Camat Kutawaringin
terhadap rencana
aksi perubahan
3 Selasa- Rabu, Konsultasi, Dukungan dari Disampaikan
4-5 Agus 2020 Koordinasi dan staf/jajaran di luar dalam
komunikasi dengan unit kerja kecamatn kegiatan apel
Stkaeholder berkaitan dengan pagi
Ekternal ( jajaran rencana aksi
57
unit kerja
kecamatan)
4 Kamis Koordinasi dengan Dukungan Bidang Untuk
6 Agust 2020 Stakeholder arsip dan ditindaklanjuti
Ekternal Perpustakaan Kab dengan surat
(Dinas Bandung berkaitan permohonan
Perpustakaan dan dengan rencana dari instansi
Kearsipan aksi penataan kecamatan
Kab.Bandung) kearsipan pada sub
bag umum dan
kepegawaian
kecamatan
5 Jum’at, Mengumpulkan 1. Data dokumen
7 Agust 2020 data dan informasi kearsipan yang
terkait penyusunan akan di
aksi perubahan musnahkan
2. Daftar
kebutuhan
perubahan aksi
6 Sabtu, Menyusun laporan Laporan minggu

8 Agust 2020 aktivitas mingguan ke-1 bulan Agustus
2020
Bandung, 8 Agustus 2020
Mengetahui, Peserta
Mentor
UJANG JAENUDIN, S.Sos DADANG KARSANA.,S.Pd

NIP. 19650307 199310 1001 NIP. 197302112015121002
58

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Kamis, / 30 Juli 2020

Waktu : 09.00 s.d 10.00 WIB
1) Jenis : Laporan dan permohonan dukungan kepada

Kegiatan promotor dan mentor terkait rencana aksi
perubahan
2) Tujuan : 1. Memohon dukungan, arahan dan petunjuk
Kegiatan kepada Sekretaris Kecamatan selaku Mentor
dalam menjalankan progress rencana aksi
Perubahan, dan upaya upaya dalam
penyelesaikan hambatan yang kemungkinan
timbul selama aksi perubahan.
2. Menyampaikan laporan kepada Camat
selaku Promotor dan Sekretaris Kecamatan
selaku Mentor, tentang kegiatan PKP IV di
Pusat Pendidikan dan Pelatihan Administrasi
Lemdiklat Polri sampai dengan tahap on
campus
3) Pelaksanaan : 1. Laporan, permohonan petunjuk dan arahan

Kegiatan kepada mentor dilaksanakan pada saat
action leaders selesai melaksanakan apel
pagi, dengan diawali menyampaikan
tahapan kegiatan PKP IV pada saat on
campus dan rencana of campus disesuaikan
dengan rencana aksi perubahan yang akan
dilaksanakan.
2. Laporan kepada Camat dilaksanakan di
ruang kerja Camat, diawali penyampaian
tahapan kegiatan PKP IV pada saat on
campus dan rencana of campus disesuaikan
dengan rencana aksi perubahan yang akan
dilaksanakan.
59
4) Hasil dan : 1. Pada prinsipnya Camat Selaku Promotor

Pembahasan dapat memberikan kepada action leaders
atas seluruh kegiatan rencana aksi
perubahan Efektivitas Dan Efesiensi
Pengelolaan Kearsipan Pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian Kecamatan
Kutawaringin Kabupaten Bandung
2. Sekretaris Camat, sangat mendukung
sekaligus memberikan petunjuk dan arahan
secara teknis berkaitan dengan langkah
langkah yang harus di laksanakan dalam
menjalankan rencana aksi perubahan yang
akan dilaksanakan
5) Kesimpulan : Camat selaku promotor dapat memberikan

dukungan strategis terhadap rancana aksi
perubahan yang akan dilaksanakan oleh action
leaders, demikian pula dengan Sekretaris
Kecamatan selaku mentor dan atasan
langsung, dapat memebrikan respon yang
sama, dengan menitik beratkan pada arahan
dan petunjuk teknis pelaksanaan rencana aksi
perubahan yang akan di laksanakan.
6) Evidence/Dokumentasi
1. Foto Kegiatan
Laporan kepada Camat dan konsultasi dengan Sekretaris Kecamatan

Berkaitan dengan rencana aksi perubahan
Bandung, 30 Juli 2020
Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
60

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Senin, 3 Agustus 2020

Waktu : 10.00 s.d 11.00 WIB
1) Jenis : Pembuatan lembar dan Penanda tanganan

Kegiatan dukungan Camat Kutawaringin terhadap
rencana aksi perubahan
2) Tujuan : Memperoleh dukungan tertulis dari Camat
Kegiatan Kutawaringin berkaitan dengan rencana aksi
penataan kearsipan pada Sub Bagian Umum
dan Kepegawaian
3) Pelaksanaan : Konsep dukungan Camat Kutawaringin
Kegiatan terhadap rencana aksi perubahan sebelum
disampaikan kepada camat, terlebih dahulu di
konsultasikan kepada mentor untuk mendapat
masukan, yang selanjutnya di sampaikan
kepada Camat Kutawaringin untuk proses
penanda tanganan.
4) Hasil dan : Lembar dukungan rencana aksi perubahan di
Pembahasan tanda tanda tangan oleh Camat Kutawaringin
Kabupaten Bandung.
5) Kesimpulan : Camat Kutawaringin sebagai mentor
memberikan dukungan strategis melalui
penandatanganan form dukungan rencana
aksi perubahan penataaan kearsipan pada Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian.
1. Form Dukungan rencana aksi perubahan
61

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
62

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Selasa, 4 Agustus 2020

Waktu : 13.00 s.d 14.00 WIB
1) Jenis : Konsultasi, Koordinasi dan komunikasi dengan

Kegiatan Stkaeholder Internal mengenai aksi perubahan
2) Tujuan : 1. Menyampaikan informasi berkaitan dengan
Kegiatan rencana dan progress kegiatan aksi
perubahan kepada jajaran staf pada bagian
umum dan Kepegawaian
2. Konsolidasi dan negosiasi rancangan Tim
efektif yang melaksanakan rencana aksi
perubahan kepada jajaran staf pada bagian
umum dan Kepegawaian
3) Pelaksanaan : 1. Kegiatan koordinasi dan negosiasi dengan

Kegiatan jajaran staf di laksanakan di ruangan Subag
Umum dan Kepegawaian, diawali dengan
penyampaian tupoksi di Subag Umpeg,
yang selanjutnya di sinergikan dengan tugas
action leaders dalam melaksanakan
rencana aksi perubahan pada bidang
pengelolaan kearsipan
2. Disampaikan pula terkait pentingnya
pembentukan Tim Efektif yang bertugas
membantu pimpinan aksi perubahan
mempersiapkan segala sesuatu untuk
kelancaran aksi perubahan
4) Hasil dan : 1. Stakeholder internal di jajaran staf Sub

Pembahasan Bagian Umum dan Kepegawaian
mendukung secara penuh rencana aksi
penataan kearsipan yang akan di
laksanakan
2. Tersusun racangan anggota Tim Efektif,
sebagai bahan koordinasi dan konsultasi
63
dengan mentor dan bahan laporan kepada

Camat.
5) Kesimpulan : Progres koordinasi dan negosiasi penyampaian

program kegiatan rencana aksi penataan
kearsipan pada Subag Umum dan
Kepegawaian mendapat respon yang positif,
dengan kesediaan jajaran/staf Umpeg
bergabung dalam anggota Tim efektif rencana
aksi perubahan.
1. Foto Kegiatan
Koordinasi dan komunikas rencana aksi dengan

stakeholders internal
2. Daftar Hadir Kegiatan

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
64

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Rabu, 5 Agustus 2020

Waktu : 7.30 s.d 08.15.00 WIB
1) Jenis : Koordinasi dengan Stkaeholder Ekternal (

Kegiatan jajaran unit kerja Kecamatan)
2) Tujuan : Menyampaikan informasi berkaitan dengan
Kegiatan rencana dan progress kegiatan aksi perubahan
kepada semua jajaran pada unit kerja di kantor
Kecamatan Kutawaringin, dan rancangan
anggota tim efektif yang akan membantu
pelaksanaan rencana aksi perubahan.
3) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan pada saat action
Kegiatan leaders melaksanakan apel pagi. Informasi yg
disampaikan berkaitan dengan progres
rencana aksi penataan kearsipan pada Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian.dan susunan
sementara anggota tim efektif sebelum di
sahkan oleh Camat.
4) Hasil dan : 1. Tersampaikannya informasi berkaitan
Pembahasan dengan rencana aksi penataan kearsipan
pada semua jajaran unit kerja di Kecamatan
Kutawaringin.
2. Tersampaikannya susunan anggota tim
efektif sementara kepada jajaran di seluruh
unit kerja Kecamatan
5) Kesimpulan : Penyampaian informasi berkaitan dengan

rencana aksi penataan kearsipan kepada
Stkaeholder Ekternal di jajaran lingkungan unit
kerja Kecamatan Kutawaringn mendapat
65
respon yang cukup baik., dan berharap adanya

perubahan ke arah yang lebih baik.
1. Foto Kegiatan
Penyampaian informasi pada saat apel pagi terkait

rencana aksi dengan stakeholders eknternal jajaran
unit kerja kecamatan

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
66

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Kamis, 6 Agustus 2020

Waktu : 13.30 s.d 14.15 WIB
1) Jenis : Koordinasi dengan Stakeholder Ekternal (

Kegiatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan
Kab.Bandung)
2) Tujuan : Menyampaikan informasi berkaitan dengan
Kegiatan rencana aksi perubahan kepada Bidang
Kearsipan Disarpus Kab Bandung, terkait
dengan peningkatan kinerja pengelola
kearsipan di sub bagian Umum dan
Kepegawaian Kec. Kutawaringin
3) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan dengan menemui salah
Kegiatan seorang petugas arsiparis Disarpus Kab
Bandung. Pada dasarnya mereka
mengapresiasi positip maksud dan tujuan
action leaders, dengan catatan ada dukungan
surat permohonan dari kecamatan.
4) Hasil dan : Disarpus Kab Bandung, melalui bidang
Pembahasan kearsipan mengapresiasi positip adanya
rencana aksi perubahan dalam peningkatan
kemampuan penataan kearsipan melalui
BIMTEK kearsipan di Kecamatan Kutawaringin,
dengan catatan ada dukungan surat
permohonan dari kecamatan. Pelaksanaan
kegiatan direncanakan pada akhir minggu
kedua di bulan agustus 2020.
67
5) Kesimpulan : Disarpus Kab Bandung, selaku stake holders

ekternal dalam rencana aksi pengelolaan
kerasipan pada sub bagian umum dan
Kearsipan Kecamatan Kutawaringin
memberikan apresiasi positip, dengan catatan
dilaksanakan sesuai dengan aturan dan
prosedur yang berlaku,
1. Foto Kegiatan
Koordinasi dengan Disarpus Kab.Bandung (stakeholders external)

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
68

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Jum’at 7 Agustus 2020

Waktu : 08.00 s/d 10.30 WIB
1) Jenis : Mengumpulkan data dan informasi terkait
Kegiatan penyusunan aksi perubahan
2) Tujuan : Menginventaris arsip arsip in aktif yang perlu
Kegiatan dilakukan pemusnahan.
3) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan dengan mengecek
Kegiatan keadaan record center yang ada, dan memilah
arsip arsip yang sudah memenuhi syarat untuk
di musnahkan.
4) Hasil dan : Terinventaris data arsip yang memenuhi syarat
Pembahasan untuk di musnahkan.
5) Kesimpulan : Terdapat Data arsif memenuhi syarat untuk di
musnahkan
1. Foto Kegiatan
Pemilahan data kearsipan

69

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Sabtu, 8 Agustus 2020

Waktu : 20.00 s/d 21.30 WIB ( 1 Jam, 30 Menit )
1) Jenis : Menyusun laporan aktivitas mingguan
Kegiatan
2) Tujuan : Membuat dan menyusun materi sebagai
Kegiatan laporan kegiatan aksi perubahan selama 1
minggu, pada tanggal 30 Juli 2020 – 8 Agustus
2020.
3) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan dengan meresume
Kegiatan semua kegiatan harian mulai dari tanggal 30
Juli 2020 s.d 8 Agustus 2020
4) Hasil dan : Menyusun materi laporan mingguan kegiatan
Pembahasan aksi perubahan/log activity dan pendukung
yang akan dilaporkan ke mentor dan coach.
5) Kesimpulan : Terselesaikannya laporan log activity dan
pendukung minggu I.

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
70

LAPORAN KEGIATAN MINGGU KE-2

Judul Aksi Perubahan : Efektivitas Dan Efesiensi Pengelolaan Kearsipan
di Kecamatan Kutawaringin Kabupaten Bandung

1 Senin, Konsultasi dan
Mentor
10 Agustus 2020 koordinasi dengan
memberikan
mentor berkaitan
dukungan
dengan rencana
terhadap rencana
pembentukan Tim
pembentukan tim
Efektif Aksi
efektif dan di
Perubahan peroleh
gambaran yang
jelas berkaitan
dengan SDM,
waktu, teknis dan
mekanisme rapat
pembentukan tim
efektif,
2 Selasa, Rapat Pembentukan 1. Terbentuk
11 Agust 2020 Tim Efektif Rencana susunan Tim
Aksi Perubahan efektif
Rencana aksi
perubahan
2. Kesepakatan
dalam
pembagian
tugas
berdasarkan
kan tugas dan
fungsinya
masing
71
masing dalam
tim efektif
3 Rabu Koordinasi dengan Memperoleh

12 Agust 2020 anggota tim efektif gambaran yang
berkaitan dengan jelas berkaitan
waktu, tempat dan dengan waktu,
mekanisme rapat tempat dan
kerja penyusunan mekanisme rapat
rencana dan program kerja penyusunan
kerja rencana aksi rencana dan
perubahan program kerja
rencana aksi
perubahan
4 Jum’at Sosialisasi hasil Dilaksanakan
1. Tersampaikan
14 Agust 2020 Rapat Kerja Tim berbarengan
nya rencana
efektif kepada stake dengan rapat
dan program
holders internal teknis Panitia
kerja tim efektif
2. Adanya HUT ke-75
Kemerdekaa
persetujuan
n RI
dari Pimpinan
dan
stakeholder
internal
berkaitan
dengan
rencana kerja
tim efektif

15 Agust 2020 aktivitas minggu ke-2 ke-2 bulan
Agustus 2020

Mengetahui, Peserta
Mentor

NIP. 19640307 199310 1001 NIP. 197302112014121002
72

LAPORAN HARIAN

Waktu : 10.00 s.d 11.00 WIB
1) Jenis : Konsultasi dan koordinasi dengan mentor

Kegiatan berkaitan dengan rencana pembentukan Tim
Efektif Aksi Perubahan
2) Tujuan : Memperoleh gambaran yang jelas berkaitan
Kegiatan dengan mekanisme dan teknis pembentukan
tim efektif
3) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan di ruang kerja
Kegiatan Sekretaris Kecamatan, action leaders
memohon saran dan masukan berkaitan
dengan penguatan kriteria SDM yang
sebelumnya sudah di inventarisir oleh action
leader sehinga mereka dapat mendukung
rencana aksi perubahan, waktu pelaksanaan
teknis dan mekanisme rapat pembentukan tim
efektif
4) Hasil dan : 1. Action leders memperoleh gambaran yang
Pembahasan jelas berkaitan dengan SDM, waktu, teknis
dan mekanisme rapat pembentukan tim
efektif,
2. Pada dasarnya mentor mendukung SDM
yang sudah di inventarisir oleh action
leaders sebagai calon calon anggota Tim
efektif pada saat melakukan negosiasi awal.
5) Kesimpulan : Proses konsultasi dan koordinasi dengan

mentor, dalam hal perolehan informasi
berkaitan dengan rencana pembentukan tim
73
efektif berjalan dengan baik, action leaders

memperoleh masukan berkaitan dengan
kriteria SDM yang dapat mendukung rencana
aksi perubahan, waktu pelaksanaan teknis dan
mekanisme rapat pembentukan tim efektif
Konsultasi dan koordinasi dengan mentor berkaitan dengan

rencana pembentukan tim efektif
Nosis, 202007063843
74

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Selasa , 11 Agustus 2020
Waktu : 09.00 s.d 12.00 WIB, Jumlah Jam kerja 3 jam
1) Jenis : Rapat Pembentukan Tim Efektif Rencana Aksi

Kegiatan Perubahan
2) Tujuan : 1. Memberikan gambaran umum berkaitan
Kegiatan dengan rencana aksi perubahan
2. Membentuk Tim efektif Pengelolaan
kearsipan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawain Kecamatan Kutawaringin
3. Pembagian tugas dan job description Tim
efektif Pengelolaan kearsipan pada Sub
Bagian Umum dan Kepegawain Kecamatan
Kutawaringin
3) Pelaksanaan : Kegiatan Pembentukan Tim Efektif

Kegiatan dilaksanakan di Aula kecamatan, Rapat
pembentukan tim efektif kebetulan di satukan
agendanya dengan rapat teknis Persiapan
menyambut HUT ke 75 Kemerdekaan RI
tingkat kecamatan.
4) Hasil dan : 1. Terbentuk susunan Tim efektif Rencana
Pembahasan aksi perubahan sebanyak 7 orang. Yang
memiliki kompetensi yang dibutuhkan oleh
action leaders dalam melaksanakan renca
aksi perubahan.
2. Adanya Kesepakatan dalam pembagian
tugas berdasarkankan tugas dan fungsinya
masing masing dalam ti efektif
5) Kesimpulan : Pembentukan tim efektif rencana aksi

perubahan Pengelolaan Kearsipan pada Subag
Umum dan Kepegawaian telah dilaksanakan
dengan baik, yang selanjutnya akan di tetapkan
75
dengan Surat Keputusan Camat, untuk

dilaksanakan sebagaimana mestinya sesuai
dengan ketentuan.
1. Rapat Pembentukan tim efektif
2. Surat Undangan
3. Daftar Hadir
4. Notulen
5. SK Tim efektif
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG 76
Jl.Raya Soreang – Cipatik Km.5,8 Desa JatisariTlp (022) 85873789 Bandung 40951
http://www..bandungkab.go.id Email : kutawaringin01@gmail.com / kec_kutawaringin@bandungkab.go.id
Kutawaringin,10 Agustus 2020
Nomor : 005/712 /Sekret Kepada,

Sifat : Biasa Yth. ( Daftar Terlampir )
Lamp : -0- di
Perihal : UNDANGAN
Tempat
Dipermaklumkan dengan hormat, dalam rangka mendukung Aksi

Perubahan yang dilaksankan oleh Peserta Diklat PIM Tk. IV/ Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas (PKP) Pemerintah Daerah Kabupaten
Bandung T.A. 2020 a.n. Dadang Karsana,.S.Pd Kasubbag Umum dan
Kepegawaian Kecamatan Kutawaringin, kami mengundang Saudara
untuk hadir pada pertemuan yang akan diselenggarakan pada :
Hari / Tanggal : Selasa, 11 Agustus 2020.

Waktu : Pkl. 09.00 WIB
Tempat : Ruang rapat Camat Kutawaringin
Acara : Rapat Pembentukan Tim Efektif
Demikian agar maklum, atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan

terimakasih.
An. CAMAT KUTAWARINGIN

PLT Sekretaris Kecamatan
UJANG JAENUDIN, S.Sos

NIP. 19640307 199310 1001
77
Lampiran Undangan Rapat :

Nomor : 005/712 /Sekret
Tanggal : 10 Agustus 2020
No Nama/NIP Pangkat / Gol. Jabatan

Ujang Jaenudin.,S.Sos
1. Penata Tk.I/III.d Kasi Pem
NIP. 196403071993101001
Nyi Nurbayinah.,S.Sos
2. Penata Muda/III.a PAK
NIP. 197408282008012004
M. Sarifudin.,S.Sos
3. Penata Muda/III.a Penyusun Program
19720906 2009061002
4. Bunga Natasha Lestari THL Administrasi Umum
5 Deni Satriya Nugraha THL Opr.SIMDA
6 Ujang Mintarsa THL CS
7 Ucup Sudaya THL CS


NIP. 19640307 199310 1001
78
NOTA DINAS
Kepada : Yth. Camat Kutawaringin

Kabupaten Kabupaten Bandung
Dari : Kasubbag Umum dan Kepegawaian
Nomor :
Lampiran : 1 (satu) berkas
Perihal : Usulan Tim Efektif
Dalam rangka melaksanakan rencana Aksi Perubahan peserta

Diklatpim Tk. IV /Pelatihan Kepemimpinan Pengawas Kabupaten Bandung
T.A. 2020 diperlukan Tim Efektif dalam rangka meningkatkan Efektivitas Dan
Efesiensi Pengelolaan Kearsipan Pada Sub Bagin Umum Dan Kepegawaian
di Kecamatan Kutawaringin Kab Bandung.
Bersama ini kami sampaikan usulan Tim Efektif sebagai pelaksana
penyusunan Standar Operasional Prosedur Pengelolaan Kearsipan dan
Penata Teknis Pengelolaan Kerarsipan pada record center di Kecamatan
Kutawaringin Kabupaten Bandung.
Sehubungan dengan hal tersebut, mohon perkenan Bapak untuk
menerbitkan Surat Perintah Tugas dan Surat Keputusan Penetapan Tim
efektif Pengelolaan Kearsipan Pada Sub Bagin Umum dan Kepegawaian
di Kecamatan Kutawaringin Kab.Bandung.
Demikian disampaikan, atas perhatian dan perkenan Bapak, kami
ucapkan terima kasih.
Kepala Kasubbag Umum dan Kepegawaian
DADANG KARSANA.,S,Pd
NIP. 197302112014121002
79
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG
http://www..bandungkab.go.id Email :kec_kutawaringin@bandungkab.go.id
SURAT PERINTAH TUGAS

Nomor : 090/ 713 /Sekre
Dasar : Peraturan Bupati Bandung Nomor 137.1/Kep.809-Otda/2016, Tahun

2016 tentang Pelimpahan sebagian Urusan Pemerintah dari Bupati
Kepada Camat Kutawaringin.
Nama : Drs. CEP AZIS SUKANDAR.,M.Si

NIP : 196303231993121001
Jabatan : Camat Kutawaringin
MEMERINTAHKAN
Kepada ;
No Nama Pangkat / Gol. Jabatan
NIP. 197408282008012004
M. Sarifudin.,S.Sos
19720906 2009061002
Untuk : Menjadi Tim Efektif Rencana Aksi Perubahan Pengelolaan Kearsipan

Pada Subbagian Umum Dan Kepegawaian di Kecamatan
Kutawaringin Kabupaten Bandung terhitung mulai tanggal 11 Agustus
2020 s/d 30 September 2020.
`
Demikian surat perintah ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk
dilaksanakan sebagaimana mestinya dan melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan.
Dikeluarkan di : Kutawaringin
Pada tanggal : 11 Agustus 2020
Camat Kutawaringin
Drs. CEP AZIS SUKANDAR.,M.Si

NIP. 19650207 199103 1 008
80
81
NOTULEN RAPAT
Hari / Tanggal : Selasa, 11 Agustus 2020

Jam : 09.00 WIB s / d selesai
Tempat : Aula Kantor Kecamatan Kutawaringin Kab Bandung
Agenda : Pembentukan Tim efektif
Pokok Bahasan :
1. Melaksanakan Pembentukan Tim Efektif
2. Pembagian tugas anggota tim efektif rencana aksi perubahan
Hasil Bahasan :
1. Projek Leaders ( Dadang Karsana.,S.Pd)
- Menyampaikan maksud dan Tujuan Kegiatan Pembentukan Tim Efektif
dalam upaya melaksanakan langkah langkah rencana aksi Perubahan
yang akan dilaksanakan.
2. Mentor ( Ujang Jaenudin.,S.Sos)
- Memberikan arahan dan bimbingan agar anggota Tim efektif yang
terbentuk memahami tugas dan fungsinya masing masing, sehingga
tujuan yang ingin di capai dalam rencana aksi perubahan
Pengelolaan Kearsipan Pada Subbagian Umum Dan Kepegawaian
di Kecamatan Kutawaringin Kabupaten Bandung dapat terlaksana
dengan baik
3. Telah terbentuk susunan tim efektif Pengelolaan Kearsipan Pada
Subbagian Umum Dan Kepegawaian di Kecamatan Kutawaringin
Kabupaten Bandung, dengan susunan (terlampir)
4. Seluruh anggota Tim Efektif akan bekerjasama dan memberikan
dukungan dalam terwujudnya Efektivitas Dan Efesiensi Pengelolaan
Kearsipan Pada Sub Bagin Umum Dan Kepegawaian di Kecamatan
Kutawaringin Kabupaten Bandung
Notulen

82

LAPORAN HARIAN

1) Jenis : Koordinasi dengan anggota tim efektif

Kegiatan berkaitan dengan rapat kerja penyusunan
rencana dan program rencana aksi perubahan
2) Tujuan : Memperoleh gambaran yang jelas berkaitan
Kegiatan dengan waktu, tempat dan mekanisme rapat
kerja penyusunan rencana dan program kerja
rencana aksi perubahan
3) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan di ruang kerja Sub
Kegiatan Bagian Umum dan Kepegawaian Kecamatan
Kutawaringin Kab Bandung
4) Hasil dan : 1. Ditetapkan jadwal waktu dan tempat rapat
Pembahasan kerja penyusunan program dan kegiatan tim
efektif
2. Disiapkan kelengkapan rapat ( undangan,
daftar hadir dll)
5) Kesimpulan : Diperolehnya gambaran umum, jadwal waktu

dan rumusan rapat kerja Tim efektip terkait
rencana aksi perubahan Pengelolaan
Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Kecamatan Kutawaringin Kab
Bandung..
6) 1. Evidence/Dokumentasi

Peserta PKP IV
83

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Kamis, 13 Agustus 2020

Waktu : 13.00 s.d 16.00 WIB ( 3 Jam)
1) Jenis : Rapat Kerja Penyusunan Program dan

Kegiatan Kegiatan Tim efektif
2) Tujuan : Menyusun program dan rencana kerja tim
Kegiatan efektif berkaitan dengan Penataan Pengelolaan
Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian di Kec. Kutawaringin Kab
Bandung
3) Pelaksanaan : Dilaksanakan di ruang rapat kecamatan,
Kegiatan Kutawaringin
4) Hasil dan : 1. Tersusun Jadwal dan rencana kegiatan tim

Pembahasan efektif dalam rangka pengelolaan kearsipan
pada sub bagian umum dan Kepegawaian,
diantaranya hal hal yang dianggap penting :
a. Memfungsikan ruang arsip yang selama
ini kurang di pelihara dengan baik
b. Memindahkan ruangan perpustakaan ke
ruang arsip
c. Pemilahan arsip inaktif yang sudah
berusia 10 tahun lebih
d. Permohonan Penyediaan box arsip
kepada Dinas Arsip dan Perpustakaan
Kab Bandung
e. Penyusunan rancangan SOP Penataan
kearsipan.
5) Kesimpulan : Rapat kerja tim, berkaitan dengan penyusunan
program dan kegiatan dalam rangka
pengelolaan kearsipan pada sub bagian umum
84
dan Kepegawaian berjalan dengan baik, hal hal

lain yang berkaitan dengan keputusan rapat
kerja tim akan di konsultasikan dengan
pimpinan.
6)

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
85
http://www..bandungkab.go.id Email : kutawaringin01@gmail.com /
kec_kutawaringin@bandungkab.go.id

Sifat : Biasa Yth. ( Daftar Terlampir )
Lamp : -0- di
Perihal : UNDANGAN
Tempat
Dipermaklumkan dengan hormat, Menindaklanjuti hasil rapat

pembentukan Tim Efektif Rencana Aksi Perubahan Efektivitas
Pengelolaan Kearsipan Pada Subbagian Umum Dan Kepegawaian di
Kecamatan Kutawaringin, Kami mengundang Saudara untuk hadir
pada :
Hari / Tanggal : Kamis, 13 Agustus 2020.

Waktu : Pkl. 13.00 WIB s.d selesai
Acara : Rapat Kerja Penyusunan Program dan Kegiatan
Tim Efektif
Demikian agar maklum, atas perhatian dan kehadirannya, kami ucapkan

terimakasih.

u.b
Umum dan Kepegawain
NIP. 197302112014121002
86

Nomor : 005/714 /Sekret

NIP. 197408282008012004
M. Sarifudin.,S.Sos
19720906 2009061002

u.b
Umum dan Kepegawain
NIP. 197302112014121002
87
88
NOTULEN RAPAT
Hari / Tanggal : Kamis, 13 Agustus 2020

Jam : 13.00 WIB s / d selesai
Tempat : Aula Kantor Kecamatan Kutawaringin Kab Bandung
Agenda : Rapat Kerja Penyusunan Program dan Kegiatan
Tim Efektif
Pokok Bahasan :
Penyusunan Program dan Kegiatan Tim Efektif:
- Menyampaikan maksud dan Tujuan Kegiatan Rapat Kerja Penyusunan

Program dan Kegiatan Tim Efektif rencana aksi Perubahan yang akan.
- Memberikan gambaran tahapan pelaksanaan rencana aksi perubahan

pengelolaan arsip pada sub bagian umum dan kepegawaian2.
2. Hasil pembahasan rapat
- Tersusun program dan kegiatan dalam upaya mendukung

tahapan/milstone rencana aksi dalam rangka pengelolaan kearsipan
pada sub bagian umum dan Kepegawaian, diantaranya berkaitan
dengan
1. Memfungsikan ruang arsip yang selama ini kurang di pelihara dengan
baik
2. Memindahkan ruangan perpustakaan ke ruang arsip
3. Pemilahan arsip inaktif yang sudah memenuhi syarat
4. Pemusnahan arsip
5. Permohonan Penyediaan box arsip kepada Dinas Arsip dan
Perpustakaan Kab Bandung
6. Penyusunan rancangan SOP Penataan kearsipan.
Notulen

89

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Jum’at, 14 Agustus 2020

Waktu : 13.00 s.d 17.00 WIB ( 4 Jam)
1) Jenis : Sosialisasi hasil Rapat Kerja Tim efektif kepada

Kegiatan stake holders internal
2) Tujuan : 1. Menyampaikan maksud dan tujuan rencana
Kegiatan aksi perubahan
2. Menyampaikan program dan kegiatan hasil
rapat kerja Tim efektif
3. Memperoleh dukungan dari stake holder
internal pelaksanaan program dan kegiatan
tim efektif terkait dengan Penataan
Pengelolaan Kearsipan pada Sub Bagian
Umum dan Kepegawaian di Kec.
3) Pelaksanaan : Dilaksanakan di aula rapat kecamatan,

Kegiatan berbarengan dengan rapat teknis persiapan
menyambut HUT ke-75 Kemerdekaan RI
tingkat Kecamatan Kutawaringin
4) Hasil dan : 1. Tersampaikannya maksud dan tujuan
Pembahasan rencana aksi perubahan
2. Tersampaikannya rencana dan program
kerja tim efektif
3. Adanya persetujuan dan dukungan dari
Pimpinan dan stakeholder internal
pelaksanaan program dan kegiatan tim
efektif terkait dengan Penataan Pengelolaan
Kepegawaian di Kec. Kutawaringin Kab
Bandung
5) Kesimpulan : Stakeholder internal sangat mendukung
terhadap kegiatan aksi perubahan dan
90
berharap dengan Aksi Perubahan ini dapat

Mengoptimalkan Pelayanan Pengelolaan arsip
dengan baik
1. Poto kegiatan rapat
2. Undangan rapat
3. Daftar hadir
4. Notulen rapat

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
KECAMATAN KUTAWARINGIN 91

Nomor : 005/715 /Sekre Kepada,
Sifat : Biasa Yth. Karyawan ASN/Non Asn
Lamp : -0- Kecamatan Kutawaringin
Perihal : UNDANGAN di
Tempat
Dipermaklumkan dengan hormat, menindaklanjuti surat edaran

Sekretariat Daerah Kabupaten Bandung No 003.1/1862/Umum, tanggal
10 Agustus 2020, tentang Pedoman Peringatan HUT ke-75
Kemerdekaan Republik Indonesia Tingkat Kabupaten Bandung Tahun
2020, kami mengundang Saudara untuk hadir pada :
No Hari/Tanggal Kegiatan Tempat Keterangan
1 Jum’at Rapat Aula Pakaian :
14 Agustus Paripurna Kecamatan 1. ASN,
Korpri
2020 DPRD Kutawaringin
lengkap
Pukul : 08.30 Kab.Bandung, 2. Non Asn,
s.d selesai dengan Acara PDH
Mendengarkan
Pidato
Kenegaraan
Presiden
Republik
Indonesia
2 Jum’at Rapat Aula
14 Agustus Koordinasi Kecamatan
2020 Panitia HUT Kutawaringin
Pukul : 13.00 ke-75
s.d 14.30 WIB Kemerdekaan
RI Tingkat
Kecamatan
Kutawaringin
92
3 Jum’at Sosialisasi Aula Mohon hadir

14 Agustus Program dan Kecamatan pejabat
struktural
2020 kegiatan Hasil Kutawaringin
dan anggota
Pukul : 14.30 Rapat Kerja tim efektif
s.d 16.00 WIB Tim Efektif
Rencana Aksi
Perubahan
Demikian agar menjadi maklum, atas perhatiannya kami
sampaikan terima kasih
CAMAT KUTAWARINGIN

Pembina Tk I
NIP. 19650207 199103 1 008
93
94
NOTULEN RAPAT
Hari, Tanggal : Jum’at, 14 Agustus 2020

Tempat : Ruang Rapat Camat Kutawaringin
Waktu : Jam 14.30 WIB s.d selesai
Acara : Sosialisasi Program dan Kegiatan Tim Efektif
Pokok Bahasan :
Sosialisasi Program dan Kegiatan Tim Efektif:
- Menyampaikan hasil rapat kerja penyusunan Program dan Kegiatan

Tim Efektif f rencana aksi Perubahan.
- Menyampaikan permohonann dan dukungan pelaksanaan kegiatan

rencana aksi perubahan pengelolaan arsip pada sub bagian umum dan
kepegawaian
- Tersampaikan informasi berkaitan dengan Program dan Kegiatan Tim

Efektif rencana aksi Perubahan.
- Memperoleh dukungan stakeholders internal pelaksanaan kegiatan

rencana aksi perubahan pengelolaan arsip pada sub bagian umum dan
kepegawaian
Notulen

95

LAPORAN HARIAN

1) Jenis : Menyusun laporan aktivitas minggu ke 2
Kegiatan
minggu, pada tanggal 10 – 15 Agustus 2020.
Agustus 2020 s.d15 Agustus 2020
4) Hasil dan : Tersusun materi laporan minggu ke 2,
Pembahasan kegiatan aksi perubahan/log activity dan
pendukung yang akan dilaporkan ke mentor
dan coach.
5) Kesimpulan : Terselesaikannya laporan minggu ke-2,
tahapan pelaksanaan rencana aksi kegiatan
Kepegawaian Kecamatan Kutawaringin.

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
96


Judul Aksi Perubahan : Efektivitas dan Efesiensi Pengelolaan Kearsipan

1 Senin, Libur - Mengikuti
17 Agustus 2020 upacara
pengibaran
HUT ke-75
Kemerdekaa
n RI, secara
virtual di
kantor
Kecamatan
Kutawaringin
2 Selasa, Konsultasi dengan 3. Kesiapan
18 Agust 2020 stakeholder ekternal Disarpus Kab
(Dinas Arsip dan Bandung
Perpustakaan untuk
Kab.Bandung) memfasilitasi
berkaitan dengan Bimtek
pengiriman peserta Pengelolaan
Bimtek Pengelolaan kearsipan
Kearsipan 4. Pelaksanaan
Bimtek di
satukan
dengan
Kecamatan
lain yang yang
secara
kebetulan
mengajukan
97
permohonan
yang sama
untuk di
fasilitasi
pelaksanaan
Bimtek oleh
Disarpus Kab
Bandung.
3 Rabu Konsultasi dan Surat Perintah

19 Agust 2020 Koordinasi dengan Tugas Mengikuti
pimpinan berkaitan
Bimtek Kearsipan
dengan
Penetapan/penunjuka
n Peserta Bimtek
Pengelolaan
Kearsipan ke Dinas
Arsip dan
Perpustakaan Kab
Bandung
4 Kamis, 20 Libur - Tahun Baru
Agustus 2020 1442 H
4 Jum’at Rapat Tim Efektif, Tersusun materi
21 Agust 2020 Pembahasan draf drap SOP
SOP Pengelolaan
Pengelolaan
Kearsipan
kearsipan
Agustus 2020

Mengetahui, Peserta
Mentor

NIP. 19650307 199310 1001 NIP. 197302112015121002
98

LAPORAN HARIAN

Waktu : 9.00 - 13.00 WIB
1) Jenis : Konsultasi dengan Dinas Arsip dan

Kegiatan Perpustakaan Kab.Bandung berkaitan dengan
peningkatan Kemampuan Pengelola arsip
2) Tujuan : 1. Konsultasi ke Dinas Arsip dan Perpustakaan
Kegiatan ( Disarpus) Kab.Bandung berkaitan dengan
nilai hasil audit kearsipan tahun 2020, di
2. Menyampaikan permohonan kepada
Disarpus Kab Bandung untuk memfasilitasi
pelaksanaan peningkatan kemampuan
Pengelola arsip melalui Bimtek
3) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan di ruang rapat Bidang

Kegiatan Penyelenggaraan Kearsipan Disarpus kab
Bandung, di dampingi oleh rekan peserta PKP
IV angkatan 2 tahun 2020 dari Kecamatan
Ciwidey dan Bale Endah, Pada saat mengikuti
rapat evaluasi laporan hasil audit kearsipan di
OPD/SKPD tahun 2020
4) Hasil dan : 5. Di peroleh gambaran yang jelas berkaitan
Pembahasan dengan kriteria penilaian kearsipan di Kec.
Kutawaringin pada saat audit kearsipan
yang dilaksanakan oleh Disarpus Kab.
Bandung.
6. Adanya kesiapan Disarpus Kab Bandung
untuk memfasilitasi Kegiatan Peningkatan
Kemampuan Pengelola Arsip di SKPD
melalui Bimtek Pengelolaan kearsipan
7. Atas saran Kabid, pelaksanaan Bimtek di
satukan dengan SKPD lain ( Kecamatan
Bale Endah, Kecamatan Ciwidey,
Puskesmas Cimenyan) yang secara
99
kebetulan mengajukan permohonan yang

sama untuk di fasilitasi pelaksanaan Bimtek
oleh Disarpus Kab Bandung.
8. Pelaksanaan Bimtek dilaksanakan pada hari
Selasa tanggal 25 Agustus 2020
5) Kesimpulan : 1. Disarpus siap memfasilitasi pelaksanaan

Bimtek Pengelolaan Kearsipan bagi SKPD
di kecamatan, dengan catatan pelaksanaan
Bimtek di satukan dengan SKPD lain.
2. Bintek dilaksanakan pada tanggal 25
Agustus 2020, di aula Kecamatan
Kutawaringin Kab.Bandung
Konsultasi dan koordinasi dengan Disarpus Kab Bandung.
Nosis, 202007063843
100

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Rabu , 19 Agustus 2020

1) Jenis : Konsultasi dan Koordinasi dengan pimpinan

Kegiatan berkaitan dengan Penetapan/penunjukan
Peserta Bimtek Pengelolaan Kearsipan ke
Dinas Arsip dan Perpustakaan Kab Bandung
2) Tujuan : Memperoleh masukan dari Camat dan Mentor
Kegiatan berkaitan dengan penunjukan delegasi dari tim
efektif rencana aksi perubahan untuk
mengikuti Bimbingan Teknis Pengelolaan
Kearsipan bagi SKPD Kecamatan yang
diselenggarakan oleh Disarpus Kab.Bandung
3) Pelaksanaan : Kegiatan Penunjukan delegasi/peserta Bimtek
Kegiatan di laksanakan di ruang rapat camat,
berbarengan dengan agenda rutin brifing
pimpinan dan staf, berkaitan dengan evaluasi
program dan kegiatan kecamatan.
4) Hasil dan : Ditetapkan 2 (dua) orang staf dari Sub Bagian
Pembahasan Umpeg (merangkap anggota tim efektif)
sebagai delegasi/peserta Bimtek Pengelolaan
Kearsipan.
5) Kesimpulan : Delegasi/peserta Bimtek Pengelolaan
Kearsipan dari tim efektif siap melaksanakan
tugas.
6. Brifing rutin, pimpinan dan staf
101
7. Undangan
8. Daftar Hadir
9. Notulen
Nosis, 202007063843
102

Sifat : Biasa Yth. Para Pejabat Struktural
Tempat
Dipermaklumkan dengan hormat,

Camat Kutawaringin Kabupaten Bandung, kami mengundang
Saudara untuk hadir pada pertemuan yang akan diselenggarakan
pada:
Hari / Tanggal : Rabu, 19 Agustus 2020.

Waktu : Pkl. 09.00 WIB
Acara : Rapat Koordinasi Program dan Kegiatan Minggu
ke-3-4 bulan Agustus 2020.
Demikian agar maklum, atas perhatian dan kehadirannya, kami
ucapkan terimakasih.


NIP. 19640307 199310 1001
103
104
NOTULEN RAPAT
Hari, Tanggal : Rabu, 19 Agustus 2020

Acara : Rapat Koordinasi Program dan Kegiatan Minggu ke 3-4
bulan Agustus 2020
Pokok Bahasan :
1. Evaluasi Program dan kegiatan Minggu ke 1-2 di Unit kerja
Kecamatan
2. Penyampaian Program dan Kegiatan para Pejabat struktural minggu
ke 3-4 di bulan Agustus 2020
Hasil Bahasan :
1. Camat Kutawaringin
- Menyampaikan maksud dan tujuan rakor, terutama berkaitan dengan
evaluasi program dan kegiatan yang di laksanakan oleh setiap unit
kerja kecamatan
- Meminta informasi berkaitan dengan program dan kegiatan yang
akan dilaksanakan oleh para pejabat struktural di minggu ke 3 dan 4
2. PLT Sekcam/Kasi Pemerintahan( Ujang Jaenudin.,S.Sos)
- Menyampaikan evaluasi kegiatan berkaitan dengan HUT ke-75
Kemerdekaan RI
- Progres ADPD tahun 2020
3. Kasi Trantib, menyampaikan situasi dan kondisi kewilayahan
berkaitan dengan peringatan Hut ke-75 Kemerdekaan RI
4. Kasi Pemberdayaan, menyampaikan progres Penyerapan dan
pelaporan Dana Desa tahun 2020
5. Kasi Pembangunan, menyampaikan progres Penyerapan dan
pelaporan Dana Banbub tahun 2020
6. Kasi Sosbud, menyampaikan progres Penyerapan dan pelaporan
BLT Covid 19 tahun 2020
7. Kasubag Program dan Keuangan, menyampaikan progres dan
pelaporan keuangan bulan Agustus 2020
8. Kasubbag Umpeg,
- Menyampaikan progres dan kegiatan kepegawaian
- Menyampaikan Proses dan tahapan rencana aksi perubahan
Pengelolaan kearsipan sebagai action leaders peserta PKP IV
gelombang 2 tahun 2020.
- Mohon petunjuk dan persetujuan kepada pimpinan berkaitan dengan
pengiriman peserta Bimtek Pengelolaan kearsipan dari tim efektif
9. Atas ijin Camat, PLT Sekertaris Camat memberikan masukan dan
persetujuan terhadap personil tim efektif yang akan di kirim sebagai
peserta dalam kegiatan Bimtek Pengelolaan Kearsipan.

Notulen
105
SURAT PERINTAH TUGAS

Nomor : 090/ 717 /Sekre
Dasar : Peraturan Bupati Bandung Nomor 137.1/Kep.809-Otda/2016, Tahun

2016 tentang Pelimpahan sebagian Urusan Pemerintah dari Bupati
Kepada Camat Kutawaringin.
Nama : Drs. CEP AZIS SUKANDAR.,M.Si

NIP : 196303231993121001
Jabatan : Camat Kutawaringin
MEMERINTAHKAN
Kepada ;
No Nama Pangkat / Gol. Jabatan

NIP. 197408282008012004
Untuk : Mengikuti Bimtek Pengelolaan Kearsipan bagi SKPD/OPD

Kecamatan Pada :
Tempat : Aula Kecamatan Kutawaringin
Waktu : Jam 09.00 s.d 12.00 WIB
Demikian surat perintah ini diberikan kepada yang bersangkutan untuk

dilaksanakan sebagaimana mestinya dan melaporkan hasil pelaksanaan
kegiatan.
Dikeluarkan di : Kutawaringin
Pada tanggal : 19 Agustus 2020
Camat Kutawaringin

NIP. 19650207 199103 1 008
106

LAPORAN HARIAN

1) Jenis : Rapat Tim Efektif, Pembahasan draf SOP

Kegiatan Pengelolaan Kearsipan
2) Tujuan : 1. Braim storming langkah langkah
Kegiatan penyusunan SOP Pengelolaan Kearsipan
2. Penyamaan persepsi dan pemikiran
berkaitan dengan materi drap SOP
Pengelolaan kearsipan yang sesuai di
terapkan di Sub Bag Umpeg Kecamatan
Kutawaringin

4) Hasil dan : 1. Diperoleh bahan dan materi Penyusunan
Pembahasan drap SOP Pengelolaan Kearsipan pada Sub
Bagian Umum dan Kepegawaian di
Kecamatan Kutawaringin Kab Bandung
2. Adanya kesepakatan dan persamaan
persepsi berkaitan dengan konsep dan
materi SOP Pengelolaan Kearsipan Pada
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
Kecamatan Kutawaringin Kab Bandung..
5) Kesimpulan : Diperolehnya gambaran umum, jadwal waktu

dan rumusan rapat kerja Tim efektip terkait
rencana aksi perubahan Pengelolaan
Kearsipan Pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian Kecamatan Kutawaringin Kab
Bandung..
107

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
108

Sifat : Biasa Yth. Tim Efektif Rencana Aksi
Lamp : -0- Perubahan Pengelolaan Arsip
Perihal : UNDANGAN Kec Kutawaringin
di
Tempat
Dipermaklumkan dengan hormat, dalam rangka mendukung Aksi

Perubahan yang dilaksankan oleh Peserta Diklat PIM Tk. IV/ Pelatihan
Kepemimpinan Pengawas (PKP) Pemerintah Daerah Kabupaten
Bandung T.A. 2020 a.n. Dadang Karsana,.S.Pd Kasubbag Umum dan
Kepegawaian Kecamatan Kutawaringin, kami mengundang Saudara
untuk hadir pada pertemuan yang akan diselenggarakan pada:
Hari / Tanggal : Jum’at, 21 Agustus 2020.
Waktu : Pkl. 13.00 WIB s.d Selesai
Acara : Rapat Penyusunan Drap SOP Pengelolaan
Kearsipan

u.b
Umum dan Kepegawain
NIP. 197302112014121002
109

Nomor : 005/721 /Sekre

NIP. 197408282008012004
M. Sarifudin.,S.Sos
19720906 2009061002

u.b
Umum dan Kepegawain
NIP. 197302112014121002
110
111
NOTULEN RAPAT

Acara : Rapat Penyusunan Drap SOP Pengelolaan Kearsipan
Pokok Bahasan :
Penyusunan Drap SOP Pengelolaan Kearsipan:
- Menyampaikan maksud dan Tujuan Kegiatan Rapat Penyusunan Drap

SOP Pengelolaan Kearsipan Tim Efektif rencana aksi Perubahan
- Berharap, semua anggota tim dapat memberikan masukan dan saran

berkaitan dengan materi dan bentuk Rancangan/Drap SOP
pengelolaan arsip
- Berdasarkann hasil braimstorming, tersusun materi dan langkah

langkah dalam penyusunan rancangan/drap Drap SOP pengelolaan
kearsipan pada sub bagian umum dan Kepegawaian
3. Adanya dukungan dan kesepakatan untuk melaksanakan rapat lanjutan
pembahasan drap SOP Pengelolaan Kearsipan.
Notulen

112

LAPORAN HARIAN

Kegiatan
minggu, pada tanggal 17 – 22 Agustus 2020.
Agustus 2020 s.d 22 Agustus 2020
4) Hasil dan : Tersusun materi laporan minggu ke 2,
Pembahasan kegiatan aksi perubahan/log activity dan
pendukung yang akan dilaporkan ke mentor
dan coach.

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
113



1 Senin, Konsultasi kepada Diperoleh Konsultasi
24 Agustus 2020 Stakeholder ekternal gambaran diarahkan ke
arsiparis
(Disarpus Kab. tentang tata cara,
penyelia
Bandung) berkaitan mekanisme dan Disarpus Kab
dengan tahapan materi materi Bandung
penyusunan SOP dalam
Pengelolaan penyusunan SOP
Kearsipan
2 Selasa, Pelaksanaan Bimtek Tercapainya Penyelenggar
25 Agust 2020 Pengelolaan Pemahaman a Disarpus
Kab Bandung
Kearsipan Bagi SKPD konsep dan
Kecamatan teknis
pengelolaan
arsip
4 Rabu Koordinasi dan 1. Laporan
26 Agust 2020 laporan peserta peserta Bimtek
Bimtek Pengelola 2. Kesepakatan
Kearsipan kepada tim waktu dan
efektif Tempat Rapat
Tim dalam
114
Penyusunan
Drap SOP
4 Kamis, Rapat Tim Efektif Drap SOP

27 Agust 2020 Penyusunan Drap Pengelolaan
SOP Pengelolaan Kearsipan
Kearsipan
4 Jum’at Sosialisasi Drap SOP Penyempurnaan
28 Agust 2020 Pengelolaan Drap SOP
Kearsipan kepada
stakeholder internal
untuk mendapat
tanggapan dan
masukan
Agustus 2020

Mengetahui, Peserta
Mentor

NIP. 19640307 199310 1001 NIP. 197302112014121002
115

LAPORAN HARIAN

Waktu : 13.00-14.30 WIB
1) Jenis : Konsultasi kepada Stakeholder ekternal

Kegiatan (Disarpus Kab. Bandung) berkaitan dengan
tahapan penyusunan SOP Pengelolaan
Kearsipan
2) Tujuan : Memperoleh gambaran dari stakeholders
Kegiatan ekternal berkaitan dengan cara cara
Penyusunan langkah dan materi drap SOP
4) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan di ruang Arsiparis
Kegiatan Disarpus Kab. Bandung
4) Hasil dan : Memperoleh gambaran dari stakeholders
Pembahasan ekternal berkaitan dengan cara cara
Penyusunan langkah dan materi drap SOP
5) Kesimpulan : Diperoleh gambaran cara cara Penyusunan,
langkah dan materi drap SOP Pengelolaan
Kearsipan
116
Konsultasi dan koordinasi dengan Disarpus Kab Bandung,

Penyusunan SOP Pengelolaan Kearsipan
Nosis, 202007064844
117

LAPORAN HARIAN

1) Jenis : Pelaksanaan Bimtek Pengelolaan Kearsipan

Kegiatan Bagi SKPD Kecamatan
2) Tujuan : Tercapainya Pemahaman konsep dan teknis
Kegiatan pengelolaan arsip
4) Pelaksanaan : Kegiatan bimtek di laksanakan di aula
Kegiatan Kecamatan Kutawaringin, dihadiri oleh
pengelola kearsipan dari Kec Kutawaringin,
Bale Endah, Puskesmas Cimenyan dan Kec
Ciwidey.
4) Hasil dan : Peserta/delegasi memahami konsep dan
Pembahasan teknis pengelolaan arsip
5) Kesimpulan : Penyelenggaraan Bimtek Pengelolaan
Kearsipan yang di pasilitasi oleh Disarpus Kab
Bandung, telah dilaksanakan sesusi dengan
maksud dan tujuan Bimtek.
Nosis, 202007064844
118

http://www..bandungkab.go.id Email : kec_kutawaringin@bandungkab.go.id
Kepada :
Nomor : 040.41/ 723 /Umpeg Yth, Kepala Dinas Arsip dan
Sifat : Penting Perpustakaan
Lamp : 1 Lembar Kabupaten Bandung
Perihal : Permohonan Fasilitasi Bimtek di,-
T empat
Menindaklanjuti hasil rapat dengan Dinas Arsip dan

Perpustakaan Kabupaten Bandung pada tanggal 11 Agustus
2020, perihal Tindaklanjut hasil pengawasan kearsipan internal,
dan dalam upaya meningkatkan tertib kearsipan dalam rangka
“Gerakan Nasional tertib Arsip” serta mendukung rencana aksi
peserta Diklat PIM /PKP IV tahun 2020 berkaitan dengan
efektivitas dan efesiensi pengelolaan kearsipan, kami memohon
kepada Bapak/Ibu agar dapat memfasilitasi kegiatan Bimbingan
Teknis Pengelolaan Kearsipan, melalui penyediaan Nara
Sumber.
Adapun kegiatan tersebut akan di laksanakan pada :
Hari,Tanggal : Selasa, 25 Agustus 2020
Tempat : Aula Kecamatan Kutawaringin
Waktu : Pukul 09.00 s.d selesai
Demikian agar maklum, atas perhatian dan kerjasamanya
disampaikan terima kasih.
CAMAT KUTAWARINGIN,

NIP. 19650207 199103 1 008
119
Lampiran Surat
Nomor : 040.41/ 723 /Umpeg
DAFTAR PESERTA BIMTEK PENGELOLAAN KEARSIPAN

Peserta
1 Kec Kutawaringin 3 Kasubag dan Staf Umpeg
2 Desa di wilayah Kec Kutawaringin 11 Kepala Urusan TU/Umum
3 Kecamatan Bale Endah 2 Kasubag dan Staf Umpeg
4 Kecamatan Ciwidey 2 Kasubag dan Staf Umpeg
5 Puskesmas Cimenyan 2 Kasubag TU dan Admin
Jumlah 20
CAMAT KUTAWARINGIN,

NIP. 19650207 199103 1 008
120
121
122
123
124

LAPORAN HARIAN

1) Jenis : Koordinasi dan laporan peserta Bimtek

Kegiatan Pengelola Kearsipan kepada tim efektif
2) Tujuan : Dengar pendapat peserta BIMTEK
Kegiatan Pengelolaan Kearsipan dengan tim efektif aksi
perubahan
4) Hasil dan : Diperoleh laporan kegiatan BIMTEK dari
Pembahasan peserta/delegasi
5) Kesimpulan : Action Leaders dan anggota tim efektif
memperoleh informasi berkaitan dengan
konsep dan mekanisme pengelolaan kearsipan
dari peserta yang sudah mengikuti BIMTEK
125

Peserta PKP IV
Nosis, 202007064844
126
LAPORAN KEGIATAN BIMBINGAN TEKNIS

PENGELOLAAN KEARSIPAN BAGI PENGELOLA
KEARSIPAN SKPD KECAMATAN
SELASA, 25 AGUSTUS 2020
I. PENDAHULUAN
Pengelolaan kearsipan pada dasarnya merupakan salah satu kegiatan yang
ditujukan untuk mengelola segala dokumen-dokumen yang ada dalam suatu
organisasi atau instansi yang dapat digunakan sebagai penunjang aktivitas
organisasi tersebut dalam mencapai tujuannya. Terkait dengan pengelolaan
kearsipan di Indonesia diatur dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43
Tahun 2009 tentang Kearsipan menerangkan bahwa yang dimaksud dengan
kearsipan adalah hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Pada dasarnya arsip
merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan.
Namun yang menjadi persoalan, tidak semua lembaga memiliki SDM yang
mempuni dalam pengelolaan arsip, sehingga seringkali akibat arsip orang terjerat
dalam persoalan persoalan hukum. Hal ini terjadi karena Pengelola arsip tidak
memberlakukan arsip sesuai dengan ketentuan undang undang. Untuk
mengantisipasi persoalan ini, diperlukan pengetahuan, konsep dan metodologi
dalam pengelolaan arsip, sehingga para pengelola paham betul bagaimana
mengelola arsip yang benar.Oleh karena itu diperlukan Bimbingan Teknis bagi
para pengelola di SKPD/OPD agar pengetahuan berkaitan dengan konsep dan
metodologi pengelolaan arsip dapat di pahami oleh pengelola arsip
III. MAKSUD DAN TUJUAN

Maksud dan Tujuan diselenggarakan Bimbingan Pengelolaan Kearsipan
adalah :
4. Memberikan edukasi dan pemahaman kepada peserta tentang konsep dan
kebijakan Pengelolaan Kearsipan di SKPD masing masing
127
5. Meminimalisir dan menentukan langkah langkah strategis untuk

menanggulangi persoalan Pengelolaan Kearsipan di SKPD masing masing
6. Peserta mampu mengimplementasikan di intansi masing-masing
pengelolaan atau pengendalian arsip berdasarkan suatu norma dan
kaidah kearsipan agar dapat menciptakan efektifitas, efisiensi dan
produktivitas kerja.
IV. WAKTU DAN TEMPAT

1. Waktu : Selasa, 25 Agustus 2020, Jam 8.30 s.d selesai
2. Tempat : Aula Kecamatan Kutawaringin Kabupaten Bandung.
V. PESERTA
Peserta
1 Kec Kutawaringin 3 Kasubag dan Staf Umpeg
2 Desa di wilayah Kec 11 Kepala Urusan TU/Umum

Kutawaringin
3 Kecamatan Bale Endah 2 Kasubag dan Staf Umpeg
4 Kecamatan Ciwidey 2 Kasubag dan Staf Umpeg
5 Puskesmas Cimenyan 2 Kasubag TU dan Admin
Jumlah 20
128
VI. SUSUNAN ACARA

4. Pembukaan
5. Laporan Kegiatan oleh Peserta PKP IV, Kasubag Umpeg Kec Kutawaringin
Kab.Bandung
6. Arahan dan Pembukaan Acara oleh Bapak Camat Kutawaringin, atas nama
Kadispora Kab Bandung
3. Pemaparan Materi Bimtek Pengelola Kearsipan
a. Moderator : Dadang Karsna.,S.Pd
b. Pemateri I : Kebijakan umum pengelolaan kearsipan
Leny Nurliani.,S.Sos ( Kabid Penyelenggaraan Arsip)
c. Pemateri 2 : Metodologi pengelolaan Kearsipan, Irfan M Permana
(Arsiparis Penyelia)
4. Penutup/Doa
VII. MATERI
Terlampir
VIII. METODE
1. Ceramah tatap muka
2. Simulasi
3. Tanya Jawab
IX. PENUTUP
Demikian Laporan ini kami sampaikan,mudah mudahan dapat memberikan
gambaran umum tentang kegiatan “Bimbingan Pengelolaan Kearsipan bagi
Pengelola Kearsipan pada SKPD/OPD Kecamatan Kutawaringin “. Serta dapat
dijadikan bahan umpan balik untuk perbaikan dan penyempurnaan kegiatan
selanjutnya.
Kutawaringin, 26 Agustus 2020

Peserta BIMTEK

129

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Kamis, / 27 Agustus 2020

Waktu : 09.00 s.d 10.00 WIB
1) Jenis : Laporan dan koordinasi kepada mentor terkait

Kegiatan penyelenggaraan BIMTEK dan rencana
Penyusunan Drap SOP
2) Tujuan : 3. Menyampaikan laporan hasil pengiriman
Kegiatan peserta BIMTEK Pengelolaan Kearsipan
4. Koordinasi dan meminta masukan berkaitan
dengan waktu, tempat, materi dan langkah
langkah penyusunan Drap SOP Pengelolaan
Kearsipan Kepada mentor
3) Pelaksanaan : Laporan hasil pengiriman peserta BIMTEK

Kegiatan Pengelolaan Kearsipan dilaksanakan di ruang
Sekretaris Kecamatan, di lanjut dengan
permohonan saran dan masukan kepada
mentor berkaitan dengan waktu, tempat, materi
dan langkah langkah penyusunan Drap SOP
4) Hasil dan : 3. Mentor memperoleh gambaran yang jelas
Pembahasan berkaitan dengan hasil laporan pengiriman
peserta BIMTEK Kearsipan
4. Mentor memberikan masukan dan saran
berkaitan dengan konsep, waktu, tempat,
materi dan langkah langkah penyusunan
Drap SOP Pengelolaan Kearsipan Kepada
action leaders
5) Kesimpulan : Setelah mendapat laporan kegiatan pengiriman

BIMTEk Pengelolaan Kearsipan, Mentor
memberikan dukungan strategis terhadap
130
rencana Tim efektif dalam penyusunan

penyusunan Drap SOP Pengelolaan Kearsipan
2. Foto Kegiatan
Laporan dan konsultasi kepada mentor

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063843
131

LAPORAN HARIAN

Waktu : 14.00 s.d 15.30 WIB, Jumlah Jam kerja 1 jam 30 menit
1) Jenis : Rapat Tim Efektif Penyusunan Drap SOP

Kegiatan Pengelolaan Kearsipan
2) Tujuan : Menyusun Drap SOP Pengelolaan Kearsipan
Kegiatan
4) Hasil dan : Drap/Konsep SOP Pengelolaan Kearsipan
Pembahasan
5) Kesimpulan : Rapat Penyusunan Drap/Konsep SOP
Pengelolaan Kearsipan sudah dilaksanakan
dengan baik, untuk di sosialisasikan kembali
kepada stakeholder terkait agar mendapat
masukan dan saran perbaikan.

Peserta PKP IV
Nosis, 202007064844
132
133
NOTULEN RAPAT

Tempat : Ruang Kasubbag Umum dan Kepegawaian
Waktu : Jam 14.00-15.30 WIB
Acara : Rapat Tim Efektif Penyusunan Drap SOP Pengelolaan
Kearsipan
Pokok Bahasan :
Penyusunan Drap SOP Pengelolaan Kearsipan:
- Menyampaikan maksud dan Tujuan Kegiatan Rapat Penyusunan Drap

SOP Pengelolaan Kearsipan Tim Efektif rencana aksi Perubahan
- Berharap, semua anggota tim dapat memberikan masukan dan saran

berkaitan dengan materi dan bentuk Rancangan/Drap SOP
pengelolaan arsip
Berdasarkan hasil braimstorming, tersusun materi dan langkah langkah

dalam penyusunan rancangan/drap Drap SOP pengelolaan kearsipan
pada sub bagian umum dan Kepegawaian
3. Adanya dukungan dan kesepakatan untuk melaksanakan rapat lanjutan
pembahasan drap SOP Pengelolaan Kearsipan, melalui sosialisasi
kepada stakeholder terkait
Notulen

134

LAPORAN HARIAN

Kegiatan
minggu, pada tanggal 24-29 Agustus 2020.
Kegiatan semua kegiatan harian mulai dari tanggal 24-29
Agustus 2020
4) Hasil dan : Tersusun materi laporan minggu ke 4
Pembahasan

Peserta PKP IV
Nosis, 202007064844
135



1 Senin, Sosialisasi Drap 1. Penyempurnaan
31 Agustus SOP Pengelolaan /perbaikan Drap SOP
2020 Kearsipan 2. Penetapan SOP
kepada Pengelolaan
stakeholder Kearsipan melalui SK
internal untuk Camat
mendapat
tanggapan dan
masukan
2 Selasa, Implementasi 1. Penyempurnaan tata Dokumen/sur
1 Sept 2020 Penataan cara penulisan at dari bulan
Pengelolaan dokumen/surat pada Januari s.d
Kearsipan pada buku agenda surat Februari 2020
Sub Bagian masuk / keluar sesuai
Umum dan dengan SOP
Kepegawaian di Pengelolaan
Kecamatan Kearsipan.
Kutawaringin, 2. Penyimpanan
bulan Januari – surat/dokumen pada
Agustus 2020, filing Kabinet/lemari
arsip surat masuk /
keluar sesuai dengan
kode klasifikasi
5 Rabu Implementasi 1. Penyempurnaan tata Dokumen/sur

Pengelolaan dokumen/surat pada Maret s.d
Kearsipan pada buku agenda surat April 2020
Umum dan dengan SOP
arsip surat masuk /
136

kode klasifikasi
5 Kamis, Implementasi 1. Penyempurnaan tata Dokumen/sur

Pengelolaan dokumen/surat pada Mei s.d Juni
Kearsipan pada buku agenda surat 2020
Umum dan dengan SOP
arsip surat masuk /
kode klasifikas
5 Jum’at Implementasi 1. Penyempurnaan tata Dokumen/sur

Pengelolaan dokumen/surat pada Juli s.d
Kearsipan pada buku agenda surat Agustus
Sub Bagian masuk / keluar sesuai 2020
Umum dan dengan SOP
arsip surat masuk /
kode klasifik
6 Sabtu, Menyusun Laporan minggu ke-5

5 Sept 2020 laporan aktivitas bulan September 2020
minggu ke-5
Bandung, 5 September 2020

Mengetahui, Peserta
Mentor

NIP. 19650307 199310 1001 NIP. 197302112015121002
137

LAPORAN HARIAN

Waktu : 09.00-15.30 WIB
1) Jenis : Sosialisasi Drap SOP Pengelolaan Kearsipan

Kegiatan kepada stakeholder internal untuk mendapat
tanggapan dan masukan
2) Tujuan : Memperoleh tanggapan dan masukan untuk
Kegiatan bahan perbaikan terkait drap SOP Pengelolaan
Kearsipan yang sudah di susun oleh tim efektif
5) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan di ruang rapat Camat
Kegiatan Kutawaringin, berbarengan dengan rapat
rutin/briefing program dan kegiatan minggu
pertama di bulan September
5) Hasil dan : 1. Penyempurnaan /perbaikan Drap SOP
Pembahasan 2. Penetapan SOP Pengelolaan Kearsipan
melalui SK Camat
5) Kesimpulan : Perbaikan dan Penyempurnaan Drap SOP

Pengelolaan Kearsipan siap untuk di laporkan
kepada camat untuk bahan penetapan melalui
SK Camat.
Sosialisasi Drap SOP Kepada Stakeholders Internal
PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG138
http://www..bandungkab.go.id Email : kutawaringin01@gmail.com / kec_kutawaringin@bandungkab.go.id

Sifat : Biasa Yth. Pegawai PNS/Non PNS
Tempat
Dipermaklumkan dengan hormat,

Camat Kutawaringin Kabupaten Bandung, mengundang
Saudara untuk hadir pada pertemuan rutin awal bulan September 2020,
yang akan diselenggarakan pada:
Hari / Tanggal : Senin, 31 Agustus 2020.

Waktu : Pkl. 09.00 WIB s.d selesai
Acara : Rapat Koordinasi Program dan Kegiatan Minggu
ke- 1 bulan September 2020.


NIP. 19640307 199310 1001
2
3
NOTULEN RAPAT
Hari, Tanggal : Senin, 31 Agustus 2020

Acara : 1. Rapat Koordinasi Program dan Kegiatan Minggu ke 1
bulan September 2020
2. Sosialisasi SOP Pengelolaan Kearsipan
Pokok Bahasan :
1. Evaluasi Program dan kegiatan Minggu ke 3-4 bulan Agustus 2020
di Unit kerja Kecamatan
2. Penyampaian Program dan Kegiatan para Pejabat struktural minggu
ke 1 di bulan September 2020
Hasil Bahasan :
1. Camat Kutawaringin
- Menyampaikan maksud dan tujuan rakor, terutama berkaitan dengan
evaluasi program dan kegiatan yang di laksanakan oleh setiap unit
kerja kecamatan
- Meminta informasi berkaitan dengan program dan kegiatan yang
akan dilaksanakan oleh para pejabat struktural di minggu ke 1 bulan
September 2020
2. PLT Sekcam/Kasi Pemerintahan( Ujang Jaenudin.,S.Sos)
- Menyampaikan evaluasi kegiatan berkaitan dengan program dan
kegiatan di akhir Agustus 2020
- Mengapresiasi program perubahan Pengelolaan Kearsipan yang

dilaksanakan oleh action leaders
3. Kasi Trantib, menyampaikan situasi dan kondisi

4. Kasi Pemberdayaan, menyampaikan progres Penyerapan dan
pelaporan Dana Desa tahun 2020
5. Kasi Pembangunan, menyampaikan progres Penyerapan dan
pelaporan Dana Banbub tahun 2020
4
6. Kasi Sosbud, menyampaikan progres Penyerapan dan pelaporan

BLT Covid 19 tahun 2020
7. Kasubag Program dan Keuangan, menyampaikan progres dan
pelaporan keuangan bulan Agustus 2020
8. Kasubbag Umpeg,
- Menyampaikan progres dan kegiatan kepegawaian
- Menyampaikan Proses dan tahapan rencana aksi perubahan
Pengelolaan kearsipan sebagai action leaders peserta PKP IV
gelombang 2 tahun 2020.
- Menyampaikan sosialisasi berkaitan dengan drap SOP Pengelolaan
Kearsipan yang di buat trim efektif, selanjutnya untuk mendapat
tanggapan dan masukan penyempurnaan SOP.
- Mohon petunjuk dan persetujuan kepada pimpinan untuk
pengesahan SOP Pengelolaan Kearsipan.
9. Camat memberikan persetujuan SOP Pengelolaan Kearsipan yang
disampaikan action leaders untuk di buat Surat Keputusan.

Notulen
5

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Selasa, 01 September 2020

Waktu : 09.00-15.30 WIB
1) Jenis : Implementasi Penataan Pengelolaan

Kegiatan Kearsipan pada Sub Bagian Umum dan
Kepegawaian di Kecamatan Kutawaringin,
bulan Januari –Agustus 2020,
2) Tujuan : 1. Memperoleh data dan informasi kesesuaian
Kegiatan tata cara penulisan dokumen/surat dalam
buku agenda surat masuk/keluar bulan
Maret-April 2020, sesuai dengan SOP
kearsipan yang sudah ditetapkan
2. Memperbaiki/menyempurnakan tata cara
penyimpanan surat/dokumen bulan Maret-
April 2020, di lemari arsif/filing kabinet
5) Pelaksanaan : 3. Kegiatan dilaksanakan di ruang Kasubbag

Kegiatan Umpeg bagian Pengelolaan Administrasi
Umum,
4. Mencocokan tata cara penulisan
dokumen/surat pada buku agenda surat
masuk / keluar dari bulan Januari s.d
Pebruari 2020, dengan SOP Pengelolaan
Kearsipan.
5. Menyesuaikan tata cara penyimpanan
surat/dokumen pada filing Kabinet/lemari
arsip surat masuk / keluar dari bulan Januari
s.d Pebruari 2020 sesuai dengan kode
klasifikasi
5) Hasil dan : 1. Ditemukan beberapa dokumen surat masuk

Pembahasan / keluar dari bulan Januari s.d Pebruari 2020,
yang penulisannya tidak sesuai dengan
SOP Pengelolaan Kearsipan.
2. Dilakukan Perbaikan tata cara penulisan
surat masuk/keluar sesuai dengan SOP
6
Pengelolaan Kearsipan, keluar dari bulan

Januari s.d Pebruari 2020,
3. Dilaksanakan penyimpanan surat/dokumen
pada filing Kabinet/lemari arsip surat masuk
/ keluar dari bulan Januari s.d Pebruari 2020
sesuai dengan kode klasifikasi
5) Kesimpulan : Implementasi Penataan Pengelolaan

bulan Januari–Februari 2020, masih ditemukan
beberapa persoalan berkaitan dengan tata cara
penulisan pada buku agenda, dan tata cara
penyimpanan dokumen yang tidak sesuai
dengan kode klasifikasi
Penyimpanan dokumen/surat sesuai

SOP Pengelolaan Kearsipan, bulan
Januari-Pebruari 2020
Tata letak dokumen sebelum perubahan
Nosis, 202007065855
7

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Rabu, 2 September 2020

Waktu : 09.00-15.30 WIB

buku agenda surat masuk/keluar bulan
Maret-April 2020, sesuai dengan SOP
penyimpanan surat/dokumen bulan Maret-
April 2020, di lemari arsif/filing kabinet

Umum,
masuk / keluar dari bulan Maret s.d April
2020, dengan SOP Pengelolaan Kearsipan.
arsip surat masuk / keluar dari bulan Maret
s.d April 2020 sesuai dengan kode
klasifikasi
5) Hasil dan : 1. Dilaksanakan penyimpanan surat/dokumen

Pembahasan pada filing Kabinet/lemari arsip surat masuk
/ keluar dari bulan Maret s.d April 2020
sesuai dengan kode klasifikasi

8
bulan Maret s.d April 2020, masih ditemukan

Penyimpanan
dokumen/surat sesuai
SOP Pengelolaan
Kearsipan, bulan Maret-
April 2020
Tata letak dokumen
sebelum
perubahan
Nosis, 202007065855
9

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal :Kamis, 3 September 2020

Waktu : 09.00-15.30 WIB

buku agenda surat masuk/keluar bulan Mei
s.d Juni 2020, sesuai dengan SOP
penyimpanan surat/dokumen bulan Mei s.d
Juni 2020, di lemari arsif/filing kabinet

Umum,
masuk / keluar dari bulan Mei s.d Juni 2020,
dengan SOP Pengelolaan Kearsipan.
arsip surat masuk / keluar dari bulan Mei s.d
Juni 2020, sesuai dengan kode klasifikasi

Pembahasan / keluar dari bulan Mei s.d Juni 2020, yang
penulisannya tidak sesuai dengan SOP
Pengelolaan Kearsipan.
Mei s.d Juni 2020,
10
/ keluar dari bulan Mei s.d Juni 2020, sesuai


bulan Mei s.d Juni 2020, masih ditemukan
Penyimpanan
Kondisi Awal Penyimpanan dokumen/surat sesuai
Dokumen/surat masuk dan SOP Pengelolaan
keluar Kearsipan, bulan Mei-
Juni 2020

Peserta PKP IV
Nosis, 202007065855
11

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Jum’at, 4 September 2020

Waktu : 09.00-15.30 WIB

buku agenda surat masuk/keluar bulan Juli
s.d Agustus 2020, sesuai dengan SOP
penyimpanan surat/dokumen bulan Juli s.d
Agustus 2020, di lemari arsif/filing kabinet

Umum,
masuk / keluar dari bulan Juli s.d Agustus
2020, dengan SOP Pengelolaan Kearsipan.
arsip surat masuk / keluar dari bulan Juli s.d
Agustus 2020 sesuai dengan kode
klasifikasi

Pembahasan / keluar dari bulan Juli s.d Agustus 2020,
yang penulisannya tidak sesuai dengan
SOP Pengelolaan Kearsipan.
Juli s.d Agustus 2020,
12

/ keluar dari bulan Juli s.d Agustus
2020,sesuai dengan kode klasifikasi

bulan Juli s.d Agustus 2020, masih ditemukan
Kondisi Awal Penyimpanan Penyimpanan

Dokumen/surat masuk dan dokumen/surat sesuai
keluar SOP Pengelolaan
Kearsipan, bulan Juli-
Agustus 2020

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063853
13

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Sabtu, 5 September 2020

Waktu : 19.00-21.30 WIB
Kegiatan
minggu, pada tanggal 31 Agustus s.d 5
September 2020.
Agustus s.d 5 September 2020.
Pembahasan

Peserta PKP IV
Nosis, 202007065855
14



1 Senin, Implementasi Rehab ringan Record
7 September Penataan ,Pembersihan ruangan center tidak
2020 Pengelolaan penyimpanan arsif berpungsi
Kearsipan, (record center) sejak tahun
melalui Penataan 2009/di pakai
ruang tempat
penyimpanan penyimpanan
arsip (record barang
center) sesuai
SOP
2 Selasa, Implementasi Penyediaan Sarana Box arsip
8 September Penataan Prasarana kearsipan menggunaka
2020 Pengelolaan (Box Arsip dan Lemari n dus/karton
Kearsipan, arsip) bekas kertas
melalui Penataan HVS, yang di
ruang daur ulang
penyimpanan menjadi Box
arsip (record Arsif.
center) sesuai
SOP
5 Rabu Implementasi 1. Berita Acara Serah Serah terima
9 September Penataan Terima Arsip Arsif
2020 Pengelolaan aktif/Inaktif dan non aktif/inaktif
Kearsipan, arsip dari tiap unit dan non arsip
melalui Penataan kerja Kepada unit kerja di
ruang Sekretariat Kec.Kutawari
penyimpanan 2. Pemilahan arsip aktif/ ngin, tahun
arsip (record inaktif dan non arsip 2010-2020
center) sesuai unit kerja kecamatan
SOP
5 Kamis, Implementasi Pemilahan arsip aktif/ Di pilah dan di
10 Penataan inaktif dan non arsip unit kelompokan
September Pengelolaan kerja kecamatan kepada berdasarkan
2020 Kearsipan, kepala secretariat jenias
15
melalui Penataan klasifikasi dan

ruang tahun
penyimpanan penciptaan
arsip (record arsip
center) sesuai
SOP
5 Jum’at Implementasi Alih media penyimpanan Disimpan
11 September Penataan arsip inaktif ke record dalam box
2020 Pengelolaan center arsip dan
Kearsipan, lemari arsip
melalui Penataan
ruang
penyimpanan
arsip (record
center) sesuai
SOP
12 laporan aktivitas bulan September 2020
September minggu ke-6
2020
Bandung,12 September 2020

Mengetahui, Peserta
Mentor

NIP. 19650307 199310 1001 NIP. 197302112015121002
16

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Senin, 7 September 2020
Waktu : 09.00-15.30 WIB

Kegiatan Kearsipan, melalui Penataan ruang
penyimpanan arsip (record center)
2) Tujuan : Memfungsikan ruang arsif yang tidak pernah di
Kegiatan pakai sejak tahun 2009
5) Pelaksanaan : 1. Kegiatan dilaksanakan di ruang arsip Kec
Kegiatan Kutawaringin,
2. Membersihkan ruangan dari kotoran dan
barang barang inventaris kecamatan
3. Memindahkan barang inventaris kecamatan
ke ruang yang tidak di pakai
5) Hasil dan : 3. Ruang arsip menjadi bersih

Pembahasan 4. Barang barang inventaris kecamatan sudah
di pindahkan ke ruang baru yang
difungsikan sebagai gudang penyimpanan
barang
5) Kesimpulan : Ruang penyimpanan arsip (record center) siap

di gunakan untuk kepentingan penyimpanan
arsip inaktif.
Pembersihan record center
17

LAPORAN HARIAN

Waktu : 09.00-15.30 WIB

penyimpanan arsip (record center),
2) Tujuan : Penyediaan Sarana prasarana penyimpanan
Kegiatan arsip inaktif (Box Arsip dan Lemari arsip)
5) Pelaksanaan : 1. Penyediaan Box Arsip, dilaksanakan
Kegiatan dengan mendaur ulang/mengalih
fungsikan karton/dus bekas minuman,
mie instan dll untuk digunakan sebagai
pengganti box arsip
2. Penyediaan lemari arsip, dilaksanakan
dengan memfungsikan rak arsip yang
tidak terpakai di unit kerja lain
5) Hasil dan : 1. Box Arsip bahan daur ulang siap digunakan.

Pembahasan 2. Lemari arsif sebanyak 2 buah siap
digunakan.
5) Kesimpulan : Sarana pendukung penyimpanan arsip, siap

mendukung impementasi pengelolaan arsip
selanjutnya.
Penggunaan bekas dus/karton menjadi box arsip
Nosis, 202007065855
18

LAPORAN HARIAN

Waktu : 09.00-15.30 WIB

2) Tujuan : 3. Serah Terima Arsip Inaktif dari unit kerja
Kegiatan Kepada Sekretariat
4. Pemilahan arsip aktif/inaktif dan non arsip
setiap unit kerja di Kec.Kutawaringin
berdasarkan kelompok, jenis klasifikasi arsif
dan tahun penciptaan arsip.
5) Pelaksanaan : 4. Kegiatan dilaksanakan di ruang arsip Kec

Kutawaring in,
Kegiatan
5. Serah Terima Arsip aktif/inaktif dan non
arsip dari unit kerja Kepada Sekretariat, di
lampiri dengan Berita Acara Pelimpahan,
selanjutnya disampaikan kepada Kasubbag
Umpeg, selaku action leaders dalam aksi
perubahan.
6. Pemilahan arsip aktif/inaktif dan non arsip di
ruang penyimpanan arsif (record center)
dilaksanakan untuk mengklasifikasikan arsip
yang perlu di simpan dan arsip yang perlu
di musnahkan sesuai dengan peraturan
perundangan
5) Hasil dan : 1. Dokumen Berita serah terima arsif

Pembahasan 2. Pemilahan arsip aktif/inaktif dan non arsip
dan tahun penciptaan arsip
5) Kesimpulan : Proses pengelolaan arsip dari unit kerja

kecamatan sudah diserah terimakan kepada
19
sekretariat, untuk dilakukan pemilahan

berdasarkan SOP kearsipan dilaksanakan
dengan baik
Pemilahan arsif
Nosis, 202007065855
20

LAPORAN HARIAN

Waktu : 09.00-15.30 WIB

2) Tujuan : Pemilahan arsip aktif/inaktif dan non arsip
Kegiatan setiap unit kerja di Kec.Kutawaringin
dan tahun penciptaan arsip.
5) Pelaksanaan : Pemilahan arsip aktif/inaktif dan non arsip di
Kegiatan ruang penyimpanan arsif (record center)
dilaksanakan untuk mengklasifikasikan arsip
yang perlu di simpan dan arsip yang perlu di
musnahkan sesuai dengan peraturan
perundangan
5) Hasil dan : Pemilahan arsip aktif/inaktif dan non arsip

Pembahasan berdasarkan kelompok, jenis klasifikasi arsif
dan tahun penciptaan arsip
5) Kesimpulan : Proses pengelolaan arsip berkaitan dengan
pemilahan berdasarkan SOP kearsipan
dilaksanakan dengan baik

Peserta PKP IV
Nosis, 202007065855
21

LAPORAN HARIAN

Waktu : 09.00-15.30 WIB

2) Tujuan : Alih media penyimpanan arsip aktif/inaktif dari
Kegiatan unit kerja kecamatan ke ruang penyimpanan
arsif (record center)
5) Pelaksanaan : Mekanisme alih media arsif dilaksanakan
Kegiatan setelah arsif aktif/inaktif terklasifikasi
berdasarkan jenis arsip dan tahun penciptaan
arsip, selanjutnya dimasukan ke dalam bok
arsip untuk di simpan di lemari penyimpanan.
5) Hasil dan : Arsif tertata dan tersimpan dengan rapih di
Pembahasan lemari penyimpanan arsip
5) Kesimpulan : Alih media arsip ke dalam box arsip dan lemari
arsip dilaksanakan berdasarkan SOP dan
ketentuan kearsipan.
Alih media penyimpanan arsip

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063853
22

LAPORAN HARIAN

Waktu : 19.00-21.30 WIB
Kegiatan
minggu, pada tanggal 7 - 12 September 2020.
Kegiatan semua kegiatan harian mulai dari 7 - 12
September 2020
Pembahasan
Penyusunan laporan minggu ke-6

Peserta PKP IV
Nosis, 202007065855
23



1 Senin, Rapat evaluasi Diperoleh data dan
14 September dengan tim efektif informasi berkaitan
2020 terkait dengan
dengan kekurangan
hasil pelaksanaan
rencana aksi kekurangan dalam
perubahan. pengelolaan kearsifan
2 Selasa, Laporan kepada Promotor dan mentor
15 September promotor dan mengapresiasi positip
2020 mentor terkait terhadap aksi
hasil pelaksanaan perubahan Pengelolaan
aksi perubahan Kearsipan yang sudah
dilaksanakan action
leader, Camat sebagai
promotor akan
mengupayan rencana
strategis dalam
meminimalisir
kekurangan dalam
pelaksanaan aksi
perubahan pengelolaan
kearsipan
5 Rabu Konsultasi Disarpus Kab Bandung Menyarankan
16 September dengan Mengapresiasi positip agar proses
2020 Stakeholder pelaksanaan aksi pemusnahan
Ekternal ( Dinas perubahan pengelolaan arsip
Arsip dan kearsipan oleh action mengikuti
Perpustakaan leaders, dan ketentuan
Kab Bandung) memberikan saran dan yang berlaku
berkaitan dengan masukan agar proses
24
pelaksanaan Aksi pengelolaan kearsipan

Perubahan berjalan lebih baik lagi
Pengelolaan sesuai aturan, terutama
Kearsipan berkaitan dengan
pemusnahan non arsip.
5 Kamis, Koordinasi 1. Kesiapan tim efektif Pemusnahan
17 dengan tim efektif melaksanakan arsip dan non
September berkaitan dengan pemusnahan arsip in arsip yang
2020 rencana aktip dan non arsip sudah
pemusnahan 2. Sentralisasi memenuhi
arsip inaktip dan penyimpanan arsip ketentuan
non arsip inaktip dan non arsip
yang siap
dimusnahkan pada
tempat/ruangan
khusus
5 Jum’at Koordinasi Penjadwalan Di jadwalkan

18 September dengan Tim pemusnahan arsip pada pada
2020 Surveyor dan inaktip dan non arsip bulan
pemusnah arsip oleh Disarpus Kab Nopember
Disarpus Kab Bandung 2020
Bandung.
19 laporan aktivitas bulan September 2020
September mingguan
2020

Mengetahui, Peserta
Mentor

NIP. 19650307 199310 1001 NIP. 197302112015121002
25

LAPORAN HARIAN
Hari/Tanggal : Senin, 14 September 2020

Waktu : 09.00-15.30 WIB
1) Jenis : Rapat evaluasi dengan tim efektif terkait

Kegiatan dengan pelaksanaan rencana aksi perubahan.
2) Tujuan : Memperoleh data dan informasi berkaitan
Kegiatan dengan kekurangan dan kelebihan dalam
pelaksanaan pengelolaan kearsifan
5) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan di ruang Kasubbag
Kegiatan Umpeg Kec Kutawaringin
5) Hasil dan : 1. Penyusunan naskah surat masuk dan
Pembahasan naskah surat keluar bulan Januari s.d
Agustus 2020 telah dilaksanakan sesuai
SOP
2. Kekurangan box arsip dapat ditanggulangi
dengan pemanfaatan dus/kartos bekas
3. Lemari penyimpanan sementara cukup
untuk menyimpan arsip inaktif
4. Kesepakatan pemusnahan arsip inaktif/non
arsip yang memenuhi syarat
5) Kesimpulan : Pelaksanaan aksi perubahan pengelolaan

kearsipan pada prinsipnya bisa dilaksanakan
sesuai rencana, tinggal meminimalisir
kekurangan kekurangan untuk dilaporkan
kepada pimpinan.
Rapat evaluasi tim efektif
Nosis, 202007065855
26

LAPORAN HARIAN

Waktu : 09.00-15.30 WIB
1) Jenis : Laporan kepada promotor dan mentor terkait

Kegiatan pelaksanaan aksi perubahan
2) Tujuan : 1. Laporan Pelaksanaan aksi perubahan
Kegiatan 2. Laporan rapat evaluasi tim efektif
3. Mohon petunjuk dan arahan kepada
pimpinan berkaitan dengan kurangan dalam
pelaksanaan aksi perubahan pengelolaan
kearsipan
5) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan di ruang Sekretaris

Kegiatan Camat, action leaders mengawali laporan
pelaksanaan kegiatan, dan hasil rapat evaluasi
pelaksanaan aksi perubahan
5) Hasil dan : Promotor dan mentor mengapresiasi positip
Pembahasan terhadap aksi perubahan Pengelolaan
Kearsipan yang sudah dilaksanakan action
leader, Camat sebagai promotor akan
mengupayan rencana strategis dalam
meminimalisir kekurangan dalam pelaksanaan
aksi perubahan pengelolaan kearsipan
5) Kesimpulan : Promotor dan mentor mengapresiasi positip
terhadap aksi perubahan yang dilaksanakan
action leader, Camat sebagai promotor akan
mengupayan rencana strategis dalam
meminimalisir kekurangan dalam pelaksanaan
aksi perubahan pengelolaan kearsipan
27
Laporan kepada promotor dan mentor terkait pelaksanaan aksi

perubahan
Nosis, 202007065855
28

LAPORAN HARIAN

Waktu : 09.00-15.30 WIB
1) Jenis : Konsultasi dengan Stakeholder Ekternal (

Kegiatan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kab Bandung)
berkaitan dengan pelaksanaan Aksi Perubahan
2) Tujuan : 1. Laporan dan konsultasi pelaksanaan aksi
Kegiatan perubahan Pengelolaan Kearsipan
2. Permohonan saran dan masukan berkaitan
dengan mekanisme pemusnahan arsip
inaktif dan non arsip
5) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan di ruangan JFT

Kegiatan arsiparis, action leaders memohon petunjuk
cara mengantisipasi kekurangan berkaitan
dengan box arsip dan mekanisme pemusnahan
arsip.
5) Hasil dan : Disarpus Kab Bandung Mengapresiasi positip
Pembahasan pelaksanaan aksi perubahan pengelolaan
kearsipan oleh action leaders, dan memberikan
saran dan masukan agar proses pengelolaan
kearsipan bisa lebih baik lagi.
Berkaitan dengan kekurangan bok dan lemari
arsip Disarpus menyarankan agar mengajukan
anggaran di tahun 2021, sementara itu
disarpus sangat mengapresiasi upaya inovasi
penggunaan dus daur ulang pengganti box
arsip.selanjutnya pemusnahan arsip inaktif dan
29
non arsip bisa dilakukan sesuai dengan SOP

Pemusnahan arsip.
5) Kesimpulan : Disarpus Kab Bandung Mengapresiasi positip
pelaksanaan aksi perubahan pengelolaan
kearsipan oleh action leaders, dan memberikan
saran dan masukan agar proses pengelolaan
kearsipan bisa lebih baik lagi.
Anggota tim efektif berkoordinasi

kaitan pemusnahan arsip Disarpus
Kab Bandung
Nosis, 202007065855
30

LAPORAN HARIAN

Waktu : 09.00-15.30 WIB
1) Jenis : Rapat Koordinasi dengan tim efektif berkaitan

Kegiatan dengan rencana pemusnahan arsip inaktip dan
non arsip
2) Tujuan : 1. Menyampaikan hasil laporan kepada
Kegiatan mentor, promotor dan hasil konsultasi ke
Disarpus Kab Bandung berkaitan
dengan mekanisme pemusnahan arsip
kepada tim efektif
2. Melaksanakan langkah langkah SOP
pemusnahan arsip
3. Menentukan tempat sementara
penyimpanan arsip inaktif dan non arsip
yang akan di musnahkan
3) Pelaksanaan : Kegiatan di laksanakan di ruangan Kasubbag

Kegiatan Umum dan Kepegawaian, action
menyampaikan laporan hasil koordinasi dan
konsultasi dengan stakeholders terkait.
4) Hasil dan : Tim efektif merespon positip masukan dan
Pembahasan arahan dari Disarpus berkaitan dengan
mekanisme pemusnahan arsip. Tim akan
segera menyiapkan hal hal yang di pandang
perlu dalam melaksanakan langkah langkah
pemusnahan arsip.
1. Surat permohonan tim surveyor dan
pemusnahan kepada Disarpus Kab.
Bandung
31
2. Penyiapan tempat penyimpanan arsip

inaktip dan non arsip yang akan
dimusnahkan
5) Kesimpulan : Tim efektif siap melaksanakan langkah langkah

pemusnahan arsip sesuai SOP Pemusnahan
arsip dan petunjuk serta arahan action leaders

Peserta PKP IV
Nosis, 202007065855
32

LAPORAN HARIAN

Waktu : 09.00-15.30 WIB
1) Jenis : Koordinasi dengan Tim Surveyor dan

Kegiatan pemusnah arsip Disarpus Kab Bandung.
2) Tujuan : Koordinasi dengan Disarpus Kab Bandung,
Kegiatan berkaitan dengan Penjadwalan pemusnahan
arsip inaktip dan non arsip di Kecamatan
Kutawaringin
5) Pelaksanaan : Kegiatan dilaksanakan di ruang Kabid
Kegiatan Penyelenggaraan kearsipan Disarpus Kab
Bandung
5) Hasil dan : Surat permohonan tim surveyor dan
Pembahasan pemusnahan arsip dan non arsip sudah di
sampaikan kepada Disarpus Kab Bandung,
Mekanisme pemusnahan harus di damping tim
survey dan pemusnahan arsip, dengan
dilengkapi berita acara pemusnahan.
Penjadwalan di rencanakan di bulan November
2020,
5) Kesimpulan : Penjadwalan pemusnahan arsip,menunggu
kesiapan tim pemusnah arsip dari Disarpus
Kab Bandung. Yang diperkuat oleh surat
6)
Penjadwal Pemusnahan arsip

Peserta PKP IV
Nosis, 202007063853
33

LAPORAN HARIAN

Waktu : 19.00-21.30 WIB
Kegiatan
minggu, pada tanggal 14-18 September 2020.
Kegiatan semua kegiatan harian mulai dari tanggal 14-18
September 2020.
Pembahasan

Peserta PKP IV
Nosis, 202007065855
34
Lampiran 5
Rencana aksi perubahan yang disetujui mentor dan coach
Lampiran 6
Video aksi perubahan max 10 menit
Lampiran 7
Bahan tayang
a. Materi Bintek Pengelolaan Kearsipan Bagi Pengelola Arsip pada SKPD

Kecamatan Tahun 2020

Kecamatan Kutawaringin Laporan Aksi Perubahan Pengelolaan Kearsipan Di Kec Kutawaringin 2

Diunggah oleh

Informasi Dokumen

Hak Cipta

Format Tersedia

Bagikan dokumen Ini

Bagikan atau Tanam Dokumen

Opsi Berbagi

Apakah menurut Anda dokumen ini bermanfaat?

Apakah konten ini tidak pantas?

Hak Cipta:

Format Tersedia

Kecamatan Kutawaringin Laporan Aksi Perubahan Pengelolaan Kearsipan Di Kec Kutawaringin 2

Diunggah oleh

Hak Cipta:

Format Tersedia

LEMBAGA PENDIDIKAN DAN PELATIHAN POLRI

PUSAT PENDIDIKAN ADMINISTRASI

LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN

EFEKTIVITAS DAN EFESIENSI PENGELOLAAN KEARSIPAN

PESERTA PELATIHAN KEPEMIMPINAN PENGAWAS ANGKATAN 2 T.A.

LAPORAN HASIL AKSI PERUBAHAN

EFEKTIVITAS DAN EFESIENSI PENGELOLAAN KEARSIPAN

Nama : DADANG KARSANA.,S.Pd

Telah disetujui pada tanggal .............

Drs. BOBYANTO I.O.R.ADOE U. JAENUDIN, S.Sos

TENTANG KEMAMPUAN PESERTA

Nama Peserta Pelatihan : DADANG KARSANA.,S.Pd

Saya menilai peserta Sangat Mampu/ Mampu/ Kurang Mampu/

Bandung, September 2020

TENTANG KEMAMPUAN PESERTA

Nama Peserta Pelatihan : DADANG KARSANA.,S.Pd

Saya menilai peserta Sangat Mampu/ Mampu/ Kurang Mampu/

Bandung, September 2020

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai

Kata Kunci : Pengelolaan Kearsipan.

Assalamualaikum Warrohmatullohi Warokatuh.

Saya menyadari bahwa masih banyak kekurangan dalam penyusunan

Bandung, September 2020

KABUPATEN BANDUNG ............................................................................. ii

Tabel 1.1. Identifikasi isu strategis ....................................................... 6

Gambar 1.1. Bagan struktur organisasi sekretariat daerah ................... 2

yang baik agar dapat mamperlancar seluruh kegiatan dan proses

Gambar 1.1 Struktur Organisasi Kecamatan Kutawaringin

Namun yang menjadi persoalan, Pengelolaan Kearsipan di Sub

Tabel 1.1. Rekapitulasi Nilai Audit Kearsipan Kecamatan Kutawaringin.

Bag Satker Satker

1 Pengelolaan Arsip Dinamis 6400 2400 242 50% 19

c. Terjadi penumpukan arsip di Record Centre / pusat

2). Tujuan Jangka Menengah

3). Tujuan Jangka Panjang

B. Inovasi Dan Output Aksi Perubahan

1. Roadmap atau Milestone proyek perubahan

b. Tahapan rencana aksi perubahan

integratif melalui aplikasi Aplikasi

2. Stakeholder aksi perubahan

 Pemetaan posisi dari setiap stakeholder :

 Penetapan pengaruh stakeholder, makin besar pengaruh, maka

2) Peta jejaring (net map) stakeholder

Latents Influence + Promotor

seseorang sehingga bertindak sesuai dengan apa yang diharapkan

Strategi komunikasi erat hubungan dan kaitannya antara tujuan yang

1. Pemanfaatan sumber daya

Gambar 2.4. Struktur Tata Kelola Sumber Daya

b). Mentor/ Sekretaris Kecamatan

f). Tim Efektif

2. Belanja Ballpoint 2 box 22.500 45.000

3. Belanja Tinta printer 1 pack 75.000 75.000

4. Belanja Sticky Note 1 Pack 7.500 7.500

5. Belanja Post it 1 pack 12.500 12.500

6. Belanja Map Snailhecter 1 Dus 17.500 17.500

7. Belanja Penjilidan 5 Buku 35.000 175.000

8. Belanja penggandaan 300 Lbr 250 75.000

c. Pengelolaan sarana dan prasarana

d. Strategi mengatasi masalah

2) Strategi mengatasi masalah

b) Sekrtaris Kecamatan sebagai Promoter menjalankan peran

sertakannya mengikuti Bimbingan Teknis Pengelolaan

b. Kuadran stakeholder setelah aksi perubahan

Latents Influence + Promotors