MANUAL
KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA
DI PEJABAT PENDIDIKAN
DAERAH SARATOK (PPDSTK)
ISI KANDUNGAN
PRAKATA ……………………………………………………………………………………………………….………………………….. ii
LAMPIRAN 1……………………………………………………………………………………………………….…………..…………. 9
LAMPIRAN 2…………………………………………………………………………..……………………….……..………………… 11
PRAKATA
Selaku pelajar praktikal Ijazah Sarjana Muda Sains Maklumat (Kepujian) Pengurusan
Rekod di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK), Manual Klasifikasi Fail Mengikut
Kod Warna ini adalah salah satu sumbangan saya di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok
(PPDSTK). Dengan adanya manual ini dapat memastikan rekod-rekod dan fail aktif diSektor
Pembelajaran (SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) di Pejabat Pendidikan
Daerah Saratok (PPDSTK) dapat disusun dengan cara yang lebih teratur dan juga dapat
dikenalpasti dengan segera jika rekod atau fail tersebut diperlukan.
Oleh itu, diharapkan dengan adanya manual ini akan dapat membantu berikan dan
menjimatkan masa staf atau guru-guru dalam proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan
dan menyelenggara fail-fail di Sektor Pembelajaran (SPb) dan Sektor Psikologi dan
Kaunseling (SPsK) dengan kaedah yang memudahkan dan. Melalui manual ini juga pihak
PPDSTK dapat mengenal pasti beberapa faedah daripada kaedah sistem klasifikasi fail kod
warna ini dalam pengurusan yang fail-fail di pejabat awam.
Saya juga ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada pihak yang terlibat dalam
penyediaan manual ini. Adalah juga menjadi harapan saya agar manual ini akan dimanfaatkan
di masa hadapan agar rekod-rekod dan fail dapat disusun dan diurus dengan baik.
UiTM SEGAMAT
PENGENALAN
Manual klasifikasi fail kod warna ini disediakan untuk rujukan dan panduan di Sektor
Pembelajaran (SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) di Pejabat Pendidikan
Daerah Saratok (PPDSTK) bagi menunjukkan langkah-langkah yang mudah untuk pihak
organisasi dalam sistem pemfailan dari segi penyusunan dan pencarian mengenalpasti fail
yang dikehendaki dengan jangka masa yang pendek dan lebih mudah.
Sehubungan dengan itu, sistem fail pelabelan berkod warna di di Sektor Pembelajaran
(SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok
(PPDSTK) membolehkan dan memudahkan staf dan guru mencari maklumat dengan lebih
pantas berbanding daripada sistem pemfailan biasa. Dalam pada itu, kaedah ini adalah
merupakan pengekodan yang termasuk pelabelan, penyusunan dan turutan fail. Selain itu,
sistem pemfailan kod warna juga merupakan proses yang membantu mengenal pasti di mana
TUJUAN
Tujuan klasifikasi fail kod warna ini adalah untuk mewujudkan sistem penyusunan
fail yang efektif di Sektor Pembelajaran dan Sektor Psikologi dan Kaunseling di Pejabat
Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK) dengan menyusun semula fail atau rekod di rak
dengan menggunakan kaedah kod warna dan melabel tulang fail mengikut nombor senarai
Sehubungan dengan itu, mewujudkan sistem pemfailan yang efektif dari segi easy-to-
file and easy-to-find di Sektor Pembelajaran dan Sektor Psikologi & Kaunseling PPD Saratok.
Selain itu, bagi memudahkan lagi proses mencari fail/ rekod yang telah disusun di rak, f ail
juga boleh dikenalpasti melalui nombor yang mudah mengikut bilangan fail yang wujud di
1. Untuk menjamin rekod atau fail aktif yang penting sentiasa tersusun dan disimpan
2. Untuk memudahkan staff/cikgu di SPb dan SPsK PPDSTK dalam mencari dan
Empat (4) kod warna diklasifikasi bagi mewakili setiap jabatan yang wujud di Pejabat
Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK):
o Kod 100- Pentadbiran= Hijau
Label tulang fail direka dengan mengandungi maklumat yang lengkap mengenai fail aktif
tersebut bagi memudahkan fail dikenalpasti dan proses pencarian yang cepat. Antara
perkara penting yang ada pada label tulang fail termasuklah:
o Logo KPM
o Nama sektor
o Tajuk fail
o Unit
o No rujukan fail
Berikut merupakan langkah-langkah bagi mengenalpasti dan mencari fail yang dikehendaki
di rak melalui kaedah yang mudah dan cepat:
1. Kenalpasti nombor fail atau tajuk fail melalui senarai susunan fail mengikut nombor
rak dan nombor bilangan fail yang telah sedia dilekatkan di sisi rak. Selain itu, senarai
susunan fail juga telah disediakan mengikut klasifikasi kod warna bagi memudahkan
dan menjimatkan lagi masa dalam proses pencarian dan mengenalpasti fail yang
dihendaki.
Senarai susunan
fail yang dilekat
pada sisi rak
100 PENTADBIRAN
500 PENGURUSAN
SUMBER
MANUSIA
600 PENGURUSAN
PENDIDIKAN
800 PENGURUSAN
MURID
2. Setelah mengetahui nombor bilangan fail dan nombor rak dimana fail yang
dikehendaki ditempatkan, pengguna fail boleh terus mencari dan mendapati fail yang
dikehendaki tersebut dengan hanya melalui nombor rak dan nombor bilangan fail
yang telah dikenalpasti melalui senarai susunan fail yang telah disediakan di sisi rak
tersebut.
Dalam pada itu, pengguna fail juga boleh mencari dan mengenalpasti kedudukan susunan fail
yang dikehendaki hanya dalam 20 saat secara digital iaitu dengan menggunakan Microsoft
Excel:
1. Buka senarai fail yang telah sedia direkod dan disenaraikan dengan menggunakan
Microsoft Excel.
2. Gunakan ruang carian bagi memudahkan lagi proses pencarian fail dengan mengetahui
nombor bilangan fail dan nombor rak dimana fail tersebut ditempatkan.
Ruang carian
3. Teruskan dengan menaip nombor fail atau tajuk fail yang dikehendaki di ruang carian
dan tekan butang “Enter”.
4. Tatal ke bawah sehingga anda menemui tajuk fail yang telah diserlahkan menggunakan
warna oren.
5. Kemudian, kenalpasti nombor bilangan fail dan nombor rak yang menunjukkan dimana
fail yang anda cari ditempatkan.
6. Jika sudah mengetahui kedudukan fail yang dikehendaki, pengguna fail boleh terus
mendapati fail tersebut di rak dengan hanya perlu mela lui nombor rak dan nombor
bilangan fail yang ketahui daripada hasil carian di Microsoft Excel tersebut.
Nombor rak
PENUTUP
Manual Klasifikasi Fail Kod Warna ini disediakan bagi memberi kefahaman dan
(SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) tentang kepentingan pelaksanaan
pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok.
Berharap manual yang telah disediakan ini dapat membantu untuk menguruskan rekod dan
fail dengan cekap dan berkesan bagi merealisasikan matlamat tadbir urus yang berwibawa
dan berhemah.
LAMPIRAN 1
Fail aktif dimasukkan ke dalam fail putih kulit keras kitar semula yang
telah dilabel dengan beberapa maklumat utama. Tujuan penggunaan fail
putih kulit keras adalah untuk melindungi fail putih terbuka daripada
risiko rosak dan terdedah dengan agen perosak yang lain. Selain itu,
tulang fail putih yang telah dilabel telah diberikan nombor bilangan untuk
memudahkan proses penyusunan dan mengenalpasti fail di rak.
LAMPIRAN 2
Senarai fail-fail di Sektor Pembelajaran (SPb) yang disertakan dengan nombor rak dan nombor
bilangan fail.
RAK NO. 1
RAK NO.2
14 PPDSTK.600-2/1/11 Sains
15 PPDSTK.600-2/1/12 Matematik
18 PPDSTK.600-2/1/19 Ekonomi
21 PPDSTK.600-2/1/24 Geografi
RAK NO. 3
30 PPDSTK.600-2/1/35 Mahrajan
34 PPDSTK.600-2/1/39 Pengajian Am
RAK NO. 4
41 PPDSTK.600-2/1/46 J-QAF
43 PPDSTK.600-2/1/49 Kolokium
49 PPDSTK.600-2/1/71 IQ-NILAM
RAK NO. 5
RAK NO. 6
Senarai fail-fail di Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) yang disertakan dengan nombor rak
dan nombor bilangan fail.
RAK NO. 1
10 PPDSTK.100-13/1/9 AKRAB
RAK NO. 2