Anda di halaman 1dari 23

MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

PEJABAT PENDIDIKAN DAERAH SARATOK

MANUAL
KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA
DI PEJABAT PENDIDIKAN
DAERAH SARATOK (PPDSTK)

SEKTOR PEMBELAJARAN (SPb)


SEKTOR PSIKOLOGI DAN KAUNSELING (SPsK)

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | i


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

ISI KANDUNGAN

ISI KANDUNGAN ……………………………………………………………………………………………………….……………. i

PRAKATA ……………………………………………………………………………………………………….………………………….. ii

1.0 PENGENALAN ……………………………………………………………………………………………………….…….. 1


2.0 TUJUAN ……………………………………………………………………………………………………….…………………. 2
3.0 KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA……………………………………………………..…………………… 3
4.0 LANGKAH-LANGKAH KENALPASTI FAIL ………………………………………………………….. 4
5.0 PENUTUP…………………………………………………………………………………………………….….………….….. 8

LAMPIRAN 1……………………………………………………………………………………………………….…………..…………. 9

LAMPIRAN 2…………………………………………………………………………..……………………….……..………………… 11

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | i


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

PRAKATA

Selaku pelajar praktikal Ijazah Sarjana Muda Sains Maklumat (Kepujian) Pengurusan
Rekod di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK), Manual Klasifikasi Fail Mengikut
Kod Warna ini adalah salah satu sumbangan saya di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok
(PPDSTK). Dengan adanya manual ini dapat memastikan rekod-rekod dan fail aktif diSektor
Pembelajaran (SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) di Pejabat Pendidikan
Daerah Saratok (PPDSTK) dapat disusun dengan cara yang lebih teratur dan juga dapat
dikenalpasti dengan segera jika rekod atau fail tersebut diperlukan.

Oleh itu, diharapkan dengan adanya manual ini akan dapat membantu berikan dan
menjimatkan masa staf atau guru-guru dalam proses mengklasifikasi, menyusun, menyimpan
dan menyelenggara fail-fail di Sektor Pembelajaran (SPb) dan Sektor Psikologi dan
Kaunseling (SPsK) dengan kaedah yang memudahkan dan. Melalui manual ini juga pihak
PPDSTK dapat mengenal pasti beberapa faedah daripada kaedah sistem klasifikasi fail kod
warna ini dalam pengurusan yang fail-fail di pejabat awam.

Saya juga ingin mengucapkan jutaan terima kasih kepada pihak yang terlibat dalam
penyediaan manual ini. Adalah juga menjadi harapan saya agar manual ini akan dimanfaatkan
di masa hadapan agar rekod-rekod dan fail dapat disusun dan diurus dengan baik.

DISEDIAKAN OLEH PELAJAR PRAKTIKAL

(NURSYUHADA BINTI ISMAIL)

IJAZAH SARJANA MUDA SAINS MAKLUMAT(KEPUJIAN) PENGURUSAN REKOD

UiTM SEGAMAT

SESI MAC – JULAI 2022

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | ii


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

PENGENALAN

Manual klasifikasi fail kod warna ini disediakan untuk rujukan dan panduan di Sektor

Pembelajaran (SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) di Pejabat Pendidikan

Daerah Saratok (PPDSTK) bagi menunjukkan langkah-langkah yang mudah untuk pihak

organisasi dalam sistem pemfailan dari segi penyusunan dan pencarian mengenalpasti fail

yang dikehendaki dengan jangka masa yang pendek dan lebih mudah.

Sehubungan dengan itu, sistem fail pelabelan berkod warna di di Sektor Pembelajaran

(SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok

(PPDSTK) membolehkan dan memudahkan staf dan guru mencari maklumat dengan lebih

pantas berbanding daripada sistem pemfailan biasa. Dalam pada itu, kaedah ini adalah

merupakan pengekodan yang termasuk pelabelan, penyusunan dan turutan fail. Selain itu,

sistem pemfailan kod warna juga merupakan proses yang membantu mengenal pasti di mana

rekod atau fail berada dan cara mencarinya dengan cepat.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 1


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

TUJUAN

Tujuan klasifikasi fail kod warna ini adalah untuk mewujudkan sistem penyusunan

fail yang efektif di Sektor Pembelajaran dan Sektor Psikologi dan Kaunseling di Pejabat

Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK) dengan menyusun semula fail atau rekod di rak

dengan menggunakan kaedah kod warna dan melabel tulang fail mengikut nombor senarai

daftar fail yang telah ditetapkan.

Sehubungan dengan itu, mewujudkan sistem pemfailan yang efektif dari segi easy-to-

file and easy-to-find di Sektor Pembelajaran dan Sektor Psikologi & Kaunseling PPD Saratok.

Selain itu, bagi memudahkan lagi proses mencari fail/ rekod yang telah disusun di rak, f ail

juga boleh dikenalpasti melalui nombor yang mudah mengikut bilangan fail yang wujud di

Sektor Pembelajaran PPD Saratok.

Antara objektif sistem pemfailan klasifikasi kod warna termasuklah:

1. Untuk menjamin rekod atau fail aktif yang penting sentiasa tersusun dan disimpan

dalam keadaan selamat dan berisiko kerosakan yang rendah

2. Untuk memudahkan staff/cikgu di SPb dan SPsK PPDSTK dalam mencari dan

mengenalpasti fail atau dokumen yang dikehendaki dengan cepat

3. Untuk membolehkan operasi pemfailan di SPb dan SPsK PPDSTK dijalankan

dengan mudah dan cepat

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 2


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Empat (4) kod warna diklasifikasi bagi mewakili setiap jabatan yang wujud di Pejabat
Pendidikan Daerah Saratok (PPDSTK):
o Kod 100- Pentadbiran= Hijau

o Kod 500- Pengurusan Sumber Manusia = Kuning

o Kod 600- Pengurusan Pendidikan= Merah Jambu

o Kod 800- Pengurusan Murid= Biru

Label tulang fail direka dengan mengandungi maklumat yang lengkap mengenai fail aktif
tersebut bagi memudahkan fail dikenalpasti dan proses pencarian yang cepat. Antara
perkara penting yang ada pada label tulang fail termasuklah:
o Logo KPM
o Nama sektor
o Tajuk fail
o Unit
o No rujukan fail

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 3


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Rupa reka bentuk label yang dilekat di tulang fail


putih yang berkulit keras bagi tujuan memudahkan
staf/guru dalam proses pencarian dan mengenalpasti
fail putih aktif yan g disusun di rak

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 4


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

LANGKAH-LANGKAH KENALPASTI FAIL

Berikut merupakan langkah-langkah bagi mengenalpasti dan mencari fail yang dikehendaki
di rak melalui kaedah yang mudah dan cepat:

1. Kenalpasti nombor fail atau tajuk fail melalui senarai susunan fail mengikut nombor
rak dan nombor bilangan fail yang telah sedia dilekatkan di sisi rak. Selain itu, senarai
susunan fail juga telah disediakan mengikut klasifikasi kod warna bagi memudahkan
dan menjimatkan lagi masa dalam proses pencarian dan mengenalpasti fail yang
dihendaki.

Senarai susunan
fail yang dilekat
pada sisi rak

100 PENTADBIRAN

500 PENGURUSAN
SUMBER
MANUSIA

600 PENGURUSAN
PENDIDIKAN

800 PENGURUSAN
MURID

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 5


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

2. Setelah mengetahui nombor bilangan fail dan nombor rak dimana fail yang
dikehendaki ditempatkan, pengguna fail boleh terus mencari dan mendapati fail yang
dikehendaki tersebut dengan hanya melalui nombor rak dan nombor bilangan fail
yang telah dikenalpasti melalui senarai susunan fail yang telah disediakan di sisi rak
tersebut.

Nombor rak yang telah ditampal bagi mengenalpasti ruang


kedudukan fail

Pengguna boleh mengenalpasti dan


Nombor bilangan fail yang mewakili mendapati fail yang dikehendaki dengan
kedudukan fail yang telah disusun
mudah dan cepat mengikuti langkah-
langkah tersebut

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 6


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Dalam pada itu, pengguna fail juga boleh mencari dan mengenalpasti kedudukan susunan fail
yang dikehendaki hanya dalam 20 saat secara digital iaitu dengan menggunakan Microsoft
Excel:

1. Buka senarai fail yang telah sedia direkod dan disenaraikan dengan menggunakan
Microsoft Excel.

2. Gunakan ruang carian bagi memudahkan lagi proses pencarian fail dengan mengetahui
nombor bilangan fail dan nombor rak dimana fail tersebut ditempatkan.

Ruang carian

3. Teruskan dengan menaip nombor fail atau tajuk fail yang dikehendaki di ruang carian
dan tekan butang “Enter”.

Taip nombor fail


atau tajuk fail di
ruang carian

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 7


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

4. Tatal ke bawah sehingga anda menemui tajuk fail yang telah diserlahkan menggunakan
warna oren.
5. Kemudian, kenalpasti nombor bilangan fail dan nombor rak yang menunjukkan dimana
fail yang anda cari ditempatkan.

6. Jika sudah mengetahui kedudukan fail yang dikehendaki, pengguna fail boleh terus
mendapati fail tersebut di rak dengan hanya perlu mela lui nombor rak dan nombor
bilangan fail yang ketahui daripada hasil carian di Microsoft Excel tersebut.

Nombor rak

Nombor Nombor fail dan tajuk fail


bilangan fail yang diserlahkan hasil dari
pencarian di ruang carian

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 8


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

PENUTUP

Manual Klasifikasi Fail Kod Warna ini disediakan bagi memberi kefahaman dan

pengetahuan kepada warga PPDSTK terutamanya kepada staf/cikgu di Sektor Pembelajaran

(SPb) dan Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) tentang kepentingan pelaksanaan

pengurusan rekod yang sistematik, cekap dan berkesan di Pejabat Pendidikan Daerah Saratok.

Berharap manual yang telah disediakan ini dapat membantu untuk menguruskan rekod dan

fail dengan cekap dan berkesan bagi merealisasikan matlamat tadbir urus yang berwibawa

dan berhemah.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 9


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

LAMPIRAN 1

Penyusunan fail aktif sebelum mengaplikasi kaedah sistem


pemfailan klasifikasi berkod warna

Penyusunan semula fail selepas mengikut klasifikasi kod


warna dan menggunakan fail yang dikitar semula yang ada
di PPDSTK

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 10


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Fail aktif dimasukkan ke dalam fail putih kulit keras kitar semula yang
telah dilabel dengan beberapa maklumat utama. Tujuan penggunaan fail
putih kulit keras adalah untuk melindungi fail putih terbuka daripada
risiko rosak dan terdedah dengan agen perosak yang lain. Selain itu,
tulang fail putih yang telah dilabel telah diberikan nombor bilangan untuk
memudahkan proses penyusunan dan mengenalpasti fail di rak.

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 11


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

LAMPIRAN 2

Senarai fail-fail di Sektor Pembelajaran (SPb) yang disertakan dengan nombor rak dan nombor
bilangan fail.

RAK NO. 1

BIL. NO. FAIL FAIL

1 PPDSTK.100-1/3/8 Arahan/ Siaran/ Pemberitahuan

2 PPDSTK.100-6/1/5 Mesyuarat Sektor Pembelajaran

3 PPDSTK.100-6/1/8 Mesyuarat Sektor Pendidikan Khas

4 PPDSTK.100-17/2/3 Lawatan Bimbingan Pusat Sumber Sekolah

5 PPDSTK.500-8/2/5 Ceramah/ Taklimat Anjuran Jabatan

6 PPDSTK.600-1/1/2 Mesyuarat Jawatankuasa Kurikulum Daerah

7 PPDSTK.600-2/1/1 Kurikulum Standard Sekolah Menengah (KSSM)

Kurikulum Standard Sekolah Rendah (KSSR) /


8 PPDSTK.600-2/1/2
Dokumen Standard Kurikulum Pendidikan (DSKP)

PPDSTK.600-2/1/3 Pentaksiran Berasaskan Sekolah (PBS) / Pentaksiran


9
Jld.2 Sekolah

10 PPDSTK.600-2/1/4 Bahasa Melayu

11 PPDSTK.600-2/1/6 Bahasa Inggeris Rendah

12 PPDSTK.600-2/1/7 Bahasa Inggeris Menengah

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 12


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO.2

BIL. NO. FAIL FAIL

13 PPDSTK.600-2/1/10 Bahasa Cina

14 PPDSTK.600-2/1/11 Sains

15 PPDSTK.600-2/1/12 Matematik

16 PPDSTK.600-2/1/15 Pendidikan Vokasional Menengah Atas (PVMA)

17 PPDSTK.600-2/1/17 Sains Rumah Tangga (SRT)

18 PPDSTK.600-2/1/19 Ekonomi

19 PPDSTK.600-2/1/21 Prinsip Perakaunan

20 PPDSTK.600-2/1/22 Reka Bentuk Teknologi (RBT) Rendah

21 PPDSTK.600-2/1/24 Geografi

22 PPDSTK.600-2/1/25 Pendidikan Jasmani & Pendidikan Kesihatan (PJPK)

23 PPDSTK.600-2/1/26 Pendidikan Seni Visual

24 PPDSTK.600-2/1/28 Pendidikan Moral

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 13


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO. 3

BIL. NO. FAIL FAIL

25 PPDSTK.600-2/1/30 Standard Kualiti Pendidikan Malaysia (SKPM)


PPDSTK.600-2/1/31
26 Amali Sains
Jld.2

27 PPDSTK.600-2/1/32 Bahasa Iban

28 PPDSTK.600-2/1/33 Pendidikan Keselamatan Jalan Raya (PKJR)

29 PPDSTK.600-2/1/34 Pengajaran Dan Pembelajaran Di Rumah (PdPR)

30 PPDSTK.600-2/1/35 Mahrajan

31 PPDSTK.600-2/1/36 Program Transformasi Daerah: Dialog Prestasi

32 PPDSTK.600-2/1/37 Highly Immersive Program (HIP)

33 PPDSTK.600-2/1/38 Jawatankuasa Akademik Daerah SK/SJKC

34 PPDSTK.600-2/1/39 Pengajian Am

35 PPDSTK.600-2/1/40 Pentadbiran Pengurusan Unit Pendidikan Islam

36 PPDSTK.600-2/1/41 Pentadbiran Pengurusan Sumber Teknologi Pendidikan

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 14


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO. 4

BIL. NO. FAIL FAIL

37 PPDSTK.600-2/1/42 Kelas Al-Quran Dan Fardhu Ain (KAFA)

38 PPDSTK.600-2/1/43 Kem Bestari Solat

39 PPDSTK.600-2/1/44 Bengkel Pembestarian Sekolah

40 PPDSTK.600-2/1/45 Sains Komputer

41 PPDSTK.600-2/1/46 J-QAF

42 PPDSTK.600-2/1/48 UPSR/ PT3/ SPM/ STPM

43 PPDSTK.600-2/1/49 Kolokium

44 PPDSTK.600-2/1/51 Pentadbiran Pengurusan Sektor Pembelajaran


Pentadbiran Pengurusan Kurikulum Unit Pendidikan Khas
45 PPDSTK.600-2/1/53
(PPKI)
46 PPDSTK.600-2/1/56 Laporan Lawatan Pegawai Ikhtisas/Nazir

47 PPDSTK.600-2/1/61 Program Pendidikan Islam

48 PPDSTK.600-2/1/68 Aktiviti Bulan Membaca / KM1M

49 PPDSTK.600-2/1/71 IQ-NILAM

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 15


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 16


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO. 5

BIL. NO. FAIL FAIL

50 PPDSTK.600-3/4/3 Program/ Pertandingan Peringkat Antarabangsa


Pertandingan Sains, Matematik Dan Teknologi
51 PPDSTK.600-3/4/4 Jld.2
(STEM)
Program Bersama Agensi Luar/ Jabatan Luar
52 PPDSTK.600-3/4/6 Jld.2
(Koakademik)
53 PPDSTK.600-8/1/6 Pengurusan Bimbingan SISC+

54 PPDSTK.600-8/1/7 Jld.2 Program DwiBahasa (DLP)

55 PPDSTK.600-8/1/8 Jld.2 Program Kemahiran Berfikir Aras Tinggi (KBAT)


Program Komuniti Pembelajaran Profesional
56 PPDSTK.600-8/1/9
(PLC)
Program Memperkasa Bahasa Melayu dan
57 PPDSTK.600-8/1/10
Memperkukuh Bahasa Inggeris (MBMMBI)

58 PPDSTK.600-8/1/11 Jld.2 Program Kecemerlangan Akademik


Teacher Information Management System (TIMS)
59 PPDSTK.600-8/1/12 dan Projek Intevensi Semua Sabjek Satu A
(PiSSA)
60 PPDSTK.600-8/1/14 Pengurusan Program Pemulihan Khas

61 PPDSTK.600-8/1/15 Pengurusan Program Pendidikan Khas

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 17


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO. 6

BIL. NO. FAIL FAIL

62 PPDSTK.600-8/1/16 Pengurusan Program Pendidikan Islam

63 PPDSTK.600-8/1/17 Pengurusan Program Sumber Teknologi Pendidikan

64 PPDSTK.600-8/1/18 Program Transisi Dan Guru Penyayang (PTGP)

65 PPDSTK.600-8/1/19 Program Guru Cemerlang

66 PPDSTK.600-9/1/6 Kurikulum Prasekolah

67 PPDSTK.600-12/1/7 Anugerah Tokoh Nilam

Permohonan Kemasukan Murid Berkeperluan Khas


68 PPDSTK.800-1/6/2
Sekolah Menengah

Permohonan Kemasukan Murid Berkeperluan Khas


69 PPDSTK.800-1/7/7
Sekolah Rendah

70 PPDSTK.800-2/2/4 Pertukaran Murid Berkeperluan Khas Sekolah Menengah

71 PPDSTK.800-2/3/4 Pertukaran Murid Berkeperluan Khas Sekolah Rendah

72 PPDSTK.800-4/6/1 Jld.2 Elaun Murid Khas

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 18


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

Senarai fail-fail di Sektor Psikologi dan Kaunseling (SPsK) yang disertakan dengan nombor rak
dan nombor bilangan fail.

RAK NO. 1

BIL NO. FAIL FAIL

1 PPDSTK.100-1/3/10 ARAHAN/ SIARAN/ PEMBERITAHUAN

2 PPDSTK.100-1/3/15 SURAT SIARAN/ PEKELILING JPN

3 PPDSTK.100-1/3/16 MEMO DALAMAN

4 PPDSTK.100-4/1/5 TAKWIM PROGRAM/ AKTIVITI JABATAN

MESYUARAT SEKTOR PSIKOLOGI DAN


5 PPDSTK.100-6/1/11
KAUNSELING
MESYUARAT/ PROGRAM BERSAMA AGENSI
6 PPDSTK.100-6/2/9 LUAR/
SWASTA/ NGO/ PERSATUAN/ KESATUAN

7 PPDSTK.100-9/7/1 PERMOHONAN DERMA DAN SUMBANGAN

8 PPDSTK.100-11/1/1 MAJLIS/ SAMBUTAN DALAM JABATAN

9 PPDSTK.100-11/1/4 MAJLIS PERSARAAN

10 PPDSTK.100-13/1/9 AKRAB

11 PPDSTK.500-4/19/1 KEBERHUTANGAN YANG SERIUS

12 PPDSTK.500-8/1/5 KURSUS/ LATIHAN DALAM PERKHIDMATAN

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 19


MANUAL KLASIFIKASI FAIL KOD WARNA

RAK NO. 2

BIL NO. FAIL FAIL

13 PPDSTK.500-8/2/6 CERAMAH/ TAKLIMAT ANJURAN JABATAN

14 PPDSTK.500-8/3/6 KURSUS PROFESIONALISME KAUNSELOR

15 PPDSTK.500-8/4/6 KURSUS ANJURAN JPN

16 PPDSTK.500-9/2/1 PROGRAM KAUNSELING (PROGRAM 3Pi)

17 PPDSTK.500-9/2/2 PROGRAM PEMENTORAN

RAKAN PEMBIMBING PERKHIDMATAN AWAM


18 PPDSTK.500-9/2/3
(AKRAB)

19 PPDSTK.500-9/2/4 BIMBINGAN/ KONSULTANSI/ ADVOKASI

UJIAN PERSONALITI PSIKOLOGI – INSTRUMENT


20 PPDSTK.500-9/2/5
PERSONALITI PSIKOLOGI KAUNSELING (I2PK)

CRITICAL INCIDENT STRESS MANAGEMENT (CISM)


21 PPDSTK.500-9/2/6
- SUKARELAWAN DAN PSIKOSOSIAL
BANTUAN KEBAJIKAN PEGAWAI DAN
22 PPDSTK.500-9/4/1
KAKITANGAN
PENTADBIRAN PENGURUSAN PSIKOLOGI &
23 PPDSTK.600-2/1/47
KAUNSELING

Untuk kegunaan dalaman sahaja Page | 20

Anda mungkin juga menyukai