LAPORAN PERBAIKAN GUDANG MENGGUNAKAN

METODE BUSINESS PROCESS IMPROVEMENT (BPI)

PEMODELAN DAN REKAYASA PROSES BISNIS LOGISTIK

Oleh:

Syahrul Ihsan (1203202054)

Fitri Sulistyowati (1203201085)

Meydiana Ananda Gutomo (1203202057)

PROGRAM STUDI S1 TEKNIK LOGISTIK

FAKULTAS REKAYASA INDUSTRI

UNIVERSITAS TELKOM

BANDUNG

2022
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

ILoCoS, Ltd merupakan perusahaan Third Party Logistics (3PL) yang menangani barang jadi
milik perusahaan PT. XYZ, Ltd. Jenis barang yang ditangani yaitu fast-moving consumer
goods (FMCG). Produk FMCG (Fast Moving Consumer Goods) adalah produk konsumen
yang banyak dikonsumsi masyarakat, dan pergerakannya cepat (Icun & Getty, 2006). Produk
FMCG memiliki sifat tidak tahan lama. FMCG merupakan produk yang sering dibeli dan
dikonsumsi oleh konsumen, misalnya gula, perlengkapan mandi, rokok, koran, dan majalah.
Barang-barang ini sering dibeli, baik di toko-toko atau supermarket dan dianggap sebagai
barang yang dibutuhkan (Brierley, 2002).
Pergudangan pada PT. ILoCos merupakan salah satu kegiatan logistik paling penting
dalam sistem dan layanan industri (Manzini, 2012). Gudang dalam sistem logistik digunakan
untuk memenuhi permintaan pelanggan. Menurut Richards (2014), definisi Gudang
menyatakan bahwa gudang adalah tempat sementara untuk menyimpan inventaris dan
mendukung rantai pasokan dan memfasilitasi pergerakan barang dari pemasok ke konsumen
untuk memenuhi permintaan secara tepat waktu dan hemat biaya. Peran gudang dapat dibagi
menjadi beberapa jenis: gudang bahan baku, gudang setengah jadi, gudang jadi yang baik,
gudang distribusi, dan pusat distribusi, gudang pemenuhan dan pusat pemenuhan, dan gudang
lokal (Frazelle E., 2016).
Di dalam perusahaan total kapasitas rak yaitu 1.296 palet yang diposisikan, terdiri dari
1.296 slot (1 slot = 1 palet). Barang disimpan dalam bentuk palet dalam rak, dan setiap rak
memiliki tinggi tiga tingkat. Ada 23 jenis barang yang disimpan dengan satu jenis karakteristik
produk. Untuk proses keluar masuk, gudang ini memiliki satu pintu akses masuk dan satu pintu
akses keluar. Gudang ini juga memiliki area pementasan untuk kegiatan masuk dan keluar
dengan luas 710.64m^2. Berdasarkan Frazelle (2016), ada empat kegiatan utama di sebuah
gudang :
1. Menerima merupakan proses yang terdiri dari berbagai kegiatan yang terlibat, termasuk :
a. Menerima barang yang masuk ke gudang dengan tertib
b. Memberikan kuantitas dan jaminan kualitas

c. Mengirimkan barang ke gudang atau organisasi lain

2. Putaway merupakan kegiatan untuk menempatkan barang-barang untuk penyimpanan,
termasuk penanganan material, verifikasi lokasi, dan penempatan produk. Kegiatan
selanjutnya yang dilakukan yaitu penyimpanan. Metode penyimpanan ini tergantung pada
ukuran dan jumlah item dalam stok. Dan karakteristik penghapusan produk atau wadahnya.
3. Pemilihan pesanan merupakan proses memindahkan barang dari penyimpanan untuk
memenuhi kebutuhan spesifik dari pelanggan. Kegiatan ini merupakan layanan penting yang
disediakan oleh gudang bagi konsumen dan menjadi dasar untuk merancang gudang.
4. Pengiriman (outbound) adalah kegiatan terakhir di gudang sebelum barang dikirim ke
konsumen. Kegiatan ini terdiri dari:
a. Kelengkapan pengecekan pesanan

b. Kemasan barang untuk memudahkan pengiriman dalam kontainer

c. Persiapan dokumen pengiriman, termasuk daftar pemilih, alamat penerima, dan

tagihan Pemuatan (biaya kargo)
d. Pembobotan kargo untuk menentukan biaya pengiriman

e. Penambahan pesanan di lapangan

f. Pemuatan menurut truk

Sebagai salah satu gudang 3PL, ILoCoS, Ltd memiliki key performance indicator (KPI)
yang harus dicapai saat memenuhi persyaratan XYZ Ltd, waktu pemrosesan aktivitas gudang.
ILoCoS Ltd, mengimplementasikan KPI di mana 95% pesanan dapat dieksekusi tepat waktu.
Jika terjadi keterlambatan aktivitas pergudangan, maka akan menyebabkan antrian armada
yang disediakan XYZ, Ltd untuk mengirimkan barang dari gudang ILoCoS, Ltd kepada
konsumen. Namun, dalam menjalankan kegiatan usahanya, ILoCoS, Ltd belum bisa memenuhi
target KPI-nya. Dari data selama dua belas bulan terakhir, baru empat bulan memenuhi target
KPI.
1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana agar perusahaan ILoCoS, Ltd bisa memenuhi target KPI-nya ?

2. Bagaimana redesign gudang ILoCoS, Ltd agar aktivitas pergudangan bisa optimal ?
3. Bagaimana dengan Teknologi yang cocok untuk dikembangkan pada perusahaan
ILoCoS, Ltd ?

1.3 Tujuan
Untuk dapat memenuhi target KPI dari perusahaan ILoCoS, Ltd supaya bisat
mengoptimalkan aktivitas pada gudang logistik perusahaan ILoCoS, Ltd. 2. Melakukan
perbaikan dan inovasi yang bertumpu pada teknologi yang dapat digunakan untuk
keberlanjutan di perusahaan ILoCoS, Ltd menggunakan metode Business Process
Improvement (BPI).

1.4 Manfaat

Manfaat dari proposal ini yaitu diharapkan dapat membantu perusahaan ILoCoS, Ltd
Third Party Logistics (3PL) serta mendesain aktivitas gudang dengan optimal dan dapat
memenuhi target KPI yang dimana 95% pemesanan dapat dieksekusi dengan tepat waktu
menggunakan metode Business Process Improvement (BPI).
 BAB 2

PEMBAHASAN

2.1 Business Process Improvement (BPI)

Business Process Improvement (BPI) merupakan kerangka sistematis bertujuan

membantu perusahaan untuk kemajuan yang signifikan terkait pelaksanaan proses bisnisnya.
Kelebihan dari BPI yaitu terdapat tools yang akan membantu dalam proses penyederhanaan
(streamlining) proses bisnis, dengan memberikan jaminan kepada pihak internal dan eksternal
dari perusahaan yang akan mendapatkan output yang lebih baik dari sebelumnya (Harrington,
1991). Berikut adalah fase-fase Business Process Improvement (BPI).

2.2 Proses Bisnis Saat Ini

Gambaran umum perusahaan menjelaskan mengenai entitas bisnis atau para stakeholder
yang berpengaruh dalam berjalannya proses bisnis di perusahaan ILoCoS, Ltd. ILoCoS, Ltd
merupakan perusahaan Third Party Logistics (3PL) yang menangani barang jadi milik XYZ,
Ltd. Jenis barang yang ditangani adalah Fast Moving Consumer Goods (FMCG). Dalam
menjalankan usahanya ILoCoS, Ltd belum dapat memenuhi target KPI-nya, dari data 12
bulan terakhir, hanya empat bulan sudah memenuhi target KPI, seperti disajikan pada data
berikut :
Permasalahan keterlambatan pada ILoCoS, Ltd disebabkan karena adanya kegiatan hulu,
tanpa mempertimbangkan alokasi penyimpanan yang tepat yang dapat disebabkan oleh efek
domino pada saat proses picking yang dimiliki oleh operator untuk mencari produk yang
dipesan konsumen yang menyebabkan tingginya aktivitas picking.
 2.3 Pemilihan Proses Bisnis

Pemilihan proses bisnis merupakan salah satu penerapan dari fase ke satu dalam
Business Process Improvement (BPI) yang bertujuan menentukan batasan proses bisnis yang
akan dilakukan perbaikan. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan diketahui ada empat
proses bisnis utama di ILoCoS, Ltd yaitu Receiving, Put Away, Picking dan Shipping. Dari
data yang didapatkan, proses bisnis yang memiliki nilai paling tinggi tersebut adalah put away
yaitu 411 detik.

Receiving Put Away Picking Shipping

4 295 6 5
(Receive delivery note) (Put away searching) (Take a picking list (Check out the
goods)
10 116 18 10
(Goods checking) (Storage to rack) (Pallet preparation) (Outbound
docking)
9 114
(Docking inbound) (Search for picked
SKU)
20 82
( Input data to (Traveling)
information system)
5 27
(Print & paste the (Picking process)
barcode)
70
(Product mixing)
10
(Traveling yo the
staging area)
 2.4 Identifikasi Proses Bisnis

Identifikasi proses bisnis menjelaskan mengenai prioritas proses bisnis perbaikan

yaitu proses pemesanan produk yang meliputi deskripsi proses bisnis, pemodelan proses
bisnis, identifikasikan permasalahan yang mungkin muncul, dan analisis aktifitas proses
bisnis.

2.4.1 Pemodelan Proses Bisnis Saat Ini

 2.4.2 Analisis Aktivitas

Pada penelitian ini analisis aktivitas yang dilakukan terhadap proses bisnis perbaikan yaitu
aktivitas terbagi menjadi tiga jenis yaitu, Real Value Added (RVA), Business Value Added
(BVA) dan Non-Value Added (NVA). Tujuan melakukan analisis aktivitas ini untuk
mengetahui kegiatan yang menjadi nilai tambah dari gudang dan pelanggan (RVA) aktivitas
yang menghasilkan atau mengurangi nilai tambah dalam mencapai kebutuhan fungsi bisnis
(BVA) dan aktivitas yang tidakcmenghasilkan nilai tambah terhadap pelanggan maupun
proses bisnis (NVA). Dicatat pada tabel berikut :
 No Activity RVA/VA/NVA
1 Receive delivery note RVA
2 Goods checking VA
3 Docking inbound NVA
4 Input data to information system VA
5 Print&paste the barcode VA
6 Put away searching NVA
7 Storage to rack VA
8 Take a picking list NVA
9 Pallet preparation NVA
10 Search for picked SKU NVA
11 Travelling NVA
12 Picking process (dropping) VA
13 Product mixing NVA
14 Traveling to the staging area NVA
15 Check out goods VA
16 Outbound docking NVA

2.5 Rancangan Perbaikan Proses Bisnis

Rancangan perbaikan proses bisnis dibuat menggunakan tools streamlining dari BPI
dengan berdasarkan hasil identifikasi permasalahan, hasil analisis aktivitas dan beberapa
proses berdasarkan data yang ada, seperti pada tabel rancangan perbaikan berikut :
No Activity Jenis Waktu Keterangan
Streamlining
1 Receive delivery note Simplification 10 Menjadikan kedua aktivitas
2 Goods checking menjadi satu aktivitas yaitu
proses menerima sekaligus
check barang dalam satu
kali pengerjaan, apabila
barang memenuhi syarat
masuk maka langsung
menuju proses berikutnya.
3 Docking inbound Simplification, 15 Menjadikan kedua aktivitas
4 Input data to information Upgrading menjadi satu aktivitas yaitu
system proses barang masuk dan
memasukan data, dengan
menggunakan teknologi
Radio Frequency
Identification (RFID)
sehingga proses
memasukan dan
menyimpan data lebih
cepat, mengurangi tingkat
kesalahan dan aman.
5 Print&paste the barcode Duplication 0 Tidak melakukan aktivitas
elimination, tersebut, karena jika
Upgrading menggunakan teknologi
RFID maka data setiap
barang akan langsung
tercatat dalam sistem secara
otomatis, sehingga tidak
perlu di print.
6 Put away searching Upgrading 200 Mengurangi waktu
pencarian dengan
menggunakan teknologi
RFID, karena setiap barang
dan pallet memiliki barcode
yang dapat disambungkan
pada software, sehingga
waktu pencarian dapat
efisien.
7 Storage to rack Process cycle- 116 Menentukan cara untuk
time reduction mengurangi waktu siklus
agar bisa meminimasi
waktu.
8 Take a picking list Duplication 0 Karena aktivitas
elimination, sebelumnya sudah
Upgrading didukung oleh teknologi
RFID maka aktivitas ini
dapat dihilangkan.
9 Pallet preparation Process cycle- 18 Menentukan cara untuk
time reduction mengurangi waktu siklus
agar bisa meminimasi
waktu.
10 Search for picked SKU Simplification, 120 Menyatukan kedua
11 Travelling Upgrading aktivitas tersebut menjadi
satu aktivitas memilih palet
sesuai SKU.
12 Picking process (dropping) Process cycle- 26 Menentukan cara untuk
time reduction mengurangi waktu siklus
agar bisa meminimasi
waktu.
13 Product mixing Process cycle- 60 Menentukan cara untuk
time reduction mengurangi waktu siklus
agar bisa meminimasi
waktu.
14 Traveling to the staging area Duplication 0 Karena aktivitas
Elimination sebelumnya sudah
didukung oleh teknologi
RFID maka aktivitas ini
dapat dihilangkan.
15 Check out goods Simplification 11 Kedua aktivitas tersebut
16 Outbound docking dapat disatukan menjadi
satu aktivitas pengecekkan
barang keluar.
2.6 Proses Bisnis Rekomendasi
 2.6.1 Deskripsi Proses Bisnis
Aktor dalam proses bisnis inbound terdapat PT. ABC, Transporter, Checker,
Warehouse Admin dan Operator. Pada proses bisnis outbound terdapat Customer ABC, Ltd,
Operator, Checker dan Transporter.
Pada proses bisnis pergudangan ILoCoS, Ltd ini terdapat beberapa perubahan,
pengembangan, maupun, pengurangan siklus waktu dalam beberapa aktivitas yang ada
sebelumnya, seperti melakukan perubahan atau transisi pada beberapa aktivitas dari yang
sebelumnya masih dilakukan secara manual menjadi dilakukan dengan bantuan teknologi
RFID, aktivitas yang mengalami perubahan diantaranya pada proses Receiving, Put Away,
Picking dan Shipping
2.7 Perbandingan Hasil Proses Bisnis Awal dan Perbaikan
Proses Bisnis Awal Perbaikan
Receiving 48 25
Put Away 411 316
Picking 247 164
Shipping 15 11
Total Time 721 516

Berdasarkan tabel tersebut dapat diketahui bahwa terjadi pengurangan waktu

keseluruhan dari 721 detik berkurang menjadi 516, yaitu terjadi pengurangan 205 detik.
 BAB 3
KESIMPULAN

Dalam proses bisnis yg terjadi pada Ilocos Ltd terdapat hal yang belum memenuhi target
KPI nya, permasalahannya diantaranya keterlambatan yang menyebabkan efek domino pada
proses picking, maka perlu dilakukan pertimbangan alokasi penyimpanan. Dalam
menentukan batasan proses bisnis dalam melakukan perbaikan. Diterapkan proses bisnis
yaitu Bussines Process Improvment (BPI). Terdapat 4 komponen utama dari hasil analisis
dalam Ilocos Ltd, 4 komponen utama itu yaitu Receiving, Put Away, Picking dan Shipping.
Put away adalah komponen yang mempunyai nilai tertinggi yaitu 411 detik. Upgrading
menggunakan teknologi RFID pada proses dockin inbound dan put away searching sehingga
bisa meminimalisir hambatan waktu serat menghilangkan proses print & paste the barcode,
Take a picking list dan traveling to the staging area.