PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

UPTD PUSKESMAS LALOLAE

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

DAFTAR ISI

BAB I SISTEMATIKA TATA NASKAH :

A. Format Surat Keputusan .................................................................. 1
B. Format Standar Operasional Prosedur (SOP) .................................... 4
C. Pedoman/Panduan .......................................................................... 7
D. Format Kerangka Acuan Kerja .......................................................... 9
E. Format Surat Undangan ................................................................... 11
F. Format Notulen ................................................................................ 12
G. Format Daftar Hadir ......................................................................... 13

BAB II PENGENDALIAN DOKUMEN UPTD PUSKESMAS LALOLAE

A. Tujuan Proses .................................................................................. 14
B. Tanggung Jawab dan Wewenang ...................................................... 14
C. Uraian Umum .................................................................................. 14
BAB III PENUTUP

UPTD PUSKESMAS LALOLAE i

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

BAB I
SISTEMATIKA TATA NASKAH

A. Format Surat Keputusan (SK)

Kebijakan adalah Peraturan/Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala

FKTP yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib
dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Berdasarkan
kebijakan tersebut, disusun pedoman/panduan dan Standar Operasional
Prosedur (SOP) yang memberikan kejelasan langkah-langkah dalam
pelaksanaan kegiatan di Puskesmas.
Penyusunan Peraturan/Surat Keputusan tersebut harus didasarkan
pada peraturan perundangan, baik Undang-undang, Peraturan Pemerintah,
Peraturan Presiden, Peraturan Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan
Menteri dan pedoman-pedoman teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan
oleh Kementerian Kesehatan, Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan
Provinsi, dan Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota.
Aturan penulisan kebijakan adalah sebagai berikut:
1. Kertas ukuran F4
2. Jenis huruf Bookman Old Style
3. Ukuran huruf 12
4. Spasi 1,5
5. Batas kertas :
a. Batas kanan : 2,5 cm
b. Batas kiri : 3 cm
c. Batas atas : 2,5 cm
d. Batas bawah : 5 cm

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 1

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

KOP Surat UPTD Puskesmas Lalolae

sesuai dengan Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Kolaka Timur, Nomor 36 Tahun 2014
KOP :
Font:
14 PEMERINTAH KABUPATEN KOLAKA TIMUR Bookman Old
DINAS KESEHATAN 16 Style Spasi 1
Keseluruhan
UPTD PUSKESMAS LALOLAE 18 huruf kapital.
Rata tengah
Jln. Lalolese, Kel. Lalolae Kec. Lalolae Kode Pos 93572 (center),
Email : pusk.lalolae@gmail.com 10 ditebalkan

1 Enter Judul (kepala)

Nomor kebijakan Font:
Bookman Old Style
sesuai dengan sistem KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUKESMAS LALOLAE 12 pt
penomoran Surat
Keputusan di UPTD NOMOR : XX/SK/MM/PKM-LL/I/2023 Spasi 1
Keseluruhan huruf
Puskesmas Lalolae
kapital.
1 Enter Rata tengah
(center),ditebalkan
TENTANG
TENTANG .....
Diisi Sesuai dgn Judul SK
............................................................... Font:
Bookman Old
1 Enter Style12 pt
Spasi 1
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA Keseluruhan huruf
KEPALA UPTD PUSKESMAS LALOLAE, kapital.
Rata tengah
1 Enter (center),ditebalkan
Menimbang : a. Point Menimbang ditulis dengan huruf kecil (a,
b, c, dst);
Font : Bookman Old b. Isi “bahwa” huruf B ditulis huruf kecil (b);
Style 12 pt, Spasi 1,5
Rata Kanan-Kiri
c. Disetiap point a,b,c dst diakhiri dengan tanda (;);
(Justify). d. Diakhir Point diakhiri dengan tanda (.)
1 Enter
Mengingat : 1. Undang-Undang Republik Indonesia;
2. Peraturan Pemerintah;
3. Keputusan Pemerintah;
4. Peraturan Presiden;
5. Keputusan Presiden;
6. Peraturan Menteri;
7. Keputusan Menteri;
8. Peraturan Gubernur;
9. Keputusan Gubernur;
10. Peraturan Bupati;
11. Keputusan Bupati.

Diktum “MEMUTUSKAN”
Font : Bookman Old Style 12 pt Spasi 1,5
Keseluruhan huruf kapital dibold dan Rata tengah (center).
Diakhiri tanda (:)

MEMUTUSKAN :
1 Enter
Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPTD PUSKESMAS
Batang tubuh diktum

Diisi Sesuai dgn Judul

LALOLAE TENTANG ..........................................
SK
Kesatu : …………………………….. dalam Lampiran
merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari
Surat Keputusan ini;

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 2

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

Kedua : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan

dengan ketentuan apabila dikemudian hari
Batang tubuh diktum

terdapat kekeliruan akan diadakan perbaikan atau

perubahan sebagaimana mestinya.

Dst
Batang Tubuh Diktum
Font:
Bookman Old Style 12 pt
Spasi 1,5
Huruf awal kata Kesatu, kedua dan dst ditulis
dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda
baca titik( . ).

1 Enter
Penandatanganan
Font:
Ditetapkan di : Lalolae
Bookman Old Style 12 pt Pada tanggal : Januari 2023
Diletakkan di bagian kanan.
Tulisan “ditetapkan” dan KEPALA UPTD PUSKESMAS LALOLAE
tanggal ditulis dengan diawali
huruf kapital ditebalkan 2 X Enter ke bawah

Kepala UPTD Puskesmas SUDARNI GENO

Lalolae (KAPITAL), ditebalkan
Nip. 19790923 200212 2 008

Nama Kepala Puskesmas

Ditulis tanpa gelar.
Font:
Bookman Old Style 12 pt
Ditulis dengan huruf kapital. di
Tebalkan (Bold)

Lampiran :
Font : Bookman Old Style
LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA UPTD
12 pt PUSKESMAS LALOLAE
Spasi 1
Keseluruhan huruf
NOMOR : XX/SK/PKM-LL/I/2023
kapital.
Diletakkan di bagian kiri
TENTANG : Diisi Sesuai dgn Judul SK
1 Enter
Judul
Judul Font : Bookman Old Style 12 pt
............ Diisi Sesuai dgn Judul SK..... Spasi 1,5
Keseluruhan huruf kapital.
1 Enter Diletakkan di tengah, ditebalkan di
garis bawah

Isi Lampiran
Font:
Bookman Old Style 12 pt
Spasi 1,5
Format isi disesuaikan dengan kebutuhan.
1 Enter

Ditetapkan di : Lalolae
Penandatanganan
Font: Pada tanggal : Januari 2023
Bookman Old Style 12 pt KEPALA UPTD PUSKESMAS LALOLAE
Diletakkan di bagian kanan.
Tulisan “ditetapkan” dan
tanggal ditulis dengan diawali
2 X Enter kebawah
huruf kapital ditebalkan
SUDARNI GENO
Kepala UPTD Puskesmas
Lalolae (KAPITAL), ditebalkan
Nip. 19790923 200212 2 008

Nama Kepala Puskesmas

Ditulis tanpa gelar.
Font:
Bookman Old Style 12 pt
Untuk Nama Kepala Puskemas Ditulis
dengan huruf kapital. di Tebalkan (Bold)
dan Nip tidak ditebalkan

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 3

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

B. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

a. Format SOP
DIISI JUDUL SOP HURUF
KAPITAL FONT BOOKMAN OLD
STYLE,UKURAN 12,HURUF
TEBAL

No. : XX/PKM-
Dokumen LL/MM/BL/YYYY
No. Revisi : 00
Tgl. Terbit : Diisi tanggal
SOP pembuatan SOP
LOGO DAERAH LOGO
: Diisi nomor
Halaman
KOLTIM halaman sesuai PUSKESMAS
jumlah halaman
BERWARNA SOP
BERWARNA
FONT 9
(1/1,1/2,1/3 dst)
UPTD PUSKESMAS
SUDARNI GENO, SKM,.M.Kes
LALOLAE (DITANDA TANGAN OLEH 19790923 200212 2 008
(Hufuf kapital,dan
KAPUS) (huruf tidak tebal, Font 9)
huruf tebal, Font 9)

1. Pengertian - Diisi pengertian isi SOP dilanjutkan dengan kata kunci

‘adalah’
- Spasi 1,15
- Font Bookman Old Style 12
2. Tujuan - Diisi Tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik
- Kata Kunci “Sebagai acuan penerapan langkah-langkah
untuk....”
- Spasi 1,15
- Font Bookman Old Style 12
3. Kebijakan - Diisi kebijakan/SK yang digunakan sebagai dasar SOP
4. Referensi - Diisi PMK, Pedoman, Buku-buku refrensi yang digunakan
sebagai dasar SOP.
- Tidak boleh diisi UU
5. Langkah- Bagian ini merupakan bagian utama yang menguraikan
langkah langkah-langkah kegiatan untuk menyelsaikan suatu
kegiatan atau pelayanan. Misalnya:
1. ………………..
2. ……………..
3. ………………
4. ………………..

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 4

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

6. Diagram Alir/ 2. Bila diperlukan

bagan alir  Bentuk balok :

 Diagram alir mikro/mikro flow chart, menunjukkan

rincian kegiatan-kegiatan dari tiap tahapan diagram
makro, bentuk simbul sebagai berikut:

o Awal kegiatan :

o Akhir kegiatan :

o Keputusan : Ya
?

Tidak

o Penghubung :

o Dokumen : ,

o Arsip :

7. Unit terkait. Berisi unit-unit atau ruangan-ruangan yang saling

berhubungan.
8. Dokumen Berisi dokumen-dokumen yang terkait dalam
menyelesaikan suatu kegiatan atau pelayanan (Rekam
terkait
medis, catatan tindakan, dll).
9. Rekam Histori
No Yang diubah Isi Perubahan Tgl. Mulai
Perubahan diberlakukan

Ukuran kertas F4
Margin Atas : 2,5 cm Bawah : 2,5 cm
Kiri : 2,5 cm Kanan : 2,5 cm
b. Evaluasi SOP.
Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.
a) Evaluasi penerapan/kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan
dengan meniai tingkat kepatuhan terhadap langkah-langkah
dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat dilakukan dengan
menggunakan daftar tilik/check list
Daftar tilik adalah daftar urutan kerja (actions) yang
dikerjakan secara konsisten, diikuti dalam pelaksanaan suatu

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 5

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

rangkaian kegiatan, untuk diingat, dikerjakan, dan diberi

tanda (check-mark).
Daftar tilik merupakan bagian dari sistem manajemen mutu
untuk mendukung standarisasi suatu proses pelayanan.
Daftar tilik tidak dapat digunakan untuk SOP yang kompleks.
Daftar tilik digunakan untuk mendukung, mempermudah
pelaksanaan dan memonitor SOP, bukan untuk menggantikan
SOP itu sendiri.
(1) Langkah-langkah menyusun daftar tilik
Langkah awal menyusun daftar tilik dengan melakukan
Identifikasi prsedur yang membutuhkan daftar tilik untuk
mempermudah pelaksanaan dan monitoringnya
Gambarkan flow-chart dari prosedur tersebut,
Buat daftar kerja yang harus dilakukan,
Susun urutan kerja yang harus dilakukan,
Masukkan dalam daftar tilik sesuai dengan format
tertentu,
Lakukan uji-coba,
Lakukan perbaikan daftar tilik,
Standarisasi daftar tilik.
Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP dalam
langkah-langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut.
Compliance rate (CR) = Σ Ya x 100 %
Σ Ya+Tidak
(2) Evaluasi isi SOP.
(a) Evaluasi SOP dilaksanakan sesuai kebutuhan dan
minimal dua tahun sekali yang dilakukan oleh masing-
masing unit kerja.
(b)Hasil evaluasi : SOP masih tetap bisa dipergunakan, atau
SOP tersebut perlu diperbaiki/direvisi. Perbaikan/revisi isi
SOP bisa dilakukan sebagian atau seluruhnya.
(c) Perbaikan/ revisi perlu dilakukan bila :
Alur SOP sudah tidak sesuai dengan keadaan yang ada
Adanya perkembangan Ilmu dan Teknologi (IPTEK)
pelayanan kesehatan,
Adanya perubahan organisasi atau kebijakan baru,
Adanya perubahan fasilititas

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 6

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

(d) Pergantian kepala Puskesmas, bila SOP memang masih

sesuai/dipergunakan maka tidak perlu direvisi.
C. Pendoman/Panduan
Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen pedoman atau
panduan yaitu:
1. Setiap pedoman atau panduan harus dilengkapi dengan peraturan
atau keputusan Kepala Puskesmas untuk pemberlakuan
pedoman/panduan tersebut.
2. Peraturan Kepala Puskesmas tetap berlaku meskipun terjadi
penggantian Kepala Puskesmas.
3. Setiap pedoman/panduan sebaiknya dilakukan evaluasi minimal
setiap 2-3 tahun sekali.
4. Bila Kementerian Kesehatan telah menerbitkan Pedoman/Panduan
untuk suatu kegiatan/pelayanan tertentu, maka Puskesmas dalam
membuat pedoman/panduan wajib mengacu pada pedoman/panduan
yang diterbitkan oleh Kementerian Kesehatan.
5. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan
sebagai berikut :
a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
Kata Pengantar.
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas
BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/Rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan.
a) Font Bookman Old Style
b) Font 12
c) Spasi 1,5

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 7

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

d) Kertas F4
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
Kata Pengantar
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pelayanan
E. Batasan Operasional
F. Landasan Hukum
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN
A. Lingkup kegiatan
B. Metode
C. Langkah Kegiatan
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
a) Font Bookman Old Style
b) Font 12
c) Spasi 1,5
d) Kertas F4
c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATALAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI
e) Font Bookman Old Style
f) Font 12

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 8

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

g) Spasi 1,5
h) Kertas F4
D. Kerangka Acuan Program/Kegiatan
Petunjuk Penulisan
a. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum
yang masih terkait dengan upaya/kegiatan.
b. Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa
program tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data
sehingga alasan diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
c. Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan upaya/kegiatan. Tujuan umum
adalah tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah
tujuan secara rinci.
d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan
yang harus dilakukan sehingga tercapainyaa tujuan upaya/kegiatan
tersebut. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan
dan sejalan.
e. Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan
kegiatan pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain
dengan membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-
lain
f. Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur
untuk mencapai tujuan-tujuan upaya/kegiatan.
g. Jadwal pelaksanaan kegiatan
Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu untuk tiap-
tiap rincian kegiatan yang akan dilaksanakan, yang digambarkan
dalam bentuk bagan Gantt.
h. Monitoring Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi
pelaksanaan kegiatan terhadap Jadwal yang direncanakan. Jadwal
tersebut akan dievaluasi setiap berapa bulan sekali (kurun waktu
tertentu), sehingga apabila dari evaluasi diketahui ada pergeseran

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 9

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

jadwal atau penyimpangan jadwal, maka dapat segera diperbaiki

sehingga tidak mengganggu Program/kegiatan secara keseluruhan.
Karena itu yang ditulis dalam kerangka acuan adalah kapan (setiap
kurun waktu berapa lama) evaluasi pelaksanaan kegiatan dilakukan
dan siapa yang melakukan. Yang dimaksud dengan pelaporannya
adalah bagaimana membuat laporan evaluasi pelaksanaan kegiatan
tersebut dan kapan laporan tersebut harus dibuat. Jadi yang harus
ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara bagaimana membuat
laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus dibuat dan
ditujukan kepada siapa.
i. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka
acuan adalah bagaimana melakukan pencatatan kegiatan atau
membuat dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kapan
laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan tersebut
harus diserahkan. Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan
Program/kegiatan secara menyeluruh. Jadi yang ditulis di dalam
kerangka acuan, bagaimana melakukan evaluasi dan kapan evaluasi
harus dilakukan. Jika diperlukan, dapat ditambahkan butir-butir lain
sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi, misalnya
rencana pembiayaan dan anggaran.
Aturan penulisan kerangka acuan program/kegiatan adalah sebagai
berikut:
1. Kertas ukuran F4
2. Jenis huruf Bookman Old Style
3. Ukuran huruf 12
4. Spasi 1,5
5. Batas kertas:
a. Batas kanan : 2,5 cm
b. Batas kiri : 3 cm
c. Batas atas : 2,5 cm
d. Batas bawah : 5 cm

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 10

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

E. FORMAT SURAT UNDANGAN

PEMERINTAH KABUPATEN KOLAKA TIMUR

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS LALOLAE
Jln. Lalosee, Kel.Lalolae, Kec. Lalolae, Kode Pos 93572
Email : pusk.lalolae@gmail.com

No :
Lampiran :
Perihal :
Kepada
Yth Bapak/Ibu, Sdr (i)
................................
Di-
Tempat
Dengan hormat,
Sehubungan dengan akan diselenggarakan Kegiatan……………………., maka kami
mengharap kehadiran Bapak/Ibu, Sdr (i) pada :
Hari :
Tanggal :
Pukul :
Tempat :
Agenda :
Atas perhatian Bapak/Ibu , Sdr (i)kami sampaikan terima kasih

Kepala UPTD Puskesmas Lalolae/Pj. BAB (KMP,UKM,UKPP,PPN, PMP)

SUDARNI GENO, SKM,.M.Kes

19790923 200212 2 008

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 11

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

F. FORMAT NOTULEN

PEMERINTAH KABUPATEN KOLAKA TIMUR

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS LALOLAE
Jln. Lalosee, Kel.Lalolae, Kec. Lalolae, Kode Pos 93572
Email : pusk.lalolae@gmail.com

Notulen Pertemuan Diisi dengan judul pertemuan/rapat

Tanggal : Pukul :
Waktu Pelaksanaan Diisi sesuai dengan Diisi sesuai dengan jam
tgl pertemuan pertemuan

Tempat Pertemuan Diisi sesuai dengan tempat pertemuan

1. Pembukaan
Susunan Acara 2. Dst...
3.

Kesimpulan dan Saran Diisi sesuai dengan hasil dari pertemuan

Sistematika Penulisan
Kertas ukuran F4, Jenis huruf Bookman Old Style, Ukuran huruf 12, Spasi 1,5,
Batas kertas :
Batas kanan : 2,5 cm Batas Kiri : 3 cm
Batas atas : 2,5 cm Batas Bawah : 5 cm

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 12

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

G. FORMAT DAFTAR HADIR

PEMERINTAH KABUPATEN KOLAKA TIMUR

DINAS KESEHATAN
UPTD PUSKESMAS LALOLAE
Jln. Lalosee, Kel.Lalolae, Kec. Lalolae, Kode Pos 93572
Email : pusk.lalolae@gmail.com

DAFTAR HADIR

PERTEMUAN :

WAKTU PELAKSANAAN :
TEMPAT PELAKSANAAN :

No Nama Jabatan Alamat Tanda Tangan

1 1
2 2
3 3
4 4
5 5
Dst

Notulen

________________

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 13

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

BAB II
PENGENDALIAN DOKUMEN UPTD PUSKESMAS LALOLAE

A. TUJUAN PROSES
Pedoman ini disesuaikan sebagai acuan untuk melaksanakan
pengedalian dokumen dan rekaman agar terjadinya proses perubahan,
penerbitan, distribusi dan sirkulasi dokumen yang ada di UPTD
Puskesmas Lalolae sesuai dengan Perundangan dan Peraturan yang
berlaku serta memenuhi Persyaratan Akreditasi Puskesmas.
B. TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
Wakil Manajemen Mutu
Pengendali Dokumen
Penanggung Jawab Program
C. URAIAN UMUM
1. Dokumen
Dokumen Puskesmas adalah seluruh dokumen resmi yang berlaku di
UPTD Puskesmas Lalolae yang digunakan sebagai acuan dalam
pelaksanaan tugas pokok dan fungsi, meliputi:
a. Dokumen Internal
Surat Keputusan/Kebijakan (SK)
Manual Mutu (MM)
Kerangka Acuan Kegiatan (KAK)
Standar Operasional Prosedur (SOP)
b. Dokumen Eksternal
Dasar Hukum berupa Undang-Undang, Peraturan dan Keputusan
yang berasal dari supra sistem:
- Undang-Undang (UU);
- Peraturan Pemerintah (PP)
- Keputusan Pemerintah (KP);
- Peraturan Presiden (PERPRES);
- Keputusan Presiden (KEPRES);
- Peraturan Menteri Kesehatan (PMK);
- Keputusan Menteri Kesehatan (KMK);
- Peraturan Gubernur (PERGUB);
- Keputusan Gubernur (KEPGUB);
- Peraturan Bupati (PERBUP);
- Keputusan Bupati (KEBUP);

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 14

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

- Lain-lain (X).
Buku-buku Pedoman atau buku lainnya yang menjadi referensi.
- Buku Pedoman atau panduan lain (Pedoman).
c. Dokumen Tidak Terkendali
1) Didistribusikan untuk kebutuhan eksternal atau atas permintaan
pihak di luar UPTD Puskesmas Lalolae;
2) Digunakan untuk keperluan insidentil;
3) Tidak dapat digunakan sebagai acuan dalam melaksanakan
pekerjaan;
4) Apabila didistribusikan harus memiliki tanda/stempel "TIDAK
TERKENDALI”;
5) Yang berhak mengeluarkan dokumen ini adalah Wakil
Manajemen Mutu dan tercatat pada Daftar Distribusi Dokumen
Tidak Terkendali.
d. Dokumen Kadaluarsa/Tidak Berlaku
1) Dokumen yang dinyatakan sudah tidak berlaku oleh karena telah
mengalami perubahan/revisi;
2) Tidak dapat lagi menjadi acuan dalam melaksanakan pekerjaan;
3) Dokumen ini harus ditarik dari seluruh unit dan dicatat dalam
Lembar Distribusi/Penarikan Dokumen;
4) Dokumen induk diberi stempel "KADALUARSA" dan dokumen
sisanya dimusnahkan.
b. Ketentuan Numerisasi Dokumen adalah sebagai berikut:
a) Surat Keputusan/Kebijakan : XX/SK/MM/PKM-LL/BL/YYYY
1) XX : Nomor urut dokumen
2) SK : Surat Keputusan
3) MM : Jenis upaya pelayanan ;
- KMP : Administrasi dan Manajemen Puskesmas
- UKM : Upaya Kesehatan Masyarakat
- UKPP : Upaya Kesehatan Perseorangan
- PPN : Program Prioritas Nasional
- PMP : Peningkatan Mutu Puskesmas
4) PKM-LL : Singkatan nama unit kerja
5) BL : Bulan terbit dokumen
6) YYYY : Tahun terbit dokumen

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 15

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

b) Standar Operasional Prosedur : XX/PKM-LL/MM/BL/YYYY

1) XX : Nomor urut dokumen
2) PKM-LL : Singkatan nama unit kerja
3) MM : Jenis upaya pelayanan ;
- KMP : Administrasi dan Manajemen Puskesmas
- UKM : Upaya Kesehatan Masyarakat
- UKPP : Upaya Kesehatan Perseorangan
- PPN : Program Prioritas Nasional
- PMP : Peningkatan Mutu Puskesmas
4) BL : Bulan terbit dokumen
5) YYYY : Tahun terbit dokumen
c) Dokumen Eksternal, khusus buku-buku atau peraturan yang
dijadikan referensi untuk melaksanakan kegiatan:
a) Undang-Undang: UU-[XX]
XX : nomor urut dokumen
b) Keputusan Menteri Kesehatan RI: KMK-[XX]
XX: nomor urut dokumen
c) Peraturan Menteri Kesehatan RI: PMK-[XX]
XX: nomor urut dokumen
d) Pedoman atau panduan: Ped-[XX]
XX: nomor urut dokumen
e) Dokumen jenis lain: X-[XX]
XX: nomor urut dokumen
c. Setiap pembuatan dokumen harus mendapat persetujuan
kecukupannya sebagai berikut :
1) Manual Mutu :
Dibuat dan disiapkan oleh Pengendali Dokumen;
Ditinjau dan diperiksa oleh Wakil Manajemen Mutu;
Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.
2) Kerangka Acuan :
Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab
Program/Kegiatan.
Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.

3) Standar Operasional Prosedur (SOP) :

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 16

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

Dibuat dan disiapkan oleh Penanggung Jawab

Program/kegiatan.
Ditinjau dan diperiksa oleh Koordinator Upaya.
Disahkan dan diberlakukan oleh Kepala Puskesmas.

d. Revisi atau Perubahan Dokumen:

1) Dilakukan jika terdapat perubahan pada sebagian atau seluruh
isi dokumen;
2) Revisi atau perubahan dokumen harus sepengetahuan
Koordinator Upaya dan/atau Wakil Manajemen Mutu;
3) Revisi atau perubahan dokumen merupakan upaya perbaikan
berkelanjutan;
4) Revisi atau perubahan dokumen yang telah disetujui diajukan ke
Pengendali Dokumen untuk pencatatan, penomoran,
penggandaan dan pendistribusian;
5) Dokumen yang dirubah/direvisi ditarik oleh Pengendali
Dokumen.
e. Penyimpanan dokumen harus berprinsip pada keamanan dan
memiliki kemampuan telusur agar tidak hilang, tidak rusak, mudah
ditemukan serta terkendali.
f. Dokumen yang beredar:
1) Status terkendali;
2) Telah mendapat pengesahan.
g. Dokumen eksternal :
1) Harus ditetapkan dan dikendalikan oleh pemakainya;
2) Daftar dokumen eksternal disimpan oleh pemakai.

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 17

 PANDUAN TATA NASKAH DOKUMEN AKREDITASI

BAB III
PENUTUP

Pada prinsipnya dokumen akreditasi adalah “TULIS YANG

DIKERJAKAN DAN KERJAKAN YANG DITULIS, BISA DIBUKTIKAN SERTA
DAPAT DITELUSURI DENGAN BUKTINYA". Namun pada penerapannya
tidaklah semudah itu. Penyusunan kebijakan, pedoman/panduan, Standar
Prosedur Operasional dan program selain diperlukan komitmen Kepala
Puskesmas, juga diperlukan staf yang mampu dan mau menyusun dokumen
akreditasi tersebut. Dengan tersusunnya Panduan Tata Naskah UPTD
Puskesmas Lalolae diharapkan dapat membantu Puskesmas dan fasilitator
pendamping akreditasi dalam menyusun dokumen-dokumen yang
dipersyaratkan oleh standar akreditasi.
Dengan pedoman ini diharapkan semua penulisan dokumen di
Puskesmas dan seluruh jaringannya dapat dilaksanakan sesuai dengan
standar. Dokumen ini terbuka terhadap saran-saran untuk perbaikan dan
penyempurnaan.
Akhirnya semoga buku pedoman ini bermanfaat secara maksimal,
dengan tidak mengurangi kesempatan untuk berkonsultasi.

Lalolae, 30 Desember 2022

KEPALA UPTD PUSKESMAS LALOLAE,

SUDARNI GENO, SKM,.M.Kes

NIP. 19790923 200212 2 008

UPTD PUSKESMAS LALOLAE 18