Latihan Agenda 4 (2)

Nama : Lauura Hermala Yunita, S.Pi, M.Si.

Jabatan : Dosen - Asisten Ahli
Unit Kerja : Universitas Jambi
Tanggal : 09 Agustus 2022

A.Visi dan Misi Universitas Jambi

 Visi
Menjadikan UNJA Sebagai A World Enterprenuership University

 Misi
- Mengupayakan dan menjamin akses pendidikan tinggi yang berkualitas dan terjangkau bagi seluruh
lapisan masyarakat dengan berlandaskan pada asas kesetaraan serta layanan prima pendidikan tinggi.
- Mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni melalui pendidikan,
penelitian dan pengabdian kepada masyarakat
- Melaksanakan pendidikan berkualitas serta mengembangkan kreativitas entrepreneur sesuai dengan
bakat dan minat mahasiswa.
- Menghasilkan para lulusan entrepreneur dari berbagai bidang keilmuan yang kompetitif serta mampu
mengaplikasikan ilmu sesuai bidangnya secara professional.
- Melaksanakan berbagai penelitian kreatif dan inovatif yang mendukung pelaksanaan pendidikan
entrepreneur yang berkualitas, baik di tingkat Nasional maupun Internasional.
- Meningkatkan standar mutu akademik yang berstandar Nasional dan Internasional.

 Tugas dan Fungsi Organisasi Universitas Jambi

Sesuai dengan Pasal 3 Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan RI No. 19 Tahun 2014
tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Jambi, tugas pokok UNJA yang dijalankan oleh Rektor
adalah menyelenggarakan pendidikan tinggi bidang akademik dan non-akademik. Untuk melaksanakan
tugas pokok tersebut, UNJA memiliki fungsi memberikan pelayanan pendidikan tinggi kepada
mahasiswa, melakukan pengembangan ilmu, dan atau seni melalui penelitian ilmiah. Dengan demikian,
tugas pokok dan fungsi UNJA yang dijalankan oleh Rektor pada hakekatnya adalah menjalankan
Tridarma Perguruan Tinggi dengan penjabaran sebagai berikut:
1. Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan tinggi jenjang diploma, sarjana, dan pascasarjana,
2. Melaksanakan penelitian dalam rangka pengembangan ilmupengetahuan, teknologi dan/atau kesenian,
3. Melaksanakan pengabdian kepada masyarakat,
4. Melaksanakan pembinaan sivitas akademika dan hubungannya dengan lingkungan, dan
5. Melaksanakan kegiatan layanan administratif.

B. Visi dan Misi Fakultas Peternakan Universitas Jambi

 Visi
“Pada tahun 2025 Fakultas Peternakan Universitas Jambi menjadi Fakultas dengan jiwa kewirausahaan
yang berdaya saing dalam pengembangan ilmu pengetahuan, penelitian dan percontohan teknologi
peternakan dan perikanan.”

 Misi
Menyelenggarakan pendidikan, penelitian dan pelayanan kepada masyarakat di bidang peternakan dan
perikanan yang akomodatif dan antisipatif sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.

 Tugas dan fungsi organisasi

Gugus Jaminan Mutu
1. Menyusun sistem mutu pada program studi mulai perencanaan, pelaksanaan, monitoring dan
evaluasi, serta pengembangan mutu pada prodi peternakan.
2. Mengawasi pelaksanaan standar akademik di program studi Peternakan Fapet UNJA
3. Memproses dan mengukur ketercapaian standar Prodi Peternakan untuk masukan perbaikan
berkelanjutan
4. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan kegiatan sesuai dokumen gugus kendali mutu
5. Merekomendasikan kepada Dekan segaa bentuk masukan yang tidak sesuai dengan untuk
dilakukan perbaikan

Ketua Program Studi

1. Membuat kebijakan yang menyangkut kegiatan operasional di Program Studi
2. Menyusun Rencana Kegiatan dan usulan anggaran yang dibutuhkan Program Studi
3. Melakukan Evaluasi dan Monitoring secara internal pelaksanaan Tridharma PT
dilingkunganProgram Studi Peternakan
4. Melakukan pengelolaan sumberdaya yang ada di Program Studi
5. Melakukan koordinasi dengan Sekretaris Program Studi untuk kegiatan Program Studi
6. Melakukan kerjasama dalam bidang Tri Dharma PT dengan pihak lain

Sekretaris Program Studi

1. Membantu ketua Prodi Melakukan Koordinasi dengan Ketua Jurusan dan dekanat, serta seluruh
Staf di Program Studi
2. Melakukan Monitoring secara internal pelaksanaan Tridharma dilingkungan Program Studi
Peternakan
3. Membantu ketua prodi Melakukan pengelolaan sumberdaya yang ada di Program Studi
4. Melakukan kontrol internal atas pelaksanaan fungsi Program Studi
5. Melakukan koordinasi dengan Ketua Program Studi untuk kegiatan Program Studi
6. Melakukan kontrol administrasi pada program studi

Dosen
1. Melaksanakan kegiatan Tridharma pendidikan tinggi
2. Meningkatkan kemampuan akademik guna peningkatan kualitas pembelajaran
3. Turut berperan aktif dalam mensukseskan berbagai kegiatan ilmiah termasuk program
pengembangannya
4. Memberi masukan kepada Ketua Program Studi terkait dengan tugas dan fungsi Program Studi
5. Memberikan bimbingan kepada mahasiswa
6. Menumbuhkan minat mahasiswa di dalam proses pendidikan

C. Nilai – Nilai Oganisasi

1. Memiliki Integritas: keselarasan antara pikiran, perkataan dan perbuatan;

2. Kreatif dan Inovatif: memiliki daya cipta dan kemampuan untuk menciptakan hal baru yang berbeda
dari yang sudah ada atau yang sudah dikenal sebelumnya (gagasan, metode, atau alat);
3. Inisiatif: kemampuan seseorang untuk bertindak melebihi yang dibutuhkan atau yang dituntut dari
pekerjaan;
4. Pembelajar: selalu berusaha untuk mengembangkan kompetensi dan profesionalisme;
5. Menjunjung Meritokrasi: menjunjung ringgi keadilan dalam pemberian penghargaan bagi karyawan
yang kompeten
6. Terlibat Aktif: senantiasa berpartisipasi dalam setiap kegiatan; dan
7. Tanpa Pamrih: bekerja dengan tulus ikhlas dan penuh dedikasi

D. Isu – isu Di Unit Kerja

1. Manajemen pengelolaan dokumen dan pengarsipan yang belum terdigitalisasi

Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi saat ini menyebabkan perubahan di segala aspek
kehidupan, begitu pula pada arsip yang dahulunya merupakan arsip bermedia kertas namun sekarang
berkembang menjadi arsip yang medianya tersaji dalam bentuk media baru seperti film, kaset, video,
elektrik, CD, DVD, Flash disk, Hard disk, dan lain-lain.
Berdasarkan Undang-Undang No 43 tahun 2009 arsip diartikan sebagai rekaman kegiatan atau
peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasya-rakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Dengan menggunakan media elektronik dalam pengelolaan arsip akan diperoleh manfaat
kecepatan, kemudahan dan hemat. Maksud dari kecepatan di sini adalah melalui penggunaan media
elektronik maka proses pencarian, penemuan, pendistribusian, dan pengolahan data dilakukan dalam
waktu yang singkat. Maksud dari kemudahan penggunaan media elektronik adalah kemudahan dalam hal
pencarian, pendistribusian, dan pengolahan data. Selanjutnya yang dimaksud hemat dalam penggunaan
media elektronik bahwa bisa mengurangi tenaga, pikiran, dan menghemat biaya dalam pengelolaan arsip.

Di fakultas peternakan masih menggunakan pengarsipan data dosen secara manual hal ini bias saja
mempengaruhi aktifitas yang akan dilakukan dosen dalam penelitian dan pemberkasan lainnya. Kondisi
ini bisa terjadi karena masih kurangnya inisiatif dan pemahaman tentang penggunaan computer untuk
mengupload data . Hal lain yang menjadi masalah adalah tidak bisanya bagian kepegawaian untuk
mendapatkan data dosen secara cepat.

 Dampak Isu
Dampak isu yang kemungkinan bias terjadi apabilatidak segera ditindak lanjuti mengenai kurang
pemahaman mengenai pengimputan data maka semakin tidak efektif dan efesiennya pegawai dalam
melaksanakan tugas.

2. Kurangnya pemahaman pegawai mengenai pengurusan dokumen pensiun.

Pensiun adalah penghasilan yang diterima setiap bulan oleh seorang bekas pegawai yang tidak
dapat bekerja lagi, untuk membiayai kehidupan selanjutnya agar tidak terlantar apabila tidak berdaya lagi
untuk mencari penghasilan yang lain. Berdasarkan UU No.11 Tahun 1969, Pensiun diberikan sebagai
jaminan hari tua dan sebagai penghargaan atas jasa-jasa pegawai negeri selama bertahun-tahun bekerja
dalam dinas pemerintah.
Hasil penelitian secara survey dari 10 dosen yang ada di Fakultas Peternakan tentang pemahaman
mengenai dokumen pensiun menunjukkan bahwa 60% menyatakan belum mengerti atau mengetahui apa
apa saja dokumen untuk pengajuan pensiun. Data tersebut dapat dilihat pada gambar di bawah ini:

Pemahaman pegawai mengenai

dokumen pensiun
Paham Kurang paham

40%

60%

Sumber : Hasil Survey terhadap 10 dosen

Kondisi ini bisa terjadi karena masih kurangnya inisiatif dan pemahaman pegawai tentang
persyaratan administratif pensiun, sehingga berkas pensiun yang dibutuhkan belum dilengkapi.
 Dampak Isu
Dampak isu yang kemungkinan bisa terjadi apabila tidak segera ditindak lanjuti mengenai
kurangnya pemahaman mengenai pengurusan persayaratan pensiun ini adalah semakin tidak efektif dan
efisiennya pihak kepegawaian dalam mengumpulkan berkas pengurusan persyaratan pensiun sehingga ini
akan menyulitkan kedua belah pihak baik dari pihak kepegawaian dan calon pegawai yang akan pensiun
sehingga berkas pensiunnya tidak bisa diurus.

3. Kurangnya minat mahasiswa fakultas peternakan bimbingan di akun aplikasi ELISTA.

Dari hasil survey yang telah dilakukan kepada 10 mahasiswa tentang Minat mahasiswa fakultas
peternakan bimbingan di akun ELISTA menunjukkan bahwa 7 dari mahasiswa tersebut menyatakan
bahwa bimbingan di akun ELISTA terkendala oleh jaringan sehingga membuat mahasiswa lebih memilih
untuk bimbingan secara langsung karna dinilai terlalu lambat. Hal ini bisa di karenakan bahwa kurangnya
akses internet di tempat tinggal mahasiswa tersebut atau memang aplikasi yang diberikan belum
seutuhnya sempurna.
 Minat mahasiswa fakultas peternakan bimbingan
di akun ELISTA
8
7
6
5
4
3
2
1
0
Kendala jaringan Lama proses direspon

Series1

Sumber : Hasil Survey terhadap 10 mahasiswa

 Dampak Isu
Hal ini apa bila di biarkan secara terus menerus maka tidak akan tercapainya kampus yang
berbasis teknologi, akan menyulitkan para dosen apabila di temui secara langsung terus menerus dan
efesiensi membimbing tidak akan terlaksana dengan baik.

E. Penetapan Isu
Penetapan isu dilakukan dengan metode environmental scanning dimana isu diidentifikasi melaui
proses observasi serta analisa tugas dan fungsi pokok di unit kerja selamat masa pengamatan. Dari
beberapa isu di atas dapat dilakukan penapisan isu untuk menentukan Core Issue yang akan diangkat
untuk menjadi isu utama, yaitu dengan menggunakan metode Aktual, Problematik, Kekhalayakan,
Kelayakan (APKL). Metode APKL merupakan salah satu metode yang digunakan untuk menguji
kelayakan suatu isu untuk dicarikan solusinya dalam kegiatan aktualisasi. Metode APKL ini
menggunakan teknik scoring dalam penetapan prioritas isu. Penetapan nilai untuk setiap isu didasarkan
pada diskusi yang melibatkan atasan, dosen – dosen yang ada di fakultas peternakan.
Aktual, artinya isu atau pokok persoalan sedang terjadi atau akan terjadi dan sedang menjadi
pembicaraan orang banyak. Problematik, artinya isu yang menyimpang dari kondisi yang seharusnya,
standar ketentuan yang menimbulkan kegelisahan yang perlu dicari penyebab dan pemecahannya.
Kekhalayakan, artinya isu yang secara langsung menyangkut hajat hidup orang banyak. Kelayakan,
artinya isu bersifat logis dan patut dibahas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab. Analisa APKL
menggunakan rentang nilai berupa matriks skor yaitu 1 – 5, yang menandakan bahwa semakin tinggi skor
berarti isu tersebut bersifat mendesak untuk segera dicari penyelesaiannya.
No Isu/ Masalah A P K L Total
1. Manajemen pengelolaan 4 4 4 4 16
dokumen dan pengarsipan yang
belum terdigitalisasi
 2. Kurangnya pemahaman 5 5 4 4 18
pegawai mengenai pengurusan
dokumen pensiun.

3. Kurangnya minat mahasiswa 4 4 3 4 15

fakultas peternakan bimbingan
di akun aplikasi ELISTA.

Berdasarkan Analisis APKL yang telah dilaksanakan terlihat bahwa terdapat isu yang memiliki
nilai tertinggi dengan nilai 18 poin yaitu isu mengenai “Kurangnya pemahaman pegawai mengenai
pengurusan dokumen pensiun” Kondisi ini bisa terjadi karena masih kurangnya inisiatif dan pemahaman
pegawai tentang persyaratan administratif pensiun, sehingga berkas pensiun yang dibutuhkan belum
dilengkapi. Hal lain yang menjadi masalah adalah belum optimalnya pendigitalisasian berkas untuk
nantinya diupload.

F. Analisis masalah menggunakan Fishbone

Men Method Material

Kurangnya Pemahaman
Belum ada panduan
berkas – berkas yang akan Belum adanya bahan – bahan
pengurusan dokumen
digunakan untuk pengurusan dokumen yang tersedia
pensiun
pensiun

Kurangnya pemahaman
pegawai mengenai
pengurusan dokumen
pensiun

Belum adanya dokumen yang Belum efektifnya pendataan Tidak Ada Pembuatan
bersistem digital pegawai yang akan pensiun Panduan Pensiun

Machine Measurementt Environment