Lean Leader as Coach (L2AC)

Sustaining business performance

December 2022

FASILITATOR: BAMBANG E CAHYONO, ST, CHRP, CSSGB, CTQM, CLSMBB

Co-Founder PT. ECI Bisnis Manajemen
 Bembi ECI
Professional Experiences
FACILITATOR
• Profesional Coach, Trainer Business Process Improvement,
Total Quality Management, softskill, Facilitator, Motivator
dan Inspirator, yang sudah berpengalaman dibidang training
pengembangan SDM selama lebih dari 20 tahun.
• Pendiri (Owner) komunitas Expert Club Indonesia (ECI)
• Ketua Yayasan Edukasi Citra Indonesia

Master Trainer, Facilitator, Motivator,

Life Coach, Personal Development
Coach, Performance Coach

2
Email : bambang.ecahyono@gmail.com Mobile Phone : 0812 - 6431913
 Agenda pelatihan 2 jam malam ini

1 Program Objective

2 Lean Thinking awareness

(understanding lean goals)

3 Effective question as coach

(Not why but What)

4
Lean 5 Question for Gemba
(Toyota kata)

5 Coaching Practices Toyota Kata

(Praktek coaching berpasangan)

6 Coaching DMAIC process sixsigma

(Question DMAIC Coaching)
Program Objective

1. Membangun budaya coaching bagi para

leader Mampu merubah mindset bahwa
pemimpin adalah pelatih bagi teamnya
(Lean Leader as a coach).
2. Memahami apa itu coaching dan Support Lean Principle
menjadikan coaching sebagai keterampilan for
implementation
komunikasi efektif dalam membangun team.
3. Mampu menjalankan coaching dengan baik
di teamnya untuk operational excellence
dan engagement karyawan

4
5
6
7
8
9
Waste?
10
11
WHY WE LEARN LEAN
COACHING

12
(Olivero, G., Bane, K.D., and Kopelman, R.E. (Winter, 1997).

88%
TETAPI TERDAPAT
KENAIKAN
TERDAPAT 22,4% SETELAH
MENGEMBANGKAN
PENINGKATAN PRODUKTIVITAS
SETELAH COACHING
PELATIHAN

13
 “Never doubt the capacity of the people
you lead to accomplish whatever you
dream for them”.

“Jangan pernah meragukan kemampuan

orang yang Anda pimpin, dalam mencapai
apapun yang anda impikan bagi mereka ”.
14
Development Approach

Apa saja yang harus dilakukan dalam

“mengembangkan” karyawan?

15
 Mentoring
Memberikan Bimbingan, bantuan, Panduan,
Arahan & Nasehat berdasarkan pengalaman
masa lalu dalam periode waktu tertentu. 16
Development Approach

TRAINING
Mengajarkan berdasarkan Pengetahuan
& Keterampilan khusus atau spesifik
dan melatih keterampilan baru. 17
 Konseling
Mendengarkan & Menyembuhkan isu
emosional dan masa lalu yang
menyakitkan (trauma, depresi, stress)

18
Design by : muchlis/SMF/2016
Coach yang baik
itu seperti apa?
• Active listening
• Build rapport
• As Powerful Question
• Tunjukkan emphaty
• Set Smart Goals
• Give feedback
• Use intuition

19
Lalu sebenarnya apa definisi
DefinisiCoaching?
Coaching?

20
 What is

Coaching sebagai bentuk kemitraan bersama klien (Coachee)

untuk memaksimalkan potensi pribadi dan profesional yang dimilikinya
dengan proses yang menstimulasi serta memprovokasi pemikiran dengan
proses kreatif.

Coaching focuses on
Coaching is Art future possibilities,
& Science not past mistakes.

21
COACHING is unlocking a person’s potential to maximize their own
performance.
It is helping them to learn rather than teaching them
Timothy Gallwey 22
Keyword
Coaching

• Kemitraan atau
partnering
• Provokasi
• Maksimalkan
potensial

23
THE ESSENCE OF COACHING

Partnersip
( Kemitraan )

Esensi
Coaching

Maximising Potentials
Creative Process
(Memaksimalkan
Potensi) (Proses Kreatif)

24
Story : Edmund Hilary & Tenzing Norgay
 SIAPA
COACHNYA?

25
 Bill
Nolan
Bushnell
Hawlett

26
HOW TO START A COACHING?

27
Coaching Skill & Conversation Framework
Result !

Managing Progress & Results

Coaching Principles

Communication Effectively-Listening,
Coaching Questioning, Direct Communication
Tools &
Coaching
Model
Co Creating Relationship & Building
Trust

28
 Teknik Membangun Hubungan dan Kepercayaan dalam Sesi Coaching

Kemampuan memposisikan Menyesuaikan Ritme dan

diri sebagai Coach Helaan nafas
1 2

Paraphrase yang didengar

dari coachee 8 Menyesuaikan Tone suara
3

Menyebutkan hasil yang

diinginkan coachee dalam 7 4 Menyesuaikan Nilai dan
sesi menghargai ketertarikan

6 5
Menggunakan kalimat yang Menyesuaikan dan
Netral dan “soft” membuat kenyamanan

29
Creating Relationship & Building Trust Exercises
Temukan 5 Kesamaan

Waktunya 3 menit
30
Kemampuan Komunikasi

31
 TIPS

Jangan gunakan kata- Gunakanlah kata-kata yang

kata : Intensinya ke Coachee :

• Saya Pikir • Yang Saya Dengar

• Saya Rasa • Saya Mendengar
• Menurut Saya • Menurut Anda Tadi
• Yang Saya Pahami
• Pemahaman Saya

32
Lean Coaching

33
34
Penilaian Listening skills (dinilai oleh yang
diwawancarai)

No Kriteria Baik sekali (5) Baik (3) Kurang (1)

1 Dia memberikan Kontak mata yang
baik
2 Dia memberi respon Gerakan tubuh
3 Dia Mengulangi jawaban dgn
Bahasa sendiri
4 Dia Memberikan pertanyaan
terbuka untuk lebih mendetailkan
informasi
5 Anda nyaman mengungkapkan
informasi

Total Score

35
Flash “Coach”
Question
36
Dari pada bertanya
Mengapa product ini banyak kualitasnya jelek?

Lebih baik bertanya

Apa saja yang membuat semua
product kualitasnya baik?
37
Dari pada bertanya
Mengapa kita terlalu banyak downtime mesin?

Lebih baik bertanya

Apa saja yang bisa membuat
downtime mesin turun?
38
Dari pada bertanya
Mengapa biaya operasional kita bengkak?

Lebih baik bertanya

Apa yang membuat biaya
operasional kita membengkak
39
Dari pada bertanya
Mengapa karyawan banyak yang melanggar aturan?

Lebih baik bertanya

Apa yang membuat mereka
melanggar aturan?
40
Dari pada bertanya
Mengapa penjualan kita turun?

Lebih baik bertanya

Apa yang membuat kita tidak
bisa menjual banyak lagi?
41
Pertanyaan Pembuka Wawasan

42
Pertanyaan pertama
Apa yang membuat kita tidak bisa
menjual banyak lagi?
Pertanyaan kedua “Pembuka wawasan”
1. Apa ya yang bisa kita lakukan untuk mencapai target?
2. Apa saja project yang bisa kita terapkan?
3. Project mana saja yang terbaik menurut anda?
4. Siapa saja yang perlu kita libatkan agar project ini sukses?
5. Apa yang bisa kita lakukan agar semua mendukung project ini?

43
Lets Exercise “Coach”
Remember: All Positive sentence

44
Latihan : Integrasi dengan Lean Tools Logic tree?
Maka kita harus….
Maka kita harus….

Maka kita harus….

Supaya
product kita
selalu baik Maka kita harus….
Maka kita harus….

Maka kita harus….

45
Latihan : Integrasi dengan Lean Tools Logic tree?

Maka kita harus….

Maka kita harus….

Maka kita harus….

KPI?
Maka kita harus….
Maka kita harus….

Maka kita harus….

46
Penggunaan Fishbone - Coaching

Lebih baik Positive sententence dan bukan menggunakan kata “Why Why”
47
PERTANYAAN KUAT
saat Gemba

48
 PERTANYAAN KUAT

1. PERTANYAAN TERBUKA
Pertanyaan terbuka pada sesi coaching untuk membantu Coachee membuka,
berpikir sendiri, dan mengeksplorasi kemungkinan untuk jawaban yang lebih
menyeluruh.
Pertanyaan terbuka biasanya dimulai dengan “apa”, “bagaimana”, “di mana”,
“kapan”, “siapa”, atau pertanyaan seperti “ceritakan tentang...”, atau
“jelaskan kepada saya lebih banyak tentang...”

Contoh :

“Apa yang ingin Anda capai dari aktifitas ini?”

“Bagaimana Anda bisa mencapai itu?”

“Jelaskan kepada saya tentang... ?”

49
2. PERTANYAAN FOKUS PADA SOLUSI
Beberapa contoh pertanyaan yang membandingkan pertanyaan dengan fokus
pada problem dan pertanyaan dengan fokus pada solusi :

Fokus pada problem Fokus pada solusi

"Apa masalahnya?" "Apa solusinya?"

"Apa kemajuan yang telah Anda buat

"Kok bisa salah sih, bagaimana bisa?"
sejauh ini untuk mendapatkan solusi?"

"Apa artinya hal ini bagi Anda dalam

"Mengapa hal ini menjadi masalah bagi Anda?"
rangka Anda mencapai keberhasilan?"
"Apa pelajaran yang Anda dapatkan dari
"Berapa lama Anda mengalami kesulitan?"
situasi tersebut?"

"Siapa yang harus disalahkan?" "Siapa yang dapat membantu Anda?"

50
3. PERTANYAAN SAAT INI DAN MASA DEPAN

Adalah pertanyaan yang menggali pada SITUASI

SEKARANG dan MENDORONG PEMIKIRAN
KEDEPAN, bukan pertanyaan yang BERPUTAR
DIMASA LALU.

51
Contoh :

52
53
1. PERTANYAAN TERTUTUP (Closed Question)

PERTANYAAN
Contoh :
“Anda akan melakukan tindakan ini minggu ini kan?”

Sebaiknya :

“Pada skala 1 – 10 seberapa besar komitmen Anda untuk melakukan ini?”

Pertanyaan tersebut akan lebih mungkin untuk menstimulasi Coachee untuk
mempertimbangkan pertanyaan yang lebih mendalam dan menjawab dengan
jujur.

54
 2. PERTANYAAN YANG MENGARAHKAN (Leading Question)
Adalah pertanyaan yang diungkapkan sedemikian rupa sehingga menyiratkan
jawaban yang diperlukan dalam pertanyaan, dengan kata lain anda
“ MENEMPATKAN KATA-KATA DI MULUT COACHEE TERSEBUT ”.

Contoh :
“Anda tidak akan berbicara langsung dengan orang yang terlibat kan?”
“Besok bisakan anda berbicara langsung dengan orang yang terlibat?”

Pertanyaan diatas dapat Anda ganti menjadi :

“Apa Konsekwensi yang bisa terjadi bila Anda berbicara langsung/tidak
PERTANYAAN
berbicara langsung dengan orang yang terlibat?”

“Kapan waktu yang tepat bagi Anda untuk berbicara langsung dengan
orang yang terlibat?” Pertanyaan Terbuka
55
Design by : muchlis/SMF/2016
3. PERTANYAAN BERLAPIS (Multiple Questions)
Sebuah multiple questions atau pertanyaan berlapis terjadi ketika Anda
mengajukan lebih dari satu pertanyaan sekaligus pada coachee.

Contoh :

“Apa yang terjadi dan kapan serta apa

dampaknya dan bagaimana
pemecahannya?

56
4. PERTANYAAN MENGAPA (Question “why”)
Pertanyaan “MENGAPA” adalah bentuk pertanyaan terbuka dan dapat digunakan
untuk menjelajahi motif atau menantang pikiran, namun harus digunakan dengan
hati-hati karena pertanyaan “Menagapa” dapat terdengar konfrontatif dan
terkadang terdengar kritis.

Contoh :
“Mengapa Anda memilih tindakan tersebut? ”
( Yang bisa terdengar kritis)

Anda bisa menggantikan dengan :

PERTANYAAN
“Apa yang membuat Anda mengambil
tindakan tersebut? ”
57
Lets….

58
Exercise Bertanya

59
Coaching Tools DMAIC

D = Define the goal

M = Measure the gaps
A = Determine key factor and Ideas
I = Rencana aksi
C = Control komitmen

Coaching Conversation DMAIC MODEL by Coach Bembi ECI

60
 DEFINE QUESTION

1.Apa agenda coachingnya (KPI apa yang akan

didiskusikan)
2.Apa sasaran individu coachee yang akan dicapai
3.Apa yang membuat sasaran itu penting?
4.Apa dampak masalah bagi proses selanjutnya?
5.Siapa saja yang terdampak dari masalah ini?
6.Kapan masalah ini telah terjadi?
61
 MEASURE QUESTION

1. Apa yang menjadi penghambat pencapaian KPI?

2. Penghambat mana yang menurut anda paling dominan?
3.Apa yang membuat anda menilai bahwa penghambat itu
dominan?
4.Apa saja dampak yang ditimbulkan jika KPI tidak tercapai?
5.Dampak mana sajayang menurut anda paling harus
dihindari?

62
 ANALYZE QUESTION

1. Apa alternative solusi dalam mengatasi penghambat

mencapai KPI?
2. Solusi mana saja yang menurut anda paling tepat?
3.Apa yang membuat anda menilai bahwa solusi itu
tepat?
4.Apa saja risiko yang mungkin terjadi saat pelaksanaan
solusi?
63
 IMPROVE QUESTION

1. Apa rencana aksi dalam mencapai KPI?

2.Apa saja yang harus dipersiapkan dalam pelaksanaan
rencana?
3.Siapa saja pihak yang terkait dalam rencana aksi ini
yang harus kita libatkan?
4.Apa yang harus dipersiapkan sejak awal agar
pelaksanaan berhasil?
5.Bagaimana detail pelaksanaannya? 64
 CONTROL QUESTION

1. Apa kesimpulan dari sesi coaching ini?

2. Bagaimana Anda mengcontrol akuntabilitas rencana aksi Anda?
3. Apa yang menjamin/meyakinkan saya bahwa solsusi improvement
ini anda terapkan?
4. Bagaimana komitmen Anda dalam mencapai tujuan? Tindak lanjut
berikutnya -> Tentukan tanggal dan waktu pertemuan
5. Kapan coaching selanjutnya?

65
Case study 66

PT. ECI adalah handphone manufacturer. Setiap

bulannya perusahaan memproduksi dan mengirim
barang ke customer dalam jumlah yang relatif tetap ,
sekitar 10.000 unit per bulan

Pak Agung, Direktur pabrik sedang mereview tingkat

retur HP yang dikirim ke customer. Untuk bulan
Januari sebanyak 0.5% dan Februari sebanyak 0.25%.

Biasanya kalkulator yang diretur diperiksa ulang dan

dilakukan perbaikan oleh bagian produksi. Namun
Pak Agung terkejut setelah mengetahui bahwa biaya
untuk memperbaiki pada bulan Februari lebih besar
dibanding bulan Januari.
Pak Agung menelpon Manager produksi dan tidak
mendapat jawaban yang jelas mengapa masalah itu
terjadi.

Pak Agung bertemu dengan Manager

produksi dan melakukan Coaching.
A Good CO a Ch
can change a game.
a great Coach
Life
can change a

67
Design by : muchlis/SMF/2016
 TERIMAKASIH

BAMBANG E CAHYONO, ST, CHRP, CSSGB, CTQM, CLSMBB

68