PANDUAN

PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

MELALUI APLIKASI HERMINA
MOBILE DAN CALL CENTER EXTEND
DI RUMAH SAKIT HERMINA PEKALONGAN

RUMAH SAKIT HERMINA PEKALONGAN

TAHUN 2020
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur kami panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas rahmat-Nya
Panduan Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Melalui Aplikasi Hermina Mobile dan Call
Center (CC) Extend di RS Hermina dapat diselesaikan sesuai dengan kebutuhan.

Panduan Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Melalui Aplikasi Hermina Mobile dan Call
Center (CC) Extend di Rumah Sakit Hermina disusun sebagai acuan bagi Rumah Sakit dalam
meningkatkan kinerja di rawat jalan dan memenuhi kebutuhan pasien/pelanggan sesuai dengan standar
pelayanan profesional sehingga tercapai service excellence dan memudahkan bagi pasien dalam
melakukan appointment doctor

Panduan ini akan dievaluasi kembali untuk dilakukan perbaikan / penyempurnaan sesuai
perkembangan ilmu pengetahuan atau bila ditemukan hal-hal yang tidak sesuai lagi dengan
kondisi di rumah sakit.

Kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kepada semua pihak,
yang dengan segala upaya telah menyusun Panduan Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan
Melalui Aplikasi Hermina Mobile dan Call Center (CC) Extend di RS Hermina.

Pekalongan, Juni 2020

Direktur RS Hermina Pekalongan

i
 DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR …………………………………………………………............ i
DAFTAR ISI …………………………………………………………………............... ii
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT HERMINA PEKALONGAN iii
TENTANG PANDUAN PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT
JALAN MELALUI APLIKASI HERMINA MOBILE DAN CALL CENTER
EXTEND DI RUMAH SAKIT HERMINA PEKALONGAN………………………
BAB I DEFINISI, TUJUAN DAN MANFAAT ................................................... 1–2
BAB II RUANG LINGKUP ………………………………………....................... 3-4
BAB III KEBIJAKAN ............................................................................................. 5
BAB IV TATA LAKSANA ……………............…………………......................... 6
A. Alur Pelayanan Melalui Aplikasi ................................................................. 6
B. Aplikasi Hermina Mobile .................................................................... 11
1. Cara Download dan Install Aplikasi .............................................. 12
2. Menjalankan Aplikasi .................................................................... 13
3. Registrasi dan Masuk Dengan Akun .............................................. 14
4. Keamanan dan Privasi .................................................................... 15
5. Menu Aplikasi Hermina Mobile .................................................... 16
6. Keluar Aplikasi .............................................................................. 29
C. Call Center Extend .............................................................................. 30
BAB V DOKUMENTASI ………………………………………………………... 39

ii
 PT MEDIKA LOKA PEKALONGAN
RUMAH SAKIT HERMINA PEKALONGAN
Jl. Jendral Sudirman No. 16 A Pekalongan RT/RW 01/05, Kelurahan Podosugih,
Kecamatan Pekalongan Barat, Pekalongan
Telp. (0285) 432525 (Hunting), (0285) 4415666
Website : www.herminahospitals.com

KEPUTUSAN DIREKTUR
NOMOR 181/KEP-DIR/RSHPKL/VI/2020

TENTANG

PANDUAN PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN

MELALUI APLIKASI HERMINA MOBILE DAN CALL CENTER EXTEND
DI RUMAH SAKIT HERMINA PEKALONGAN

DIREKTUR RUMAH SAKIT HERMINA PEKALONGAN,

Menimbang : a. bahwa untuk memenuhi kebutuhan pasien/pelanggan sesuai dengan standar

pelayanan profesional perlu dilakukan agar tercapai service excellence khususnya
memberikan kemudahkan bagi pasien dalam melakukan appointment doctor ;
b. bahwa untuk memberikan kemudahan pendaftaran di Instalasi Rawat Jalan
bagi pasien / pelanggan, RS Hermina perlu menetapkan panduan dalam
melakukan online appointment ;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud huruf a dan b,
perlu menetapkan Keputusan Direktur Rumah Sakit Hermina Pekalongan
tentang Panduan Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Melalui
Aplikasi Hermina Mobile dan Call Center Extend di RS Hermina
Pekalongan;
Mengingat : 1. Undang-Undang RI No. 14 tahun 2008 tentang Informasi Publik
2. Undang-Undang RI No. 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik
3. Undang-Undang RI No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.
4. Undang-Undang RI No. 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit
5. Undang-Undang RI Nomor 19 Tahun 2016 tentang Informasi Dan
Transaksi Elektronik
6. Keputusan Menteri Kesehatan RI No. 1114/MENKES/SK/X/2004 tentang
Pedoman Pelaksanaan Promosi Kesehatan
7. Pedoman Etika Promosi Rumah Sakit, Perhimpunan Rumah Sakit Seluruh
Indonesia, tahun 2011
8. Keputusan Direktur Rumah Sakit Hermina Pekalongan No. 509/KEP-
DIR/RSHPKL/IX/2019 tentang Kebijakan Promosi Melalui Media Digital
di lingkungan Rumah Sakit Hermina Pekalongan
 PT MEDIKA LOKA PEKALONGAN
RUMAH SAKIT HERMINA PEKALONGAN
Jl. Jendral Sudirman No. 16 A Pekalongan RT/RW 01/05, Kelurahan Podosugih,
Kecamatan Pekalongan Barat, Pekalongan
Telp. (0285) 432525 (Hunting), (0285) 4415666
Website : www.herminahospitals.com

9. Keputusan Direktur Utama PT Medikaloka Hermina Tbk No.722/KEP-

DIR/MH/XII/2019 tentang Struktur Organisasi PT Medikaloka Hermina
Tbk

MEMUTUSKAN :
Menetapkan : KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT HERMINA PEKALONGAN
TENTANG PANDUAN PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT
JALAN MELALUI APLIKASI HERMINA MOBILE DAN CALL CENTER
EXTEND DI RUMAH SAKIT HERMINA PEKALONGAN
KESATU : Panduan Pelayanan Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Melalui Aplikasi Hermina
Mobile dan Call Center Extend sebagaimana dimaksud pada menetapkan,
sebagai acuan bagi RS Hermina dalam meningkatkan kinerja di rawat jalan
dan memenuhi kebutuhan pasien / pelanggan sesuai dengan standar pelayanan
profesional sehingga tercapai service excellence dan memudahkan bagi pasien
dalam melakukan appointment doctor, sebagaimana tercantum dalam
lampiran keputusan ini.
KEDUA : Keputusan ini berlaku terhitung sejak tanggal ditetapkan.

Ditetapkan di : Pekalongan
Pada tanggal : 19 Juni 2020

DIREKTUR,

drg. RETNO WINDANARTI

 LAMPIRAN
KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT HERMINA
PEKALONGAN
NOMOR 181/KEP-DIR/RSHPKL/VI/2020
TENTANG
PANDUAN PELAYANAN PENDAFTARAN
PASIEN RAWAT JALAN MELALUI APLIKASI
HERMINA MOBILE DAN CALL CENTER EXTEND
DI RUMAH SAKIT HERMINAPEKALONGAN

PANDUAN PELAYANAN PENDAFTARAN PASIEN RAWAT JALAN MELALUI

APLIKASI HERMINA MOBILE DAN CALL CENTER EXTEND
DI RS HERMINA PEKALONGAN

BAB I
DEFINISI, TUJUAN DAN MANFAAT

A. DEFINISI
1. Aplikasi Mobile Hermina adalah Aplikasi yang diperuntukan untuk pasien dalam
melakukan pendaftaran secara online yang dapat didownload melalui App Store atau
Gogle Playstore sehingga memudahkan bagi pasien dalam melakukan appointment
doctor.
2. CC Extend adalah Sistem yang dipergunakan untuk memonitoring pendaftaran
melalui Call Center Hermina dan Aplikasi Mobile, penggantian mobile setting,
riwayat pendaftaran, data pasien dan pergantian detail dokter yang dilakukan oleh
petugas Front Office RS
3. Apointment dokter adalah temu pasien dengan dokter untuk melakukan janji
konsultasi.
4. Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Melalui Aplikasi Mobile adalah proses
pendaftaran pasien di Instalasi Rawat Jalan yang dilakukan oleh pasien / keluarga
pasien dengan untuk berobat atau konsultasi kedokter Spesialis / Sub Spesialis yang
diinginkan menggunakan aplikasi mobile sebelum jadwal praktik dokter yang
diinginkan di mulai.
5. Pasien adalah setiap orang yang melakukan konsultasi masalah kesehatan untuk

1
 memperoleh pelayanan kesehatan yang diperlukan baik secara langsung maupun tidak
langsung dari rumah sakit
6. Pelanggan adalah seorang yang membina hubungan baik dengan rumah sakit, terdiri
dari pasien, dokter, rekanan dan karyawan rumah sakit itu sendiri
7. Registrasi Pasien Baru melalui Aplikasi Mobile adalah proses pendaftaran bagi
pasien yang belum pernah berobat di rumah sakit Hermina melalui aplikasi yang dapat
digunakan walaupun pengguna berpindah dari satu tempat ke tempat lain
8. Pembatalan Pasien melalui Aplikasi Mobile adalah proses pembatalan perjanjian
pendaftaran pasien melalui mobile aplikasi dikarenakan pasien ingin merubah hari
atau mengganti jadwal perjanjian baik dengan dokter maupun karena waktu untuk
konsultasi pasien.

B. TUJUAN
1. Tersedianya aplikasi pendukung untuk memenuhi kebutuhan pasien/pelanggan sesuai
dengan standar pelayanan profesional sehingga tercapai service excellence .
2. Untuk membantu dan memudahkan pasien dalam proses pendaftaran rawat jalan
bagi pasien pribadi, asuransi, dan perusahaan yang ingin berobat di RS
Hermina,sehingga pasien tidak perlu lagi melakukan pendaftaran melalui call center
atau melalui RS Hermina.
3. Melakukan perjanjian pasien dengan dokter melalui mobile aplikasi
4. Memaksimalkan nomor antrian pasien
5. Melakukan monitoring pendaftaran melalui Call Center Hermina dan Aplikasi Mobile

C. MANFAAT
1. Memudahkan akses pasien untuk mendaftar pasien rawat jalan
2. Mempercepat pelayanan
3. Mengurangi jumlah telepon masuk untuk pendaftaran pasien
4. Mobile aplikasi merupakan petunjuk teknis dalam pemberian pelayanan
5. Mengikuti perkembangan tekhnologi

2
 BAB II
RUANG LINGKUP

Pendaftaran pasien melalui aplikasi Hermina mobile adalah proses pendaftaran pasien di
Instalasi Rawat Jalan yang dilakukan oleh pasien / keluarga pasien untuk berobat atau
konsultasi kepada dokter Spesialis / Sub Spesialis yang diinginkan dengan menggunakan
Aplikasi Hermina Mobile sebelum jadwal praktik dokter yang diinginkan di mulai.
Untuk mendukung program RS dalam meningkatkan kinerja dirawat jalan dan memenuhi
kebutuhan pasien/pelanggan sesuai dengan standar pelayanan profesional sehingga tercapai
service excellence dan memudahkan bagi pasien dalam melakukan appointment doctor, maka
perlu adanya panduan pelayanan dengan ruang lingkup sebagai berikut :
1. Definisi, tujuan dan manfaat
2. Ruang lingkup
3. Tata laksana :
a. Alur Pendaftaran Pasien Rawat Jalan Melalui Mobile Aplikasi
b. Alur Konsultasi pasien melalui Mobile aplikasi
c. Alur Pembatalan pasien melalui Mobile Aplikasi
d. Alur Perubahan nomor dummy di CC Extend
e. Alur Mengganti No MR di CC Extend
f. Mobile Aplikasi
1) Cara melakukan pendaftaran Rawat jalan
2) Registrasi Pasien Baru
3) Menjalankan aplikasi
4) Keamanan dan privasi
5) Menu Hermina Mobile Apps
g. CC Extend
1) Cara masuk ke CC Extend
2) Menu dan cara penggunaan di CC Extend
3) Dasboard
a) Data base
 Patients list
 List Of Patients
 List Of New Patients
 List Of New Doctor
3
 b) Maintenance
 Schedule Maintenance
c) Monitoring
 Branch Monitoring

4. Dokumentasi

4
 BAB III
KEBIJAKAN

Pelayanan pendaftaran pasien rawat jalan melalui aplikasi Hermina mobile yang terangkum
dalam panduan ini pada dasarnya mengacu kepada Keputusan Direktur Rumah Sakit Hermina
Pekalongan No. 509/KEP-DIR/RSHPKL/IX/2019 tentang Kebijakan Promosi Melalui Media
Digital di lingkungan Rumah Sakit Hermina Pekalongan

5
 BAB IV
TATALAKSANA

A. ALUR PELAYANAN MELALUI APLIKASI

1. Alur Pendaftaran Dan Konsultasi Pasien Rawat Jalan Melalui Aplikasi Mobile Yang
Belum Memiliki Aplikasi

6
2. Alur Pendaftaran & Konsultasi Pasien Rawat Jalan Melalui Aplikasi Mobile Yang
Sudah Memiliki Aplikasi

7
3. Alur Pembatalan Pendaftaran Pasien Melalui Aplikasi Mobile

8
4. Alur Perubahan Nomor Dummy Menjadi Nomor Rekam Medis Melalui CC Extend

9
5. Alur Pencarian Nomor Rekam Medis Melalui CC Extend

10
B. APLIKASI MOBILE
Aplikasi Hermina mobile adalah aplikasi online appointment dari PT Medikaloka
Hermina Tbk yang dapat di-install di beberapa device. Salah satunya adalah smartphone
dan tablet yang menggunakan sistem operasinya berbasis Android. Dengan jenis device
yang memenuhi persyaratan, terdiri dari: dukungan sistem operasi Android minimal versi
5.0 dan koneksi internet (minimal GPRS), akan memudahkan bagi pasien dalam
melakukan appointment doctor.

11
1. Cara Download dan Install Aplikasi
Aplikasi Medikaloka Hermina dapat di download melalui google play .

1. Pasien dapat memasukkan keyword yaitu “Medikaloka Hermina” pada Google Playstore.
2. Pilih Medikaloka Hermina dan klik “Install”.
3. Proses Download Medikaloka Hermina.
4. Setelah proses download selesai, Pasien dapat meng-klik “Buka” untuk langsung menggunakan Medikaloka Hermina atau klik Icon
aplikasi MedikalokaHerminadi smartphonenya untuk menjalankan aplikasi.

12
2. Menjalankan Aplikasi
Klik icon hermina

1 2
1. Layar Home Page adalah layar pertama kali saat
membuka aplikasi Hemina mobile apps. Disini
pengguna bisa mencari informasi mulai dari poliklinik
hingga informasi lainnya.

Terdapat kondisi ketika pasien belum mempunyai

akun / belum masuk sebagai akun, pasien tidak bisa
melakukan appointment ataupun aktivasi lainnya.

2. Layar Sidebar Menu adalah layar yang menampilkan

menu – menu. Tampilan ini akan berbeda saat pasien
sudah mempunyai akun Hermina. Layar ini akan

muncul ketika pasien

klik / tap ‘’”.

13
3. Registrasi & Masuk Dengan Akun
Saat pasien ingin melakukan aktivitas lebih pada Medikaloka Hermina mobile apps, maka mereka harus mempunyai akun.

-Jika pasien sudah terdaftar dan memiliki akun maka pasien klik“ “pada layar sidebar.

-Jika pasien belum terdaftar(*) dan belum memiliki akun maka pasien klik“ “ pada layar sidebar.

1 2
1. Layar MASUK adalah layar untuk masuk aplikasi Medikalok Hermina
Mobile Apps yang sudah mempunyai akun. Pasien dapat memasukkan Email /
Username dan Passwordsebagai validasi sebelum pasien melakukan aktivitas
seperti appointmentmaupun aktivitas lainnya di Medikaloka Hermina Mobile
Apps.

2. Layar Register adalah layar untuk registrasi akun di Medikaloka Hermina

Mobile Apps. Pasien mengisi data mulai dari: nama lengkap,tgl lahir, enis
kelamin, alamat email, no telpon,jenis pembayaran, kata sandi dan konfirmasi
kata sandi.

(*) Terdapatsatukondisi, ketika pasien baru pertama kali registrasi akun

namun, belum mempunyai MR ID maka pasien tersebut harus datang ke
RS Hermina terdekat dan melakukan pendaftaran pasien baru untuk
mendapatkan MR ID. Karena, MR ID tersebut untuk melakukan proses
appointment doctor pada aplikasi hermina mobile.

14
4. Keamanan dan Privasi

1
1. Layar Lupa Kata Sandi adalah intruksi untuk mengubah kata sandi akun
ketika mereka lupa dengan kata sandi mereka sebelumnya. Langkah
langkahnya terdiri dari:
 Masukkan email yang terdaftar.
 Klik tombol kirim.
 Sistem mengirim kode ke email pendaftar.

2. Layar Verifikasi OTP adalah intruksi untuk memasukkan nomer kode

2a verifikasi yang dikirim ke email. Langkah langkahnya terdiri dari:
2
 Masukkan alamat email
 Klik saya sudah punya kode
 Masukkan nomer kode OTP yang telah dikirim melalui email.
 Masukkan kata sandi baru
 Masukkan ulang konfirmasi kata sandi baru
 Klik tombol Ubah
 Sistem menampilkan notifikasi seperti gambar 2a (kotakmerah)
bahwa verifikasi sudah sukses.

15
5. Menu Aplikasi Mobile Hermina

a. Cari Dokter

b. Buat Pendaftaran

c. Profil Pengguna

d. Pasien

e. Riwayat
1
f. Notifikasi
2
g. Kontak & Lokasi
3
h. Lokasi terdekat
4

6
7

16
 a. Cari Dokter

s
1 2
1. Pada layar Beranda Page pasien dapat mencari nama dokter
di menu Cari Dokter untuk appointment.

2. Pada kolom yang warna merah pasien dapat mencari nama

dokter dengan cara diketik nama dokter yang mau dituju.

17
 b. Membuat Pendaftaran

s
1 1. Pada layar Home Page pasien bisa membuat appointment
2
dengan menentukan poliklinik ( kotak a) yang sesuai
kebutuhan.

2. Layar Poliklinik (contoh poli anak) pasien bisa melihat

keterangan daftar rumah sakit yang tersedia.
Intruksi sebagai berikut:
 Pilih kotak drobdown booking dokter (kotak b)
 Klik tombol pesan (kotak c)
a b

18
3. Layar Daftar Dokter adalah daftar dokter yang tersedia 3 4
d
sesuai intruksi no 2. Adapun pasien dapat mencari nama
dokter satu persatu maupun langsung mencari pada kotak
pencarian (kotak d). Klik dokter yang sesuai, maka
menampilkan gambar no 4.

4. Layar Pilih Jadwal adalah jadwal dokter yang tersedia.

Intruksi memilih jadwal dokter:
f
 Klik jam (kotak e) pada hari yang diinginkan.
 Sistem menampilkan tanggal sesuai hari yang dipilih.
 pilih tanggal (kotak f) yang sesuai ke inginan.
 Sistem menampilkan rentang jam saat dipilih.
 Pilih jam sesuai keinginan (kotak g).
 Sistem menampilkan confirmasi booking(kotak h).
 Klik tombol ya (kotak i) untuk melanjutkan dan
tombol tidak (kotak i) untuk membatalkan.
 Sistem menampilkan notifikasi appointment telah
berhasil.(kotak j).

19
g
j
h

20
c. Profile Pengguna

Menu My Profile adalah menu untuk melihat data data pasien dan bisa meng-
update data – data pasien. Intruksinya sebagaiberikut:

- Klik icon “ ”.

- Pilih data yang ingin dirubah / di edit.

- Masukkan kata sandi saat registrasi.

- Klik tombol simpan.

21
 d. Tambah Pasien

s
1
2 1. Pada layar Beranda pasien dapat menambahkan data
pasien lain.Dengan klik Pasien pada berada

2. Layar daftar pasien pasien bisa menambahkan data

pasien lain .Intruksi sebagai berikut:

 Klik icon “ ”

22
s
3 3aa
3. Pada layar Tambah Pasien pasien dapat menambahkan
data pasien lain.Intruksi sebagai berikut:
 Klik Yajika pasien sudah memiliki nomer rekam
medis , mengisikan nomer rekam medis pada
kolom nomer rekam medisdan klik Cari.
 Klik Tambah Pasien jika data pasien benar
 Klik Bukan Saya jika data bukan data pasien.

23
3c 3d

 Klik Tidak jika pasien belum memiliki nomer

rekam medis .
 Mengisi kelengkapan data pasien (nama
pasien,tempat lahir,tgl lahir,jenis kelamin,no
telepon, jenis pembayaran & RSH yg kunjungi).
 Klik Simpan.

24
 e. Riwayat
Pada dasarnya tampilan pada kedua menu ini tidak jauh berbeda berupa listing, namun menu notikasi sendiri lebih mengarah pesan yang
diterima oleh pasien, baik itu dari dokter mengenai appointment maupun dari admin mengenai informasi – informasi tentang RS Hermina.

1. Menu riwayat adalah daftar riwayat

1 2 dokter yang sudah melalui proses
appointment. Pasien dapat juga melihat
riwayat yang akan datang maupun yang
sudah lewat.

2. Layar detail history adalah keterangan

detail tentang informasi appointment yag
sudah dilakukan. Dengan klik salah satu
riwayat appointment, maka akan muncul
pesan keteranngan berupa pop up
animationtekan tombol pembatalan
perjanjian ,jika akan melukan
pembatalan.

25
 f. Notifikasi

1. Menu Notifikasi adalah pemberitahuan ke pasien waktu untuk 1

periksa sesuai yang telah di daftarkan oleh pasien dan informasi

yang akan didapatkan pasien jika dokter tidak praktik. a

26
 g. Kontak & Lokasi

1
1. Menu kontak & lokasi adalah menu untuk mencari lokasi cabang-
cabang hermina. Ketika pasien klik tombol ARAH pada lokasi
hermina yang ditujumaka sistem akan langsung menuju ke aplikasi
Google mapuntuk menuntun ke lokasi RS Hermina terdekat.
Begitupun tombol PANGGILAN, sistem akan langsung menuju
menu telepon pada smartphone pasien. Hal ini sama seperti ketika
pasien ingin melakukan panggilan ke nomer call center hermina pada
menu side bar.

27
 h. Lokasi Terdekat
s
1
1. Menu Lokasi terdekat adalah menu untuk mencari lokasi hermina terdekat
dari alamat pasien. Ketika pasien klik tombol ARAH pada lokasi hermina
yang ditujumaka sistem akan langsung menuju ke aplikasi Google mapuntuk
menuntun ke lokasi RS Hermina terdekat. Begitupun tombol PANGGILAN,
sistem akan langsung menuju menu telepon pada smartphone pasien. Hal ini
sama seperti ketika pasien ingin melakukan panggilan ke nomer call center
hermina pada menu side bar.

6. Keluar Aplikasi
Layar keluar aplikasi adalah saat pasien ingin mengakhiri untuk aktivitas yang dilakukan. Intruksinya sebagai berikut :
28
  Klik / tap icon ‘’ ”.
 Klik tombol Keluar.
 Menampilkan konfirmasi berupa popup animation.
 Klik ya.

C. CC EXTEND

29
Sistem yang dipergunakan untuk memonitoring pendaftaran melalui Call Center Hermina dan Aplikasi PT MEDIKALOKA HERMINA,
penggantian mobile setting, riwayat pendaftaran, data pasien dan pergantian detail dokter yang dimana semua cabang wajib menguasai.

1. Cara masuk ke CC EXTEND

Dapat dibuka melalui Mozila, IE, Chrome dll -> Ketik alamat browser :http://aoshhg.aosgraha.com:81/cc_extend

a. Ketik login Kode cabang contoh “ KMY “

b. Lalu ketik password ccextend123
c. Lalu tekan tombol LOGIN

2. Menu Dan Cara Penggunaan Di CC Extend Dasbord

30
 List of Patient
Pasien yang sudah memiliki MR ID atau rekam medis yang dimana berguna untuk mengetahui
riwayat pendaftaran melalui Aplikasi atau melalui Call Center Hermina.
Dengan cara :
•Klik tanda panah bawah Patient List
•Lalu pilih dan klik List of Patient ( Pasien sudah mempunyai Rekam Medik/ CM )
•Lalu pilih dan klik Open Search panel

Isi dan ketik salah satu pencarian data :

•Isi MR ID /CM
•Isi Name Patient
•Isi Patient Phone

Contoh : Di isi dengan NAME Patient “PURWANDI”

Klik OPEN SEARCH PANEL

Di kotak berisi :
•MR ID /CM / Rekam Medis
•Name Patient
•Kode Cabang RS Hermina
•Photo patient ( jika sudah upload melalui Apps)
•Lalu klik tombol VIEW ( melihat detail data pasien)

31
TERBAGI MENJADI 3 BAGIAN YAITU
1. Patients Information berisi :
MR ID /CM / Rekam Medis
a. Name Patient
b. Cabang RS Hermina
c. Photo
d. Alamat
e. Nomer Telpon , HP, Rumah
f. Dan lain – lain (Data ini sesuai yg ada di VB cabang)

2. History :
a. Appointment History
b. Call History
c. Ticket History
d. Mobile User History
Dengan cara :
1) Klik History Lalu pilih dan klik Appointment History
Melihat pasien sudah pernah daftar melalui CC atau Apps.
History berisi : Tanggal permintaan, Tanggal pendaftaran, MRID/CM, Nama pasien, no.Telpon, nomer urut, Nama dokter, kode
Dokter, poliklinik, input melalui CC atau Apps.

32
2) Klik History Lalu pilih dan klik Call History
Melihat pasien sudah pernah Menghubungi melalui Call Center 1500488.
Call History berisi : Tanggal menghubungi, MRID/CM, waktu menghubungi, waktu
berbicara dgn pasien (detik), Nomer Telpon, kode Agent CC.
3) Klik History Lalu pilih dan klik Ticket History
Melihat pasien sudah pernah Menghubungi melalui Call Center dan mendaftar atau tidak
jadi mendaftar.
Ticket History berisi : Tiket id, MR ID/CM, tanggal menghubungi, kode agent, cabang,
tipe menghubungi, jawaban agent CC, poliklinik dll.
4) Klik History Lalu pilih dan klik Mobile user History
Melihat pasien sudah terdaftar Aplikasi Hermina Android maupun IOS
Mobile user History berisi : MR ID/CM, alamat Email, tanggal terdaftar, Alat yg
digunakan ( Android /IOS).

List of New Patient

Pasein yang belum memiliki MR ID atau Rekam Medis, biasanya pasien melakukan registrasi
pendaftaran melalui Aplikasi PT Medikaloka Hermina. Salah satu fungsi List of New Patient
adalah untuk mengganti data pasien yang dimana saat menggunakan Aplikasi sebelumnya
masih sebagai pasien baru akan diganti MR ID supaya saat melakukan appointment kembali
terbaca oleh system sebagai pasien lama.
Dengan cara :
1. Klik tanda panah bawah Patient List
2. Lalu pilih dan klik List of New Patient ( Pasien belum mempunyai Rekam Medik/ CM )
3. Lalu pilih dan klik Open Search
Isi dan ketik salah satu pencarian data :
4. Isi Dummy MR ID /CM
5. Isi Name Patient
6. Isi Branch Visit Lalu klik tombol Search Lalu pilih dan klik View ( jika sudah sesuai pencarian
datanya )
Contoh :
1. Pilih Patient Name dan isi nama pasein sesuai yang di inginkan
2. Lalu pilih dan klik Open Search
3. Lalu klik tombol VIEW ( melihat detail data pasien)
4. Lalu akan muncul Information of Detail New Patients
33
5. Lalu rubah MR ID/CM yang asli dari masing – masing cabang RS Hermina yang dituju
6. Lalu pilih dan klik SAVE

Information of Detail New Patients

Patients Information berisi :

1. MR ID /CM / Rekam Medis
2. Name Patient
3. Cabang RS Hermina
4. Alamat
5. Nomer Telpon , HP, Rumah
6. Dan lain – lain (Data ini sesuai yg ada di aplikasi)

List of Doctor
Kegunaan dari List Of Doctor adalah cabang atau pj call center mengetahui untuk peraturan
atau kebiasaan dari dokter, baik dalam membatasi jumlah, atau mengetahui menerima BPJS
atau tidak DSB.
1. Klik List Of Doctor
2. Pilih salah satu kotak jika sesuai nama dokter dan cabang yang dinginkan
3. Lalu pilih dan klik VIEW
4. Atau Klik kotak Open Search Panel ( Melihat detail dokter praktek )
Isi dan ketik salah satu pencarian data :
a. Isi Doctor Name
b. Isi Branch code
c. Isi Code doctor

5. Lalu klik tombol Search Lalu pilih dan klik View ( melihat data dokter yang diinginkan )
Terbagi menjadi 2 bagian yaitu :
a. Doctor Information berisi :
1) Doctor Name
2) Branch code
3) Code doctor
4) Poliklinik
5) Reg dokter
6) Photo dokter
7) Alamat, dan lain –lain .

34
 b. Schedule berisi :
1) Schedule Doctor (Melihat jadwal dokter praktek, dan pembayaran terima BPJS
atau tidak)
2) Detail Schedule Doctor (Melihat jadwal dokter praktek, dan pembatasan pasien)
3) Mobile Setting History (Melihat perubahan dokter praktek dan mobile setting
Apps maupun dari web)

Menu Maintenance
Kegunaan dari Menu Maintenance adalah untuk mengganti seluruh kebiasaan atau ketentuan
yang dimiliki oleh semua dokter di Hermina. Contoh : membatasi pasien BPJS, jumlah
keseluruhan pasien, maksimal kedatangan DSB.

Schedule Maintenance Doctor berisi :

1. Doctor List
2. Doctor Information
3. Manage Schedule Doctor
4. Information Detail
5. Information Gender doctor
Doctor List berisi :
a. Kode dokter
b. Nama dokter
c. Kode cabang
d. Photo dokter
Klik Open Search panel Isi dan ketik salah satu pencarian data

Doctor Information
Information detail
a. Isi kebiasaan dokter praktek
b. Klik Information drop down : Pilih dokter laki-laki atau Perempuan
c. lalu pilih dan klik SAVE

35
Manage Schedule Doctor
1. Pilih Poliklinik
a. Type of Appointment klik dropdown, pilih salah satu :
1) Selected time (Pasien memilih jam praktek)
2) Auto Counter (sistem memilih jam praktek)
3) Contact Call center ( Hubungi call center 1500 488)
4) Contact branch (Hubungi cabang Hermina terdekat)
b. Lalu pilih dan klik SAVE
2. Klik Message of Appointment klik dropdown, pilih salah satu :
a. Call based on squence number (Pemanggilan sesuai no urut)
b. Call based on arrival (Pemanggilan sesuai kedatangan)
c. Present it 30 minute before registration schedule
d. Present it 1 hour before registration schedule
e. Blank message appointment
3. Lalu pilih dan klik SAVE

Information Detail berisi :

1. Schedule Doctor
a. Klik Accept BPJS
b. klik tanda panah bawah : - pilih Yes atau No
c. Lalu ketik di Start Number isi angka 1-150
d. Lalu ketik di End Number isi angka 1 -150
e. Tekan kotak centang yg akan dirubah
f. Lalu pilih dan klik SAVE (tombol biru)

2. Detail Schedule Doctor

a. Clinic status klik tanda panah bawah, pilih salah satu sesuai kebutuhan :
1) Do not practice ( Tidak praktek)
2) Close Appointment (Tutup pendaftaran)
3) Total Patient (isi Limit Total Patient)
4) Change Time
b. Lalu pilih dan klik SAVE (tombol biru)

36
3. Mobile Setting History, berisi :
a. Melihat jadwal dokter
b. Melihat hasil rubahan mobile Setting ( melalui web atau mobile apps)
c. Tombol Refresh

Branch Monitoring
Branch Monitoring adalah memonitoring pendaftaran melalui Aplikasi dan Call Center
Hermina, dan RS Hermima dapat mengetahui pendaftaran terbanyak ada di POLI
spesialis apa dan cabang pun dapat mengetahui TOP 10 Doctor yang menjadi favorit
dalam pendaftaran.
Terbagi dalam :
1.Appointment per Month
2.Polyclinic Appointment (MTD)
3.TOP 10 Doctor (MTD)
4.Tombol Refresh
5.Tombol grafik Mobile Apps (Hijau)
6.Tombol Grafik Call center (Biru)

37
 Menu Profile

Menu Profile berisi :

a. User detail
- User name : kode cabang
- Full name : RS Hermina
- Status : Active dan Not Active
b. Tombol Save Password - ganti dan isi kata sandi baru - minimal 6 karakter
c. Tombol Reset Password - kembali ke awal kata sandi

38
 BAB IV
DOKUMENTASI

Dokumentasi merupakan suatu proses pembuktian terhadap suatu kegiatan. Kegiatan yang
terdokumentasi di bagian Call Centre Hermina, antara lain :
1. Jumlah pendaftaran pasien rawat jalan melalui mobile aplikasi dan jumlah penggunaan
mobile aplikasi
2. Pendaftaran pasien rawat jalan terdokumentasi dalam laporan pendaftaran pasien rawat
jalan
3. Kegiatan operasional mobile aplikasi Hermina terdokumentasi dalam laporan kegiatan
operasional Call Center.

Ditetapkan di : Pekalongan
Pada tanggal : 19 Juni 2020

DIREKTUR,

drg. RETNO WINDANARTI

39