MAKALAH

JOB ANALYSIS, JOB DESCRIPTION, JOB

SPESIFICATION
Disusun untuk memenuhi tugas
Mata Kuliah: Pengantar Manajemen
Dosen Pengampu: RR. Dimas Veronica P., S.E., M.M.

Disusun oleh :

Erni Sabela NPM : 2211104

Septia Adelia NPM : 2211101
Dewi Septri Yanti NPM : 2211022
Lydia Apriliani NPM : 2211041
Nadia Adiliya Putri NPM : 2211064
Lidia Damasari NPM : 2211033

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS

UNIVERSITAS BATURAJA

TAHUN 2023

1
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL............................................................................................i
DAFTAR ISI........................................................................................................ii
BAB 1. PENDAHULUAN...................................................................................1
1.1. Latar Belakang..................................................................................1
1.2. Tujuan dan Manfaat..........................................................................3
BAB 2. PEMBAHASAN.....................................................................................4
2.1. Job Analysis......................................................................................4
2.1.1. Pengertian Analisis Jabatan....................................................4
2.1.2 . Manfaat Analisis Jabatan.......................................................5
2.1.3 . Proses Analisis Jabatan..........................................................7
2.1.4 . Metode Analisis Jabatan........................................................9
2.2. Job Description.................................................................................11
2.2.1. Pengertian Job Description.....................................................11
2.2.2. Manfaat Dan Tujuan Job Description.....................................12
2.2.3. Elemen-Elemen Job Description............................................13
2.2.4. Pedoman Uraian Pekerjaan.....................................................16
2.3. Job Spesification..............................................................................17
2.3.1.Pengertian Spesifikasi Jabatan...............................................17
2.3.2.Tujuan Menyusun Spesifikasi Jabatan...................................18
2.3.3.Manfaat Uraian Dan Spesifikasi Jabatan................................19
2.3.4.Konten Spesifikasi Jabatan.....................................................20
2.3.5.Cara Menyusun Job Spesification..........................................22
BAB 3. STUDI KASUS.......................................................................................30
BAB 4. PEMBAHASAN.....................................................................................32
BAB 5. PENUTUP...............................................................................................33
5.1. Kesimpulan.......................................................................................33
DAFTAR PUSTAKA

2ii
 BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Perkembangan dunia usaha saat ini semakin bertambah pesat, sehingga
perusahaan di dalam mengelola usaha diharapkan mampu mengunakan sumber
daya manusia dengan baik dan benar. Sumber daya manusia merupakan salah satu
faktor kunci dalam reformasi ekonomi, yakni bagaimana menciptakan sumber
daya manusia yang berkualitas dan memiliki keterampilan serta berdaya saing
tinggi dalam persaingan global yang selama ini kita abaikan.

Hamid (2003:40) berpendapat bahwa “Karyawan yang profesional dapat

diartikan sebagai sebuah pandangan untuk selalu berfikir, kerja keras, bekerja
sepenuh waktu, disiplin, jujur, loyalitas tinggi, dan penuh dedikasi demi untuk
keberhasilan pekerjaannya”.

Menurut Robbins (2006:56) “Kinerja karyawan adalah banyaknya upaya

yang dikeluarkan individu dalam mencurahkan tenaga sejumlah tertentu pada
pekerjaan”. Kesediaan dan ketrampilan seseorang tidak cukup efektif untuk
mengerjakan sesuatu tanpa pemahaman yang jelas tantang apa yang dikerjakan
dan bagaimana mengerjakannya.

Dalam bidang personalia permasalahan yang mungkin timbul adalah dari

seleksi penerimaan karyawan, penempatan posisi sampai dengan pemberhentian
karyawan. Kebutuhan karyawan baru didalam perusahaan tidak bisa dipastikan,
walaupun sudah direncanakan dengan sebaik- baiknya. Hal ini dikarenakan
berbagai faktor yang timbul baik dalam perusahaan (faktor intern) maupun faktor
yang berasal dari luar perusahaan (faktor ekstern). Untuk itu sebelum melakukan
seleksi pemilihan karyawan perusahaan menentukan kebutuhan karyawan yang
dibutuhkan baik kualitas maupun kuantitas (jumlah). Pelaksanaan seleksi
merupakan salah satu bagian penting dalam aktivitas atau kegiatan Manajemen
Sumber Daya Manusia. Terutama untuk pengadaan tenaga kerja, karena dengan

1
adanya seleksi maka akan menghasilkan karyawan-karyawan yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan baik dan segi jumlah maupun mutu, yang akan menjamin
kelancaran tugas-tugas dan jalannya aktivitas. Guna mendapat karyawan seperti
yang diharapkan, perusahaan harus melakukan penyeleksian karyawan dengan
selektif agar calon karyawan tersebut dapat berkerja dengan baik.

Menurut Alex Nitisemito (1998:225) “Seleksi adalah kegiatan suatu

peusahaan untuk dapat memilih karyawan yang paling tepat dalam jumlah yang
cepat pula dari calon - calon yang dapat ditariknya. Setiap perusahaan juga harus
dapat melakukan seleksi secara efektif dan efisien, dengan demikian metode
seleksi yang dilaksanakan tersebut harus dapat memilih atau menetapkan
karyawan yang paling tepat”.

Menurut Manulang (1996:16) dalam melakukan pemilihan karyawan dapat

dilakukan pemilihan melalui tiga tahap yaitu :
1. Menentukan Analisis Jabatan dalam rangka mendapatkan job
description, yaitu menentukan sifat jabatan yang sesuai dengan pekerjaan.
2. Mengadakan recruitment atau penarik, yaitu proses dimana karyawan
ditarik melalui sumber- sumber karyawan.
3. Mengadakan pemilihan karyawan yang tersedia.

Penarikan karyawan baru didalam perusahaan menjadi tanggung jawab

pada departemen personalia, karena penarikan karyawan sangat erat hubungannya
dengan proses seleksi penerimaan karyawan. Didalam penerimaan karyawan baru
selalu memperhatikan faktor - faktor yang dirasa memang cukup memadai dan
dirasa cukup untuk memenuhi persyaratan yang sesuai dengan persyaratan untuk
melakukan perkerjaan sesuai dengan bidang yang dibutuhkan, karenanya akan
berpengaruh bagi produktivitas perusahaaan.

Menurut Simamora (2007:234) “Proses seleksi yang baik dan benar akan
membuat karyawan memiliki semangat dalam bekerja, karena bidang yang
digelutinya merupakan apa yang diminati oleh dirinya dan pekerjaan itu
merupakan sesuatu hal yang dik uasai dengan baik”

2
 Salah satu faktor yang dibutuhkan agar calon karyawan dapat berkerja
lebih baik maka dibutuhkannya penempatan posisi berkerja yang sesuai dengan
bidangnya, maka masing-masing karyawan perusahaan berharap dalam mencapai
tujuan berkerja akan lebih mudah.

Menurut Namawi (1997:79) “Penempatan adalah penugasan seorang

pekerja pada suatu jabatan atau unit kerja dilingkungan suatu perusahaan”.

Para karyawan baru yang telah selesai menjalankan program orientasi

harus segera mendapatkan tempat pekerjaan yang sesuai dengan bakat dan
keahlian yang dimilikinya. Penempatan karyawan baru berarti mengalikasikan
para karyawan pada posisi kerja tertentu. Setiap instansi atau perusahaan harus
dapat memilih dan menentukan karyawan yang berkompeten untuk mengisi
jabatan yang kosong agar tugas pokok pada jabatan tersebut dapat dilaksanakan,
untuk itu harus diperoleh pekerja yang memiliki kemampuan sesuai dengan
jabatan yang akan menjadi tanggung jawab dengan kata lain calon yang di
tempatkan harus memiliki kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan
pekerjaan dalam suatu jabatan secara efektif dan efesien.

Seleksi penerimaan karyawan dan penempatan posisi merupakan bagian

yang sangat penting dalam menciptakan kinerja karyawan. Bagi manajemen
personalia dalam menentukan akan diterimanya atau tidak diterimanya calon
karyawan tersebut merupakan salah satu kegiaatan yang benar- benar harus
dicermati, karena dalam hal ini pihak personalia memperoleh banyak data atau
masukan dari karyawan baik secara langsung maupun tidak langsung.

1.2. Tujuan dan Manfaat

Makalah ini dibuat selain untuk memenuhi kewajiban dalam pengumpulan
tugas kelompok mata kuliah Manajemen Sumber Daya Manusia juga agar dapat
menjelaskan secara menyeluruh tentang definisi, manfaat dan metode dalam
analisis jabatan (Job Analysis), uraian jabatan (Job Description) dan spesifikasi
jabatan (Job Spesification)

3
 BAB 2
PEMBAHASAN

2.1. JOB ANALYSIS

2.1.1. Pengertian Analisis Jabatan (Job Analysis)
Perkembangan organisasi dan perubahan struktur dalam organisasi
menyebabkan kebutuhan akan pekerjaan baru semakin meningkat. Sebelum
organisasi melakukan seleksi terhadap karyawan yang akan menduduki jabatan
yang baru, maka manajer sumber daya manusia perlu mengetahui dan
mengidentifikasi pekerjaan-pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dan
bagaimana pekerjaan dilakukan serta jenis personal yang bagaimana yang layak
menduduki pekerjaan tersebut. Dalam hal ini, organisasi perlu menetapkan
standar-standar pekerjaan dan kriteria keterampilan, pendidikan, dan pengalaman
yang diperlukan.

Untuk mengetahui jenis pekerjaan, bagaimana melakukan pekerjaan dan

siapa yang tepat untuk melakukan pekerjaan itu perlu dilakukan analisis terhadap
pekerjaan itu sendiri yang disebut sebagai analisa jabatan (job analysis). Dessler
(1997), mengungkapkan bahwa analisa jabatan merupakan prosedur untuk
menetapkan tugas dan tuntutan keterampilan dari suatu jabatan dan orang macam
apa yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut. Dalam pengertian ini, dessler
menekankan pada dua aspek, yaitu meyangkut isi pekerjaan dan orang yang
melaksanakan pekerjaan.

Dalam pengertian lain, Mathis dan Jakson (2000) mengartikan analisis

pekerjaan sebahai berikut;
“A Systematic may to gather and analyze information about the
content and the human requirements of jobs, and the context in which
jobs are performed”.
“Analisis jabatan merupakan cara sistematik untuk mengumpulkan dan
menganalisis informasi tentang isi dan personal yang dipersyaratkan dalam
4
jabatan, dan dalam hubungannya dengan prestasi jabatan”.
Lebih lanjut, Mathis dan Jackson memisahkan antara jabatan (jobs) dan
posisi (position). Jabatan, dalam pengertiannya adalah sekelompok tugas,
kewajiban, dan tangggung jawab. Sedangkan position diartikan sebagai prestasi
jabatan yang dilakukan oleh seseorang.
Informasi yang diperoleh dari analisa jabatan tersebut dapat digunaan
untuk menentukan karakteristik apa yang harus dimiliki seseorang yang akan
menduduki jabatan tertentu. Adapun hasil dari analisa jabatan tersebut dapat
berupa deskripsi jabatan (job description) dan spesifikasi jabatan (job
specification). Deskripsi jabatan adalah suatu pernyataan tertulis yang
menguraikan fungsi, tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan
aspek-aspek pekerjaan tertentu lainnya. Sedangkan spesifikasi jabatan merupakan
pernyataan tertulis yang menunjukkan siapa yang akan melakukan pekerjaan itu
dan persyaratan yang diperlukan terutama menyangkut keterampilan, pengetahuan
dan kemampuan individu.

2.1.2. Manfaat Analisis Jabatan

Kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam Manajemen Sumber Daya
Manusia sangat bergantung pada informasi yang diperoleh dari analisis jabatan.
Oleh karena itu, informasi dari analisis jabatan dapat digunakan untuk kegiatan-
kegiatan sebagai berikut:
1. Untuk keperluan penarikan dan seleksi.
Penarikan dan seleksi karyawan dapat dilaksanakan apabila manajemen
sudah mendapatkan gambaran yang jelas tentang jenis dan karakteristik
pekerjaaan. Dengan memahami karakteristik pekerjaan maka akan dapat
ditetapkan siapa personel/ orang yang tepat untuk memangku jabatan tertentu
tersebut. Selain itu setiap pekerjaan memerlukan tingkat pengetahuan,
ketrampilan dan kemampuan yang berbeda-beda.
2. Untuk keperluan kompensasi.
Besarnya gaji atau upah karyawan bergantung pada pekerjaan apa yang
mereka lakukan dalam organisasi. Bagi karyawan yang memiliki keterampilan
5
 dan pendidikan yang tinggi tentu akan memperoleh gaji yang lebih besar
dibanding dengan karyawan yang hanya memiliki keterampilan dan
pendidikan terbatas.

3. Untuk keperluan penilaian kinerja.

Dalam analisis jabatan, setiap pekerjaan ditetapkan standar-standar
kinerja. Para karyawan harus dievaluasi berdasarkan seberapa baik mereka
menyelesaikan tugas yang ditetapkan dalam deskripsi pekerjaan mereka
dan tujuan-tujuan spesifikasi lain yang telah ditentukan. Manajer cukup
membanding antara kinerja aktual dengan kinerja standar yang ditetapkan.
4. Keselamatan dan Kesehatan
Informasi yang diperoleh dari analisis pekerjaan juga bermanfaat
dalam mengidentifikasi masalah-masalah keselamatan dan kesehatan.
Sebagai contoh, para karyawan perlu memberi pernyataan apakah suatu
pekerjaan mengandung bahaya atau tidak. Diskripsi/spesifikasi pekerjaan
harus mencerminkan kondisi tersebut. Di samping itu membutukan
informasi khusus mengenai bahaya-bahaya tersebut agar mereka dapat
menjalankan pekerjaan mereka dengan aman.
5. Hubungan Karyawan dan Perburuhan
Informasi analisis pekerjaan juga penting dalam hubungan
kekaryawanan dan perburuhan. Ketika para karyawan diperimbangkan
untuk promosi, transfer, atau demosi, deskripsi pekerjaan memberikan
standar evaluasi dan perbandingan bakat. Lepas dari apakah perusahaan
memiliki serikat atau tidak, informasi yang diperoleh melalui analisis
pekerjaan seringkali dapat menghasilkan keputusan-keputusan sumber
daya manusia yang objektif.
6. Untuk keperluan pelatihan.
Apabila karyawan yang diterima belum cukup keterampilannya
untuk melaksakan tugas, maka manajer dapat memutuskan untuk segera
memberikan pelatihan tambahan.

6
2.1.3. Proses Analisis Jabatan
Mathis and Jackson (2000), mengembangkan lima tahapan dalam proses
analisis jabatan yang harus diadakan dengan suatu cara yang efektif. Lima tahapan
itu nampak dalam gambar 1.1
Gambar 1.1
Tahapan Dalam Proses Analisa Jabatan

PLANNING THE JOB ANALYSIS

A. Identify objective of job analysis

B. Obtain top management support
↓
PREPARING AND COMMUNICATION THE JOB ANALYSIS

A. Identify job and methdology

B. Review existing job documentation
C. Communicate process to manager and employees
↓

CONDUCTING THE JOB ANALYSIS

A. Gather job analysis data

B. Review and compile data
↓

DEVELOPING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION

Draft job descriptions and specification

Review draft with manager and employees
Identify recommendations
Finalize job/description and recomendations
↓

MAINTANNING AND UPDATING JOB DESCRIPTION AND JOB SPECIFICATION

A. Update job description and specifications as organization changes

B. Periodically review all jobs

7
Penjelasan :
1. Planning the Job Analysis
Sebelum mengumpulkan data dari para manajer dan karyawan, adalah
penting untuk melakukan proses perencanaan terhadap analisis jabatan.
Permasalahan utama dalam perencanaan analisis pekerjaan adalah menjawab
dan mengidentifikasi sasaran dan analisis pekerjaan itu. Selanjutnya
perencana meminta persetujuan dan dukungan dari manajemen puncak untuk
menghindari munculnya keresahan dan resisensi manajerial dan karyawan.

2. Preparing and Communication the Job Analysis

Pada tahap ini, pegawai yang akan dilibatkan dalam melakukan
analisis pekerjaan dan metode yang akan digunakan harus diidentifikasi.
Apakah mereka yang dilibatkan itu termasuk kelompok pegawai harian,
untuk salah satu divisi, atau seluruh pegawai yang ada dalam organisasi.
Kegiatan lain dalam tahap ini adalah mengkaji dokumentasi pekerjaan yang
ada, baik menyangkut struktur organisasi maupun sumber daya yang tersedia.
Terakhir adalah mengkomunikasikan proses kepada para manajer dan
pegawai untuk menghindari keresahan tadi.

3. Conducting the Job Analysis

Pada tahap ini analisis sudah dapat dilakukan. Berbagai data yang
diperlukan dikumpulkan melalui sebuah angket yang disertai dengan sebuah
surat yang menjelaskan proses dan instruksi untuk pengisian dan
mengembalikan angket analisis pekerjaan itu. Setelah data terkumpul,
kegiatan berikutnya adalah melakukan pemilahan (sortir) menurut kelompok
atau unit-unit. Bila perlu untuk mencocokan data perlu digunakan wawancara
atau pertanyaan tambahan.

8
4. Developing Job Descriptions and Job Specifications
Apabila data yang dikumpulkan sudah sesuai, maka selanjutnya
menyiapkan draft uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan. Begitu draft
tersebut rampung diisi, selanjutnya ditinjau ulang oleh manajer. Setelah
selesai ditinjau oleh manajer, uraian pekerjaan kemudian didistribusikan oelh
bagian SDM ke para manajer, supervisor, dsn pegawai.

5. Maintaining and Updating Job Description and Job Specification

Begitu uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan telah selesai dan
ditinjau ulang oleh semua individu yang sesuai, sebuah system harus
dikembangkan untuk menjaga keakuratannya. Satu cara efekitf untuk
menjamin terjadinya tinjauan ulang yang akurat adalah menggunakan uraian
pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan dalam aktivitas SDM lainnya. Misalnya,
setiap kali terjadi kekosongan, uraian dan spesifikasi pekerjaan harus ditinjau
ulang dan direvisi secara tepat sebelum kegiatan perekrutan dan seleksi
dimulai.

2.1.4. Metode Analisis Jabatan

Untuk memperolah informasi analisis pekerjaan dapat dilakukan dengan
berbagai cara. Metode yang umum digunakan dalam mengumpulkan informasi
adalah wawancara, angket, observasi, diary or log, dan kombinasi metode.
1. Metode Wawancara
Pekerja diseleksi dan diwawancara secara langsung ditempat
pekerjaan mereka atau mereka yang terkait langsung dengan pekerjaan yang
dianalisis. Tiga jenis wawancara dapat digunakan untuk mengumpulkan data
analisis jabatan, yaitu wawancara individual, wawancara kelompok, dan
wawancara penyelia (Dessler : 1997). Dalam beberapa keadaan, seperti
pekerjaan yang diarahkan oleh tim, dapat juga digunakan wawancara
kelompok. Salah satu kelemahan metode wawancara adalah sangat memakan
9
 waktu, khususnya jika pewawancara berbicara dengan dua atau tiga pegawai
yang melakukan setiap pekerjaan. Kemudian analis biasanya menghubungi
supervisor untuk memperoleh informasi tambahan dalam rangka memeriksa
ketepatan informasi yang diperoleh dari karyawan dan mengklarifikasi hal-
hal tertentu.

2. Metode Observasi
Metode observasi adalah metode yang digunakan dalam
mengumpulkan informasi dengan mengamati individu yang melakukan
pekerjaan itu dan mencatatnya untuk menguraikan tugas dan kewajiban yang
dilakukannya. Metode observasi sangat tepat jika dilakukan pada jenis
pekerjaan yang bersifat pengulangan. Penggunaan metode observasi
memungkinkan analisis dilakukan dekat dengan suasana pekerjaan
dilapangan. Walaupun sifatnya pengamatan, namun tidak seharusnya analis
mengamati secara kontinyu perkembangan dari waktu ke waktu.

3. Metode Angket
Dengan mengunakan angket, yang bersangkutan diminta untuk
memberikan data-data mengenai jabatannya dangan kata-kata sendiri. Analis
meminta karyawan mengisi kuisioner untuk menggambarkan tugas- tugas
yang berkaitan dengan jabatan dan tanggung jawab mereka. Keuntungan
utama dari metode kuisioner angket adalah informasi atas sejumlah pekerjaan
dapat dikumpulkan secara murah dan dalam waktu yang relative singkat.
Sebaliknya, metode angket memerlukan waktu yang lama untuk menguji
kuisioner tersebut.

4. Metode Catatan Karyawan (Diary)

Metode yang menganalisis pekerjaan dikumpulkan dengan meminta
para karyawan mendeskripsikan aktivitas kerja mereka sehari-hari dalam
sebuah buku harian atau log. Daam metode ini, masalah di mana para
karyawan membesar-besarkan pentingnya pekerjaan mungkin dapat di atasi.
10
5. Kombinasi Metode
Biasanya analisis tidak enggunakan satu metode analisis pekerjaan
secara eksklusif. Kombiasi dari berbagai metode seringkali lebi tepat. Dalam
menganalisis pekerjaan-pekerjaan klerikal dan administratif, analisis mungkin
menggunakan kuesioner didukung dengan wawancara dan observasi terbatas.
Dalam mempelajari pekerjaan-pekerjaan produksi, wawancara dilengkapi
observasi kerja yang ekstensif, bisa memberikan data yang di perlukan. Pada
dasarnya, analisis harus menggunakan kombinasi beberapa teknik yang
dibutuhkan untuk menghasilka deskripsi atau spesifikasi pekerjaan yang
akurat.

2.2. JOB DESCRIPTION

2.2.1. Pengertian Job Description
Menurut Stone, 2005 Job description (deskripsi pekerjaan) atau deskripsi
posisi adalah pernyataan tertulis yang menjelaskan mengapa pekerjaan ada, apa
yang dilakukan pemegang pekerjaan sebenarnya, bagaimana mereka
melakukannya dan dalam kondisi apa pekerjaan itu dilakukan. Tidak ada format
standar yang digunakan untuk menulis deskripsi pekerjaan; format, pada
kenyataannya, tergantung pada preferensi manajemen dan bagaimana deskripsi
pekerjaan akan digunakan.

Sedangkan menurut Grensing & Pophal, 2006, deskripsi pekerjaan adalah

rekaman tertulis mengenai tanggung jawab dari pekerjaan tertentu. Dokumen ini
menunjukkan kualifikasi yang dibutuhkan untuk jabatan tersebut dan
menguraikan bagaimana pekerjaan tersebut berhubungan dengan bagian lain
dalam perusahaan.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa deskripsi pekerjaan adalah penyataan

tertulis mengenai gambaran suatu pekerjaan, kondisinya, dan hubungannya
dengan bagian lain dalam organisasi.

11
2.2.2. Manfaat dan Tujuan Job Description
Menurut indosdm.com manfaat dari job description adalah:
a. Membantu atasan dan bawahan mengerti: Mengapa suatu jabatan diadakan
dan Apa tujuan utamanya.
b. Sebagai Alat Managemen untuk mengintegrasikan fungsi-fungsi:
Performance Management, Staffing & Selection, Organization Design,
Reward System, Career Development & Training.

Untuk setiap posisi dalam perusahaan, ilmusdm.wordpress.com, job

description juga memberikan manfaat, di antaranya:
a. Atasan– untuk mengoptimalkan peran dan tanggungjawab bawahan
b. Pimpinan Organisasi– untuk dapat memimpin dan memberikan motivasi agar
pemegang jabatan menghasilkan kinerja optimal.

c. Pemegang jabatan– sebagai panduan dan pedoman kerja serta mengetahui apa
yang harus dilakukan dan diharapkan dari organisasi
d. Perekrut– untuk mengetahui kandidat yang tepat dan paling
cocok sesuai kebutuhan jabatan
e. Trainer– untuk mengetahui kebutuhan pelatihan bagi pemegang jabatan
f. Assessor– untuk melakukan analisa terhadap pemegang
jabatan (competency assessment, in-depth interview dll)
g. Perencana Karir (Succession Planner)– untuk menempatkan individu sesuai
dengan peran, tanggungjawab dan kebutuhan organisasi.
h. Perencanaan dan Pengembangan Organisasi (Organization Development &
Planner) –untuk membuat perencanaan pengembangan organisasi yang
membutuhkan pemahaman tentang jabatan dan jenis peran / tanggungjawab
yang diperlukan
i. Job Evaluator–untuk membobot jabatan dan membandingkan jabatan lain di
dalam organisasi.

Sedangkan tujuan dari dibuatnya job description adalah karena:

12
a. Konsistensi pekerjaan menjamin kehidupan bisnis yang teratur
b. Keberhasilan atau kegagalan semua organisasi tergantung pada prinsip :
”Adanya Jabatan yang benar yang dilakukan oleh orang-orang yang benar
dengan cara yang benar “

c. Bahwa seperti waktu kita diserap untuk bekerja, oleh karena itu harus ada
penyusunan job description yang baku dan benar

2.2.3. Elemen-elemen Job Description

Dalam menyusun job description menurut Stone, 2005 maka setidaknya
harus disebutkan secara jelas dan ringkas mengenai elemen-elemen dalam job
description, yaitu:
a. Job Identification (Identifikasi Pekerjaan)
Bagian identifikasi pekerjaan menempatkan pekerjaan dalam struktur
organisasi. Ini mencakup informasi mengenai judul jabatan karyawan, deparmen
dan hubungan pelaporan. Judul jabatan harus deskriptif, bermakna dan konsisten
dengan posisi sebanding dalam organisasi. Sebuah judul yang secara akurat
mengidentifikasi pekerjaan untuk:
1) Menyediakan informasi karyawan dan mendorong harga diri

2) Mengidentifikasi hubungan pekerjaan

3) Membandingkan posisi dengan pekerjaan yang serupa di organisasi

Informasi tambahan dapat termasuk kode pekerjaan, status pekerjaan

(dibebaskan/non dibebaskan, penuh waktu/paruh waktu/santai), kelas pekerjaan
atau poin, kisaran gaji, tanggal ditulis, nama siapa pun yang menulis deskripsi
pekerjaan , dan nama dan posisi orang menyetujui deskripsi.

b. Job Objective (Tujuan Pekerjaan)

Tujuan pekerjaan menjelaskan secara singkat mengapa pekerjaan itu ada -

13
yaitu, tujuan utama atau tujuan posisi. Idealnya, harus menggambarkan esensi dari
pekerjaan itu dalam kurang dari 25 kata.

c. Duties and Responsibilities (Tugas Dan Tanggung Jawab)

Bagian ini berisi daftar tugas pekerjaan utama dan tanggung jawab. Ini
adalah jantung dari deskripsi pekerjaan dan harus menunjukkan dengan jelas dan
spesifik apa yang harus dilakukan karyawan. Mengingat perubahan yang cepat,
kebutuhan untuk meningkatkan kinerja, fleksibilitas dan multiskilling, tugas dan
tanggung jawab semakin sering dinyatakan sebagai standar kinerja berasal dari
tujuan strategis bisnis organisasi. Namun demikian, banyak format deskripsi
pekerjaan masih mendaftar standar kinerja secara terpisah (atau tidak sama
sekali).

Lima sampai delapan pernyataan tugas utama dan tanggung jawab cukup
untuk menggambarkan sebagian besar pekerjaan. Sebuah kesalahan umum dalam
bagian ini adalah daftar setiap tugas, tugas dan tanggung jawab terlepas dari
pentingnya. Sebuah tugas atau tugas yang sering dilakukan tidak perlu signifikan
dalam mencapai tujuan pekerjaan. Sebuah tugas utama dan tanggung jawab
adalah satu dari yang penting di mana non-kinerja atau substandar kinerja akan
secara signifikan mempengaruhi hasil yang dibutuhkan dan permintaan tindakan
perbaikan oleh manajemen. Pemegang pekerjaan, khususnya, cenderung untuk
memenuhi deskripsi pekerjaan ketika mereka tahu mereka sedang digunakan
untuk tujuan evaluasi pekerjaan. Dengan demikian, adalah penting bahwa
pernyataan ini jelas dan ringkas dan memberikan gambaran yang akurat dari kata
menggambarkan tugas utama dan tanggung jawab dicakup oleh pekerjaan.
Mereka paling baik dinyatakan sebagai daftar dari hasil bahwa pekerjaan ini
dirancang untuk mencapai jadi kinerja pekerjaan dapat diukur secara obyektif.

d. Relationships (Hubungan)
Bagian ini mengidentifikasi hubungan dengan posisi lainnya (di dalam dan
14
luar organisasi) yang diperlukan untuk kinerja yang memuaskan. Contohnya,
posisi apa yang melapor langsung untuk pekerjaan ini? Apa kontak pekerjaan
yang paling sering dalam organisasi itu? Apa kontak pekerjaan yang paling sering
dan penting di luar organisasi?

e. Know-How (Pengetahuan/Mengetahui-Bagaimana)
Bagian pengetahuan berurusan dengan tingkatan minimal pengetahuan,
keterampilan, kemampuan, pengalaman dan kualifikasi formal diperlukan untuk
melakukan pekerjaan. Misalnya, apa saja kualifikasi akademik minimum yang
diperlukan? Kemampuan TI apa yang dibutuhkan? Berapa banyak dan apa jenis
pengalaman yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan itu dengan berhasil?

f. Problem Solving (Pemecahan Masalah)

Bagian pemecahan masalah mengidentifikasi jumlah pemikiran original
yang diperlukan dalam pengambilan keputusan dan lingkungan di mana
pemecahan masalah terjadi. Misalnya, apakah pekerjaan membutuhkan solusi
sederhana, rutin dan berulang atau solusi kompleks, bervariasi dan kreatif?
Apakah lingkungan bisnis yang stabil atau dinamis? (Misalnya, tidak ada
persaingan atau bahkan banyak persaingan).

g. Accountability (Akuntabilitas)
Rincian akuntabilitas merinci dampak keuangan dari pekerjaan dengan
mengidentifikasi nilai dolar aset, volume penjualan, penggajian, dan sebagainya
untuk pekerjaan yang bertanggung jawab. Ini, mengukur jawaban-kemampuan
untuk tindakan yang diambil pada pekerjaan.

h. Authority (Kewenangan)
Hal ini mengidentifikasi hak-hak tertentu dan keterbatasan yang berlaku
untuk otoritas pengambilan keputusan - dalam kata lain, kebebasan untuk
15
bertindak. Sebagai contoh, keputusan apa yang dapat dibuat tanpa mengacu pada
atasan? Apa keputusan harus dirujuk kepada atasan? Apakah pekerjaan itu
melibatkan hak untuk mempekerjakan dan memecat? Apa batas dolar spesifik ada
pada otoritas pengambilan keputusan?

i. Special Circumstances (Keadaan Khusus)

Bagian keadaan khusus berkaitan dengan apa yang khusus, tidak biasa
atau berbahaya mengenai posisi dan atau lingkungan tempat pekerjaan itu
dilakukan (misalnya, kotor, berdebu, berbahaya, tekanan tinggi, jam panjang).

j. Performance Standards (Standar Kinerja)

Bagian ini mengidentifikasi (a) standar yang dibutuhkan untuk kinerja
yang efektif dan (b) tindakan untuk mengevaluasi kinerja.

k. Trade Union/Professional; Associations (Serikat Pekerja/Profesional; Asosiasi)

Bagian ini mengidentifikasi asosiasi profesi atau perdagangan
keanggotaan serikat yang diperlukan.

l. Licenses (Lisensi)
Bagian ini menyoroti lisensi khusus atau pendaftaran yang diperlukan
(misalnya, licenseto praktek psikologi atau pengobatan).

2.2.4. Pedoman Uraian Pekerjaan

Meskipun gaya dan format deskripsi pekerjaan sangat ditentukan oleh
penggunaan dan preferensi organisasi, ada beberapa pedoman standar untuk
menulis deskripsi pekerjaan yang efektif:
a. Daftar tugas dan tanggung jawab dalam urutan yang logis
b. Tugas bagian terpisah dan tanggung jawab jelas, sederhana dan ringkas
c. Memulai setiap kalimat dengan kata kerja tindakan
d. Menggunakan istilah kuantitatif dimana memungkinkan untuk mencapai
objektivitas yang lebih besar dan kejelasan
16
 e. Menggunakan istilah khusus daripada yang tidak jelas
f. Menggunakan terminologi yang tersatandar
g. Jawab pertanyaan apa, bagaimana, kapan, mengapa. Ini akan membantu
menghasilkan deskripsi pekerjaan lengkap Jelas identitas hasil akhir atau
standar kinerja yang akan dievaluasi

2.3. JOB SPECIFICATION

2.3.1. Pengertian Spesifikasi Jabatan

The knowledge, skills, and abilities (KSAs) an individual needs to perform

a job satisfactorily.(Robert L. Mathis and John H. Jackson)
Spesifikasi jabatan (job specification) menunjukkan siapa yang melakukan
pekerjaan itu dan faktor-faktor manusia yang diisyaratkan (Handoko : 1996).
Di dalam spesifikasi jabatan ditentukan kemampuan dan bakat dasar yang
harus dimiliki untuk menjalankan pekerjaan. Pada umumnya spesifikasi jabatan
memuat ringkasan pekerjaan yang jelas yang diikuti oelh kualifikasi definitive
yang dibutuhkan dari calon yang memangku jabatan itu.
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh
orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas yang
dibebankan kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab. Seorang karyawan
akan mau dan mampu bekerja dengan baik jika ia ditempatkan pada posisi jabatan
yang sesuai dengan minat dan kemampuannya serta kebutuhannya dapat terpenuhi
dengan ia melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa
menempatkan karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta
memperhatikan kebutuhannya. Disamping itu, dengan menempatkan karyawan
pada suatu jabatan yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para
karyawan telah diberi kesempatan untuk mengembangkan diri dan merealisasikan
potensinya seoptimal mungkin. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara
bersama-sama dengan uraian jabatan, tetapi dapat juga disusun secara terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

17
 1. Persyaratan pendidikan, latihan, dan pengalaman kerja

2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

3. Persyaratan fisik dan mental

4. Persyaratan umur dan jenis kelamin.

Jadi, spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum

seseorang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik
dan kompeten.

Dari beberapa pengertian diatas, dapat disimpulkan bahwa Spesifikasi

jabatan menerjemahkan deskripsi pekerjaan ke dalam kualifikasi manusia dengan
menguraikan persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang
menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang
dibebankan kepadanya dengan baik. Seorang karyawan akan mau dan mampu
bekerja dengan baik jika ia ditempatkan pada posisi jabatan yang sesuai dengan
minat dan kemampuannya serta kebutuhannya dapat terpenuhi dengan ia
melakukan pekerjaan itu. Oleh sebab itu, perusahaan harus bisa menempatkan
karyawan sesuai dengan minat dan kemampuannya serta memperhatikan
kebutuhannya. Disamping itu, dengan menempatkan karyawan pada suatu jabatan
yang sesuai dengan kualifikasi yang dimilikinya berarti para karyawan telah
diberi kesempatan untuk mengembangkan diri dan merealisasikan potensinya
seoptimal mungkin.

2.3.2. Tujuan menyusun spesifikasi jabatan

1. Menemukan pekerja yang prospektif

Spesifikasi jabatan penting dalam mendapatkan calon karyawan untuk
pekerjaan tertentu sesuai rumusan spesifikasi jabatan yang ada . juga akan
membantu dalam proses seleksi, serta membantu menyediakan daftar pertanyaan
penting untuk wawancara sesuai isi spesifikasi jabatan yang ada.

2. Rincian spesifikasi

18
 Jabatan yang ada dalam recruitment merupakan gambaran calon pekerja.
Sebuah spesifikasi pekerjaan akan menjadi perkenalan pertama untuk calon. Oleh
karena itu penting bahwa itu adalah profesional dan menggambarkan citra yang
tepat. Sehingga ketika Anda menyusun spesifikasi anda akan menarik kandidat
yang sesuai.

3. Mengatur kompetensi organisasi

Organisasi harus menetapkan kompetensi inti dan spesifikasi pekerjaan yang

akan membantu mereka untuk melaksanakan program kompetensi yang sesuai.

4. Spesifikasi pekerjaan penting dalam mengidentifikasi kompetensi Karyawan.

Organisasi dapat mengidentifikasi tugas yang tepat dan kompetensi dari posisi
pekerja.

5. Sebagai Orientasi untuk calon

Calon dapat menentukan apakah dirinya ber kualifikasi sesuai dengan
spesifikasijabatan yang ada

2.3.3. Manfaat Uraian dan Spesifikasi Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisis

Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standar hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekruitmen, seleksi, dan penempatan
pegawai baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan dalam organisasi dan penyederhanaan
kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan

19
 keselamatan kerja.

2.3.4. Konten Spesifikasi Jabatan

1. Ketrampilan
Setiap jabatan memerlukan ketrampilan yang berbeda-beda untuk
membantu menjalankan suatu pekerjaan nantinya. Oleh sebab itu, seorang pekerja
harus memiliki ketrampilan tertentu agar mampu bekerja secara optimal.
Ketrampilan dalam bekerja menurut Suparno dibedakan menjadi 2 yaitu umum
dan khusus. Macam-macam ketrampilan khusus:
a. Ketrampilan dalam bidang ilmu sesuai dengan jurusan yang diambilnya
b. Ketrampilan dalam menganalisis
c. Ketrampilan dalam kewirausahaan
d. Ketrampilan dalam wawasan bisnis

Sedangkan macam ketrampilan secara umum, yaitu:

a. Ketrampilan komputer
b. Ketrampilan berbahasa asing
c. Ketrampilan berorganisasi/aktualisasi diri
d. Ketrampilan mendapatkan informasi
e. Ketrampilan dalam pengembangan mutualisasi diri
f. Ketrampilan dalam simulasi kerja

2. Pengetahuan
Tingkat pengetahuan yang dimiliki seseorang untuk mampu mengemban
sebuah jabatan wajib disesuaikan dengan jabatan agar mampu menjalankan
pekerjaannya dengan baik. Semakin tinggi jabatan, maka pengetahuan yang
dimiliki juga harus tinggi. Diharapkan dengan adanya pengetahuan yang baik
akan timbul peningkatan kinerja dari pegawai sehingga dapat memberikan
kontribusi positif pada kemajuan organisasi. Akan tetapi, Teichler (1997; 1998)
menyampaikan hasil survei di Eropa yang menunjukkan bahwa terlepas dari
spesialisasi pendidikannya, lulusan perguruan tinggi diharapkan dapat fleksibel
20
mampu dan mau memberikan kontribusi terhadap inovasi, mampu mengatasi
ketidakpastian, siap untuk belajar sepanjang hidup, memiliki sensitifitas sosial
dan keterampilan komunikasi, mampu bekerja dalam kelompok bertanggung
jawab, menyiapkan diri untuk menghadapi kompetisi internasional, memiliki
pengetahuan di luar wilayah spesifik keahliannya, dan mengerti bagaimana cara
mengkombinasikan berbagai disiplin dan kreatif.

3. Kemampuan
Yorke dan Knight (2006) mengenalkan konsep ”ke-bekerja an”
(employability) atau kemampuan bekerja yang didefinisikan sebagai sekumpulan
pencapaian (achievement) meliputi keterampilan, pemahaman, dan atribut
personal yang lebih memungkinan lulusan untuk memperoleh pekerjaan dan
sukses dalam pilihan kerjanya serta memberi keuntungan bagi diri mereka sendiri,
tenaga kerja, masyarakat, dan ekonomi secara keseluruhan. Selanjutnya, Yorke
dan Knight (2006) menjelaskan bahwa ”ke-bekerja-an” sangat terkait dengan
kapabilitas seperti dijelaskan oleh Stephenson (1998) bahwa lulusan yang kapabel
memiliki kemampuan untuk:
a. Mengambil tindakan yang efektif dan tepat

b. Menjelaskan apa yang ingin mereka capai

c. Hidup dan bekerja dengan yang lain

d. Dapat terus belajar baik secara individual maupun dengan yang lain dalam
masyarakat yang beragam dan terus berubah.

4. Kepribadian

Seseorang harus mampu memahami kepribadiannya

sendiri dan berusaha untuk menimbulkan kekuatan atau sisi
positif dari kepribadian yang dimilikinya. Hal ini dilakukan
terutama bila kepribadian ini merupakan faktor penting dan
sangat berpengaruh besar dalam pekerjaan yang digelutinya
(Littaeur, 1992). Kepribadian seseorang juga menentukan
21
 bagaimana hubungan yang akan terjalin antar pekerja saat harus
bekerja dalam sebuah tim atau menjalin kerjasama dengan
pekerja lain Kepribadian seseorang juga dapat membantu
memilih jenis pekerjaan yang tepat.

5. Minat
Minat menurut JP Chaplin dalam Dictionary of
Psychology, minat adalah sebuah perasaan yang menilai aktifitas,
pekerjaan atau objek berharga atau dirinya sendiri. Kerja
menurut Moekijat (1984:356) adalah usaha yang dilakukan untuk
memenuhi kebutuhan dirinya sendiri atau kebutuhan umum. Jadi,
minat kerja adalah sebuah perasaan yang menilai sebuah aktifitas,
pekerjaan atau objek berharga atau berarti dirinya sendiri dalam
memenuhi kebutuhan dirinya sendiri atau kebutuhan umum. Dari
penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa minat kerja
seseorang menentukan perilaku dan perbuatan seseorang.

2.3.5. Cara Menyusun Job Specification

a. Langkah 1: Mengumpulkan informasi pekerjaan, meliputi unsur:

1) Menyiapkan daftar dari semua pekerjaan di perusahaan dan lokasi
mereka berada.
2) Kumpulkan semua deskripsi pekerjaan meliputi daftar tugas dan
posisi.
b. Langkah 2: Set up prosedur instruksi kerja. Menyusun prosedur
instruksi kerja, meliputi: :
1) Prosedur
2) Instruksi pekerjaan
3) Mesin yang digunakan instruksi
4) MSDS (material safety data sheet)
c. Langkah 3: Identifikasi spesifikasi pekerjaan untuk setiap tugas.

22
 d. Langkah 4: Buat job specification

Unsur yang dispesifikasi:

1) Administrasi, pimpinan dan manajer harus memiliki kemampuan di
bidang perencanaan strategis dan pengembangan organisasi.

2) Kemampuan untuk merancang dan melaksanakan pembangunan strategis

dan sumber daya rencana, khususnya di bidang pelayanan, pengembangan
pengembangan staf dan manajemen perubahan.

3) Kemampuan untuk bekerja atas inisiatif sendiri, memprioritaskan

pekerjaan, menangani tekanan dan mengambil keputusan mengenai
jalannya organisasi.

4) Kemampuan untuk mengembangkan, memantau dan memelihara

informasi manajemen sistem dan prosedur.

5) Kemampuan untuk melakukan penggalangan dana dan kegiatan

pemasaran.

6) Pengalaman tanggung jawab keuangan untuk anggaran, termasuk

pengalaman SORP (Statement Of Recommended Practice) akuntansi
pedoman dan rekening penghubung eksternal dengan auditor.

7) Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dan langsung secara

tertulis dan lisan dengan orang dari berbagai organisasi dan customer,
menganalisis dan menginterpretasikan informasi kompleks untuk
menghasilkan laporan lisan dan tertulis yang jelas.

8) Kemampuan untuk memimpin dan memberikan kontribusi kepada tim.

9) Mengetahui persyaratan yang berkaitan dengan pelayanan,

pengembangan bisnis dan perekrutan staf dan sukarelawan.

STRUKTUR ORGANISASI PT. INDOFOOD SUKSES MAKMUR, TBK.

23
 • JOB DESCRIPTION
Pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian dalam struktur

24
organisasi sesuai dengan fungsinya yaitu sebagai berikut:

1. Manajer Umum (General Manager)

Manejer utama mempunyai wewenang tertinggi
perusahaan yang bertanggung jawab atas berlangsungnya segala
kegiatan perusahaan meliputi memimpin mengatur, membimbing
dan mengarahkan organisasi perusahaan, dimana kegiatan
tersebut untuk mencapai prestasi yang tinggi dalam menghasilkan
produk-produk berkualitas dengan jaminan sistem mutu yang
selalu terjaga dan dilaksanakan secara konsisten

2. Manajer Pabrik (Factory Manager)

Manajer pabrik bertugas dan bertanggung jawab dalam
mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan
produksi dan mengambil tindakan untuk kelancaran jalannya
proses produksi. Selain itu manajer pabrik memiliki tugas dan
tanggung jawab: (1) Merencanakan, mengkoordinasi,
mengarahkan dan mengendalikan kegiatan manufacturing yang
meliputi PPIC, produksi, teknik purchasing dan gudang untuk
memperlancar proses pencapaian sasaran perusahaan baik jangka
pendek maupun jangka panjang. (2) meningkatkan usaha dalam
bidang peningkatan mutu produk, produktifitas kerja dan
pengendalian biaya operasional secara kontinu. (3) Mengatur dan
mengendalikan proses manufacturing sesuai dengan standar yang
ditentukan.

• Supervisor Produksi (Production Supervisor)

Supervisor produksi bertugas menyempurnakan
organisasi, prosedur dan sistem kerja guna pencapaian dalam
semua aspek. Menyediakan kebutuhan sarana dan fasilitas kerja
sesuai dengan persyaratan.
25
• Manajer Teknik (Manager Technical)
Bertugas merencanakan, mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan teknik
sehingga dapat menjamin kelancaran operasional mesin produksi dan sarana
penunjang.
Membuat perencanaan kerja yang diselaraskan dengan
tujuan manajemen khususnya dalam kegiatan yang menyangkut
teknik. Menjaga pelaksanaan perawatan dan perbaikan mesin.

• Manajer Gudang (Warehouse Manager)

Manajer gudang bertugas merencanakan dan
mengendalikan kegiatan pergudangan, sehingga tercapai tujuan
utamanya, diantaranya keamanan, keakurasian jumlah dan
kebutuhan barang yang dikelola, dengan melaksanakan sistem
dan prosedur yang telah ditetapkan manajemen. Menerapkan
prosedur kerja, termasuk syarat-syarat, keselamatan dan
kesehatan kerja (K3) untuk menjaga dan memelihara semua aset
perusahaan berupa aset tetap atau aset tidak tetap. Menjaga
kelancaran dan pelaksanaan semua kegiatan arus transaksi barang
melalui penentuan tata letak gudang serta penunjang tenaga
pelaksana, agar tercapai pemanfaatan fasilitas dan optimalisasi
tenaga kerja.

• Supervisor PPIC
Supervisor ini bertugas merencanakan jadwal produksi
dan mengendalikan pengadaan bahan baku (Raw Material)/RM
dan barang jadi (Finish Good)/FG. Merencanakan kedatangan
RM untuk menunjang kelancaran proses produksi sesuai jadwal
yang telah dibuat. Membuat jadwal produksi berdasarkan
26
 Confirmed Weekly Order (CWO) yang diterima. Memantau
tingkat persediaan dari gudang RM maupun FG sehingga
standard dan persediaan penyangga tetap terjaga.

3. Manajer Pengembangan dan Pengawasan Mutu Produk (Branch Process

Development and Quality Manager)
Manajer PDQC bertugas dan bertanggung jawab dalam
memeriksa bahan baku, bahan tambahan, produk jadi, dan bahan
pengemas. Mengawasi analisa kualitas produksi. bertanggung
jawab atas kelengkapan laboratorium untuk analisa dan
pengembangan produk. Selain itu BPDQC bertugas dan
bertanggung jawab: (1) Mengendalikan semua kegiatan
departemen PDQC dalam aspek proses pengendalian mutu untuk
menjamin kelangsungan aktifitas perusahaan. (2) Bertanggung
jawab terhadap pelaksanaan GLP dan Kalibrasi di laboratorium
serta GNP dan HACCP diproses produksi. (3) Mengendalikan
semua kegiatan pengendalian mutu pada proses awal pengawasan
mutu dan hasil pengawasan serta pengembangan produk. (4)
Mengatur dan merencanakan kerja, kebutuhan kerja tenaga kerja,
alat bantu dan fasilitas kerja selama masih dalam batas-batas
standar baku yang diselaraskan dengan rencana manajemen. (5)
Menilai mengevaluasi kerja staff departemen PDQC.

• Supervisor Pengawasan Mutu Proses (Quality Control Process Spv)

Supervisor pengawasan mutu proses bertugas membantu
BPDQC dalam hal sistem pengendalian mutu proses produksi.
Memantau & mengendalikan kualitas proses produksi dan produk
jadi, sesuai standar mutu yang ditetapkan. Memantau pekerjaan
27
 QC Process Spy & bagian administrasi. Melakuaka perbaikan
mutu dan cost peralatan untuk kebutuhan analisis.

• Supervisor Pengawasan Mutu Bahan Baku/Produk Jadi (Quality control Raw

Material/Finished Good Spv)
Supervisor pengawasan mutu bahan baku/produk jadi
bertugas membantu BPDQC dalam hal pengendalian mutu RM &
FG serta pengembangan proses produksi. Melakukan pengawasan
secara langsung terhadap proses Incoming Quality Control
(1QC), Outgoing Quality Control (OQC) yang meliputi
koordinasi QC Field RM & FG serta pelaksanaan penerbitan hasil
analisa IQC dan OQC sehingga aktivitas kerja bisa berjalan
lancar, Melakukan koordinasi tugas IQ RM & FG, OQC RM &
FG serta mengembangkan proses. Menjaga kelancaran tugas
penerimaan RM/FG dan OQC RM/FG. Mengawasi pelaksaan
GMP HACCP dan SOP pada pergudangan. Mewakili BPDQC
jika tidak ada. Memantau, mengevaluasi standar mutu yang telah
ditetapkan.

4. Manajer Keuangan (Fmance and Accounting Manager)

Manajer keuangan bertugas dan bertanggung jawab
merencanakan, menyiapkan budget dan planning (AOP) untuk
menentukan tujuan yang harus dicapai. Memonitor kegiatan
operasional dalam hal aspek financial supaya sejalan dengan
AOP. Menandatangani bank instrument (Cek, transfer bank)
sesuai dengan batasan yang ditetapkan perusahaan. Verifikasi
setiaap pengeluaran biaya ataupun pembelian aset dan
penggunaan dana lainnya sesuai dengan batasan yang ditetapkan
oleh perusahaan. Menetapkan pelasanaan sistem dan prosedur
yang berkaitan dengan keuangan.

28
5. Manajer Personalia (Branch Personnel Manager)
Manajer personalia memiliki fungsi merencanakan,
mengkordinir, mengarahkan dan mengendalikan kegiatan
kepersonaliaan yang meliputi hubungan industrial, administrasi
kepegawaian, keamanan, kehumasan, dan pelayanan umum untuk
mendukung proses pencapain tujuan perusahaan baik jangka
pendek maupun jangka panjang. Selain itu manajer personalia
memiliki tugas dan tanggung jawab menciptakan hubungan
industrial yang harmonis untuk mencapai ketenangan industrial
(ketenangan kerja dan ketenangan usaha) dilingkungan
perusahaan. Menyelenggarakan syarat-syarat dan kondisi kerja
dalam rangka mewujudkan hak dan kewajiban karyawan dan
administrasi kepegawaian secara tepat sebagai syarat untuk
meningkatkan produktifitas kerja yang optimal. Memberikan
dukungan dan pelayanan kepada seluruh pihak agar dapat
mencapai standar kerja secara optimal. Membuat analisa
pengembangan organisasi secara berkala dan secara aktif ikut
mendukung kegiatan-kegiatan pengembangan mutu/Total Quality
Management (TQM). Turut serta melaksanakan program HACCP
(Hazard Analysis Critical Control Point).

6. Manajer Pemasaran (Areaa Sales and Promotion Manager)

Manajer pemasaran memiliki tugas dan tanggung jawab
dalam mengkoordinir distribusi produk ke daerah pemasaran,
melakukan tugas penjualan dan permintaan produk, menyiapkan
rencana penjualan dan permintaan produk, merencanakan dan
membuat rancangan promosi, serta membuat rencana penjualan
dan permintaan produk.

7. Purcashing Office
Purchasing memiliki tugas dan wewenang dalam
29
 menetapkan dan memeliharaprosedur pembelian untuk
mengendalikan aktifitas pembelian, mengesahkan dokumen
pembelian sebelum dokumen dikirim ke pemasok dan memilih
serta mengevaluasi pemasok yang telah ditetapkan.

BAB 3

STUDI KASUS

Nama Jabatan : Kepala Departemen Rekam Medis & SIM RS

Divisi / Departemen : Rekam Medis & SIM RS

Primary Job Role : Bertanggung jawab dalam atas

30
 penyusunan pelaporan rekam medik, penyimpanan dokumen

rekam medik aktif dan non aktif dan kelengkapan dokumen

rekam medik, memimpin para bawahannya, dan

mengidentifikasi serta memonitoring perkembangan SIM RS.

Key Accounting Bibilities :

 Mengarahkan dan mengontrol proses pencatatan transaksi

peminjaman dokumen rekam medik

 Pembuatan laporan bulanan rekam medik

 Menjalankan dan menjaga sistem rekam medik dan SIM untuk

menjamin standarisasi prosedur rekam medik yang telah ditentukan

Performance Measurement :

 Tingkat kelengkapan data atau dokumen rekam medik pasien

 Jumlah angka keterlambatan waktu penyajian data

 Jumlah angka pengembalian dokumen rekam medik yang dipinjam

Knowledge & Skill :

 Memiliki latar belakang pendidikan min S-1di bidang kesehatan

 Memiliki penglaman kerja di bidang rekam medis

 Memiliki keterampilan di bidang IT (Infomasi dan Teknologi)

Relationship :

 Internal

a. Unit kerja lain (misal: keperawatan, radiologi, patologi klinik,

customer care dan lain-lain) : permintaan dokumen rekam medik

31
 yang dibutuhkan

b. Kepala departemen SDM : permintaan karyawan baru

 Eksternal

Pada pasien : memberikan informasi tentang isi rekam mediknya (misal:

riwayat penyakit, tindakan-tindakan yang telah diterimanya dan lain

sebagainya).

BAB 4

PEMBAHASAN

Rekam medis adalah sebuah catatan atau berkas yang

berisikan sebuah perekaman mengenai hasil pengobatan pasien.
Catatan tersebut berupa identitas pasien, pemeriksaan,

32
 pengobatan, tindakan dan pelayanan lain kepada pasien pada
sarana pelayanan kesehatan. Dokumen rekam medis adalah milik
rumah sakit, namun isi dari rekam medis adalah milik pasien.
Kegunaan rekam medis sangat diperlukan bagi pelayanan
kesehatan terutama pada Rumah Sakit, karena dengan adanya
rekam medis para dokter akan terbantu dalam memberikan
pelayanannya kepada pasien.
Kepala Rekam Medis dan SIM RS adalah seseorang yang
memimpin departemen Rekam Medis dan SIM di rumah sakit.
Job description dari Kepala Rekam Medis dan SIM rumah sakit
adalah bertanggung jawab dalam atas penyusunan pelaporan
bulanan rekam medik, mengarahkan dan mengontrol proses
pencatatan transaksi peminjaman dokumen rekam medik,
penyimpanan dokumen rekam medik aktif dan non aktif dan
kelengkapan dokumen rekam medik, memimpin para
bawahannya, menjalankan dan menjaga sistem rekam medik dan
SIM untuk menjamin standarisasi prosedur rekam medik yang
telah ditentukan dan mengidentifikasi serta memonitoring
perkembangan SIM RS. Kepala Rekam Medis dan SIM RS
mempertanggungjawabkan tugasnya atau laporannya kepada
departemen Mutu dan Direktur RS. Sedangkan job specification
dari Kepala Rekam Medis dan SIM rumah sakit adalah
sebagai berikut:
- Memiliki latar belakang pendidikan min. S-1 di bidang kesehatan
- Memiliki penglaman kerja di bidang palayanan kesehatan min. 3 tahun
- Memiliki keterampilan di bidang komputer program MS. Office dan
statistik

33
 BAB 5

PENUTUP

5.1. KESIMPULAN
Analisis jabatan akan menghasilkan job description dan
job specification., tetapi terdapat perbedaan yang mendasar di
antara keduanya. Job description adalah tugas, tanggung jawab
job description adalah harus melakukan. Job description yang
merupakan catatan dari kumpulan tugas, kewajiban, wewenang
yang harus dijalankan pada suatu jabatan. job specification adalah
persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang
menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas yang
dibebankan kepadanya dengan baik dan bertanggung jawab.
Berikut ini adalah gambar yang menjelaskan perbedaan job
description dan job specification:

No. Job
P Description Job Specification

Merupakan suatu pernyataan Merupakan suatu pernyataan

yang menjelaskan ruang yang menjelaskan
lingkup, tugas, tanggung kualifikasi persyaratan
Definisi jawab, dan gambaran suatu minimal suatu
jabatan jabatan

Untuk menentukan tugas,

Untuk menentukan standar dan
tanggung jawab, dan kualifkasi minimal
Tujuan hubungan organisasi suatu sseorang yang menempati
pekerjaan dengan pasti suatu jabatan

34
 menjelaskan tugas, menjelaskan kemampuan,
pekerjaan, tanggung jawab, keterampilan, dan
Pokok
kondisi kerja, juga kualifikasi seseorang untuk
Bahasan
kompensasi suatu jbatan menempati suatu jabatan

membantu meningkatkan
membantu dalam
kinerja suatu jabatan pada
M pengembangan karyawan
organisasi tersebut

Tugas
O kualifikasi seseorang

Gambar Perbedaan job description dan job specification

Sumber: Strategic Approach to Human Resource Management

Dengan adanya job description yang jelas dan job

specification yang baik maka dapat diperoleh orang-orang yang
benar-benar bermutu dan menguasai bidangnya sehingga dicapai
suatu kualitas kerja yang lebih baik dan kepatuhan terhadap
peraturan yang berlaku. Karyawan yang bekerja sesuai minat,
serta memiliki kemampuan dan kepribadian baik dalam
melaksanakan tugasnya pasti akan memperlihatkan kinerja yang
produktif. Dapat dikatakan bahwa kualitas kerja akan semakin
meningkat dan menjadi lebih baik. Karyawan juga akan lebih
patuh, hal ini dapat terjadi bila dari awal telah dibuat suatu
kesepakatan bersama yang bersifat terikat antara individu
tersebut dengan perusahaan.

35
 DAFTAR PUSTAKA

Handoko, T.Hani, Manajemen Personalia dan Sumber daya Manusia, Edisi

Kedua, Cetakan Kesebelas, Yogyakarta: Badan Penerbit Fakultas
Ekonomi, 2001
Mathis, Robert L dan Jackson, John H, Manajemen Sumber Daya
Manusia,
Jakarta: Penerbit Salemba Empat, 2002
Stone,J Raymond.Human Resource management,Fifth edition Wexley
Kenneth N & Yulk Gary (1992). Perilaku Organisasi dan
Psikologi Personalia.
Penerbit Rineka Cipta
http://www.blogiztic.com/edukasi/contoh-job-analysis-job-
description-dan-job- specification.html
http://www.docstoc.com/docs/48877935/Pengaruh-Kualitas-
pendidikan- Terhadap-Kompetensi-Mahasiswa-dalam-
Memasuki-Dunia-Kerja
https://www.academia.edu/32143654/Analisa_PT_indofood

36