1.

Bagus Oka:
Apakah seccorp , procurement bisa masuk dalam team GA dalam satu departemen ?
Jika yang dimaksud adalah gabung di dalam 1 departemen dengan 1 pic sbg
penanggungjawab dan masing-masing jobdes ada yg pic yang bertanggung jawab sendiri
sendiri tidak masalah. Yang pasti tolong di upayakan 3 jobdes jabatan tersebut tidak
dibebankan kepada 1 orang karena akan menimbulkan conflik of interest.

2. Ryan:
Barang apa saja yang harus di beri kode aset? Apakah ada minimal harga atau ATK yg
harganya di atas 50.000 juga perlu diberikan kode aset? Terimakasih
Aset > 2 juta, non Aset < 2 Juta dan biasa disebut INVENTARIS.
Barang inventaris yg sebaiknya di data adalah yang memiliki nilai/umur ekonomis dan daya
tahan yang cukup lama misal nya: Kalkulator, pembolong kertas, dll

3. Ayu Rizki Amalia:

Bagaimana memulai dr awal atau langkah2 awal ketika GA baru terbentuk, dibawah naungan
HR, sebelumnya hanya ada HR, dan ada divisi purchasing tersendiri. Jadi untuk pembelian
kebutuhan kantor GA yg membeli dan mendistribusikan (kebetulan kantor pusat tdk besar
hanya sebagai tenant di gedung) sedangkan utk pembelian bahan baku, pembelian yg besar2
(krn ada pabrik sendiri pembuatan oli & grease) itu yg beli dari divisi purchasing. Menurut
bpk apakah seperti itu efisien? krn saya baru 1th ditempatkan sebagai GA dan masih belum
paham apa aja yg perlu dilakukan agar lebih baik kedepannya.
1. Inventarisir pekerjaan supporting GA apa saja? apakah hanya urus ATK, Kendaraan,
Kebersihan Kantor atau masih ada yang lain lagi ?
2. Analisa mana yg butuh sentuhan GA karena URGENT untuk memperlancar dept
opetional yang artinya jika tidak segera di support operational perusahaan akan
terganggu ?
3. Buat program perngaturan GA sesuai dengan kebutuhan urgent nya spt :
a. ATK (Flowhart Pengadaan – Distribusi included Approvalnya dan form yang
dibutuhkan)
b. Kebersihan Office (Standart Kebersihan/SOP, Kesiapan Personel, Form)
c. Kendaraan (Aturan pemakaian, standby, BBM, perbaikan kendaraan, dll)

4. Peny :
Selamat malam Bapak, mohon share perusahaan yg pengumpul/pengolah/pemanfaat
limbah rumah sakit, krn di Pontianak kerjasamanya dg perusahaan di jawa, terimakasih
Bapak
Kl untuk perusahaan jasa pengumpul/Pengolah/Pemanfaan libah B3 bisa di check datanya di
web KemenLH karena mereka yang menerbitkan ijin nya. Dan memang sat ini banyak di
jawab kl di Kalbar bisa di check. Yang sy miliki data nya dikalimantan hanya beberapa saja
seperti : (1) PT. Balikpapan Enviromental Service (Faizal : 082155466649)
(2) PT. Wira Swasta Gemilang (Benny : 081314676571)
(3) PT. Sinar Wandiole (Aming : 081346480825)
(4) PT. PPLi (Riko : 08119206544)
(5) PT. Maju Jaya (Nor Milasari : 0811505248)
 (6) PT. Petrosea (Hendra : 085247316198).
(7) PT. Pengelola Limbah Kutai Kartanegara +62 542733336, +62 811 592 900
5. Hannah T.M.I :
 Mohon info, adakah standar dalam bentuk angka / prosentase untuk masing-masing sub
job desc di dalam GA. contoh untuk kendaraan, penggunaan mobil (penggunaan gas
harus berapa liter per berapa Km). atau untuk kesehatan, berapa prosentase yang
sebaiknya dijadikan standar untuk membuka klinik. atau prosentase untuk
menggunakan tenaga outsource dsb
Kl prosentase terkait pemakaian atau penggunaan BBM kendaraan berapa liiter per
berapa km standar nya tidak ada standart baku nya karena pemakaian BBM dipengaruhi
banyak faktor, mulai dari jenis dan merek kendaraan, cc kendaraan, tahun kendaraan
dan kondisi historis maintenance kendaraan. Oleh sebab itu pencatatan data yg akurat
seperti km dan lain nya sangat penting untuk digunakan sebagai bahan Analisa dalam
menentukan rata-rata dari utilisasi masing2 kendaraan tersebut sehingga kita memiliki
catatan. Dan saat ada anomaly data yg cukup signifikan kita bisa langsung melakukan
crosscheck khusus penyebab anomali apakah ada penyimpangan atau tidak.

Kl untuk klinik maksud nya prosentasi apa ya ? apakah yg dimaksud prosentase berapa
jumlah karyawan baru bisa buat klinik ? begitu juga untuk outsource tidak ada yg
dijadikan standar seperti prosen tasi tapi melainkan dr kebutuhan dan rencana
strategis perusahaan saja. Banyak perusahaan yg karyawan nya ratusan bahkan
ribuan tidak punya klinik, karena letak nya di tengah kota dan dekat dengan RS atau
klinik di sekitarnya sehingga cukup bekerjasama dengan klinik/RS sekitar. Tapi juga
ada perusahaan yg karyawan nya hanya 70-100 orang terpaksa buka klinik karena
remote area karena untuk mengcover Kesehatan karyawan dan keluarganya yg mmg
jauh dari jangkauan fasilitas Kesehatan. Jadi pertimbangan buka klinik kita harus
dipertimbangkan secara strategic untung rugi nya. Contoh jika karyawan ribuan
sebaiknya buka klinik yg tidak tanggung kl bisa buka klinik yg pratama sehingga bisa di
daftarkan menjadi faskes BPJS dan klinik dapat biaya kapitasi dr BPJS untuk
mengurangi operational cost perusahaan, dan menghindari double cost (bayar BPJS
Kes dan juga ada biaya Klinik untuk dokter, paramedis dan Obat). Saat ini pun Klinik
bisa di outsource
 Untuk OSS, apakah ada list apa saja yang termasuk Resiko Rendah, Tinggi dll
Untuk mengetahui apakah bisnis kita termasuk dalam resiko rendah sampai dengan
tinggi kita bisa melakukan pengechekan melalui OSS system (www.oss.go.id). Kemudian
di check jenis KBLI nya berdasarkan jenis usaha nya kita.
6. Wahyudi:
nama saya yudi palu, ijin bertanya, kenapa perusahaan saat ini menggunakan kendaraan
operasional dengan kendaraan sewa tidak melakukan pengadaan aset perusahaan
Kembali lg, tergantung dari perusahaannya mengambil keputusan tersebut pasti ada hal
Strategic yg mendasari mengapa perusahaan mengambil keputusan tersebut. Semua pasti
ada pertimbangan untung rugi nya. Saat ini ada beberapa opsi terkait management
kendaraan diperusahaan yang dapat dijalankan
1. Beli sebagai Asset, risk nya biaya penyusutan, operational cost (BBM, Maintenance,
asuransi, pajak), modal biaya pembelian besar
2. COP/Car Loan, Share risk dengan karyawan karena setelah 5 tahun jadi milik karyawan
dan biaya bisa di sharing dgn karyawan yg dapat fasilitas ini. Operational cost spt bbm,
asuransi, pajak, main tenance selama belum serah terima dgn karyawan setelah lu as
tetap menjadi beban perusahaan.
3. Rent car (Murni), risk operational cost spt asuransi, maintenance, pajak tidak perlu di
pikirkan krn menjadi beban perusahaan rental, dan tidak perlu modal awal besar untuk
membeli kendaraan dan biaya bisa di bayar perbulan hanya memikirkan biaya BBM dan
tol sbg operational cost nya.
4. Rent Car (COP), risk operational cost spt asuransi, maintenance, pajak tidak perlu di
pikirkan krn menjadi beban perusahaan rental, dan tidak perlu modal awal besar untuk
membeli kendaraan dan biaya bisa di bayar perbulan hanya memikirkan biaya BBM dan
tol sbg operational cost nya. Hanya saja setelah melewati waktu tertentu kendaraan bisa
menjadi milik user dengan persyaratan tertentu.

7. Pradityo Abi Karami :

Selamat malam. Apakah ada Batasan minimum jumlah satpam yg harus ada dalam 1
gedung?
Untuk hal ini kita tetap harus menghitung berdasarkan WLA/Analisa Beban Kerja, dan wajib
mengumpulkan data berapa luas geduang nya, berapa shift system kerja nya, berapa lama
waktu kerja nya sehingga dapat ditentukan berapa sebenarnya jumlah TK security yang
dibutuhkan sebenarnya. Jadi kl dibuat patokan/standart 1 gedung harus sekian tidak ada
karena WLA tidak mensyaratkan seperti itu. Untuk lebih mengetahu WLA bisa hubungi tim
kelas HR terkait pelatihan WLA.
8. ulf :
 Pak apabila ada kasus2 yg ditangani oleh security yg sampai mengharuskan ke meja
hijau, apakah itu termasuk lingkupnya GA untuk turun menyelesaikan ?
Apakah tidak ada Dept Legal atau lawyer perusahaan ? jika ada sebaiknya dari dept legal
atau lawyer kecuali pada saat terjadi kasus dan dilanjutkan ke polisi yang membuat
laporan polisi adalah dept GA, maka GA akan sibuk karena sebagai saksi pelapor, mulai
dari BAP di Polisi dan saat Persidangan saja. Dan kl ada legal/lawyer tidak perlu sibuk
sampai bolak-balik hanya untuk hadir dipersidangan cukup BAP dan saat dipanggil jadi
saksi sj jika ada panggilan pengadilan. Kecuali kl di amanatkan oleh yg punya perusahaan
itu Namanya adhoc (tambahan)
 Pak kami ada 1 kantor pusat dan 48 cabang masing2 punya 3 - 5 mobil bagaimana cara
supaya masa aktif stnk bisa terkontrol?
 dan bagaimana cara kontrolnya jika perbaikan2 dan pemeliharaannya? (Robert T
Prambada)
Jika menguasai excel macro maka bisa dibuat program sederhana untuk monitoring
jatuh tempo STNK, atau jika ada Team IT bisa minta dibantu diabuatkan form data asset
dan ada alarm system saat STNK jatuh tempo dalam 14 hari atau 30 hari. Jika dua hal
tersebut tidak ada dan masih manual mau tidak mau harus dilakukan monitoring
minggu terkait data jatuh tempo pajak dengan syarat:
 Data harus akurat
 Dilakukan monitoring rutin mingguan/bulanan khusus untuk pengechekanjatuh
tempo STNK untuk diajukan pembayaran pajak nya
 Kerjasama dengan pihak ketiga jika memungkinkan khusus biro pengurusan
dokumen agar mereka juga punya catatan dan secara otomatis juga akan
menhingatkan kita sbg customer mereka
 Begitu juga hanya dengan maintenan/perbaikan harus ada data historis untuk
memudahnya monitoring. (Data ganti oli per tiap Km, data pergantian sparepart,
dll). Khusus kendaraan jika ada team engineering maka bisa dibantu dibuatkan
schedule TPM (Total Productive Maintenance) = pendekatan holistik atas perawatan
peralatan untuk mencapai proses produksi yang sempurna. Dengan metode TPM
anda dapat menghindari kerusakan alat, kelambatan, serta cacat pada alat. Selain
itu, metode ini juga mampu mendukung amannya lingkungan pekerjaan, serta
memastikan tidak terjadi kecelakaan. Fokus utama dari metode Total Productive
Maintenance adalah melakukan perawatan secara proaktif dan preventif untuk
memaksimalkan efektivitas peralatan operasional.
9. Wahyu Nurul Alam :
ijin bertanya saya wahyu dari tanggerang, saya GA di kampus bisnis umar usman, ijin
bertanya kebetulan security di tempat kerja saya organic bukan orsos, yg jadi security nya
akamsi (anak kampung sini) jadi agak susah mengikuti aturan dan sop kampus sering ijin dan
kurang disiplin, untuk mengatasinya seperti apa?
Kl Akamsi mau jadi security, operator, dll biasanya hasil nya sama sj. Yang jadi masalah adalah
metode perekrutan akamsi itu dulu bagaimana ? apakah melibatkan tokoh adat, tokok
masyarakat spt kepala kampung, karang taruna atau tidak, jika ini tidak dilakukan maka
biasanya saat akan dilakukan penegakan disiplin akan menimbulkan masalah konflik social.
Tapi jika dibiarkan maka Marwah nya perusahaan juga akan menjadi kurang baik. Sebaik nya
atasan nya atau andawajib membenahi Akamsi ini dengan pertemuan dengan melibatkan
tokoh2 di atas. Dan jelaskan terkait kinerja akamsi2 minta ijin dan arahan jika kita akan
melakukan penegakan disiplin sampai dengan PHK jika tidak bisa ikut aturan perusahaan,
minta dukungan tokoh2 tersebut agar hal ini bisa berjalan. Jika OK, maka tetap tegak kan
disiplin sesuai aturan perusahaan jika sampai resign gpp yg penting tidak buat rebut karena
jika tokoh2 tsb mendukung makan mencari penggandi apakah itu akamsi lagi atau outsource
itu akan mudah terlaksana.

10. Ni Komang Sri :

Izin bertanya,untuk perpanjangan izin pelatihan security, apakah biayanya ditanggung oleh
staff security itu sendiri atau perusahaan?
Tergantung PP, SOP dari perusahaan karena kemampuan perusahaan beda beda, jika
pengembangan karyawan jadi concern perusahaan maka biasanya itu menjadi beban
perusahaan. Namun masih ada perusahaan yg belum memiliki concern spt itu sehingga ada
yg menerapkan di lapangan 50:50 atau juga 100% karyawan dgn system loan (potong gaji). 2
cara terkahir, selama karyawan tidak berkeberatan bisa saja dilakukan.

11. Ricky Al Khafi :

Bagaimana kita mengklasifikasikan perusahaan itu termasuk rendah/menengah
rendah/menengah tinggi/tinggi pak?
Untuk mengetahui apakah bisnis kita termasuk dalam resiko rendah sampai dengan tinggi
kita bisa melakukan pengechekan melalui OSS system (www.oss.go.id). Kemudian di check
jenis KBLI nya berdasarkan jenis usaha nya kita.

12. Adji Suparjiyono :

Dalam Monitoring Aset, data Apa saja yang harus ada ?
Tidak ada aturan baku karena tergantung perusahaan mau seperti apa, yg pasti adalah
pastikan bahwa informasi harus lengkap dan detail seperti kode barang, jenis barang,
merek, ukuran, no certifikat/mesin/chasis/pabrikan, bahan, asal usul perolehan barang,
tahun perolehan, kondisi/keadaan barang saat ini (B/KB/RB).
13. Nabil Maududi Endin:
Memperkerjakaan "seragam" aktif dari sisi legalitas apakah di-izinkan untuk perusahaan
swasta
Mempekerjakan orang yang”berseragam” yang masih aktif tentu bukan dalam kontek
PKWT/PKWTT karena ini untuk perseorangan dan tidak terikat dengan institusi apapun, tapi
kita mengikat dengan perjanjian kerjasama dengan institusi yang menaunginya secara resmi,
(Bisa Mabes TNI, Mako Brimob, Mako Kopassus, dll tergantung kebutuhan dan mana institusi
yg paling berpengaruh di suatu wilayah) sehingga mereka akan mengeluarkan surat tugas
BKO kepada personal yang kita inginkan atau personal yg ditunjuk. Upayakan saat
bernegosiasi dengan institusi BKO yang diberikan adalah BKO yg bersifat jangka waktu yang
lama seperti minimal 1 tahun, sehingga dalam 1 tahun tidak perlu dilakukan pergantian
personal. Hal ini agar personal yg di BKO kan benar-benar focus dan membantu
menyelesaikan masalah baik secara soasial dan pendekatan kharismatik.

14. Iqbal Maulana:

Bagaimana menghadapi purchasing yang senantiasa meminta untuk mengefisienkan
kebutuhan, padahal hasil analisis GA sudah sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan?
1. Duduk bersama mendiskusikan dan melihat secara langsung dan menganalisa untuk
menemukan celah eleminasi atau subtitusi (efesiensi)
2. Jika ada celah eliminasi atau subtitusi lakukan, Jika tidak purchasing akan melihat sendiri
delay operational yg akan berimbas pada terganggunya produktivitas.
3. Delay operational ini yang seharus nya menjadi aware bersama

15. Hengky :
 Pak, bagaimana cara yg tepat menentukan KPI Dept/Divisi GA
 KPI tidak harus banyak dan sesuai dengan semua jobdes cukup 5 – 8 kpi, tentukan
KPI yg memang menjadi concern untuk mensupport operational
 Pekerjaan GA yg sudah sukses jangan dijadikan KPI karena KPI itu adalah bagian
dan cara untuk melakukan improvement
 Pak Me-Chan apakah pernah menganalisa dlm pengadaan kendaraan operasional mana
yg lebih menguntungkan opsi beli dan jadi asset atau opsi rental
Pernah, masalahnya tinggal management ingin yg mana krn bukan masalah cost kadang
yg menjadi pertimbangan management tp juga kadang Branding Perusahaan. Jika ada
ingin lakukan kalkulasikan dulu dgn Langkah sbb:
1. Mobil Inventaris (Aset)
a. Kebutuhan jumlah mobil, type, dan harga
b. Kalkulasikan biaya maintenance selama 5 tahun (included pergantian ban, aki)
c. Kalkulasikan biaya pajak/STNK selama 5 tahun
d. Kalkulasikan biaya asuransi all rsik selama 5 tahun
2. Mobil Rental berapa cost nya selama 5 tahun silahkan anda compare.
3. BBM, Tol, Driver tidak dihitung krn operational cost tetap keluar baik dari asset atau
pun rental.
4. Kelebihan nya asset langsung jadi milik perusahaan atau asset, sedangkan rental
TIDAK, TAPI saat ini ada rental yg bersifat softloan artinya setelah 5-7 tahun mobil
juga bisa dibeli perusahaan dengan harga miring sbg COP user. Tinggal di compare
saja jika menginginkan system sperti ini.
 Pak Me-Chan apakah ada referensi buku terkait asset management?

Di google banyak, salah satu yang bagus

16. Robert T Prambada :
Terimakasih sudah menjawab mengenai HSE, namun maaf mengenai pertanyaan tentang KPI
untuk GA dan Contohnya belum terjawab

17. Dwi Elsa :

 Bagaimana peran GA pada poin yg terdapat dalam vehicle management system jika
diperusahaan tersebut sudah memiliki divisi khusus vehicle management?
Apakah semua nya sudah terhandle (bukan hanya maintenance, STNK, Asuransi saja ya),
spt antar jemput tamu, dll jika sdh maka ya abaikan saja karena kerjaan GA yg lain masih
banyak. Sebagai contoh di tempat sy saat ini khusus Aset ada Dept Aset Mangement
tersendiri dan terpisah dari GA maka ya itu tidak menjadi tanggungjawab GA lagi,
bahkan electrical dan utility ada di dept Enginering khusus perbaikan nya GA hanya
support permintaan perbaikan nya sana secara dokumen dan SOP.
 Bagaimana Alur serta cara kelola inventory & kontrol kendaraan operasional agar bisa
terkontrol dengan baik oleh GA ?
Wajib di buat SOP nya dan contoh SOP ada di folder bonus.

18. Indah Purnama :

Apakah untuk resiko tinggi memerlukan sertifikat standar? Jika memerlukan bagaimana cara
menerbitkan sertifikat standar di resiko tinggi
Untuk perijinan resiko tinggi adalah NIB + Ijin (UKL-UPL/ANDAL/Persetujuaj lingkungan)
Dan semua ijin lain nya mensyaratkan NIB terlebih dahulu, jika sdh di dapat baru bisa urus
ijin lainnnya melalui OSS atau bisa melalui Badan Perijinan Satu Pintu untuk berkonsultasi
dan mendapatkan bimbingan untuk mempermudah keluar nya ijin.

19. Baik terimakasih Pak, mohon masukannya terkait pengurusan TKA,

1. Sebagai contoh kita ada kerjasama dgn perusahaan lokal tpi punya TKA, dimana terkait
dokumen kitas dll dibawah tanggung jawab mitra bisnis kami,
2. Apabila seiring berjalannya waktu Kerjasama TKA tersebut bekerja dikantor kita, trus dari
pihak kantor imigrasi melakukan sidak untuk pemeriksaan terkait TKA tersebut,
3. Terkait penanganan pihak imigrasi, bisa tidak kalau dari pihak imigrasi kita tolak
sementara trus kita coba koordinasi dikantor mereka, mengingat kalau ada proses sidak
dikantor pasti heboh dan mengundang LSM atau pihak” lain cari kesempatan untuk bisa
masuk ke kita, Mohon arahannya atau solusi supaya penanganan ini bisa soft dan gak
perlu keluarkan dana lebih apabila ada temuan. Thanks
 TKA tersebut punya ijin kerja atau tidak mulai dari RPTKA, VKU 312, Kitas, STLD sesuai
dengan nama perusahaan tempat dia di sidak kl tidak maka termasuk kategori
pelanggaran UU ke Imigrasian dan sanksi denda nya bisa sampai 500 juta. semua orang
asing sebaiknya di upayakan tidak masuk Pabrik/Area kerja jika tidak ada ijin. Minimal
VKU 311 atau 211 atau 212 multiple entry permit. Ini pun hanya untuk meeting atau
kunjungan visit tidak boleh pegang alat kerja. Karena pegang alat saja bisa di jebak dan
dikategorikan sedang bekerja dan ini CELAH DUIT bagi Immigration Officer.
Selama Imigrasi masuk ke kantor ada surat tugas dan mereka sll membekali diri dengan
ini maka kita tidak bisa menghalang-halangi mereka masuk karena bisa dijerat
menghalangi TUGAS NEGARA. Jadi untuk setiap orang asing sebaiknya dilengkapi
dokumen resmi karena sanksi denda nya berat dan kl pun tertangkap tangan negosiasi
nya antara 10-20% dari 500 juta (denda sebenarnya) dan ini sdh menjadi mata
pencarian. Dan mereka banyak sekali menyebar spy dan berani membayar untuk
mendapatkan informasi terkait TKA yg sering keluar masuk terutama TKA/orang asing yg
sdh masuk via bandara, tp tidak ada VKU atau masuk masuk menggunakan on arrival
visa tapi lewat dari 1 bulan datanya belum keluar dari Indonesia, maka mereka akan di
lacak mulai dari tiket penerbangan sampai dengan hotel. untuk melihat celah potensi
bisa dijerat atau tidak dgn UU imigrasi. so be carefull ya dan jangan anggap enteng
kecuali network dgn pihak imigrasi mmg cukup baik mereka akan banyak bantu juga.

20. Semangat pagi pak Me Chan, GA sering kali kita merasakan persepsi pola tradisional yang diberikan
atau ditunjukan oleh orang lain (karyawan lain) kepada tim GA, walaupun kita sudah berupaya untuk
memperbaiki paradigma baru yang lebih terstruktur dengan baik. Nah mohon tipsnya pak,
bagaimana memotivasi diri sendiri sebagai GA dan seluruh tim GA apabila persepsi negatif tersebut
selalu muncul, sebagai contoh kita sudah mengerjakan A, B, C baik secara request ataupun secara
program kerja yg terschedule, namun jarang mendapatkan apresiasi malah sering dikomplain untuk
pekerjaan request lainnya yg ingin selalu cepat dikerjakan. TerimakasihBaik terimakasih Pak
Itu Challenge nya bekerja di bidang GA, ini maka dibutuhkan GA yang tidak gampang mengeluh dan
memiliki pola pikir yang positif. Tips nya adalah khusus untuk menanggulanghi complain adalah
SABAR, tapi yang pali utama adalah kita bekerja selain untuk mensupport semua bagian kita bekerja
base on Key Performance Indikator, dan KPI ini jangan hanya GA sendiri yang paham, untuk dept yg
sering complain juga bisa saja di share agar mereka juga memahami apa yang menjadi priority GA
dalam memberikan pelayan. Kadang service yg kita berikan di luar target KPI maka GA wajib
melakukan Time management terkait support ini mana yang menjadi top prioritas PENTING DAN
URNGET, mana yang menjadi second priority-URGENT – TIDAK PENTING, manya yang PENTING-
TAPI TIDAK URGENT dan mana yang TIDAK PENTING dan TIDAK URGENT.