FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS (FMEA)

UNIT LAYANAN : PENDAFTARAN

“Proses Pendaftaran”

1. Pembentukan TIM FMEA

Ketua

Sekretaris

Anggota Anggota Anggota Anggota

Ketua : Drg. Diajeng Retno Ariani

Sekretaris : Wastik, Amd.Ft
Anggota : Thasa Nabila Putri,S.Farm
Melia Rusiana,Amd.Keb
Ns. Yeni, S.Kep
Deti Juliana, Amd.Keb

Tujuan Pembentukan Tim FMEA

Melakukan identifikasi, penilaian, analisis dan menyusun rekomendasi perbaikan terhadap

prosedur Pelayanan

Tanggung Jawab Tim

1. Identifikasi ( menyusun register risiko di tiap Unit Layanan)

2. Melakukan analisis (FMEA)
3. Menyusun rekomendasi perbaikan
4. Melaksanakan prosedur hasil perbaikan (Implementasi prosedur baru hasil perbaikan)
5. Melakukan evaluasi implementasi Prosedur yang baru

2. Alur Proses

Petugas
Pasien mengambil Petigas memanggil
melakukan
antrian nomor antrian
pelayanan pasien

Petugas
petugas Petugas mencari
melakukan
menginput data rekam medis
pemeriksaan
pasien ke P Care pasien
tanda vital pasien

Peugas mendistribusikan
rekam medis ke unit
layanan poli yang dituju
3. Identifikasi Modus Kegagalan dan Dampaknya

Modus Potensial Upaya yang telah

No Proses Dampak dilakukan
Kegagalan Penyebab
Mengarahkan
Pasien tidak
Kesalahan pasien untuk
Pasien menunggu lama mengetahui
Pengambilan mengambil antrian
untuk dipanggil petugas, bedanya
Antrian Umum/BPJS dan
Terjadinya penumpukan nomor antrian
(Umum / memberi
pasien umum dan
BPJS) keterangan pada
BPJS
antrian
Kesalahan Pasien protes Meminta maaf
Pemanggilan Petugas kurang teliti dan dan kepada pasien dan
Nomor tidak fokus pendaftaran langsung mendata
Antrian jadi terganggu pasien tersebut
Proses Pendaftaran

Terjadi kekeliruan data Segera melengkapi

Rekam
pasien, salah diagnosa, Kelalaian rekam medis
Medis tidak
1 salah tindakan dan salah petugas
lengkap
obat
Petugas tidak Segera mengambil
Kesalahan teliti dalam rekam medis yang
Terjadi salah pasien,
Pengambilla mencari dan benar
salah diagnosa dan salah
n Rekam membaca
terapi
Medis nomer rekam
medik
Kesalahan Pasien menunggu lama Petugas segara
Distribusi untuk dipanggil dipoli Petugas yang mengantarkan
/Pengantaran layanan, pasien salah rekam medis pasien
Rekam mendapatkan pelayanan meletakkan ke poli yang dituju
Medis Antar yang tidak sesuai dengan rekam medis
Poli keluhannya

4. Identifikasi Prioritas Modus Kegagalan

NO PROSES MODUS KEGAGALAN SEV OCC DET RPN RANK

Kesalahan Pengambilan
Antrian 1 2 1 2 4
(Umum/Bpjs)
Kesalahan Pemanggilan
1 2 1 2 4
Nomor Antrian
Proses Rekam Medis tidak
1 2 4 2 16 1
Pendaftaran lengkap
Kesalahan Pengambillan
3 1 2 6 3
Rekam Medis
Kesalahan Distribusi
/Pengantaran Rekam 1 4 2 8 2
Medis Antar Poli
 MODUS Komu %Kom
NO PROSES SEV OCC DET RPN
KEGAGALAN latif ulatif
Rekam Medis tidak
2 4 2 16 16 47,05
lengkap
Kesalahan Distribusi 70,58
/Pengantaran Rekam 1 4 2 8 24 Cut of
Medis Antar Poli point
Proses Kesalahan
1 Pengambillan Rekam 3 1 2 6 30 88,23
Pendaftaran
Medis
Kesalahan Pemanggilan
1 2 1 2 32 94,11
Nomor Antrian
Kesalahan Pengambilan
1 2 1 2 34 100
Antrian (Umum/Bpjs)

Berdasarkan perhitungan RPN dan perhitungan dalam menentukan cut off point,
didapatkan 2 modus kegagalan yang harus ditindak lanjuti dengan solusi yaitu :
1. Rekam Medis tidak lengkap
2. Kesalahan distribusi/pegantaran rekam medis antar poli

IDENTIFIKASI PRIORITAS MODUS KEGAGALAN

DENGAN METODE FISH BONE

SDM Material
Pasien
Pasien
Form yang lupa
Petugas kurang Pasien di Print
teliti dan terburu ramai
buru berobat

Rekam medis
tidak lengkap
Petugas kurang mematuhi
SOP

Lingkungan
Metode Sarana/prasarana
 SDM Pasien Material
Pasien
Petugas:
Pasien Tidak
Petugas tidak menanyakan
menyebutkan
Poli yang dituju pasien,
poli yang dituju

Kesalahan
Distribusi
Petugas tidak langsung RM
mengantarkan RM ke
poli gigi
Lingkungan
Metode Sarana/prasarana

5. Rencana Tindak Lanjut Untuk Mengatasi Failure Mode

Penyebab RPN Solusi

No Modus Kegagalan

Sosialisasi SOP kepada

Rekam Medis tidak
Kelalaian petugas 16 petugas
lengkap

Petugas menanyakan poli

1 Kesalahan Petugas yang salah
yang akan dituju kepada
Distribusi / meletakkan rekam medis,
pasien, petugas segera
Pengantaran Petgas tidak menanyakan 8
mengantarkan RM
Rekam Medis kepada pasien poli yang
terutama RM pasien Gigi
Antar Poli akan dituju
Kepoli Gigi
6. Desain Ulang Proses

Petugas memanggil
Pasien mengambil Petugas melakukan
nomor antrian
antrian dikolom pelayanan pasien
secara berurutan
antrian yang telah dan menanyakan
dan bergantian
diberi tanda poli yang akan
antara UMUM dan
(BPJS/UMUM) dituju oleh pasien
BPJS

Petugas mencari
Petugas mengisi
Petugas menginput rekam medis
data pasien dan
data pasien ke P pasien sesuai
memeriksa
Care dengan No RM
kelengkapan RM
sesuai

Petugas melakukan
pemeriksaan tanda vital pasien Setelah mengisi petugas
(Tekanan darah suhu berat mengoreksi kembali
badan detak jantung dan kelengkapan RM pasien
pernafasan )

Poli Umum
Peugas
mendistribusikan
rekam medis ke
unit layanan poli Mengantarkan ke
yang dituju poli gigi

Croscek jumlah obat sesuai dengan resep

Obat diserahkan

7. Analiss dan uji coba

Modus
No Proses RPN Uji Coba S O D RPN
Kegagalan

Rekam
Sosialisasi SOP kepada
Medis tidak 16 3 1 2 6
petugas
lengkap
Proses Kesalahan Petugas menanyakan poli
1.
Pendaftaran Distribusi / yang akan dituju kepada
Pengantaran pasien, petugas segera
8 4 1 1 4
Rekam mengantarkan RM
Medis terutama RM pasien Gigi
Antar Poli Kepoli Gigi
8. Implementasi dan Monitoring Proses Baru

No IMPLEMENTASI MONITORING
1.
Sosialisasi SOP kepada petugas Adanya Pertemuan
2. Petugas menanyakan poli yang akan
dituju kepada pasien, petugas segera
Monitoring kesalahan yang terjadi
mengantarkan RM terutama RM pasien
Gigi Kepoli Gigi