RCA dan

FMEA di RS
apt.Linda Dimyati,mm.,M.Clin.Pharm

P R O G R A M S T U D I P R O F E S I A P OT E K E R
FA K U LTA S FA R M A S I U N I V E R S I TA S A H M A D D A H L A N YO G YA K A R TA
RCA di RS
Definisi
Akar Penyebab Masalah (Root Cause
Analysis/RCA) adalah metode evaluasi terukur untuk
mengidentifikasi
faktor penyebab yang paling mendasar, atau faktor
yang
jika dikoreksi atau dihapus akan mencegah kejadian ya
ng sama terulang.
Kapan RCA dilakukan?
1. Insiden keselamatan pasien :
- Kejadian KTD/ sentinel (band Risiko Kuning atau
merah)
- KNC yang sering terjadi
2. Ditemukannya kegagalan, masalah, hasil buruk
3. Komplain pelanggan (internal ataupun yang eksternal
yang valid)
Langkah RCA

Identifikasi Kumpulkan
1
Insiden Tentukan Tim data & 3
informasi
2

6 Analisa Akar Identifikasi Petakan 4

Masalah Masalah Kronologi
5

Rekomendasi
7 dan Rencana
Perbaikan
Contoh
Insiden

Obat Captopril 25 mg
yang seharusnya untuk Bpk Budi Setiawan (Bp.A)
diberikan kepada Bpk Busi Wiryawan
(Bp.B). Keduanya dirawat di Ruang Rawat Inap
Kelas 1A dan 1B
1. IDENTIFIKASI INSIDEN
2. BENTUK TIM
INSIDEN : Kesalahan pemberian obat Captopril 25 mg
Jenis Insiden : Kejadian Tidak Diharapkan (KTD)

TIM INVESTIGASI :
Ketua : Ketua Tim Keselamatan Pasien
Sekretaris : Manajer Pelayanan
Anggota : Manajer Keperawatan,
Perawat Rawat Inap,
Kepala Ruang Rawat Inap,
Petugas Farmasi
Anggota Tim Keselamatan Pasien
3. KUMPULKAN DATA & INFORMASI

Observasi • Observasi lapangan

• Amati proses pelayanan obat di
Langsung rawat inap

Dokumentasi • Cek Berkas rekam medis pasien, Catatan

perawat, buku serah terima obat, label
obat, SPO terkait

• Dokter penulis resep, Perawat rawat

Interview inap, petugas farmasi
 4. Petakan Kronologi Kejadian
Tabular Timeline
WAKTU 25April / 10.30 25 april / 11:10 25 April/ 13.30 25 April/ 14.15 25 April/18.00
KEJADIAN Pasien an Bp.A masuk Pasien an Bp B masuk RI Dokter melakukan Resep diserahkan Perawat
rawat Inap dengan dengan Diagnosa DM visite pasien dan ke Farmasi RI memberikan obat
Diagnosa Hipertensi memberikan resep untuk disipakan captopril pada
untuk bp A pasien Bp.B

INFORMAS Perawat melakukan Perawat melakukan Perawat Serah terima Perawat tidak
I identiikasi. Pasien identiikasi. Pasien diberi mendampingi dilakukan pada saat melakukan
TAMBAHA diberi gelang identitas gelang identitas dokter saat visite jam sibuk pengecekan ulang
N Petugas farmasi pada RM pasien
hanya 1 orang
GOOD Perawat melakukn Perawat melakukan Dokter melakukan Serah terima Perawat
PRACTICE identifikasi pasien identiikasi. Pasien diberi identifikasi pasien tercatat dalam buku memberikan
dengan benar gelang identitas serah terima informasi obat pada
Rekam medis terisi pasien
lengkap
MASALAH • Label pasien dicetak Label dicetak terbatas • Resep tidak Petugas farmasi tidak • Perawat
PELAYANA terbatas Rekam Medis tidak terisi diberi label melakukan tidakmelakukan
N lengkap pasien identifikasi/scrining pengecekan ulang
• Perawat tidak resep • Perawat tidak
mengecek melakukan
kelengkapan identifikasi
resep
5. Identifikasi akar masalah/ Care Management
Problem (CMP)

NO MASALAH TOOLS
1 Label pasien dicetak terbatas 5 WHY

2 Resep tidak diberi label pasien 5 WHY

3 Petugas farmasi tidak melakukan 5 WHY

identifikasi/scrining resep

4 Perawat tidak melakukan identifikasi pasien 5 WHY

Catt: Lakukan analisa 5 why Question pada masing2 masalah pelayanan

yang muncul hasil investigasi dari tabel kronologi kejadian
6. Analisa akar masalah (contoh)
MASALAH
Kenapa petugas farmasi tidak
melakukan identifikasi/scrining resep?
Petugas farmasi tidak melakukan
identifikasi/scrining resep
Persepsi petugas bahwa resep sudah benar
sehingga tidak perlu dicek

Kenapa Persepsi petugas bahwa resep Resep obat yang datang bersamaan dari
sudah benar sehingga tidak perlu dicek? bangsal banyak, sehingga tidak ada waktu
untuk cek ulang
Tidak ada supervisi
Kenapa tidak ada waktu untuk cek Petugas hanya 1 orang dengan banyak resep
ulang? yang datang bersamaan

Kenapa Petugas hanya 1 orang dengan 1 orang petugas farmasi di RJ sakit, petugas
banyak resep yang banyak bersamaan? farmasi RI diminta untuk membantu
pelayanan di RJ
ENVIRONTMENT MATERIAL METODE People

??? Tingginya juml.

Tidak ada
sistem
??? resep sehingga
petugas tidak
supervisi
sempat verifikasi
ulang

Tidak ada
petugas farmasi
pengganti RJ

Money MATERIAL
METODE People
7. Rekomendasi dan Rencana Perbaikan

7. REKOMENDASI REKOMENDASI
AKAR MASALAH
DAN RENCANA TINDAKAN
PJ Dead Line
BUKTI
PELAKSANAAN
Tingginya juml. Pembuatan SPO Ka. Ins 30 Mei SPO
resep sehingga Farmasi
petugas tidak
Sosialisasi SPO verifikasi/screening
sempat verifikasi resep
ulang UMAN sosialisasi
SPO
Tidak ada petugas Uraian Tugas diperjelas Ka. Ins Juni Uraian Tugas
farmasi pengganti Farmasi
RJ
Adanya petugas tambahan

SPO supervisi Ka. Ins Juni SPO supervisi

Tidak ada sistem Farmasi Uraian tugas supervisi
supervisi
Petugas supervisi (uraian
tugas atau tenaga khusus)
Failure Mode and Effect
Analysis for Healthcare
FMEA
Salah satu metode yang sistematik dan
proaktif yang digunakan untuk peningkatan sistem yang telah t
erbuki dapat meningkatkan keselamatan yang
bertujuan untuk mencegah kegagalan proses dan produk sebel
um terjadi dan mengidentifikasi proses yang membutuhkan
perubahan
Menikberatkan pada apa yang menyebabkan kegagalan terjadi
bukan siapa yang menyebabkan.
FMEA
F (Failure) : sistem atau bagian sistem berjalan
tidak sesuai yang diharapkan
M (Mode) : Cara atau kondisi yang mungkin
terjadi
E (Effect) : Hasil atau konsekuensi yang mungkin
terjadi
A (Analysis) : Pemetaan elemen proses atau
struktur secara rinci
Kapan dilakukan FMEA?

Proses Baru  mendeteksi adanya kegagalan

Risiko/Kegagalan  dideteksi kemungkinan adanya
kegagalan
Redesign Proses  ditemukan masalah (IKP),
setelah dilakukan analisa masalah (RCA) dan
dilakukan redesign proses
PERBEDAAN FMEA-RCA
FMEA RCA
•Reaktif
•Proaktif
– Kejadian spesifik
– Proses spesifik •Diagram kronologis
•Diagram alur proses •“Apa yang telah terjadi?”
•Fokus pada kegagalan
•“Apa yang bisa terjadi?” sistem
•Fokus pada potensi •Mencegah kegagalan
kegagalan proses suatu muncul kembali
sistem

•Mencegah kegagalan
sebelum terjadi
Langkah FMEA
2
1 Menentukan proses Diskusi Potensial
yang mempunyai Membuat Kegagalan dan 3
resiko tinggi dan Diagram Proses tentukan
membentuk tim dampaknya

5
Identifikasi akar Buat Skala
6 Desain Ulang
penyebab dari Prioritas 4
Proses
kegagalan Kegagalan

8
Analisis dan Uji Implementasi dan
7 Coba Proses Baru Pemantauan
1. MENENTUKAN PROSES BERISIKO DAN
MEMBENTUK TIM

•Input yang bervariasi (variable input)

•Proses kompleks  langkah panjang
•Tidak ada atau kurangnya standar (lack of standardization)
•Langkah-langkahnya terkait erat satu sama lainnya (tightly
coupled)
•Pelayanan baru/alat baru
•Waktu yang sempit atau terlalu lama, misal waktu tunggu
pasien >2jam
•Ketergantungan pada intervensi manusia (dependent on
human intervention)
 1. MENENTUKAN PROSES BERISIKO DAN
MEMBENTUK TIM
Peran dalam team:
Memilih Tim: 1. Pemimpin
2. Fasilitator
Jumlah maksimum 10 orang. (ideal 4
3. Notulis
– 6)
4. Tenaga ahli/pemilik proses
Berasal dari beragam latar belakang 5. Wakil berbagai disiplin kesehatan
Berpengetahuan luas
Terkait dengan proses yg dipilih
Min 1 orang berwenang mengambil k
eputusan
Min ada 1 orang yang independen
2. Membuat Diagram Proses
Contoh : alur pelayanan resep RJ

Tenaga Kefarmasian: Tenaga Kefarmasian: Tenaga Kefarmasian:

menerima resep validasi resep menyerahkan obat

Tenaga Kefarmasian: Tenaga Kefarmasian:

sreening resep memberi etiket

Tenaga Kefarmasian:
Tenaga Kefarmasian:
menyerahkan resep
meracik obat
ke bagian peracikan
3 : Diskusi Potensial Kegagalan dan tentukan
dampaknya
Lakukan analisa dengan cara brainstorming untuk
menentukan potensial failure pada setiap tahap dalam
diagram proses.
Buat daftar failure, yaitu proses atau sub-proses yang
berpotensi untuk gagal memenuhi fungsinya dan
memberikan hasil yang maksimal.
Tentukan risiko dan dampak yang mungkin terjadi akibat
failure mode tersebut
4 : Hitung Skala Prioritas Kegagalan

Seberapa parah Effect yang ditimbulkan

tingkat kefatalan dampak (Severity)
Seberapa sering Potensial Cause terjadi
tingkat kemungkinan terjadi (Occurrence)
Seberapa mudah Potensial Cause terdeteksi
Kemampuan deteksi dari sistem yang ada
(Detection)
Severity Level (S)
RATING DESKRIPSI DEFINISI
Dampak minor atau Tidak akan disadari oleh orang yang mengalami dan tidak
1
tidak ada mempengaruhi proses
2
Dapat mempengaruhi orang yang mengalami dan akan
3
sedikit berpengaruh pada proses
4
Dapat berpengaruh pada orang yang mengalami dan
5 Dampak moderat
menyebabkan dampak serius pada proses

Akan berpengaruh pada orang yang mengalami dan

6 Cedera ringan
menyebabkan dampak serius pada proses
7
Akan mengakibatkan cedera serius pada orang dan
8 Cedera berat
menyebabkan dampak serius pada proses
9
Sangat berbahaya ; kegagalan akan menyebabkan kematian
Bencana, cacat seumur
10 pada orang yang dilayani dan menyebabkan dampak serius
hidup, atau meninggal
pada proses
Occurance (O)
RATING DESKRIPSI KEMUNGKINAN DEFINISI

Sangat jarang dan Tidak ada atau sedikit diketahui terjadinya ; sangat
1 1 dalam 10.000
hampir tidak ada tidak mungkin kondisi akan pernah terjadi
2
Mungkin, tapi tidak diketahui datanya ; kondisi
Kemungkinan
3 1 dalam 5.000 terjadi dalam kasus terisolasi, tetapi kemungkinannya
rendah
rendah.
4
Kemungkinan Didokumentasikan , tetapi jarang ; kondisi tersebut
5 1 dalam 200
moderat memiliki kemungkinan cukup besar terjadi
6
Didokumentasikan dan sering ; kondisi tersebut
Kemungkinan
7 1 dalam 100 terjadi sangat teratur dan/atau selama jangka waktu
tinggi
yang wajar
8
Didokumentasikan, hampir pasti ; kondisi tersebut
9 Yakin terjadi 1 dalam 20 pasti akan terjadi selama periode panjang yang
spesifik untuk langkah atau hubungan tertentu
Didokumentasikan dan selalu terjadi pada langkah
10 Selalu terjadi 1 dalam 10
atau hubungan tertentu
Detection (D)
KEMUNGKINA
RATING DESKRIPSI DEFINISI
N
1 Pasti terdeteksi 10 dari 10 Hampir selalu terdeteksi dengan segera
2
3 Kemungkinan 7 dari 10 Mungkin terdeteksi
rendah
4
5 Kemungkinan 5 dari 10 Kemungkinan sedang utk terdeteksi
moderat
6
7 Kemungkinan tinggi 2 dalam 10 Tidak akan terdeteksi dengan mudah
8
9 Hampir pasti tidak 0 dalam 10 Tidak mungkin terdeteksi tanpa upaya
terdeteksi serius
10 Tidak ada upaya Tidak ada mekanisme deteksi atau
deteksi proses baru
Hitung RPN

Menghitung RPN-nya (risk priority number) Rumus :

RPN = S x O x D
= SEVERITY X OCCURANCE X DETECTABILITY

Urutkan rangking untuk menetapkan prioritas tindakan

5 : Analisa akar penyebab dari masalah

Identifikasi akar penyebab kegagalan/masalah untuk masing-

masing dari failure mode yang menjadi prioritas dengan
mengginakan metode RCA (root cause analysis).
Tools yang bisa digunakan untuk melakukan analisa akar
penyebab (RCA) bisa dengan :
- brainstorming
- Cause & effect diagram (fishbone )
5 : Analisa akar penyebab dari masalah

Menentukan penyebab kegagalan, mempertimbangkan beberapa

faktor yaitu :
Faktor orang / MAN (level jabatan, pelatihan, penjadwalan,
komunikasi, evaluasi kompetensi)
Faktor bahan baku / MATERIAL (ketersediaan, salah
penempatan)
Faktor peralatan / MACHINE (ketersediaan peralatan yang tepat)
Faktor metode / METHODE (prosedur yang digunakan)
Faktor lingkungan/ ENVIRONMENT (keselamatan, cuaca)
6 : Desain Ulang Proses

• Menurunkan tingkat kefatalan dari akibat (memperkecil

severity)
• Mencegah kegagalan terjadi (memperkecil Frekuensi
kejadian/occurance)
• Mendeteksi kegagalan sebelum mencapai pasien/staff
(meningkatkan angka kemungkinan deteksi /Detection
7 : Analisis dan Uji Coba Proses Baru

Panduan Analisis :
◦ Tetapkan tujuan
◦ Bagaimana proses baru dapat diterapkan
◦ Kapan akan diterapkan
◦ Siapa yang akan melakukan dan yang bertanggung jawab
◦ Dimana akan diterapkan
Susun alur baru
Identifikasi indikator untuk mengukur efektivitas dari
proses/desain baru
8 : Implementasi dan Pemantauan
Lakukan pemantauan pelaksanaan
Ukur keberhasilan dengan menghitung ulang RPN
Jika Turun standarisasi proses
Jika tetap/naik  langkah yang diambil kurang
tepat  ulangi proses
Penetapan Severity, Occurence, dan Detection

Potential Dat
Sub Potential Ra
No Process Failure Potential Effect (S) (O) (D) RPN
Process Cause nk Action PIC e S O D RP
Mode Taken lin N
e
1 Validasi Membaca Resep tidak apoteker dampak pada
resep resep terbaca salah pasien : salah
membca obat, salah
resep dosis, salah
turan pakai
dampak pada
pengunjung :
dampak pada
staf : komplen
pasien
fasilitas dan
peralatan :
2 Membuat Print etiket Petugas sala Dampak pada pasi
etiket etiket berbeda de h en: salah obat, sala
h
ngan input harga, terapi irasio
resep nal
 Action Result
Action Date
PIC S O D RPN
Taken line
1. Kebijakan
penulisan resep
2. sosialisasi ke
dokter