1

MODUL AJAR
KONSENTRASI KEAHLIAN
MANAJEMEN LOGISTIK

Bidang Keahlian : Bisnis dan Manajemen

Program Keahlian : Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis

Mata Pelajaran : Manajemen Logistik

Fase :F

Nama Penyusun : Lia Sukmayanti, S.T

TP : 4.1 Memahami Manajemen Pergudangan

Instansi : SMKN 1 Garut

Alokasi waktu : 12 JP (2 x Pertemuan)

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

2

1. Tujuan Pembelajaran
Tujuan Pembelajaran (TP)
4.1 Memahami manajemen
pergudangan
Dimensi Profil Pelajar
Pancasila
KRITERIA KETERCAPAIAN TUJUAN
PEMBELAJARAN (KKTP)
4.1.1 Menguraikan definisi pergudangan
4.1.2 Memahami aktifitas gudang
4.1.3 Mengaplikasikan administrasi pergudangan
1. Mengembangkan kemampuan kemandirian
melalui penugasan secara mandiri
2. Mengembangkan kemampuan bernalar kritis
melalui mengkritisi tentang aktifitas Gudang
3. Mengembangkan kreatifitas melalui
penyelesaian permasalahan tentang administrasi
Gudang
4. Mengembangkan gotong royong melalui
diberikan penugasan diskusi kelompok

2. Langkah Pembelajaran

Pertemuan 1
Kegiatan Deskripsi Kegiatan Waktu
Awal  Guru melakukan asesmen awal untuk mengecek  20 Menit
kompetensi prasyarat dan penguasaan kompetensi pada
topik yang akan dibelajarkan.
 Guru melakukan pemetaan hasil asesmen awal Peserta
Didik.
 Guru membagi 2 kategori Peserta Didik berdasarkan
kelompok hasil asesmen awal (Kelompok A: kelompok
yang belum siap dan Kelompok B: kelompok yang
sudah siap)
.
Inti  Peserta Didik yang belum siap (Kelompok A) akan  240 Menit
diberikan pendampingan oleh guru dengan kegiatan
sebagai berikut:
o Peserta Didik diberikan penayangan video yang
berjudul “Manajemen Pergudangan” pada tautan
https://youtu.be/kiwWzSvtZAQ dan video
Memahami Aktivitas pergudangan pada tautan
https://youtu.be/Bn5h6NMudow atau
membagikan artikel sebagai bahan apresepsi
pada tautan
https://misterexportir.com/pengertian-
manajemen-pergudangan/ dan
https://blog.shipper.id/tips/contoh-administrasi-
gudang/.
o Peserta Didik melakukan respon atas jawaban
asesmen awal yang mengarahkan pada respon
jawaban asesmen awal yang positif berdasarkan
tayangan video yang diberikan.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

3

 Peserta Didik yang sudah siap (Kelompok B) akan

melanjutkan kegiatan pembelajaran dengan kegiatan
sebagai berikut:
o Melakukan pengamatan dengan mencari referensi
tentang definisi gudang, aktifitas gudang dan
administrasi gudang pada buku paket Administrasi
Pergudangan atau pada bahan bacaan yang
terlampir dalam modul ini (lampiran 3).
o Membuat resume dari hasil pengamatan.
o Melakukan diskusi kelompok dari hasil temuanya
sesuai LKPD.
 Guru melakukan asesmen proses selama kegiatan
pengerjaan tugas.
 Guru juga melakukan pengawasan kepada Peserta
Didik agar melaksanakan kegiatan pembelajaran
dengan benar.
Penutup  Peserta Didik melakukan refleksi terhadap proses  10 Menit
pelaksanaan pengamatan

Pertemuan 2
Kegiatan Deskripsi Kegiatan Waktu
Awal  Penjelasan tentang penyusunan laporan dan presentasi  20 Menit
hasil pengamatan.
Inti  Menyusun hasil pengamatan yang telah dilakukan  240 Menit
untuk dijadikan bahan presentasi.
 Menyampaikan laporan hasil pengamatan melalui
presentasi secara bergantian.
 Memberikan tanggapan kepada kelompok yang
melakukan presentasi.
 Bersama guru menyimpulkan hasil presentasi setiap
kelompok.

Penutup  Peserta Didik mengerjakan asesmen akhir yang  10 Menit

diberikan guru.
 Peserta Didik melakukan refleksi pembelajaran.
Asesmen  Asesmen Awal
o Asesmen awal ini ditujukan untuk mengetahui
kompetensi prasyarat dan pengusaan konsep awal
pada kompetensi topik yang akan dibelajarkan.
o Asesmen awal dapat dilakukan dengan tanya
jawab, pemberian kuis, pengisian kuesioner atau
dilakukan dengan menjawab pertanyaan tertulis
yang seperti yang terdapat dalam lampiran 2
bagian A pada modul ini.
 Asesmen Proses
o Asesmen proses merupakan kegiatan pengukuran
terhadap pemahaman dan praktik Peserta Didik
pada saat pelaksanaan proses pembelajaran
berlangsung yang berkenaan dengan KKTP yang
akan dicapai.
o Asesmen proses ini dapat menggunakan jurnal
asesmen proses yang terdapat dalam lampiran 2
bagian B pada modul ini.
MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T
4

 Asesmen Akhir
o Asesmen akhir merupakan kegiatan pemastian
ketercapaian penguasaan Peserta Didik terhadap
TP yang dibelajarkan.
o Asesmen akhir dapat dilakukan dengan berbagai
cara, salah satunya adalah dengan menggunakan
instrumen asesmen akhir seperti yang terdapat
pada lampiran 2 bagian C pada modul ini.
Tindak  Kepada Peserta Didik yang menunjukan kinerja
lanjut penuntasan aktivitas pembelajaran secara baik
diberikan aktivitas tambahan tentang Warehouse
Management

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

5

Lampiran

1. Lampiran-1: Lembar Kerja Peserta Didik

2. Lampiran-2: Intrumen Asesmen
3. Lampiran-3: Tindak Lanjut
4. Lampiran-4: Materi Pembelajaran
5. Lampiran-5: Refleksi Pembelajaran
6. Lampiran-6: Glosarium
7. Lampiran-7: Daftar Pustaka

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

6

Lampiran-1
Lembar Kerja Peserta Didik (LKPD)

SMK NEGERI 1 GARUT

MANAJEMEN LOGISTIK

Lembar Kerja Peserta Didik

Mata Pelajaran : Manajemen Logistik

Fase/Kelas : F / XI (Sebelas)
Topik Pembelajaran : Manajemen Pergudangan
Pertemuan ke- : 1
Nama Kelompok : ……………………….......................
Anggota Kelompok : ……………………….......................
……………………….......................
……………………….......................

A. Jenis Kegiatan : Penugasan Kelompok

B. Alat dan Bahan
1. Buku ajar Peserta Didik dan informasi lain yang sesuai
2. PC/Laptop/Smartphone
3. LCD Projector
4. ATK (Alat Tulis Kantor)
C. Tugas dan Pertanyaan
Pelajarilah secara cermat aspek-aspek sebagai berikut pada buku paket Administrasi
Gudang atau pada bahan bacaan yang terdapat dapat Lampiran 4 modul ini:
1. Definisi gudang
2. Aktivitas gudang
3. Administrasi gudang
D. Langkah Kegiatan
1. Buatlah kelompok beranggotakan 3 – 4 orang dengan teman sekelasmu!
2. Bersama kelompokmu rencanakanlah persiapan pengamatan tentang Manajemen
Pergudangan !
3. Carilah refrensi materi Manajemen Pergudangan terkait dengan definisi gudang,
aktivitas Gudang, dan administrasi gudang dengan menggunakan buku paket
Administrasi gudang atau bahan bacaan yang terdapat dapat lampiran modul ini.
4. Lakukanlah pengamatan tentang materi Manajemen Pergudangan!
5. Buatlah resume atas pemahamanmu terkait dengan isi materi!
6. Bersama kelompokmu olah data pengamatan yang anda dapatkan menjadi bentuk
informasi yang akan dipresentasikan!
7. Tentukan media apa yang akan digunakan dalam presentasi kelompokmu!
8. Produksilah media yang akan digunakan dalam presentasi kelompokmu!
9. Pesentasikan hasil resume secara kelompok didepan guru dan temanmu!

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

7

10. Berikan komentar, saran dan pertanyaan kepada kelompok lain setelah melakukan
presentasi!
11. Simpulkan hasil materi yang telah kamu pelajari!
E. Kriteria Penilaian
1. Peserta Didik dinyatakan mencapai kompeten apabila telah melewati proses
pembelajaran dan mencapai KKTP yang ditentukan.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

8

Lampiran-2
Instrumen Asesmen

A. Asesmen Awal

Mata Pelajaran : Manajemen Pergudangan

Fase/Kelas : F / XI
Nama Peserta Didik : ………………………..............................

Jawablah pertanyaan dibawah ini dengan benar dan tepat !

1. Jelaskanlah apa yang dimaksud dengan gudang? (Skor 20)

2. Menurut kalian apa saja jenis pekerjaan di gudang? (Skor 10)
3. Jelaskanlah macam-macam gudang? (Skor 25)
4. Uraikanlah fungsi gudang ? (Skor 20)
5. Adakah yang bisa menyebutkan administrasi gudang? (Skor 25)

Berdasarkan hasil asesmen awal di atas, Peserta Didik yang mendapatkan skor nilai
kurang dari < 60 dikelompokan pada Kelompok A, sedangkan Peserta Didik yang
mendapatkan skor nilai lebih dari > 60 dikelompokan pada Kelompok B.
Kelompok A adalah Peserta Didik dengan kriteria belum mencapai kompetensi
prasyarat dan belum menguasai konsep awal kompetensi topik yang akan dibelajarkan.
Sedangkan Kelompok B adalah Peserta Didik dengan kriteria sudah mencapai
kompetensi prasyarat dan menguasai konsep awal pada kompetensi topik yang akan
dibelajarkan.

Berikut merupakan jurnal pengolahan pemetaan hasil asesmen awal:

No. Nama Peserta Didik Skor Hasil Kategori Kelompok Peserta

Asesmen Awal Didik
Kelompok A Kelompok B
1
2
3
dst.

Bagi Peserta Didik yang dinyatakan belum siap, maka guru wajib melakukan
pendampingan Peserta Didik dalam menjawab pertanyaan asesmen awal dan
memberikan penjelasan atau pembahasan jawaban positif dari asesmen awal untuk
mendapatkan pemahaman awal materi yang akan dipelajari. Selanjutnya guru
memberikan memberikan tayangan video atau bahan bacaan/artikel sebagai apresepsi.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

9

 Video

https://bit.ly/3KzJFOE https://bit.ly/3Kxw8qv
 Bahan Bacaan/Artikel

https://bit.ly/3e84ELX https://bit.ly/3Kvtema

B. Asesmen Formatif

Jurnal asesmen formatif

No Nama Peserta Aspek Penilaian Nilai

Didik Eksplorasi Diskusi Presentasi Akhir
Mandiri Kelompok Hasil
1
2
3
dst.

Rubrik asesmen formatif

No Indikator
1 2 3 4
1 Eksporasi Mandiri
 Melakukan tugas pengamatan sesuai pembagian
dalam kelompok
 Mengerjakan tugas mandiri berupa resume materi
dengan sunggung-sungguh
2 Diskusi Kelompok
 Ikut aktif dalam diskusi
 Ikut aktif dalam penyelesaian tugas
 Menunjukkan ide/gagasan dalam proses diskusi
 Melakukan konfirmasi kepada guru, atau Peserta
Didik lainnya
 Memberikan komentar selama pembelajaran
berlangsung
4 Presentasi Hasil
 Terlihat design media presentasi yang berbeda
dengan kelompok lain

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

10

 Menunjukkan teknik tampilan yang menarik dalam

presentasi

Catatan:
Nilai 1 ; apabila sikap belum menunjukan perubahan sama sekali
Nilai 2 : apabila sikap mulai berkembang sesuai harapan
Nilai 3 : apabila sikap sudah berkembang sesuai harapan
Nilai 4 : apabila sikap sangat berkembang sesuai harapan.

C. Asesmen Sumatif

Jawablah pertanyaan di bawah ini!

1. Jelaskan beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan penggudangan !
2. Jelaskan sistem penataan barang berdasarkan arah arus penerimaan dan
pengeluaran logistik dan peralatan !
3. Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran dan penetapan
segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di dalam ruang.
Jelaskan mengenai asas tata ruang gudang yang harus diperhatikan !
4. Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka dalam
kegiatan penggudangan logistik penting dilakukan administrasi penggudangan
secara tertib dan benar. Jelaskan dokumen apa saja yang harus dikelola dalam
pergudangan !
5. Penyediaan dalam mendukung manajemen pergudangan yang baik, bertujuan
untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang, sehingga setiap
saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana. Jelaskan yang
sebaiknya tersedia dalam gudang !

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

11

Pilihlah salah satu jawaban A, B, C, D, atau E untuk menjawab pertanyaan di bawah ini!
1. Segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan,
pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta pelaporan logistik dan peralatan logistic
agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin merupakan pengertian dari ?
A. Logistik D. Distribusi
B. Pergudangan E. Perdagangan
C. Transportasi
2. Dibawah ini merupakan beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan penggudangan, ada
beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan penggudangan, kecuali ?
A. Menjaga kelancaran penerimaan D Melakukan pengaturan barang
dan pengeluaran logistik. secara. tepat sehingga mampu
menjamin kemanan dan keselamatan
barang, petugas gudang maupun
pihak-pihak yang berkepentingan.
B. Menjaga ketertiban administrasi E Melakukan pengadaan
penggudangan, baik untuk .
barang sebanyak-
menjamin keamanan barang banyaknya
maupun menyediakan piranti
pertanggungjawaban pengelolaan
penggudangan.
C. Melakukan penyimpanan logistic
secara tepat sehingga logistic yang
ada mudah dicek, ditemukan dan
diambil.
3. Proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan di Gudang disebut?
A. Penerimaan D. Pembelian
B. Pengeluaran E. Proses produksi
C. Pengiriman
4. Proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di gudang dengan cara menempatkan
logistik dan peralatan yang diterima disebut?
A. Penerimaan D. Pembelian
B. Penyimpanan E. Proses produksi
C. Pengiriman
5. Berikut merupakan tujuan penyimpanan barang, kecuali …?
A. Penempatan sesuai dengan denah. D. Aman dari pencemaran secara
kimiawi dan biologi yang dapat
merusak kualitas dan kuantitas.
B. Aman dari pencurian. E. Aman dari kebakaran.
C. Membuat kekacauan dan kerusuhan

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

12

6. Kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi tetap terjamin dan siap pakai untuk
dipergunakan dalam penanggulangan bencana secara efektif dan efisien dan akuntabel
disebut?
A. Penerimaan D. Pembelian
B. Penyimpanan E. Pemeliharaan
C. Pengiriman
7. Proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik dan peralatan dari gudang untuk
diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu proses serah terima yang dapat dipertanggung
jawabkan, disertai dengan bukti serah terima disebut?
A. Penerimaan D. Pembelian
B. Penyimpanan E. Pemeliharaan
C. Pendistribusian
8. Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak untuk lalu lintas
barang dan digunakan untuk menyimpanan barang disebut?
A. Gudang terbuka D. Gudang terbuka diolah
B. Gudang tertutup E. Gudang terbuka tidak dapat diolah
C. Gudang semi tertutup
9. Formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan logistik karena
adanya pemasukan dan pengeluaran logistic disebut?
A. Kartu persediaan/stok D. Surat Jalan
B. Kartu pengeluaran E. Packing list
C. Kartu penerimaan
10. Lembaran/formulis permintaan logistik dari setiap unit kerja dalam organisasi berkaitan
dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah logistik yang ditujukan kepada bagian Gudang
disebut?
A. Kartu persediaan/stok D. Surat Jalan
B. Kaertu pengeluaran E. Bon peneriman barang
C. Kartu penerimaan

Jurnal asesmen sumatif

No Nama Kualitas Bukti (Eviden) Deskripsi Nilai
4.1.1 4.1.2 4.1.3
1
2
3
dst

Catatan:
1. Kualitas bukti (eviden) di isi skor perolehan Peserta Didik berdasarkan rubrik
2. Deskripsi di isi rangkuman deskripsi kualitatif perolehan Peserta Didik pada seluruh
rubrik asesmen
3. Nilai di isi rata-rata skor perolehan

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

13

Rubrik asesmen sumatif:

Evidence Perlu Cukup Baik Sangat Baik
Tujuan Bimbingan (61 – 70) (71 – 80) (81 – 100)
Pembelajaran (0 – 60)
4.1.1 Belum mampu Kurang mampu Sudah mampu Sangat mampu
Menguraikan menguraikan menguraikan menguraikan menguraikan
definisi definisi definisi definisi definisi
pergudangan pergudangan pergudangan pergudangan pergudangan
dengan ada
pengembangan
4.1.2 Belum mampu Kurang mampu Sudah mampu Sangat mampu
Memahami memahami memahami memahami memahami
aktifitas gudang aktifitas gudang aktifitas gudang aktifitas gudang aktifitas gudang
dengan ada
pengembangan
4.1.3 Belum mampu Kurang mampu Sudah mampu Sangat mampu
Mengaplikasika mengaplikasikan mengaplikasikan mengaplikasikan mengaplikasikan
n administrasi administrasi administrasi administrasi administrasi
pergudangan gudang gudang gudang gudang dengan
ada
pengembangan

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

14

Lampiran-3
Tindak Lanjut
Untuk menambah wawasanmu tentang Manajemen Pergudangan, bacalah dengan teliti kutipan
berikut :

Warehouse Management: Perancangan Sistem Pergudangan Perusahaan

Iventory & Stock / By Jowan Kho

Warehousing adalah istilah yang dipakai perusahaan dalam kegiatan pergudangan.

Aktivitas warehousing dilakukan untuk menyimpan barang yang diproduksi sebelum
didistribusikan ke agen atau cabang perusahaan lainnya dalam rantai pasokan demi bisa sampai
ke tangan konsumen akhir.
Fungsi warehousing sangat penting. Sebab, di dalam gudang, dapat diidentifikasi
mengenai detail barang yang diproduksi. Meliputi status, kondisi stok, berat barang, dan
sebagainya. Sehingga, informasi ini bisa diolah kembali oleh perusahaan untuk memudahkan
distribusi dan mempersiapkan anggaran.
Penyimpanan atau penempatan barang ke dalam gudang atau warehouse juga bisa
dimanfaatkan untuk memaksimalkan pelayanan terhadap konsumen. Terlebih lagi, jika
warehousing yang dimiliki perusahaan sangat memadai. Misalnya, luas gudang (space) yang
memadai, adanya peralatan warehousing yang lengkap (forklift, software, dll), serta personel
warehouse yang kompeten.
Sebagai salah satu bentuk penyimpanan, gudang dan pergudangan (warehouse)
merupakan salah satu bagian penting dan seluruh proses produksi. Keberadaan pergudangan
(warehouse) akan memberikan pengaruh yang besar terhadap kelancaran sistem dan
mekanisme kegiatan unit-unit lain bagi perusahaan.
Karena itu, jika kegiatan pergudangan dalam internal perusahaan tersendat, maka akan
berpengaruh pula pada terhambatnya proses kerja pada unit lain seperti pembelian, produksi,
distribusi, dan pemasaran. Selanjutnya, perusahaan akan mengalami segala bentuk
pemborosan, baik pemborosan waktu dan uang. Kegiatan pergudangan (warehouse) yang
tersendat juga akan mempengaruhi tinggi rendahnya biaya produksi maupun harga jual barang
di pasar. Jadi, tanpa sistem pergudangan yang baik, maka kinerja perusahaan tidak akan
maksimal, meskipun sistem-sistem lain dari tiap manajemen dikelola dengan baik.

Gudang dan Pergudangan

source : www.freepik.com
Di dalam sebuah perusahaan, gudang merupakan bangunan yang sangat penting,
apalagi jika perusahaan tersebut memproduksi barang. Gudang merupakan bangunan yang
disertai ruangan untuk menyimpan barang, baik barang hasil produksi maupun bahan baku

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

15

untuk memproduksi barang. Sedangkan pergudangan merupakan kegiatan atau aktivitas dalam
mengelola penyimpanan barang di gudang.
Pergudangan yang terstruktur dan terencana dihimpun dalam manajemen pergudangan
(warehouse management). Struktur dan rencana tersebut meliputi kebutuhan perusahaan untuk
menentukan jadwal produksi dengan tingkat persediaan yang terbatas. Selain itu, berguna juga
untuk menyarankan kebijakan pengisian bahan baku dalam memenuhi pesanan produksi atau
permintaan produk. Gudang dan pergudangan sangat penting bagi perusahaan karena menjadi
faktor yang berpengaruh terhadap pendapatan perusahaan. Sistem manajemen pergudangan
akan menjamin kualitas produk sehingga nilai produk tetap terjaga dan secara langsung
memberikan keuntungan bagi pendapatan perusahaan.
Selain terstruktur dan terencana, pergudangan yang baik harus memiliki sistem
pelayanan yang baik meliputi adanya jaminan keamanan, kemudahan akses informasi keluar,
informasi masuk, dan penyimpanan barang. Selain itu, sistem pergudangan harus memiliki
kesesuaian dengan kondisi lingkungan fisik bagi barang yang disimpan.

Jenis-Jenis Pergudangan

source : www.freepik.com

Setiap perusahaan harus bisa memutuskan cara terbaik untuk menyimpan persediaan
supaya bisa lebih hemat biaya, mudah diakses, dan mudah dalam melakukan perawatan.
Gudang adalah fasilitas manajemen pergudangan merupakan tempat penyimpanan yang dibeli
atau disewa oleh perusahaan lalu digunakan untuk menyimpan produk sebelum didistribusikan.
Secara umum, jika ditinjau dari lokasi atau tempat keberadaan gudang, ada dua jenis
pergudangan, yaitu pergudangan terpusat dan pergudangan yang tidak terpusat.

• Pergudangan terpusat
Pergudangan terpusat merupakan sistem manajemen pergudangan yang proses dan
aktivitas pergudangannya diatur dalam satu lokasi pusat. Pergudangan terpusat memiliki
kelebihan berupa kemudahan untuk para pemasok yang akan mengirim bahan baku produksi.
Selain itu, perusahaan juga akan lebih diuntungkan karena bisa mendapatkan skala ekonomis
dari pemesanan bahan baku dalam jumlah besar. Kelebihan lainnya sangat dirasakan oleh staf
yang yang bertugas mengelola inventaris karena mudah dalam mengimplementasikan prosedur
standar.
Pergudangan terpusat biasanya berlokasi di dekat infrastruktur yang baik sehingga bisa
diakses dengan lebih mudah. Bagi beberapa perusahaan, pergudangan terpusat bisa
menghindari adanya duplikasi stok dan biaya administrasi.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

16

Namun, pergudangan terpusat bisa menimbulkan biaya tinggi karena membutuhkan

fasilitas penyimpanan yang pastinya jauh lebih besar. Pergudangan terpusat harus memiliki
ruangan dengan ukuran yang besar dan kompleks, sehingga akan menimbulkan peningkatan
waktu pengiriman dan keterlambatan dalam menerima stok barang. Adanya pergudangan
terpusat juga bisa berdampak pada upah yang tinggi karena membutuhkan staf spesialis
diperlukan untuk mengelola penyimpanan dan distribusi stok.

• Pergudangan tidak terpusat

Sementara itu, pergudangan tidak terpusat merupakan jenis pergudangan dengan sistem
setiap departemen bertanggung jawab untuk memesan dan menyimpan stok masing-masing.
Keunggulan jenis pergudangan ini adalah mudah diakses sehingga tidak ada keterlambatan
dalam menerima barang yang dibutuhkan. Sistem pergudangan tidak terpusat dinilai lebih
efektif untuk mencegah pemborosan karena tersebar di beberapa tempat atau lokasi. Selain itu,
perusahaan dapat lebih responsif terhadap kebutuhan lokal dan aktif mengikuti perubahan
pasar.
Namun, pergudangan tidak terpusat akan berdampak pada biaya pengiriman yang
meningkat karena jumlah inventaris yang rendah ke beberapa lokasi. Selain itu, faktor
keamanan mungkin tidak seefektif pergudangan terpusat, karena rawan terjadi penggelapan
produk atau pencurian produk.

Pedoman Umum Manajemen Pergudangan

source : www.freepik.com

Sistem manajemen pergudangan merupakan suatu proses kegiatan logistik/barang

dalam gudang yang meliputi pengelolaan administratif dan pengelolaan operasional
perusahaan. Dengan demikian, manajemen pergudangan akan selalu berhubungan dengan
penatausahaan, tata kerja, dan tata ruang. Proses-proses tersebut meliputi aktivitas dalam
penerimaan, pencatatan, pemasukan, penyimpanan, tata kelola, pembukuan, perawatan,
pengeluaran, dan pendistribusian atas produk.
Dari setiap proses harus ada laporan pertanggung jawaban dari pengelola gudang.
Rangkaian tersebut untuk mendukung suatu sistem unit kerja agar tercapai tujuan efektifitas
dan efisiensi operasional perusahaan secara keseluruhan.
Maka itu, kegiatan pergudangan harus dilakukan dengan perencanaan,
pengorganisasian, dan pengendalian barang yang terukur dengan manajemen pergudangan
yang sesuai dengan pedoman. Ada beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai pedoman-
pedoman umum dalam manajemen pergudangan (warehouse management), yaitu:
Sosial di pusat maupun daerah yakni :
• Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik/barang.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

17

• Menjaga ketertiban administratif penggudangan.

• Melakukan penyimpanan logistik/barang secara tepat sehingga mudah dicek dan diambil
saat akan didistribusikan.
• Melakukan pengaturan tata letak barang secara tepat sehingga mampu menjamin keamanan
dan keselamatan bagi barang maupun para pekerja.
• Melakukan perawatan barang dengan baik.

Aktivitas dalam Manajemen Pergudangan

source : www.freepik.com

Kegiatan atau aktivitas dalam sistem manajemen pergudangan tidak bisa dipisahkan
dari proses administrasi pergudangan. Aktivitas dalam manajemen pergudangan harus tertib
dan benar karena administrasi pergudangan dapat dijadikan instrumen pengawasan dan
pengendalian dalam pengelolaan pergudangan. Jika perusahaan menerapkan sistem
administrasi pergudangan yang benar, maka keberadaan barang setiap saat dapat terkontrol
secara detail, meliputi nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi, bukti jumlah persediaan,
maupun nilai barang yang terdapat/tersimpan di dalam gudang.
Administrasi pergudangan merupakan alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan
pergudangan yang dibebankan kepada para petugas gudang. Dalam praktiknya, para petugas
gudang berkewajiban untuk melaksanakan manajemen pergudangan dan melengkapi sistem
administrasi pergudangan seperti buku penerimaan barang, buku pengeluaran barang, surat
jalan barang, dan delivery order.
Aktivitas dalam manajemen pergudangan yang sangat berkaitan dengan administrasi
pergudangan yaitu penerimaan barang, pengeluaran barang, dan penataan barang.

1. Penerimaan Barang
Aktivitas pertama dalam manajemen pergudangan adalah penerimaan barang. Pada
aktivitas ini, petugas gudang harus memiliki buku penerimaan barang. Segala bentuk informasi
yang berkaitan dengan jenis barang, spesifikasi barang, tanggal penerimaan, dan jumlah nilai
logistik (harga satuan dan total dari sumber barang) akan terekam dengan buku penerimaan
barang tersebut.
Selain itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik/barang ke dalam buku
pencatatan harus diikuti dengan bukti-bukti penerimaan barang seperti surat jalan pengiriman
barang/penyerahan barang. Setiap bukti pemasukan barang harus dibubuhi nomor kode sebagai
kode barang yang sesuai urutan. Nomor kode tersebut merupakan nomor kode bukti barang
masuk yang akan ditulis pada kolom nomor kode bukti barang masuk dalam buku penerimaan
gudang. Nomor kode bukti barang masuk tersebut berguna untuk mempermudah pengecekan
maupun pengawasan terhadap ketersediaan barang di gudang.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

18

2. Pengeluaran Barang
Selanjutnya, terdapat aktivitas pengeluaran barang yang menjadi tanggung jawab setiap
petugas gudang. Pada buku pengeluaran barang, petugas gudang harus mengisi beberapa
informasi yang berkaitan dengan jenis barang, spesifikasi barang, tanggal pengeluaran, dan
jumlah barang yang keluar. Tujuan dari pengisian buku pengeluaran adalah agar nantinya dapat
diketahui jumlah persediaan barang untuk setiap jenis barang tertentu. Pada buku pengeluaran
harus diikuti dengan bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat berupa Delivery Order (surat
penyerahan barang) dan surat jalan. Setiap bukti pengeluaran barang harus dibubuhi nomor
sesuai urutan. Pada nomor kode bukti barang keluar harus diinput ke kolom nomor kode bukti
barang keluar dalam bukti pengeluaran gudang dan kartu persediaan. Dengan adanya kartu
persediaan tersebut, maka proses pengecekan maupun pengawasan barang akan menjadi lebih
mudah.
Untuk melengkapi administrasi gudang, perusahaan harus menyediakan kartu
persediaan barang yang berguna untuk mencatat perubahan-perubahan jumlah persediaan
logistik karena adanya pemasukan atau pengeluaran barang. Beberapa informasi yang harus
ditulis dalam kartu persediaan barang meliputi jenis barang, spesifikasi barang, tanggal masuk,
tanggal keluar, kode nomor barang, surat bukti pemasukan barang, surat bukti pengeluaran,
asal barang, tujuan barang dikeluarkan, jumlah barang masuk, jumlah barang keluar, dan sisa
barang setelah kegiatan pengelolaan administrasi pergudangan. Kartu persediaan barang harus
dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan satu lagi untuk digantung pada kelompok jenis barang
ditempatkan. Dengan demikian, aktivitas pengawasan dan pengecekan oleh petugas gudang
akan lebih mudah dan cepat, khususnya untuk pengecekan terhadap jumlah persediaan barang.

3. Penataan Barang
Penataan barang di gudang merupakan aktivitas menyusun segmen-segmen ruangan di
dalam gudang serta pengaturan barang di dalam ruang gudang tersebut. Berkenaan dengan hal
tersebut, bagi petugas pengelola gudang harus selalu memperhatikan tata kelola ruang gudang
secara maksimal supaya proses penerimaan dan pengeluaran barang di gudang dapat berjalan
dengan lancar dan tetap terkontrol.
Ada beberapa tata letak ruang gudang yang harus diperhatikan, antara lain sebagai berikut:
• Ruangan gudang harus dikelola dengan baik agar, yaitu mengukur jarak simpan sependek
mungkin agar ruang menjadi maksimal untuk penyimpanan barang.
• Pengaturan barang sebaiknya disusun dengan urutan yang teratur dari satu tempat ke tempat
yang lain.
• Menata dengan urutan metode FIFO (first in first out) atau metode LIFO (Last in last out).
• Penataan ruang harus memudahkan dalam aktivitas pengawasan sehingga jika terjadi
ketidaksesuaian, maka bisa segera diatasi.
• Arus keluar masuk barang di gudang harus mempertimbangkan kemudahan dalam
melakukan aktivitas manajemen pergudangan.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

19

Perlunya Manajemen Pergudangan (Warehouse Management)

source : www.freepik.com

Manajemen pengelolaan pergudangan dibentuk bukan karena alasan kemudahan

pendistribusian atau kelancaran alur distribusi saja. Banyak manfaat manajemen pergudangan
bagi perusahaan. Berikut beberapa alasan mengenai pentingnya manajemen pergudangan atau
warehouse management bagi perusahaan.

1. Pengendalian Biaya Produksi

Manajemen pergudangan memiliki peranan penting dalam proses pengendalian biaya produksi.
Selain itu, perusahaan akan bisa mengurangi biaya transportasi dan beban produksi yang tinggi.
Pada dasarnya, manajemen pergudangan berkaitan erat dengan persediaan barang. Namun,
pada posisi tertentu manajemen pergudangan dapat mengurangi biaya transportasi dan
produksi. Misalnya, perusahaan memasok banyak bahan baku ketika harga baku tersebut
sedang turun kemudian menyimpan di dalam gudang. Dengan demikian, perusahaan tidak
perlu lagi mengeluarkan biaya transportasi dan biaya belanja bahan baku untuk menciptakan
produk.

2. Mengkoordinasikan Penawaran dan Permintaan

Manajemen pergudangan sangat peranan dalam hal mengkoordinasikan antara penawaran
dengan permintaan karena permintaan pasar tidak selalu bisa diproyeksikan secara akurat.
Padahal, setiap proses penawaran suatu barang harus terus berjalan. Maka dari itu, diperlukan
manajemen pergudangan agar bisa terus menyimpan barang pada saat volume produksi naik
dan volume permintaan menurun. Selain itu, manajemen pergudangan juga harus memastikan
bahwa barang-barang yang disimpan tetap aman dan tahan hingga sampai saat permintaan
produk kembali naik.

3. Memberikan Kebutuhan produksi

Dalam aktivitas produksi, perusahaan pasti akan menghasilkan barang dengan karakteristik dan
sifat yang berbeda. Ada jenis barang yang bisa langsung dikonsumsi dan ada juga barang yang
harus disimpan terlebih dahulu untuk dikonsumsi, bahkan ada juga yang disimpan kemudian
diolah lagi baru dikonsumsi. Untuk setiap karakteristik produk, diperlukan manajemen
pergudangan yang berbeda agar bisa memberikan kebutuhan produksi yang maksimal.

4. Menyediakan Kebutuhan Pasar

Produk yang telah beredar di pasaran memiliki banyak macam, namun ada beberapa produk
yang diminta selalu ada oleh konsumen. Agar pasokan produk tersebut tidak terputus, maka

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

20

diperlukan manajemen pergudangan yang akan mengelola dan memproses pendistribusian

produk. Dengan demikian, kebutuhan pasar akan tetap bisa terpenuhi, bahkan ketika volume
permintaan sedang naik.

5. Peningkatan Pelayanan Distribusi

Adanya manajemen pergudangan akan sangat membantu perusahaan untuk meningkatkan
layanan distribusi. Tanpa manajemen pergudangan yang baik, layanan distribusi tidak akan
bisa dikendalikan karena tidak ada ukuran yang jelas tentang berbagai prosedur. Dengan
manajemen pergudangan, maka akan diketahui pihak yang bertugas dan bertanggung jawab
untuk pendistribusian barang, tujuan pendistribusian barang, dan jumlah barang yang
didistribusikan. Jadi, dengan manajemen pergudangan, layanan distribusi secara otomatis akan
meningkat karena setiap detail distribusi akan dikontrol dengan baik sesuai dengan standar
yang dimiliki oleh perusahaan. Setiap kerugian yang mungkin dialami perusahaan akan dapat
diminimalisasi dengan sebaik mungkin sehingga barang sampai di tempat tujuan dengan
selamat dan tepat waktu.

6. Menjaga Kualitas, Kuantitas, dan Keamanan Produk

Manajemen pergudangan memiliki fungsi pengendalian produk bisa terjaga kualitas dan
kuantitasnya. Baik produk/barang yang masuk maupun yang keluar. Ketika barang berada di
gudang, kualitas dan kuantitasnya tetap akan terkendali dengan adanya manajemen
pergudangan yang baik. Jadi, jika perusahaan bisa menjalankan manajemen pergudangan
dengan baik, secara otomatis akan mampu menjaga kualitas dan kuantitas produk di dalam
gudang.
Selain kualitas dan kuantitas, keamanan barang yang ada di gudang akan terjamin dengan
manajemen pergudangan yang baik. Pada praktiknya, manajemen pergudangan akan mengatur
dan menentukan awal alur lalu lintas logistik maupun transportasi dalam pendistribusian.
Manajemen pergudangan akan menyiapkan situasi yang aman sesuai dengan jenis barang yang
disimpan tidak akan hilang, rusak, atau terselip.

Warehousing adalah istilah yang dipakai perusahaan dalam kegiatan pergudangan. Aktivitas
warehousing dilakukan untuk menyimpan barang yang diproduksi sebelum didistribusikan ke
agen atau cabang perusahaan lainnya dalam rantai pasokan demi bisa sampai ke tangan
konsumen akhir.
Fungsi warehousing sangat penting. Sebab, di dalam gudang, dapat diidentifikasi mengenai
detail barang yang diproduksi. Meliputi status, kondisi stok, berat barang, dan sebagainya.
Sehingga, informasi ini bisa diolah kembali oleh perusahaan untuk memudahkan distribusi dan
mempersiapkan anggaran.
Penyimpanan atau penempatan barang ke dalam gudang atau warehouse juga bisa
dimanfaatkan untuk memaksimalkan pelayanan terhadap konsumen. Terlebih lagi, jika
warehousing yang dimiliki perusahaan sangat memadai. Misalnya, luas gudang (space) yang
memadai, adanya peralatan warehousing yang lengkap (forklift, software, dll), serta personel
warehouse yang kompeten.
Sebagai salah satu bentuk penyimpanan, gudang dan pergudangan (warehouse) merupakan
salah satu bagian penting dan seluruh proses produksi. Keberadaan pergudangan (warehouse)
akan memberikan pengaruh yang besar terhadap kelancaran sistem dan mekanisme kegiatan
unit-unit lain bagi perusahaan.
Karena itu, jika kegiatan pergudangan dalam internal perusahaan tersendat, maka akan
berpengaruh pula pada terhambatnya proses kerja pada unit lain seperti pembelian, produksi,
distribusi, dan pemasaran. Selanjutnya, perusahaan akan mengalami segala bentuk
pemborosan, baik pemborosan waktu dan uang. Kegiatan pergudangan (warehouse) yang
MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T
21

tersendat juga akan mempengaruhi tinggi rendahnya biaya produksi maupun harga jual barang
di pasar. Jadi, tanpa sistem pergudangan yang baik, maka kinerja perusahaan tidak akan
maksimal, meskipun sistem-sistem lain dari tiap manajemen dikelola dengan baik.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

22

Lampiran-4
Materi Pembelajaran
(Bahan Bacaan Guru dan Peserta Didik)

A. Pengertian Penggudangan
Pergudangan adalah segala upaya pengelolaan gudang yang meliputi penerimaan,
penyimpanan, pemeliharaan, pendistribusian, pengendalian dan pemusnahan serta
pelaporan logistik dan peralatan logistic agar kualitas dan kuantitas tetap terjamin.
Dari pengertian penggudangan ini dapat digaris bawahi bahwa kegiatan
penggudangan tidak sekedar kegiatan memasukkan barang dalam ruang penyimpanan
(gudang), tetapi lebih dari itu, dalam kegiatan penggudangan penting dilakukan
perencanaan, pengorganisasian, serta pengendalian logistic baik secara teknis maupun
administrative sehingga kegiatan tersebut dapat menjamin dan menjaga kelangsungan
dan kesinambungan setiap aktivitas dalam setiap unit kerja di dalam suatu organisasi.
Merujuk beberapa kegiatan penggudangan dan tujuan penggudangan tersebut, ada
beberapa pedoman umum untuk melakukan kegiatan penggudangan, yakni :
1. Menjaga kelancaran penerimaan dan pengeluaran logistik.
2. Menjaga ketertiban administrasi penggudangan, baik untuk menjamin keamanan
barang maupun menyediakan piranti pertanggungjawaban pengelolaan
penggudangan.
3. Melakukan penyimpanan logistic secara tepat sehingga logistic yang ada mudah
dicek, ditemukan dan diambil.
4. Melakukan pengaturan barang secara tepat sehingga mampu menjamin kemanan
dan keselamatan barang, petugas gudang maupun pihak-pihak yang
berkepentingan.
5. Melakukan perawatan barang dengan baik sehingga barang dalam gudang tidak
sekedar sebagai barang persediaan, tetapi juga barang yang siap pakai (ready for
use).

Agar pedoman ini dapat diimplementasikan dengan baik, perlu adanya rancangan
dan implementasi system kerja penggudangan logistic yang jelas dan tepat dalam
setiap organisasi.

A. Mekanisme Pergudangan
Mekanisme pergudangan meliputi proses sebagai berikut:
1. Penerimaaan
Penerimaan merupakan proses penyerahan dan penerimaan logistik dan peralatan
di gudang. Dalam proses penyerahan dan penerimaan ini dilakukan:
a. Pendataan jumlah dan mutu logistik dan peralatan harus sesuai dengan ketentuan
yang berlaku/layak untuk diberikan kepada korban bencana.
b. Pencatatan administratif sebagai dokumen yang dapat dipertanggung jawabkan
oleh petugas yang bersangkutan.
2. Penyimpanan
MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T
23

Penyimpanan merupakan proses kegiatan penyimpanan logistik dan peralatan di

gudang dengan cara menempatkan logistik dan peralatan yang diterima:
a. Penempatan sesuai dengan denah.
b. Aman dari pencurian.
c. Aman dari gangguan fisik.
d. Aman dari pencemaran secara kimiawi dan biologi yang dapat merusak kualitas
dan kuantitas.
e. Aman dari kebakaran.
f. Penataan sesuai dengan standar pergudangan.
3. Pemeliharaan
Pemeliharaan merupakan kegiatan perawatan logistik dan peralatan agar kondisi
tetap terjamin dan siap pakai untuk dipergunakan dalam penanggulangan bencana
secara efektif dan efisien dan akuntabel, melalui prinsip:
a. 5R = Ringkas, Rapih, Resik (bersih), Rawat, Rajin (secara terus-menerus).
b. First In First Out (FIFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama masuk adalah
yang pertama harus keluar.
c. First Expired Date First Out (FEFO) yaitu logistik dan peralatan yang pertama
kadaluwarsa harus yang pertama keluar untuk didistribusikan. Dalam penyusunan
logistik dan peralatan yang punya masa kedaluwarsanya lebih awal atau yang
diterima lebih awal harus digunakan lebih awal sebab logistik dan peralatan yang
datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umurnya relatif lebih
tua dan masa kadaluwarsanya mungkin lebih awal.
d. Logistik dan peralatan disusun di atas pallet secara rapih dan teratur, sesuai dengan
ketentuan.
4. Pendistribusian
Pendistribusian merupakan proses kegiatan pengeluaran dan penyaluran logistik
dan peralatan dari gudang untuk diserahkan kepada yang berhak, melalui suatu
proses serah terima yang dapat dipertanggung jawabkan, disertai dengan bukti
serah terima. Hal ini dilakukan berdasarkan permintaan sesuai dengan kebutuhan
penanggulangan bencana.
5. Pengendalian
Pengendalian merupakan proses kegiatan pengawasan atas pergerakan
masuk keluarnya logistik dan peralatan dari dan ke gudang agar persediaan dan
penempatan dapat diketahui secara cepat, tepat dan akurat serta akuntabel.
Pengendalian dilaksanakan dengan menggunakan formulir dala lampiran.
6. Penghapusan
a. Penghapusan merupakan rangkaian kegiatan pemusnahan logistik dan
peralatan dalam rangka pembebasan barang milik/kekayaan negara dari
tanggung jawab berdasarkan peraturan perundangan-undangan yang berlaku.
b. Tujuan penghapusan adalah sebagai berikut :
1) Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban administrasi petugas
terhadap logistik dan peralatan yang dikelola, yang sudah ditetapkan untuk
dihapuskan/ dimusnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

24

2) Menghindari pembiayaan (biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan dan

lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara.
3) Menjaga keselamatan agar terhindar dari pencemaran lingkungan.

c. Kegiatan Penghapusan adalah sebagai berikut :

1) Membuat daftar logistik dan peralatan yang akan dihapuskan beserta alasan-
alasannya.
2) Pisahkan logistik dan peralatan yang kadaluwarsa/ rusak pada tempat tertentu
sampai pelaksanaan pemusnahan.
3) Melaporkan kepada atasan mengenai logistik dan peralatan yang akan
dihapuskan.
4) Membentuk panitia pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan melalui
Surat Keputusan dari pejabat yang berwenang.
5) Membuat berita acara hasil pencelaan dan penghapusan logistik dan peralatan
yang akan dihapuskan.
6) Melaporkan hasil pencelaan dan penghapusan kepada pejabat yang
berwenang.
7) Melaksanakan penghapusan dan pemusnahan setelah ada keputusan dari
pejabat yang berwenang.

B. Macam-Macam Gudang
Dilihat dari bentuk fisiknya dibedakan menjadi :
a. Gudang tertutup
Gudang yang letaknya dalam sebuah bangunan tertutup, tidak bergerak, tidak
untuk lalu lintas barang dan digunakan untuk menyimpanan barang.
b. Gudang terbuka
 Gudang terbuka tidak diolah
Berupa suatu lapangan terbuka yang permukaanya hanya diratakan tanpa
diperkeras.
 Gudang terbuka diolah
Berupa lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras yang
diperuntukkanbagi logistic yang tidak cepat terpengaruh oleh cuaca.
c. Gudang semi tertutup
Banguanan yang beratap tanpa dinding-dinding ujung yang lengkap, dan
diperuntukkan untuk menyimpan logistic yang memerlukan pertukaran udara
maksimum serta tidak memerlukan perlindungan lengkap tanpa udara.
Selain dilihat dari bentuk fisik bangunan, juga bisa dibedakan berdasarkan
fungsinya. Misalnya gudang operasional, gudang perlengkapan, gudang
pemberangkatan dan gudang musiman. Secara lebih spesifik, gudang dapat
dibedakan atas dasar barang-barang yang disimpan di dalamnya. Berdasarkan
pembedaaan ini dapat kita kenal adanya gudang alat tulis, alat medis, BBM,
tenun, alat rumah tangga, teknik maupun gudang rosokan.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

25

C. Tata Ruang Gudang

Perencanaan Tata Ruang Gudang merupakan kegiatan pemikiran dan
penetapan segmen-segmen ruangan di dalam gudang serta pengaturan logistik di
dalam ruang tersebut. Sehubungan dengan hal ini, ada beberapa asas tata ruang
gudang yang harus diperhatikan, dan beberapa asas tata ruang gudang tersebut
adalah sebagai berikut.
1. Asas Jarak Terpendek
Ruangan seyogyanya bisa dipergunakan sebaik mungkin sehinggan pelaksanaan
kegiatan pengaturan barang dalam gudang dapat melewati jarak yang sependek
mungkin.
2. Asas mengalirnya Kegiatan
Pelaksanaan kegiatan pengaturan barang diusahakan dengan urutan yang teratur
dari satu tempat ke tempat yang lain dengan berurutan, baik dengan metode FIFO
(First In First Out) yaitu pengaturan barang yang lebih dahulu masuk gudang,
harus dikeluarkan pada urutan pertama pula atau metode LIFO (Last In Fisrt Out)
yakni pengaturan barang yang terakhir masuk dalam gudang tetapi pertama kali
dikeluarkan dari gudang.
3. Asas Memudahkan Pengawasan
Penataan ruang haruslah dapat membantu mempermudah pengawasan atas
pelaksanaan pengaturan barang.
4. Asas Fleksibelitas Ruangan
Penataan barang dalam gudang diusahakan sedemikian rupa sehingga bila ada
gangguan ruangan akan mudah disesuaikan dengan kebutuhan.
5. Asas Kemudahan Berhubungan dengan Luar
Pada penataan barang-barang yang frekuensinya sering dipakai seyogyanya
diletakkan di tempat yang langsung berhubungan dengan pihak luar.
Di samping harus memperhatikan beberapa asas tata ruang tersebut, untuk
melancang dan melaksanakan penataan ruang gudang, penting memperhatikan
beberapa pedoman yang meliputi berikut ini
1. Hendaknya dalam ruang gudang ada ruang/tempat untuk melakukan pengecekan
barang masuk. ruang ini berfugsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang
akan dimasukkan ke dalam gudang. Dengan demikian. secara fisik maupun
administratif barang-barang yang dimasukkan ke dalam gudang dapat
dipertanggungjawabkan.
2. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang tata usaha untuk melakukan
kegiatan-kegiatan administratif penggudangan guna menjamin ketertiban
administratif, penyediaan peranti pengawasan barang dalam gudang dan
keamanan barang.
3. Hendaknya di dalam ruang gudang disediakan ruang untuk menampung barang-
barang yang segera digunakan maupun sering digunakan/diminta oleh unit kerja.
keberadaan ruang sangat penting karena selain untuk menjaga keamanan barang,
juga bisa mendukung kecepatan dalam pelayanan permintaan barang kepada unit-
unit kerja yang membutuhkan. Kecepatan dalam pelayanan permintaan barang
kepada unit-unit kerja yang membutuhkan penting dilakukan karena ada
MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T
26

kecenderungan bahwa apabila petugas gudang tidak cepat dalam memberikan

pelayanan, pihak-pihak yang membutuhkan barang kemudian berusahan dan
akan mengambil sendiri terhadap barang yang dibutuhkan sehingga hal ini akan
memberikan peluang dan kemungkinan banyaknya kehilangan barang.
4. Hendaknya di dalam ruangan gudang disediakan ruang lalu lintas barang yang
cukup, baik untuk pemasukan barang maupun pengeluaran barang guna
menjamin kelancaran pemasukan dan pengeluaran barang. Hal ini disebabkan
sering ada kecenderungan yang keliru, yaitu memasukkan barang kedalam
gudang sebanyak-banyaknya tanpa memperhitungkan pentingnya kelancaran lalu
lintas barang guna mempercepat pemasukan dan pengeluaran.
5. Hendaknya ruang gudang ada ruang untuk pengecekan barang keluar. Ruang ini
berfungsi untuk memeriksa dan mengecek barang yang akan dikeluarkan dari
gudang karena adanya permintaan dari unit kerja. Sebagaimana fungsi ruang cek
barang masuk, ruang cek barang keluar ini dimaksudkan guna menjamin
pengeluaran logistik baik secara fisik maupun administrasi dapat
dipertanggungjawabkan. Adapun penempatan ruang cek barang keluar, bisa
berdekatan dengan ruang cek barang masuk ataupun terpisah, dengan
mempertimbangkan frekuensi mutasi logistik.

D. Denah, Sarana dan Kemanan Gudang

1) Denah gudang
Untuk memudahkan dalam penerimaan, penyimpanan, penyusunan, pemeliharaan,
pencarian, pendistribusian dan pengawasan logistik dan peralatan, maka
diperlukan pengaturan tata letak ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang
perlu dipertimbangkan dalam merancang tata letak gudang adalah sebagai berikut:
a) Untuk kemudahan bergerak, gudang jangan disekat-sekat, kecuali jika diperlukan.
Perhatikan posisi dinding dan pintu untuk mempermudah gerakan.
b) Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran logistik dan peralatan, tata
letak ruang gudang perlu memiliki lorong dapat ditata berdasarkan sistem:
a. Arus garis lurus
b. Arus huruf U
c. Arus huruf L
c) Pengaturan sirkulasi udara: salah satu faktor penting dalam merancang gudang
adalah adanya sirkulasi udara yang cukup didalam ruangan, termasuk pengaturan
kelembaban udara dan pengaturan pencahayaan.
d) Penggunaan rak dan pallet yang tepat dapat meningkatkan sirkulasi udara,
perlindungan terhadap banjir, serangan hama, kelembaban dan efisiensi
penanganan.
e) Penyimpanan khusus
 Obat, Vaksin dan serum memerlukan tempat khusus seperti lemari pendingin
khusus (cold chain) dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran
listrik.
 Bahan kimia harus disimpan dalam bangunan khusus yang terpisah dari
gudang induk.
MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T
27

 Peralatan besar/ alat berat memerlukan tempat khusus yang cukup untuk
penyimpanan dan pemeliharaannya.
2) Sarana Gudang
Penyediaan peralatan sarana dalam mendukung manajemen pergudangan yang
baik, bertujuan untuk mendukung kelancaran penerimaan dan pengeluaran barang
sehingga setiap saat mudah dimobilisasi dan didistribusikan bila terjadi bencana.
Adapun sarana yang sebaiknya tersedia adalah sebagai berikut:
1. Gedung/bangunan gudang
2. Pembangkit Listrik atau lainnya
3. Alat angkutan/transportasi: kendaraan roda dua, roda empat, forklift dan
lainnya
4. Alat dokumentasi administrasi: komputer dan printer, brankas, lemari arsip
dan lainnya
5. Alat komunikasi: telepon, facsimile dan lainnya.
6. Alat pengatur suhu : termometer, exhaus van
7. Sarana Administrasi Logistik dan Peralatan:
a. Buku Induk
b. Kartu Stok
c. Buku Harian Penerimaan Barang
d. Buku Harian Pengeluaran Barang
e. Surat bukti barang masuk (SBBM)
f. Surat bukti barang keluar (SBBK)
g. Alat tulis kantor (ATK)
h. Petugas pengelola
3) Keamanan gudang
Untuk menjaga keamanan dan keselamatan logistik dan peralatan di gudang perlu
diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Lokasi Pergudangan diupayakan secara historis aman dari bencana (misalnya aman
dari gempa, banjir, tanah longsor).
2. Pencegahan Kebakaran
a. Dihindari penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar.
b. Dipasang alat alarm kebakaran.
c. Alat pemadam kebakaran harus diletakkan pada tempat yang mudah dijangkau
dan dalam jumlah yang cukup. Contoh: tersedianya bak pasir, tabung
pemadam kebakaran, hidran, karung goni, galah berpengait besi.
3. Keamanan gudang
a. Dipagar keliling
b. Alat pemantau keamanan seperti : alarm atau kamera CCTV
c. Petugas keamanan

E. Administrasi Pergudangan
Untuk menjaga keamanan logistik dan kelangsungan kerja organisasi maka
dalam kegiatan penggudangan logistik penting dilakukan administrasi penggudangan
secara tertib dan benar. Hal ini disebabkan administrasi penggudangan dapat dijadikan
MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T
28

instrumen pengawasan dan pengendalian di dalam penglolaan penggudangan di setiap

organisasi.
Dengan adanya sistem administrasi penggudangan yang benar, keberadaan logistik
setiap saat dapat dicek, baik berkaitan dengan nama, jenis, spesifikasi, jumlah, mutasi,
bukti-bukti pemasukan dan pengeluaran logistik, jumlah persediaan, maupun nilai
logistik yang ada di gudang.
Dengan demikian, adanya pengelolaan administrasi penggudangan yang baik
dalam setiap organisasi akan dapat mengurangi, bahkan bahkan dapat menghapus
bentuk penyelewengan penglolaan logistik ataupun hilangnya logistik.
Disamping itu, dengan adanya pengelolaan admintrasi penggudangan yang benar
dalam setiap organisasi akan mendukung ketepatan dalam melakukan perencanaan dan
pelaksanaan pengadaan logistik. Hal ini disebabkan dapat dipentaunya tingkat
pemakaian logistik tertentu dan jumlah persediaan yang ada.
Bagi petugas gudang, administrasi penggudangan juga dapat digunakan sebagai
alat pertanggungjawaban dalam pengelolaan penggudangan yang dibebankan
kepadanya. Sehubungan dengan administrasi penggudangan logistik tersebut, yang
penting dalam kegiatan penggudangan harus ada Buku Penerimaan Gudang, Buku
Pengeluaran Gudang, Kartu Persediaan/Stock, Bon permintaan Barang, dan Surat
Penyerahan Barang. Masing-masing buku tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut.
1. Buku penerimaan Gudang
Buku penerimaan Gudang merupakan buku yang terdiri dari lembaran-lembaran yang
memuat informasi berkaitan dengan penerimaan logistik yang meliputi jenis dan
spesifikasi logistik, tanggal penerimaan, jumlah, nilai logistik yang meliputi harga per
satuan dan jumlah total, dan asal barang.
Setiap tejadi pemasukan logistik ke dalam gudang harus segera dilakukan pencatatan
pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan Gudang, disamping harus pula
melakukan pengisian pemasukan pada Kartu persediaan Barang (Kartu Stok) sehingga
pentingnya dapat diketahui jumlah persediaan logistik jemin dan spesifikasi logistik
tertentu.
Disamping itu, setiap terjadi pencatatan pemasukan logistik ke dalam Buku Penerimaan
Gudang harus diikuti bukti-bukti penerimaan barang (antara lain berupa nota, faktur,
kwitansi, atau bukti yang lain, misalnya Surat penyerahan Barang dari Unit Pembelian).
Setiap bukti pemasukan logistik harus dibubuhi nomor(sebagai nomor kode bukti
masuk) sesuai urutan kronologis, yang kemudian nomor kode bukti masuk ini
dituliskan pada kolom nomor kode bukti masuk dalam Buku penerimaan Gudang
maupun Kartu Persediaan. penggunaan nomor kode bukti masuk ini dimasukkan untuk
mempermudah pengecekan maupun pengawasan logistik.
2. Buku Pengeluaran Gudang
Buku pengeluaran Gudang merupakan buku yang terdiri atas lembaran-lembaran yang
memuat informasi berkaitan dengan pengeluaran logistik yang meliputi jenis dan
spesifikasi logistik, tanggal pengeluaran, jumlah pengeluaran logistik, dan penerima
logistik.
Setiap terjadi pengeluaran logistik dari gudang harus segera dilakukan pencatatan
pengeluaran logistik ke dalam buku pengeluaran gudang, disamping harus pula
MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T
29

melakukan pengisian pengeluaran pada kartu barang sehingga nantinya dapat diketahui
jumlah persediaan logistik jenis logistik tertentu.
Buku pengeluaran gudang harus diikuti bukti-bukti pengeluaran barang yang dapat
berupa surat atau bon gudang. Disamping itu setiap bukti pengeluaran logistik harus
dihubungi nomor (sebagai nomor kode bukti keluar) sesuai urutan kronologis, yang
kemudian nomor kode bukti keluar ini dituliskan pada kolom nomor kode bukti keluar
dalam buku pengeluaran gudang maupun kartu persediaan. Penggunaan nomor kode
bukti keluar ini dimasudkan untuk mempermudah pengecekan maupun pengawasan
logistik.
3. Kartu Persediaan/stock
Kartu persediaan barang merupakan formulir/lembaran untuk mencatat perubahan-
perubahan jumlah persediaan logistik karena adanya pemasukan dan pengeluaran
logistik. Adapun informasi yang harus tertuang dan tertulis dalam kartu persediaan
logistik. meliputi jenis dan spesifikasi logistik, tanggal pemasukan/pengeluaran
logistik, kode nomor surat bukti pemasukan/pengeluaran, asal/tujuan logistik, jumlah
pemasukan/pengeluaran, dan jumlah sisa (persediaan logistik).
Dalam kegiatan pengelolaan administrasi penggudangan, kartu persediaan barang
dalam bentuk kartu barang ini dibuat rangkap dua, satu untuk arsip dan yang satu untuk
kartu gantung(kartu yang digantungkan pada kelompok jenis barang tertentu di mana
barang tersebut ditempatkan/disimpan sehingga hal ini akan mempermudah dalam
pengecekan logistik, terutama pengecekan terhadap jumlah persediaan logistik.
4. Bon Permintaan Barang
Bon permintaan barang merupakan lembaran/formulis permintaan logistik dari setiap
unit kerja dalam organisasi berkaitan dengan jenis spesifikasi logistik serta jumlah
logistik yang ditujukan kepada bagian gudang. Bon permintaan barang sering pula
disebut dengan beberapa istilah, antara lain surat permintaan pengadaan barang, surat
permintaan pembelian, bon gudang ataupun dengan istilah yang lain.
5. Surat penyerahan barang
Surat penyerahan barang atau sering pula disebut bon pengeluaran barang merupakan
surat bukti pengeluaran/penyerahan barang dengan jenis dan spesifikasi tertentu serta
jumlah tertentu oleh bagian gudang kepada unit kerja tertentu pada waktu tertentu.
penyerahan barang kepada unit kerja bisa dilakukan apabila telah dievaluasi oleh
beberapa pihak yang berkewajiban dan berhak mengambil keputusan untuk bisa atau
tidaknya barang tersebut untuk diberikan/diserahkan kepada unit kerja tertentu dengan
mempertimbangkan berbagai kepentingan. Sehubungan dengan hal itu, surat
penyerahan barang baru dinyatakan sah apabila ditandai oleh: (1) yang menyetujui, (2)
yang menyerahkan, dan (3) yang menerima barang.
Sebagaimana telah dijelaskan pada bahasan mengenai siklus pembelian, sering kali
lembar/formulir permintaan barang. Hal ini dilakukan untuk mendukung efisiensi kerja,
terutama bagi unit penyalur atau unit gudang. Dengan demikian, apabila suatu
organisasi menerapkan cara ini, formulir penyerahan barang tidak dibuat secara khusus.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

30

F. Monitoring dan Evaluasi Gudang

Dalam rangka pengendalian persediaan logistik dan peralatan yang dibutuhkan disaat
terjadi bencana perlu dilakukan pembinaan pengelolaan dan penggunaan logistik dan
peralatan secara berkesinambungan, melalui Pemantauan, Supervisi dan Evaluasi.
a. Pemantauan
Yaitu melakukan pengamatan berkala terhadap pelaksanaan pengelolaan dan
penggunaan logistik dan peralatan untuk melihat keberhasilan pelaksanaan
kegiatan d alam pencapaian tujuan yang ditetapkan.
b. Supervisi
Yaitu melakukan pengamatan sekaligus bimbingan untuk perbaikan serta
peningkatan pelaksanaan pengelolaan logistik dan peralatan. Supervisi
pengelolaan logistik dan peralatan merupakan upaya untuk meningkatkan
produktifitas sumber daya manusia agar misi, kebijaksanaan, tujuan atau sasaran
yang telah ditetapkan dapat dicapai secara optimal untuk memperbaiki dan
meningkatkan pelaksanaan kegiatan pengelolaan logistic dan peralatan serta
pergudangan.
c. Evaluasi
Yaitu serangkaian prosedur untuk menilai suatu program, kegiatan untuk memperoleh
informasi tentang keberhasilan pencapaian tujuan, aktifitas, hasil dan dampak serta biayanya
yang dilakukan dengan membandingkan antara kenyataan dengan standar atau yang
diharapkan.

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

31

Lampiran-5
Refleksi Pembelajaran

1. Refleksi Peserta didik

No Pernyataan Tidak Memahami Memahami Sangat

Memahami
1 Apakah Anda telah memahami dengan
baik materi pembelajaran tentang
Manajemen Pergudangan?
No Pernyataan Tidak Kurang Ya

2 Apakah Anda mendapatkan manfaat

dari materi yang telah dipelajari
tentang Manajemen Pergudangan?
No Pernyataan Ada Tidak Ada
3 Apakah ada topik bahasan dari materi pembelajaran yang
belum Anda Kuasai?
Sebutkan Topiknya:
.........................................................................................
.........................................................................................
.........................................................................................
No Pernyataan Ada Tidak Ada

4 Dari materi pembelajaran pada bab ini, adakah topik yang

paling disukai?
Mengapa :
.........................................................................................
.........................................................................................
.........................................................................................

2. Refleksi Guru
Menurut anda apakah metode yang digunakan untuk mencapai tujuan aktifitas telah
sesuai?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Menurut anda, apakah aktifitas tema telah berjalan sesuai dengan alur? Jelaskan!
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Menurut anda, apa kendala dan hambatan dalam melaksanakan aktifitas tema ini ?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T
32

………………………………………………………………………………………
Menurut anda, apakah pesan dimensi Profil Pelajar Pancasila sudah tercapai ?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
Bagaimana tanggapan peserta didik terhadap metode atau teknik pembelajaran yang
saya gunakan?
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………………………………

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

33

Lampiran-6
Glosarium

First In First Out pengaturan barang yang lebih dahulu

masuk gudang, harus dikeluarkan pada
urutan pertama pula.
Last In Fisrt Out pengaturan barang yang terakhir masuk
dalam gudang tetapi pertama kali
dikeluarkan dari gudang.
First Expired Date First Out logistik dan peralatan yang pertama
kadaluwarsa harus yang pertama keluar
untuk didistribusikan
Layout suatu susunan, rancangan, atau tata letak
dari sebuah elemen yang sengaja
didesain untuk bisa ditempatkan dalam
suatu bidang yang sebelumnya telah
direncanakan terlebih dahulu sistemnya.
Ready for use siap pakai
Warehousing menyimpan barang yang diproduksi
sebelum didistribusikan ke agen atau
cabang perusahaan lainnya dalam rantai
pasokan demi bisa sampai ke tangan
konsumen akhir

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T

34

Lampiran-7
DAFTAR PUSTAKA

 Syafiani Desiana Gartini, Wawan Sunarya,Arief Susanto. 2019. Administrasi

Pergudangan. Jakarta Pusat: Pusat Kurikulum dan Perbukuan. Kementerian
Pendidikan, Kebudayaan Riset dan Teknologi.
 https://blog.shipper.id/tips/contoh-administrasi-gudang/
 https://misterexportir.com/pengertian-manajemen-pergudangan/
 https://www.simplidots.com/warehouse-management-perancangan-sistem-
pergudangan-perusahaan/

MODUL AJAR MANAJEMEN LOGISTIK LIA SUKMAYANTI, S.T