Handling Book Kepala Gudang

Sumber Jaya Motor Auto

Bertanggung jawab mengelola dan mengawasi operasional Gudang. Melaksanakan efisiensi

dan optimalisasi persediaan barang untuk membantu jalannya operasional harian
perusahaan. Adapun secara rinci mengenai tugas kepala gudang yaitu:
1. Memastikan Operasional Gudang Berjalan Dengan Lancar dan Efisien
2. Memastikan Pengaturan dan Pemeliharaan Penyimpanan Dilakukan Dengan Tepat
3. Memastikan Persediaan Barang Tersedia Untuk Memenuhi Permintaan Operasional
4. Memastikan Stok Opname Dilakukan Dengan Baik dan Benar , Dilaksanakan Secara
Rutin dan Pelaksanaannya Sesuai Dengan SOP Perusahaan.
5. Memastikan Keamanan Gudang Terjaga Dengan Baik , Termasuk Sarana dan
Prasarana Keamanan Berfungsi Dengan Baik Sebagaimana Mestinya (APAR dan
CCTV, Gembok dan Teralis)
6. Memastikan Laporan Harian, Mingguan, Bulanan Tepat / Akurat
7. Memastikan Koordinasi Yang Efektif Terjadi, Baik Dengan Sesama Tim Gudang
Maupun Dengan Departemen Terkait Lainnya.
8. Menjaga dan Memastikan Agar Tim Gudang Senantiasa Memiliki Performa Yang Baik
9. Memastikan Pengembangan Softskill atau Hardskill Anggota Tim

A. Kemampuan Yang Harus Dimiliki

1. Kepemimpinan: Mampu menginspirasi dan memotivasi anggota tim, mengatur
tujuan dan strategi, serta mengambil keputusan yang tepat untuk mencapai efisiensi
dan produktivitas gudang.
2. Keahlian Operasional: memahami prosedur penyimpanan, proses pengiriman dan
penerimaan barang, serta pengelolaan inventaris secara keseluruhan.
Mengoptimalkan proses operasional dan membuat keputusan yang efektif.
3. Pengetahuan produk: pengetahuan yang mendalam tentang produk jualan sehingga
efisien dalam penyediaan barang.
4. Kemampuan Analitis: menganalisis data inventaris, kinerja tim, dan faktor-faktor lain
yang mempengaruhi operasional gudang. Mengidentifikasi masalah, mengambil
tindakan perbaikan, dan mengoptimalkan efisiensi gudang.
5. Komunikasi yang Efektif: berkomunikasi dengan jelas dan tepat kepada tim gudang,
manajemen, dan pihak terkait lainnya. Mendengarkan dengan baik, memberikan
arahan yang jelas, dan menyampaikan informasi secara efektif akan membantu
memastikan pemahaman yang baik dan kelancaran koordinasi.
 6. Ketahanan dan Ketegasan: memiliki ketahanan dan ketegasan untuk menghadapi
situasi yang mungkin timbul. Mengambil keputusan dengan tegas, mengatasi
masalah dengan tenang, dan tetap fokus pada tujuan gudang.
7. Kolaborasi dan Kemampuan Tim: membangun hubungan yang baik, memfasilitasi
kerja sama, dan memanfaatkan kekuatan individu dalam tim gudang adalah penting
untuk mencapai keberhasilan operasional.
8. Pengambil Keputusan yang Cermat: mengambil keputusan yang berdampak pada
operasional gudang. Mengevaluasi situasi dengan seksama, mempertimbangkan
faktor-faktor yang relevan, dan membuat keputusan yang tepat untuk
mengoptimalkan efisiensi dan hasil gudang.

B. Instruksi Kerja Kepala Gudang

Memastikan Operasional Gudang Berjalan Dengan Lancar dan Efisien
1. Memberikan pengarahan kepada tim untuk percepatan kinerja setiap hari
2. Memastikan pengelolaan operasional sehari-hari termasuk penerimaan (barang
masuk), penataan dan penyimpanan, pengeluaran dan distribusi (barang keluar)
barang berjalan dengan lancar dan efisien.
3. Memastikan proses berjalan dengan lancar, terkoordinasi dengan baik, dan
meminimalkan waktu dan sumber daya yang terbuang.
4. Apabila terjadi kendala maka segera dicari penyebab utama dan solusinya

Memastikan Pengaturan dan Pemeliharaan Penyimpanan Dilakukan Dengan Tepat

1. Membuat layout lokasi penyimpanan barang.
2. Mengatur sistem rak agar pengunaan ruang efisien.
3. Mengatur penyimpanan barang di gudang agar efisien, mudah
diidentifikasi/ditemukan, dan mudah diakses.
4. Memberikan penanda yang jelas untuk mengidentifikasi lokasi penyimpanan yang
tepat.
5. Melakukan evaluasi dan penilaian secara berkala untuk menemukan formula yang
lebih efisien sehingga meningkatkan performa kerja di Gudang.

Memastikan Persediaan Barang Tersedia Untuk Memenuhi Permintaan Operasional

1. Memastikan admin Gudang mengupdate data setiap hari
2. Memastikan admin Gudang menyediakan data dan laporan yang diminta
3. Memantau pencatatan dan mutasi persediaan dengan cermat setiap hari (Barang
Masuk, Barang Keluar, Barang Retur, Barang Pinjam)
4. Melakukan inventarisasi Gudang secara teratur
5. Mengawasi dan mengaudit Stok Opname yang dilakukan tim Gudang.
6. Memastikan bahwa persediaan selalu cukup untuk memenuhi permintaan outlet
7. Mengirimkan permintaan pengadaan untuk barang yang akan habis.
8. Mengoptimalkan dan menjaga PROSES keluar masuknya barang di Gudang
terlaksana dengan baik seuai SOP untuk menghindari terjadinya kerusakan atau
kehilangan barang.
9. Memberikan laporan secara berkala untuk menjadi pertimbangan strategi penjualan.

Memastikan Stok Opname Dilakukan Dengan Baik dan Benar

1. Menentukan jadwal Stok opname
2. Membagi tugas kepada anggota tim
3. Memberikan pengarahan
4. Mengawasi dan mengaudit proses Stok Opname

Memastikan Keamanan Gudang

1. Memastikan kepatuhan terhadap prosedur dan kebijakan yang ditetapkan.
2. Memastikan keamanan barang. Meminimalisir bahkan meniadakan kehilangan
barang dan atau kerusakan barang di gudang.
3. Memastikan seluruh karyawan mematuhi peraturan keselamatan
4. Menerapkan prosedur untuk mencegah kehilangan atau pencurian.

Memastikan Laporan Harian, Mingguan, dan Bulanan Tepat Akurat

1. Mengarahkan staf untuk membuat laporan rutin.
2. Memberikan contoh laporan yang diinginkan.
3. Memberikan umpan balik terhadap laporan yang dibuat tim.
4. Menyajikan data kepada pimpinan.

Memastikan Koordinasi yang Efektif, baik dalam intern Gudang maupun dengan
Departemen Lain
1. Memastikan permintaan pengadaan barang telah diproses
2. Mengkomunikasikan kondisi barang yang dipinjam
3. Mengkomunikasikan apabila terjadi simpang siurnya informasi.
4. Meminta saran kepada departemen lain untuk pengembangan tim Gudang.

Memastikan Tim Gudang Selalu Memiliki Performa Yang Baik

1. Menentukan tujuan atau capaian setiap hari, mingguan, dan bulanan (Visi Misi
Gudang)
2. Memberikan pengarahan kepada anggota tim
3. Melakukan evaluasi tim secara berkala (KPI dan IPM)
4. Menindaklanjuti hasil evaluasi
 5. Membuat laporan terkait aktivitas tim Gudang
6. Membuat laporan barang keluar setiap bulan, laporan penerimaan barang dan
ketersediaan barang.
7. Melakukan analisis terhadap data Gudang untuk menjadi bahan program sales. (Slow
Moving, Fast Moving, No Moving)

Memastikan Pengembangan Softskill atau Hardskill Anggota Tim

1. Memberikan arahan kepada tim
2. Memberikan teladan kepada tim
3. Memberikan umpan balik atas kinerja tim
4. Memotiviasi tim untuk mencapai kinerja yang optimal
5. Memberikan sanksi kepada anggota tim yang tidak perform
6. Mengelola kinerja dan pengembangan tim

C. Perilaku yang tidak boleh dilakukan

1. Tidak memberikan arahan dan bimbingan yang jelas
2. Tidak menentukan tujuan untuk dicapai bersama
3. Tidak mendengarkan dan mengabaikan pendapat tim
4. Tidak memimpin dengan contoh yang baik
5. Tidak memberikan dukungan dan pengembangan
6. Tidak mengatasi konflik dengan baik
7. Tidak mengelola waktu dan sumber daya dengan efektif
8. Tidak mengutamakan keselamatan dan kesehatan