LAPORAN

AUDIT INTERNAL KEDUA RUANG APOTEK

I. Pendahuluan:

Puskesmas dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat perlu

dimonitor dan dievaluasi agar dapat memberikan pelayanan yang optimal bagi
masyarakat baik dalam pelayanan kesehatan perseorangan maupun pelayanan
kesehatan masyarakat.

Berbagai mekanisme monitoring dan penilaian kinerja dilakukan baik melalui

supervisi, laporan capaian kinerja, audit, lokakarya mini bulanan, lokakarya mini
triwulan, penilaian kinerja semester, dan penilaian kinerja tahunan.

Berdasarkan hasil monitoring dan evaluasi dilakukan analisis dan upaya

perbaikan yang berkesinambungan, sehingga proses pelayanan akan menjadi lebih
baik dan terarah.

II. Latar Belakang

Audit internal merupakan salah satu mekanisme untuk menilai kinerja

puskesmas yang dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala
Puskesmas berdasarkan standar/kriteria/target yang ditetapkan.

Agar pelaksanaan audit internal dapat dilaksanakan secara efektif dan

efisien, maka disusun rencana program audit.

III. Tujuan audit:

Tujuan Umum:

Melakukan penilaian terhadap kesesuaian proses pelayanan, dan capaian

kinerja pelayanan Apotek
 Tujuan Khusus:

1. Melakukan penilaian capaian kinerja Apotek

2. Melakukan penilaian kesesuaian proses pelaksanaan SOP Apotek

3. Memberikan rekomendasi untuk peningkatan mutu pelayanan dan

keselamatan pasien di Puskesmas Batu Kajang agar semakin baik

IV.Kegiatan Pokok dan Rincian Kegiatan:

a. Lingkup audit:

1. Kesesuaian Kinerja dengan Visi dan Misi Puskesmas

2. Target Kinerja Apotek

3. Penilaian Kesesuaian dengan SOP

4. Peningkatan Mutu dalam pelayanan Apotek

b. Kegiatan Audit dan Rincian Kegiatan (Terlampir)

V. Cara melakukan kegiatan:

Kriteria yang digunakan untuk melakukan audit internal:

1. Kesesuian Perilaku Kerja dengan Visi dan Misi Puskesmas

2. Target Kinerja Apotek

3. SOP Pelayanan Apotek

b. Metode untuk melakukan audit internal:

Observasi, wawancara, simulasi dan melihat dokumen bukti pelaksanaan

c. Instrumen Audit: (terlampir)

VI. Sasaran (Objek) audit:

- Terlaksananya audit terhadap Perilaku Kerja Petugas

- Terlaksananya audit terhadap Target Kinerja Apotek

 - Terlaksananya audit terhadap Pelaksanaan SOP Pelayanan Apotek

VII. Jadwal dan alokasi waktu :

a. Audit Pertama

1. Persiapan Pra-Audit Internal ( 20 Juli 2019)

2. Pelaksanaan Audit Internal ( 08 dan 10 Agustus 2019)

3. Analisis Hasil Audit ( 22 Agustus 2019)

4. Rekomendasi & Evaluasi Audit ( 24 Agustus 2019)

5. Penyusunan Laporan Audit Internal ( 28 Agustus 2019)

VIII. Evaluasi pelaksanaan Kegiatan dan Pelaporan:

Evaluasi pelaksanaan kegiatan audit dilakukan untuk menilai apakah

pelaksanaan audit sesuai dengan jadwal yang sudah disusun setiap tiga bulan
sekali. Jika terjadi ketidak sesuaian dalam pelaksanaan kegiatan audit
dilaporkan kepada ketua tim audit untuk dibahas bersama dalam tim audit
internal.

IX. Pencatatan, pelaporan, dan evaluasi kegiatan:

Auditor internal harus mencatat/mendokumentasikan keseluruhan proses

kegiatan audit internal, dan melaporkan hasil temuan audit, hasil analisis, dan
rencana tindak lanjut yang disepakati bersama dengan auditee. Keseluruhan
kegiatan audit internal harus dievaluasi sebagai dasar untuk melakukan
perbaikan dalam melaksanakan audit.
X. RINCIAN KEGIATAN AUDIT INTERNAL APOTEK
Lampiran 1. Rincian Kegiatan Audit Internal Apotek
Unit Tujuan Sasaran audit Auditor Standar/kriteria Metoda Instrumen audit Tgl& Keterangan
yang menjadi
(Kegiatan/ acuan Waktu

Proses yang diaudit) Audit

Apotek Menilai proses Pelaksanaan Proses Febriyani Amd, Visi, Misi dan Observasi Proses Kerja Checklist 08 Agustus
kinerja dan peluang Kerja di Apotek Keb Slogan Puskesmas Petugas Apotek Observasi 2019
peningkatan mutu di sehari-hari Batu Kajang
bagian Apotek Indah Kurnia
Amd. A.K

Menilai proses Target Kinerja Febriyani Amd, Indikator Kinerja Periksa Buku Monitor Target Kinerja 08 Agustus
pencapaian target Apotek Keb Apotek Indikator Kinerja 2019
kinerja Apotek
Indah Kurnia
Amd. A.K

Menilai kesesuaian Pelaksanaan Proses Febriyani Amd, SOP Apotek Observasi Proses Checklist SOP, 10 Agustus
kinerja dengan SOP Kerja di Apotek Keb Kerja, Wawancara Panduan 2019
yang dituliskan sehari-hari (Terlampir) dengan Auditee, Wawancara,
Indah Kurnia Simulasi SOP, Diskusi
Amd. A.K dengan Auditee

Mengetahui, Batu Kajang, 20 Juli 2019

Ketua tim audit Anggota Tim Audit:

1. Febriyani Amd. Keb

2. Nurul Ika Amd. Gz

Salasiah Amd. Keb 3. Indah Kurnia Amd. A.K

4. Fahrudin Rahman Amd. Kep

 Tanggal
No KEGIATAN DETAIL KEGIATAN
Jam

Pemberian informasi tentang jadwal pelaksanaan audit

1 20 Juli 2019 Persiapan Pra-Audit kepada auditee
Pemberian informasi tentang proses audit internal

Auditor memeriksa kesesuaian Perilaku Kerja dengan

08 Agustus 2019
slogan Puskesmas
dan 10 Agustus
Auditor memeriksa kesesuaian SOP dengan pelaksanaan
2019
2 Checklist Pelaksanaan SOP dan observasi Auditor mencatat peluang perubahan
Daftar Tilik SOP diisi oleh Auditor
08.00 - 10.00 Auditor menghitung Compliance Rate dari Pelaksanaan
SOP
Auditor mewawancara Auditee sesuai dengan panduan
12.00 - Selesai Wawancara dan Diskusi dengan Auditee
wawancara
Auditor berdiskusi dengan auditee tentang peluang
perubahan demi peningkatan mutu pelayanan
Tim Audit bersama Ketua Tim Audit menganalisis.temuan
3 22 Agustus 2019 Analisis Hasil Audit
hasil audit
Tim Audit menyusun Peluang Perbaikan sebagai tindak
lanjut dan tertuang sebagai Rekomendasi Audit
4 24 Agustus 2019 Rekomendasi dan Evaluasi Audit Tim Audit memberikan rekomendasi Audit kepada Auditee

Auditee memberikan tanggapan terhadap rekomendasi

audit

5 28 Agustus 2019 Penyusunan Laporan Audit
Mengetahui,
Ketua tim audit
Salasiah Amd. Keb
Auditor dan Auditee berdiskusi tentang peluang perbaikan
dalam pelayanan
Masalah yang belum terpecahkan diangkat ke Top
Manajemen lewat Rapat Tinjauan Manajemen (RTM)
Auditor dan Auditee menandatangani Komitmen Bersama
pelaksanaan rekomendasi Audit, untuk diaudit 3 bulan
berikutnya
Tim Audit menyusun Laporan tentang kegiatan Audit
Internal
Batu Kajang, 20 Juli 2019
Anggota Tim Audit:
1. Febriyani Amd. Keb
2. Nurul Ika Amd. Gz
3. Indah Kurnia Amd. A.K
4. Fahrudin Rahman Amd. Kep
Instrumen audit
Lampiran 2. Cheklist capaian kinerja Apotek:
No Indikator Mutu Capaian Kinerja Target Permasalahan yang dihadapi
Kinerja
1 Waktu tunggu pelayanan April 2018 100% 100 % Waktu tunggu menjadi lebih lama menjadi 5 menit
Non racikan ≤ 15 menit Mei 2018 100% karena petugas menjalankan tugas ganda sebagai
Racikan ≤ 30 menit
Juni 2018 100% Kasir.
Juli 2018 100%
2 Tidak adanya kesalahan April 2018 100 % 100 % Tidak ada permasalahan dalam pemberian obat
pemberian obat Mei 2018 100 %
Juni 2018 100 %
Juli 2018 100 %
Batu Kajang, 23 Agustus 2018
Auditee Auditor
Auditee I Auditee II Auditor 1 Auditor 2

Kartika Damasanti Mamonto, Yunia Tenmar Susanti Indah Kurnia Amd. A. K Febriyani Amd. Keb
S. Far, Apt Amd. Far
Lampiran 3. Panduan Wawancara Audit Internal Apotek
No Daftar pertanyaan Jawaban

1 Setelah akreditasi, rekomendasi apa saja yang rekomendasi yang banyak diminta adalah sosialisasi SOP baik kepada
anda ketahui dari surveyor ? petugas farmasi maupun petugas kesehata lainnya, rekomendasi ini sudah
dikerjakan namun banyak tidak ada dokumentasinya. Rekomendasi yang
telah dilakukan yaitu evaluasi ketersediaan obat sesuai dengan formularium
per 3 bulan sekali dan sudah di evaluasinya.
2 Bagaimana proses pelayanan obat 24 jam saat sebelumnya, obat di ruang UGD dicek setiap hari oleh petugas jaga pagi
ini di puskesmas ? apakah ada yang kurang apabila ada yang kursng diamprahkan, namun saat
ini petugas UGD melakukan amprahan apabila ada obat kosong, jadi tidak
dicek setiap hari dan petugas jaga sore sering kehabisan stok dan akhir
mengambil sendiri ke apotek atau Gudang, sehingga menyulitkan petugas
dalam menentukan stok obat di akhir bulan.

3 Apakah sudah dilaksanakan pemberian tidak semua obat dijelaskan, hanya beberapa obat tertentu yang harus
informasi kepada pasien tentang penyimpanan disimpan dalam lemari pendingin saja yang dijelaskan, untuk tablet dan sirup
dirumah ? yang dapat disimpan dalam suhu ruang tidak dijelaskan.

Apakah ada hambatan untuk Iya ada hambatan karna pasien suka terburu-buru, kadang untuk menjelaskan
penyampaiannya? aturan pakai pun pasien suka memotong dan tempat penyerahan obatnya
kurang nyaman membuat pasien tidak ingin berlama-lama, karena pasien
menunduk, jika mungkin tempatnya dibuat lebih nyaman sehingga pasien
dapat berdiri atau duduk maka pasien dapat lebih nyaman dan santai untuk
 mendengarkan penjelasan.

4 Bagaimana penanganan obat kadaluarsa/rusak untuk penanganan obat kadaluarsa/rusak kami bekerja sama dengan kesling
? apakah sudah dimusnahkan ? bukti ? yang sudah punya MOU dengan pihak ketiga, kami hanya menyerahkan obat
kadaluarsa/rusak kepada kesling untuk disimpan sementar digudang B3 dan
nantinya di serahkan kepada pihak ketiga oleh kesling. Buktinya berupa buku
berisi daftar obat kadaluarsa/rusak serta total beratnya yang diserahkan ke
petugas kesling.

Untuk pnyerahannya sendiri periodenya be- tidak ada ketentuan, jika ada obat kadaluarsa/rusak langsung diserahkan.
rapa lama ?

5 Apakah ada kesalahan pemberian obat ? baru ini terdapat kesalahan pemberian jenis obat kepada pasien TB tahap
intensif diberikan obat tahap lanjutan (salah obat)

Untuk penanganannya bagaimana ? pasien menyadari jika salah obat sehingga kembali lagi ke puskesmas untuk
ditukar jadi belum ada tindak lanjut

6 Apakah sudah dilaksanakan pelaporan belum dikerjakan. Sebenarnya tidak ada hambatan hanya belum ada
kesalahan pemberian obat dan KNC tepat koordinasi lagi dengan pemegang program KP, mungkin nanti dapat
waktu ? koodinasi ulang dari data pasiennya dan juga buku pelaporannya blm
dikembalikan dari bab 9.

7 Apakah SOP penyediaan dan penggunaan sudah disosialisasi untuk petugas farmasi dan untuk lainya juga sudah namun
obat sudah disosialisasikan ? belum ada dokumentasinya, juga karena banyak tambahan petugas baru
 mungkin nanti dapat disosialisasikan ulang

8 Apakah SK dan SOP peresepan, pemesanan sudah disosialisasi untuk petugas farmasi dan untuk lainya juga sudah namun
dan pengelolaan obat sudah disosialisasikan ? belum ada dokumentasinya, juga karena banyak tambahan petugas baru
mungkin nanti dapat disosialisasikan ulang

9 Apakah SOP penyediaan obat emergency su- sudah disosialisasi untuk petugas farmasi dan untuk lainya juga sudah namun
dah disosialisasikan ? belum ada dokumentasinya, juga karena banyak tambahan petugas baru
mungkin nanti dapat disosialisasikan ulang

10 Apakah sudah ada pelatihan dari petugas far- tidak ada pendelegasian wewenang saat ini hanya pada saat pelaksanaan
masi terhadap petugas yang diberikan pendel- akreditasi selama 3 hari saja ada pendelegasian wewenang untuk pelayanan
egasian wewenang ? obat.

Apakah sebelum pendelegasian wewenang Ada namun hanya satu hari saja, jadi hanya diberitahu cara penulisannya
ada pelatihan/Pendidikan terlebih dahulu ? dibuku-buku administrasinya saja

11 Apakah monitoring penyediaan obat emer- sebenarnya sudah direncanakan untuk dimonitoring setiap seminggu sekali
gensi sudah dilaksanakan ? namun saat ini belum dikerjakan. Untuk kedepannya akan lebih rajin lagi

12 Apakah ada ketentuan petugas yang diper- untuk ketentuan seperti SK tertulis tidak ada, hanya informasi saja yang
bolehkan untuk berada di apotek? bagaimana didapat bahwa wewenang untuk yang masuk diruang apotek hanya petugas
dengan faktanya sekarang ? farmasi saja. Faktanya sekarang petugas lain bisa masuk, terlebih karena
sistem obat sekarang hanya satu pintu termasuk vaksin maupun obat program

13 Apakah ada keluhan langsung dari pernah ada keluhan tentang lamanya pelayanan obat karena pada saat itu
 pelanggan ? kondisinya hanya ada satu petugas apotek yang berperan ganda sebagai
apoteker juga kasir dengan banyaknya administrasi yang harus ditulis
sehingga menyebabkan pelayanan lebih lama dari biasanya.

Apakah ada keluhan langsung selain dari Ada, pasien yang telah mendaftar untuk berobat mengeluh tidak dipanggil-
apotek ? panggil padahal ada petugas didalamnya. Keluhan saat itu karena adanya
salah komunikasi antara perawat RPU dan dengan dokter

14 Apakah ada hambatan, keluhan dan saran un- sarannya agar pasien lebih nyaman posisinya dan petugas juga nyaman untuk
tuk perbaikan kinerja ? menyerahkan obat ada baiknya tempat penyerahan obat diperbaiki menjadi
lebih tinggi sekitar sedada,

jika memungkinkan kasirnya dipisah karena tidak setiap hari ada dua petugas
apotek, jika sendiri akan membuat pelayanan lebih lama.

Dibuatkan pintu untuk gudang obat, agar hanya petugas apotek yang diper-
bolehkan masuk, namun saat ini bebas, sehingga petugas sering kehilangan
obat karena diambil petugas lain dan sulit menghitung stok akhir obat di akhir
bulan.

Batu Kajang, 10 Agustus 2019

Auditee Auditor
Auditee I Auditee II Auditor I Auditor II
Kartika Damasanti Mamonto, Yunia Tenmar Susanti Amd Febriyani Amd. Keb Indah kurnia Amd. A. K
S. Far, Apt Far

Lampiran 4. Instrumen observasi pelaksanaan SOP Apotek

Pelaksanaan kegiatan
No Checklist Pelaksanaan SOP yang diobservasi Compliance
Terpatuhi Tidak Terpatuhi Tidak Berlaku
Rate
1 SOP Penyediaan Obat Emergenci di Unit Kerja 10 0 0 100 %
2 SOP Peresepan, Pemesanan, Dan Pengelolaan
10 0 0 100 %
obat
3 SOP Penyediaan dan Penggunaan Obat 10 0 0 100 %
4 SOP Evaluasi Kesesuaian Peresepan Dengan
10 0 0 100 %
Formularium
5 SOP Ketersediaan obat terhadap Formularium 10 0 0 100 %
6 SOP Identifikasi dan Pelaporan Kesalahan
10 0 0 100 %
Pemberian Obat dan KNC (Simulasi)
7 SOP Monitoring Penyediaan dan Penggunaan
8 2 0 80 %
Obat Emergensi Di Unit Pelayanan
8 SOP Petunjuk Penyimpanan Obat di Rumah 2 2 1 50 %
Batu Kajang, 12 Agustus 2019
 Auditee Auditor
Auditee I Auditee II Auditor I Auditor II

Kartika Damasanti Mamonto, Yunia Tenmar Susanti Febriyani Amd. Keb Indah Kurnia Amd. A.K
S. Far, Apt Amd Far
DAFTAR TEMUAN AUDIT INTERNAL APOTEK
Lampiran 5. Temuan Audit Internal Apotek
N Ketidaksesuaian terhadap
Kriteria audit Fakta lapangan Temuan audit Rekomendasi audit
o Kriteria
Petugas belum Tata Nilai Petugas sudah Kebiasaan Salam Petugas dianjurkan untuk
menjalankan 5 S Puskesmas Batu menjalankan tidak selalu dilakukan memberikan salam pada
(Senyum, Sapa, Salam, Kajang kebiasaan pelanggan, minimal dengan
Sopan, Santun) senyum, sapa, Tahun 2018: tidak mengucapkan pagi, siang atau
1 sopan dan santun dilakukan malam ketika pertama kali
pada setiap Tahun 2019: kadang- bertemu pelanggan
pelanggan yang kadang
datang ke apotek

Pemeriksaan kartu stok SOP Monitoring Pada saat Berdasarkan SOP, Petugas dianjurkan untuk di
obat UGD tidak dilakukan Penyediaan Obat simulasi, petugas Petugas farmasi melakukan monitoring
Emergensi di Unit farmasi tidak mengevaluasi penyediaan obat emergency
Pelayanan memeriksa kartu kesesuaian stock dengan melakukan
stock obat di obat dengan kartu pemeriksaaan kartu stok obat
UGD. stock, konfirmasi setiap minggu
2 kesesuaian stock
obat dengan petugas
UGD. Bila kurang
petugas farmasi
menambahkan stock.

3 Petugas tidak selalu SOP Petunjuk Hasil observasi Berdasarkan SOP,  Petugas dianjurkan
menyampaikan informasi Penyimpanan Obat dan wawancara : petugas seharusnya menyampaikan
tentang penyimpanan di Rumah petugas hanya memberikan informasi cara
obat di rumah memberikan informasi cara penyimpanan semua
 informasi cara penyimpanan obat di jenis obat
penyimpanan rumah (semua jenis  Anjuran penyimpanan
obat yang harus obat) obat bisa berupa tertulis
disimpan dalam  Apabila ada pasien
lemari pendingin lansia / buta huruf
saja, tetapi tidak dijelaskan secara lisan.
disampaikan
pada obat2 tablet
maupun sirup
yang dapat
disimpan dalam
suhu ruang

Petugas tidak melakukan SOP identifikasi  Hasi Terjadi kesalahan Petugas farmasi cross check
cross check / kesalahan dan wawancara : pemberian obat TB dan koordinasi dengan unit
pemeriksaan ulang terkait pelaporan Petugas (pasien dengan terkait tentang pemberian obat
pemberian obat pasien kesalaahan pernah intensif diberikan TB
TB pemberian obat melakukan obat lanjutan)
4 dan KNC kesalahan
 Pemberian
Obat
berdasarkan
resep dari
RPU

Petugas belum SOP identifikasi Hasil wawancara: Belum ada laporan Petugas harus membuat
melaksanakan pelaporan kesalahan dan Kesalahan laporan kesalahan pemberian
kesalahan pemberian pelaporan Belum ada di pemberian obat obat kepada tim KP
5 buat pelaporan kepada tim KP
obat kesalaahan
pemberian obat kesalahan
dan KNC pemberian obat

Batu Kajang, 22 Agustus 2019

 Auditee Auditor

Auditee I Auditee II Auditor I

Auditor II

Yunia Tenmar Susanti Amd Kartika Damasanti Mamonto, S. Fachrudin

Tedi Setiana, S. ST
Far Far, Apt Rahman, Amd Kep

Lampiran 6. Form Monitoring Audit

N Uraian Bukti-bukti Ketidaksesuaia Standar Tindakan Tindakan Target Waktu Status
o Ketidak objektif n terhadap yang Perbaikan Preventif Penyelesaian Penyelesaian
sesuaian Standar Digunakan
1 Petugas belum
menjalankan 5
S (Senyum,
Sapa, Salam,
Sopan,
Santun)

2 Pemeriksaan
kartu stok obat
UGD tidak
dilakukan

3 Petugas tidak
selalu
menyampaikan
informasi
tentang
penyimpanan
obat di rumah

4 Petugas tidak
melakukan
cross check /
pemeriksaan
ulang terkait
pemberian
obat pasien TB

5 Petugas belum
melaksanakan
 pelaporan
kesalalahan
pemberian
obat

Batu Kajang, 22 Agustus 2019

Auditee Auditor

Auditee II Auditor I
Auditee I Auditor II

Kartika Damasanti Mamonto, S. Fachrudin Rahman, Amd

Yunia Tenmar Susanti Amd Far Tedi Setiana, S. ST
Far, Apt Kep