MATERI MABER

SEMESTER 1

Date: 28 Mei 2023

Time: 07.00 – 12.30 Wib
Facilitator: PENGWIL INI BANTEN Per 2019-2022

Sesi 1 (08.30 – 10.00) :

ADMINISTRASI PERKANTORAN DAN KODE ETIK
NARSUM : RANI RIDAYATHI, S.H., M.H.

Sesi 2 (10.00 – 12.00) :

DASAR DASAR TPA & TPA HUKUM ORANG DAN KELUARGA
TPA WASIAT
NARSUM : ANDREA SEPTIYANI, S.H., Sp.N., M.H.

MATERI.

1. PENDALAMAN PERATURAN JABATAN NOTARIS

A. Praktek penyelenggara administrasi kantor notaris, meliputi antara lain : Manajemen
Kantor, Alat Perlengkapan Atribut, Tata Letak, Papan Nama Kantor, Karyawan,
Keuangan, dll :

 Persiapan Notaris dalam membuka kantor :

1) Wajib mempunyai tempat untuk dijadikan kantor notaris
2) Menyiapkan hal-hal mengenai fasilitas kantor dan alat tulis kantor
3) Merekrut pegawai atau staf notaris (optional)
4) Membuat papan nama notaris dilingkungan kantor notaris dengan mengikuti aturan yang berlaku
sesuai kode etik notaris.

 Perletakan lambing burung garuda pada kantor notaris berada diruang pembacaan akta, dimana
posisi lambing burung garuda tersebut berada ditengah-tengah antara foto presiden (sisi kanan)
 dan wakil presiden (sisi kiri). Lambang burung garuda posisinya lebih berada diatas dari kedua
foto tersebut, sehingga tidak sejajar secara horizontal.

 Beberapa penunjang alat kerja pada kantor notaris :

1) Computer lengkap dengan printer
2) Mesin ketik konvensional
3) Mesin scanner
4) Macam alat tulis kantor
5) Stempel notaris
6) Stempel legalisir
7) Stempel alamat
8) Foto presiden dan wakil presiden
9) Lambing burung garuda
10) Kertas kop notaris
a) Sampul akta
b) Benang merah dan benang jahit untuk penjilidan
c) Stiker kancing berbentuk stempel notaris
11) Almari
12) Meja dan kursi

 Memasang 1 buah papan nama didepan/ dilingkungan kantor notaris dengan pilihan ukuran :
100cmx40cm, 150cmx60cm, 200cmx80cm. Apabila kantor ada didalam gang, notaris dapat
memasang 1 tanda penunjuk jalan tanpa mencantumkan nama notaris (hanya NOTARIS) dan
dipasang dalam radius maksimal 100 M dari kantor.

B. Praktek penyelenggara keprotokolan notaris, antara lain meliputi buku-buku

pendaftaran, laporan-laporan, stempel, dan dokumen-dokumen yang harus dimiliki dan
dirawat notaris

 Protocol notaris : kumpulan dokumen yang merupakan arsip negara yang harus disimpan dan
dipelihara oleh notaris, antara lain :
1) Minuta Akta
2) Repertorium / Buku Daftar Akta : berwarna merah pada umumnya, disusun berdasarkan
daftar akta notaris sesuai dengan urutan tanggalnya, setiap halaman distempel, diberi
nomor halaman dan ada lembar pengesahannya
3) Buku Daftar Akta Di Bawah Tangan (LEGALISASI) : berwarna biru pada umumnya, disusun
berdasarkan surat dibawah tangan yang telah dilegalisasi oleh notaris, setelah itu diurutkan
sesuai tanggal, dibuku tersebut ada halaman pengesahan dan diparaf serta distempeltiap
lembarnya
4) Buku Daftar Akta Di Bawah Tangan (WAARMEKING) : berwarna hijau pada umumnya,
disusun berdasarkan surat dibawah tangan yang telah didaftarkan, setelah itu diurutkan sesuai
tanggal.
Note : ketiga buku wajib notaris ini didapatkan dari MPD Kemudian diberi nomor pada
setiap halaman, Kemudian dimintakan lembar pengesahan yang ditanda tangani oleh Majelis
2
 Pengawas Daerah, selanjutnya lembar pengesahan tersebut dilekatkan pada halaman buku
wajib notaris tersebut.
5) Buku Daftar Nama Penghadap (KLAPPER) : kompilasi keseluruhan daftar penghadap yang
diurutkan sesuai awal abjad nama penghadap, jenis akta, tanggal akta, dan nomor akta. Dibuat
untuk pembuatan akta Notariil saja.
6) Buku Daftar Wasiat : buku untuk mencatat akta wasiat, setiap bulannya dilaporkan kepada
KEMENKUMHAM mengenai wasiat yang telah dibuat maksimal 5 hari bulan berikutnya
setiap bulan. Bilamana tidak ada wasiat dibuat dengan NIHIL dan dilaporkan juga.

 Dasar hukum bentuk dan ukuran cap / stempel notaris adalah KEMENKUMHAM No.
M.02.HT.03.10 Tahun 2007 yaitu : garis lingkar luar berdiameter 3.5cm, berlambang burung
garuda bertuliskan nama notaris dan tempat kedudukan yang ditulis melingkar. Dalam
penggunaan stempel harus tidak boleh miring atau tegak lurus, dengan menggunakan tinta
berwarna merah.

C. Praktek penyelenggara kewenangan notaris, meliputi pembuatan akta (bentuk dan sifat
akta Pasal 38 s/d 65 UUJN), pemberian grosse, Salinan, dan kutipan akta, pengesahan
tanda tangan, pembukuan dan pendaftaran surat dibawah tangan, pembuatan copie
collationee, pengesahan kecocokan fotocopy sesuai dengan surat aslinya, pemberian
penyuluhan hukum

 Akta dapat dibedakan menjadi 2 macam akta, yaitu :

1) Akta di bawah tangan adalah Akta yang dibuat tidak oleh atau tanpa perantaraan seorang
pejabat umum, melainkan dibuat dan ditandatangani sendiri oleh para pihak yang
mengadakan perjanjian
2) Akta otentik adalah Akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan oleh Undang-Undang
dibuat oleh atau dihadapan pegawai-pegawai umum yang dikuasakan untuk itu di tempat
dimana akta dibuatnya (Pasal 1868 KUHPerdata)
Note : persamaan kedua Akta tersebut yaitu dapat dijadikan sebagai alat pembuktian dan
berbentuk tertulis, sedangkan perbedaanynya dari segi kekuatan pembuktiannya.

 Notaris hanya akan memberikan, memperlihatkan atau memberitahukan isi akta, grosse akta,
Salinan akta, atau kutipan akta hanya kepada : orang yang berkepentingan langsung dengan
akta, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak kecuali ditentukan lain oleh Peraturan
perundang-undangan (Psl. 54 UU No. 30/2004). Minuta akta yang disimpan oleh notaris
merupakan bagian dari protocol notaris, sedangkan pengeluaran Salinan, kutipan, grosse akta
harus berdasarkan minuta akta (Psl. 16 ayat 1 huruf b dan c UU 30/2004)

 Minuta Akta adalah asli akta notaris , yang artinya akta yang telah notaris bacakan dihadapan
para penghadap, saksi dan seketika itu juga ditandatangani oleh para penghadap, saksi dan
notaris. (Psl 1 ayat 8 UUJN)
 Salinan Akta adalah salinan kata demi kata dari seluruh akta dan pada bagian bawah Salinan
akta tercantum frasa “diberikan sebagai salinan yang sama bunyinya” (Psl. 1 ayat 8 dan 9

3
 UUJN), artinya setelah minuta akta di tanda tangani oleh para pihak, saksi dan notaris, maka
notaris akan mengeluarkan Salinan akta yang akan diberikan kepada para penghadap.
 Kutipan Akta adalah kutipan kata demi kata dari satu atau beberapa bagian dari akta, dibawah
kutipan akta tercantum frasa “diberikan sebagai kutipan”

 Grosse Akta adalah akta untuk pengakuan utang dengan kepala akta “DEMI KEADILAN
BERDASARKAN KETUHANAN YANG MAHA ESA” grosse akta hanya dikeluarkan untuk
pertama, grosse akta yang berikutnya atas perintah pengadilan dan mempunyai kekuatan
eksekutorial.

 Cover Note untuk diberikan kepada pihak yang berkepentingan, cover note bukan kewajiban
notaris atau dalam UUJN, cover nota ada karena ada kebutuhan dalam prakteknya (rekanan
bank), dalam prakteknya sebagai jaminan terhadap pihak yang berkepentingan.

 AMBTELIJ AKTA adalah akta pejabat yaitu pejabat melihat, mendengar, menyaksikan sendiri
Kemudian menuangkannya kedalam akta, dalam minuta katanya yang menandatangani
hanyalah notaris dan dua orang saksi. Tidak ada kewajiban para pihak/ penghadap untuk
membubuhkan tanda tangan pada minuta akta (berita acara RUPS, berita acara undian)

 PARTIJ AKTA adalah akta yang dibuat dihadapan notaris, akta tersebut dibuat atas dasar
permintaan para pihak/ penghadap, notaris mendengarkan apa yang diinginkan para pihak lalu
menuangkan dalam akta

 AKTA ORIGINAL boleh dibuat lebih dari satu rangkap, ditandatangani dalam waktu, bentuk
dan isi yang sama, ditulis dengan kata-kata “berlaku sebagai satu dan satu berlaku untuk
semua”. Khusus untuk kuasa yang belum ada penerima kuasanya maka hanya boleh dibuat satu
rangkap. Contoh : Akta pembayaran tunai, Akta keterangan kepemilikan, Akta Kuasa, dll.

 RENVOI adalah perubahan atas akta yang berupa penambahan, penggantian, pencoretan, atau
penghapusan dan menggantinya yang lain (hanya sah apabila perubahan tersebut diparaf atau
diberi tanda pengesahan lain oleh penghadap, saksi dan notaris.

 LEGALISASI adalah ditandatanganinya dokumen atau akta oleh para pihak di hadapan notaris,
sehingga tanggal dibuatnya dokumen tersebut, harus sama dengan tanggal legalisasi yang
dilakukan oleh notaris.

 WAARMEKING adalah wewenang notaris untuk mendaftarkan surat dibawah tangan dalam
buku khusus, dimana para penghadap membawa akta di bawah tangan tersebut ke hadapan
notaris dan meminta untuk didaftarkan.

 LEGALISIR adalah pengesahan Fotokopi dimana harus sesuai dengan aslinya dan telah
diperlihatkan kepada notaris

 COPIE COLATIONEE adalah membuat copy dari asli surat-surat dibawah tangan berupa
Salinan yang memuat uraian dalam surat yang bersangkutan
4
D. Praktek penyelengaraan kewajiban notaris, meliputi antara lain pembuatan akta dalam
bentuk minuta, penjilidan akta, pengiriman laporan wasiat, dll.

 Penjilidan akta : dibuat setiap bulan, dalam satu buku tidak boleh lebih dari 50 akta bila lebih
maka dijilid lebih dari satu buku. Dalam sampul setiap buku ditulis jumlah minuta akta, bulan
dan tahun pembuatan. Dijilid bersama dengan warkah pendukungnya, tidak ada ketentuan
warkah pendukung dalam bentuk Fotokopi harus dilegalisir, surat-surat dibawah tangan baik
yang legalisasi ataupun waarmeking tetap dijilid.
 Daftar Akta Wasiat, dibuat secara berurutan setiap[ bulan tanpa terkecuali nihil, dikirim
kedaftar pusat wasiat (sekarang online) setiap bulannya (pada minggu pertama, paling lambat
tanggal 10 setiap bulan berikutnya), tanggal pengiriman dicatat setiap akhir bulan dalam
repertorium. Kata-kata yang ditulis “untuk memenuhi Pasal 16 ayat 1 butir 1 UUJN”, pada
tanggal (sesuai dengan bukti pengiriman) telah dikirim laporan daftar wasiat ke pusat daftar
wasiat KEMENKUMHAM (online).

E. Praktek Penyelenggara Larangan Bagi Notaris, meliputi menjalankan jabatan diluar

wilayah jabatan, rangkap jabatan, dll.

 Larangan meliputi antara lain :

 Menjalankan jabatan diluar wilayah jabatannya
 Meninggalkan wilayah jabatannya lebih dari 7 (tujkuh) hari kerja berturut-turut tanpa
alasan yang sah
 Merangkap jabatan sebagai pegawai negeri
 Merangkap jabatan sebagai advokat
 Merangkap jabatan sebagai pemimpin atau pegawai Badan Usaha Milik Negara, Badan
Usaha Milik Daerah, atau Badan Usaha Swasta
 Merangkap jabatan sebagai PPAT diluar wilayah jabatan notaris
 Menjadi Notaris Pengganti
 Melakukan pekerjaan lain yang bertentangan dengan norma agama, kesusilaan, atau
kepatutan yang dapat mempengaruhyi kehormatan dan martabat jabatan notaris

 Tempat kedudukan notaris di daerah kabupaten atau kota, wilayah jabatan notaris meliputi
seluruh wilayah provinsi dari tempat kedudukannya, diatur dalam Pasal 18 UUJN

F. Praktek penyelenggaraan tempat kedudukan dan wilayah jabatan notaris, meliputi tata
cara pindah wilayah jabatan, tata cara pindah kedudukan karena pemekaran wilayah
kota/ kabupaten atau sebab-sebab lain.

 Pindah wilayah jabatan notaris yang diatur dalam Pasal 23 dan Pasal 24 UUJN
 Notaris dapat mengajukan permohonan pindah wilayah jabatan secara tertulis kepada
menteri

5
  Syarat pindah wilayah jabatan setelah 3 tahun berturut-turut melaksanakan tugas jabatan
pada daerah kabupaten atau kota tempat kedudukan notaris
 Permohonan diajukan setelah mendapat rekomendasi dari organisasi notaris
 Waktu 3 tahun tersebut tidak termasuk cuti yang telah dijalankan oleh notaris yang
bersangkutan
 Dalam keadaan tertentu atas permohonan notaris yang bersangkutan, menteri dapat
memindahkan seorang notaris dari satu wilayah jabatan ke wilayah jabatan lain.
Keadaan tertentu antara lain karena bencana alam, keamanan, dan hal lainnya menurut
pertimbangan kemanusiaan.

 Rekomendasi Pindah Tempat Kedudukan berdasarkan keputusan rapat pleno pengurus pusat
yang diperluas INI (24 Maret 2014), persyaratannya antara lain :
 Asli surat permohonan
 Pas foto 4x6 berwarna
 FC KTP legalisir Pengda INI setempat
 FC Berita Acara Sumpah pengangkutan notaris legalisir Pengda INI setempat
 Memenuhi masa jabatan 3 tahun seperti penjelasan sebelumnya
 Asli surat rekomendasi dari Pengda INI setempat (Pengwil mengeluarkan rekomendasi
setelah mendapat pertimbangan dari Dewan Kehormatan Wilayah INI)
 Sertifikat cuti bagi yang pernah mengambil cuti dan dilegalisir Pengda INI, dan bagi
yang belum pernah cuti dengan melampirkan pernyataan tidak pernah cuti serta
diketahui oleh Pengda setempat
 Memenuhi seluruh kewajiban anggota sesuai yang diatur dalam AD/ART antara lain
melunasi iuran anggota dibuktikandengan surat keterangan dari Pengda
 Aktif dalam organisasi yang diukur dengan poinnminimal 254 point, keterangan aktif
dikeluarkan oleh Pengda setempat dengan melanpirkan bukti sertifikat kegiatan
organisasi
 Formasi daerah yang dituju masih terbuka oleh Kemenkumham
 Rapat PP INI untuk meneliti rekomendasi akan diadakan setiap bulannya pada tanggal
15 kecuali hari libur dapat dimajukan atau di mundurkan
 Rekomendasi pindah tempat kedudukan tidak ada pungutan biaya apapun.

G. Praktek penyelenggaraan hak-hak notaris, antara lain untuk permohonan cuti, tata cara
pengajuan sertifikat cuti, penerimaan dan penetapan honorarium

 Cuti notaris sesuai yang diatur dalam Pasal 25 -32 UUJN

 Notaris mempunyai hak cuti
 Hak cuti dapat diambil setelah 2 tahun menjabat
 Dalam hal cuti notaris menunjuk notaris pengganti
 Hak cuti bisa diambil setiap tahun atau sekaligus untuk beberapa tahun, pengambilan
cuti maksimal 5 tahun sudah termasuk perpanjangannya. Total cuti selama masa jabatan
adalah 12 tahun
6
 Permohonan cuti
 Notaris mengajukan permohonan cuti secara tertulis disertai usulan penunjukan notaris
pengganti
 Diajukan ke pejabat yang berwenang, yaitu :
o MPD (bila jangka waktu cuti kurang dari 6 bulan),
o MPW (bila jangka waktu cuti lebih dari 6 bulan – 1 Tahun)
o MPP (bila jangka waktu cuti lebih dari 1 tahun)
 Permohonan cuti dapat diterima ataupun ditolak oleh yang berwenang dengan alasan
penolakan, notaris dapat mengajukan banding kepada yang bersangkutan dimana
majelis pengawas yang lebih tinggi
 Dalam keadaan mendesak, suami/istri atau keluarga sedarah dalam garis lurus notaris
yang bersangkutan, dapat mengajukan cuti kepada Majelis Pengawas yang bersangkutan
 Notaris yang cuti menyerahkan protocol kepada notaris pengganti dan dikembalikan
setelah masa cuti selesai dimana serah terima protocol tersebut dibuatkan berita acara
dan disampaikan kepada MPW.

 Tata Cara Pengajuan Sertifikat Cuti (Psl 30 UUJN)

 Menteri atau pejabat yang berwenang mengeluarkan sertifikat cuti
 Sertifikat cuti memuat data pengambilan cuti
 Pengambilan cuti dicatat oleh Majelis Pengawas, dilampirkan sertifikat cuti tersebut
 Menteri atau pejabat yang ditunjuk dapat mengeluarkan duplikat sertifikat cuti atas
sertifikat cuti yang sudah tidak dapat digunakan atau hilang, dengan permohonan notaris
yang bersangkutan.
 Honorarium
 Honorarium yang diterima notaris atas dasar 2 nilai :
1) Nilai Ekonomis : 2,5% (0-100 jt), 1,5% (100jt-1 Milyar), 1% (diatas 1 Milyar)
2) Nila sosiologis atas dasar fungsi social paling besar 5jt (Akta Yayasan, Akta Wakaf,
Akta Pendirian Sekolah/ Badan Pendidikan Sosial)

7
2. PENDALAMAN PERATURAN JABATAN NOTARIS
A. Praktek penyelenggara/aplikasi dalam akta notaris mulai dan berakhirnya seseorang
sebagai subyek hukum

 Subyek hukum adalahsegala sesuatu yang dapat memperoleh hak dan kewajiban
 Manusia sebagai subjek hukum, seseorang sebagai subjek hukum dimulai sejak
dilhirkan sampai dengan meninggal dunia dengan mengingat Psl. 2 KUHPerdata “anak
yang ada dalam kandungan seorang perempuan, dianggap sebagai telah dilahirkan.
Bilamana juga kepentingan si anak menghendakinya” contohnya pewarisan, “mati
sewaktu dilahirkan, dianggaplah ia tidak pernah ada”
 Di dalam lalulintas hokum, yang dimaksud dengan subjek hokum adalah orang
(persoon) yang dibedakan menjadi manuasia pribadi (naturlijk person) dan badan
hokum (recht person)
 Tidak semua manusia pribadi dapat menjalankan sendiri hak-haknya, pada dasarnya
semua orang cakap kecuali oleh UU dinyatakan tidak cakap (Psl. 1329)
 Orang-orang yang dinyatakan tidak cakap menurut UU, antara lain : Orang yang
belum dewasa (Psl. 330) 21 Tahun atau sudah menikah, UUJN-Naker,UUP 18 Th.
Mereka yang ditaruh dibawah pengampuan (Pasal 433, Pasal 434) – orang gila, idiot.
Perempuan yang telah kawin Ps.108, Ps.110 dibatalkan oleh SEMA 3/1993 dan
ditegaskan dalam UUP karena merugikan pihak perempuan.
 Seorang pria boleh menikah jika ia telah mencapai umur 18 th, sedangkan wanita 15
tahun (Psl. 29 BW), umur ini telah diubah dalam UUP pria boleh menikah umur 19 Thn
dan wanita 16 Th.
 Badan Hukum perkumpulan/organisasi yang oleh hokum diperlakukan seperti

8
9