FPA 03-07-LP-LK Rev.

LAPORAN AUDIT DOKUMEN DAN REKAMAN

Terhadap ISO/IEC 17025

Nama Laboratorium : Laboratorium Integrated Terminal Wayame PT Pertamina Patra

Niaga Regional Papua Maluku
Tim Asesmen PIC Audit Kecukupan : Yogi Dwisatria
Tanggal Audit : 6 Oktober 2023

No Elemen ISO/IEC 17025 Cukup/Tidak Lihat Lampiran

I. Persyaratan Umum
1. Ketidakberpihakan Cukup Catatan no. 1
2. Kerahasiaan Cukup Catatan no. 2
II. Persyaratan Struktural
1. Landasan pelaksanaan, dasar hukum, organisasi Tidak Cukup Catatan no. 3
III. Persyaratan Sumberdaya
1. Personel Tidak Cukup Catatan no. 4

2. Fasilitas dan kondisi lingkungan Tidak Cukup Catatan no. 5

3. Peralatan Tidak Cukup Catatan no. 6

4. Ketertelusuran pengukuran Tidak Cukup Catatan no. 7
5. Produk dan jasa dari pihak eksternal Tidak Cukup Catatan no. 8
IV. Persyaratan Proses
1. Kaji ulang permintaan, tender dan kontrak Tidak Cukup Catatan no. 9
2. Pemilihan, verifikasi dan validasi metode Tidak Cukup Catatan no. 10
3. Pengambilan sampel Tidak Cukup Catatan no. 11
4. Penanganan barang yang diuji dan dikalibrasi Tidak Cukup Catatan no. 12
5. Rekaman teknis Cukup Catatan no. 13
6. Evaluasi ketidakpastian pengukuran Cukup Catatan no. 14
7. Menjamin keabsahan hasil Tidak Cukup Catatan no. 15
8. Pelaporan hasil Tidak Cukup Catatan no. 16
9. Keluhan Cukup Catatan no. 17
10. Pekerjaan yang tidak sesuai Cukup Catatan no. 18
11. Pengendalian data dan manajemen informasi Cukup Catatan no. 19
V. Persyaratan Sistem Manajemen (Pilihan A)
1. Dokumentasi sistem manajemen Tidak Cukup Catatan no. 20
2. Pengendalian dokumen sistem manajemen Cukup Catatan no. 21
3. Pengendalian rekaman Cukup Catatan no. 22

Tanggal Terbit : 1 Maret 2020 1 dari 10

 FPA 03-07-LP-LK Rev.0
4. Tindakan untuk menghadapi resiko dan peluang Cukup Catatan no. 23
5. Peningkatan Cukup Catatan no. 24
6. Tindakan korektif Cukup Catatan no. 25
7. Audit internal Tidak Cukup Catatan no. 26
8. Kaji ulang manajemen Cukup Catatan no.27
VI. Persyaratan Sistem Manajemen (Pilihan B)
1. Kesesuaian dengan persyaratan 9001 yang
mendukung konsistensi pemenuhan persyaratan
umum, persyaratan struktural, persyaratan sumber
daya dan persyaratan proses

Catatan: - lembar ini dilampiri uraian ringkas hasil audit dokumen dan rekaman

Jakarta, 6 Oktober 2023

Asesor Kepala/PIC Audit Dokumen dan Rekaman,

( Yogi Dwisatria )

Tanggal Terbit : 1 Maret 2020 2 dari 10

 FPA 03-07-LP-LK Rev.0
Uraian Ringkas Hasil Audit Dokumen dan Rekaman

Acuan Acuan Dokumen

No. Komentar
ISO/IEC 17025 Mutu Laboratorium
I. Persyaratan Umum
1. 4.1 Ketidakberpihakan Tata Kerja Organisasi CUKUP
“Jaminan Laboratorium sudah melakukan identifikasi resiko
Kerahasiaan dan ketidakberpihakan. Bukti implementasi dan
Independensi” efektivitasnya akan dicek pada saat kunjungan
B-001/PNDB4B000/ asesmen.
2022 Rev.9,
1Mei 2022
bagian 7.2
2. 4.2 Kerahasiaan Tata Kerja Organisasi CUKUP
“Jaminan Laboratorium menetapkan seluruh personil
Kerahasiaan dan menandatangani surat pernyataan kesanggupan
Independensi” menjaga kerahasiaan (F.4.1.1). Bukti
B-001/PNDB4B000/ implementasi dan efektivitas dari kebijakan yang
2022 Rev.9,
telah ditetapkan akan dilihat pada saat kunjungan
1Mei 2022
bagian 7.1 asesmen.
II. Persyaratan Struktural
3. Landasan pelaksanaan, Pedoman Mutu TIDAK CUKUP
dasar hukum, organisasi “Persyaratan a. Di dalam dokumen pedoman mutu
Manajemen” laboratorium belum tergambar dengan jelas
A-001/ PNDB4B000/ terkait penjelasan struktur organisasi induk
2022 Rev.9, hingga struktur organisasi Laboratorium IT
1 Mei 2022 Wayame dimana pada panduan mutu
butir 2.1 laboratorium beberapa kali menggunakan
istilah “manajemen puncak” namun tidak
ditemukan penjelasan mengenai siapa saja
yang merupakan bagian dari manajemen
puncak.
b. Struktur organisasi yang dilampirkan belum
belum menunjukkan posisi Laboratorium
Integrated Terminal Wayame dalam posisinya
di organisasi induk. Agar dilampirkan struktur
organisasi induk dimana tergambar hubungan
dan posisi Laboratorium Integrated Terminal
Wayame dengan organisasi induk PT
Pertamina Patra Niaga.
c. Pada Perdoman Mutu bagian 2.1.3
Laboratorium telah menetapkan kualifikasi
personel untuk jabatan Integrated Terminal
Manager Laboratoriu, Sr. Spv. Quantity &
Quality, dan Spv. Quantity & Quality, namun
belum untuk jabatan-jabatan lain.
d. Pada Pedoman Mutu bagian 2.1.4 terdapat
uraian tugas dan tanggung jawab Manajer
Administrasi, Deputi Administrasi, dan
Pengawas Laboratorium, namun jabatan
tersebut tidak terdapat pada struktur
organisasi. Sementara itu pada struktur
organisasi terdapat jabatan Layanan
Pelanggan namun belum diuraikan tugas dan
tanggung jawabnya.

Tanggal Terbit : 1 Maret 2020 3 dari 10

 FPA 03-07-LP-LK Rev.0
Acuan Acuan Dokumen
No. Komentar
ISO/IEC 17025 Mutu Laboratorium
Catatan:
 Berdasarkan surat pernyataan yang sudah
disampaikan oleh Manajer Puncak,
Laboratorium Integrated Terminal Wayame
melaksanakan pengambilan dan pengujian
sampel untuk kepentingan internal PT
Pertamina Patra Niaga, namun pada Tata Kerja
Organisasi bagian 7.3 terdapat pengaturan
mengenai pelayanan pengujian untuk pihak
ketiga. Pihak ketiga berdasarkan dokumen
Tata Kerja Organisasi “Pengaturan
Kerumahtanggaan dalam Laboratorium”
bagian VII adalah personel eksternal (bukan
personel Pertamina). Akan dicek pada saat
asesmen lapangan.
 Laboratorium Integrated Terminal Wayame
merupakan bagian dari PT Pertamina Patra
Niaga yang berdasarkan legalnya beralamat di
Jl. Ir Putuhena KM. 24, Wayame, Teluk Ambon,
Kota Ambon, Provinsi Maluku.
III. Persyaratan Sumberdaya
4. 6.2 Personel Tata Kerja Organisasi TIDAK CUKUP
“Pengelolaan Sumber Berdasarkan Darfar Isi Pedoman Mutu, terkait
Daya Manusia” Personel, terdapat pada Bab III butir 3.2, belum
B-012/PNDB4B000/ dilampirkan.
2022 Rev 10, 1 Mei
2022

5. 6.3 Fasilitas dan kondisi Tata Kerja Organisasi TIDAK CUKUP

lingkungan “Penanganan Kondisi Berdasarkan Darfar Isi Pedoman Mutu, terkait
Akomodasi dan Fasilitas dan kondisilingkungan, terdapat pada Bab
Lingkungan” III butir 3.3, belum dilampirkan.
B-013/PNDB4B000/
2022 Rev 09, 1 Mei
2022

6. 6.4 Peralatan Tata Kerja Organisasi TIDAK CUKUP

“Penanganan Alat Uji” a. Berdasarkan Darfar Isi Pedoman Mutu, terkait
B-016/PNDB4B000/ Peralatan (Bab III butir 3.5) belum
2022 Rev 09, 1 Mei dilampirkan.
2022 b. Pada dokumen TKO “Penanganan Kondisi
Akomodasi dan Lingkungan” telah terdapat
pengaturan terkait penanganan,
penyimpanan, penggunaan dan
pemeliharaan peralatan yang terencana
namun belum terdapat pengaturan terkait
pengangkutan alat.
7. 6.5 Ketertelusuran Tata Kerja Organisasi TIDAK CUKUP
pengukuran “Ketelusuran a. Berdasarkan Darfar Isi Pedoman Mutu, terkait
Pengukuran” Ketertelusuran pengukuran (Bab III butir 3.6)
B-018/PNDB4B000/ belum dilampirkan.
2022 Rev 09, 1 Mei b. Sertifikat kalibrasi Hydrometer dari LK-035-
2022 IDN nomor sertifikat 211/D/LKM/2022,
213/D/LKM/2022, 215/D/LKM/2022,

Tanggal Terbit : 1 Maret 2020 4 dari 10

 FPA 03-07-LP-LK Rev.0
Acuan Acuan Dokumen
No. Komentar
ISO/IEC 17025 Mutu Laboratorium
217/D/LKM/2022, dan 220/D/LKM/2022
seharusnya masing-masing terdiri atas 2
halaman, namun baru 1 halaman yang
dilampirkan.
c. Sertifikat kalibrasi barometer belum
dilampirkan
8. 6.6 Produk dan jasa dari Pedoman Mutu TIDAK CUKUP
pihak eksternal “Persyaratan Pedoman Mutu dan TKO terkait pembelian jasa
Manajemen” dan perbekalan hanya terbatas pada pembelian
A-001/ PNDB4B000/ jasa dan perbekalan berupa barang dan bahan
2022 Rev.9, habis pakai, belum mengatur terkait jasa
1 Mei 2022 pelatihan, kalibrasi, atau yang lainnya
butir 2.5 dan 2.6 berdasarkan catatan pada SNI ISO 17025:2017
klausul 6.6.1.
Tata Kerja Organisasi
“Pembelian Jasa dan Catatan:
Perbekalan” Kebijakan mengenai pengkajian dan evaluasi
B-004/PNDB4B000/ pemasok terdapat pada Pedoman Mutu butir 2.4
2022 Rev 10, 1 Mei Kaji Ulang Pernintaan, Tender, dan
2022 Kontrak.Akan dicek pada saat asesmen
lapangan terkait efektivitasnya.
IV. Persyaratan Proses
9. 7.1 Kaji ulang Pedoman Mutu TIDAK CUKUP
permintaan, tender dan “Persyaratan Pedoman Mutu maupun TKO terkait Tinjauan
kontrak Manajemen” Kontrak Pengujian belum mengatur apa yang
A-001/ PNDB4B000/ harus laboratorium lakukan ketika metode yang
2022 Rev.9, diminta pelanggan tidak tepat dan apabila
1 Mei 2022 pelanggan meminta pernyataan kesesuaian
butir 2.4 terhadap standar atau spesifikasi.

Tata Kerja Organisasi

“Tinjauan Kontrak
Pengujian”
B-003/PNDB4B000/
2022 Rev 10, 1 Mei
2022

Tata Kerja Organisasi

10. 7.2 Pemilihan, verifikasi
dan validasi metode
Tanggal Terbit : 1 Maret 2020
“Penangananan
Contoh Uji”
B-019/PNDB4B000/
2022 Rev 10, 1 Mei
2022 butir 6.4
Tata Kerja Organisasi TIDAK CUKUP
“Metode Pengujian” a. Berdasarkan Darfar Isi Pedoman Mutu, terkait
B-014/PNDB4B000/ Metode Pengujian dan Validasi Metode (Bab
2022 Rev 9, 1 Mei III butir 3.4) belum dilampirkan.
2022 b. Untuk pengujian Colour ASTM pada Solar dan
Biosolar, belum dituliskan standar yang
Tata Kerja Organisasi digunakan pada form lingkup yang diajukan
“Validasi Metode Uji” (FPA 03.02) kolom (h).
B-015/PNDB4B000/ c. Pada form ruang lingkup yang diajukan FPA
2022 Rev 9, 1 Mei 03.02 untuk kolom (h) agar ditulis secara
2022 lengkap untuk identitias tahun terbit dokumen
acuan.
5 dari 10
 FPA 03-07-LP-LK Rev.0
Acuan Acuan Dokumen
No. Komentar
ISO/IEC 17025 Mutu Laboratorium
11. 7.3 Pengambilan TIDAK CUKUP
sampel Berdasarkan Darfar Isi Pedoman Mutu, terkait
Pengambilan sampel (Bab III butir 3.7) belum
dilampirkan.

12. 7.4 Penanganan barang Tata Kerja Organisasi TIDAK CUKUP

yang diuji dan dikalibrasi “Penangananan Berdasarkan Darfar Isi Pedoman Mutu, terkait
Contoh Uji” Penanganan Barang yang di Uji (Bab III butir 3.8)
B-019/PNDB4B000/ belum dilampirkan.
2022 Rev 10, 1 Mei
2022
13. 7.5 Rekaman teknis Pedoman Mutu CUKUP
“Persyaratan Bukti implementasi dan efektivitasnya akan dilihat
Manajemen” pada kunjungan asesmen.
A-001/ PNDB4B000/
2022 Rev.9,
1 Mei 2022
butir 2.13

Tata Kerja Organisasi

“Pengendalian Data
dan Rekaman”
B-009/PNDB4B000/
2022 Rev 9, 1 Mei
2022
14. 7.6 Evaluasi Tata Kerja Organisasi CUKUP
ketidakpastian “Metode Pengujian” Bukti implementasi dan efektivitasnya akan dilihat
pengukuran B-014/PNDB4B000/ pada kunjungan asesmen.
2022 Rev 9, 1 Mei
2022
15. 7.7 Menjamin Tata Kerja Organisasi TIDAK CUKUP
keabsahan hasil “Pengendalian Mutu Berdasarkan Darfar Isi Pedoman Mutu, terkait
Pengujian” Jaminan Mutu Hasil Pengujian (Bab III butir 3.9)
B-020/PNDB4B000/ belum dilampirkan.
2022 Rev 9, 1 Mei
2022
16. 7.8 Pelaporan hasil Tata Kerja Organisasi TIDAK CUKUP
“Pelaporan Hasil Uji” a. Berdasarkan Darfar Isi Pedoman Mutu, terkait
B-021/PNDB4B000/ Pelaporan hasil (Bab III butir 3.10) belum
2022 Rev 9, 1 Mei dilampirkan.
2022
b. TKO Pelaporan Hasil Uji butir 7.3.1 belum
mengatur pencantuman tanggal penerbitan
laporan, dan pernyataan bahwa hasil hanya
terkait dengan barang yang diuji.

Catatan:
Apakah laboratorium sudah mengatur terkait
penggunaan simbol akreditasi pada laporan hasil
uji, hal ini akan dicek pada saat asesmen
lapangan.
17. 7.9 Keluhan Pedoman Mutu CUKUP
“Persyaratan Bukti implementasi dan efektivitasnya akan dilihat
Manajemen” A-001/ pada kunjungan asesmen.
PNDB4B000/ 2022
Rev.9, 1 Mei 2022
Tanggal Terbit : 1 Maret 2020 6 dari 10
 FPA 03-07-LP-LK Rev.0
Acuan Acuan Dokumen
No. Komentar
ISO/IEC 17025 Mutu Laboratorium
butir 2.8

Tata Kerja Organisasi

“Penanganan
Pengaduan”
B-006/PNDB4B000/
2022 Rev 9, 1 Mei
2022
18. 7.10 Pekerjaan yang Pedoman Mutu CUKUP
tidak sesuai “Persyaratan Bukti implementasi dan efektivitasnya akan dilihat
Manajemen” A-001/ pada kunjungan asesmen.
PNDB4B000/ 2022
Rev.9, 1 Mei 2022
butir 2.9

Tata Kerja Organisasi

“Penanganan
Pengujian yang Tidak
Sesuai”
B-007/PNDB4B000/
2022 Rev 9, 1 Mei
2022
19. 7.11 Pengendalian data Tata Kerja Organisasi CUKUP
dan manajemen “Pengendalian Data Bukti implementasi dan efektivitasnya akan dilihat
informasi dan Informasi” pada kunjungan asesmen.
B-025/PNDB4B000/
2022 Rev 9, 1 Mei
2022
V. Persyaratan Sistem Manajemen (Pilihan A)
20. 8.2 Dokumentasi sistem Pedoman Mutu TIDAK CUKUP
manajemen “Persyaratan a. Beberapa dokumen laboratorium masih
Manajemen” A-001/ tertulis mengacu dokumen standar versi lama,
PNDB4B000/ 2022 yaitu SNI ISO/IEC 17025:2008. Klausul yang
Rev.9, 1 Mei 2022 diacu laboratorium pada setiap bagian
butir 1.2, 2.2 dokumen Pedoman Mutu dan Tata Kelola
Organisasi masih menggunakan nomor
klausul pada SNI ISO/IEC 17025:2008,
padahal tertulis dokumen yang diacu adalah
versi SNI ISO/IEC 17025:2017.
b. Agar dilampirkan sasaran mutu laboratorium
termutakhir.
Sasaran Mutu pada Pedoman Mutu halaman
vi merupakan sasaran mutu yang sudah tidak
relevan karena ditetapkan tahun 2020 dan
masih mencantumkan target capaian di tahun
2017.
21. 8.3 Pengendalian Pedoman Mutu CUKUP
dokumen sistem “Persyaratan Bukti implementasi dan efektivitasnya akan dilihat
manajemen Manajemen” A-001/ pada kunjungan asesmen.
PNDB4B000/ 2022
Rev.9, 1 Mei 2022
butir 2.3

Tata Kerja Organisasi

“Pengendalian
Tanggal Terbit : 1 Maret 2020 7 dari 10
 FPA 03-07-LP-LK Rev.0
Acuan Acuan Dokumen
No. Komentar
ISO/IEC 17025 Mutu Laboratorium
Dokumen”
B-002/PNDB4B000/
2022 Rev 9, 1 Mei
2022
22. 8.4 Pengendalian Pedoman Mutu CUKUP
rekaman “Persyaratan Bukti implementasi dan efektivitasnya akan dilihat
Manajemen” pada kunjungan asesmen.
A-001/ PNDB4B000/
2022 Rev.9,
1 Mei 2022
butir 2.13

Tata Kerja Organisasi

“Pengendalian Data
dan Rekaman”
B-009/PNDB4B000/
2022 Rev 9, 1 Mei
2022
23. 8.5 Tindakan untuk Tata Kerja Organisasi CUKUP
menghadapi resiko dan “Pengkajian Resiko Bukti implementasi dan efektivitasnya akan dilihat
peluang dan Peluang pada kunjungan asesmen.
Laboratorium”
B-024/PNDB4B000/
2022 Rev 9, 1 Mei
2022
24. 8.6 Peningkatan Pedoman Mutu CUKUP
“Persyaratan Bukti implementasi dan efektivitasnya akan dilihat
Manajemen” pada kunjungan asesmen.
A-001/ PNDB4B000/
2022 Rev.9,
1 Mei 2022
butir 2.10, 2.7
25. 8.7 Tindakan korektif Pedoman Mutu CUKUP
“Persyaratan Laboratorium telah mengidentifikasi resiko dan
Manajemen” melakukan mitigasi resiko tersebut.
A-001/ PNDB4B000/
2022 Rev.9,
1 Mei 2022
butir 2.11

Tata Kerja Organisasi

“Tindakan Perbaikan
dan Pencegahan”
B-008/PNDB4B000/
2022 Rev 9, 1 Mei
2022
26. 8.8 Audit internal Pedoman Mutu TIDAK CUKUP
“Persyaratan Apakah laboratorium telah melaksanakan audit
Manajemen” internal kembali di tahun 2023? Jika sudah agar
A-001/ PNDB4B000/ dilampirkan hasil audit internal termutakhir.
2022 Rev.9,
1 Mei 2022 Catatan:
butir 2.14 Pada Audit internal tanggal 15-16 Agustus 2022,
dari hasil audit internal, temuan ketidaksesuaian
Tata Kerja Organisasi diberikan kategori 1, 2, dan observasi, namun baik
Tanggal Terbit : 1 Maret 2020 8 dari 10
 FPA 03-07-LP-LK Rev.0
Acuan Acuan Dokumen
No. Komentar
ISO/IEC 17025 Mutu Laboratorium
“Audit Internal” pada PM maupun TKO terkait audit internal,
B-010/PNDB4B000/ laboratorium belum mengatur terkait
2022 Rev 9, 1 Mei pengkategorian ketidaksesuaian tersebut. Akan
2022 dicek pada saat asesmen lapangan.
27. 8.9 Kaji ulang Pedoman Mutu CUKUP
manajemen “Persyaratan Laboratorium telah menetapkan tinjauan
Manajemen” manajemen dilakukan minimal 1 tahun seklai.
A-001/ PNDB4B000/ Laboratorium telah melakukan kaji ulang
2022 Rev.9, manajemen pada 19 Desember yang sudah
1 Mei 2022 membahas semua butir yang disyaratkan pada
butir 2.15 SNI ISO/IEC 17025:2017 klausul 8.9.2

Tata Kerja Organisasi

“Kaji Ulang
Manajemen”
B-011/PNDB4B000/
2022 Rev 9, 1 Mei
2022
VI. Persyaratan Sistem Manajemen (Pilihan B)
1. Kesesuaian dengan
persyaratan 9001 yang
mendukung konsistensi
pemenuhan persyaratan
umum, persyaratan
struktural, persyaratan
sumber daya dan
persyaratan proses

Tanggal Terbit : 1 Maret 2020 9 dari 10

 FPA 03-07-LP-LK Rev.0

Verifikasi Tindakan Perbaikan

Audit Dokumen dan Rekaman

Acuan Acuan Dokumen

No. Komentar
ISO/IEC 17025 Mutu Laboratorium
- - - -

Uraian ringkas hasil verifikasi :

Laboratorium penguji Laboratorium IT Wayame PT Pertamina Patra Niaga regional Papua Maluku telah
mengimplementasikan SNI ISO/IEC 17025:2017 didalam sistem operasional kegiatan laboratorium
namun masih perlu dilakukan penyempurnaan terutama di beberapa klausul yang terdapat dalam
standar sebagaimana sudah dituliskan dalam hasil audit dokumen dan rekaman ini. Agar laboratorium
dapat segera melakukan perbaikan.

Audit Dokumen dan Rekaman dinyatakan telah belum memenuhi oleh tim asesmen.

Jakarta, 6 Oktober 2023

Asesor Kepala/PIC Audit Dokumen dan Rekaman,

( Yogi Dwisatria )

Catatan : Lembar ini dapat diperbanyak

Tanggal Terbit : 1 Maret 2020 10 dari 10