LAMPIRAN KEPUTUSAN DIREKTUR RUMAH SAKIT EMANUEL

Nomor :
Tanggal : ………………2022
Tentang : SK Pedoman

RUMAH SAKIT EMANUEL

Telp: (0286) 479 030 | Fax: (0286) 479 032

Email: rsemanuelklampok@gmail.com

Web: rsemanuel.com

PEDOMAN

MENGATASI DOWN TIME / HENTI DATA

Pedoman i
Rumah Sakit Emanuel
 LEMBAR PENGESAHAN

DOKUMEN : Pedoman Mengatasi Down Time / Henti Data

UNIT KERJA : Bagian EDP

NO DOKUMEN :

TANGGAL TERBIT : 2022

SAH UNTUK DITERBITKAN :

PENANGGUNG JAWAB
NAMA LENGKAP TANDA TANGAN
DOKUMEN

PEMBUAT DOKUMEN Sunu Budhi K, S.Kom

PENGELOLA DOKUMEN
Tatap Lasmaria AS, S.Gz
AKREDITASI

WAKIL DIREKTUR Kana Purwadi, SH.MH.,MM

DIREKTUR
dr. Yos Kresno W., Sp.An
RS EMANUEL

Pedoman iii
Rumah Sakit Emanuel
 SURAT PENGESAHAN
Direktur RS Emanuel dengan ini mengesahkan dan memberlakukan buku
Pedoman Mengatasi Down Time / Henti Data untuk dapat dipergunakan sebagai
Pedoman Mengatasi Down Time / Henti Data
Demikian Pedoman ini diterbitkan dan dikeluarkan untuk dapat dilaksanakan
sebagaimana mestinya.

Purwareja Klampok, 2022

Direktur RS Emanuel

dr. Yos Kresno Wardhana, Sp.An, M.Sc

Pedoman iv
Rumah Sakit Emanuel
 KATA PENGANTAR

Puji syukur kita panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa karena atas kasih-
Nya maka Pedoman Pengelolaan Data dan Informasi ini dapat diselesaikan sesuai
dengan kebutuhan pelayanan di Rumah Sakit Emanuel.
Pedoman Mengatasi Down Time / Henti Data ini disusun sebagai upaya untuk
meningkatkan mutu pelayanan kesehatan di Rumah Sakit Emanuel dan sebagai acuan
pelayanan di Unit Kerja minimal dalam jangka waktu 3 (tiga) tahun sekali.
Dalam rangka peningkatan mutu pelayanan maka diperlukan suatu pedoman
yang dapat dijadikan acuan bagi unit kerja yang bersangkutan dan semua Sumber Daya
Manusia (pemberi layanan) yang terkait dalam melaksanakan kerja di Rumah Sakit
Emanuel sesuai dengan gugus tugas, fungsi dan standar pelayanan yang benar.
Pedoman Mengatasi Down Time / Henti Data ini disusun dan dibuat dengan
mengacu kepada standar pembuatan Pedoman yang telah ditetapkan oleh Manajemen
Rumah Sakit Emanuel.
Pedoman ini akan dievaluasi kembali dan akan dilakukan perbaikan bila
ditemukan hal-hal yang tidak sesuai lagi dengan kondisi Rumah Sakit Emanuel
Kami mengucapkan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya
kepada Unit Kerja/Pokja/Tim/Komite yang dengan segala upayanya telah berhasil
menyusun Pengelolaan Data dan Informasi yang merupakan hasil kerja sama yang baik
dari semua pihak yang telah terlibat di dalamnya.

Purwareja Klampok, 2022

Direktur RS Emanuel

dr. Yos Kresno Wardhana, Sp.An, M.Sc

Pedoman v
Rumah Sakit Emanuel
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL i
SURAT KEPUTUSAN DIREKTUR RS EMANUEL ii
LEMBAR PENGESAHAN iii
SURAT PENGESAHAN iv
KATA PENGANTAR v
DAFTAR ISI Vi
BAB I PENDAHULUAN 1
BAB II GAMBARAN UMUM 2
BAB III TATA LAKSANA MENGATASI DOWN TIME 3
BAB IV TINDAKLANJUT 5

Pedoman vi
Rumah Sakit Emanuel
 BAB I
PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
Waktu henti (down time) adalah periode ketika sebuah sistem tidak berfungsi
atau offline, waktu dimana suatu sistem aplikasi tidak tersedia, tidak dapat
diakses, offline atau tidak beroperasi

Pada dasarnya, down time dibagi menjadi dua yaitu terencana dan tidak terencana.
Pada kasus yang terencana, antisipasi lebih mudah dilakukan karena pasti dilakukan
koordinasi untuk mengatasinya. Sebaliknya pada kasus tidak terencana, perlu
dipersiapkan alur penanganannya agar dampaknya dapat diminimalkan. Tidak ada
yang dapat menjamin 100% tidak akan terjadi down time. Tetapi memiliki cara untuk
mencegah down time dan antisipasi bila terjadi adalah penting dan bijaksana.

2. TUJUAN
Tersusun dan tersedianya pedoman mengatasi down time.

3. RUANG LINGKUP
Gambaran umum, tata laksana mengatasi down time, tindak lanjut..

4. UNIT TERKAIT
Seluruh unit kerja dan PPA

Pedoman 1
Rumah Sakit Emanuel
 BAB II
GAMBARAN UMUM

1. Definisi.
Waktu henti (downtime) adalah :
Periode ketika sebuah sistem tidak berfungsi atau offline, waktu dimana suatu sistem
aplikasi tidak tersedia, tidak dapat diakses, offline atau tidak beroperasi yang
disebabkan oleh berbagai kendala selain karena server mengalami down juga dapat
disebabkan karena ada kendala jaringan. Dalam periode ini, pengguna tidak bisa
mengakses server sama sekali.

2. Klasifikasi.
Pada dasarnya, downtime dibagi menjadi dua yaitu :
a. Terencana :
Downtime yang terjadi secara terencana, pada umumnya bertujuannya untuk
melakukan maintenance atau perawatan, upgrade sistem dan pengecekan
tertentu.
b. Tidak terencana :
Downtime yang tidak terencana terjadi karena beragam kejadian seperti
kerusakan hardware, software, traffic yang terlalu tinggi, adanya jaringan yang
putus (disconnect), serangan virus dan atau hacker, suplai daya diluar range
voltsase yang diperlukan, maupun kejadian karena faktor alam.

3. Tanda-tanda umum terjadi down time

a. Komputer tidak dapat melakukan akses ke aplikasi.
b. Proses loading aplikasi terasa lambat, tidak seperti biasanya.
c. Saat menjalankan aplikasi, komputer tidak merespon perintah.
d. Tanda-tanda diatas berlangsung lebih dari 30 menit.

4. Tindakan yang perlu dilakukan apabila mengalami kejadian dalam point 3 adalah
menghubungi bagian EDP di pesawat 143. Apabila kejadian terjadi diluar jam kerja,
silakan menghubungi call center EDP di pesawat 0898929093, melalui panggilan
seluler atau whatsapp (panggilan dan pesan).

Pedoman 2
Rumah Sakit Emanuel
 BAB III
TATA LAKSANA MENGATASI DOWN TIME

1. HENTI DATA / DOWNTIME TERENCANA.

Berikut adalah langkah-langkah yang perlu dilakukan :
a. Petugas EDP melakukan koordinasi intern untuk menentukan pelaksanaan
waktu henti data (down time).
b. Petugas EDP mencatat rencana pelaksanaan dalam kertas kerja EDP
c. Petugas EDP menyampaikan permberitahuan melalui media Whatsapp resmi
rumah sakit.
d. Petugas EDP melakukan konfirmasi melalui telepon lokal kepada unit-unit terkait
agar tidak melakukan proses transaksi/entry data ke dalam sistem sesuai
estimasi.
e. Petugas EDP melakukan henti data dan melakukan proses perbaikan / update
sesuai kebutuhan.
f. Apabila proses down time melebihi estimasi yang diperkirakan, EDP
menyampaikan pemberitahuan sebagaimana dalam point c dan d.
g. Setelah proses dalam point e selesai, petugas memastikan bahwa sistem sudah
dapat dipergunakan kembali.
h. Petugas EDP memberitahukan kepada unit-unit terkait bahwa sistem sudah bisa
dipergunakan kembali.

2. HENTI DATA / DOWN TIME TIDAK TERENCANA

Saat ada laporan terjadi down time bagian EDP melakukan koordinasi dengan unit-
unit terkait untuk dipersiapkan. Tatalaksana antispasinya adalah :
a. Petugas EDP melakukan mitigasi dan mencari penyebab terjadinya henti data
(down time)
b. Setelah bisa memastikan penyebabnya, petugas berkordinasi dengan unit-unit
terkait untuk melakukan rencana pengatasan,
c. Petugas EDP memastikan apakah masalah bisa ditangani sendiri atau harus
melibatkan pihak lain baik dari dalam maupun luar rumah sakit.
d. Petugas EDP berkoordinasi dan menyampaikan langkah-langkah yang perlu
dilakukan oleh unit-unit terkait melalui KUK / Ka.Ru / Ka.Shift.
e. Petugas EDP dan atau petugas lain yang terkait melakukan upaya pemulihan
dan perbaikan.
f. Setelah masalah dapat diatasi, petugas EDP memastikan sistem dapat
bergunakan kembali.
g. Petugas EDP memberitahukan kepada unit-unit terkait bahwa sistem sudah bisa
dipergunakan kembali.

3. KOORDINASI UNIT TERKAIT INTERN RUMAH SAKIT.

Yang dimaksud adalah koordinasi bagian EDP dengan unit terkait terkait sebagian
maupun keseluruhan dalam menangani down time. Dalam hal down time tidak dapat
diatasi dalam waktu 30 menit maka :
a. Instalasi Rekam Medis : Akan menyediakan formulir rekam medis khusus untuk
down time yang akan didistribusikan ke unit-unit terkait.
b. PPA menuliskan proses asuhan kepada pada pasien di dokumen pada point a.
• Apabila data pasien terdapat dalam rekam medis elektronik (ERM),
sementara pencatan dilakukan secara manual pada formulir rekam medis
kertas yang akan disediakan oleh Instalasi Rekam Medis.

Pedoman 3
Rumah Sakit Emanuel
 • Apabila down time dapat diatasi, proses selanjutnya adalah melakukan entry
ulang dalam sistem atau melakukan proses upload formulir rekam medis ke
dalam sistem.
c. Bagian administrasi terkait dengan pencatatan administrasi pasien dapat melihat
dalam formulir di point a.
d. Bagian PSSL : apabila proses downtime terkait dengan suplai listrik, bangunan
maupun sebab selain yang terkait dengan masalah tekhnologi informasi (TI).
e. Unit lain sesuai dengan hasil mitigasi penyebab terjadinya downtime.

4. KOORDINASI DENGAN PIHAK LUAR RUMAH SAKIT.

a. Dengan penyedia (vendor) software bila down time karena adanya sistem dan
database yang rusak yang masih dalam masa garansi atau karena hakcipta
(copyright).
b. Dengan penyedia (vendor) harware terkait ketersediaan suku cadang pengganti
dan atau harus melakukan perbaikan yang tidak bisa dilakukan sendiri oleh
bagian EDP dan unit intern rumah sakit..

Pedoman 4
Rumah Sakit Emanuel
 BAB IV
TINDAKLANJUT
1. BACKUP DATA DAN MONITORING
Backup data dan monitoring adalah salah satu upaya untuk mengurangi risiko
kehilangan / kerusakan data apabila terjadi down time yang tidak terencana. Proses
backup data dan monitoring dilakukan dengan :
a. Menyiapkan server cadangan.
b. Mencadangkan sistem aplikasi dan database di server cadangan secara
periodik.
c. Menyiapkan pencadangan sistem aplikasi dan database pada harddisk external
dan tersimpan di tempat yang terjamin keamanannya.
d. Menyimpan database di tempat yang secara fisik terpisah dari komplek rumah
sakit.
e. Menyiapkan bacup sistem jaringan / networking tepisah dari jaringan utama.
f. Melakukan monitoring terhadap kapasitas, kondisi server, ruang server dan
backup server serta jaringan secara periodik.
g. Pemasangan antivirus dan firewall.

2. PEMULIHAN (RECOVERY) HARDWARE DAN SOFTWARE

Proses pemulihan dilakukan apabila faktor penghambat atau penyebab downtime
dapat diatasi baik sebagian maupun secara keseluruhan. Pemulihan sebagian
dilakukan dengan apabila ketersedia hardware tidak dapat mencukupi. Pada kasus
ini diutamakan proses layanan dan entry data dapat terpenuhi walaupun tidak dapat
mencakup seluruh area pelayanan.

3. PELATIHAN
Pelatihan dan koordinasi dilaksanakan agar setiap unit dapat mengatasipasi
kejadian down time baik yang terencana maupun tidak. Refreshing pelatihan
dilaksanakan secara periodik setiap tahun atau bila ada update terbaru berkait
dengan penanganan down time.
Materi :
a. Mengenali sistem hank sebagai indikasi awal terjadinya downtime.
b. Melaporkan terjadinya downtime berjenjang : ka.shift / ka.ru / kabag / untuk
diketahui sebelum diteruskan kepada bagian EDP
c. Melaporkan secara terperinci masalah yang dihadapi.
d. Cara sederhana mengatasi masalah.
e. Antisipasi lanjut apabila down time tidak segera teratasi.
f. Antisipasi proses mobilisasi penyelamatan hardware.

4. DOKUMENTASI
Mencatat kejadian downtime dicatat dalam kertas kerja EDP disertai dengan
keterangan yang lengkap :
• Tanggal kejadian • Penyebab downtime
• Waktu / jam kejadian • Solusi pemecahan
• Durasi down time • Tindaklanjut
• Waktu pelaporan • Petugas EDP
• Petugas pelapor • Waktu / jam selesai

Pedoman 5
Rumah Sakit Emanuel