Pengertian Konsep Kantor Modern dan Karakteristiknya

Konsep kantor modern mulai banyak diterapkan di berbagai sektor industri sejak beberapa
tahun terakhir. Secara umum, pengertian kantor modern adalah lingkungan kerja yang
mengadopsi prinsip-prinsip terbaru dari segi desain, pengelolaan, hingga operasional. Konsep
kantor modern bisa dikenali lewat berbagai karakteristik atau ciri-ciri. Karakteristik kantor
modern meliputi aspek tata ruang, penggunaan perabotan, penerapan teknologi, hingga
lingkungan kerja. Sebagai contoh, ciri-ciri kantor modern adalah penggunaan teknologi
otomatisasi yang terintegrasi. Penggunaan teknologi diterapkan untuk meningkatkan
produktivitas kerja. Penerapan berbagai fitur penunjang dalam konsep kantor modern
bukannya tanpa alasan. Tujuan kantor modern sendiri adalah untuk memaksimalkan
produktivitas, kesejahteraan karyawan, hingga efisiensi penggunaan sumber daya. Melalui
penerapan konsep kantor modern, sebuah kantor diharapkan mampu menciptakan lingkungan
kerja yang lebih baik. Apa yang Dimaksud dengan Konsep Kantor Modern? Sebelum
mengenal lebih jauh mengenai konsep kantor modern, ada baiknya memahami konsep kantor
itu sendiri.
Menurut Tri Sulistiowati dalam Dasar-Dasar Manajemen Perkantoran dan Layanan Bisnis
(2022) kantor adalah tempat untuk melaksanakan kegiatan kerja atau memberikan pelayanan
untuk tujuan tertentu. Kantor yang dikenal saat ini tidak hanya hadir dalam bentuk fisik,
tetapi juga virtual. Kantor secara fisik berarti mencakup ruang, gedung, atau sebuah tempat
yang bisa dikunjungi pekerja untuk melakukan aktivitas kerja dan memberikan layanan.
Sementara itu, kantor virtual merujuk pada ruang virtual yang digunakan untuk kegiatan
bisnis di mana para pekerja yang terlibat saling berinteraksi menggunakan teknologi
komunikasi. Konsep kantor modern sendiri berkaitan dengan modernisasi di area kantor baik
dari segi fisik maupun budaya kerja. Dikutip dari CS Business Center, konsep kantor modern
adalah ruang kerja fleksibel yang meningkatkan kolaborasi dan kreativitas, sekaligus
mengurangi biaya. Konsep kantor modern lahir lewat teori kinerja "good environment good
performances" atau lingkungan yang baik akan menghasilkan performa yang baik pula.
Menurut D Elger dalam workshop Theory of Performance, lingkungan fisik, sosial, dan
intelektual yang baik dapat meningkatkan kinerja dan merangsang pengembangan pribadi
secara profesional. Oleh karena itu, sejak dekade terakhir pembangunan kantor modern
begitu populer di kalangan para pebisnis. Faktanya, konsep kantor modern dinilai mampu
menciptakan lingkungan yang lebih efisien, produktif, dan nyaman bagi para pekerja
sehingga berpengaruh pada peforma masing-masing individu.
Ciri-ciri Konsep Kantor Modern Ciri-ciri konsep kantor modern beragam, mulai dari ciri-ciri
secara fisik maupun lingkungan kerja. Karakteristik kantor modern mencakup penggunaan
teknologi mutakhir, desain tata ruang yang baik, hingga operasional yang efisien. Dikutip dari
LMS-SPADA Kemendikbud berikut ciri-ciri konsep kantor modern secara umum: 1.
Menggunakan perabotan ergonomis Salah satu karakteristik kantor modern adalah
penggunaan perabotan yang dirancang secara ergonomis. Perabotan ergonomis adalah
perabotan yang dirancang untuk mendukung kesehatan dan kenyamanan pekerja. Melalui
penggunaan perabotan ergonomis ini pekerja dapat bekerja di lingkungan yang sehat, aman,
dan terhindar dari masalah postur tubuh yang buruk. 2. Memiliki teknologi otomatisasi yang
terintegrasi Kantor modern dilengkapi dengan teknologi otomatisasi yang terintegrasi.
Contoh sistem teknologi otomatisasi terintegrasi ini seperti sistem manajemen pintu,
pengaturan suhu, dan sistem keamanan. Melalui penerapan teknologi otomatisasi,
penggunaan sumber daya di kantor menjadi lebih efisien. Tidak hanya itu, teknologi
otomatisasi juga membantu meningkatkan keamanan lingkungan kerja. 3. Menyediakan
lingkungan kolaboratif Kantor modern didesain untuk mendorong kolaborasi antara
karyawan. Oleh karena itu, kantor modern biasanya menyediakan ruang terbuka yang
memudahkan komunikasi dan kolaborasi antar individu bahkan antar departemen. Tidak
hanya itu, kantor modern biasanya juga dilengkapi area khusus untuk pertemuan dan diskusi.
4. Memiliki sistem pencahayaan hemat energi Penerangan adalah faktor penting dalam kantor
modern. Umumnya, kantor modern menggunakan pencahayaan hemat energi, seperti lampu
LED atau pemanfaatan sinar matahari. Penerapan sistem pencahayaan hemat energi ini
diterapkan untuk mengurangi konsumsi energi dan meminimalkan dampak lingkungan. 5.
Menyediakan ruang fungsional serbaguna Kantor modern seringkali memiliki ruang yang
dapat digunakan untuk berbagai keperluan, seperti ruang pertemuan kecil, seminar,
workshop, ruang istirahat, dan sebagainya. Fleksibilitas ini memungkinkan karyawan untuk
memilih lingkungan yang sesuai dengan tugas mereka. 6.
Memiliki departemen rekreasi dan istirahat Tujuan dari konsep kantor modern adalah
meningkatkan kesejahteraan karyawan. Oleh karena itu, kantor modern seringkali dilengkapi
dengan fasilitas rekreasi dan istirahat. Contoh departemen rekreasi dan istirahat seperti ruang
bermain, ruang olahraga, hingga area makan yang nyaman. 7. Menerapkan desain tata ruang
teratur Karakteristik kantor modern lainnya adalah menerapkan desain tata ruang yang teratur
dan terorganisir dengan baik. Desain tata ruang yang teratur membantu menciptakan suasana
kerja yang rapi dan efisien. Selain itu, desain tata ruang yang baik juga dapat meminimalkan
kekacauan yang dapat mengganggu produktivitas. 8. Menerapkan biaya dan sumber daya
secara efektif dan efisien Kantor modern juga memperhatikan aspek biaya dan tata laksana
sumber daya. Kantor modern sebisa mungkin mengoptimalkan penggunaan sumber daya
dengan biaya secara efektif dan efisien. Harapannya melalui penghematan biaya dan tata
laksana ini perusahaan dapat mencapai produktivitas yang lebih tinggi. 9. Lingkungan kerja
terbuka dan demokratis Kantor modern seringkali memiliki lingkungan kerja terbuka dan
demokratis. Lingkungan kerja semacam ini dinilai dapat mengurangi hambatan komunikasi
antara berbagai tingkatan hierarki. Ketika hambatan komunikasi antar tingkatan
diminimalisir, maka dapat merangsang pertukaran ide dan menemukan potensi-potensi
lainnya yang lebih menguntungkan. 10. Menerapkan sistem informasi terorganisir Ciri-ciri
kantor modern terakhir adalah penggunaan sistem informasi yang terorganisir untuk
mengelola data dan informasi. Sistem informasi yang terorganisir diterapkan agar
pengambilan keputusan dan pengelolaan operasional menjadi lebih efisien.