Istilah pengawasan dibeberapa literatur sering disebut evaluation, appraising, atau correcting.
Pengawasan merupakan proses untuk “menjamin” bahwa tujuan organisasi (perpustakaan sekolah) dan
manajemen tercapai. Oleh karena itu pengawasan dapat dilaksanakan pada proses perencanaan,
pengorganisasian, personalia, pengarahan dan penganggaran.
Pengawasan pada dasarnya dapat dilakukan dengan cara pengawsan preventif atau pengawasan
korektif (Manullang:1990:176). Pengawasan preventif adalah pengawasan yang mengantisipasi
terjadinya penyimpangan-penyimpangan, sedangkan pengawasan korektif dapat dilakukan apabila hasil
yang diinginkan itu terdapat banyak variasi.
Menurut Harold Koont dan Cyril O’Donnell dalam Swastha (1984: 220-222) pengawasan dapat dikatakan
efektif jika memenuhi kriteria sebagai berikut:
e. Bersifat obyektif.
g. Mudah dipahami.
i. Ekonomis.
a. Pengaksesan
Jumlah dan tingkat pelayanan yang efektif, antara lain sebagai berikut: rasio pelayanan yang diminta,
pelayanan yang dapat dipenuhi, rasio koreksi dengan jumlah pemakai.
b. Biaya
Efektifitas pelayanan perpustakaan sekolah ditinjau dari segi biaya dapat dilihat pada biaya pelayanan
yang dikeluarkan dengan berbagai jenis pelayanan yang diberikan. Dalam hal ini dapat dihitung:
1) Rasio antara pelayanan yang diberikan dengan tempo pelayanan.
2) Rasio biaya suatu koleksi dengan nilai dan menfaat bahan tersebut.
c. Kepuasan Pemakai
Kepuasan pemakai dan keberhasilan mencapai tujuan perpustakaan sekolah merupakan efektifitas dari
pelayanan yang di sajikan. Penilaian terhadap kepuasan pemakai ini meliputi:
d. Tempo Pelayanan
Tempo pelayanan juga harus diperhitungkan. Tempo pelayanan merupakan suatu wujud pelayanan
perpustakaan yang bersifat kualitatif dan memiliki tingkat obyektifitas yang tinggi. Penilaian terhadap
tempo meliputi:
1) Kecepatan pelayanan.
2) Rasio antara pelayanan yang diberikan dengan waktu rata – rata untuk semua pelayanan.
2. Pentingnya Pengawasan
Di perpustakaan sekolah sering terjadi keterlambatan dalam pengolahan bahan pustaka. Akibatnya
terjadi penumpukan pekerjaan di bagian pengolahan bahan pustaka. Untuk itu pimpinan perpustakaan
mengambil tindakan:
a. Mengganti system pengolahan dari sistem manual menjadi sistem pengolahan terotomasi atau
dengan komputer.
b. Membentuk kelompok spesialis subjek untuk membantu kelancaran proses pengolahan bahan
pustaka.
c. Menempatakan staf yang menguasai subjek dan menguasai komputer di bidang pengolahan bahan
pustaka.
d. Melibatkan peran serta pustakawan dalam proses pengambilan keputusan untuk mengadakan
perubahan-perubahan atau perbaikan-perbaikan dalam pengolahan bahan pustaka.
3. Proses Pengawasan
Dalam proses pengawasan ada tiga langkah yang harus ditempuh, yaitu:
Pada pengukuran hasil yang dicapai adalah selalu membuat catatan tentang apa yang sudah dikerjakan
(oleh setiap orang). Jika tidak ada catatan dan hasil kerja tidak diukur dengan objektif, maka akan sulit
bagi pimpinan untuk menilai hasil kerja kita. Jadi pengontrolan dan pencatatan harus selalu dilakukan.
Pengontrolan yang sering dilakukan di perpustakaan meliputi: pengamatan langsung di lapangan,
laporan lisan, dan laporan tertulis. Biasanya cara ini juga dengan pemeriksaan langsung.
Penilaian terhadap kinerja perpustakaan dapat dilakukan dalam kurun waktu tertentu, setiap catur
wulan, semester, atau tahun. Penilaian dilakukan dengan maksud agar pengelolaan perpustakaan lebih
disiplin dan bertanggung jawab atas kinerja perpustakaan secara keseluruhan. Jenis kegiatan yang dapat
dinilai meliputi:
g. Kegiatan yang diikuti oleh petugas perpustakaan, seperti pelatihan atau seminar yang berkaitan
dengan masalah perpustakaan.
Setelah pimpinan mempunyai data pengukuran hasil kerja (kegiatan yang dinilai) yang telah dicapai,
maka selanjutnya hasil tersebut perlu dibantingkan dengan standar yang ada. Kegiatan ini sebenarnya
berupa penilaian terhadap hasil kerja yang telah dicapai. Kalau terjadi perbedaan antara hasil yang telah
dicapai dengan standar, atau dengan kata lain penyimpangan, maka harus ditentukan apa tindakan
pimpinan untuk memperbaiki penyimpangan tersebut. Perlu diingat juga bahwa kemungkinan terjadinya
penyimpangan tersebut cukup kecil sehingga sebenarnya penyimpangan tersebut dapat diabaikan dan
tidak perlu dilakukan perbaikan-perbaikan.
Untuk mengetahui maju-mundurnya kegiatan perpustakaan sekolah perlu adanya laporan periodik.
Dengan adanya laporan perpustakaan fisik dan kegiatan yang baik akan mudah dilakukan pengawasan.
Laporan perpustakaan sekolah secara garis besar terdiri dari laporan fisik dan laporan kegiatan.
Laporan fisik meliputi: jumlah koleksi, penambahan koleksi, luas ruangan, jumlah anggota, jumlah
mebuler, dan anggaran. Sedangkan laporan kegiatan meliputi kegiatan peminjaman, pengembalian,
jumlah kunjungan, jumlah kegiatan story telling, jumlah pemanfaatan internet dan lainnya.
Laporan ini dapat berbentuk uraian, statistik, tabel, gambar, foto, grafik atau nemtuk lain.
Contoh Laporan:
1) Laporan Fisik
Gondanglegi, Malang
000 Karya
1
Umum
2 100 Filsafat
200 Ilmu
3
Sosial
4 300 Ilmu
Agama
5 400 Bahasa
500 Peng.
6
Murni
600
7
Teknologi
8 700 Olahraga
9 800 Sastra
900 Bumi
10
Sejarah
11 Seni
12 Fiksi
13 Kliping
14 Majalah
Karya Tulis
15
Ilmiah
16 Laporan
17 dll
Jumlah
……………Tgl……..…….20….
Mengetahui, Pustakawan,
Kepala Madrasah
(………………………) (……………………….)
2) Laporan Kegiatan
Gondanglegi, Malang
Laporan Buku yang Dipinjam Bulan Desember 2008
Tanggal
GOL JUMLAH
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 25 26 27 28 29 30
000
100
200
300
400
500
600
700
800
900
JUMLA
H
……………Tgl……..…….20….
Mengetahui, Pustakawan,
Kepala Madrasah
(………………………) (……………………….)
b. Hambatan Laporan
Beberapa sebab yang dapat menghambat proses pelaporan dan dapat menimbulkan kesulitan dalam
pelaporan. Sebab-sebab tersebut antara lain sebagai berikut:
c. Fungsi Laporan
Laporan merupakan suatu pertanggungjawaban dari seorang petugas kepada atasannya sesuai dengan
fungsi dan tugas yang dibebankan kepada yang bersangkutan.
· Penyampaian Informasi,
Bagi atasan yang menerima laporan, maka laporan merupakan salah satu sumber informasi yang
diperlukan dalam melaksanakan fungsi dan tugas-tugasnya.
Dalam pelaksanaan manajemen, pimpinan harus mengambil keputusan yang diperlukan setiap saat.
Untuk keperluan pengambilan keputusan, pimpinan memerlukan data atau informasi yang berhubungan
dengan keputusan yang akan diambil.
· Sebagai salah satu alat untuk memperluas ide dan tukat-menukar pengalaman.
d. Syarat-syarat Laporan
Agar laporan yang dibuat dapat dengan mudah dibaca dan dimengerti, maka laporan tersebut harus
memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:
Kebenaran dan objektivitas informasi tersebut sangat penting, karena hal tersebut berkaitan dengan
pengambilan keputusan. Bila informasi dalam laporan tersebut tidak objektif maka keputusan yang
diambil berdasarkan informasi tersebut tidak akan tepat pada sasarannya.
Diperlukan kemampuan serta ketelitian pembuat laporan dalam menentukan data yang harus
dimasukkan untuk bahan penyusunan laporan.
Uraian dalam laporan diusahakan tidak terlalu panjang. Hindari penggunaan kata-kata kiasan, sebaiknya
laporan harus diusahakan singkat, tepat, padat, dan jelas serta langsung menganai persoalannya.
4) Laporan Harus Lengkap
Laporan yang lengkao mencakup segala segi dari masalah yang dikemukakan, uraiannya tidak
memberikan kesempatan terhadap timbulnya masalah-masalah atau pertanyaan-pertanyaan, disertai
data penunjang misalnya statistik, tabel, skema, dan sebagainya.
Uraian yang dikemukakan harus tegas dan tidak kontradiktif antara bagian laporan yang satu dengan
yang satu dengan yang lainnya. Keterangan yang dilaporkan harus tetap. Konsisten tidak hanya berlaku
bagi data atau keterangan yang dituangkan dalam laporan, tetapi juga berlaku atas penggunaan bentuk
kalimat.
Laporan harus diusahakan tepat waktu, tidak tepatnya waktu penyampaian satu laporan berarti
tindakan korektif yang harus diambil atau follow upnya yang mengalami ketelambatan.
Laporan pada dasarnya mengandung pengertian komunikasi timbal balik antara yang member laporan
dengan penerima laporan atau antara atasan dan bawahan. Jika laporan tidak sampai pada penerima,
dikhawatirkan terjadi segi-segi negatif, antara lain kebocoran rahasia, laporan bagi yang memintanya
sudah tidak ada nilainya lagi, dan penilaian negatif oleh atasan terhadap bawahan bersangkutan.