PENGADAAN PERBEKALAN

Bila dilihat dari siklus fungsi-fungsi perbekalan maka tahap pertama dari fungsi perbekalan
adalah rencana kebutuhan perbekalan. Tahap kedua adalah semua kegiatan menyediakan
barang-barang perbekalan untuk menunjang pelaksanaan tugas seluruh organisasi. Pengadaan
perbekalan meliputi semua barang barang bergerak terdiri dari barang-barang habis pakai dan
barang-barang tidak habis pakai. Barang habis pakai misalnya kertas, tinta dan lain-lain.
Barang-barang tidak bergerak meliputi tanah dan hangunan/gedung. Ke dalam tanah ini
termasuk kebon, sawah dan lain-lain, sedang ke dalam gedung dapat dimasukkan gudang,
kantor dan lain-lain. Barang-barang perbekalan suatu organisasi harus diadakan dan
pengadaannya baik mengenai jumlah maupun waktunya disesuaikan dengan rencana analisa
kebutuhan.

Pada bab ini secara singkat akan di uraikan pokok-pokok pikiran dalam mengadakan berbagai
barang kebutuhan sesuatu organisasi, hal ini meliputi pengadaan tanah, hangunan, perabot,
kenderaan, alat kantor dan pengadaan buku-buku. Terakhir dijelaskan pula serba sedikit
mengenai pengadaan barang melalui pemberian bantuan oleh pihak-pihak lain baik dari
Dalam negeri maupun Luar negeri.

1. Pengadaan Tanah
Mengadakan tanah bagi kepentingan suatu organisasi dapat dilakukan dengan
berbagai cara pengadaan tanah pada umumnya dilakukan bila sudah diketahui terlebih
dahulu kegunaan dari pengadaan tanah tersebut. Pengadaan tanah dapat dilakukan
dengan 4 (empat) cara, yaitu membeli tanah, menerima hibah dari pihak lain,
menerima hak memakai dan menukar tanah yang ada dengan tanah yang lain milik
instansi lain. Apabila suatu instansi membutuhkan tanah dalam rangka melakukan
kegiatan-kegiatan pada masa yang akan datang maka sesuatu instansi dapat membeli
tanah setelah terlebih dahulu sudah mendapat ijin dari pimpinan Departemen instansi
yang bersangkutan.
Apabila suatu instansi telah memperoleh izin dari pimpinan Departemen nya dan
tanah yang dibutuhkan baik luasnya maupun harganya telah tercantum dalam rencana
kebutuhan suatu instansi maka berdasarkan hal tersebut pembelian tanah dapat
dilakukan oleh suatu panitia (panitia pembelian) yang dibentuk oleh instansi yang
bersangkutan. Panitia pembelian tanah para anggota-anggotanya terdiri dari empat
orang yaitu, seorang dari instansi yang bersangkutan, seorang dari Pemerintah daerah,
seorang dari Dinas Badan Pertanahan Negara, seorang dari Dinas Pekerjaan Umum.
Panitia pembelian tanah bertugas menentukan persyaratan tanah, mencari tanah,
menaksir harga tanah dan setelah harga tanah sudah dapat ditetapkan dengan pemilik
tanah maka panitia pembelian tanah menyaksikan pembayaran harga tanah terschut
kepada pemilik.
Pengadaan tanah melalui pemberian hibah oleh pihak lain harus dilakukan dengan
membuat suatu berita acara penyerahan atau melalui pembuatan suatu akta serah
terima hibah yang dibuat oleh Notaris Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT) atau oleh
camat setempat. Penerima hibah tanah dapat berasal dari pihak swasta atau dari
 instansi Pemerintah (Departemen lain/ Daerah). Agar sahnya kepemilikan tanah
melalui penerimaan hibah maka instansi yang menerima hibah harus mengusahakan
memperoleh sertifikat tanah dari Dinas Badan Pertanahan Negara.
Pengadaan tanah atas dasar hak pakai bagi suatu instansi merupakan cara lain
mengadakan tanah bagi keperluan sesuatu instansi. Hak memakai tanah oleh suatu
instansi harus dengan sesuatu dokumen serah terima dari pihak yang memberikan hak
memakai kepada pihak yang akan memakai tanah yang bersangkutan. Suatu instansi
yang menggunakan tanah hak milik yang lain membayar sewa tanah tersebut kepada
pemilik tanah.
Sering pula terjadi sesuatu instansi memperoleh tanah dengan cara melakukan
pemekaran tanah miliknya dengan tanah tanah milik pihak lain. Penukaran tanah
suatu instansi dengan tanah pihak lain hanya dapat dilakukan setelah memperoleh izin
terlebih dahulu dari Menteri Keuangan sesuai dengan keputusan Presiden tentang
pelaksanaan APBN Tanah yang diperoleh pada umumnya haruslah lebih luas dari
tanah yang ditukarkan.

2. Pengadaan Bangunan
Mengingat bertambah luasnya kegiatan-kegiatan suatu instansi maka bangunan yang
telah ada tidak akan mungkin menampung kegiatan kegiatan baru. Oleh karena itu
bangunan bangunan baru harus diadakan. Pengadaan bangunan dapat dilaksanakan
dengan berbagai cara. Cara-cara tersebut dapat dibedakan atas 5 macam, yaitu:
● Membangun baru
● Membeli bangunan
● Menyewa bangunan
● Menerima hibah bangunan
● Menukar bangunan
Sesuatu instansi apabila membangun baru suatu bangunan maka kegiatan- kegiatan itu
meliputi kegiatan perencanaan, pelaksanaan dan kegiatan pengawasan Lapangan.
Kegiatan perencanaan pada umumnya diserahkan kepada biro konsultan yang
merancang bentuk bangunan, bahan-bahan bangunan dan lain sebagainya. Gambar
bangunan yang direncanakan oleh biro konsultan setelah mendapat persetujuan dari
Instansi yang bersangkutan, kemudian ditenderkan kepada sejumlah kontraktor.
Apabila sudah tertentu kontraktor pembangunan tersebut. Kegiatan tersebut meliputi
pengerukan tanah atau perbaikan tanah, mendirikan bangunan, membuat pagar
halaman, membuat jalan, pemasangan air dan pengadaan listrik. Selama kegiatan
pelaksanaan pembangunan instansi yang bersangkutan melakukan kegiatan
pengawasan lapangan dengan tujuan agar bangunan yang didirikan oleh kontraktor
sesuai dengan rencana bangunan yang dibuat oleh biro konsultan.
Membeli bangunan yang sudah siap oleh suatu instansi Pemerintah pada prinsipnya
tidak diperbolehkan, pembangunan bangunan yang sudah siap hanya dapat dilakukan
setelah memperoleh persetujuan Menteri keuangan, ketua Bappenas dengan disertai
alasan alasan yang kuat hal mana diusulkan melalui Menteri instansi yang
bersangkutan. Bila persetujuan tersebut sudah diperoleh dan dananya sudah tersedia
serta harga bangunan tersebut telah disetujui oleh panitia pembebasan tanah tempat
(dibentuk berdasarkan peraturan Menteri Dalam negeri nomor 15/1975), maka harga
tanah tersebut dapat dibayarkan instansi yang bersangkutan. Pembelian bangunan
tersebut diselesaikan dengan pembuatan akta jual beli notaris atau pejabat pembuat
akta tanah. Selanjutnya diusahakan memperoleh sertifikat tanah dari kantor Dinas
Badan Pertanahan Negara.
Sesuatu instansi Pemerintah dapat menyewa sesuatu bangunan apabila diperlukan
misalnya untuk keperluan gedung kantor, gudang dan sebagainya. Untuk membayar
sewa bangunan tentunya harus sudah tersedia dan telah tercantum dalam rencana
kebutuhan instansi yang bersangkutan. Tersedianya dana untuk menyewa sesuatu
bangunan terlihat dengan telah tercantumnya dalam daftar inventaris penghapusan
(DIP). Demi kejelasan akan penyewaan sesuatu bangunan maka instansi penyewa dan
pihak yang menyewakan harus membuat suatu surat perjanjian sewa menyewa dan
jika dianggap perlu surat perjanjian sewa menyewa tersebut dibuat dengan suatu akta
notaris.
Pengadaan bangunan oleh suatu instansi dapat pula terjadi karena menerima hibah
bantuan dari pihak lain, baik pihak pemerintah daerah maupun dari pihak swasta.
Penerimaan hibah bangunan oleh suatu instansi sebaiknya dilaksanakan dengan
pembuatan suatu akta tanah melalui Camat setempat Akte tersebut merupakan suatu
dasar hukum baik penerimaan hibah bangunan. Instansi yang menerima hibah
bangunan selanjutnya harus mengusahakan memperoleh sertifikat tanah dari kantor
Badan Pertanahan Negara.
Pemindahtanganan barang tidak bergerak milik negara diatur dalam keputusan
Presiden tentang pelaksanaan APBN Sesuai dengan itu suatu instansi yang bermaksud
menukar bangunan miliknya dengan bangunan pihak lain harus terlebih dahulu
mendapat persetujuan Menteri keuangan Permohonan penukaran bangunan harus
diajukan melalui Menteri dari instansi yang bersangkutan dengan melampirkan hal-
hal sebagai berikut:
● Alasan alasan penukaran
● Penaksiran sementara harga tanah/bangunan lama
● Penaksiran sementara harga tanah bangunan baru
● Surat-surat kepemilikan tanah/bangunan lama
● Gambar situasi/denah dari tanah/bangunan lama
● Gambar situasi/denah dari tanah/bangunan baru