LAPORAN KULIAH PRAKTIK

DI KEMENTERIAN PERENCANAAN
PEMBANGUNAN NASIONAL (PPN)/BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL
(BAPPENAS)

DISUSUN OLEH
FRANSISCA LARASATI
2019140010

Program Strata Satu Ilmu Komunikasi

Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari
Tarakanita
2022
 LAPORAN KULIAH PRAKTIK
DI KEMENTERIAN PERENCANAAN
PEMBANGUNAN NASIONAL (PPN)/BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN NASIONAL
(BAPPENAS)

DISUSUN OLEH
FRANSISCA LARASATI
2019140010

Program Strata Satu Ilmu Komunikasi

Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari
Tarakanita
2022
 PERNYATAAN PERSETUJUAN

Laporan Kuliah Praktik ini telah disetujui oleh Dosen Pembimbing dan
Pembimbing Lapangan

Jakarta, 17 Desember 2022

Dosen Pembimbing Materi Pembimbing Lapangan

F. A. Wisnu Wirawan, S.Pd., M. Si. Raup, S.A.P

Mengetahui,

Elsie Oktivera, S,S., M.Si.

Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena berkat-Nya

Praktikan dapat menyelesaikan Laporan Kuliah Praktik di Kementerian

Perencanaan Pembangunan Nasional (PPN)/Badan Perencanaan Pembangunan

Nasional (Bappenas) dengan lancar.

Laporan ini berisi gambaran secara keseluruhan Praktikan dalam

melaksanakan Kuliah Praktik. Diawali dengan informasi singkat perusahaan tempat

Praktikan melaksanakan Kuliah Praktik, kegiatan yang dilaksanakan, faktor-faktor

yang mendukung dan menghambat, sampai evaluasi dan rekomendasi selama

Kuliah Praktik dilaksanakan.

Praktikan mengucapkan terima kasih kepada Sekolah Tinggi Ilmu

Komunikasi dan Sekretari Tarakanita (STARKI) telah memfasilitasi dan

membimbing Praktikan dalam menerapkan teori dan praktik yang didapatkan

selama berkuliah di dunia kerja secara langsung melalui Kuliah Praktik.

Secara khusus, Praktikan juga menyampaikan terima kasih kepada:

1. Ibu Elsie Oktivera, S,S., M.Si. selaku Ketua Program Studi Ilmu Komunikasi

Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari Tarakanita (STARKI).

2. Bapak F. A. Wisnu Wirawan, S.Pd., M. Si. selaku Dosen Pembimbing yang

telah membimbing, memberikan motivasi dan masukan bagi Praktikan dalam

menyusun Laporan Kuliah Praktik.

i
3. Bapak Raup, S.A.P selaku Sub Koordinator Kesekretariatan Biro sekaligus

Pembimbing Lapangan yang selalu memberikan arahan, masukan, semangat,

serta motivasi bagi Praktikan dalam menjalankan Kuliah Praktik di Sekretariat

Biro Humas, Kearsipan, dan Tata Usaha Pimpinan (BHKTUP) Kementerian

Perencanaan Pembangunan Nasional (PPN)/Badan Perencanaan Pembangunan

Nasional (Bappenas).

4. Mba Ray dan Mba Niken selaku staf Tata Usaha dan staf Administrasi di

Sekretariat Biro Humas, Kearsipan, dan Tata Usaha Pimpinan (BHKTUP) yang

selalu membantu dan membimbing Praktikan dalam menjalankan arahan tugas

selama melaksanakan Kuliah Praktik. Terima kasih atas kebersamaan, waktu,

tenaga dan nasihat yang diberikan bagi Praktikan.

5. Mba Nailah, Mba Wiwi, Mba Saqila, Mba Zahra, Mba Reni dan para staf di

Biro Humas, Kearsipan, dan Tata Usaha Pimpinan (BHKTUP) yang membantu

Praktikan selama melaksanakan Kuliah Praktik. Terima kasih atas kebersamaan

dan waktu yang diberikan bagi Praktikan.

6. Orang tua dan keluarga Praktikan terutama Eyang, Mama, Alm. Papa, Mba

Nonik, Mas Adi, Laras, Bagas, Mas Sonny, Kak Lusi, Faiz, Mas Bobby, dan

Kak Yesika yang selalu mendoakan serta memberikan semangat untuk

Praktikan.

7. Mba Tia dan Mba Mira selaku sepupu Praktikan yang selalu membimbing dan

mengarahkan Praktikan dalam melaksanakan Kuliah Praktik. Terima kasih atas

bimbingan, semangat dan motivasinya bagi Praktikan.

ii
8. Putri, Laurent, Cindy, Dea, Vonny, Etha, dan Anam selaku sahabat Praktikan

yang selalu mendengarkan keluh kesah Praktikan, memberikan saran dan

semangat bagi Praktikan selama melaksanakan Kuliah Praktik.

Praktikan mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah

membantu dan mendukung Praktikan yang tidak dapat disebutkan satu persatu.

Praktikan menyadari akan adanya kekurangan dalam laporan ini, segala bentuk

kritik dan saran yang membangun diterima oleh Praktikan sehingga Laporan Kuliah

Praktik ini dapat memberikan manfaat dan menjadi referensi bagi Pembaca.

Jakarta, 17 Desember 2022

Fransisca Larasati

iii
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ......................................................................................................... i

DAFTAR ISI ...................................................................................................................... iv
DAFTAR GAMBAR ......................................................................................................... vi
DAFTAR LAMPIRAN ..................................................................................................... vii
BAB I .................................................................................................................................. 1
1.1 Tinjauan Umum Lembaga/Organisasi ................................................................ 1
1.2 Perkembangan Lembaga/Organisasi ................................................................... 1
1.3 Bidang Usaha Lembaga/Organisasi .................................................................... 4
1.4 Visi, Misi, dan Tujuan ........................................................................................ 4
1.4.1 Visi .............................................................................................................. 5
1.4.2 Misi ............................................................................................................. 5
1.4.3 Tujuan ......................................................................................................... 6
1.5 Struktur Organisasi ............................................................................................. 7
BAB II................................................................................................................................. 8
2.1 Kegiatan .............................................................................................................. 8
2.1.1 Mengklasifikasikan surat masuk dan surat keluar....................................... 9
2.1.2 Menjadi petugas registrasi acara ............................................................... 13
2.1.3 Membuat database staf biro ...................................................................... 14
2.1.4 Membuat nota dinas .................................................................................. 14
2.1.5 Berkunjung ke Pusat Pelayanan Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi (PPID) ................................................................................. 15
2.1.6 Mengunggah surat masuk di situs resmi persuratan-sesmen.bappenas.go.id
................................................................................................................... 17
2.1.7 Menjadi petugas registrasi dan notulis pada Rapat Kerja Kementerian
PPN/Bappenas bersama Komisi XI dan Komisi II di DPR RI ................. 18
2.1.8 Mencari referensi dan membantu dalam penyiapan jamuan rapat ............ 19
2.1.9 Membuat prisma nama pejabat untuk kegiatan rapat ................................ 20
2.1.10 Mengikuti persiapan tapping video ucapan............................................... 20
2.1.11 Membuat daftar hadir kegiatan ................................................................. 21
2.1.12 Mengikuti acara yang diadakan di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas
................................................................................................................... 22
2.1.13 Membuat surat undangan rapat dan surat tugas ........................................ 24

iv
 2.1.14 Membantu pembuatan surat kontrak pegawai dan surat kontrak pihak ketiga
................................................................................................................... 26
2.2 Temuan-Temuan ............................................................................................... 28
2.2.1 Pengklasifikasian Arsip............................................................................. 28
2.2.2 Korespondensi........................................................................................... 29
2.2.3 Event Organizing ...................................................................................... 30
2.2.4 Pelayanan Informasi dan Dokumentasi ..................................................... 31
2.2.5 Kerumahtanggaan Pimpinan ..................................................................... 31
2.2.6 Alur Penyampaian Informasi .................................................................... 32
2.2.7 Pembuatan ................................................................................................. 33
2.2.8 Administrasi .............................................................................................. 33
BAB III ............................................................................................................................. 35
Faktor Pendukung dan Penghambat .................................................................. 35
Manfaat ............................................................................................................. 38
Pengembangan .................................................................................................. 38
BAB IV ............................................................................................................................. 40
4.1 Evaluasi ............................................................................................................. 40
4.2 Rekomendasi ..................................................................................................... 41
DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................... 44

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 1 Logo Kementerian PPN/Bappenas ........................................................ 1

Gambar 2 Struktur Organisasi Tata Usaha Pimpinan di Biro Humas, Kearsipan,
dan Tata Usaha Pimpinan (BHKTUP) Kementerian PPN/Bappenas ..................... 7
Gambar 3 Tangkap Layar Sheet Klasifikasi Surat Masuk BHKTUP .................. 11
Gambar 4 Tangkap Layar Sheet Klasifikasi Surat Keluar BHKTUP .................. 12
Gambar 5 Tangkap Layar Pengelompokan Surat Keluar BHKTUP Bulan Januari
s.d. Agustus ........................................................................................................... 13
Gambar 6 Tangkap Layar Nota Dinas ................................................................. 15
Gambar 7 Ruang Pusat Pelayanan PPID .............................................................. 17
Gambar 8 Tangkap Layar Situs Resmi Persuratan Sekretariat Menteri
PPN/Bappenas ....................................................................................................... 18
Gambar 9 Dokumentasi Saat Menjadi Tenaga Notulis ........................................ 19
Gambar 10 Tangkap Layar Slide Power Point Referensi Jamuan ....................... 20
Gambar 11 Daftar Hadir Peserta .......................................................................... 21
Gambar 12 Dokumentasi Acara ........................................................................... 22
Gambar 13 Dokumentasi Acara ........................................................................... 23
Gambar 14 Dokumentasi Acara ........................................................................... 23
Gambar 15 Dokumentasi Acara ........................................................................... 24
Gambar 16 Tangkap Layar Surat Undangan Rapat ............................................. 25
Gambar 17 Tangkap Layar Surat Tugas .............................................................. 26
Gambar 18 Tangkap Layar Surat Perjanjian Kerja Sama Tenaga Tidak Tetap ... 27
Gambar 19 Tangkap Layar Surat Kerja sama Pihak Ketiga ................................ 28
Gambar 20 Tangkap Layar Alur Informasi di Situs Resmi PPID
https://ppid.bappenas.go.id/ .................................................................................. 32

vi
 DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Surat Pengantar Pelaksanaan Kuliah Praktik..................................... 46
Lampiran 2 Surat Penerimaan Mahasiswa Melaksanakan Kuliah Praktik ........... 47
Lampiran 3 Daftar Hadir Kuliah Praktik .............................................................. 48
Lampiran 4 Catatan Kegiatan Harian Kuliah Praktik ........................................... 52
Lampiran 5 Form Validasi Daftar Hadir di Perusahaan........................................ 66
Lampiran 6 Lembar Bimbingan dengan Dosen Pembimbing Materi ................... 67
Lampiran 7 Lembar Bimbingan dengan Pembimbing Lapangan ......................... 68
Lampiran 8 Lembar Validasi Laporan Per Bab .................................................... 69
Lampiran 9 Surat Keterangan Kerja ..................................................................... 70
Lampiran 10 Curriculum Vitae ............................................................................. 71

vii
1
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Tinjauan Umum Lembaga/Organisasi

Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional (PPN)/Badan Perencana

Pembangunan Nasional (Bappenas) adalah sebuah lembaga pemerintah yang

membantu Presiden dalam menjalankan fungsi di bidang perencanaan dan

pembangunan nasional. Saat ini, Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional

(PPN)/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas) dipimpin oleh

seorang Menteri yaitu Bapak Suharso Monoarfa, yang beralamat di Jl. Taman

Suropati No. 2, Jakarta Pusat 10310.

Gambar 1 Logo Kementerian PPN/Bappenas

Sumber: Situs Resmi Kementerian PPN/Bappenas https://www.bappenas.go.id

1.2 Perkembangan Lembaga/Organisasi

Kementerian PPN/Bappenas pertama kali didirikan pada masa Kabinet

Sjahrir III, 19 Januari 1947 dengan nama Badan Perantjang Ekonomi yang dipimpin

oleh Menteri Kemakmuran dr. Adnan Kapau Gani. Badan ini bertugas untuk

1
merumuskan rencana pembangunan khususnya pembangunan ekonomi dalam 2

sampai 3 tahun yang menghasilkan planning board. Pada 12 April 1947 pemerintah

mengeluarkan Penetapan Presiden No. 3/1947 yang berisi pergantian nama Badan

Perantjang Ekonomi menjadi Panitia Pemikir Siasat Ekonomi (PPSE). Dilansir dari

situs resmi Kementerian PPN/Bappenas, PPSE dipimpin oleh Mohammad Hatta

dan menghasilkan dokumen baru dari penyempurnaan planning board sebelumnya

menjadi Dasar-Dasar Pokok Daripada Plan Mengatur Ekonomi Indonesia.

Pada 7 Januari 1952 PPSE berubah menjadi Dewan Perantjang Negara,

yang dipimpin oleh Ir. Djuanda. Kemudian dilanjutkan pada 6 Juni 1956 menjadi

Dewan Ekonomi dan Perentjanaan yang dipimpin oleh Ali Sastroamidjojo. Dewan

Ekonomi dan Pembangunan pada 24 Agustus 1957, dan Dewan Perancang Nasional

pada 23 Oktober 1958.

Setelah mengalami beberapa kali pergantian nama, akhirnya pada Sidang

Umum II tanggal 24 Desember 1963 Ir. Soekarno diberikan arahan oleh Majelis

Permusyawaratan Rakyat Sementara (MPRS) untuk membangkitkan kembali

lembaga perencana pembangunan dengan menetapkan Badan Perencanaan

Pembangunan Nasional (Bappenas) pada 31 Desember 1963. Dan akhirnya pada 19

Maret 1983 diganti menjadi Kementerian Perencanaan Pembangunan

Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional yang berlaku dari masa orde

baru hingga saat ini.

Setelah itu, pada tahun 1980 dibentuk juga Badan Perencanaan

Pembangunan Daerah Tingkat Provinsi yang bertugas untuk mewujudkan

pembangunan daerah di tingkat provinsi, kabupaten dan kota sesuai dengan

2
kebijakan ekonomi dan otonomi daerah. Pada saat itu juga dibentuk Pola Umum

Pembangunan Jangka Panjang I dan II yang disingkat menjadi PJP I&II yang mana

setiap PJP mencakup jangka waktu 25 tahun dan diimplementasikan dalam

Rencana Pembangunan Lima Tahun (repelita) I-X mulai 1969-2019. Namun,

sayangnya pada repelita 6 PJP harus berhenti karena krisis ekonomi.

Saat kepemimpinan Presiden Republik Indonesia keempat, Abdurrahman

Wahid, Bappenas tidak lagi menjadi sebuah kementerian, tetapi Bappenas

merupakan Lembaga Pemerintah Non Kementerian – LPNK yang dipimpin oleh

Kepala Badan bukan oleh seorang Menteri.

Pada saat kepemimpinan Presiden Republik Indonesia kelima, Megawati

Soekarno Putri. Bappenas dikembalikan menjadi lembaga kementerian yang

dipimpin oleh seorang Menteri dengan nama Kementerian Perencanaan

Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional, yang pada

saat itu diundangkannya Undang-Undang Sistem Perencanaan Pembangunan

Nasional – SPPN Nomor 25 Tahun 2004.

Pada era Presiden Republik Indonesia keenam, Susilo Bambang

Yudhoyono, Kementerian PPN/Bappenas kembali menjalankan Rencana

Pembangunan Jangka Panjang atau RPJP yang dijadwalkan dari tahun 2005 sampai

tahun 2025 secara teknokratis dan partisipatif, dokumen RPJPN merupakan

dokumen negara 25 tahunan, sedangkan untuk dokumen lima tahunan disebut

Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional yang juga dapat disebut RJMN.

Dokumen-dokumen tersebut disusun melalui proses penyelenggaraan

Musrenbang dari mulai tingkat desa sampai ke tingkat nasional sesuai dengan

3
amanat UU SPPN Nomor 25 Tahun 2004. Yang terakhir pada era kepemimpinan

Presiden Republik Indonesia ke-7, Joko Widodo, Kementerian PPN/Bappenas yang

sebelumnya masih di bawah Koordinasi Kementerian Koordinator Bidang

Perekonomian, secara struktural Kementerian PPN/Bappenas berada langsung

dibawah Presiden Republik Indonesia.

Saat ini, Kementerian PPN/Bappenas menjadi bagian dari Presidensi G20

Indonesia 2022. Hal ini melibatkan Kementerian PPN/Bappenas menjadi focal

point Development Working Group dan turut berpartisipasi dalam setiap rangkaian

Presidensi G20 Indonesia 2022.

Pada tahun 2021, Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID)

Kementerian PPN/Bappenas meraih penghargaan dari Komisi Informasi Pusat

Republik Indonesia yang menyatakan bahwa PPID Kementerian PPN/Bappenas

merupakan Badan Publik yang semula Cukup Informatif menjadi Informatif.

1.3 Bidang Usaha Lembaga/Organisasi

Kementerian PPN/Bappenas merupakan lembaga pemerintahan yang

bergerak di bidang perencanaan pembangunan nasional.

1.4 Visi, Misi, dan Tujuan

Dalam menyelenggarakan tugas dan fungsi yang ada, Kementerian PPN/Bappenas

memiliki visi, misi dan tujuan antara lain:

4
1.4.1 Visi

Visi Kementerian PPN/Bappenas Tahun 2020-2024 adalah:

“Perencanaan Pembangunan Nasional yang berkualitas dan kredibel untuk

mewujudkan Indonesia Maju yang Berdaulat, Mandiri, dan Berkepribadian

Berlandaskan Gotong Royong”

a. Berkualitas

1) perencanaan yang dihasilkan menjadi acuan/pedoman bagi

Kementerian/Lembaga/Daerah dalam menyusun perencanaan

pembangunan dan melaksanakan program dan kegiatannya

masing-masing;

2) produk perencanaan dan penganggaran yang dihasilkan dapat

diimplementasikan secara selaras antar sektor, antara pusat dan

daerah, dan antar daerah; dan

3) kelembagaan menerapkan prinsip-prinsip good and clean

governance.

b. Kredibel

Perencanaan yang berdasarkan pertimbangan atas pengetahuan,

informasi, dan data yang terkini (evidence based) dengan mekanisme

pelaksanaan (delivery mechanism) secara partisipatif dan berorientasi ke

depan.

1.4.2 Misi

Misi Kementerian PPN/Bappenas tahun 2020-2024 adalah:

5
 a. Misi 1

Menyelenggarakan perencanaan yang mampu mengarahkan

pelaksanaan pembangunan dalam pencapaian kemajuan dan

kesejahteraan bangsa.

b. Misi 2

Menguatkan kapasitas kelembagaan perencana pembangunan yang

efektif dan efisien.

1.4.3 Tujuan

Dalam mewujudkan dan melaksanakan Visi Misi Kementerian PPN/Bappenas

tahun 2020-2024, ada 3 tujuan yang akan dicapai dalam 5 tahun ke depan yaitu

antara lain:

a. Misi-1

1) Tujuan-1

Mewujudkan perencanaan pembangunan yang berorientasi hasil dan

mempercepat kemajuan Indonesia.

2) Tujuan-2

Mewujudkan daya tanggap dan inovasi pembangunan yang inklusif

dan berkelanjutan.

b. Misi–2

1) Tujuan-3

Mewujudkan tata kelola pelayanan perencanaan yang berkualitas,

akuntabel, efektif dan efisien.

6
1.5 Struktur Organisasi

Dalam setiap lembaga atau organisasi, pasti disusun sebuah struktur

organisasi yang berfungsi untuk membantu terwujudnya tujuan perusahaaan.

Berikut adalah struktur organisasi salah satu bagian di Biro Humas, Kearsipan, dan

Tata Usaha Pimpinan (BHKTUP) Kementerian PPN/Bappenas, yaitu Tata Usaha

Pimpinan

Tata Usaha Pimpinan (TUP)

Budi Cahyono
(Pelaksana Koordinator TUP)

Sekretariat Biro Humas,

Kearsipan, dan TUP (BHKTUP)
Raup (Sub Koordinator
Kesekretariatan BHKTUP)

Staf Tata Usaha Staf Administrasi Pramubakti Pengemudi

Staf Magang
BHKTUP BHKTUP BHKTUP BHKTUP
Ray Amanah Cahya Niken Harsiwi Fransisca Larasati

Gambar 2 Struktur Organisasi Tata Usaha Pimpinan di Biro Humas, Kearsipan,

dan Tata Usaha Pimpinan (BHKTUP) Kementerian PPN/Bappenas

Sumber: Biro Humas, Kearsipan dan Tata Usaha Pimpinan

7
43
 BAB II

PELAKSANAAN KEGIATAN

2.1 Kegiatan

Praktikan melaksanakan Kuliah Praktik di Sekretariat Biro Humas,

Kearsipan, dan Tata Usaha Pimpinan (BHKTUP) Kementerian PPN/Bappenas.

BHKTUP Kementerian PPN/Bappenas membawahi 4 (empat) unit bagian yaitu

Humas dan Informasi Publik, Persidangan dan Protokol, Tata Usaha Pimpinan,

serta Perpustakaan dan Kearsipan. Kuliah Praktik dilaksanakan secara Work from

Office (WFO) dan Work from Home (WFH) menyesuaikan dengan arahan tugas dari

Pembimbing Lapangan.

Dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab, Praktikan dibantu oleh Sub

Koordinator Sekretariat BHKTUP sebagai Pembimbing Lapangan. Praktikan

diberikan arahan tugas oleh Pembimbing Lapangan setiap harinya, dimana tugas

yang diberikan merupakan tugas harian dan tugas lapangan. Selain Pembimbing

Lapangan, ada juga beberapa staf di biro tersebut yang turut melibatkan Praktikan

untuk bertugas dalam kegiatan yang sedang berlangsung.

Tugas yang diberikan pada saat Kuliah Praktik tidak hanya berkaitan

dengan teori ilmu komunikasi, melainkan juga berkaitan dengan teori ilmu

kesekretariatan. Namun, dengan karakter Praktikan yang merupakan seorang fast

learner tidak menjadikan hal baru ini sebagai hambatan.

8
Tugas dan agenda yang dilaksanakan Praktikan selama Kuliah Praktik antara lain:

2.1.1 Mengklasifikasikan surat masuk dan surat keluar

Menurut Keputusan Menteri PPN/Kepala Bappenas No 97 Tahun 2022

tentang Klasifikasi Arsip di Kementerian PPN/Bappenas, Klasifikasi Arsip adalah

pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas

Kementerian PPN/Bappenas menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.

Dalam bidang ini, Praktikan mendapat arahan tugas untuk mengklasifikasi surat

masuk dan surat keluar di lingkungan BHKTUP Kementerian PPN/Bappenas.

Surat masuk dan surat keluar yang diterima oleh biro tersebut,

diklasifikasikan oleh Praktikan melalui Microsoft Excel.

a. Klasifikasi surat masuk

Dalam sheet surat masuk, terdapat kolom nomor agenda, tanggal

surat, nomor surat, asal surat, diterima tanggal, perihal, tingkat surat,

ringkasan surat, diteruskan kepada, disposisi/catatan dan arahan, dan

kode klasifikasi. Yang dicantumkan pada kolom-kolom tersebut yaitu:

1) Nomor agenda, yaitu nomor urut pencatatan surat masuk yang

diterima baik dari internal maupun eksternal

2) Tanggal surat, yaitu merupakan tanggal diciptakanya surat tersebut

3) Nomor surat, yaitu merupakan nomor yang digunakan pada setiap

naskah dinas (Nota Dinas dan surat) dan merupakan awal dari

penomoran surat yang selanjutnya diikuti oleh kode klasifikasi, kode

unit, sifat surat, bulan dan tahun

9
4) Asal surat, yaitu merupakan asal dari surat yang diterima baik dari

internal maupun dari eksternal

5) Diterima tanggal, yaitu merupakan salah satu pencatatan sebagai

bukti terkait penerimaan naskah dinas masuk

6) Perihal, yaitu isi topik secara ringkas dari substansi pada surat

tersebut

7) Tingkat surat, yaitu sifat atau tingkatan dari surat tersebut yang

merupakan sifat dari surat. Adapun sifat surat ada 5 kategori yaitu

biasa, terbatas, penting, segera, ataupun rahasia

8) Ringkasan surat, yaitu merupakan ringkasan dari isi surat yang

disampaikan secara ringkas

9) Diteruskan kepada, yaitu merupakan arahan atau disposisi lanjutan

bahwa akan diteruskan kepada siapa surat tersebut akan diteruskan

10) Disposisi/catatan dan arahan, yaitu berisi arahan dari pimpinan yang

berupa perintah atau arahan yang harus dilakukan oleh setiap

penerima

11) Kode klasifikasi, yaitu kode yang digunakan oleh pencipta surat

sebagai sarana untuk mengklasifikasikan arsip

10
Gambar 3 Tangkap Layar Sheet Klasifikasi Surat Masuk BHKTUP

Sumber: Hasil Olahan Praktikan

b. Klasifikasi surat keluar

Berbeda dengan sheet klasifikasi surat masuk, di dalam sheet

klasifikasi surat keluar terdapat kolom nomor surat, tanggal surat, kode

unit, kode klasifikasi, kepada, dan perihal. Yang dicantumkan pada

kolom-kolom tersebut yaitu:

1) Nomor surat, yaitu merupakan nomor yang digunakan pada setiap

naskah dinas (Nota Dinas dan surat) dan merupakan awal dari

penomoran surat yang selanjutnya diikuti oleh kode klasifikasi, kode

unit, sifat surat, bulan dan tahun

2) Tanggal surat, yaitu merupakan tanggal diciptakanya surat tersebut

3) Kode unit, yaitu merupakan kode khusus yang mengklasifikasikan

unit pencipta surat tersebut

11
 4) Kode klasifikasi, yaitu kode yang digunakan oleh pencipta surat

sebagai sarana untuk mengklasifikasikan arsip

5) Kepada, yaitu kepada siapa surat tersebut ditujukan

6) Perihal, yaitu isi topik secara ringkas dari substansi pada surat

tersebut

Gambar 4 Tangkap Layar Sheet Klasifikasi Surat Keluar BHKTUP

Sumber: Hasil Olahan Praktikan

c. Pengelompokan Surat

Selain mengklasifikasikan surat ke dalam Microsoft Excel, Praktikan

juga mengelompokkan file surat berdasarkan bulan keluar masuknya

surat menjadi satu folder berdasarkan bulan. Selama masa pandemic

penyimpanan file surat masing berupak arsip elektronik, dikarenakan

tidak ada fisik arsip yang diterima.

12
Gambar 5 Tangkap Layar Pengelompokan Surat Keluar BHKTUP Bulan Januari
s.d. Agustus

Sumber: Hasil Olahan Praktikan

2.1.2 Menjadi petugas registrasi acara

BHKTUP merupakan unit pelayanan yang seringkali dipercaya atau

mendapat tugas untuk menyiapkan berbagai macam kegiatan seperti rapat dan acara

yang sifatnya seremonial, baik kegiatan internal maupun kegiatan eksternal

Kementerian PPN/Bappenas. Dalam kegiatan ini, Praktikan sering dilibatkan

sebagai petugas registrasi yang bertanggung jawab untuk menerima tamu dan

mengarahkan tamu untuk mengisi daftar hadir.

Praktikan telah menjadi petugas registrasi dalam beberapa kegiatan rapat

seperti pada rapat kerja, rapat pimpinan, dan rapat koordinasi. Praktikan juga

menjadi petugas registrasi dalam beberapa acara yang sifatnya seremonial,

13
misalnya acara Pelantikan Pengurus Baru Dharma Wanita, acara Penghormatan

atas Penetapan Gelar Pahlawan Nasional Dr. dr. H. R. Soeharto, dan acara Ruang

Bincang #2.

2.1.3 Membuat database staf biro

Dalam hal ini praktikan ditugaskan untuk membuat database seluruh

pegawai di lingkungan BHKTUP Kementerian PPN/Bappenas yang berjumlah 138

orang dan terbagi menjadi 2 kategori yaitu Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan

Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN). Agar memudahkan pendataan,

Praktikan ditugaskan untuk membuat template database menggunakan Microsoft

Excel dan membantu staf yang bertanggung jawab dalam pengolahan data.

2.1.4 Membuat nota dinas

Nota dinas merupakan salah satu jenis Naskah Dinas yang berfungsi sebagai

sarana komunikasi satu arah yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat yang

berwenang di Kementerian PPN/Bappenas dalam rangka penyelenggaraan tugas

pemerintahan. Praktikan dilibatkan dalam membuat beberapa nota dinas yang

dibantu oleh staf di biro agar pesan dari nota dinas tersebut dapat tersampaikan

dengan tepat.

14
 Gambar 6 Tangkap Layar Nota Dinas

Sumber: Hasil Olahan Praktikan

2.1.5 Berkunjung ke Pusat Pelayanan Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi (PPID)

Walau Praktikan ditempatkan di Sekretariat BHKTUP, namun Pembimbing

Lapangan mengarahkan Praktikan untuk terlibat juga dalam bagian lain di

lingkungan BHKTUP yang berkaitan dengan ilmu komunikasi. Salah satunya

Praktikan mengunjungi Pusat Pelayanan PPID yang merupakan penyedia sistem

pelayanan informasi publik.

Saat berkunjung, Praktikan melakukan sesi sharing bagaimana alur

penyampaian informasi yang berlaku di Kementerian PPN/Bappenas yaitu dimulai

dari pemohon informasi mengajukan permohonan melalui berbagai cara seperti

datang langsung ke Ruang Pelayanan Publik PPID Kementerian PPN/Bappenas,

15
melalui situs resmi PPID Kementerian PPN/Bappenas ppid.bappenas.go.id, melalui

e-mail ppid@bappenas.go.id atau melalui pengiriman surat. Selanjutnya pemohon

informasi mengisi formulir yang disediakan oleh petugas, lalu PPID memeriksa

permohonan informasi yang diterima, setelah itu permohonan yang diajukan akan

diteruskan oleh Sekretariat PPID ke Penanggung Jawab unit terkait.

Setelah permohonan informasi diteruskan, Penanggung Jawab unit terkait

menyusun tanggapan dari permohonan informasi dan Penanggung Jawab berhak

menolak dengan alasan yang sesuai peraturan perundang-undangan. Tanggapan

dari permohonan informasi tersebut diserahkan kepada Sekretariat PPID dan

diteruskan ke pemohon informasi melalui jalur yang dipilih oleh pemohon pada saat

memohon informasi. Jika pemohon merasa tanggapan yang diterima masih kurang

atau menolak, pemohon dapat mengajukan keberatan dengan alur yang berlaku.

Selain melakukan sesi sharing dengan staf di PPID, Praktikan juga

dilibatkan dalam menerima tamu yang berkunjung secara langsung ke Ruang

Pelayanan Publik PPID Kementerian PPN/Bappenas yaitu Direktorat

Pembangunan Daerah kabupaten Tanah Bumbu, Kalimantan Selatan yang

melakukan pertemuan dipimpin oleh Direktur Regional II Kementerian

PPN/Bappenas, Mohammad Roudo, ST, MPP, Ph.D.

16
 Gambar 7 Ruang Pusat Pelayanan PPID

Sumber: Dokumentasi Praktikan

2.1.6 Mengunggah surat masuk di situs resmi persuratan-

sesmen.bappenas.go.id

Praktikan mengunjungi unit kerja Sekretariat Sekretaris Menteri dan diberi

kesempatan untuk mengunggah surat masuk di situs resmi persuratan-

sesmen.bappenas.go.id. Selain mengunggah surat masuk, Praktikan juga

dipersilahkan untuk mencoba mencetak lembar disposisi dari situs tersebut yang

hasilnya dipindai kembali untuk diunggah ke sistem.

17
 Gambar 8 Tangkap Layar Situs Resmi Persuratan Sekretariat Menteri
PPN/Bappenas

Sumber: Hasil Olahan Praktikan

2.1.7 Menjadi petugas registrasi dan notulis pada Rapat Kerja Kementerian

PPN/Bappenas bersama Komisi XI dan Komisi II di DPR RI

Praktikan diberikan kepercayaan untuk dilibatkan secara langsung dalam

kegiatan bagian Protokol dan Persidangan pada Rapat Kerja Kementerian

PPN/Bappenas bersama Komisi XI dan Komisi II di DPR RI sebagai petugas

registrasi dan tenaga notulis. Praktikan mengarahkan tamu dari internal

Kementerian PPN/Bappenas untuk mengisi daftar hadir dan pada saat rapat dimulai,

Praktikan diarahkan untuk membantu staf persidangan yang sedang bertugas untuk

mencatat setiap kalimat yang diucapkan dalam rapat tersebut melalui google docs.

Di dalam google docs, terdapat tiga tenaga notulis dan notula rapat dicatat secara

bersamaan serta saling melengkapi.

18
 Gambar 9 Dokumentasi Saat Menjadi Tenaga Notulis

Sumber: Dokumentasi Praktikan

2.1.8 Mencari referensi dan membantu dalam penyiapan jamuan rapat

Jamuan yang dalam hal ini adalah makanan atau minuman merupakan salah

satu hal yang penting untuk disiapkan sedemikian rupa dalam keberlangsungan

kegiatan di Kementerian PPN/Bappenas terutama kegiatan rapat. Praktikan

diarahkan untuk mencari beberapa referensi dan mengumpulkannya menjadi satu

dalam slide power point yang disertakan dengan nama restoran atau brand, link

katalog produk, serta keterangan apabila diperlukan.

19
 Gambar 10 Tangkap Layar Slide Power Point Referensi Jamuan

Sumber: Hasil Olahan Praktikan

2.1.9 Membuat prisma nama pejabat untuk kegiatan rapat

Dalam kegiatan rapat, tata letak tempat duduk para pejabat dan pimpinan

sangat perlu diperhatikan. Maka, untuk mempermudah tata letak tempat duduk

yang benar, Praktikan diminta untuk mencoba membuat prisma nama pejabat yang

dibuat di microsoft word yang berisikan nama pejabat dan jabatannya lalu dicetak

dan dimasukkan ke papan nama meja yang berbentuk prisma. Prisma nama ini

bertujuan untuk memudahkan pejabat mengetahui posisi duduk masing-masing dan

tata letak ini diatur sesuai urutan jabatannya.

2.1.10 Mengikuti persiapan tapping video ucapan

20
 Praktikan diarahkan untuk melihat bagaimana proses persiapan tapping

video ucapan yaitu saat tapping video ucapan hari ulang tahun Maritim Nasional ke

58 tahun. Prosesnya dimulai dari berkoordinasi dengan pihak Humas untuk

menyiapkan narasi dan peralatan tapping, serta mengkonfirmasi waktu pimpinan

untuk melakukan tapping.

2.1.11 Membuat daftar hadir kegiatan

Setiap pelaksanaan kegiatan baik rapat maupun acara di lingkungan

Kementerian PPN/Bappenas, dibutuhkan daftar hadir sebagai bentuk laporan

pertanggungjawaba atas kehadiran pimpinan, peserta atau tamu. Praktikan beberapa

kali diarahkan untuk membuat daftar hadir yang di dalamnya tercantum nama

agenda, hari/tanggal, pukul, tempat, dan tabel daftar hadir yang berisi nomor urut,

nama, unit kerja atau jabatan, dan tanda tangan.

Gambar 11 Daftar Hadir Peserta

21
 Sumber: Staf Administrasi Biro

2.1.12 Mengikuti acara yang diadakan di lingkungan Kementerian

PPN/Bappenas

Praktikan diberi kesempatan oleh Pembimbing Lapangan untuk mengikuti

beberapa acara atau kegiatan di lingkungan Kementerian PPN/Bappenas. Beberapa

acara tersebut ialah sebagai berikut:

a. acara Penyerahan Piala Penghargaan Pembangunan Daerah dan

Talkshow Knowledge Sharing Pembangunan Daerah 2022 pada tanggal

29 September

Gambar 12 Dokumentasi Acara

Sumber: Dokumentasi Praktikan

b. Acara Sosialisasi UU No. 3 Tahun 2022 tentang Ibu Kota Negara dan 5

Peraturan Pelaksanaan tentang Ibu Kota Negara pada tanggal 20

Oktober,

22
 Gambar 13 Dokumentasi Acara

Sumber: Dokumentasi Praktikan

c. Acara Pelantikan Pengurus Baru Dharma Wanita pada tanggal 28

Oktober, dan

Gambar 14 Dokumentasi Acara

Sumber: Dokumentasi Praktikan

23
 d. Acara Penghormatan atas Penetapan Gelar Pahlawan Nasional Dr.

dr. H. R. Soeharto pada tanggal 10 November.

Gambar 15 Dokumentasi Acara

Sumber: Dokumentasi Praktikan

2.1.13 Membuat surat undangan rapat dan surat tugas

Surat undangan dan surat tugas merupakan salah satu bentuk Naskah Dinas yang

digunakan sebagai sarana komunikasi satu arah yang dibuat dan/atau diterima oleh

pejabat yang berwenang di Kementerian PPN/Bappenas dalam rangka mengundang

atau menugaskan pejabat dan staf untuk hadir dalam rapat atau melaksanakan

kegiatan yang akan berlangsung.

Praktikan diarahkan untuk membantu staf administrasi biro membuat beberapa

surat undangan rapat dan surat tugas sebagai berikut:

24
Gambar 16 Tangkap Layar Surat Undangan Rapat

Sumber: Hasil Olahan Praktikan

25
 Gambar 17 Tangkap Layar Surat Tugas

Sumber: Hasil Olahan Praktikan

2.1.14 Membantu pembuatan surat kontrak pegawai dan surat kontrak pihak

ketiga

Surat perjanjian kerja sama merupakan salah satu bentuk dari Naskah Dinas

Khusus yaitu Naskah Dinas Kerja Sama. Surat tersebut berisikan perjanjian antar

dua pihak untuk menyetujui sebuah kerja sama. Praktikan diarahkan untuk

26
membantu staf administrasi biro untuk melengkapi data surat perjanjian kerja sama

tenaga tidak tetap mengacu pada berkas tenaga kerja yang diserahkan oleh staf ke

Praktikan seperti CV, fotocopy KTP, NPWP, dan buku rekening.

Untuk surat perjanjian kerja sama pihak ketiga, Praktikan diarahkan untuk

melengkapi data pihak yang akan melakukan kerja sama dengan pihak Kementerian

PPN/Bappenas salah satunya kerja sama dengan The Margo Hotel untuk

mengadakan Paket Meeting. Praktikan melengkapi data mengacu pada dokumen

dan berkas yang diserahkan oleh staf administrasi dan berikutnya staf administrasi

akan memeriksa kembali surat-surat yang telah dibuat oleh Praktikan.

Gambar 18 Tangkap Layar Surat Perjanjian Kerja Sama Tenaga Tidak Tetap

Sumber: Hasil Olahan Praktikan

27
 Gambar 19 Tangkap Layar Surat Kerja sama Pihak Ketiga

Sumber: Hasil Olahan Praktikan

2.2 Temuan-Temuan

Selama menjalankan Kuliah Praktik, arahan dan tugas yang diberikan tidak

hanya berkaitan tentang ilmu komunikasi saja melainkan Praktikan menemukan

banyak hal dan ilmu baru, baik secara teori maupun praktik terutama di bidang

kesekretariatan dan kehumasan. Ada persamaan dan perbedaan yang ditemukan

antara yang telah dipelajari di perkuliahan dengan praktik secara langsung. Berikut

temuan-temuan yang ditemukan oleh Praktikan:

2.2.1 Pengklasifikasian Arsip

28
 Dalam proses pembuatan Naskah Dinas akan diakhiri dengan proses

pengelolaan arsip. Selanjutnya untuk mempermudah dalam pengelolaan arsip,

diperlukan penambahan klasifikasi arsip. Dalam proses pengklasifikasian arsip,

Praktikan diminta untuk mengklasifikasikan surat masuk dan surat keluar di

lingkungan biro tersebut melalui Microsoft Excel, menginput surat di situs resmi

yang dalam hal ini dikategorikan sebagai bentuk arsip elektronik, dan membuat

template database staf BHKTUP.

Kegiatan ini erat kaitannya dengan teori dan praktik yang telah diterima

Praktikan di perkuliahan dengan mata kuliah Pengelolaan Dokumen. Hal tersebut

memberikan kemudahan bagi Praktikan dalam mengerjakan tugas yang diberikan.

2.2.2 Korespondensi

Korespondensi atau kegiatan surat menyurat menurut Purwanto

(2011:13) adalah penyampaian maksud melalui surat dari satu pihak kepada

pihak lain dapat atas nama jabatan dalam suatu perusahaan atau organisasi

dan dapat atas nama perseorangan atau individu. Merupakan pengalaman

baru bagi Praktikan dapat mengetahui bagaimana kegiatan surat menyurat

di Lingkungan Kementerian PPN/Bappenas. Surat diciptakan dalam bentuk

fisik atau elektronik dan ditujukan ke unit atau biro yang ingin dituju. Surat

yang sudah diterima oleh unit atau biro yang dituju kemudian diberikan

respon dengan mengeluarkan lembar disposisi yang berisi arahan dari

pimpinan, dapat berupa perintah atau arahan yang harus dilakukan oleh

setiap penerima.

29
2.2.3 Event Organizing

Bukan sebuah hal baru bagi Praktikan melakukan tugas di bidang event

organizing dalam sebuah kegiatan atau acara. Selain mendapatkan teori dan praktik

mengenai event organizing dalam mata kuliah event marketing, Praktikan juga

mendapatkan ilmu praktik event organizing ini pada saat menjadi bagian dari

kepanitian di sebuah kegiatan atau kepengurusan sebuah organisasi dan event di

perkuliahan.

Namun, merupakan sebuah hal baru bagi Praktikan dalam melakukan

praktik event organizing secara langsung di dunia kerja khususnya instansi

pemerintahan. Protokol dan persidangan, adalah bagian dari BHKTUP yang

bertanggung jawab dalam menyiapkan kegiatan di lingkungan Kementerian

PPN/Bappenas seperti rapat atau acara yang bersifat seremonial.

Menurut Undang Undang Republik Indonesia No. 9 Tahun 2010 tentang

Keprotokolan, keprotokolan adalah serangkaian kegiatan yang berkaitan dengan

aturan dalam acara kenegeraan atau acara resmi yang meliputi tata tempat, tata

upacara, dan tata penghormatan sebagai bentuk penghormatan kepada seseorang

sesuai dengan jabatan dan/atau kedudukannya dalam negara, pemerintahan, atau

masyarakat.

Praktikan menemukan hal baru yaitu bagaimana mengelola sebuah kegiatan

dengan baik menurut peraturan yang berlaku. Seperti misalnya bagaimana

menyiapkan letak duduk pejabat yang tepat sesuai dengan kedudukannya

menggunakan prisma nama pejabat.

30
2.2.4 Pelayanan Informasi dan Dokumentasi

Menurut Ruslan (2014:89), ada lima tugas pokok Humas, yaitu salah

satunya adalah menyelenggarakan dan bertanggung jawab atas penyampaian

informasi secara lisan, tertulis, melalui gambar (visual) kepada publiknya agar

mempuyai pengertian yang benar tentang organisasi atau perusahaan, tujuan, serta

kegiatan yang dilakukan.

Praktikan telah mendapatkan teori mengenai kehumasan di perkuliahan

dalam beberapa mata kuliah seperti public relation dan media relations. Hal ini

memudahkan Praktikan dalam melakukan tugas kehumasan secara langsung di

dunia pekerjaan. Fungsi kehumasan di Kementerian PPN/Bappenas dijalankan

dengan baik salah satunya dengan memiliki unit Pejabat Pelayanan Informasi dan

Dokumentasi (PPID). PPID ini menjalankan tugas kehumasan yaitu

penyelenggaraan penyampaian informasi secara lisan, tertulis, atau melalui gambar

(visual) kepada publik. Informasi yang diberikan tidak secara langsung diberikan

kepada publik, melainkan ada alur regulasi yang perlu dilakukan oleh pemohon

informasi sampai akhirnya informasi tersebut dapat diberikan oleh PPID.

2.2.5 Kerumahtanggaan Pimpinan

Kerumahtanggan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) adalah

perihal rumah tangga. Dalam lingkungan BHKTUP, terdapat bagian Tata Usaha

Pimpinan yang membawahi bagian tata laksana kerumahtanggan. Tata laksana

31
kerumahtanggan memiliki fungsi dalam mengkoordinasi perjalanan dinas, fasilitas,

logistik, dan jamuan pimpinan.

Dalam hal ini Praktikan menemukan hal baru, yaitu dalam menentukan

jamuan pimpinan, hal pertama yang dilakukan adalah mencari dan mengumpulkan

referensi supaya memudahkan staf dalam menentukan jamuan yang akan disiapkan.

2.2.6 Alur Penyampaian Informasi

Untuk menyampaikan informasi dari Kementerian PPN/Bappenas kepada

publik atau pemohon informasi, terdapat alur yang diterapkan oleh Pejabat

Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (PPID). Alur informasi tersebut

disampaikan pada situs resmi PPID Kementerian PPN/Bappenas,

https://ppid.bappenas.go.id/. Alur informasi berupa gambar (visual) serta

penjelasannya seperti terlampir di bawah ini;

Gambar 20 Tangkap Layar Alur Informasi di Situs Resmi PPID

https://ppid.bappenas.go.id/

Sumber: Dokumentasi Praktikan

32
2.2.7 Pembuatan Surat Dinas dan Surat Perjanjian

Surat dinas merupakan salah satu bentuk dari Naskah Dinas yang berfungsi

sebagai sarana komunikasi satu arah yang dibuat dan/atau diterima oleh pejabat

yang berwenang di Kementerian PPN/Bappenas dalam rangka penyelenggaraan

tugas pemerintahan. Pembuatan surat telah dipelajari oleh Praktikan secara teori

dan praktik dalam mata kuliah Hukum Binsis dan Komunikasi Bisnis. Mata kuliah

ini terdapat berbagai macam praktik membuat surat-surat yang berkaitan dengan

kegiatan bisnis seperti surat penawaran, surat kontrak, surat perjanjian dan

sebagainya yang diterapkan oleh Praktikan selama melakukan Kuliah Praktik.

Dalam membuat surat, dibutuhkan ketelitian dan ketepatan mulai dari

menyusun surat yang benar sampai pemilihan narasi yang baik. Sehingga maksud

dari surat tersebut dapat dipahami dengan baik oleh penerima surat.

2.2.8 Administrasi

Praktikan juga menerapkan praktik administrasi yaitu dengan membuat

daftar hadir rapat yang nantinya akan menjadi laporan pertanggungjawaban atas

kegiatan yang telah berlangsung dan mengetahui bagaimana cara menerima tamu

yang baik sebagai petugas registrasi.

Serta Praktikan juga membuat notula rapat sebagai bentuk dari record

keeping yang dilakukan secara bersamaan dengan staf lain agar bisa saling

melengkapi notula melalui google docs.

33
34
 BAB III

HASIL KEGIATAN

Faktor Pendukung dan Penghambat

Selama melaksanakan Kuliah Praktik di Sekretariat BHKTUP Kementerian

PPN/Bappenas, Praktikan memiliki beberapa faktor pendukung dan faktor

penghambat yaitu sebagai berikut:

3.1.1 Faktor Pendukung

Faktor yang mendukung dan membantu Praktikan selama melaksanakan

Kuliah Praktik di Sekretariat BHKTUP Kementerian PPN/Bappenas antara lain

yaitu:

a. Lokasi Kuliah Praktik

Lokasi Kuliah Praktik dapat dijangkau dengan mudah baik

menggunakan sepeda motor ataupun menggunakan transportasi umum

seperti KRL. Lokasi Kuliah Praktik yang terletak di pusat Jakarta juga

memudahkan akses Praktikan jika ada arahan tugas di lapangan.

b. Sumber Daya Manusia (SDM)

Kuliah Praktik terasa sangat menyenangkan dengan kehadiran

Pembimbing Lapangan dan para staf yang ramah serta mau membantu

Praktikan dalam segala hal. Praktikan selalu dibimbing sebaik mungkin

dalam mengerjakan arahan-arahan tugas yang diberikan sehingga

35
 Praktikan selalu menghasilkan yang terbaik selama mengerjakan arahan

tugas tersebut.

c. Lingkungan Kerja

Praktikan yang awalnya sulit beradaptasi dengan lingkungan baru di

Sekretariat BHKTUP, menjadi sangat nyaman dengan lingkungan kerja

yang tercipta. Lingkungan kerja yang baik ini tercipta dengan kehadiran

para staf yang sangat terbuka dan menerima Praktikan dengan baik saat

melaksanakan Kuliah Praktik.

d. Jam kerja

Di lingkungan BHKTUP, menerapkan jam kerja yang fleksibel. Hal

ini mendukung Praktikan untuk tetap bisa mengikuti perkuliahan yang

masih berjalan sekaligus Kuliah Praktik. Dan Praktikan diberikan

keleluasaan untuk membagi waktu bekerja pada saat melaksanakan

Kuliah Praktik.

e. Fasilitas

Di lingkungan BHKTUP, terdapat fasilitas wifi yang mendukung

Praktikan dalam mengerjakan tugas serta fasilitas kendaraan dan

pengemudi yang mendukung Praktikan serta para staf apabila ada arahan

tugas di lapangan.

f. Apresiasi

Pembimbing Lapangan dan para staf selalu mengapresiasi Praktikan

baik secara verbal maupun nonverbal. Yang paling utama dan sering

diterima oleh Praktikan adalah pengucapan kata tolong, maaf dan terima

36
 kasih. Selain itu Praktikan dan para staf juga sering saling mengapresiasi

satu sama lain dengan tradisi makan siang bersama.

g. Diri sendiri

Praktikan merasa terdukung oleh semangat yang dimiliki diri sendiri

juga Praktikan yang merupakan seorang fast learner, mudah beradaptasi

serta mau belajar hal baru. Faktor ini membuat Praktikan dapat berproses

dengan sangat baik dalam melaksanakan Kuliah Praktik dan para staf di

Sekretariat BHKTUP merasa sangat terbantu oleh kehadiran Praktikan.

3.1.2 Faktor Penghambat

Faktor yang menghambat Praktikan selama melaksanakan Kuliah Praktik di

Sekretariat BHKTUP Kementerian PPN/Bappenas antara lain yaitu:

a. Penempatan Kerja

Ditempatkan di Sekretariat BHKTUP menurut Praktikan

merupakan hal baru yang menambah wawasan bagi Praktikan, namun

sekaligus menjadi tantangan. Karena Praktikan merasa di bagian

tersebut kurang berkaitan dengan bidang ilmu komunikasi. Namun

Praktikan meyakini bahwa setiap jobdesc yang ada di biro tersebut pasti

terdapat sisi ilmu komunikasi dan Praktikan diberikan kemudahan oleh

Pembimbing Lapangan untuk dilibatkan dalam bagian lain yang

berkaitan erat dengan ilmu komunikasi, seperti bagian Humas dan

bagian Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).

37
 Manfaat

Menjadi sebuah kehormatan tersendiri bagi Praktikan bisa berkesempatan

melaksanakan Kuliah Praktik di Kementerian PPN/Bappenas. Bagi Praktikan,

melaksanakan Kuliah Praktik di Sekretariat BHKTUP selama 3 bulan periode

tentunya memberikan manfaat yang sangat berarti.

Praktikan mendapatkan banyak ilmu dan wawasan baru tentang dunia kerja

sesungguhnya. Praktikan juga mendapatkan pengalaman baru khususnya di lingkup

instansi pemerintahan yang sekaligus mengasah profesionalitas Praktikan dalam

bekerja.

Kuliah Praktik ini juga menambah relasi dan tali persaudaraan antar Praktikan dan

para staf di Kementerian PPN/Bappenas.

Pengembangan

Di Kementerian PPN/Bappenas, Praktikan melihat adanya beberapa staf yang

merupakan alumni STARKI. Menurut Praktikan, hal ini dapat menjadi peluang bagi

STARKI untuk melanjutkan kerja sama dengan Kementerian PPN/Bappenas dalam

pelaksanaan Kuliah Praktik periode selanjutnya.

Praktikan juga menjadikan Kuliah Praktik ini sebagai sarana pengembangan

skill. Praktikan berharap setelah periode Kuliah Praktik ini berakhir, seluruh

wawasan dan pengalaman baru yang telah didapatkan bisa menjadi bekal bagi

Praktikan di tempat kerja berikutnya.

38
43
 BAB IV

PENUTUP

4.1 Evaluasi

Merupakan sebuah pengalaman yang sangat berharga bagi Praktikan diberi

kesempatan untuk melaksanakan Kuliah Praktik di Kementerian PPN/Bappenas.

Kuliah Praktik dilaksanakan mulai dari 28 Agustus sampai dengan 28 November

2022 dan dapat dilaksanakan oleh Praktikan dengan baik. Kuliah Praktik ini

memberikan banyak manfaat yang berguna bagi Praktikan, baik secara teori

maupun praktik yang dijadikan Praktikan sebagai bekal untuk menghadapi dunia

kerja di kesempatan berikutnya. Manfaat yang didapatkan misalnya seperti, ilmu

dan wawasan yang baru, relasi yang bertambah, serta pengalaman baru yang belum

tentu bisa didapatkan selain di Kementerian PPN/Bappenas. .

Hal yang dirasa paling bermanfaat saat melaksanakan Kuliah Praktik di

Sekretariat BHKTUP adalah ketika Praktikan diberikan kepercayaan dan tanggung

jawab untuk terlibat langsung dalam melaksanakan arahan tugas yang ada.

Terutama di saat Praktikan dapat membantu staf Persidangan untuk menjadi tenaga

notulis dan petugas registrasi pada saat Rapat Kerja Kementerian PPN/Bappenas di

DPR RI menjadikan salah satu momen yang sangat mengena selama melakukan

Kuliah Praktik di Kementerian PPN/Bappenas.

40
 Penempatan Praktikan di Sekretariat BHKTUP sebetulnya menjadi sebuah

tantangan bagi Praktikan, dikarenakan kurang sesuai dengan apa yang selama ini

dipelajari di perkuliahan yaitu bidang ilmu komunikasi. Namun selama

menjalankan proses Kuliah Praktik, Praktikan diberikan kemudahan untuk dapat

berkesempatan mengikuti kegiatan di unit/bagian lain yang sesuai dengan ilmu

yang diperoleh di perkuliahan. Praktikan diperbolehkan untuk melakukan sesi

sharing dan diberi kesempatan untuk terlibat secara langsung dalam kegiatan di

bagian yang berkaitan erat dengan ilmu komunikasi seperti mengikuti kegiatan di

bagian Humas dan Informasi Publik dan bagian Pejabat Pengelola Informasi dan

Dokumentasi (PPID).

4.2 Rekomendasi

Dari evaluasi yang disampaikan oleh Praktikan sebelumnya, Praktikan

merekomendasikan beberapa hal yang ditujukan bagi pihak Kementerian

PPN/Bappenas, pihak Kampus Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari

(STARKI), dan mahasiswa STARKI Program Studi S1 Ilmu Komunikasi secara

umum sebagai berikut.

4.2.1 Pihak Kementerian PPN/Bappenas

Praktikan merekomendasikan Kementerian PPN/Bappenas sebagai

lembaga yang tepat untuk para mahasiswa menjalankan Kuliah Praktik.

41
Dikarenakan Kementerian PPN/Bappenas memiliki jangkauan materi yang luas,

sehingga dapat dijadikan tempat belajar yang cocok bagi mahasiswa.

Saran untuk Kementerian PPN/Bappenas yaitu lebih terbuka lagi dalam

memberikan peluang bagi para mahasiswa untuk bisa melaksanakan Kuliah

Praktik. Sehingga hal ini bisa juga dijadikan salah satu upaya Kementerian

PPN/Bappenas dalam mencerdaskan generasi bangsa dengan menerima para

mahasiswa untuk bisa terlibat secara langsung dan melaksanakan Kuliah Praktik di

Kementerian PPN/Bappenas.

4.2.2 Pihak Kampus Sekolah Tinggi Ilmu Komunikasi dan Sekretari

Tarakanita (STARKI)

Bagi pihak Kampus STARKI, Praktikan berterima kasih telah difasilitasi

perihal kebutuhan yang dibutuhkan untuk Praktikan melaksanakan Kuliah Praktik

seperti Buku Panduan Kuliah Praktik, Proposal Kuliah Praktik, Surat Pengantar,

formulir daftar hadir, catatan kegiatan harian, dan dokumen pendukung lainnya.

Praktikan menyarankan untuk pihak Kampus STARKI ke depannya dapat

menjalin kerja sama dengan para alumni atau pihak eksternal mengenai informasi

lowongan kerja praktik atau internship yang terbaharui.

4.2.3 Pihak Mahasiswa Kampus STARKI secara umum

Praktikan menyarankan bagi para mahasiswa kampus STARKI untuk mulai

memperbanyak relasi yang baik seperti dengan para alumni STARKI, atau pihak

eksternal lainnya yang berpeluang untuk dapat memberi informasi mengenai

lowongan kerja internship yang ada.

42
 Mahasiswa harus mengetahui minat dan kemampuan yang dimiliki dalam

diri sehingga tidak kesulitan dalam menentukan karier yang akan dipilih. Serta

mahasiswa juga harus terus belajar hal baru di luar yang telah dipelajari di

perkuliahan.

43
 DAFTAR PUSTAKA

Kamus Besar Bahasa Indonesia. (n.d.). Retrieved from Rumah Tangga:

https://kbbi.web.id/rumah%20tangga
Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional (PPN)/Badan Perencanaan
Pembangunan Nasional (Bappenas). (2022). Retrieved from
https://www.bappenas.go.id/
Keputusan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan
Perencanaan Pembangunan Nasional No. 97 Tahun 2022 tentang
Klasifikasi Arsip di Kementerian Perencanaan Pembangunan
Nasional/Bappenas. (2022). Jakarta.
Pejabat Pelayanan Informasi dan Dokumentasi (PPID) Kementerian Perencanaan
Pembangunan Nasional (PPN)/Badan Perencanaan Pembangunan
Nasional (Bappenas). (2022). Retrieved from
https://www.ppid.bappenas.go.id/
Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan
Perencanaan Pembangunan Nasional Republik Indonesia No. 2 Tahun
2022 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Perencanaan
Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional.
(2022). Jakarta.
Peraturan Menteri Perencanaan Pembangunan Nasional/Kepala Badan
Perencanaan Pembangunan Nasional Republik Indonesia No. 3 Tahun
2022 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Perencanaan
Pembangunan Nasional/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional.
(2022). Jakarta.
Purwanto. (2011). Evaluasi Hasil Belajar. Yogyakarta: Pustaka Pelajar.
Saragih, D. H. (2018). Strategi Humas Pemerintah Kota Bekasi dalam
Meningkatkan Hubungan Baik dengan Media.
Sedianingsih, S. (2008). Teori dan Praktik Administrasi Kesekretariatan.
Surabaya: Kencana.
Tim Komunikasi Publik Kementerian Perencanaan Pembangunan Nasional
(PPN)/Badan Perencanaan Pembangunan Nasional (Bappenas). (n.d.). You
Tube. Retrieved from
https://www.youtube.com/watch?v=s0jYuaZc7R4&t=138s
Undang-Undang Republik Indonesia No. 9. (2010). tentang Keprotokolan.

44
35
Lampiran 1 Surat Pengantar Pelaksanaan Kuliah Praktik

46
Lampiran 2 Surat Penerimaan Mahasiswa Melaksanakan Kuliah Praktik

47
Lampiran 3 Daftar Hadir Kuliah Praktik

48
Lanjutan Lampiran 3

49
Lanjutan Lampiran 3

50
Lanjutan Lampiran 3

51
Lampiran 4 Catatan Kegiatan Harian Kuliah Praktik

52
Lanjutan Lampiran 4

53
Lanjutan Lampiran 4

54
Lanjutan Lampiran 4

55
Lanjutan Lampiran 4

56
Lanjutan Lampiran 4

57
Lanjutan Lampiran 4

58
Lanjutan Lampiran 4

59
Lanjutan Lampiran 4

60
Lanjutan Lampiran 4

61
Lanjutan Lampiran 4

62
Lanjutan Lampiran 4

63
Lanjutan Lampiran 4

64
Lanjutan Lampiran 4

65
Lampiran 5 Form Validasi Daftar Hadir di Perusahaan

66
Lampiran 6 Lembar Bimbingan dengan Dosen Pembimbing Materi

67
Lampiran 7 Lembar Bimbingan dengan Pembimbing Lapangan

68
Lampiran 8 Lembar Validasi Laporan Per Bab

69
Lampiran 9 Surat Keterangan Kerja

70
Lampiran 10 Curriculum Vitae

71
72