PERTEMUAN 1

MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA DAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

❖ MANAJEMEN
✓ Manajemen adalah Ilmu dan Seni mengatur proses pemanfaatan sumber daya
manusia dan sumber daya lainnya secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan
tertentu.
✓ Manajemen hanya alat untuk mencapai tujuan yang diinginkan
✓ Mary Parker Follet : Manajemen sebagai seni dalam menyelesaikan pekerjaan
melalui orang lain
✓ Stoner : Manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengawasan usaha2 para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya2
organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
✓ Pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya secara efektif dan
efisien.
❖ MANAJEMEN SEBAGAI ILMU
✓ Luther Gulick : Mgt sebagai suatu bidang pengetahuan (science) yang berusaha
secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerjasama
untuk mencapai tujuan dan membuat inin lebih bermanfaat untuk kemanusiaan.
▪ Prinsip dan konsep manajemen dapat dipelajari.
▪ Decision making dapat didekati dengan kaidah-kaidah ilmiah.
▪ Obyek dan sarana manajemen adalah elemen-elemen yang bersifat materi
▪ Dallam penerapannya manajemen memerlukan ilmu lain, ekonomi, statistic,
akuntansi, matematika.
❖ MANAJEMEN SEBAGAI SENI
✓ Manajemen dipengaruhi dan didukung oleh sifat-sifat dan bakat para manajer,
naluri, perasaan , dan intelektual, kekuatan pribadi yang kreatif dan skillnya.
✓ Mengapa MGT dibutuhkan?
▪ Untuk mencapai tujuan
▪ Untuk menjaga keseimbangan antara berbagai tujuan yang bertentangan
▪ Untuk mencapai efesiensi dan efektifitas.
❖ TUJUAN MANAJEMEN
✓ Mendapatkan Laba = Organisasinya perusahaan, prinsip kegiatannya harus rasional,
manajernya harus professional.
✓ Pengabdian Sosial = Organisasinya Sosial termasuk pemerintahan
❖ UNSUR MANAJEMEN
✓ MAN (Manusia)
✓ MONEY (uang)
✓ MACHINE (mesin)
✓ METHODS (metode)
✓ MATERIAL (bahan)
✓ MARKET (pemasaran)
✓ TIME (waktu)
❖ TUJUAN PERUSAHAAN
▪ Masukan
✓ Manusia
✓ Modal
✓ Bahan
✓ Mesin
✓ Teknologi
✓ Pemasaran
▪ Proses
✓ Perencanaan
✓ Pengorganisasian
✓ Penstafan
✓ Kepemimpinana
✓ Penggerakan
✓ Pengendalian
▪ Keluaran
✓ Barang berkualitas
✓ Jasa Berkualitas
✓ Layanan Berkualitas
✓ Pelanggan puas
❖ FUNGSI MANAJEMEN
▪ Planning (Forecasting, Planning)
✓ Forcasting = Kegiatan mermmalkan, memproyeksikan atau mengadakan
taksiran dimasa depan. Dapatdidasarkanatas instink (naluri) ataumetode
ilmiahdengandasarperilaku data masalalu, baikdengan
metodesederhanamaupun canggihsebagaipenentu “tujuan”.
✓ Planning = Merencanakan dari awal/persiapan sampai dengan
akhir/penyelesaian. Menetapkan jawaban atas pertanyaan apa( what ),
mengapa( why ), dimana ( where ), kapan( when ), siapa ( who ) dan
bagaimana( how ) sesuatu akan dilaksanakan.
▪ Organizing (Organizing)
✓ Organizing = Ditetapkanorganisasi: pengelompokan kegiatan, penetapan
tugas, fungsi, wewenang dan tanggung jawab unit, serta kedudukan dan
sifat hubungan masing-masing unit.
 ▪
Staffing (staffing)
✓ Staffing = Penyusunan personalia dalam organisasi: melakukan analisis
jabatan, pengadaan tenaga kerja(pengumuman, seleksi dsb), pemanfaatan
dan pengembangan karyawan, kompensasi, kedisiplinan, evaluasi dan
pengendalian mutu dsb.
▪ Directing (Directing, Leading, Coordinating)
✓ Directing = Memberikanbimbingan, saran, perintah kepada bawahan dalam
pelaksanaan tugasmasing-masing, termasuk mengkoordinasi berbagai unsur
organisasiagar efektif menuju tujuan yang diinginkan.
✓ Leading = Pekerjaan yang dilakukan oleh manajer yang menyebabkan orang
lain bertindak, a.l: mengambil keputusan, mengadakan komunikasi,
memberis emangat dan dorongan kepada bawahan, memperbaiki bawahan
agar trampil.
✓ Coordinating = Mengusahakan agar tidak terjadi percekcokan, kekacauan,
ataupun kekosongan kegiatan, kemudian menghubungkan,
menyatupadukan, dan menyelaraskan pekerjaan (melalui pertemuan,
diskusi, nasehatdsb.)
▪ Controlling (Motivating, Controlling, Reporting)
✓ Motivating = Mendorongbawahanagar secara sukarelamengerjakanyang
diperintahkan, menciptakan suasanaagar timbulinspirasi, semangatyang
besardalam melakukantugas, serta mendorongkreativitasanakbuah
untukmakinmampubekerja
✓ Controlling = Mengadakan penilaian dan evaluasi dans ekaligus mengadakan
koreksi agar bawahan dapat melakukan dengan benar. Dilaksanakan dengan
melakukan pemeriksaan hasil, pencocokan dengan standar/aturan.
✓ Reporting = Menyampaikan perkembangan pelaksanaan pekerjaan,
menyampaikan laporan hasil pekerjaan, memberikan evaluasi tentang hasil
pekerjaan dan usulan penyempurnaannya di masayang akan datang.
❖ MANAJEMEN SDM
(1)
✓ Unsur “ Men ” berkembang menjadi Manajemen Sumber Daya Manusia (terjemahan
Manpower Management ) ➔dikaji makro, karyawan adalah asset perusahaan
✓ Ada juga yang menyebutkan Manajemen Kepegawaian atau Manajemen Personalia
(terjemahan dari Personnel Management ) ➔dikaji mikro, karyawan adalah faktor
produksi
✓ Sekarang sering disebut sebagai HUMAN CAPITAL ➔ada HCDP/HCM.

(2)

✓ Definisi: Menurut Hasibuan(hal10) MSDM adalah aktivitas manajemen yang

bertanggungjawab untuk menarik, mengembangkan, memotivasi, dan memelihara
tenagakerja agar berkarya tinggi dalam organisasi.
✓ KESIMPULAN :
 ▪ Fokus kajian MSDM adalah masalahtenaga kerja manusia yang diatur menurut
urutan fungsi-fungsinya, agar efektif dan efisien dalam mewujudkan tujuan
perusahaan, karyawan, dan masyarakat.
▪Karyawan➔perencana, pelaku yang berperanaktif di aktivitas perusahaan
▪MSDM melibatkan orang bergerak maju secara cerdik dan mengintegrasikan
keinginan perkembangan individu dan perkembangan tujuan organisasi.
❖ KOMPONEN SDM
▪ Pengusaha ➔orang yang menginvestasikanuntukmemperoleh pendapatanyang
tergantungdarilaba yang didapatkan
▪ Karyawan ➔ orang yang menjual jasa pikiran/tenaganya untuk mendapatkan
kompensasi yang ditetapkan terlebih dahulu.
✓ Karyawan Operasional = secara langsung mengerjakan sendiri sesuai
perintah atasan
✓ Karyawan Manajerial = orang yang berhak memerintah bawahannya dan
mencapai tujuannya melalui kegiatan orang lain.
Manajer/pemimpin adalah seseorang yang karena wewenang atau
kepimimpinan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan.
1. Manajer Lini = memiliki wewenang lini, mengarahkan
pekerjaananak buahnya (eksekusi).
2. Manajer Staff = hanya berhak memberikan saran/pelayanan
kepada manajer lini.
❖ PENDEKATAN MSDM
▪ Dalam mempelajari MSDM dikenal pendekatan
(1) mekanis
Pendekatan mekanis menitik berat-kan analisisnya kepada spesialisasi,
efektivitas, standarisasi dan memperlakukan karyawan sama dengan
mesin
Keuntungan karyawan makin trampil, tetapi membosankan dan
mengurangi kreativitas

(2) paternalis
Pengarahan kepada bawahanya menggunakan model kebapakan,
diberikan fasilitas dan kemudahan-kemudahan
Karyawan dapat malas, manja, produkvitas rendah.
(3) sistemsosial
Dijalin kerjasama yang harmonis antara sesama karyawan, atasan dan
bawahan
Pemikiran adanya saling ketergantungan
Masing-masing dianggap mempunyai peran
Dengan sistem ini diharapkan keluaran yang maksimal
❖ CAKUPAN MSDM
▪ Menetapkan jumlah, kualitas dan penempatan tenaga kerja yang efektif
▪ Menetapkan penarikan, seleksidan penempatan karyawan
▪ Menetapkan program kesejahteraan, pengembangan dan pemberhentian
▪ Meramalkan penawaran dan permintaan tenaga kerja yang akan dating
 ▪ Memantau UU Perburuhan dan kebijaksanaan balas jasa perusahaan sejenis
▪ Memantau kebijaksanaan teknik perkembangan serikat buru
▪ Melaksanakan pendidikan, pelatihan dan penilaian prestasi karyawan
▪ Mengaturmutasikaryawanbaik vertikal(promosi/demosi) dan horizontal
(penyegaran)
▪ Mengatur pensiun, pemberhentian dan pesangonnya
▪ Memantau perkembangan ekonomi pada khususnya (inflasi) dan perkembangan
perusahaan.
❖ FUNGSI-FUNGSI MSDM
▪ Perencanaan (analis pekerjaan, analisis masa depan ekonomi umum/perusahaan)
▪ Pengadaan (Penarikan dan seleksi)
▪ Pengarahan dan Pengorganisasian
▪ Pengembangan (penilaian prestasi, bimbingan, disiplin, latihan, perluasan karier
maupun pemerkayaan)
▪ Kompensasi(evaluasipekerjaan, pengupahan, insentif)
▪ Pengendalian
▪ Pengintegrasian
▪ Pemeliharaan(perburuhan, pelayanankaryawan, keamanan/kesehatan)
▪ Pemberhentian, dan
▪ Kedisiplinan.
❖ Undang-undang No. 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN)
▪ Presiden merupakan pemegang kekuasaan tertinggi dalam kebijakan, pembinaan
profesi, dan manajemen ASN;
▪ Presiden mendelegasikan sebagian kewenangan ke: Kemen PAN&RB, Komisi ASN,
LAN, dan BKN;
▪ Pegawai ASN terdiri atas: PNS dan PPPK (Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian
Kerja)
▪ Manajemen ASN terdiri atas: Manajemen PNS dan manajemen PPPK
❖ UU No. 5/2014 ttg ASN
▪ Jabatan ASN :
1. Jabatan Pimpinan Tinggi Utama (Eselon Ia Kepala LPNK)
2. Jabatan Pimpinan Tinggi Utama (Eselon Ia Kepala LPNK)
3. JPT Pratama (Eselon II)
4. Jabatan Administrator (Eselon III)
5. Jabatan pengawas (Eselon IV)
6. Jabatan pelaksana (Eselon V dan Fungsional Umum)
7. Jabatan Fungsional: Keahlian dan Ketrampilan
8. Jabatan Administrator (Eselon III)
9. Jabatan pengawas (Eselon IV)
10. Jabatan pelaksana (Eselon V dan Fungsional Umum)
11. Jabatan Fungsional: Keahlian dan Ketrampilan
▪ Komisi Aparatur Sipil Negara (KASN)
Berwenang: Mengawasi setiap tahapan proses pengisian Jabatan Pimpinan Tinggi;
Mencari info ttg pelanggaran norma dasar, kode etik, dan kode perilaku ASN; serta
Memeriksa & mengklarifikasi dokumen pelanggaran tsb.
 ▪Batas Usia Pensiun
✓ Bagi Pejabat Pimpinan Tinggi = 60 tahun
✓ Bagi Pejabat Adminstrasi = 58 tahun
✓ Bagi Pejabat Fungsional = sesuai ketentuan berlaku
▪ UU ASN menggerakkan pegawai dari zona nyaman ke ZONA KOMPETITIF.
▪ Open Bidding ➔ Pengisian jabatan pimpinan tinggi dilakukan secara terbuka dan
kompettitif di kalangan PNS dengan memperhatikan syarat kompetensi, kualifikasi,
kepangkatan, pendidikan dan pelatihan, rekam jejak jabatan, dan integritas serta
persyaratan lain sesuai ketentuan perundangan yang berlaku.
❖ MANAJEMEN ADMINISTRASI PERKANTORAN
▪ Administrasi Perkantoran dan Manajemen Perkantoran sering digunakan dengan arti
yang sama.
▪ Administrasi lebih ditekankan sebagai tindakan urusan Negara, sedangkan
Manajemen lebih banyak ditekankan pada urusan perusahaan. Namun demikian,
kini pada urusan Negara juga makin banyak penerapan manajemen.
▪ Definisi (1)
✓ Administrasiarti sempit (Administratie): meliputi kegiatancatatmencatat,
suratmenyurat, pembukuanringan, ketikmengetik, agenda dsb
✓ Dalamarti luas (administration) : proses yang pada umumnyaterdapatpada
semuausahakelompok (Leonard D.)
▪ Definisi (2)
✓ HA. Simon : kegiatandari kelompok yang mengadakan Kerjasama untuk
menyelesaikan tujuan bersama
✓ William D Newman : sebagai petunjuk/pedoman, bimbingan, kepemimpinan
dan pengawasan daripada usaha-usaha kelompoki ndividu-individu terhadap
tercapainya tujuanb ersama
✓ Ciri-ciri administrasi secara umum: adanya kelompok individu, adanya
kerjasama, adanya kegiatan/proses usaha, adanya bimbingan, kepemimpinan
dan pengawasan dan adanya tujuan
▪ Definisi(3)
✓ Evans WH “ fungsiyang menyangkut manajemen dan pengarahan semua
tahap operasi perusahan yang mengenai bahanketerangan, komunikasi dan
ingatan organisasi”
✓ Grager, Arthur ”fungsi tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan
pelayanan warkat organisasi”
✓ Leffingwell W & Robinson E “cabang seni dan ilmu manajemen yang
berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran secara efisien”
▪ Definisi(4)
✓ Nourse, Hal “Tidak hanya fungsi pelayanan perkantoran juga mencakup
control fungsional dan pengarahan administratif”
✓ Willian Spriegeldan Ernest Davies: “Manajemen Kantor adalah pengarahan
menyeluruh terhadap kegiatan2 seperti transportasi, manufakturing,
pergudangan, dan penjualan”
 ✓ George R. Terry: “Manajemen kantor adalah perencanaan,
pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengawasan pekerjaan kantor
dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan”
▪ Definisi(5)
✓ Manajemen Perkantoran merupakan rangkaian aktivitas merencanakan,
mengorganisasi (mengaturdan menyusun), mengarahkan
(memberikanarah dan petunjuk) , mengawasi, mengendalikan (melakukan
kontrol) yang berhubungan dengan pekerjaan perkantoran.
❖ PENDAPAT YANG MENYAMAKAN ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
▪ William H. Newman ➔ mengganggap administrasi sama dengan manajemen,
bahkan administrasi termasuk dalam arti manajemen.
▪ M.E.Dimock ➔ adminsitrasi atau manajemen adalah suatu pendekatan terencana
terhadap pemecahan semua masalah yang kebanyakan terdapat pada
individu/kelompok
❖ PENDAPAT YANG MEMBEDAKAN ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN
▪ Dalton E. McFarland ➔ administrasi ditujukan terhadap penentuan tujuan
pokokdan kebijakannya, sedangkan manajemen ditujukan terhadap pelaksanaan
kegiatan dengan maksud mencapai tujuan
▪ Ordway Tead ➔ adminstrasi adalah proses dan badan yang bertanggung jawab
terhadap penentuan tujuan, dimana organisasi dan manajemen digariskan
didalamnya
❖ PERKANTORAN ➔KANTOR
▪ Tempat diselenggarakannya kegiatan menangani informasi
▪ Proses menangani informasi mulaidarimenerima, mengumpulkan, mengolah,
meminjam, sampai menyalurkan/distribusikan informasi
❖ FUNGSI KANTOR
▪ Untukmenerimaketerangan
▪ Untuk mencatat keterangan
▪ Untukmenyusunketerangan
▪ Untuk memberi keterangan
▪ Untuk menjamin aktiva-aktiva
❖ TUJUAN MANAJEMEN PERKANTORAN (1)
▪ Untuk memberi keterangan yang lengkap bagi yang memerlukan guna pelaksanaan
tugas organisasi secara efisien Untuk memberi catatan dan laporan yang
bermanfaat dengan biaya yang terjangkau
▪ Untuk membantu perusahaan/badan, memelihara, dan memenuhi kebutuhannya
▪ Untuk memberikan pekerjaan tata usaha yang cermat dan membantu memberikan
pelayanan kepada para langganan atau mitra kerja
▪ Untukmembuatcatatanyang lebihbaik denganbiayayang terjangkau.
❖ FUNGSI MANAJEMEN PERKANTORAN (John McDonald)
▪ Kepegawaianperkantoran(personnel)
▪ Metode perkantoran (Methods)
▪ Perlengkapan perkantoran(equipment)
▪ Faktor fisik dalam kantor (physical)
▪ Biaya perkantoran (Cost)
▪ Kebijakan Perkantoran (Policy)
 PERTEMUAN 2

PENGADAAN KARYAWAN

Pengertian dan Pentingnya Pengadaan

Analisis Pekerjaan

Evaluasi, Penyederhanaan, Pengayaan, dan Persyaratan Pekerjaan.

Peramalan Kebutuhan

Prinsip Rekruitmen

Seleksi

Kendala Rekrutmen

❖ Konsep Pengadaan
✓ Pengadaan: proses penarikan (rekrutmen), seleksiseleksi, penempatan, orientasi, dan
induksi untuk mendapatkan karyawan yang efektif dan efisien guna tercapainya tujuan
perusahaan.
✓ Merupakan langkah pertama yang mencerminkan berhasil/tidaknya suatu perusahaan
mencapai tujuan.
✓ Pengadaan “karyawan” merupakan masalah penting, sulit dan kompleks karena untuk
mendapatkan dan menempatkan orang yang tepat tidak semudah “mesin”
✓ Karyawan merupakan aset utama yang merupakan perencana dan pelaku aktif dari
setiap organisasi
KARYAWAN
➢ Karyawan bukan mesin/uang/material (pasif), tapi manusia yang
mempunyai pikiran, perasaan keinginan, status, pendidikan, usia, jenis
kelamin dan berbagai sifat lain yang berbeda-beda yang dapat mewarnai
organisasi
➢ Mereka yang cakap, mampu dan trampil belum menjamin produktivitas
kerja baik, kalau moral dan disiplin rendah.
➢ Tapi karyawan yang tidak cakap, apalagi berperilaku buruk, pasti
mengganggu.
➢ Kualitas dan kuantitas karyawan harus sesuai dengan kebutuhan
perusahaan
➢ Penempatan diusahakan sesuai dengan keinginan dan ketrampilannya
➢ Pengadaan karyawan didasarkan “apa” (job description) baru “siapa”
(job specification). ➔ Bila terbalik akan menimbulkan mis-manajemen.
❖ DASAR PENGADAAN
1. Analisis pekerjaan (job analysis)

a) Analisis Pekerjaan adalah kegiatan menganalisis dan mendesain pekerjaan apa yang
harus dikerjakan, bagaimana mengerjakan, dan mengapa pekerjaan itu harus
dikerjakan
b) Memberikan informasi mengenai uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, evaluasi
pekerjaan, bahkan dapat dipakai memperkirakan pemerkayaan pekerjaan, perluasan
pekerjaan dan penyederhanan di masa datang
c) Merupakan informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang akan dikerjakan
d) Informasi tersebut mencakup aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks
pekerjaan, persyaratan personalia, perilaku manusia, dan alat yang dipakai.
e) Analisis pekerjaan berbeda dengan studi gerak atau “motion study” (mempelajari
gerakan2 yang paling efisien dan efektif untuk melakukan suatu pekerjaan)
➢ PENGGUNAAN ANPEK (ANALISIS PEKERJAAN)
Analisis pekerjaan selain menghasilkan URAPEK (job description), SPES-PEK (job
specification), dan EVAL-PEK (job evaluation), juga berguna untuk hal-hal berikut:
1. Uraian pekerjaan dan syarat-syarat manusia yang diperlukan dapat dimanfaatkan untuk
rekrutmen dan seleksi
2. Informasi tentang pendidikan, usia dan pengalaman dapat dipakai mengukur pemberian
kompensasi
3. Berat ringannya pekerjaan dapat dipakai untuk evaluasi pekerjaan
4. Pembandingan antara harapan dan kenyataan dapat dipakai untuk penilaian prestasi
5. Uraian pekerjaan, perlengkapan dan jenis ketrampilan pekerja digunakan sebagai bahan
program pelatihan
6. Dapat membantu menentukan promosi atau pemindahan karyawan
7. Informasi yang diperoleh dapat mengindikasikan organisasi perlu diperbaiki
8. Informasi analisis pekerjaan dapat digunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu
jabatan tertentu
9. Informasi dapat digunakan untuk penyederhanaan pekerjaan
 10. Juga dapat dimanfaatkan untuk penempatan “the right man on the right place”
11. Dapat dimanfaatkan untuk peramalan kebutuhan dan perekrutan di kemudian hari
12. Juga dapat digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah
perusahaan, hak dan kewajibannya.

2. Uraian pekerjaan (job description)

a) Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab,
kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan
tertentu dalam organisasi.
b) Memberikan ketegasan dan standar tugas yang harus dicapai oleh pekerjaan tersebut.
c) Dapat menjadi dasar untuk menetapkan spesifikasi dan evaluasi jabatan.
d) Bila kurang jelas dapat mengakibatkan pekerjaan kurang beres atau pejabat overacting
e) Uraian pekerjaan (job description) biasanya digunakan untuk tenaga operasional.
f) Uraian jabatan (job position) untuk tenaga kerja manajerial biasanya lebih lengkap,
karena mencakup tugas dan wewenang memimpin agar tujuan perusahaan dapat
tercapai.
➢ CONTOH URAIAN PEKERJAAN
• Mencakup nama jabatan (rektor, dekan, dll.)
• Fungsi
• Tugas-tugas
• Wewenang
• Tanggung-jawab
• Hubungan lini
• Kondisi kerja • Rekam jejak (track record), dll

➢ MANAJER LATBANG
• Mempersiapkan bahan pelatihan .
• Mengembangkan prosedur evaluasi pelatihan .
• Menjelaskan kepada manajer lainnya tentang teknik pelatihan efektif .
• Dapat bertindak selaku instruktur pelatihan.
Fungsi
1. Di bawah supervisi Ka Ropeg mengembangkan, menyelenggarakan, dan
mengevaluasi program latihan on the job dan off the job
2. Bertindak sebagai penasehat bagi manajemen operasional dalam
pelaksanaan latihan
Tugas
1. Bersama dengan manajer lainnya menetapkan kebutuhan pelatihan.
2. Dengan persetujuan Ka ROPEG mengembangkan struktur program
pelatihan.
3. Menentukan riset metode pelatihan yang cocok.
Wewenang
1. Menentukan instruktur dan para pelaksana program pelatihan
2. Mengusulkan program pelatihan yang perlu
3. Meminta fasilitas pelatihan
 4. Dengan persetujuan Ka ROPEG menentukan jadwal pelatihan
Tanggung jawab
1. Bertanggung jawab atas kelancaran program pelatihan
2. Bertanggung jawab atas biaya-biaya yang dikeluarkan
Hubungan lini
1. Atasan langsung “Ka ROPEG”
2. Bawahan langsung “instruktur” dan “Kepala Bagian Adm. Pelatihan”
Kondisi kerja
1. Kantor yang nyaman (pakai AC) waktu kerja jam 07.30-16.00

3. Spesifikasi pekerjaan (job specification)

SPES-PEK adalah Uraian persyaratan minimum orang yg bisa diterima agar dapat
menjalankan suatu jabatan dengan baik dan kompeten.
Mencakup :
✓ pendidikan
✓ pengalaman
✓ persyaratan mental
✓ supervisi,
✓ kondisi kerja

4. Syarat pekerjaan (job requirement)

✓ Persyaratan pekerjaan adalah hal-hal yang terkait dengan berbagai ketentuan
tentang ketrampilan yang dikehendaki untuk suatu pekerjaan.
✓ Misal, untuk pekerjaan pencacah survei konsumsi syaratnya: mahasiswi atau ibu
rumahtangga, penduduk setempat (kelurahan), ijazah minimal SLA (SMU/SMK),
teliti, jujur, dll.
 • ANALISIS JABATAN PNS
✓ Penyusunan Analisis Pekerjaan bagi PNS diatur oleh Perka Kepala BKN
No 12 tahun 2011
✓ Dilakukan BPS sejak Nopember 1989 dan diterbitkan Agustus 1991
✓ Mencakup seluruh non jabatan dibawah eselon IV, eselon II, III dan IV di
pusat maupun daerah
✓ Untuk daerah dipilih DKI Jakarta, Jawa Barat dan Lampung
• URAIAN JABATAN BPS
✓ Nama jabatan, rumusan tugas, rincian tugas (termasuk yang belum
dilaksanakan dan tugas tambahan), bahan kerja, peralatan kerja, hasil
kerja, langkah-langkah kerja, tanggung jawab, wewenang, hubungan
kerja, sifat jabatan syarat jabatan dll.

5. Evaluasi pekerjaan (job evaluation)

✓ Menilai berat/ringan dan resiko pekerjaan yang dapat dimanfaatkan untuk pemberian
kompensasi
✓ Makin berat/berisiko makin tinggi gajinya.
✓ Jabatan yang tepat dapat memberikan kebanggaan dan kerja keras atas status yang
diterima
➢ PENYEDERHANAAN PEKERJAAN
Dengan kemajuan teknologi dan komunikasi dimungkinkan dilakukan evaluasi yang
dapat mengusahakan pekerjaan menjadi makin sederhana efektif dan efisien

6. Pemerkayaan pekerjaan (job enrichment)

✓ Perluasan pekerjaan dan tanggung jawab yang akan dikerjakan seorang pejabat dalam
jabatannya
✓ Menambahkan variasi pekerjaan yang memiliki ketrampilan yang lebih
✓ Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mengembangkan pribadinya

7. Perluasan pekerjaan (job enlargement)

PERAMALAN KEBUTUHAN
• Dari “struktur organisasi” dan “beban kerja” (masa kini dan yad) perlu dilakukan
peramalan kebutuhan pekerja (hindari kekosongan jabatan)

• Dapat menghitung dengan memperhatikan jumlah produksi, ramalan usaha,

perluasan perusahaan, perencanaan karier pegawai (faktor2 internal), serta
perkembangan teknologi, tingkat permintaan dan penawaran tenaga kerja
(eksternal).

ALTERNATIF PENGADAAN BARU

• Kerja lembur (over time)
• Sub kontrak (sub contracting)
 • Karyawan sementara (temporary employees/outsourcing)
• Employee-leasing Company (persh yang menempatkan karyawannya di persh client,
dengan pembayaran sesuai perjanjian)

REKRUTMEN

Rekrutmen ➔ Adalah serangkaian kegiatan yang dimulai dari ketika perusahaan/ organisasi
membutuhkan tenaga kerja dan membuka lowongan sampai dengan mendapatkan sejumlah
calon karyawan yang diinginkan

Tujuan ➔ menerima pelamar sebanyak-banyaknya sesuai dg kualifikasi kebutuhan dari

berbagai sumber, sehingga memungkinkan akan terjaring calon karyawan dg kualitas
tertinggi dan terbaik

PRINSIP REKRUTMEN

1. Mutu karyawan yang direkrut sesuai dengan kebutuhan ➔ analisis pekerjaan

2. Jumlah karyawan sesuai dengan pekerjaan yang tersedia
3. Biaya diminimalkan
4. Perencanaan strategis (Renstra) SDM
5. Fleksibilitas
6. Pertimbangan hukum

PENARIKAN/RECRUITMENT

SUMBER INTERNAL

✓ Penawaran terbuka dari karyawan yang berminat (job posting program) → seleksi
internal
✓ Perbantuan pekerja (Departing employee) → bantuan dari unit kerja lain
Kebaikan

• Loyalitas tinggi
 • Efisiensi dapat naik

• Persaingan dapat diciptakan

• Waktu cepat

• Biaya rendah

Kelemahan

• Ide baru kurang

• Kemungkinan promosi yang dipaksakan

• Kewibawaan kurang

SUMBER EKSTERNAL

1. Pelamar
2. Jasa karyawan lama
3. Iklan
4. Agen keamanan tenaga kerja negara
5. Agen tenaga kerja
6. Sumber tenaga kerja
7. Lembaga pendidikan
8. Departemen tenaga kerja
9. Tenaga profesional
10. Organisasi profesi
11. Asosiasi pekerja
12. Latihan kerja
13. Pekerja sewaan
14. Open house

JASA KARYAWAN LAMA

Kebaikan

• Praktis dan ekonomis

• Mudah seleksinya

• Meningkatkan prestasi pegawai lama

• Kerjasama gampang

Kelemahan
 • Dapat ada kelompok

• Kesewenangan terhadap pegawai baru

• Tidak setiap kebutuhan dapat dipakai

MELALUI IKLAN

Kebaikan
✓ Sasaran cukup luas.
✓ Hubungan perusahaan-pelamar langsung.
✓ Praktis, dapat calon berbobot.
✓ Efektif yg terpusat
Kelemahan
✓ Biaya dapat besar
✓ Pelamar dapat banyak

1. IKLAN SURAT KABAR

Keuntungan ➔ waktu pendek, menambah fleksibilitas, wilayah terkonsentrasi, mudah
diorganisasi oleh pencari kerja.

Kerugian ➔ Gampang dilupakan, sirkulasi tersebar (mungkin banyak orang yang tak perlu),
rendah kualitas pencetakannya.

2. MAJALAH

Kelebihan ➔ Dapat memilih majalah yang sesuai, fleksibilitas tinggi, kualitas percetakan
tinggi, memuat jangka yang lebih panjang

Kelemahan ➔ Sirkulasinya mencakup wilayah yang lebih luas (sulit membatasi)

3. RADIO DAN TELEVISI

Kelebihan ➔ Susah dilupakan (tidak hanya tulisan), cakupan lebih luas (meskipun dapat
dibatasi)

Kelemahan ➔ Waktu pendek (dapat dilakukan berkali-kali), orang sulit untuk dapat
menengok kembali, biayanya mahal

4. LEMBAGA PENDIDIKAN
• Pendidikannya spesifik
• Meskipun kurang pengalaman, tapi akan cepat pintar
• Tidak gampang mencari yang pengalaman
• Perusahaan Jepang menyukai cara ini
• Dianggap lebih efektif dan efisien

5. LANGSUNG SUMBER TK
 Kelemahan ➔ Kurang praktis dan ekonomis dan Tidak setiap tenaga kerja dapat dilakukan

Kebaikan ➔ Dapat mencari banyak dan waktu singkat dan Cocok jika jumlah pegawai sedikit
dan terpusat

6. KANTOR PENEMPATAN TENAGA KERJA

• Paling efektif
✓ Kantor Penempatan Tenaga dianggap sebagai pasar tenaga kerja
✓ Yang butuh dapat menghubungi dan selanjutnya dihubungkan dengan calon
pegawai

7. E-RECRUITMENT
• On-line, berbasis teknologi web/adroid
• Melalui platform internal atau agen
• Jangkauan lebih luas
• Hemat biaya dan tenaga (efisien)
• Proses lebih singkat dan cepat
• Mudah dan praktis
• Lebih baik hasilnya

8. SELEKSI
• Seleksi adalah kegiatan memilih karyawan yang paling tepat (dalam arti qualified,
kompeten, dan kuantitas) yang akan menjabat dan mengerjakan tugas perusahaan.
• Harus memperhatikan peraturan pemerintah, misalnya tak boleh mempekerjakan anak-
anak, melarang pekerja wanita bekerja malam hari, dsb
• Petugas seleksi harus jujur dan objektif.
• Sangat tergantung dari ketepatan dalam penetapan analisis jabatan/pekerjaan
• Kualifikasi Seleksi mencakup umur, jenis kelamin, keahlian, pengalaman pendidikan,
bakat, kerjasama, tanggung jawab, interest, disiplin, inisiatif dan kreatif, fisik, kesehatan,
temperamen, kejujuran dsb.
❖ SELEKSI PENTING
1. Keberhasilan (Performance) pimpinan sangat tergantung kemampuan kerja dari
anak buahnya
2. Biaya → adalah mahal untuk dapat melakukan rekrutmen yang baik
3. Implikasi legal (tidak membedabedakan) dan menekan kelalaian (harus hati-hati)

❖ SISTEM/PENDEKATAN SELEKSI (Andrew F. Sikula)

Successive – Hurdles Selection Approach

• Setiap calon karyawan harus mengikuti semua prosedur seleksi secara bertahap.
Jika pelamar gagal di suatu test, tidak boleh lanjut ke tahap berikut (gugur)

Compensatory Selection Approach

 • Setiap calon karyawan berkesempatan ikut semua prosedur seleksi. Nilai
akumulasi harus diatas batas lulus

❖ METODE SELEKSI
a) Surat lamaran, keterangan dan formulir isian

• Surat lamaran tulisan tangan dapat sebagai indikator kerapihan seseorang

• Lampiran berisi ijazah pendidikan formal dan non formal serta pengalaman
merupakan bahan untuk seleksi

• Dapat juga diminta mengisi formulir atas pertanyaan tertentu (agama, partai
politik, tempat tinggal dsb)

b) Penelitian
• Penelitian khusus dapat dimanfaatkan apakah ybs dapat digolongkan
ekstrim kiri atau kanan
• Penelitian dapat dilakukan terhadap informasi dalam lamaran kepada
instansi/ perusahaan lain, perguruan tertentu, dsb

c) Tes ketrampilan dan pengetahuan

• Tes pengetahuan diutamakan untuk mereduksi pelamar, hanya dipilih
beberapa yang terbaik
• Masih dapat dilanjutkan dengan tes ketrampilan (juru masak, tukang las,
tukang ketik)

d) Tes Kesehatan
• Pada awalnya dapat dilakukan oleh semua dokter, tetapi kadangkadang
meragukan karena tidak di setiap tempat tersedia dokter spesialis
• Tes dirujuk ke rumah sakit tertentu dan dokter yang telah ditentukan atau
dokter perusahaan

e) Tes psikologi
• Tes psikologi dihubungkan dengan tes kejiwaan misalnya bakat, interest,
motivasi, kepribadian
• Hasil tes psikologi hanya merupakan pendekatanpendekatan terbaik, yang
kemudian dapat dipengaruhi oleh lingkungan
• Meskipun kurang tepat masih terbaik

f) Wawancara
• Usahakan mengecek yang dituliskan pelamar dalam penelitian, isian formulir
atau pengalaman
• Usahakan untuk dapat mengungkap kebenaran dan memperhatikan tingkah
laku
• Dapat diketahui sifat seseorang berdasarkan wawancara komprehensif
❖ KONSEP DASAR SELEKSI

• Validitas ➔ bahwa yang diujikan harus relevan dengan pekerjaan yang

ditawarkan, mereka yang lulus tes harus bekerja bagus atau sebaliknya.

• Reliabilitas ➔ bahan tes harus menunjukkan konsistensi bila dilakukan terhadap

orang tertentu (bila dilakukan uji dua kali tidak konsisten bahan belum baik).

❖ MASA PERCOBAAN
• Digunakan sebagai usaha memperkecil kesalahan dalam seleksi
• Dilakukan penilaian atas kasil kerja, disiplin, kerjasama, dsb
• Biasanya orang hati-hati, kalau terlalu pendek belum kelihatan aslinya
• Di pemerintahan diangkat Calon Pegawai (CPNS)

❖ KENDALA PENARIKAN
a. Kebijaksanaan organisasi
• Kebijaksanaan kompensasi dan kesejahteraan → bila terbatas susah mencari
tenaga yang baik
• Kebijaksanaan promosi → bila sulit promosi, juga susah mencari tenaga yang
baik
• Kebijaksanaan status karyawan → apabila mudah menjadi tenaga tetap,
menjadi menarik (jangan sudah bertahun-tahun tetap honorer)
Kebijaksanaan sumber tenaga kerja → apabila membatasi tenaga lokal
(putra daerah) susah mendapatkan yang terbaik
b. Persyaratan jabatan → Semakin banyak persyaratan semakin sedikit pelamar
c. Metode pelaksanaan → bila terbuka banyak yang melamar
d. Kondisi pasar tenaga kerja → semakin besar penawaran makin banyak yang baik,
sebaliknya makin sedikit makin terbatas
e. Soliditas perusahaan → semakin solid perusahaan tersebut makin banyak
pelamar dan harapan mendapat yang baik makin besar
f. Kondisi lingkungan eksternal → semakin ekonomi bertumbuh semakin sedikit
pelamar, tetapi pada saat resesi banyak pelamar.

❖ PENEMPATAN, ORIENTASI, DAN INDUKSI KARYAWAN

Penempatan Karyawan ➔ merupakan tindak lanjut dari seleksi, penempatan
karyawan agar dapat mulai bertugas sesuai jabatan. Harus sesuai job descr. dan
job spec. ,
Orientasi Karyawan ➔ perkenalan karyawan sebagai pernyataan betul2
diterima agar bisa bekerjasama dengan karyawan lain,
Induksi karyawan ➔ mengubah perilaku karyawan baru dan sesuaikan dgn tatib