Disusun Oleh:
NPM : 044116088
UNIVERSITAS PAKUAN
BOGOR
2019
i
ii
iii
KATA PENGANTAR
i
8. Hazel Javier, yang selalu menemani, memberikan semangat dan
membantu penulis selama perjalanan kegiatan PKL ini.
9. Sahabat-sahabat saya yang banyak memberikan motivasi dan pencerahan
kepada saya selama pembuatan laporan ini.
Dengan segala bantuan yang telah mereka berikan, semoga Allah SWT
memberikan balasan yang berlipat ganda dan melimpahkan rahmat kepada
semuanya. Penulis menyampaikan rasa hormat yang sebesar-besarnya, semoga
laporan PKL ini dapat memberikan manfaat bagi berbagai pihak.
Penulis
ii
DAFTAR ISI
HALAMAN
BAB I PENDAHULUAN
iii
3.3 Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas ........................................................ 11
3.1.1 Struktur Organisasi Whiz Prime ......................................................... 11
3.1.2 Deskripsi Tugas ................................................................................... 12
3.4 Visi Hotel Whis Prime .................................................................................... 12
3.5 Misi Hotel Whiz Prime ................................................................................... 13
3.6 Logo Hotel Whiz Prime .................................................................................. 13
BAB V PEMBAHASAN
5.1 Peran Customer Relationship Management Di Hotel Whiz Prime Bogor ...... 17
LAMPIRAN ......................................................................................................... 26
iv
DAFTAR GAMBAR
HALAMAN
v
DAFTAR LAMPIRAN
HALAMAN
vi
BAB I
PENDAHULUAN
1
1.2 Ruang Lingkup PKL
Penulis melakukan praktik kerja lapangan (PKL) di Hotel Whiz Prime
Pajajaran Bogor yang bertempat di Jalan Cikuray No. 47, Pajajaran – Bogor
16128. Penulis ditempatkan pada Departemen Sales & Marketing. Kegiatan
yang dilakukan yaitu penulis ikut serta dalam kegiatan Sales Call yang
dilakukan oleh Sales Manager & Sales Executive, juga ikut membantu Sales
Administrative dalam mengerjakan dan megurus segala kebutuhan
administrasi.
1.3 Tujuan
Dalam melaksanakan PKL terdapat beberapa tujuan diantaranya sebagai
berikut:
1.3.1 Tujuan Umum
1. Untuk memenuhi salah satu mata kuliah wajib sebagai syarat dalam
kelulusan Strata-1 (S1) di Program Studi Ilmu Komunikasi Universitas
Pakuan.
2. Meningkatkan kualitas, keterampilan dan pengalaman mahasiswa di
dunia kerja.
3. Menjadi tempat mahasiswa dalam mengaplikasikan teori yang didapat
di perkuliahan.
1.3.2 Tujuan Khusus
1. Untuk mengetahui Peran Customer Relationship Management (CRM)
di Hotel Whiz Prime Pajajaran Bogor.
2. Untuk mengetahui hambatan-hambatan dalam Peran Customer
Relationship Management (CRM) di Hotel Whiz Prime Pajajaran
Bogor.
2
1.4 Manfaat PKL
Praktik kerja lapangan ini diharapkan bermanfaat bagi berbagai pihak.
Beberapa manfaat yang dapat diperoleh, antara lain:
1. Dapat terjalin kerja sama yang baik antara perguruan tinggi dengan
pihak perusahaan yang menjadi tempat dilaksanakannya PKL.
2. Memperkenalkan Program Studi Ilmu Komunikasi, khususnya
konsentrasi Manajemen Komunikasi Universitas Pakuan Bogor kepada
perusahaan terkait tempat dilaksanakannya program PKL.
3. Dapat mengetahui kemampuan mahasiswa dan menjadikan tolak ukur
terhadap kualitas pendidikan yang telah diberikan.
3
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
4
sumber dayanya kedalam aspek pengelolaan manajemen di organisasi atau
perusahaan dengan menggunakan model komunikasi yang sistematis sehingga
memudahkan aktivitas komunikasi manajemen diseluruh unit organisasi atau
perusahaan.
5
Proses pengembangan pelanggan.
6
mampu menciptakan barrier 2 dan menggiring pelanggan ke level client, yaitu
dengan cara melakukan komunikasi secara aktif dan menarik kepada pelanggan
sehingga pelanggan tidak tertarik pada tawaran pesaing.
7
Untuk memastikan memperoleh tingkat penjualan, tingkat retensi
pelanggan dan tingkat profitabilitas per pelanggan yang tinggi, maka perusahaan
harus memenuhi hal-hal sebagai berikut:
8
BAB III
9
3.2 Kegiatan Operasional Perusahaan
Kegiatan operasional di Hotel Whiz Prime Pajajaran Bogor yaitu merupakan
sarana atau tempat akomodasi penginapan dan fasilitas meeting room bagi
para wisatawan domestik maupun manca negara yang ingin berlibur maupun
untuk keperluan rapat. Kelancaran operasional hotel didukung oleh
departemen-departemen yang ada didalam suatu manajemen operasional
hotel. Karena semua kegiatan dan aktivitas di dalam hotel akan dijalankan
dan ditangani oleh suatu departemen yang sangat konsen dan kompeten
dibidangnya sehingga akan sangat menunjang dalam menjalankan tugas yang
dibebankan.
10
3.3 Struktur Organisasi dan Deskripsi Tugas
3.3.1 Struktur Organisasi Hotel Whiz Prime
Berikut ini merupakan struktur organisasi Hotel Whiz Prime
Pajajaran Bogor yang diresmikan pada tanggal 16 November 2015.
Hotel Manager
Technician Driver
Sales Admin Front Desk Agent
Carpenter
Reservation
Accountant Housekeeping
SPV
Purchasing
Room Attendant
Account
Payable/General Order Taker
Cashier
Linen Attendant
Public Area
11
3.3.2 Deskripsi Tugas
Hotel Manager
Hotel manager adalah manager yang memiliki tanggung jawab kepada
seluruh bagian/fungsional pada suatu perusahaan atau organisasi. Hotel
manager memimpin beberapa unit bidang fungsi pekerjaan yang mengepalai
beberapa atau seluruh manager fungsional. Hotel manager bertugas untuk
mengambil keputusan dan tanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan
serta sebagai pengendali seluruh tugas dan fungsi-fungsi dalam perusahaan.
Sales & Marketing Manager
Tugas dan tanggung jawab seorang Sales & Marketing Manager yaitu
bertanggung jawab untuk mendapatkan pencapaian yang tinggi dalam
keseluruhan proses sales & marketing serta mengembangkan dan
mempertahankan hubungan bisnis yang baik dengan klient maupun antar
departemen.
Sales Executive
Sales Executive adalah sales yang mempunyai tanggung jawab untuk
menjalankan pemasaran perusahaan membina hubungan baik dengan
customer yang sudah berjalan maupun yang akan menjadi customer dan terus
mencari klient-klient yang potensial untuk perusahaan.
Sales Administrasi
Administrator penjualan atau Admin Sales memainkan peran administratif
utama dalam mendukung tim penjualan dan memberikan hubungan penting
antara wiraniaga dan klient. Tugas admin sales penuh tantangan seperti
melaporkan kepada eksekutif penjualan, bekerja di lingkungan yang penuh
tantangan dan kompetitif, memproses semua dokumen yang terkait dengan
penjualan dan mengatur janji bagi tenaga penjualan untuk mengunjungi
pelanggan baru maupun pelanggan lama.
12
3.5 Misi Hotel Whiz Prime
Menjadi rumah bagi mereka yang berpergian dan ingin memperoleh manfaat
optimal dari harga yang mereka bayarkan.
(Sumber: Profil perusahaan Hotel Whiz Prime Pajajaran Bogor tahun 2015)
13
BAB IV
PELAKSANAAN PKL
14
7. Memasukan data Bisnis Compile ke komputer kemudian di filing
kedalam file box. Bisnis Compile adalah rekapan kegiatan yang sudah
terlaksana.
8. Membuat Quetation,
9. Memasukan data Online Reporting System, yaitu sebuah sistem yang
merekap data-data hotel.
10. Creating New Customer, yaitu sebuah sistem untuk mengisi data
pelanggan baru.
11. Mengisi Expiditon Book, membuat Guest folio, dan Invoice. Yaitu
segala kebutuhan data-data mengenai keuangan.
12. Ikut serta dalam kegiatan Exhibiton yang dilaksanakan 2 minggu sekali
selama penulis praktik kerja lapangan di Hotel Whiz Prime Pajajaran
Bogor.
13. Ikut serta dalam kegiatan pengajian yang dilaksanakan setiap
bulannya.
Penulis diarahkan agar memahami ruang lingkup peraturan yang ada di Hotel
Whiz Prime Pajajaran Bogor yang akan dilakukan dalam Praktik Kerja Lapangan.
Seperti dalam penampilan, terdapat beberapa aturan seperti rambut harus rapi,
wajah tidak pucat, tidak boleh ada kumis/janggut. Dan dalam berpakaian juga
diharuskan untuk menggunakan kemeja/blouse, celana/rok bahan berwarna gelap,
dan sepatu pantopel. Seluruh staf mengikuti jam masuk kerja mulai dari pukul
08.30 WIB sampai dengan pukul 17.30 WIB setiap hari Senin-Jum’at, untuk hari
Sabtu dan Minggu semua pegawai Hotel Whiz Prime Pajajaran Bogor bagian
Departemen Sales & Marketing libur kerja.
15
4.3 Kendala Kerja dan Penyelesaiannya
Dalam proses kegiatan Praktik Kerja Lapangan (PKL) tentunya tidak selalu
berjalan dengan lancar, penulis selalu menemukan kendala-kendala kerja yang
terjadi dilapangan, yaitu :
16
BAB V
PEMBAHASAN
Nama kegiatan dari CRM ini disebut Sales Call, yaitu dimana sales
manager dan sales executive melakukan kunjungan ke berbagai perusahaan atau
pemerintahan yang berbeda setiap harinya. Hal utama yang dilakukan adalah
menghubungi kontak pelanggan yang dituju untuk membuat janji pertemuan.
Kemudian sales manager dan sales executive mengunjungi tempat yang sudah
ditentukan. Dalam kunjungannya, pertama-tama sales manager/sales executive
17
“berbasa-basi” terlebih dahulu menanyakan kabar dan keadaan pelanggan.
Kemudian mulai memberitahukan maksud dan tujuan kedatangannya kepada
pelanggan. Melakukan hotel presentation dengan menawarkan berbagai jenis
penawaran penjualan ruang rapat ataupun kamar yang disediakan oleh hotel,
memberikan flyer kepada pelanggan dan tak jarang juga memberikan beberapa
souvenir baik berupa pouch, key chain, atau bolpoint. Hasil dari kegiatan sales
call memang tidak langsung terlihat saat itu tamu melakukan booking ruang
rapat/kamar, tetapi ada hubungan yang terjalin antara pihak hotel dengan
pelanggannya yang dapat memberikan potensi dalam penjualan ruang rapat/kamar
nantinya. Hubungan yang terjalin antara pelanggan dengan hotel sangat penting
untuk diperhatikan dan dijaga, karena mulai dari hubungan baik yang terjalin,
akan memberikan keuntungan (profit) untuk kedepannya dalam waktu jangka
panjang.
Menurut hasil penelitian penulis, penulis melihat bahwa kegiatan sales call
yang dilakukan oleh pihak sales & marketing di hotel Whiz Prime Pajajaran
Bogor ini yang mampu menjembatani hubungan antara pelanggan dengan pihak
hotel. Dengan adanya hubungan yang terjalin dengan baik, mampu memberikan
keuntungan yang besar (profit) dan mampu mengubah tingkat calon pelanggan
baru/suspect menjadi tingkat pelanggan loyal/partners. Hal ini karena kegiatan
sales call yang dilakukan sales manager & sales executive di hotel Whiz Prime
18
Pajajaran Bogor ini telah melewati proses pengembangan pelanggan dengan
sangat baik dan benar, yaitu sebagai berikut:
19
Mulai dari penampilan, harus tampil semenarik mungkin agar calon
pelanggan tidak merasa bosan saat saling berkomunikasi. Pemilihan
kata dalam berkomunikasi disini juga sangat penting, informasi yang
disampaikan harus jelas, tidak berbelit-belit dan tidak membosankan.
Dengan komunikasi yang menyenangkan dan berbobot, maka calon
pelanggan akan merasa tertarik dengan informasi penawaran-
penawaran hotel yang disampaikan dan memilih hotel Whiz Prime
Pajajaran Bogor sebagai akomodasi untuk kegiatan
perusahaan/pemerintahannya. Kegiatan sales call ini setiap harinya
hanya dapat mengunjungi 1-2 perusahaan/pemerintahan saja, oleh
karena itu sales manager dan sales executive membuat perencanaan
perusahaan/pemerintahan mana saja yang akan dikunjungi setiap
harinya.
3. Sekelompok orang yang telah menjadi prospect tersebut harus digiring
untuk menjadi first time customer, hasil dari kegiatan sales call
mampu membuat calon pelanggan tertarik dengan penawaran yang
diberikan dan menjadi pelanggan baru yang melakukan booking ruang
rapat/kamar di hotel. Biasanya, sales manager dan sales executive akan
meminta pendapat pelanggannya mengenai pelayanan yang diberikan
saat menggunakan jasa hotel. Dengan begitu, terdapat dua hal yang
dapat diambil yaitu dapat membuat pelanggan merasa istimewa dan
diperhatikan, dengan begitu pelanggan akan merasa sangat nyaman
memilih dan menggunakan jasa hotel ini dan berpotensi untuk
melakukan pemesanan ulang dikemudian hari. Kedua, sebagai acuan
untuk meningkatkan pelayanan yang jauh lebih baik lagi.
4. Dengan mengupayakan agar kelompok yang telah menjadi pelanggan
baru tersebut (first time customer) merasa puas atas jasa yang
diberikan sehingga pihak hotel berharap bahwa pelanggan tersebut
akan melakukan pembelian/pemakaian berulang (repeat customer). Di
hotel Whiz Prime Pajajaran Bogor ini, terdapat beberapa
perusahaan/pemerintahan yang sering melakukan pemesanan berulang.
Hal tersebut dapat terjadi tentu karena pelayanan terbaik yang
20
diberikan sehingga membuat pelanggan merasa puas dan nyaman
menggunakan jasa hotel tersebut.
5. Agar pelanggan tidak lari ke jasa lain, sales manager & sales executive
harus mampu menggiring pelanggan ke level client, dengan cara
melakukan komunikasi secara aktif dan menarik kepada pelanggan
sehingga pelanggan tidak tertarik pada tawaran pesaing. Biasanya saat
melakukan sales call (courtesy) sales manager atau sales executive
memberikan beberapa souvenir kepada pelanggannya agar pelanggan
merasa senang diberikan souvenir dan mampu membuat pelanggan
terus mengingat hotel Whiz Prime Pajajaran Bogor.
6. Kemudian, bagaimana sekelompok pelanggan yang telah masuk pada
level client tersebut ditarik ke dalam level membership dengan tawaran
akan diberikan keuntungan tertentu yang lebih menarik dan lebih
menguntungkan bagi sekelompok pelanggan yang masuk menjadi
membership. Dengan adanya membership ini, tamu yang booking
kamar/ruang rapat akan mendapatkan point. Point tersebut dapat
dikumpulkan sebanyak-banyaknya dengan menggunakan jasa hotel
dan point yang dikumpulkan tersebut dapat ditukar dengan berbagai
penawaran yang ditawarkan.
7. Advocate, yaitu sekelompok pelanggan secara antusias memberikan
rekomendasi produk/jasa bahkan nama perusahaan kepada orang lain.
Agar hal ini dapat terwujud, sales manager & sales executive selalu
berusaha memberikan yang terbaik dan bekerja sama juga dengan
departemen lain untuk memberikan pelayanan yang terbaik. Pelayanan
yang baik akan memberikan kesan yang baik pula bagi pelanggan,
pelanggan yang merasa puas akan merekomendasikan hotel kepada
orang lain dan melalui itu citra hotel akan menjadi sangat baik dimata
orang lain sehingga dengan begitu bisa dengan mudah mendapatkan
pelanggan baru.
8. Partners, dimana pelanggan dan perusahaan dapat bekerjasama secara
aktif untuk saling mendukung. Akhirnya, setelah semuanya dilakukan
21
dengan baik dan sesuai mampu mengubah pelanggan menjadi partner
yang dapat memberikan keuntungan yang besar (profit).
22
5.2 Hambatan – hambatan dalam Peran Customer Relationship Management
Di Hotel Whiz Prime Pajajaran Bogor
Selain itu, saat melakukan kegiatan sales call hal yang sangat penting
adalah komunikasi. Komunikasi yang menyenangkan akan membuat pelanggan
merasa nyaman mendengarkan dan merasa tertarik dengan jasa yang ditawarkan.
Sementara penulis perlu belajar lebih banyak lagi agar saat melakukan sales call
tidak kebingungan dalam “berbasa-basi” saat mengobrol.
23
BAB VI
6.1 Kesimpulan
6.2 Saran
Penulis ingin memberikan beberapa saran kepada Instansi tempat penulis PKL,
sebagai acuan untuk kedepannya, yaitu:
24
DAFTAR PUSTAKA
http://www.radarbogor.id/2018/11/21/whiz-prime-hotel-pertahankan-okupansi-
terapkan-strategis/
http://borobudur-training.com/ken-29.html
http://www.belajaraktif.com/2016/07/tugas-dan-tanggung-jawab-sales-and.html
25
LAMPIRAN
26
Lampiran 1. Agenda Harian PKL
27
Lampiran 2. Papan Gajah
28
Lampiran 4. Flyering acara Exhibiton Bogor Batik Run di Botani Square Bogor
29
Lampiran 5. Penulis pada saat inhouse melakukan tugas-tugas sales admin
30
Lampiran 7. Penulis pada saat melakukan sales call, courtesy sekaligus follow up
31
Lampiran 8. Kegiatan HUT RI
32
Lampiran 9. Business Compile
33