PENYUSUNAN

KPI
Presented by :

2 Dr. Iffah Rosyiana,M.Psi,Psikolog

iffahrosyiana69@gmail.com
082139141569
 SASARAN
 Memahami proses penjabaran KPI dari perusahaan, departemen
dan individu
 Memahami langkah-langkah implementasi KPI :
• Hubungan Job Analysis & Job Documentation.
• Komponen Job Description
• Performance Management
• Performance Evaluation & Performance Appraisal
• Pemahaman KPI Individual
• KPI Individual dalam arsitektur BSC
• Identifikasi komponen yang identik dalam Job Description, KPI
Individual, dan Performance Appraisal
• Penyusunan KPI Individual dan Performance Appraisal
Proses Penjabaran KPI dari Perusahaan ke
Departemen
 Jenis Pengukuran

1. REPORTING
2. STRATEGIC
 UKURAN
REPORTING (Pelaporan)

Pengukuran Reporting lebih fokus

pada operasional atau aktivititas yang
digunakan untuk memonitor progress
atau kemajuan dari suatu kegiatan.
Mengapa Ukuran Reporting Penting ?

• Memberikan pemahaman pada kita, dimana

output merupakan hasil dari sebuah proses
atau aktifitas
• Membantu kita untuk membuat program kerja
atau project untuk dapat mencapai
sasaran/tujuan
• Memantapkan kestabilan proses dan
improvement

John Sullivan, “Metrics – The Future of HR”, August

2006.
 Ukuran Reporting

• Contoh Ukuran Reporting :

– Kepesertaan Job Fair (# event job fair yang di-ikuti)
– Jumlah Jam Pelatihan per-Karyawan Employee
Training Hours (# jam pelatihan tiap karyawan pd
satu periode tertentu)
UKURAN STRATEGIS

Ukuran Strategis fokus pada

pencapaian dari Visi atau Goal
Perusahaan atau Bagian dari
Perusahaan.
Mengapa Ukuran Strategis Penting ?
• Ukuran Strategis dapat memastikan kita apakah
goal perusahaan atau kebutuhan pelanggan
tercapai atau tidak
• Membantu agar tetap fokus pada penggunaan
sumberdaya yang paling membawa dampak
terbesar bagi pelaksanaan strategi perusahaan
• Memberikan kejelasan pada karyawan &
menjelaskan apa yang menjadi prioritas utama
bagi perusahaan

John Sullivan, “Metrics – The Future of HR”, August

2006.
 Ukuran Strategis

• Contoh ukuran strategis :

– % kandidat lolos masa percobaan (jumlah kandidat
yg diangkat dibagi dengan total kandidat)
– Competency Index (identifikasi skill/competency
level, dari pemegang jabatan)
Ukuran Strategis & Reporting sangat
penting dalam membangun suatu Model
Bisnis yang berorientasi pada Hasil yang
Berbasis Proses tercapai
agar Kompetitif yang
Keunggulan
Berkelanjutan/Sustainable Competitive
advantage
 TUJUAN, UKURAN, & TARGET

45
 TUJUAN adalah
Suatu Kondisi atau Posisi yang di-inginkan di-satu
masa mendatang.
Suatu Pernyataan Keinginan menjadi sesuatu di-
masa mendatang.
Menjawab pertanyaan “what we want to be”

46
BEBERAPA ISTILAH “TUJUAN” DALAM PERUSAHAAN

VISI

SASARAN
STRATEGIS

SASARAN
INDIVIDUAL
 KRITERIA PENYUSUNAN TUJUAN :

• Di-nyatakan dan di-awali oleh “verb” atau kata kerja

(contoh : meningkatkan, memperbaiki, mengembangkan,
dll)
• Di-ikuti oleh kata benda atau bisa juga keadaan (contoh :
kompetensi, suasana, effisiensi mesin, over-time, dll)
 TUJUAN
inilah Merupakan OBYEK yang akan Di-
UKUR dan
ALAT UKURNYA DISEBUT DENGAN
KPI (Key Performance Indicators)

49
 Kinerja adalah proses yang dilakukan dan hasil
yg dicapai oleh suatu organisasi dalam
menyediakan produk dalam bentuk jasa
pelayanan atau barang kepada pelanggan

50
 KPI yang Ideal

Ukuran Ukuran Ukuran/KPI

Reporting Strategis Ideal
 Key Perfomance Indicator (KPI)

Ukuran atau indikator yang akan memberikan informasi sejauh mana

kita telah berhasil mewujudkan sasaran strategis yang telah kita
tetapkan (panduan implementasi BSC Kementerian Keuangan RI)
 Indikator Kinerja adalah variabel yg dapat digunakan untuk
mengevaluasi keadaan atau status dan memungkinkan dilakukan
pengukuran terhadap perubahan yang terjadi dari waktu ke waktu
atau tolak ukur prestasi kuantitatif/kualitatif yang digunakan untuk
mengukur terjadinya perubahan terhadap besaran target/standar
yang telah ditetapkan sebelumnya

53
 TINGKAT VALIDITAS KPI :
• Exact : ukuran yang ideal untuk mengukur hasil
pencapaian Sasaran Strategis yang diharapkan
• Proxy : indikator yang mengukur hasil tidak secara
langsung, tetapi lewat sesuatu yang mewakili hasil
tersebut.
 TINGKAT VALIDITAS KPI :

• Activity : KPI yang mengukur jumlah, biaya, dan

waktu dari kegiatan-kegiatan yang berdampak pada
SS yang bersangkutan
 CONTOH :
SASARAN STRATEGIS :

PT. Maju Daya Sejahtera adalah Meningkatkan Kompetensi

SDM dalam Penguasaan Bahasa Inggris

 CONTOH KPI :
• KPI EXACT :Jumlah SDM dengan Nilai Toefl di-atas 550
• KPI Proxy : Jumlah SDM yang dapatberbicara
bahasa Inggris secara aktif
• KPI Activity : Jumlah SDM yang telah mengikuti pelatihan bahasa
Inggris lebih dari 100 jam pelatihan
 DALAM 1 (SATU) TUJUAN ATAU SASARAN,
DAPAT TERDIRI DARI BEBERAPA KPI

62
 TARGET
• Target adalah level pencapaian
kinerja dari sasaran yang di-
inginkan
• Target mengikuti KPI
• Target dalam bentuk satuan
“angka”
 Target/Standar :
nilai tertentu yang telah ditetapkan berkaitan dengan sesuatu
yang harus dicapai*

*STANDAR PELAYANAN MINIMAL Rumah Sakit ”KEPUTUSAN MENTERI KESEHATAN RI NOMOR: 129/MenKes/SK/II/2008”
 CONTOH KPI & TARGET
• Ketepatan Pelaksanaan Training Plan, Target : 95%
• %Efektifitas Reaction evaluation, Target : 95%
• Jumlah Internal Trainer, Target : 17 Orang
• %Utilisasi ruangan training, Target : 90%
• #unplanned breakdown, Target : 2 jam per bulan
 CONTOH KPI & TARGET

• Ketepatan waktu penyusunan laporan keuangan –

Target = 100%
• Kecepatan waktu pemberian informasi
tentang tagihan pasien rawat inap – Target = < 2
jam
• Kelengkapan laporan akuntabilitas kinerja – Target =
100%
 DALAM 1 (SATU) KPI, DI-IKUTI OLEH
HANYA 1 (SATU) TARGET DALAM SATU
PERIODE YANG SAMA

67
 CIRI DARI TARGET ADALAH SELALU DALAM BENTUK ANGKA

68
PROSES PENJABARAN KPI INDIVIDU &
IMPLEMENTASINYA
 HUBUNGAN JOB ANALISIS – JOB DESCRIPTION

© 2005 Prentice Hall Inc. All

rights reserved.
 JOB DESC. (URAIAN PEKERJAAN) & JOB SPEC.
(SPESIFIKASI PEKERJAAN)

• JD Merupakan pernyataan yang berisi

beberapa hal terkait dengan pekerjaan yang
diturunkan melalui proses analisa pekerjaan
(job analysis);
• JS merupakan kriteria yang berisi persyaratan-
persyaratan/kualifikasi agar dapat menjalankan
pekerjaan dengan baik.
 LEGAL & CONTRACTUAL
• Job Description memberikan kejelasan
pekerjaan apa saja yang diberikan pada
sebuah jabatan.
• Pelaksanaan Job Desc inilah yang
memberikan alasan kontribusi sebuah
jabatan pada organisasi.
 LEGAL & CONTRACTUAL
• Pekerjaan yang diberikan dalam job desc
inilah yang akan digunakan sebagai tolok
ukur kinerja dari pemegang jabatan.
• Pelaksanaan pekerjaan oleh pemegang
jabatan akan mengindikasikan tidak saja
kinerja tetapi faktor kedisiplinan
• Isi dari job desc akan tertuang di-dalam
perjanjian kerja.
 KOMPONEN PENTING
JOB DESCRIPTION

Tanggung
Identitas
Tujuan Jabatan Jawab/Tugas
Jabatan
Pokok

Ukuran
Output
Keberhasilan
 IDENTITAS JABATAN

1. Berisi Nama Jabatan, Divisi/Department,

Lokasi Penempatan, dan lain lain terkait
identitas jabatan.
2. Merupakan pembeda antara jabatan satu
dengan yang lain.
1. Regional Sales Manager
2. Marketing Manager
3. HR Director
4. HR Manager
5. Purchasing Manager
6. Purchasing Spv.
 TUJUAN JABATAN

1. Memberikan informasi penting tentang

alasan suatu jabatan di-buat
2. Dalam konsep management, tujuan jabatan
sama dengan misi jabatan
3. Misi menjawab “Why this position exist ?”
 FORMULA MISI JABATAN

1. FUNGSI ATAU KEGUNAAN UTAMA bagi

perusahaan
2. Kualifikasi dari Fungsi utama tersebut.
Contoh :
Production Manager
Mengelola fungsi Department Produksi
dalam menjamin ketersediaan barang
sesuai dengan permintaan pelanggan.
 TUGAS – TUGAS POKOK

Tugas pokok berisi aktifitas atau kegiatan yang

ditujukan untuk memenuhi maksud dan tujuan
di-buatnya sebuah Jabatan.
FORMULASI PENULISAN TUGAS POKOK :

• Buat alur proses pekerjaan dari jabatan

tersebut
• Di-mulai dengan kalimat aktif/kata
kerja/verb
Contoh : PRODUCTION MANAGER
1. Membuat perencanaan produksi baik pada
bahan, mesin, maupun sdm yang digunakan.
2. Memastikan ketersediaan sumber daya
untuk melaksanakan perencanaan produksi
3. Melakukan monitoring pelaksanaan proses
produksi
4. Melakukan evaluasi atas pelaksanaan proses
produksi
5. Dll.
 OUTPUT/HASIL/KELUARAN

• Output merupakan hasil atau keluaran dari

suatu proses.
• Output dapat berupa kata benda, keadaan
atau kondisi.
Contoh :
PRODUCTION MANAGER
1. Membuat perencanaan
Rencana Produksi
produksi baik pada bahan,
mesin, maupun sdm yang
digunakan.
2. Memastikan ketersediaan • Adanya sumber daya produksi
sumber daya untuk • Cheklist data sumber daya di
produksi
melaksanakan perencanaan
produksi
• Proses produksi termonitor
3. Melakukan monitoring • Dokumen monitoring serta
improvement proses produksi
pelaksanaan proses produksi
4. Melakukan evaluasi atas
pelaksanaan proses produksi • Proses produksi terevaluasi
• Dokumen Evaluasi Proses produksi
5. Dlll.
 PENULISAN UKURAN
KEBERHASILAN :
• Kalimat di-mulai dengan output atau hasil
dari suatu tugas pokok
• Kalimat yang digunakan adalah kalimat
pasif yang cirinya adalah di-mulai dengan
kata “di” serta diikuti dengan kata kerja
(di-evaluasi, di-buat, di-susun, dll)
• Di belakang kata pasif tersebut, di-ikuti
oleh standard atau acuan dari tugas
pokok.
Contoh :
PRODUCTION MANAGER
1. Rencana produksi dibuat untuk
Rencana Produksi
masing-masing sumber-daya di
produksi

2. Sumberdaya di-siapkan sesuai Ketersediaan Sumber

Daya Produksi
dengan perencanaan.

• Proses produksi
3. Monitoring proses produksi di- termonitor
• Dokumen monitoring
didokumentasikan sesuai sop serta improvement
proses produksi

4. Evaluasi proses produksi di- • Proses produksi

dokumentasikan sesuai sop terevaluasi
• Dokumen Evaluasi
Proses produksi
 JOB SPECIFICATION

• Job specification atau spesifikasi jabatan

berisi kualifikasi dari pemegang jabatan agar
dapat tujuan dari jabatan dapat di-capai.
 ISI JOB SPECIFICATION

Isi job specification di-antaranya adalah :

• Pendidikan
• Ketrampilan
• Pengalaman
• Training yang di-persyaratkan
(*ISO 9001 : 2008)
PERFORMANCE
MANAGEMENT
 ( MANAJEMEN KINERJA )

Prof. Michael Armstrong :

Performance management can be defined as a
systematic process for improving organizational
performance by developing the performance of
individuals and teams
 HUBUNGAN KINERJA ORGANISASI & INDIVIDUAL

Results

Individual Organizational

Performance

12/4/2021 59
POSISI KPI DALAM FORMAT BSC

Objectives

Measure

Target

Initiatives
= MEASURE
 OBJECTIVE/SASARAN
• Di-awali oleh verb/kata kerja yang berarti
sebuah perbaikan
• Diawali oleh kata yang menunjukan suatu
kondisi atau keadaan yang yg positif
 CONTOH OBJECTIVE/SASARAN
• Meningkatkan kualitas pelaksanaan
training
• Menurunkan biaya proses pelaksanaan
training.
• Meningkatkan utilitisasi mesin
 KPI/MEASURE

KPI merupakan alat ukur

atau ukuran yang
digunakan untuk
mengetahui
performance/kinerja
pencapaian sasaran
 KPI/MEASURE

• Dalam 1 (satu) sasaran, dapat terdiri dari

1 (satu) atau lebih KPI.
• KPI Result, KPI yang mengukur hasil
• KPI Proses, KPI yang mengukur proses
atau aktifitas
 CONTOH KPI

• Ketepatan Pelaksanaan Training Plan, % Efektifitas

Reaction evaluation
• Jumlah Internal Trainer, %Utilisasi ruangan training.
 TARGET

• Target adalah level

kinerja pencapaian
sasaran sesuai yang di-
inginkan
• Target mengikuti KPI
• Dalam satu KPI terdiri
dari 1 (satu) Target
 CONTOH KPI & TARGET
• Ketepatan Pelaksanaan Training Plan,
Target : 95%
• %Efektifitas Reaction evaluation, Target :
95%
• Jumlah Internal Trainer, Target : 17 Orang
• %Utilisasi ruangan training, Target : 90%
• #unplanned breakdown, Target : 2 jam
per bulan
 PERFORMANCE APPRAISAL

• PERFORMANCE APPRAISAL merupakan

tahapan akhir dalam Performance
Management yang di-sebut dengan
Performance Evaluation
 ISI PERFORMANCE APPRAISAL

• Kinerja yang sudah di-sepakati

• Pencapaian kompetensi, pelatihan, dan
komponen lain
PERFORMANCE KESEPAKATAN
APPRAISAL KERJA
KOMPONEN JOB DOC. - KPI - PA
 TUGAS UTAMA, OUTPUT DAN SASARAN

• Dalam Job Desc, terdapat tugas pokok yang

merupakan aktifitas untuk mencapai tujuan
jabatan dan output yang merupakan hasil dari
tugas pokok
• Tugas pokok dan output inilah yang selaras
dengan penentuan SASARAN.
No TUGAS POKOK SASARAN (OUTPUT)
1. Membuat perencanaan produksi 1. Rencana Produksi
baik pada bahan, mesin, maupun
sdm yang digunakan.

2. Memastikan ketersediaan sumber 2. Ketersediaan Sumber daya

daya untuk melaksanakan
perencanaan produksi

3. Melakukan monitoring pelaksanaan 3. Pelaksanaan Monitoring Produksi

proses produksi

4. Melakukan evaluasi atas 4. Evaluasi Proses Produksi

pelaksanaan proses produksi
 UKURAN KEBERHASILAN & KPI

• Isi ukuran keberhasilan adalah output dan

standard pencapaian atau kualifikasi output
• Ukuran keberhasilan memberikan tuntunan
penyusunan ukuran (KPI) baik dalam KPI result
maupun proses.
 UKURAN KEBERHASILAN KPI Result KPI Proses
1. Rencana produksi 1. Rencana Produksi
dibuat untuk masing-
masing sumber-daya di
produksi

2. Sumberdaya di-siapkan 2. Ketersediaan Sumber

sesuai dengan daya
perencanaan.

3. Monitoring proses • Dokumen monitoring • Jumlah meeting

produksi di- monitoring
dikumentasikan sesuai • Jumlah usulan
sop perbaikan

4. Evaluasi proses • Dokumen Hasil Evaluasi • Jumlah meeting

produksi di- • Remomendasi evaluasi
dokumentasikan sesuai perbaikan
sop
 PENENTUAN TARGET
KPI Result Target KPI Proses Target
Rencana Produksi 100% tiap item
order.

Ketersediaan Maks. 1 minggu

Sumber daya sebelum produksi

• Dokumen Maks 2 hari setelah • Jumlah meeting Minimal 1x per-

monitoring meeting monitoring minggu
• Jumlah usulan Minimal 1x per
perbaikan minggu

• Dokumen Hasil Maks 2 hari setelah • Jumlah meeting Minimal 1x

Evaluasi meeting evaluasi perbulan
• Remomendasi Minimal 1
perbaikan remokendasi