Materi

1.
1. Konsep Pengembangan Manajemen Berdasarkan KPI
2. Jenis-jenis KPI : Process-based KPI dan Result-Based KPI
3. Metode untuk Mengidentifikasi KPI secara Tepat untuk Setiap Posisi/
Jabatan (Para Peserta akan Memperoleh free KPI Catalog untuk
Beragam Fungsi seperti SDM, Keuangan, Pemasaran, Produksi, dll.)
4. Merumuskan Definisi Setiap KPI dan Formula untuk Memperoleh/
Menghitung Data Pencapaian KPI
5. Metode untuk Memonitor dan Mengendalikan Pencapaian KPI
6. Studi Kasus dan Diskusi

Secara lebih detil, pelatihan KPI ini memiliki agenda sbb :

1. Pengertian mengenai KPI. Pembahasan mengenai apa yang dimaksud dengan

KPI dilakukan dalam tahapan ini. Dalam fase ini juga akan dibahas mengenai
posisi KPI dalam performance appraisal karyawan. Apa manfaat KPI dalam
penilaian kinerja karyawan akan diulas juga dalam tahapan ini.

2. Tahapan untuk mengidentifikasi dan menyusun KPI yang tepat dan terukur.
Dalam tahapan ini akan diberikan juga beragam contoh katalog KPI untuk
semua fungsi yang ada dalam perusahaan, baik fungsi marketing, HRD,
keuangan, IT, hingga fungsi Audit dan Legal.

3. Cara Menentukan Pengukuran KPI. Dalam tahapan ini akan dibahas mengenai
cara untuk mengukur KPI yang telah dipilih. Hal ini dilakukan untuk memastikan
bahwa setiap KPI yang dipilih dapat dilacak data pencapaiannya.

4. Cara Menentukan Target KPI. Angka penulisan target KPI bisa berbeda-beda
tergantung kenis KPI-nya : ada yang memakai angka persentase, waktu, ataupun
angka nominal. Kriteria penetapan target dan faktor apa yang harus
diperhatikan dalam penentuan target juga akan dilakukan dalam tahapan ini.

5. Cara Melakukan Perhitungan Skor KPI. Dalam fase ini akan dilakukan
pembahasan mengenai cara melakukan perhitungan Skor KPI. Akan dibahas
juga fungsi skor KPI dalam proses penilaian kinerja karyawan.
OUTLINE

HARI I

• Konsep tentang KPI & Balance Score Card-based Performance Management

• Elemen Kunci BSC dan Parameter

• Penyusunan Balance ScoreCard

• Metode Implementasi BSC

• Metode Monitoring dan Evaluasi BSC

HARI II

• Jenis-jenis KPI : Process-based KPI dan Result-based KPI

• 3 level KPI : Organisasi, Departement, Individu

• Metode untuk Mengidentifikasi KPI secara Tepat untuk Setiap Posisi/Jabatan

• Metode dan Formula untuk Memperoleh/Menghitung Data Pencapaian KPI

• Metode untuk Memonitor dan Mengendalikan Pencapaian KPI

MATERI TRAINING:

1. Analisis lingkungan bisnis

2. Analisis Portofolio Perusahaan
3. Menjembatani target organisasi dengan target individu
4. Menuangkan target kinerja perusahaan ke level divisi/departemen.
5. Metode untuk mengidentifikasi KPI dari beragam peran dalam organisasi.
6. Merancang dan menetapkan Individual Performance Scorecard berlandaskan pada
perusahaan dan departemen scorecard
7. Merancang strategi mapping dan sasaran kinerja perusahaan dengan pendekatan
balanced scorecard.
 8. Menggunakan pendekatan integrasi untuk meningkatkan kinerja perusahaan :
corporate, departemen and individual scorecard

II. MATERI PELATIHAN KPI dengan Metoda BSC

1. Konsep Performance Management System dalam organisasi dan KPI based

performance management system
2. Hubungan antara Visi, Misi dan Values Perusahaan dan KPI based performance
management system
3. Memahami bagaimana menterjemahkan Visi, Misi dan Values perusahaan kedalam
terget kerja
4. Mengidentifikasi KPI secara tepat
5. Menentukan KPI masing – masing bidang dan peserta
6. KPI for Performance Appraisal
7. KPI berbasis Balance Score Card

MATERI PELATIHAN

Berikut adalah ringkasan materi pelatihan Key Performance Indicator Juli 2021:

1. Gambaran Umum Pengukuran Kinerja Karyawan

o Tujuan pengukuran kinerja
o Jenis-jenis dan manfaat pengukuran kinerja
o Model pengukuran kinerja
2. Peran Line Managers, HRD dan Karyawan dalam Performance
Management
3. Konsep Pengukuran Produktifitas Karyawan
4. Teknik Mengumpulkan dan Menyeleksi data & Informasi Kinerja
5. Teknik Memahami Manfaat & Proses Peformance Management (planning,
monitoring, developing, rating, rewarding)
6. Teknik pengukuran aktivitas kerja dan penyelesaian tugas, serta mengenali
jenis-jenis pekerjaan.
7. Mengembangkan dan Mengkaji
o Menyusun Konsep Profil Pengembangan Karyawan untuk
Meningkatkan Kinerja
o Melengkapi Profil Pengembangan Karyawan
 8. Developing Human Resource Performance Plans/Key Performance
Indicator
o Look at the overall picture
o Determine Work Unit Accomplishment
o Determine individual accomplishment that Support Work Unit
Goals
o Convert Expected Accomplishment into Performance Elements,
Indicating Type & priority
o Determinig Work Unit & Individual Measures
o Develop Work Unit & Individual Standard
o Determine how to Monitor Performance
o Check the Performance Plans

Mengenal KPI (Key Performance Indicator)

Perusahaan
Kontrol dan evaluasi merupakan fungsi yang penting dalam manajemen untuk
memastikan rencana kerja organisasi bisa berjalan dengan baik sehingga tujuan akhir
organisasi bisa tercapai. Untuk bisa melakukan fungsi kontrol dan evaluasi dengan baik
dibutuhkan sistem manajemen kinerja yang baik. Sistem manajemen kinerja yang baik
harus bisa menggambarkan proses bisnis yang terjadi dalam organisasi secara
keseluruhan. Sistem manajemen kinerja dapat diukur menggunakan KPI (Key
Performance Indicator) supaya memiliki tolok ukur kesuksesan yang baik pula.

Baca Juga: Tingkatkan Penjualan dengan Retargeting Ads Strategy

Sistem manajemen kinerja memuat ukuran-ukuran KPI (key performance indicator) yang
merepresentasikan kinerja dari seluruhbagian organisasi dan keterkaitan yang ada antar
bagian-bagian tersebut. Banyak perusahaan yang telah memiliki sistem manajemen
kinerja namun hanya berisi ”list of KPIs” dan mengabaikan keterkaitan antar indikator.
Dalam satu dekade terakhir berkembang sistem manajemen kinerja seperti Balanced
Scorecard (BSC) yang berusaha mengakomodasi adanya keterkaitan antar indikator.
Dalam BSC, keterkaitan antar indikator hanya dinyatakan secara kualitatif. Jika
hubungan keterkaitan ini bisa dinyatakan secara kuantitatif, maka model pengukuran
kinerja bia digunakan untuk tujuan yang lebih definitif dan spesifik, misalnya upaya
perbaikan yang lebih spesifik, ataupun untuk memprediksi perilaku sistem di masa
depan.

Table of Contents
1 Pengertian KPI
1.1 Pengerian Key Performance Indicator Menurut Ahli
2 Jenis-jenis Key Performance Indicator
2.1 Key Performance Indicator Financial
2.2 Key Performance Indicator Non-Financial
3 Faktor- Faktor yang Mempengaruhi Efektifitas KPI
4 Penerapan Key Performance Indicator

Pengertian KPI
KPI (Key Performance Indicator) adalah alat ukur yang menggambarkan efektivitas
perusahaan dalam mencapai tujuan bisnisnya. Perusahaan menggunakan KPI untuk
mengukur kesuksesan pencapaian target mereka. Adapun beberapa karakteristik dari
KPI yaitu :

 Ukuran Non-Financial
 Ukuran yang sering digunakan (Regular measurements)
 Ukuran yang diketahui oleh manajemen
 Semua orang yang ada di dalam suatu organisasi telah mengerti dan memahami
KPI
 Tanggung jawab kepada individu dan tim
 Memiliki efek yang sangat signifikan
 Memiliki efek yang positif

Key performance indicator diukur dalam periode harian, mingguan dan bulanan. KPI
yang baik merupakan suatu hal yang penting dan terus menerus mendapat perhatian
dari manajemen. Ketika seseorang menyimpang dari KPI, pihak manajemen dapat
mengambil suatu keputusan dan memanggil orang yang bertanggung jawab.
Pengerian Key Performance Indicator Menurut Ahli

 Menurut Iveta (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah ukuran yang
bersifat kuantitatif dan bertahap bagi perusahaan serta memiliki berbagai perspektif
dan berbasiskan data konkret, dan menjadi titik awal penentuan tujuan dan
penyusunan strategi organisasi.
 Menurut Warren (2011), Key Performance Indicator (KPI) merupakan sebuah
pengukuran yang menilai bagaimana sebuah organisasi mengeksekusi visi
strategisnya. Visi strategis yang dimaksud merujuk kepada bagaimana strategi
organisasi secara interaktif terintegrasi dalam strategi organisasi secara
menyeluruh.
 Menurut Parmenter (2007), mendefinisikan Key Performance Indicator (KPI)
sebagai yang paling kritikal untuk kesuksesan organisasi pada kondisi sekarang dan
di masa datang.
 Menurut Banerjee dan Buoti (2012), Key Performance Indicator (KPI) adalah
ukuran berskala dan kuantitatif yang digunakan untuk mengevaluasi kinerja
organisasi dalam tujuan mencapai target organisasi. KPI juga digunakan untuk
menentukan objektif yang terukur, melihat tren, dan mendukung pengambilan
keputusan.

Jenis-jenis Key Performance Indicator

Pada dasarnya, Indikator Kinerja Utama atau KPI dapat dibedakan menjadi dua jenis
yaitu KPI Financial dan KPI Non-Financial.

Key Performance Indicator Financial

KPI Financial adalah indikator kinerja utama yang berkaitan dengan keuangan. Contoh
KPI Finansial ini diantaranya adalah sebagai berikut :

 KPI Laba Kotor (Gross Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa
dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan (HPP).
 KPI Laba Bersih (Net Profit), yaitu KPI yang mengukur jumlah uang yang tersisa
dari pendapatan setelah dikurangi Harga Pokok Penjualan dan biaya-biaya bisnis
lainnya seperti biaya bunga dan pajak.
 KPI Marjin Laba Kotor (Gross Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai
persentase yang diperoleh dengan membagi Laba Kotor dengan Pendapatan.
 KPI Marjin Laba Bersih (Net Profit Margin), yaitu KPI yang mengukur nilai
persentase yang diperoleh dengan membagi laba bersih berdasarkan
pendapatannya.
 KPI Rasio Lancar (Current Ratio), yaitu KPI yang mengukur kinerja keuangan
neraca likuiditas dengan membagikan aktiva lancar (current assets) dengan
Kewajiban lancar (current liabilities).
Indikator ini memperkirakan seberapa baik suatu bisnis akan bertahan apabila
mengalami penurunan secara tiba-tiba.

Key Performance Indicator Non-Financial

KPI Non-Financial adalah KPI yang tidak secara langsung mempengaruhi keuangan
suatu perusahaan. Beberapa contoh KPI Non-Finansial yang dimaksud tersebut
diantaranya seperti :

 Perputaran Tenaga Kerja (Manpower Turnover)

 Matriks Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction metrics)
 Rasio Pelanggan Berulang terhadap Pelanggan Baru (Repeat Customer to New
Customer Ratio)
 Pangsa Pasar (Market Share)

Faktor- Faktor yang Mempengaruhi Efektifitas KPI

KPI hanya akan berguna jika ada tindak lanjut atas KPI itu sendiri, sering kali perusahaan
mengadopsi KPI yang populer digunakan dalam suatu industri. Namun setelah itu
bertanya-tanya mengapa KPI tersebut tidak merefleksikan kinerja perusahaan. Dalam
mengembangkan strategi untuk menyusun KPI, tim Anda harus mulai dari melihat apa
tujuan organisasi Anda, bagaimana Anda berencana untuk mencapainya dan siapa yang
dapat mengambil tindakan berdasarkan informasi ini. Hal ini seharusnya merupakan
proses berulang yang melibatkan masukan dari analysts, kepala bagian dan para
manager. Setelah itu Anda akan mendapatkan pengertian yang lebih baik mengenai
bagaimana KPI mengukur proses bisnis perusahaan Anda dan siapa yang dapat
menindaklanjuti proses bisnis tersebut.

Salah satu cara membuat KPI yang relevan adalah dengan kriteria SMART. Kata ini
adalah singkatan dari specific, measurable, attainable, relevant, time-bound. Untuk
penjelasan mengenai hal-hal tersebut, sebagai berikut.

 Apakah tujuan perusahaan spesifik.

 Bisakah Anda mengukur pencapaian tujuan tersebut.
 Apakah tujuannya dapat dicapai.
 Apakah tujuan tersebut berkaitan dengan perusahaan.
 Berapa lama jangka waktu untuk mencapai tujuan tersebut.

Penerapan Key Performance Indicator

Terdapat 4 kriteria dasar yang harus dipenuhi sebelum suatu organisasi dapat
menyatakan bahwa mereka telah mengimplementasikan KPI ke dalam aktivitas
operasional. Kriteria tersebut adalah :

 Kolaborasi antara karyawan, tim, supplier dan pelanggan

 Desentralisasi dari level manajemen sampai level operasional
 Integrasi atau keterkaitan antara ukuran, laporan dan tindakan
 Hubungan KPI dan strategi

Untuk mengimplementasikan KPI, membutuhkan suatu proses sistem yang saling

terkait, baik itu dari lingkungan organisasi sendiri seperti karyawan, manajer, pemegang
saham dan dari pihak-pihak luar seperti pelanggan dan supplier. Begitu juga laporan
yang harus tepat waktu, efisien, dan fokus terhadap peningkatan pengambilan
keputusan. Ketika mengimplementasikan KPI, hal yang penting adalah mendefinisikan
hasil/tujuan dari masing-masing KPI. Dalam mengimplementasikan KPI Terdapat suatu
metode untuk merencanakan suatu tujuan yang menggabungkan beberapa kriteria yang
disebut SMART (Specific, Measurable, Achievable, Realistic dan Time Sensitive).

Berikut penjelasan SMART :

 Specific – Tujuan atau hasil haruslah jelas dan spesifik, tujuan atau hasil yang
melebar sangat tidak diharapkan. Ketika tujuan atau hasil jelas dan spesifik, sangat
mudah diketahui kapan tujuan / hasil tersebut telah dicapai.
 Measurable – Tujuan atau hasil harus dapat diukur, baik itu secara kualitas atau
pun kuantitas. Hal ini dapat ditempatkan dalam hubungannya dengan performa
standar atau harapan dari suatu performa.
 Achievable – Dapat dicapai, tetapi harus diformulasikan sebagai suatu tantangan
dan dengan demikian akan menginspirasi organisasi untuk mencapai hasil atau
tujuan.
 Realistic – menciptakan suatu ide yang merupakan hasil atau tujuan haruslah
tercapai, tetapi harus juga realistis dan berorientasi hasil.
 Time Sensitive – setiap hasil atau tujuan memiliki batasan waktu kapan tujuan
atau hasil tersebut dapat dicapai. Fakta bahwa tujuan atau hasil merupakan sesuatu
yang membutuhkan batasan waktu akan membuat suatu kemudahan dalam
mengukur suatu peningkatan suatu tujuan atau hasil berikutnya.

Baca Juga: Pentingnya Strategi Marketing Omnichannel untuk Bisnis Ritel

Mengembangkan KPI memerlukan waktu dan sumber daya perusahaan. Key

Performance Indicator  yang diukur adalah Indikator yang sesuai dengan kebutuhan
perusahaan dengan mempertimbangkan strategi dan tujuan jangka pendek perusahaan.
Misalnya, apabila penjualan perusahaan kita meningkat dengan memuaskan tetapi
profitabilitas perusahaan tidak cukup untuk menyediakan dana untuk pertumbuhan
bisnis, maka KPI yang hampir pasti untuk perusahaan kita adalah KPI Marjin Laba Bersih
dan Marjin Laba Kotor. Hal ini bisa juga dilihat dari akuntansi perusahaan dagang yang
tercatat pada perusahaan. Disatu sisi, jika profitabilitas sesuai dengan harapan, namun
pertumbuhannya tidak secepat yang diharapkan maka kita dapat mempertimbangkan
beberapa KPI non-finansial seperti KPI perputaran tenaga kerja, KPI kepuasan pelanggan
ataupun rasio pelanggan berulang terhadap pelanggan baru.