Nova Listiana

25010113130396
AKK 2016

Perencanaan Kerja Organisasi dan Divisi

Perencanaan kinerja yaitu proses manajemen organisasi dan karyawan di

bawahnya agar bekerja sama merencanakan apa yang akan dilaksanakan, bagaimana
cara mengukur kinerja dari aktivitas tersebut, mengetahui kendala dan
penyelesaiannya, serta memahami bersama aktivitas tersebut. Dalam perencanaan
kinerja harus dilakukan kajian terlebih dahulu agar rencana kerja yang dihasilkan
mewakili konsep dari semua pihak dalam organisasi tersebut. Dalam perencanaan
kinerja terdapat beberapa masalah yang sering dijumpai yaitu desakan dan tekanan
pemegang saham dalam memenuhi target organisasi, menimbulkan potensi fraud
(kecurangan yang disengaja) jika rencana kerja tidak realistis dan terlalu berat untuk
dicapai.

1. Penetapan KPI Organisasi

Dalam proses perencanaan kinerja dan penetapan KPI organisasi, manajemen

melakukan diskusi dengan pemegang saham, setelah menghasilkan
kesepakatan KPI kemudian hasilnya diresmikan sebagai Kontrak Manajemen.
Dalam proses penetapan KPI juga dibentuk KPI Pembatas. Selanjutnya
diadakan diskusi untuk membuat petunjuk teknis masing-masing KPI dan
pembobotan KPI untuk menentukan prioritas dalam pencapaian kinerja.
Kemudian dilakukan penetapan target Base dan Stretch kemudian ditentukan
frekuensi pemantauannya.

2. Kontrak Manajemen

Seperti penjelasan diatas setelah penetapan KPI hasilnya akan diformalkan

dalam Kontrak Manajemen, biasanya dalam level organisasi disebut Statement
of Corporate Intent. Dokumen tersebut berisis janji manajemen puncak
organisasi untuk memenuhi segala target KPI yang telah disepakati dengan
pemegang saham.

3. Cascanding dan Penetapan KPI Divisi

Setelah kontak manajemen disetuji tahap selanjutnya adalah cascanding KPI

yaitu pembahasan mengenai taget base dan stretch, pembobotan serta petunjuk
teknis, kemudian dibagi menjadi KPI masing-masing divisi. KPI Divisi berisi
hal-hal operasional yang menjadi pekerjaan divisi yang bersangkutan. Lalu
dokumen yang berisi hal-hal diatas ditandatangani pimpinan divisi dan
manajer puncak yang disebut dengan “kontrak manajemen”
Pemantauan dan Evaluasi Pencapaiana KPI Organisasi dan KPI Divisi

 Merupakan metode dan proses penilaian hasil pencapaian organisasi sesuai

dengan target KPI yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan dari evaluasi sendiri
antara lain menjamin pencapaian sasaran dan tujuan organisasi, mengidentifikasi
kelemahan, mengetahui beban kerja terhadap divisi sesuai atau tidak, menentukan
pencegahan untuk meghindari kesalahan.

Pemantauan KPI Organisasi dilakukan secara periodik, bisa sebulan sekali

(bulanan), triwulan atau tiga bulan sekali, semesteran atau enam bulan sekali dan
tahunan tiap akhir periode KPI. Informasi pencapaian KPI dapat diperoleh dari
sumber laporan keuangan, laporan kinerja dan survey kepuasan pelanggan maupun
karyawan. Pencapaian tersebut diukur dengan persentase pencapaian terhadap target.
Status pencapaian bisa ditampilkan dengan Traffic Light System atau sistem skor.

Hasil evaluasi kinerja disampaikan kepada semua pemangku kepentingan, agar

pimpinan divisi dan karyawan dalam divisi tersebut mengatahui pencapaian kinerja
dan mengetahui kelemahan dan hambatan yang dihadapi. Jika kinerja divisi dinilai
kurang baik perlu dilakukan analisis dan membuat rencana perbaikan. Ada beberapa
masalah yang sering ditemukan dalam proses pemantauan dan evaluasi kinerja baik
dalam permasalahan internal (keterbatasan sdm, manajemen kurang efektif, gaya
kepemimpinan yang salah), permasalahan ekternal (situasi masyarakat, persaingan
bisnis yang semakin ketat, kebijakan pemegang saham, dll) dan kelemahan individu.

1. Dialog Kinerja. Merupakan forum diskusi antara atasan dan bawahan

mengenai pencapaian dan masalah kinerja dengan tujuan membantu
manajer divisi untuk mengidentifikasi masalah kinerja, membantu
karyawan yang berkinerja rendah agar meningkatkan kinerjanya. Hasil
yang diharapkan adalah penanggungjawab memperoleh aksi lanjut untuk
memastikan tercapainya kinerja sasaran yang telah ditetapkan.
2. Upaya Tindak Lanjut. Penyelesaian masalah dalam upaya pencapaian
sasaran kinerja. Beberapa yang dapat dilakukan : melakukan perubahan
mendasar (merevisi misi dan tujuan), perbaikan manajemen,
penyempurnaan sistem tata kerja, evaluasi kinerja. Upaya tindak lanjut
sebaiknya menggunakan prinsip 5W+1H (masalah apa yang dihadapi?
Penyebab masalah? Dilingkup bisnis mana masalah terjadi? Kapan
masalah tersebut terjadi? Siapa penanggungjawabnya? Bagaimana upaya
tindak lanjutnya?)
3. Dashboard Kinerja. KPI dapat diibaratkan sebagai dashboard bisnis bagi
manajemen organisasi yang menginformasikan keadaan atau status
realisasi strategi seperti pendapatan, profit, kepuasan pelanggan, dsb.
4. Perubahan KPI pada Periode Berjalan. Selain karena strategi
organisasi, ketersediaan informasi juga menjadi faktor pemicu perubahan
 KPI. Perubahan ini dilakukan secara berkala dan disarankan tidak
melakukan perubahan lebih cept dari 6 bulan setelah KPI diberlakukan.
5. Evaluasi Rencana Kinerja. Bertujuan untuk melihat bagaimana rencana
kinerja dijalankan dan apakah rencana tersebut masih relevan dengan
strategi dan tujuan organisasi.
6. Membandingkan Pencapaian Kinerja Antar-Organisasi. Merupakan
salah satu aktivitas benchmarking. Diskusi antara manajemen kedua
organisasi memastikan kedua organisasi menggunakan pengukuran kinerja
yang sama.

Pengelolaan Sistem Manajemen Kinerja Organisasi

Manajemen organisasi akan menunjuk satu unit kerja untuk membantu

manajemen dalam mengelola Sistem Manajemen Kinerja. Lingkup aktivitasnyaunit
kerja atau tim evaluasi adalah :

a. Proses penyusunan KPI beserta pembobotan dan penetapan target

b. Cascanding organisasi menjadi KPI divisi
c. Mengelola proses pengumpulan data untuk pemantauan pencapaian
d. Mengatur jadwal antara manajemen puncak dengan pimpinan divisi pada
saat penentuan pembobotan target KPI
e. Mengatur jadwal dialog kinerja
f. Melakukan sosialisasi implementasi sitem manajemen kinerja
g. Mengawasi implementasi dan melaporkan apabila tidak berjalan secara
efektif.