Pengantar Astra Management System

Strategic Management

Ir. MS Eko Bhakti BU, MNLP, CHt

Tujuan
Pada akhir sesi ini, mahasiswa dapat menjelaskan tentang:
Definisi dan Tujuan Strategic Management
Bagaimana cara bekerjanya penjabaran PM-AM
Karakteristik setiap elemen dalam Strategic Management

Garis Besar Modul

Definisi dan Tujuan Strategic Management

Model Strategic Management

Penjabaran Kebijakan

Karakteristik Elemen dalam Strategic Management

Definisi Strategic Management

Seperangkat keputusan dan tindakan yang menghasilkan perumusan
aktifitas pelaksanaan dari rencana yang telah dibuat, untuk mencapai
tujuan perusahaan (Pearce & Robinson).
Kumpulan keputusan manajerial yang mengaitkan organisasi dengan
lingkungannya, mengarahkan kegiatan internal dan menentukan kinerja
jangka panjang organisasi (Michel J Stall,David W Grigsby)

Definisi Astra Strategic Management

Seperangkat keputusan dan tindakan yang bersifat kualitatif dan

kuantitatif, yang berlaku untuk seluruh manajemen bisnis Astra,
dalam rangka pengembangan, pemeliharaan dan peningkatan
kualitas secara dinamis dan fleksibel, dengan melibatkan seluruh
karyawan organisasi, baik vertikal maupun horisontal (cross
function), agar tercapai kepuasan pelanggan, profitabilitas dan
kepuasan stakeholder secara keseluruhan.

Seperangkat Keputusan
Metodologi kualitatif dan kuantitatif
Pengembangan, Pemeliharaan dan Peningkatan Kualitas
Dinamis dan Fleksibel

Melibatkan setiap orang

Vertical dan Horizontal Organization
Customer Delighted

Tujuan Strategic Management

Mengelola rencana-rencana strategis dan taktis yang dibuat untuk dilaksanakan
diseluruh tingkatan manajemen dengan baik dan benar.
Menyelaraskan kebijakan dan tindakan yang strategis diseluruh tingkatan
manajemen untuk mencapai tujuan bersama.
Melaksanakan proses manajemen strategi yang sistematis dengan konsisten.
Menyediakan prinsip-prinsip sistem manajemen yang dapat mengukur tingkat
keberhasilan baik yang sudah berlalu, operational yang sedang berjalan, maupun
yang akan datang.
Menyediakan prinsip-prinsip sistem manjemen yang bisa mengukur dan
membedakan keberhasilan sisi finansial dan sisi operasional.

Ruang Lingkup Management

PROCESS

Managing
JOB / BUSINESS

Managing
PEOPLE

Vision / Biz. Strategy

Alignment /
Deployment

PM /
AM

People Strategy

P
D
C
A
Man-Management

RESULT

Operational

Innovation - Improvements
Efficiency - Productivity
Customer Satisfaction
Business Results

Q
Q

Employee Satisfaction
Competence Development
Team work / Human Relation

Model Astra Strategic Management

ENABLERS

5 Langkah Model Astra Strategic Management

5 Langkah Model Astra Strategic Management

Arti penting Keselarasan dan Penjabaran

Vision

Values

Strategy

Process

System
Control

Structure

Operational
Excellent

Values

Strategy

Process

System
Control

Structure

Confuse

Strategy

Process

System
Control

Structure

Frustration

Process

System
Control

Structure

Wrong Start

System
Control

Structure

In-efficient

Structure

Wrong way

Vision

Vision

Values

Vision

Values

Strategy

Vision

Values

Strategy

Process

Vision

Values

Strategy

Process

NOT AVAILABLE / NOT CLEAR

System
Control

Crowded

Proses Penjabaran Kebijakan

Diagram Alir Strategic Management

JK
PJG
5 Th

Goal &
Strategy

JK
PDK
1 Th

Pengembanga
n

Perumusan

LANGKAH

CORPORATE LEVEL
(Holding Coy /
Group)
AIM
MISI/VISI
Business
Portfolio
President Letter
/ CLA

BUSINESS
LEVEL
(Company)
Vision i/Mission
WBAWI
5 Year Policy
IKSF/CKSF
Winning
Concept
1 Year
Transform
Policy

OPERATION
LEVEL
(Division)

1. Customer

Pelaksanaan

SUB
PROCESS
(Section / Staff)

1 Year
Strategic
Policy
Activity
Plan

Rencana
Aktivitas
Key
Performance
Indicator

PROCESS
LEVEL
(Dept / branches )

Activity Plan

Establish Control: KPI Perspectives:

2. Financial
3. Internal Process
Growth

Pelaksanaan Rencana Strategis

4. Learning &

Pelaksanaan Rencana Taktis dan

Pemeriksaan Rutin

Membandingkan Sasaran dengan hasil dan melakukan perbaikan

C

Pemeriksaan /
Review perbaikan

Review Periodic Business Unit /

Holding
Review Periodic Intern Company
Review Periodic Intern Divisi
Internal Review Departemen / Cabang

Tindakan
mengintegrasi dan
Standarisasi

Strategic Direction
rencana
berikutnya

Strategic
Formulation
rencana berikutnya

Opr.Formulation
rencana
berikutnya

Process Formulation
rencana berikutnya

Tujuan Penjabaran
Menyelaraskan seluruh karyawan ke dalam tujuan yang sama
Menyelaraskan seluruh tugas dan tanggung jawab
Mempercepat atau secara efektif membawa tujuan dan aktifitas
perusahaan selaras dengan perubahan lingkungan dan sosial
yang sangat cepat

Fokus Organisasi

Filosofi PDCA

Policy Management

Policy Management (Goal & Strategy)

POLICY MANAGEMENT
Pengelolaan kebijakan untuk menunjang
keefektifan suatu perusahaan dalam mencapai
visi / tujuan dengan pemanfaatan sumber daya
secara optimal
AIM
WHAT BUSINESS ARE WE IN (WBAWI)
MISSION
VISION
KEY SUCCESS FACTORS
WINNING CONCEPT
5 YEAR POLICY
1 YEAR POLICY ( Annual Business Plan )

Karakteristik AIM & WBAWI

AIM
Merupakan cita-cita yang ingin dicapai perusahaan dalam area bisnisnya. Di dalamnya
mengandung idealisme sebagai acuan tujuan bersama. AIM yang baik mampu memberi arah
dan menumbuhkan semangat seluruh karyawan.
Berisi antara lain: Basic Beliefs, Nilai-nilai, Aspirasi and Filosofi.
Contoh: Astra International : Prosper with the Nation.

BUSINESS PORTFOLIO/WBAWI
pernyataan singkat tentang bisnis yang sedang / akan dijalankan.
Pernyataan ini berfungsi bagi semua jajaran manajemen untuk mengkonsentrasikan sumber daya
yang tersedia ke dalam lingkup bisnis yang telah ditentukan.
Contoh:
WBAWI Heavy Equipment Company
Industrial equipment for material handling and attachment, heavy transport and component.
WBAWI Motor Cycle Company
We are an automotive industry, specializing in motor cycles and its related engineering
industry .

Karakteristik Misi
Pernyataan misi yang menyebutkan alasan mengapa perusahaan tersebut ada.
Misi merupakan kaidah dasar dalam menjalankan bisnis yang didalamnya mengandung unsur
keyakinan ,nilai-nilai dan kekuatan identitas perusahaan dalam pemenuhan kebutuhan seluruh
stakeholder.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam merumuskan pernyataan misi adalah
- Bisnis apa yang sedang ditekuni?
- Core Competency apa saja yang dimiliki?
- Siapakah yang ditargetkan menjadi pelanggan?
- Nilai tambah apa yang akan diberikan kepada pelanggan ?

Contoh Pernyataan Misi

Ford Motor Company
What Business Are We In : Automotive and Automotive-related products and services
as well as in newer industry, such as aerospace, communication
and financial services
Mission: To improve continually our product and services to meet our customers needs,
allowing us to prosper as a business and to provide a reasonable return for our
stockholders, the owners of our business.

Karakteristik Visi
VISI
Pernyataan umum tentang arah yang harus dilihat dan tujuan yang harus ditempuh di masa
yang akan dalam kurun waktu tertentu (biasanya 5 10 tahun).

Visi yang baik memenuhi kriteria sebagai berikut:

Berupa pernyataan yang jelas tegas mengenai apa dan yang mungkin dicapai (achievable)
Dapat menjadi acuan sasaran perusahaan
Sesuatu yang memberi semangat dan membanggakan
Menggambarkan benefit yang akan diperoleh stakeholder jika Visi tersebut tercapai
Visi dilengkapi dengan
- Objective: Kriteria penghasilan yang jelas dan terukur
- Strategy: Tindakan yang dilakukan untuk mencapai Objective yang ditetapkan

Karakteristik Objective
Clearness

Punctuality

Time

Specific
Measurable

Qa
Qb

Achievement Motive Orientation

Attainable
Realistic
Time phased

For the establishment of objectives to have value as management tool,

they must be STATED in QUANTIFIABLE or MEASURABLE
terms and specify a DEADLINE for ACHIEVEMENT !

Karakteristik Objective
CONTOH PERNYATAAN OBJECTIVES :

TIDAK TERUKUR
Tingkatkan Penjualan
tahun ini
T

Tekan Pemborosan
yang tidak perlu

TERUKUR
Qa. Tingkatkan Sales Valume produk x
Qb Sebesar 10 % dari tahun lalu
Untuk periode yang sama tahun 1997

- CRP 20 % dari tahun 2013 tercapai 1 Juli 2014

- Produktivitas 2 mh / unit sejak 1 Juli 2014
- Jadikan stock 2 hari proses sejak 20 Juli 2014

Karakteristik IKSF & CKSF

INDUSTRY KEY SUCCESS FACTORS

COMPANY KEY SUCCESS FACTORS

Faktor kunci penentu keberhasilan

manajemen operasional suatu jenis
industri yang merupakan hasil perumusan
dari analisa industri dan analisa pasar.

Faktor kunci penentu keberhasilan

manajemen operasional esensial/prioritas,
diambil dari IKSF yang disesuaikan
dengan visi dan kemampuan perusahaan.

Key Success Factors antara lain mencakup:

Specific skill and talent
Competitive capability
Something a firm must do to satisfy customers

Contoh IKSF & CKSF

Industry Key Success Factors
Automotive Industry

Company Key Success Factors

Ford Motor Company

Excellent Principal Relation

Strong Financial Support

Technology Automotive Competence

Continuous Innovation & Spend on R & D

Channel of Distribution

Product Reliability (QCD)

Strong Financial Support

Product Reliability ( QCD)
Continuous Innovation & spend on R&D
Competitive Regulation
Customer Satisfaction

Karakteristik Winning Concept

WINNING CONCEPT
Merupakan strategi unik yang menjadi rahasia keunggulan perusahaan.
Elemen-elemen Winning Concept:
Keunikan produk/jasa bagi pelanggan (Unique offer to customer)
Keunikan kompetensi dan proses (Unique competence dan process)
Loyalitas pelanggan (Customer loyalty base)
Dominasi pasar (Market dominance)
Keunikan bidang bisnis (Specific Business)

Elemen-elemen penting dalam Strategi Bisnis

Industry Assessment
(External Analysis)

Radar Chart

Environmental
Scanning
PEST
Idst. Structure
Analysis
5 Forces

Competitor
Analysis

Company Assessment
(Internal Analysis)

IKSF
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
100 %

Survey

ABC
1 2 3

Customer
Profiling

Segmentasi

Value Chain
7S Mc Kinsey
SW(OT)
Competitive

Benchmarking

CKSF
1.
2.
3.
4.
.
75 %

Strategy
Winning
Concept

Core
Competence
Business
Transform.

Coy Level

Strategic
Improvement

Division Level

IKSF,CKSF & Winning Concept (1)

A Case: Automotive Industry
PRODUCT

Where is our position ..?

TECHNOLOGY
PROCESS

F
S
K
C

r
it to
pe
om
C

IKSF TODAY

F
S
K
C

om
C

y
n
pa

CUSTOMER BASE

DISTRIBUTION
CHANNEL

IKSF,CKSF & Winning Concept (2)

A Case: Automotive Industry

TECHNOLOGY/
PROCESS

Unique Offer
Winning Concept

F
S
K
C

PRODUCT

om
C

IKSF TODAY +
WINNING CONCEPT

r
it to
pe

+
y
n pt
a
p ce
m
o on
C C
F
g
S
n
i
K
C inn
W

CUSTOMER BASE

DISTRIBUTION
CHANNEL

IKSF,CKSF & Winning Concept (3)

A Case: Automotive Industry

PRODUCT

C
KS

om

pe

tit
o

IKSF TOMORROW

DISTRIBUTION
CHANNEL

TECHNOLOGY
PROCESS

CKSF Company +
Winning Concept

CUSTOMER BASE

IKSF,CKSF & Winning Concept (4)

A Case: Automotive Industry

PRODUCT

CK

SF

Co

pe
t

i to

Strategic Improvement
Opportunity

DISTRIBUTION
CHANNEL

TECHNOLOGY
PROCESS

Transformation &
Strategic Activity
CKSF Company +
Winning Concept

CUSTOMER BASE

Transformation
Business Potential

Karakteristik 5 Year Policy

5 YEAR POLICY
Merupakan pengarahan yang tegas tentang business transformation
perusahaan yang akan dicapai dalam jangka waktu 5 tahun mendatang.
Mencakup:
GuidelinesBersifat Kualitatif
Objectives-- Bersifat Kuantitatif
Strategic measuresTindakan stratejik dan terukur untuk mencapai
5objective
Year Policy-Business Level memfokuskan pada aktivitas Business
Transformation:
Memastikan pencapaian Long Term Viability
Pertumbuhan bisnis dan market: market share, organisasi, kapitalisasi pasar dll
Bottom line/Profit: fokus pada kepentingan stakeholder
(Return on Investment & Equity dll)

Karakteristik 1 Year Policy

1 YEAR POLICY
Merupakan pengarahan yang tegas tentang tahap sasaran yang akan dicapai dalam
waktu 1 tahun.
Mencakup:
GuidelinesBersifat Kualitatif
Objectives-- Bersifat Kuantitatif
Priority measuresPrioritas tindakan dan terukur pada tahun berjalan untuk mencapai
objective

1 Year Policy Business Level memfokuskan pada Aktivitas Business

Transformation.
1 Year Policy Operation Level memfokuskan pada Aktivitas Strategic
Improvement

Aktivitas Business
Transformation
SAAT INI

5-10 TAHUN KEDEPAN

Siapa pelanggan yang akan anda layani

pada masa depan
Bagaimana cara distribusi Anda saat iniAkan bagaimanakah distribusi anda di
masa depan
Siapa yang akan menjadi
Siapa competitor Anda hari ini
competitor anda dimasa depan
Apakah basis competitive advantage Anda
Apakah yang akan menjadi competitive
hari ini (core process, teknologi, dll.) advantage anda dimasa depan
Dari mana profit yang Anda peroleh pada
Dari mana profit yang akan anda peroleh
saat ini
di masa datang
Kemampuan apa yang membuat Anda unik
Kemampuan apa yang akan tetap
saat ini
membuat anda unik di masa datang
Produk akhir apa yang menjadi bisnis Produk akhir apa yang akan
Anda hari ini
menjadi core product di masa
datang
Siapa pelanggan Anda hari ini

Aktivitas Strategic
Improvement
SAAT INI
Siapa pelanggan Anda hari ini
dibandingkan competitor
Bagaimana cara distribusi Anda
saat ini , bagaimana cara distribusi
Siapa
competitor Anda hari ini
dari
competitor

WAKTU DEKAT

Siapa pelanggan yang akan Anda layani

pada waktu dekat, bagaimana competitor
Akan bagaimanakah distribusi
Anda & competitor dalam waktu
Siapa
yang akan menjadi
dekat ini
competitor dalam waktu dekat
Apakah basis competitive advantage Anda
Apakah yang akan menjadi competitive
hari ini (core process, teknologi,
advantage Anda di waktu dekat
dll.) dan bagaimana competitor
dan bagaimana competitor
Dari mana profit yang Anda peroleh pada
Dari mana profit yang akan Anda peroleh
saat ini, bagaimana dengan competitordi waktu dekat dan bagaimana competitor
Kemampuan apa yang membuat AndaKemampuan
unik
apa yang akan tetap
saat ini, apa yang unik dari competitor membuat Anda unik di waktu dekat
Produk akhir apa yang menjadi bisnis Produk akhir apa yang akan
Anda hari ini, bagaimana dgn competitor
menjadi core product di waktu
dekat

ACTIVITY MANAGEMENT
(AM)

Activity Management
ACTIVITY MANAGEMENT
(PROCESS)
Rangkaian proses dalam upaya
menjabarkan policy menjadi
perumusan tindakan
operasional
ACTIVITY PLAN
TABLE OF DUTIES
PROJECT IMPROVEMENT
Six Sigma Quality Project
QC Management
SS Management

ACTIVITY
PLAN

TABLE OF
DUTIES

Tindakan perbaikan dan peningkatan yang dilakuan di level

department/Section/Individual dalam rangka untuk mencapai
Objective Divisi.
Mencakup:
Objective/Guidelines
Program/Activity
Deliverables Result / Con-Check Point
Target
PIC
Pekerjaan rutin yang dilakukan di level
department/Section/Individual dalam rangka untuk mencapai
Objective Divisi.
Mencakup:
Objective/Guidelines
Key Task
Deliverables Result / Con-Check Point
Target
PIC

AMS Quality Project

Vision Mission
Development

P
L
A
N
N
I
N
G

Business Transformation
Project

Strategic Improvement
Project

Strategic Improvement
Project

Process Improvement/Process Improvement/ Process Improvement/

Problem Solving
Problem Solving
Problem Solving
Project
Project
Project

Suggestion
System

Suggestion
System

Suggestion
System

Suggestion
System

From Top Management to Shopfloors level participate in managing jobs

in terms of planning, actuating, reviewing, counseling and coaching

R
E
V
I
E
W
I
N
G

Diagram Alir Kertas Kerja

AIM
MISI/VISI

Business PortfolioCorporate
Formulation
- Portfolio Analysis

WBAWI
MISI/VISI

President Letter/
CLA
Macro Assumption

Association Chart

5 Year Objectives

Executive
Summary

Strategic Formulation
- Industrial Analysis
- Critical Market Voice -

5 Year
Transformation
Policy
-

1 Year
Transformation
Policy

Business Level
(Company)

IKSF / CKSF
Winning Concept

Pica

Association Chart

1 Year Strategic
Policy

Operational Formulation
- Operation Analysis
- Critical Cust. Voice

Pica

Activity Plan/
Table of Duties

Process Formulation
- Process Analysis
- CTQ Voice

Operation Level
(Division)

Process Level
(Department/branch)

Association Chart

Activity Plan/
Table of Duties

Corporate Level
(Business Group)

Pica

Pica

Sub Process
(Section / Staff)

CONTROL

Definisi Key Performance

Indicator
Key performance indicator adalah
Seperangkat sistem pengukuran keberhasilan yang merupakan suatu
sinyal yang sangat vital bagi suatu organisasi .
Keuntungan dari penerapan KPI sebagai ukuran performance
adalah :
Memuaskan Pelangan
Monitoring suatu progres
Benchmarking Process dan Activity
Driving Change

Model Penetapan KPI

GOAL & STRATEGY

Drivers

ENABLERS
Business
Process
Critical
Process
KPI
Cascading
KPI
Perspectives

OPERATIONAL
EXCELLENCE

Horizontal Process
Critical Process of Units
Harvest KPI
KPI Stratification vs Structure
KPI Matrix
(Structure & Perspective)

KPI Cascading
Level

Business Level
(Company)

Operation Level
(Division )

Process Level
(Department)

Business Process

Key Performance Indicators

PROCESS
CTL.
SYSTEM

PROCESS
CTL.
SYSTEM

Y=f(x1,x2,x3)

X1

X2

X3

X1 = f(Z1,Z2,Z3)

Z1

Z2

Z3

Kerangka kerja KPI

Contoh
Finance

ROCE
Customer
Loyalty

Customer

Internal
Process
Learning
Growth

On time
Delivery
Process
Quality

Process
Cycle Time
Employee
Skill

Contoh Kasus :
Level
Business Level
(Company)

Yesterday
Financial

NIAT

Struktur KPI

Today
Customer

CSI

Tomorrow

Internal Process

Del

Learning & Growth

ESI

Operation Level
(Division )
Financial Cost
Operating Margin

Cust Survey

Engineering LT

Parts Avail

Production LT

Part Lead Time Var

Fast Moving Stock
Correctness Stock

MH achievement
Stock Accuracy
Vendor Quality

Training Ratio
Motivation

Process Level
(Department)
GP variance
Selling Exp Var
Opex Variance

Voluntary Turn Over

Involvement QCC/SS/Sigma
Absenteeism ratio

Definisi dan Tujuan Diagnosis

Diagnosis
Evaluasi periodik oleh Top Management, untuk melihat
kesinambungan antara Policy Management dan Activity
Management, termasuk implementasinya.
Manfaat Diagnosis
Memastikan pelaksanaan Company Policy di setiap tingkatan
manajemen, secara berkesinambungan
Membangun kelancaran komunikasi
Memonitor pelaksanaan Policy

Definisi Review
Review
Evaluasi periodik untuk memeriksa hasil kegiatan, analisa penyimpangan,
serta untuk merevisi (corrective /adjustment) rencana kerja yang sudah
dibuat.
Materi Review antara lain meliputi :
Activity Plan
PICA (Problem Identification and Correcitve Action)
Achievement Report (KPI)
Progress Report & Management Graph

Definisi Calendar of Events

Calendar of Events (COE)
Jadwal yang mengatur seluruh aktivitas yang dilakukan perusahaan,
terutama yang berkaitan dengan berjalannya perputaran proses PDCA
Strategic Management.
Tujuan COE dibuat
Memastikan bahwa kegiatan yang telah direncanakan dikelola dengan
semestinya.
Mendapatkan komitmen, COE perlu mendapatkan kesepakatan dari
semua pihak yang terkait.
COE mencakup hal-hal sebagai berikut :
Waktu pelaksanaan
Tempat pertemuan
Peserta yang hadir
PIC : Penanggung Jawab
Agenda acara dan Bahan/materi yang dibutuhkan