Tanggal Terbit:

PROSEDUR PEMBELIAN 01 Juni 2015

BARANG / JASA
PT MODERN WIDYA TECHNICAL
PT MAL PAPUA INTERNASIONAL Halaman: 1/4

Revisi: 01.11-15 HGA-MJPR-03 Ref: WF-HGA-MJPR-03

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur proses pembelian barang / jasa.

2. RUANG LINGKUP
Pembelian barang / jasa dan aktiva tetap (asset) beserta pencatatannya.

3. DEFINISI
3.1. Pengembang adalah pihak yang ditunjuk untuk menyelenggarakan pembangunan termasuk
penyediaan peralatan pendukung operasional gedung Mal Jayapura. Memiliki badan hukum atas
nama PT Modern Widya Techincal dan selanjutnya dalam prosedur ini disebut sebagai
“Pengembang”.
3.2. Badan Pengelola (Building Management) adalah pihak yang ditunjuk untuk menyelenggarakan
pengelolaan Mal Jayapura. Memiliki badan hukum atas nama PT Mal Papua Internasional dan
selanjutnya dalam prosedur ini disebut sebagai “Pengelola”.
3.3. Building Manager (BM) adalah orang yang ditunjuk untuk bertanggung jawab terhadap seluruh
aktivitas operasional Mal Jayapura termasuk laporannya.
3.4. Engineering (Eng.) adalah bagian dari Pengelola Mal Jayapura yang bertugas menjalankan fungsi
utama gedung dengan segala peralatannya serta fungsi pemeliharaan / perbaikan. Dalam hal ini,
dipimpin oleh seorang Chief Eng.
3.5. Storekeeper adalah fungsi dari Admin General Affair (GA) yang bertanggung jawab terhadap
penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran serta pencatatan terhadap barang-barang persediaan
(inventory) Mal Jayapura seperti spare parts, alat-alat mekanikal / elektrikal, alat tulis kantor, barang
sisa proyek, solar dan event property termasuk barang sisa proyek milik Pengembang.
3.6. Purchasing adalah fungsi dari bagian Finance Accounting (FA) yang bertanggung jawab dalam
proses penyediaan barang / jasa sesuai dengan memo atau surat keputusan resmi Perusahaan
tentang pengadaan barang / jasa.
3.7. Bidding adalah proses pembukaan penawaran secara tertulis dari manajemen untuk penyediaan
barang / jasa kepada vendor / supplier dimana vendor / supplier melakukan penawaran tersebut
secara perorangan dan dalam kurun waktu yang telah ditentukan.
3.8. Capital Expenditure (Capex) adalah alokasi yang direncanakan dalam budget untuk melakukan
pembelian / perbaikan / penggantian segala sesuatu yang dikategorikan sebagai asset Perusahaan
secara akuntansi.
3.9. Operating Expenditure (Opex) adalah alokasi yang direncanakan dalam budget untuk melakukan
operasi Perusahaan secara normal atau menjaga kelangsungan asset dan menjamin aktivitas
Perusahaan yang direncanakan berlangsung dengan baik.

4. KETENTUAN
4.1. Pembelian barang / jasa diajukan oleh User masing-masing departemen dengan membuat
permintaan barang pengelola (PBP) dan/atau formulir capex. Level minimal User adalah Spv ke
atas.
4.2. Pembelian barang / jasa baru dapat dilakukan setelah melalui Prosedur Pengendalian Budget untuk
Pembelian Barang / Jasa yang menjadi tanggung jawab cost controller di bawah BM.
4.3. Pembelian barang / jasa dibagi menjadi 2 (dua) jenis, yaitu capex dan opex dengan klasifikasi
sebagai berikut :
a. Capex :
- Alat mekanikal (plumbing, AC, exhaust, gas, grease trap).
- Mesin (genset, generator, trafo, AC, eskalator, lift, pompa).
- Panel listrik.
- Mobil dan motor.
- Furniture & Fixture (termasuk material event).
- Alat IT (server, PC, laptop, printer, scanner).
- Tools Engineering.
 Tanggal Terbit:
PROSEDUR PEMBELIAN 01 Juni 2015
BARANG / JASA
PT MODERN WIDYA TECHNICAL
PT MAL PAPUA INTERNASIONAL Halaman: 2/4

Revisi: 01.11-15 HGA-MJPR-03 Ref: WF-HGA-MJPR-03

b. Opex :
- Solar.
- Oli mesin.
- Filter mesin.
- Spareparts mesin (genset, generator, trafo, AC, eskalator, lift, pompa).
- Alat-alat listrik (bohlam, kabel, kumparan).
- Alat tulis kantor (ATK).
- Jasa pemeliharaan (mesin, pest control).
- Jasa outsourcing.
- Jasa perawatan / perbaikan mesin / kendaraan.
- Jasa event organizer.
4.4. Pembelian capex harus menggunakan formulir capex dengan lampiran PBP. Pembelian opex
menggunakan PBP.
4.5. Barang capex adalah barang yang memiliki umur pakai minimal 1 (satu) tahun.
4.6. Untuk penyediaan barang khususnya jenis spare parts mesin (termasuk oli), Chief Eng. wajib
membuat daftar harga barang (pricing list) berisi harga barang terbaru di pasaran. Daftar tersebut
wajib diperbaharui setiap 3 (tiga) s/d 4 (empat) bulan sekali dan harus mendapat persetujuan
Direktur serta wajib dilampirkan pada PBP.
4.7. Barang barang capex harus diberikan label kode aktiva oleh Staff Accounting sebelum diserahkan
kepada User.
4.8. Purchasing bertanggung jawab terhadap proses pembelian barang / jasa mulai dari penunjukkan
vendor / supplier / sub-kontraktor, pembuatan Purchase Order (PO), proses bidding, pembuatan dan
pengiriman surat konfirmasi pemenang bidding dan penerimaan barang / jasa serta penyerahan
bukti pembelian barang / jasa ke bagian Finance (Kasir).
4.9. Admin Purchasing Mal Jayapura (Admin Purchasing) bertanggung jawab terhadap proses
pembelian barang opex termasuk barang capex dengan nilai ≤ Rp.1.000.000, - (satu juta rupiah)
sampai dengan maksimal Rp.5.000.000,- (lima juta rupiah) kecuali solar.
4.10. Staff Purchasing Jakarta bertanggung jawab terhadap proses pembelian barang capex termasuk
opex dengan nilai di atas Rp.5.000.000,- (lima juta rupiah) dan berkoordinasi dengan Admin
Purchasing Mal Jayapura mengenai pengiriman barang atau penyediaan jasa.
4.11. Kasir bertanggung jawab terhadap pembayaran barang / jasa yang dibeli sesuai dengan Prosedur
Pembayaran.
4.12. Admin GA bertanggung jawab terhadap penerimaan, pencatatan dan penyimpanan barang
(termasuk asset).
4.13. Chief Human Resources & General Affair (HR&GA) bertanggung jawab terhadap melakukan
pemeriksaan terhadap penerimaan barang (termasuk pekerjaan jasa) serta memastikan penerimaan
dan pengeluaran barang tercatat dengan baik.
4.14. Staff Accounting bertanggung jawab terhadap pencatatan pembelian barang (termasuk asset) atau
penyediaan jasa.
4.15. Proses bidding wajib dilakukan terhadap minimal 3 (tiga) supplier / vendor yang berbeda dengan
menggunakan formulir penunjukkan supplier / sub-kontraktor / kontraktor.
4.16. Persetujuan pembelian barang / jasa :
Pembelian Barang / Jasa
≤ Rp.1.000.000,- > Rp.1.000.000,- s/d > Rp.5.000.000,- s/d > Rp.50.000.000,- (*)
Rp.5.000.000,- Rp.50.000.000,- (*)
Dilakukan Admin Purchasing Admin Purchasing Staff Purchasing Staff Purchasing
Oleh Mal Jayapura Mal Jayapura Jakarta Jakarta
Direview Oleh Chief HR&GA Chief HR&GA Chief HR&GA Chief HR&GA
Chief Terkait Chief Terkait Chief Terkait Chief Terkait
Disetujui Oleh Chief FA / Manager FA Chief FA / Manager FA Chief FA / Manager FA Chief FA / Manager FA
BM BM BM
Keuangan Holding & Keuangan Holding &
Deputy Dir. Holding Deputy Dir. Holding
Direktur
(*) Keterangan :
- Khusus untuk pembelian solar, dilakukan oleh Admin Purchasing. Jasa rutin, dilakukan oleh Staff Purchasing Jakarta
 Tanggal Terbit:
PROSEDUR PEMBELIAN 01 Juni 2015
BARANG / JASA
PT MODERN WIDYA TECHNICAL
PT MAL PAPUA INTERNASIONAL Halaman: 3/4

Revisi: 01.11-15 HGA-MJPR-03 Ref: WF-HGA-MJPR-03

4.17. Untuk pembelian barang / jasa dengan nilai ≤ Rp.5.000.000,- (lima juta rupiah) dapat dilakukan
penunjukkan langsung dengan persetujuan BM.
4.18. Pembelian capex harus menggunakan formulir capex dengan lampiran PBP. Pembelian opex harus
menggunakan PBP.
4.19. Pengajuan PBP dan/atau formulir capex harus mendapat persetujuan Direktur dan/atau Keuangan
Holding Jakarta terlebih dahulu sebelum dilakukan proses pembelian.
4.20. Untuk penyediaan jasa dari pihak sub-kontraktor, bagian Purchasing wajib menggunakan surat
perintah kerja (SPK) yang dibuat oleh Chief Eng. dengan persetujuan BM dan Direktur setelah
proses bidding selesai dilakukan.
4.21. PBP dan/atau formulir capex dan PO / SPK hanya berlaku selama 7 (tujuh) hari. Apabila dalam 7
(tujuh) hari, PBP, formulir capex dan PO / SPK tidak ditindaklanjuti, maka User wajib membuat PBP
dan/atau formulir capex dan PO / SPK baru.
4.22. Untuk PO / SPK yang nilainya di bawah atau sama dengan PBP yang telah disetujui, proses
pembelian dapat langsung dilakukan setelah ditandatangani oleh BM dan salah satu dari Chief FA /
Operasional / Marketing Holding Jakarta.
4.23. Untuk PO / SPK yang nilainya di atas dari PBP yang telah disetujui, proses pembelian dapat
dilakukan dengan ketentuan :
1. Telah mendapat persetujuan Direktur;
2. Telah mendapat alternatif lain untuk PO / SPK yang nilainya di bawah PBP;
3. Telah dilakukan pembuatan PBP baru dengan nilai yang sesuai dengan PO / SPK tersebut,
menggantikan PBP lama.

5. PROSEDUR
5.1. User melakukan identifikasi kebutuhan dan mengajukan permintaan barang sesuai dengan Prosedur
Permintaan & Pengeluaran Barang.
5.2. Jika barang yang diminta tidak tersedia, User membuat PBP dan/atau formulir capex sesuai dengan
Prosedur Pengendalian Budget untuk Pembelian Barang / Jasa.
5.3. User menyerahkan PBP dan/atau formulir capex ke bagian Purchasing sesuai dengan ketentuan
poin 4.8 dan 4.9 di atas.
5.4. Purchasing (Admin Purchasing / Staff Purchasing Jakarta) melakukan bidding ke calon vendor /
supplier sesuai dengan PBP dan/atau formulir capex yang diterima.
5.5. Jika pembelian barang / jasa bernilai ≥ Rp.5.000.000,- (lima juta rupiah), Purchasing membuat
formulir penunjukkan supplier / sub-kontraktor / kontraktor sebagai perbandingan penawaran
dan menyerahkannya ke BM / Direktur dan Keuangan Holding Jakarta.
5.6. BM / Direktur dan Keuangan Holding Jakarta melakukan review penawaran dan memberikan
persetujuan terhadap vendor / supplier pemenang bidding.
5.7. Purchasing membuat PO / SPK sesuai dengan perbandingan penawaran yang telah disetujui.
5.8. Purchasing mengirimkan PO ke vendor / supplier atau SPK ke sub-kontraktor dan melakukan
konfirmasi pengiriman barang atau jadwal penyediaan jasa.
5.9. Purchasing melakukan konfirmasi ke Kasir untuk melakukan pembayaran pembelian barang / jasa.
5.10. Purchasing menerima barang atau penyediaan jasa.
5.11. Untuk barang capex jenis asset, Purchasing menyerahkan barang tersebut kepada Staff Accounting
untuk diberikan label kode aktiva tetap terlebih dahulu.
5.12. Kasir menerima invoice / faktur pembelian barang / jasa dari vendor / supplier / sub-kontraktor.
5.13. Kasir melakukan pembayaran pembelian barang / jasa kepada vendor / supplier / sub-kontraktor
dan membuat bukti pengeluaran kas / bank sesuai dengan Prosedur Pembayaran.
5.14. Kasir melakukan konfirmasi pembayaran pembelian barang / jasa ke Purchasing.
5.15. Purchasing melakukan serah terima barang ke Admin GA dan melakukan konfirmasi ke User bahwa
barang sudah tersedia.
5.16. Admin GA melakukan penyimpanan barang di gudang, mencatat penerimaan barang pada kartu
stock, memperbaharui data inventaris dan menyerahkan laporan data inventaris kepada Chief
HR&GA dan BM.
5.17. Chief HR&GA dan BM memberikan persetujuan terhadap laporan tersebut.
 Tanggal Terbit:
PROSEDUR PEMBELIAN 01 Juni 2015
BARANG / JASA
PT MODERN WIDYA TECHNICAL
PT MAL PAPUA INTERNASIONAL Halaman: 4/4

Revisi: 01.11-15 HGA-MJPR-03 Ref: WF-HGA-MJPR-03

5.18. Purchasing menyerahkan dokumen pembelian barang / jasa ke Staff Accounting.

5.19. Staff Accounting memeriksa kelengkapan dokumen pembelian barang / jasa dan menyerahkannya
ke Chief FA.
5.20. Chief FA memberikan persetujuan terhadap dokumen tersebut.
5.21. Staff Accounting melakukan pencatatan penerimaan barang / jasa.
5.22. Kasir mengarsip dokumen pembelian barang / jasa.

6. DOKUMEN TERKAIT
- SOP : FAC-MPI-02 Prosedur Pembayaran
- SOP : HGA-MJPR-02 Prosedur Permintaan & Pengeluaran Barang
- SOP : FIN-MPI-04 Prosedur Permintaan Dana
- SOP : FIN-MJPR-05 Prosedur Pengendalian Budget untuk Pembelian Barang / Jasa

7. LAMPIRAN
- Permohonan Barang Pengelola
- Formulir Penunjukkan Supplier / Sub-Kontraktor / Kontraktor
- Daftar Harga Barang (Pricing List)
- Purchase Order
- Surat Perintah Kerja
- Kartu Stock
- Data Inventaris