BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Deskripsi Obyek Penelitian

4.1.1 Sejarah PT Phapros Tbk Semarang

PT. Phapros Tbk semarang adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang

farmasi. Sejak didirikan lebih dari enam dasawarsa yang lalu, tepatnya pada 21 Juni

1954, Komitmen yang tinggi pada standar kualitas serta lingkungan dibuktikan dengan

terus mengikuti perubahan standar mutu melalui implementasi dari Cara Pembuatan Obat

yang Baik/CPOB terkini (current Good Manufacturing Practices), Pembuatan Obat

Tradisional yang Baik/CPOTB terkini (current Herbal Good Manufacturing Practices),

serta persyaratan penyaluran alat kesehatan dan Cara Pembuatan Alat Kesehatan yang

Baik (CPAKB), Persyaratan Standar Akuntansi Keuangan (PSAK) serta system

Manajemen Mutu yang terintegrasi.

PT. Phapros saat ini telah memproduksi lebih dari 284 macam obat, sebagian

besar diantaranya adalah hasil pengembangan sendiri (non-lisensi) yang diklasifikasi

dalam kelompok produk etikal, generic, OTC, dan Agromed. Selain memproduksi obat

yang diperdagangkan sendiri, PT Phapros, Tbk dipercaya industri farmasi lain untuk

memproduksi obat melalui kerjasama Contract Manufacturing. Produk tersebut selain

untuk kebutuhan nasional juga untuk kebutuhan negara lain melalui kerjasama ekspor

yang dirintis sejak tahun 2013. Untuk meletakkan fondasi bisnis yang kuat, manajemen

berupaya menerapkan Tata Kelola Perusahaan yang Baik (Good Corporate Governance,

GCG). Dan, yang tak kalah penting, manajemen akan terus berupaya membangun

29
 30

kompetensi personel yang professional melalui program pengembangan sumber daya

manusia yang terarah, sehingga mampu membawa perusahaan memasuki era

perdagangan bebas sebagai perusahaan farmasi terkemuka di kawasan regional.

4.1.2 Visi dan Misi PT. Phapros Tbk Semarang

4.1.2.1 Visi PT. Phapros Tbk Semarang

Menjadi perusahaan farmasi terkemuka yang menghasilkan produk kesehatan

terbaik yang didukung oleh manajemen profesional serta kemitraan strategis guna

meningkatkan kualitas hidup masyarakat.

4.1.2.2 Misi PT. Phapros Tbk Semarang

1. Menyediakan produk kesehatan yang terbaik guna memenuhi kebutuhan

masyarakat.

2. Memberikan imbal hasil kepada pemegang saham sebagai refleksi kinerja

perusahaan dan memberikan penghargaan terhadap karyawan yang memberikan

kontribusi serta melakukan inovasi.

3. Menjadi perusahaan yang mempunyai tanggung jawab sosial danberwawasan

K3LL (Keselamatan dan Kesehatan Kerja Lindungan Lingkungan).

4.1.3 Struktur Organisasi

4.1.3.1 Struktur

struktur adalah sebuah gambaran yang mendasar dan kadang tidak berwujud, yang

mencakup pengenalan, observasi, sifat dasar, dan stabilitas dari pola-pola dan hubungan

antara banyak satuan terkecil di dalamnya.

 31

4.1.3.2 Struktur Organisasi

Guna mencapai tujuan yang telah ditetapkan PT. Phapros maka memerlukan

Struktur organisasi yang baik. Suatu struktur organisasi yang baik diharapkan mampu

memberikan dan mengarahkan dalam menjalankan proses usahanya sesuai tanggung

jawab yang diberikan oleh perusahaan. Saat ini di warehouse PT. Phapros Semarang

devisi kemas mempunyai 7 karyawan, dan struktur organisasi yang terdapat pada devisi

kemas di PT. Phapros Tbk Semarang adalah sebagai berikut :

Gambar 4.1

Struktur Oganisasi PT. Phapros Tbk Semarang

PIMPINAN PERUSAHAAN

DEVI MARTINA

APOTEKER

SUPERVISOR PENANGGUNG
ADMINISTRASI FOLLOWER
JAWAB

OPERATOR HELPER
 32

4.1.3.3 Deskripsi Pekerjaan

a. Pimpinan (General Manager)

Fungsi pimpinan (general dirrektur) pada PT. Phapros Tbk Semarang adalah

memimpin melakukan perencanaan dan mengambil keputusan agar tujuan perusahaan

dapat tercapai.

Tugas dan tanggung jawab :

1. Membina untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan anggotanya.

2. Memastikan jalannya operasional perusahaan yang baik.

3. Membawahi seluruh karyawan.

4. Kewajiban untuk melaksanakan suatu tugas sehingga tercapai hasil-hasil tertentu.

5. Mempertanggung jawabkan kepada atasan atau kepada orang yang

mendelagasikan wewenang mengenai hasil yang telah di capai.

b. Supervisor

Tugas utama dari supervisor pada PT. Phapros Tbk Semarang adalah bertanggung

jawab bahwa pekerjaan yang berapa di lingkupnya bisa berjalan dengan aman, dan tidak

mengganggu keselamatan karyawan. Selain itu Supervisor juga bertanggung jawab atas

hasil kerja staf bawahannya, dan memberikan arahan agar tugas atau pekerjaan dapat

dilakukan dengan lancar.

Tugas dan tanggung jawab :

1. Supervisor harus membuatkan job desc untuk pada staf di bawahnya.

 33

2. Menentukan pekerjaan apa saja yang akan dilakukan dalam waktu jangka pendek

maupun jangka panjang.

3. Menegakkan aturan yang telah dibuat oleh perusahaan agar tercipta kedisiplinan

kerja.

4. Bertanggung jawab dalam kelancaran stok opname.

5. Bertanggung jawab dalam order atau pelayanan bahan baku kemas

c. Apoteker

Tugas dari Apoteker pada PT. Phapros Tbk Semarang adalah mengatur Pekerjaan

Kefarmasian dalam pengadaan, produksi, distribusi atau penyaluran dan pelayanan

sediaan bahan kemas farmasi, dan bertanggung jawab pada bidang kelayakan bahan

kemas dan pengawasan mutu bahan kemas tersebut.

Tugas dan tanggung jawab :

1. Bertanggung jawab dalam dalam setiap order proses ke produksi

2. Bertanggung jawab segala hal yang berhubungan dengan mutu bahan kemas.

3. Bertanggung jawab mengecek persediaan barang untuk ketersediaan barang yang

akan di order

d. Administrasi

Tugas dari administrasi pada PT. Phapros Tbk Semarang adalah membuat laporan

hasil stok opnam antara stok fisik dan sistem dan bertanggung jawab kepada pimpinan

terhadap semua transaksi yang terjadi di PT. Phapros .

Tugas dan tanggung jawab :

 34

1. Bertugas membuat laporan keuangan.

2. Bertugas atas penerimaan atau order barang kemas dari produksi.

3. Bertanggung jawab terhadap kegiatan tranksaksi di gudang kemas PT.

Phapros.

e. Follower

Tugas utama dari Follower pada PT. Phapros Tbk Semarang adalah membantu dalam

segala hal pencatatan keuangan di dalam gudang bahan kemas PT. Phapros.

Tugas dan tanggung jawab :

1. Membantu admin dalam pencatatan stok fisik di lapangan

2. Membantu membuat laporan keuangan yang ada di dalam gudang kemas PT.

Phapros

3. Menyiapkan ketersediaan alat kerja untuk karyawan gudang PT. Phapros

f. Operator

Tugas utama dari operator pada PT. Phapros Tbk Semarang adalah melayankan atau

memproses semua order dari produksi PT. Phapros

Tugas dan tanggung jawab :

1. Menyiapkan semua order dari produksi

2. Melakukan stok opname secara fisik

3. Memonitoring ketersediaan barang yang akan dilayankan ke produksi

g. Helper
 35

Tugas utama dari Helper pada PT. Phapros Tbk Semarang adalah membantu operator

untuk melayankan order produksi dan mapping persediaan barang.

Tugas dan tanggung jawab :

1. Membantu pelayanan order produksi

2. Membantu membuat laporan stok persediaan secara fisik

3. Membantu penerimaan barang pengembalian dari produksi

4.1.3.4 Profil Informan

Data yangdigunakan dalam penelitian kualitatif diperoleh dengan melakukan

wawancara, observasi ,dan dokumentasi. Dalam penelitian ini data yang valid diperlukan

untuk menunjang kebenaran dari hasil penelitian. Maka dilakukan dengan mencari 3

(tiga) informan yang bekerja di PT. Phapros semarang yang dianggap ketiga informan ini

dapat memberikan informasi yang berhubungan dengan penelitian di PT. Phapros ini.

Pada peneltitian ini penulis memilih 3 informan yang menjadi narasumber sebagai

berikut :

1. Bapak Nanang

Bapak Nanang adalah seorang pegawai PT. Phapros semarang. Beliau sebagai

supervisor gudang bahan baku kemas. Tugas beliau adalah bertanggung jawab bahwa

pekerjaan yang berapa di lingkupnya bisa berjalan dengan aman, dan tidak mengganggu

keselamatan karyawan

2. Bapak Agus Winarto

 36

Bapak Agus Winarto adalah seorang pegawai PT. Phapros semarang. Beliau sebagai

administrasi pemotong stok di gudang bahan baku kemas. Tugas beliau adalah membuat

laporan hasil stok opnam antara stok fisik dan sistem dan bertanggung jawab kepada

pimpinan terhadap semua transaksi yang terjadi di PT. Phapros.

3. Bapak Huda

Bapak Huda adalah seorang pegawai PT. Phapros semarang. Beliau sebagai

pelaksana lapangan di gudang bahan baku kemas. Tugas beliau adalah melaukan stok

persediaan secara fisik dan melayankan atau memproses semua order dari produksi PT.

Phapros.

4.2 Analisis Data

Tujuan dari analisis data adalah menyederhanakan data kedalam bentuk lebih

mudah dibaca dan diinterprestasi untuk menjawab permasalahan penelitian. Adapun

wawancara yang dilakukan guna menjawab pertanyaan penelitian adalah pengamata

mengenai pemahaman staff yang bertanggung jawab terhadap bahan baku kemas di

gudang PT. Phapros tentang prosedur bahan baku kemas yang masuk ataupun keluar dari

gudang, ingin mengetahui pemahaman staff gudang tentang tentang data persediaan

bahan baku kemas yang biasa dilakukan melalui manual sudah ada sistem khusus untuk

persediaan.

Penelitian ini juga ingin mengetahui seberapa rutin staff gudang melakukan

perhitungan jumlah stok persediaan dan pemotongan stok. Ingin mengetahui pendapat

staff gudang tentang kelayakan fasilitas dalam gudang untuk penyimpanan bahan baku

kemas, Pehamaman staff gudang tentang pengklasifikasian bahan baku kemas secara
 37

benar, pengamanan didalam gudang bahan baku kemas, komunikasi dan informasi sudah

berjalan dengan baik antara bagian gudang dengan unit lain, serta ingin mengetahui ada

atau tidaknya monitoring yang dilakukan pimpinan terhadap bahan baku kemas di

gudang.

Peneliti juga ingin pengetahui tanggapan atau pendapat informan tentang

keefektifan sistem pengendalian internal atas persediaan bahan baku kemas pada PT.

Phapros. Sering terjadinya pergeseran stok pada saat stok opname maka peneliti ingin

mengetahui pemahaman informan mengenai penyebab utama sering terjadinya

pergeseran stok antara sistem dengan fisik di gudang sehingga menemukan solusi yang

tepat agar tidak terjadi pergeseran stok yang berulang kali. Analisis data dari wawancara

yang dilaksanakan peneliti adalah sebagai berikut :

4.2.1 Prosedur bahan baku kemas masuk dan keluar dari gudang PT. Phapros

Prosedur penerimaan bahan baku kemas ke gudang sampai keluarnya bahan baku

kemas dari gudang melalui banyak tahap. Tahap awal, bahan baku kemas dari supplier

yang di dalamnya disertakan surat jalan di cocokan dengan ceklis dari Gudang.

Pengeluaran bahan baku kemas di PT. Phapros dijalankan ketika mendapatkan Work

Order (wo) dari permintaan produksi melalui supervisor dan diserahkan ke pelaksana

lapangan untuk dilayankan. Hal ini dibuktikan dengan hsil wawancara kepada Bapak

Nanang Sebagai Supervisor PT. Phapros :

“jadi kalo digudang bahan kemas itu nanti dari supplier datang jadi nanti dia datang
bawa surat jalan disurat jalan itu nanti ada nomer po, biasanya nanti kita cek dulu nomer
po nya itu disitemnya kita”.(29 Januari 2020)
Jawaban dari supervisor pelaksana lapangan didukung oleh wawancara yang

dilakukan dengan Pak Huda sebagai pelaksana lapangan :

 38

“...ee saya ceritakan dari awal ya mas, dari awal masuk ke gudang kita terima
barang masuk dari ceklis dan menyesuaikan dengan surat jalan apakah sesuai dengan
jumlah item number dan nomer po nya kalo misalnya tidak sesuai kita buat laporan
ketidaksesuaian, setelah itu dari petugas penerimaan membuat resi po sesuai dengan item
number dan jumlah item barang yang kita terima, setelah membuat itu kita membuat wo
untuk QC untuk cek kualitas order setelah itu kan apakah barang itu bisa diterima oleh
QC atau tidak kalo masih bisa diterima kita menyimpan barang itu dan mapping barang
tersebut setelah itu kita simpan dengan eee.. metode barcode, kalo sampe barang keluar
belum bisa menjelaskan sampai disitu karena eee.. apa ya, sangat panjang dengan
prosedur FIFO yang kita jalani disini”(29 Januari 2020)
 39

Wawancara dari informan juga di dukung dengan Flowchat pengedaan stok persediaan

Bahan baku kemas pada PT. Phapros Tbk, sebagai berikut :

Gambar 4.2
FlowChart Pengadaan Stok Persediaan Bahan Baku Kemas pada PT. Phapros Tbk

semarang

Bagian Gudang

Melakukan Stok
Barang

Melakukan
Permintaan
Order

PPIC Pengadaan Akuntansi

Memebuat Penerimaan
Penerimaan Pengajuan
Permintaan Permintaan Dari
Permintaan Permintaan
Order Pembelian Gudang

4.2.2 Sistem Persediaan bahan baku kemas PT. Phapros

Sistem persediaan bahan baku di gudang kemas PT. Phapros menggunakan

aplikasi software QAD, semua laporan persediaan bahan baku tercatat di aplikasi tersebut
 40

yang memudahkan untuk melihat persediaan bahan baku kemas. Hal tersebut dibuktikan

dari hasil wawancara dengan bapak Nanang sebagai supervisor PT. Phapros :

“kalo sistem khusus di kits ndak ada mas Cuma kita punya suatu sitem itu
namanya QAD, suatu sistem yang dibuat eee di pt, phapros ini jadi sistem itu nanti secara
global, dipakai secara global menyeluruh untuk satu perusahaan ini nanti bisa diakses
semua dalam satu perusahaan hanya satu perusahaan ini saja sih mas”.(29 Januari 2019)
Jawaban dari supervisor didukung oleh wawancara yang dilakukan dengan Pak

Agus sebagai pemotong stok :

“...sistem kalau disini sih kalau secara global sistem kita namanya QAD, nah itu
sistemnya tu bisa di akses seluruh Phapros mas jadi orang-orang tertentu yang diberi
wewenang oleh atasan bisa mengakses QAD lewat ID mereka tertentu orangnya jadi
tidak semua, jadi bisa diakses ke semua, kalo untuk khusus sih belum ada ya mas jadi
masih pake global untuk semua yang di pt. Phapros bisa akses persediaan barang di
gudang kemas juga digudang semuanya bisa diakses yang penting mempunyai id dari pt.
Phapros”.(29 Januari 2020)

4.2.3 perhitungan jumlah stok persediaan dan pemotongan stok

Perhitungan jumlah stok persediaan dan pemotongan stok di PT. Phapros baik dan

berkala. Hal ini dibuktikan dari wawancara dengan bapak Agus pemotong stok PT.

Phapros :

“ee kalo saya sendiri kan sebagai administrasi pemotong stok ya mas jadi untuk
pemotongan stok dilakukan setiap hari mas ada work order dari produksi kita kan
melayani barang kita ke produksi, setelah itu kita ada wo langsung saya potong stoknya
hari ini juga sesuai wo order yang datang hari itu jadinya setiap hari itu ada, kalo stok
persediaan itu ada mas tapi setiap 6 bulan sekali nah itu dilakukan dengan tim saya, saya
mengkordinasi tim saya untuk stok opname, jadi stok opname dilakukan 6 bulan sekali
biasany per item item mana aja yang di stok saya cetakan lewat persediaan disistem saya
jadi stok sistem biasanya si damakan dengan stok fisik dilapangan itu, jadi ada selisih
atau enggak nanti ketahuan nanti akan dilakukan adjust stok jadi stok nya biar sesuai
sama fisik dan sitemnya”.(29 Januari 2020)
 41

Hal ini terbukti sejalan dari hasil wawancara dengan bapak Huda pelaksana

lapangan gudang PT. Phapros :

“...kalo secara berkala itu kalo kita di pt. Phapros dilakukannya setiap 6 bulan
sekali kalo stok opname, cuman kalo eee pemotongan persediaan itu dilakukan setiap hari
ketika kita sudah melayani wo
 42

Gambar 4.3
FlowChart Perhitungan Fisik Persediaan PT. Phapros Tbk semarang

Bagian Gudang

Perhitungan Fisik Bahan

Baku Kemas

Mengecek dan
Mencocokan stok di
Kartu Stok Sistem Dengan
Stok Fisik

Mengecek dan Mengecek dan

menghitung Fisik sesuai Menghitung Fisik Sesuai
BST (Bukti Serah Terima) Surat Jalan

Sesuai Stok Selisih Stok

DISERAHKAN KE
PEMOTONG
STOK SISTEM

LAPORAN
KEPADA
PEMIMPIN
 43

4.2.4 Gudang penyimpanan bahan baku kemas

Gudang persediaan bahan baku di PT. Phapros mempunyai dua gudang yaitu

gudang bahan baku dan gudang bahan kemas yang bertempat terpisah dengan gudang

bahan baku, di gudang bahan kemas mempunyai fasilitas yang kurang memadai. Seperti

bukti dari wawancara dengan pak Nanang supervisor gudang kemas PT. Phapros :

“jadi kalo tempat itu selama ini belum begitu memadai karena barang yang
diminta sama pengadaan berdasarkan ajuan dari ppic itu umlahnya banyak, ya over, jadi
kita eee menerima barang sama barang keluar produksi itu gak balance, jadinya kadang
yang keluar hanya... sedikitsih mas mungkin kalo diperbandingkan barang masuks sama
keluar itu 1 banding 2 atau satu banding 3”.(29 januari 2020)
Jawaban dari supervisor didukung oleh wawancara dengan pak Huda sebagai

pelaksana lapanganan:

“...eee fasilitasnya dalam segi apa dulu mas, kalo dalam segi tempat memang
belum memadai karena banyak barang-barang yang ED yang sudah tidak terpakai itu tuh
masih eee masih dalam gudang yang tidak sesuai pada tempatnya kan itu juga
mengurangi space space untuk penyimpanan di gudang juga, kalo dari segi alat itu kita
sudah banyak ya mas tapi kalo dari segi sdm kita itu belum.. belum bisa menerapkan
secara efisien karena di sdm itu sumber daya manusianya itu belum masih di shift mas
jadi belum bisa penyimpanan secara efektif dan efisien”.(29 Januari 2020)

4.2.5 Klasifikasi Persediaan Bahan Baku Kemas

Klasifikasi di baarang persediaan bahan baku kemas sudah diterapkan, namun

untuk saat ini klasifikasi barang persediaan di PT. Phapros menggunakan metode baru

yaitu barcode, seperti bukti dari wawancara dengan bapak Nanang selaku supervisor

gudang :

“kalo bahan baku kemas kita sudah mulai untuk mengklasifikasikannya mas jadi
kalo kita itu kan diklasifikasikan berdasarkan oper blok gudangnya, jadi nanti ada satu
gudang itu khusus untuk olah itu biasanya mencakup untuk vial, ampul, rubber stoper,
botol itu nanti jadi sudah dalam satu gudang, kemudian gudang yang satunya itu sudah
 44

mecakup untuk dus, e-ticket botol, e-ticket vial, brosur, kemudian yang gudang satunya
lagi untuk box, sudah diklasifikasikan cuman untuk penataannya yang masih belum bisa
berjalan maksimal aja sih mas.

Jawaban ini sejalan dari bukti wawancara dengan bapak Agus selaku pemotong

sistem :

“...emm ini dari apa dulu mas, dari segi tempat, kalo dari segi tempat kita kan
barangnya terlalu banyak over, jadi barang datang lebih banyak dari barang yang keluar,
untuk saat ini gudang disini over. barangnya semrawut dimana mana ada blm tertata rapi,
tapi kalo untuk segi alat, alat kita sudah bagus, cuman ya itu terkendala, soalnya kita kan
harus pakai ada surat ijin ya, kalodisini namanya SIO, cuman disini yang memiliki itu
masih beberapa belum semua, nah itu termasuk kendala, jadi kita kendalanya di sdmnya
harus ada training itu, kalo belum ada training belum boleh, soalnya untuk saefty
keamanan dan apa yaa supaya menhindari kecelakaan yang tidak diinginkan, makanya
kalo untuk alat kita sudah bagus, ya kebetulan cuman itu sdmya sendiri,soalnya training
itu membutuhkan biaya yang banyak.

4.2.6 Pengamanan Gudang Bahan Baku Kemas

Penganmanan di gudang PT. Phapros Tbk semarang sudah sangat baik terbukti

dari hasil wawancara dengan bapak Huda selaku pelaksana lapangan gudang PT. Phapros

Tbk :

“kalo gudang itu banyak pengamanannya, contohnya kalo digudang itu banyak
cctv, pengaaman satpam juga sudah banyak”.(29 Januari 2020)
Jawaban ini didukung oleh bukti wawancara dengan bapak Nanang selaku Supervisor

gudang PT. Phapros Tbk Semarang :

“...kalo pengamanan di gudang bahan kemas sudah cukup baik sii mas karena kita
disetiap gudang sudah dilengkapi sama cctv, jadi kita bisa tau semuanya dari cctv itu,
kemudian didepan juga ada petugas security, security itu juga 24 jam juga, jadi untuk
keamanannya pasti gudang kita aman sih mas kalo umtuk menghindari hal-hal pencurian
atau dan lain-lain”.(29 januari 2020)
 45

4.2.7 komunikasi dan informasi di Gudang Bahan Kemas PT. Phapros

komunikasi dan informasi di gudang PT. Phapros Tbk terbilang cukup baik

namun antara beberapa pihak mengalami komunikasi yang kurang. Seperti bukti dari

wawancara dengan bapak Agus sebagai administrasi pemotong stok :

“emm kalo saya jelaskan emm yang kurang mungkin anu mas masalah dari eee
apa yaa pemesanan yang dilakukan oleh pengadaan dan ppic kan membuat apa barang
yang sudah dibeli apa la pengadaan yang mebeli la itu mereka itu tidak melihat eee apa
ya eee tempat, tempat kita memadai atau tidak, jadi mereka tidak tau lapangan, taunya
butuh inibelinya banyak nah kita kan nerimanya over mas itu membuat kita gudangnya
kualahan jadi eee penataannya gak baik jadi kita over barangnya terlalu banyak”.(29
Januari 2020)
Jawaban ini didukung dari bukti wawancara bersama bapak Huda sebagai

pelaksana lapangan gudang bahan kemas PT. Phapros :

“...kalo menurut saya sih belum ya, dari segi perencanaan, dari segi pembelian, itu
harus melihat lapangan itu juga, kalo barangnya sudah masih banyak di.. lapangan masih
banyak kenapa harus beli padahal itu buat pelayanan buat... eee.. buat mengorderkan atau
memproduksikan suatu barang itu masih bisa mencukupi kenapa harus membeli barang
baru, itu kan kurang efesian kurang... komunikasinya kurang. Jadi kita eee.. saran saya
buat para pimpinan sebaiknya lihat lapangan dulu lah jadi kalo nanti kalo ada stok stok
yang geser jadi pada tau itu penyebabnya”.(29 Januari 2020)

4.2.8 Monitoring dan pengawasan Pimpinanan

Dalam monitoring dan pengawasan di gudang PT. Phapros terhadap persediaan

bahan kemas dilakukaan dengan baik secara monitoring tapi untuk pengawasan dari

pimpinan itu kurang karena pimpinan gudang bahan baku di PT. Phapros membawahi 2

gudang yaitu gudang bahan baku dan gudang bahan kemas. Seperti hasil dari wawancara

bersama bapak Nanang sebagai supervisor gudang bahan kemas PT. Phapros :
 46

“jadi untuk monitoring eee.. digudang bahan kemas phapros itu kn terpisah ya
dari gudang bahan bakunya. jadi kita disini menjau dari gudang bahan baku, jadi ada
jarak lah antara gudang bahan baku sama gudang bahan kemas dan penyimpanannya, jadi
kalo dari manajer itu jarang monitoring hanya nanti manajer itu tau dari apa yang saya
sampaikan”.(29 januari 2020)
Jawaban ini didukung dari jawaban hasil wawancara dengan bapak Agus sebagai

administrasi pemotong stok sistem PT. Phapros :

“...emm untuk pengawasan disini kan pimpinannya hanya 1 ya mas dari bagian
gudang hanya 1 manajer jadi manajer itu membawahi 2 mas gudang bahan kemas ini
sama gudang bahan baku disan di simongan jadi kendalanya tempatnya terpisah beda
berjauhan jadi kalo monitornya masih kurang kalo dari manajer, tapi kan masih ada
suprvisor, nah supervisor itu kan sebagai tangan kanan manajer dia yang bertanggung
jawab langsung sama apa yang terjadi disini nanti supervisor kalo ada masalah baru lapor
ke manajercuman kalo untuk pengawannya masih kurang soalnya kanmemang itu jarang
langsung kelapangan sini lebih banyak di.. ya tadi kantornya di bahan baku tadi”.(29
januari 2020)

4.2.9 sistem pengendalian internal atas persediaan bahan baku kemas pada PT.

Phapros

sistem pengendalian internal yang baik sangat dibutuhkan dalam hal apapun. Di

PT. Phapros sistem pengendaliannya sudah cukup berjalan dengan baik namun masih ada

kekurangan seperti hasil dari wawancara dengan bapak Huda selaku pelaksana lapangan :

“eee kalo menurut saya itu belum ya mas, soalnya kalo di pt.phapros itu kan mau
ada sistem baru namanya pembarcodetan itu ya, kalo pembarcodetan itu masih kurang
efektif dikarenakan space ditempat gudang itu kurang memadai untuk penyimpanan
pembarcodetan itu, jadi belum maksimal lah”.(29 januari 2020)
Sejalan dengan bukti dari wawancara dengan bapak Nanang selaku supervisor :

“...kalo kita masih kurang efektif, karena kita menyimpan itu fleksibel nanti kalo
tempatnya sudah kosong langsung kita isi sama produk kemas yang lain,tapi untuk awal
tahun ini tu sudah eee... ada perencanaan untuk pembarcodetan”.(29 januari 2019)
 47

4.2.10 penyebab pergeseran stok

Penyebab terjadinya selisih atau pergeseran stok tersebut karena dari sumber

daya manusianya yang kurang teliti baik dalam melakukan stok fisik dan pelayanan.

Seperti bukti dari wawancara dengan bapak Agus selaku administrasi pemotong stok :

“....kadang pelayanan ya mas, kita kan melayanan untuk produksi itu kadang yang
melayani mungkin seprti ngambilnya harus dihitungnya 2.000 tapi diitung 1.500 atau
2.500 kan jadi geser stok sistemnya, soalnya kita kan kalo motong sesuai pelayanan mas
nah kalo itu berbeda antara pemotongan dan tim verifikatorpelayanan ya sebenrnya geser
sistem sama fisik”.(29 Januari 2020)
Jawaban ini didukung dari hasil wawancara dengan bapak Huda sebagai

pelaksana lapangan :

“...kalo menurut saya itu ya, kalo murut saya itu eee mungkin dari pengembalian
atau retur dari produksi itu kadang sering lebih tidak sesuai dengan bst (bukti surat
terima) yang pertama itu, yang kedua mungkin daripemotong stok belum sesuai dengan..
belum sesuai memotong stok dengan jumlah atau fisik yang dilayankan,mumgkin tiu
mas, jadi sering ada barang yang hilang sering ada barang yang nyelip gitulah karena ada
pengembalian-pengenmbalian yang tidak sesuai dengan bst itu”.(29 Januari 2020)
 48

Gambar 4.4
FlowChart Perhitungan Fisik Sesuai SOP

Bagian Gudang

Perhitungan Fisik Bahan

Baku Kemas

Mengecek dan
Mencocokan stok di
Kartu Stok Sistem Dengan
Stok Fisik

Mengecek dan Mengecek dan

menghitung Fisik sesuai Menghitung Fisik Sesuai
BST (Bukti Serah Terima) Surat Jalan

Sesuai Stok Selisih Stok

DISERAHKAN KE
PEMOTONG
STOK SISTEM

LAPORAN
KEPADA
PEMIMPIN
 49

Gambar 4.5
FlowChart Perhitungan Fisik Sesuai Fakta Lapangan

Bagian Gudang

Perhitungan Fisik Bahan

Baku Kemas

Mengecek stok sesuai

dengan etiket
pengembalian tanpa
menghitung jumlah Fisik

Menyetujui BST tanpa Menyetujui Langsung

Menghitung Fisik Etiket tanpa
Menghitung Fisik

Sesuai Stok Sesuai Stok

DISERAHKAN KE
PEMOTONG
STOK SISTEM

LAPORAN
KEPADA
PEMIMPIN
 50

4.2.11 Cara Mengatasi Agar Pergeseran Stok Tidak Terus Terjadi

Terjadinya pergeseran stok di gudang bahan baku kemas PT. Phapros dikarenakan

dari sumber daya manusianya itu sendiri dan juga dari pihak lain yang bersangkutan.

Maka sumber daya manusianya dituntut lebih teliti lebih lagi dalam melakukan pelayanan

maupun menerima pengembalian stok. Seperti jawaban dari hasil wawancara dengan

bapak Nanang sebagai supervisor gudang bahan baku kemas PT. Phapros :

“...kalo pergeran stok itu banyak sih mas ada beberapa kemungkinan yang terjadi,
jadi untuk yang petama itu bisa dari pengembalian dari produksi jadi terkadang di wo itu
emm. Tertulisnya 100 ribu misalkan tapi ternyata dari bahan baku yang diolah itu tidak
capai 100 ribu misalkan hanya berapa yaa.. 98 ribu atau 95ribu nah itu kan masih ada sisa
2 ribu atau 5 ribu, itu jadi nanti dikembalikan lagi ke gudang diretur dari produksi dengan
menggunakan bst (bukti surat terima) pertama, kemudian yang kedua bisa dari pemotong
stok eee dari pemotong stok jadi dengan jumah fisik yang dilayankan sama bisa terjadi
dari supplier”(30 Januari 2020)
Jawaban ini didukung dari hasil wawancara dengan bapak Agus sebagai

administrasi pemotong stok :

“...seperti eee ya itu tadi stok opname setiap hari iru mas, seharusnya stok opname
itu kan sangat pentiang mas buat kita biar stok tidak geser jadi stok opname tuh kita kan
eee mencetak stok fisik kita di sesuaikan sama sisitem dari fisik saya dicocokan sama
fisiknya itu kan bisa mengurangi pergeseran ya masjadi biar sesuai juga nanti ada di
adjustment stok biar sesuai nah itu mungkin salah satu solusi dari saya, terus ada lagi
lebih teliti lagi dalam pelayanan, jadi pelayanan teliti dan tim verifikator juga haruslebih
teliti lagi supaya tidak ada eee apa ya keasalahan melayani mungkin kelebihan atau
kekurangan dan dari pemotongan juga, habisnya biar gaka salah paham ya itu harus ada
apa itu ssss suatu bukti oret-oretan atau apa jadi ini bener yang dilayani cuman ini dan
jumlah nya seperti itu nah terus apal lagi yaaa, ya tadi sama lebih teliti soal penerimaan
barang tadi mas,mungkin kan datanya 2.000 tapi isinya 1.000 kalo bisa itu mungkin
dibuka semua per koli biar gak ada yang kurang dari fisik utuhnya”.(29 Januari 2020)
 51

Tabel 4.1
Ringkasan Hasil Wawancara

Daftar Pertanyaan Informan 1 Informan 2 Informan 3

(Bapak Huda) (Bapak Nanang) (Bapak Agus)
1.Bagaimana barang masuk menerima surat pakai ceklis,
prosedur bahan dari ceklis dan jalan, wo ke QC barang keluar ke
baku kemas menyesuaikan produksi ada
masuk ke gudang dengan surat work order
dan keluar dari jalan, membuat
gudang PT. resi po,
Phapros ? membuat wo
untuk QC
2.Apakah ada pastinya ada surat jalan Ada, surat jalan
bukti penerimaan kemudian ada
bahan baku kemas COA
dan keluarnya
baha baku kemas
dari gudang Pt.
Phapros?
3.Apakah ada pasti ada ya mas kalo fisik tuh itu harus ada
pengecekan pasti ada mas kan kita
kondisi fisik harus sesuaikan
barang yang di jumlah terus
terima? koliannya sesuai
dengan surat
jalan atau tidak
4.Apakah pastinya iya untuk ada team sendiri
dilakukan pengecekan verifikator
pengecekan ulang ulang pasti mas
sebelum
melakukan
pengeluaran
barang?
5.Apakah ada kalo sistem kalo sistem belum ada,
sistem khusus khusus digudang khusus di kita masih pake yang
yang memuat itu belum ada ya ndak ada mas global itu yang
tentang data Cuma kita punya QAD tadi
persediaan bahan suatu sitem itu
baku kemas PT. namanya QAD
Phapros?
6.Apakah setiap 6 bulan ya setiap hari administrasi
diadakan sekali kalo stok untuk stok pemotong stok
perhitungan opname, cuman persediaan, kalo ya mas jadi
jumlah stok kalo eee stok persediaan untuk
 52

Daftar Pertanyaan Informan 1 Informan 2 Informan 3

(Bapak Huda) (Bapak Nanang) (Bapak Agus)
persediaan dan pemotongan secara 6 bulan pemotongan
pemotongan stok persediaan itu sekali stok dilakukan
secara berkala dilakukan setiap setiap hari mas
hari ketika kita ada work order,
sudah melayani
wo

7.Apakah fasilitas kalo dalam segi tempat itu barangnya

dalam gudang tempat memang selama ini belum semrawut
untuk belum memadai begitu memadai dimana mana
karena banyak ada blm tertata
penyimpanan
barang-barang rapi, tapi kalo
bahan baku kemas yang ED untuk segi alat,
sudah memadai ? alat kita sudah
bagus
8.Apakah bahan belum sesuai kalo tempatnya Belum sesuai,
baku kemas sudah mas belum sesuai disini masih
diklasifikasikan cuma hanya mengunakan
dan di tempatkan khusus satu lajur metode baru,
sesuai dengan ini unttuk brosur jadi masih
jenis barang ? itu sudah kita belum berjalan
sesuaikan sesuai
9.Siapa saja pihak eee kalo pihak Pihak gudang, Pertama gudang
yang yang ppic, dan sendiri terus ada
bertanggungjawab bertanggung pengadaan atau ppic stelah itu
jawab itu yang keuangan ada pengadaan
terhadap bahan
jelas yang dan bagian
bahan baku kemas pertama gudang akuntansi
digudang PT. sendiri ya, terus
Phapros? ada ppic, dan
pengadaan

10.Apakah kalo gudang itu Kalo untuk segi

pengamanan banyak pengamanan di keamanan dari
didalam gudang pengamanannya, gudang bahan segi pencurian
bahan baku kemas contohnya kalo kemas sudah atau orang luar
sudah sudah baik? digudang itu cukup baik sii itu kita sudah
banyak cctv, mas karena kita baik dari luar
pengaaman disetiap gudang sendiri sudah
satpam juga sudah dilengkapi ada security atau
sudah banyak sama cctv satpam terus
didalemsudah
dipasang cctv
 53

Daftar Pertanyaan Informan 1 Informan 2 Informan 3

(Bapak Huda) (Bapak Nanang) (Bapak Agus)
11.Apakah kalo menurut kalo dibilang kalo saya
komunikasi dan saya sih belum sudah baik sih jelaskan emm
informasi sudah ya belum mas, yang kurang
berjalan dengan mungkin anu
baik antara bagian mas masalah
gudang dengan dari eee apa yaa
unit lain? pemesanan yang
dilakukan oleh
pengadaan dan
ppic
12.Bagaimana kalo gudang jadi kalo dari kalo untuk
monitoring dan bahan kemas itu manajer itu pengawasannya
pengawasan dari satu pemimpin jarang masih kurang
pimpinan yang dengan monitoring soalnya kan
terhadap bahan gudang bahan hanya nanti memang
baku kemas di baku kalo eee.. manajer itu tau pimpinan itu
gudang PT. pemimpinnya dari apa yang jarang langsung
Phapros? itu seringya di disampaikan kelapangan sini
bahan bakunya, supervisor lebih banyak di..
jadi pimpinan ya tadi
menunggu kantornya di
laporan dari bahan baku
supervisor
tersebut
13.Apakah sistem Kalo menurut kalo kita masih ee kalo meurut
pengendalian saya itu belum kurang efektif saya disini eee
internal atas ya mas mungkin separo
persediaan bahan efeketif kali ya
baku kemas pada mas,soalnya kita
PT. Phapros ya itu tadi ada
sudah diterapkan sistem
secara efektif ? pembarcodetan
tadi yaitu kan
barang-barang
harus benar-
benar tertata
14.Apa penyebab kalo menurut kalo pergeran kalo menurut
utama sering saya itu ya, kalo stok itu banyak saya sebagai
terjadinya murut saya itu sih mas ada pemotong stok
eee mungkin beberapa sih mas biasanya
pergeseran stok
dari kemungkinan kan mungkin
antara sistem pengembalian yang terjadi, bisa dari awal ya
dengan fisik di atau retur dari pengembalian mas, dari awal
gudang PT. produksi dari produksi dan mungkin
 54

Daftar Pertanyaan Informan 1 Informan 2 Informan 3

(Bapak Huda) (Bapak Nanang) (Bapak Agus)
Phapros? supplier penerimaan
barang itu lo
mas, itu harus
sesuai jangan
sampai ada yang
geser biasanya
mungkin
ketauannya
belakangan
15.Bagaimana dari dari kapasitas mungkin dari
cara mengatasi perencanaannya gudang bisa awal mungkin
agar pergeseran dulu ya mas kita juga, ka kita penerimaan
stok tidak terus harus eee harus penyimpanannya barang itu lo
terjadi? dari ppic belum maksimal. mas, itu harus
merencanakan sesuai jangan
segala eee sampai ada yang
perencanaan geser biasanya
yang akan dibeli mungkin
ketauannya
belakangan

4.3 Pembahasan

Pembahasan adalah suatu tulisan yang membahas kesenjangan antara teori ataupun

acuan SOP dengan hasil penelitian untuk menjawab pertanyaan penelitian, ditahap ini

peneliti menjelaskan makna hasil pembahasan yang bertujuan menjelaskan hasil

penelitian, berikut ini adalah hasil pembahasan dari penelitian :

4.3.1 Efektivitas Sistem Pengendalian Internal Persediaan Bahan Baku pada PT.

Phapros Tbk.

Pengendalian internal sangat menetukan dalam keberhasilan perusahaan

(Hermawan, 2008). Efektivitas pengendalian internal persediaan bahan baku pada PT.

Phapros Tbk berdasarkan pada hasil penelitian yang didapat oleh peneliti bahwa
 55

pengendalian internal sangat penting karena dapat mencegah informasi data persediaan

yang tidak tepat dan pembuatan laporan stok persediaan yang menyesatkan bagi

pengguna laporan tersebut. Pengendalian internal yang efektif dapat membantu

perusahaan mengarahkan kegiatan operasi perusahaan dan mencegah informasi yang

tidak akurat serta penyalahgunaan lainnya. Informasi yang akurat sangat penting untuk

menjalankan perusahaan dengan sukses.

4.3.2 Faktor Terjadinya Selisih atas Persediaan Bahan Baku pada PT. Phapros

Tbk.

Hasil dari penelitian ini terungkap faktor terjadinya selisih atas persediaan bahan

baku karena proses pelayanan produksi yang tidak sesuai dengan item number dari work

order yang di orderkan dan sumber daya manusianya yang kurang teliti dalam melakukan

stok persediaan. Hal lain juga yang mempengaruhi terjadinya selisih atas persediaan

bahan baku tersebut adalah dari pihak produksi yang tidak tertib dalam melakukan

pengembalian bahan baku kemas. Hal serupa juga telah disampaikan oleh peneliti

sebelumnya Alex Tarukdatu Naibaho (2013) yang menyatakan bahwa selisih persediaan

karena sumber daya manusianya yang tidak melaksanakan fungsi sebagaimana mestinya.

4.3.3 Solusi yang Dapat Dilakukan untuk Mengatasi Selisih atas Persediaan PT.

Phapros Tbk.

Dari hasil penelitian yang dilakukan solusi untuk mengatasi permasalahan selisih

persediaan tersebut adalah :

 56

1. Pelaksana lapangan harus lebih teliti dalam pengecekan jumlah fisik

penerimaan barang dari supplier.

2. Dari pihak produksi harusnya lebih merinci pengembalian bahan baku kemas

sesuai item numbernya.

3. Administrasi pemotong stok harus ikut turun kelapangan ketika stok fisik oleh

pelaksana lapangan.

4. Harusnya dilakukan pembagian fungsi pada bagian verifikator agar kinerjanya

lebih efektif.

5. Karena kurangnya sdm dan jumlah barang yang banyak maka diperlukan

adanya suata alat bantu berupa suatu sistem aplikasi barcode untuk mengecek

jumlah fisik dan jumlah yang tertera oleh dokumen.