BAB III

Analisa Sistem Yang Berjalan

3.1 Gambaran Umum Objek Yang Diteliti

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

PT. Eagle Indo Pharma merupakan perusahaan nasional dan juga merupakan

perusahaan keluarga yang bergerak di bidang Pharmasi, dengan nomor SIUP (Surat Izin

Usaha Perdagangan) : 025/PM/VI/BPPT/2011, TDP : 30.06.1.24.00.686, Izin Domisili :

530/146/EKBNG.

Sebagai perusahaan keluarga, pada awalnya PT. Eglin Pharma bertumpu pada

individu individu di dalamnya untuk menjalankan bisnis perusahaan. Akan tetapi pihak

manajemen memiliki keyakinan bahwa untuk menjadi Sustaninable Entrprise (Peruahaan

yang Berkesinambungan), yang perlu dilakukan oleh PT. Eglin Pharma dalam menjalankan

bisnisnya adalah bertumpu pada sistem yang baik, bukan bertumpu pada individu.

3.1.2 Wewenang dan Tanggung Jawab

PT Eglin Pharma adalah suatu perusahaan yang besar dimana setiap divisi memiliki

wewenang dan tanggung jawabnya masing masing, agar setiap divisi dapat bekerja

dengan baik. Dimana salah satunya adalah divisi Logistic, divisi logistic adalah bagian

yang menerima bahan baku serta mengeluarkan produk yang telah siap untuk dipasarkan

kepada konsumen. Oleh karena itu divisi logistic memiliki wewenang serta tanggung

jawabnya sendiri agar dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Diantaranya

adalah :
 40

- PPIC dan Logistic manager

1. Bertanggung jawab terhadap seluruh jalannya kegiatan Operasional PPIC dan

Logistic.

2. Bertanggung jawab terhadap alur distribusi barang.

3. Membuat keputusan atas kinerja supplier

- Supervisor Raw Material

1. Bertanggung jawab atas kegiatan Raw Material

2. Bertanggung jawab atas stock yang ada di Raw Material

3. Memonitoring aktivitas in dan out Raw Material

4. Membuat laporan stock Raw Material

- Staff Raw Material

1. Memeriksa kelengkapan dokumen barang yang datang ke gudang

2. Membuat laporan harian aktivitas Raw material

3. Memastikan aktivitas gudang bahan baku berjalan dengan baik

4. Membuat form permintaan pemeriksaan untuk QC atas barang yang telah

datang

- Operator Raw Material

1. Menerima surat jalan dari supplier

2. Menyimpan barang digudang sementara (karantina)

 41

3.1.3. Struktur Organisasi

PT. Eglin pharma adalah perusahaan yang besar dibidangnya sebagai salah satu

perusahaan yang memproduksi obat obatan. Sebagai perusahaan yang besar tentu saja

memiliki struktur organisasi yang besar didalamnya. Selain struktur utama yang besar

setiap divisi memiliki sususan organisasi yang terbentuk, salah satunya adalah divisi

logistic dimana sususan ini menunjukkan bagian bagian yang terdapat didalam divisi

logistic serta hal yang menjadi tanggung jawab serta wewenangnya, susunan organisasi

tersebu yaitu :

Sumber: Data Primer (2015)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi

 42

3.1.4. Visi dan Misi

3.1.4.1. Misi Perusahaan

Setiap perusahaan tentunya memiliki visi serta misi untuk perkembangan

perusahaannya. Seperti halnya PT Eglin Pharma yang memiliki visi serta misi untuk

perkembangan perusahaan yang dijalaninya.Adapun misi dari PT. Eglin Pharma adalah

sebagai berikut :

a. Meningkattkan kesejahteraan dan kualitas hidup karyawan sebagai tulang punggung

perusahaan.

b. Menciptakan kemanfaatan jangka panjang yang saling menguntungkan dalam hubungan

antara perusahaan dengan seluruh mitra usaha.

c. Meningkatkan nilai tambah bagi perusahaan melalui proses pencipttaan nilai tambah

yang berkesinambungan.

3.1.4.2. Visi Perusahaan

Menjadi perusahaan obat terbaik di Indonesia dalam aspek profitabilitas,

kepuasan pelanggan, internal process, pembelajaran dan pertumbuhan yang

berkesinambungan melalui karya yang kreatif dan inovatif dari seluruh elemen perusahaan

yang kompeten.

3.1.5. Bidang Usaha dan Perkembangan Perusahaan

PT. Eglin Pharma atau yang lebih dikenal dengan sebutan CapLangadalah sebuah

perusahaan yang bergerak dibidang Pharmasi.

Berikut merupakan sejarah perkembangan sistem yang dijalankan oleh PT. Eglin

Pharma :

1973 : Berdiri dengan nama PT. Eagle Indo Pharmaceutical Laboratories, pada tanggal 6

Mei 1973 dengan merek dagang CAP LANG dengan produk minyak angin Jerman
 43

pertama yang dihasilkan, yaitu Minyak Angin. Dengan di launching nya produk

ini menandai berdirinya Group Liquid Product dalam rangkaian produk OTC

perusahaan.

1977 : Launching produk INH yang menandai berdirinya Group Other Produk dalam

rangkaian produk OTC perusahaan.

1980 : Launching produk Balsem Gosok yang menandai berdirinya Group Ointment

product dalam rangkaian produk OTC perusahaan.

1983 : Melebarkan sayap dengan memproduksi produk household Naphtalene Balls.

1987 : Mendapatkan Lisensi dari NORIT NV Amorfort Holland untuk memproduksi

dan menjual.

2004 : Pada tanggal 2 April 2004, berubah nama menjadi PT. Eagle Indo Pharma dan

dimulainya gagasan pembentukan Sustaninable Enterprise (Perusahaan yang

Berkesinambungan) yang diawali dengan jadwal jadwal meeting yng rutin dan

direview setiap bulannnya serta digulirkannya ide ide regenerasi.

2005 : Memasuki bisnis medicated candy dengan sistem outsourcing dari PT. Hudson

Indonesia.

2006 : Penetapan Company Philosophy Eglin, visi, misi Eglin, dan continous

improvement pada seluruh departement dengan berpedoman pada EMS.

 44

2006 : Launching Produk Krim Otot Geliga.

2008 : Launching Produk Krim Otot Geliga Strong yang memiliki panas berganda.

2010 : Launching Produk Krim Otot Geliga dengan variant baru yaitu Krim Otot Geliga

Cool yang terasa hangat dikulit.

2010 : Cap lang semakin melebarkan sayapnya dengan membuat minyak angin Roll On

dengan nama Produk Vfresh dengan aroma variant dan aroma Original.

2011 : Launching Produk Krim Otot Geliga yang sudah ada dengan kemasan yang lebih

ekonomis.

3.2. Tata Laksana Sistem Yang Berjalan

Adapun Proses proses prosedur dalam penentuan supplier yang berjalan pada PT.

Eglin Pharma adalah :

1. Staff logistic memasukkan data supplier.

2. Staff logistic membuat data penilaian atas kriteria yang telah ditentukan.
3. Staff logistic membuat laporan dari hasil penilaian supplier.
4. Kepala PPIC dan Logistic menentukan kriteria dari supplier.
5. Kepala PPIcC dan logistic menerima laporan hasil penilaian yang telah selesai.
 45

Gambar 3.2 Activity Diagram pada Sistem yang Berjalan

Gambar 3.3 Use Case Diagram pada Sistem yang Berjalan

 46

3.3. Masalah Yang Dihadapi

Masalah yang dianalisis adalah mengenai cara menentukan supplier yang terbaik

dalam hal pengiriman barang ke PT. Eglin Pharma, masalah masalah yang dihadapi

adalah sebagai berikut :

1. Pada proses penilaian supplier terbaikmengalami kesulitan menentukan supplier

terbaik dalam hal pengiriman barang (bahan baku) ke PT. Eglin Pharma,

dikarenakan banyaknya supplier yang harus ditangani, dan pengolahan data yang

masih bersifat manual

2. Dukumen data supplier mudah rusak dan terkadang hilang, proses pencarian yang

cukup lama, serta penilaian supplier terbaik dalam pengiriman barang (bahan baku)

yang masih bersifat manual karena data berupa dokumen tertulis, jadi memerlukan

waktu yang cukup lama dan terkadang terjadi kesalahan dalam hal pemeriksaan.

3. Dibutuhkan laporan dari hasil penilaian yang dilakukan untuk syarat penilaian

supplier terbaik dalam pengiriman barang (bahan baku) ke perusahaan untuk

dijadikan bahan evaluasi oleh kepala divisi Logistic.

3.4 Alternatif Pemecahan Masalah

Berdasarkan dari uraian uraian permasalahan yang ada, penulis akan memberikan

alternatif pemecahan masalah antara lain sebagai berikut :

1. Sistem pendukung keputusan untuk menentukan supplier terbaik dalam pengiriman

barang (bahan baku) ke PT. Eglin Phama dengan menggunakan metode AHP,

Interpollasi, Profile Matching, dan SAW yang digunakan untuk menentukan

supplier terbaik dalam pengiriman barang (bahan baku) ke perusahaan yang

berbasis Website.

2. Sistem pendukung keputusan untuk menentukan supplier terbaik dalam pengiriman

barang (bahan baku) ke PT. Eglin Phama dengan menggunakan metode SAW yang
 47

digunakan untuk menentukan supplier terbaik dalam pengiriman barang (bahan

baku) ke perusahaan yang berbasis Dekstop.

Dari alternatif diatas maka peneliti mengambil poin nomor satu yaitu sistem

pendukung keputusan untuk menentukan supplier terbaik dalam pengiriman barang (bahan

baku) yang berbasis website dengan menggunakan metode, AHP, Interpollasi, profile

Matching/GAP, dan SAW. Dengan membangun sistem ini diharapkan pengambilan

keputusan untuk menentukan supplier terbaik dalam pengiriman barang (bahan baku)

menjadi lebih, mudah dan cepat serta efektif.

3.5 Elisitasi

1. Elisitasi Tahap I

Elisitasi tahap I merupakan daftar yang diperoleh dari hasil pengumpulan data

yang diperoleh dari data lapangan dengan melakukan observasi dan wawancara

mengenai kebutuhan sistem yang ingin dirancang.

Tabel 3.1 Elisitasi Tahap 1

Fungsional
Analisa Kebutuhan
No. Saya ingin sistem dapat :
1 Menampilkan Logo PT. Eglin Pharma
2 Menampilkan Profil Perusahaan
3 Menyediakan form Login Admin
4 Menyediakan form untuk dapat memasukan data Supplier
5 Menyediakan form untuk dapat menghapus data Supplier
6 Menyediakan form untuk dapat meng-edit data Supplier
Menyediakan form untuk dapat menghitung penilaian berdasarkan kriteria
7
yang sudah ditentukan
8 Menampilkan analisa dari hasil perhitungan
9 Menampilkan view hasil laporan
10 Menampilkan laporan - laporan hasil penilaian
 48

11 Menyediakan fasilitas logout admin

12 Menyediakan fasilitas print pada tiap-tiap laporan
13 Menampilkan produk PT. Eglin Pharma
14 Menampilkan lagu PT. Eglin Pharma
Non Fungsional
Analisa Kebutuhan
Saya ingin sistem dapat :
1 Melakukan proses penilaianSupplier dengan cepat
2 Tampilan yang menarik dan mudah dipahami
3 Terdapat gambar perusahaan PT. Eaglin Pharma
Penulis

(Budi Prima Haryoko)

Pembimbing I Pembimbing II

(Muhammad Iqbal Hanafri) (Muhammad Iqbal Dzulhaq)

Stakeholder

(Andriansyah Kusuma)

2. Elisitasi Tahap II

Elisitasi tahpa II dibentuk berdasarkan elisitasi tahap I yang kemudian

diterjemahkan melalui metode MDI. Berikut penjelasan dari beberapa

requirement yang berisi opsi inessential (i) dan harus dieleminasi (dihilangkan).
 49

Tabel 3.2 Elisitasi tahap II

Fungsional
M D I
Analisa Kebutuhan
No. Saya ingin sistem dapat :
1 Menampilkan Logo PT. Eglin Pharma X
2 Menampilkan Profil Perusahaan X
3 Menyediakan form Login Admin X
Menyediakan form untuk dapat memasukan data
4
Supplier X
Menyediakan form untuk dapat menghapus data
5
Supplier X
Menyediakan form untuk dapat meng-edit data
6
Supplier X
Menyediakan form untuk dapat menghitung
7
penilaian berdasarkan kriteria yang sudah ditentukan X
8 Menampilkan analisa dari hasil perhitungan X
9 Menampilkan view hasil laporan X
10 Menampilkan laporan - laporan hasil penilaian X
11 Menyediakan fasilitas logout admin X
12 Menyediakan fasilitas print pada tiap-tiap laporan X
13 Menampilkan produk PT. Eglin Pharma X
14 Menampilkan lagu PT. Eglin Pharma X
Non Fungsional
Analisa Kebutuhan
Saya ingin sistem dapat :
1 Melakukan proses penilaiansupplier dengan cepat X
2 Tampilan yang menarik dan mudah dipahami X
3 Terdapat gambar perusahaan PT. Eaglin Pharma X
Penulis

(Budi Prima Haryoko)

Pembimbing I Pembimbing II

(Muhammad Iqbal Hanafri) (Muhammad Iqbal Dzulhaq)

Stakeholder

(Andriansyah Kusuma)
 50

Keterangan :

M = Mandatory D = Desirable I = Innesential

3. Elisitasi Tahap III

Berdasarkan elisitasi tahap II, maka dibentuklah elisitasi tahap III yang harus

diklasifikasikan kembali dengan menggunakan metode TOE dengan opsi

HML.Tabel 3.3 Elisitasi Tahap III

Fungsional T O E
Analisa Kebutuhan H M L H M L H M L
No. Saya ingin sistem dapat :

1 Menampilkan Logo PT. Eglin Pharma X X X

2 Menampilkan Profil Perusahaan X X X

3 Menyediakan form Login Admin X X X

Menyediakan form untuk dapat

4 X X X
memasukan data Supplier
Menyediakan form untuk dapat
5 X X X
menghapus data Supplier
Menyediakan form untuk dapat meng-
6 X X X
edit data Supplier
Menyediakan form untuk dapat
7 menghitung penilaian berdasarkan X X X
kriteria yang sudah ditentukan
Menampilkan analisa dari hasil
8 X X X
perhitungan

9 Menampilkan view hasil laporan X X X

Menampilkan laporan - laporan hasil

10 X X X
penilaian

11 Menyediakan fasilitas logout admin X X X

 51

Menyediakan fasilitas print pada tiap-

12 X X X
tiap laporan
Non Fungsional
Analisa Kebutuhan
Saya ingin sistem dapat :
Melakukan proses penilaian Supplier
1 X X X
dengan cepat
Tampilan yang menarik dan mudah
2 X X X
dipahami
Terdapat gambar perusahaan PT.
3 X X X
Eaglin Pharma
Penulis

(Budi Prima Haryoko)

Pembimbing I Pembimbing II

(Muhammad Iqbal Hanafri) (Muhammad Iqbal Dzulhaq)

Stakeholder

(Andriansyah Kusuma)

Keterangan :

T = Technical O = Operational E = Economic

H = High M = Middle L = Low

 52

4. Final Draft Elisitasi

Final Draft Elisitasi merupakan bentuk akhir dan tahap tahap elisitasi yang

dijadikan acuan dan dasar pengendalian sistem pendukung keputusan yang dibentuk,

berdasarkan elisitasi tahap III diatas, dihasilkan requirementfinal draft elisitasi yang

diharapkan dapat memberi kemudahan bagi peneliti dalam membuat sistem pendukung

keputusan.

Tabel 3.4 Elisitasi Draft Final

Fungsional
Analisa Kebutuhan
No. Saya ingin sistem dapat :
1 Menampilkan Logo PT. Eglin Pharma
2 Menampilkan Profil Perusahaan
3 Menyediakan form Login Admin
4 Menyediakan form untuk dapat memasukan data Supplier
5 Menyediakan form untuk dapat menghapus data Supplier
6 Menyediakan form untuk dapat meng-edit data Supplier
Menyediakan form untuk dapat menghitung penilaian berdasarkan kriteria yang
7
sudah ditentukan
8 Menampilkan analisa dari hasil perhitungan
9 Menampilkan view hasil laporan
10 Menampilkan laporan - laporan hasil penilaian
11 Menyediakan fasilitas logout admin
12 Menyediakan fasilitas print pada tiap-tiap laporan
Non Fungsional
Analisa Kebutuhan
Saya ingin sistem dapat :
1 Melakukan proses penilaianSupplier dengan cepat
2 Tampilan yang menarik dan mudah dipahami
3 Terdapat gambar perusahaan PT. Eaglin Pharma
Penulis

(Budi Prima Haryoko)

 53

Pembimbing I Pembimbing II

(Muhammad Iqbal Hanafri) (Muhammad Iqbal Dzulhaq)

Stakeholder

(Andriansyah Kusuma)

Dengan adanya permasalahan tersebut peneliti ingin membuat suatu rancangan

sistem yang dapat membantu Manager PPIC dan Logistic dalam menentukan supplier

mana yang terbaik dalam hal pengiriman barang (bahan baku) ke PT. Eglin Pharma.Maka

dari itu dibuatlah Rancang Bangun Sistem Pendukung Keputusan Menentukan Supplier

Terbaik Dalam Mengirim Barang Dengan, AHP, Interpollasi, Profil Matching / GAP, dan

Metode SAW (SIMPLE ADDITIVE WEIGHTING), yang diharapkan dapat membantu

Manager PPIC dan Logistic dalam mengambil keputusan.